Issuu on Google+

Verzuim als signaal P A P I E R E N K L A S S E N B O E K M A A K T P L A A T S V O O R D I G I TA A L S Y S T E E M

De overheid wil het aantal schoolverlaters terugdringen en verplicht scholen om verzuim en voortijdig schoolverlaten te melden. Dat vraagt om een goede aan- en afwezigheidsregistratie. Het papieren klassenboek heeft plaatsgemaakt voor digitale administratiesystemen.

D O O R M I RAN DA VAN E LSW IJ K

Het aantal jongeren dat het onderwijs voortijdig verlaat, moet

strubbelingen met het importeren van de leerlinggegevens

teruggebracht worden. Van 70.000 in 2002 tot 35.000 in 2012

uit ons administratiesysteem, maar die worden snel opgelost.

om precies te zijn. Om te kunnen bepalen hoeveel voortijdig

We zetten Trajectplanner breed in. Omdat het systeem de

schoolverlaters er zijn, moet de aan- en afwezigheid van leerlin-

roosters én de gegevens van leerlingen bevat, kunnen docen-

gen goed geregeld worden. De informatiesystemen van leer-

ten zien wie er niet is tijdens een les. De onderwijsmana-

plichtambtenaren en Regionale Meld- en Coördinatiefuncties

gers kunnen die gegevens inkijken, zodat ze bij ongeoorloofd

(RMC’s) konden de informatie over aantallen meldingen

verzuim kunnen ingrijpen. Ook gebruiken we Trajectplanner voor de voorwaardendossiers. Zo’n

onvoldoende betrouwbaar leveren en konden de aantallen zelf niet toetsen. Dat schrijft de Onderwijsinspectie in het rapport ‘Melden van verzuim en

‘Je timmert de leerlingen niet vast op hun stoel!’

voortijdig schoolverlaten’. Een andere

dossier laat zien of een leerling aan de voorwaarden voldoet om zijn proeve van bekwaamheid te doen, of hij bijvoorbeeld voldoende uren praktijkervaring

publicatie is die van Kennisnet, MBO2010 en saMBO~ICT.

heeft opgedaan. Trajectplanner heeft veel mogelijkheden.

In ‘Aan- en afwezigheidsregistratie in het mbo’ staat een aan-

Ik zou andere mbo-instellingen willen adviseren: begin met

tal aanbevelingen voor de aan- en afwezigheidsregistratie

één module en breid uit als dat nodig is. Zo laat je de mede-

van leerlingen (zie kader). Er zijn al verschillende systemen

werkers wennen aan het systeem. En dat is nodig. Bij Lentiz

waarmee de aan- en afwezigheid van leerlingen wordt gere-

kregen we aan het begin bijvoorbeeld vragen van mensen

gistreerd, zo is te lezen in de publicatie. Duidelijk is dat het

die hun wachtwoord vergeten waren, of die niet meer wisten

papieren klassenboek heeft plaatsgemaakt voor digitale syste-

waar ze moesten zijn in het systeem. Iedereen die met het

men. Twee van de systemen zijn Trajectplanner en Magister.

administratiesysteem ging werken, heeft een cursus gekregen. Een groot deel daarvan hebben we zelf verzorgd en een

‘Cloud computing’

deel hebben we uitbesteed aan Trajectplanner. Belangrijk

De Lentiz onderwijsgroep verzorgt voortgezet onderwijs en

is dat mensen alleen cursus krijgen over de rol die ze in het

middelbaar beroepsonderwijs. Het mbo wordt gegeven in

systeem hebben, zoals docent, absentiebeheerder of lid van

Naaldwijk, Maasland en Schiedam. Serge de Beer is coördi-

de examencommissie. Zo voorkom je dat mensen teveel infor-

nator Onderwijs & ICT bij de Lentiz onderwijsgroep. Hij geeft

matie krijgen waar ze niets aan hebben en daardoor afhaken.”

aan: “Je kunt het kiezen van een administratiesysteem verge-

Trajectplanner wordt niet op het netwerk geïnstalleerd,

lijken met het kopen van gereedschap. Je kunt een zakmes

maar is online beschikbaar. Daarmee is het een vorm van

kopen met allerlei mogelijkheden, maar je kunt ook voor al

‘cloud computing’: standaard diensten via internet die de

die mogelijkheden aparte gereedschappen kopen. Zo zijn wij

gebruiker zelf kan inrichten en waarvoor wordt betaald

tevreden over Fronter als elektronische leeromgeving en over

naar gebruik. Bij Trajectplanner betaal je een vaste fee

Trajectplanner als leerlingvolgsysteem. Beide toepassingen

per student. Serge de Beer: “Voor ICT-specialisten is

hoeven niet in één systeem verenigd te zijn, als ze maar wel

het wennen om leerlinggegevens buiten de school op

samen gebruikt kunnen worden. We hebben weleens wat

te slaan. Maar ja, leerlinggegevens die in een map op

 32

PROFIEL NUMMER

8

NOVE M B E R

2010 


het bureau van een docent liggen zijn makkelijker te pak-

pas twee jaar verplicht om verzuim te melden bij DUO. Het

ken te krijgen dan een goed beveiligde online omgeving!”

eerste jaar hadden we negen meldingen, nu hebben we al meer dan tweehonderd meldingen! Niet omdat het verzuim

Meer actie

gestegen is, maar ook omdat iedereen even moest wen-

Herbert van Wijnen is zorgcoördinator bij het Rotterdamse

nen aan het registreren. Nu zijn we druk aan de slag om

Scheepvaart- en Transport College, onderdeel van de STC-

het aantal voortijdig schoolverlaters terug te brengen. Dat is

group. Deze onderwijsinstelling maakt gebruik van het admi-

een hele klus, want je kunt leerlingen niet vasttimmeren op

nistratiepakket Magister. Van Wijnen: “Hierin registreren

hun stoel! En dat is maar goed ook; de inspanning zit erin

we de absentie van leerlingen: onder andere de mentoren

om de leerling op de juiste onderwijsinstelling te krijgen, en

hebben toegang tot de gegevens. Als een leerling meer

soms is dat buiten het Scheepvaart en Transport College.” 

dan drie dagen óf vijftien uur achter elkaar ongeoorloofd afwezig is, geeft de mentor dit door aan de administratie. Administratiemedewerkers hebben een inlogcode voor het

Aanbevelingen voor de aan- en afwezigheids-

verzuimloket van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in

registratie van leerlingen

Groningen. Daarvandaan gaat een melding naar de Regionale

Bied aan- en afwezigheidsregistratie in verschillende

Meld- en Coördinatiefunctie of de leerplichtambtenaar. Als

‘smaken’ aan. De meeste mbo-instellingen bieden zeer

het verzuim na twee weken niet opgelost is, kunnen zij meer

verschillende opleidingen aan die vaak zeer verschillend

actie ondernemen. Het lastige is overigens wel dat leerlingen

georganiseerd zijn. Het strak opleggen van één bepaalde

uit Rotterdam een andere leerplichtambtenaar hebben dan

systematiek om de aan- en afwezigheid te registreren,

leerlingen uit Barendrecht of Hellevoetsluis. Het is boven-

voldoet in die gevallen niet. Instellingen doen er goed aan

dien lastig dat we te maken hebben met verschillende func-

om aan- en afwezigheidsregistratie zo te organiseren, dat

tionarissen. Een regionale aanpak zou veel efficiënter zijn.”

er zekere variatiemogelijkheden zijn; Bepaal wie welke verantwoordelijkheden heeft bij de aan-

Signaal

en afwezigheidsregistratie en spreek mensen daarop aan;

Het Scheepvaart- en Transportcollege gebruikt Magister niet

Uniformeer processen: het borgen van aan- en afwezig-

alleen voor het bijhouden van het verzuim, maar ook voor de

heidsregistratie en een goede ICT-ondersteuning vraagt

registratie van de prestaties van leerlingen. Wat kan iemand?

om zorgvuldig ingeregelde processen;

Hoe ontwikkelt hij zich? Daarmee wordt Magister tevens

Geef veel aandacht aan roostering: het werken met com-

een leerlingvolgsysteem. Herbert van Wijnen: “Het is een-

plete, up-to-date roosters is een cruciale voorwaarde voor

voudiger om verzuim te registreren dan om aan te geven

de meeste vormen van aan- en afwezigheidsregistratie;

hoe een leerling functioneert. Daar heb je informatie voor

Zorg dat er vanaf het eerste moment zichtbare resultaten

nodig van docenten en mentoren. Het is wel goed om het

voor de werkvloer zijn, zodat mensen gemotiveerd worden

te doen, want het gaat niet alleen om verzuim. Verzuim is

en blijven.

een signaal dat het niet goed gaat met een leerling. En hoe eerder je dat in beeld hebt, hoe eerder je in kunt grijpen. Dat beeld is de afgelopen jaren veel beter geworden. Het is

Miranda van Elswijk is freelance schrijver.

FOTO : CHRIS SCHMIDT

Alle docenten die met het digitale administratiesysteem gingen werken, hebben een cursus gekregen.

 33

PROFIEL NUMMER

8

NOVE M B E R

2010 


Verzuim zonder signaal