Page 1

2 :: аналитика

Практика управления дебиторской задолженностью

В продолжение темы управления дебиторской задолженностью предлагаем нашим читателям ознакомиться с настоящей публикации, в которой более детально описаны особенности оценки дебиторской задолженности и методы влияния на должников с целью погашения их обязательств. Система управления и контроля дебиторской задолженности

После того, как с коммерческой политикой определились, остается только обеспечить оценку ее действенности и механизм выполнения. Контроль состояния дебиторской задолженности включает: • формирование бюджета дебиторской задолженности; • формирование реестра «старения» дебиторской задолженности; • мониторинг динамики основных показателей, характеризующих дебиторскую задолженность. Бюджет дебиторской задолженности формируется в разрезе контрагентов-покупателей и/или бизнес-направлений. Составление такого бюджета позволяет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его корректировать. Важным моментом в управлении дебиторской задолженностью является формирование базы информации о дебиторской задолженности и возможность ее анализа. Реестр старения дебиторской задолженности формируется в разрезе дебиторов и в разрезе бизнес-направлений и позволяет оценивать дебиторскую задолженность по различным «возрастным группам», определять уровень и состав «неблагополучной» и/или просроченной задолженности. Как и для других видов оборотных активов, оценку дебиторской задолженности обычно проводят по оборачиваемости. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (раз): 2 х Выручка от реализации / (Дз на начало периода + Дз на конец периода) Период оборота дебиторской задолженности (дней): 365 / Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности Для того чтобы определить коэффициент оборачиваемости и период оборота «живой» дебиторской задолженности, необходимо вычесть из сумм дебиторской задолженности суммы сомнительной и безнадежной задолженности (например, задолженности свыше 120 дней). Увеличение периода погашения дебиторской задолженности повышает вероятность роста безнадежных долгов. Увеличение объема безнадежных долгов сокращает прибыль. Увеличение периода погашения дебиторской задолженности приводит к дефициту денежных средств и увеличивает затраты, связанные с привлечением до-

полнительных средств для финансирования текущей операционной деятельности. Для оценки эффективности работы с дебиторами могут использоваться такие показатели, как средневзвешенное время периода просрочки и периода кредитования в сравнении с предыдущим периодом. При определении средневзвешенного времени просрочки сомнительную и безнадежную задолженность исключают из рассмотрения, чтобы обеспечить корректное сравнение. Очевидно, что рост средневзвешенного времени просрочки говорит о снижении эффективности работы с дебиторами, а уменьшение — наоборот. Приведенные ниже иллюстрация была создана в ходе одного из консультационных проектов, и была призвана убедительно показать менеджерам по продажам все негативное влияние сверхнормативной дебиторской задолженности клиентов (рис. 1). Исполнение кредитной политики должно регламентироваться процедурами и инструкциями, которые описывают: • собственно регламент взаимодействия в подразделениях, • участвующих в процессе управления дебиторской задолженностью, • действия персонала этих подразделений и его полномочия. Такое разделение дает возможность взаимоотношения подразделений и действия персонала отрегулировать адресным доведением соответствующих процедур и инструкций непосредственно до исполнителя. Одной из форм регламентации процедуры управления дебиторской задолженностью может быть описание и регламентация в форме бизнес-процесса контроля возврата задолженностей клиентов (рис. 2).

Что делать, если клиент не платит в срок

В большинстве регламентов по управлению дебиторской задолженностью указано, что при неоплате в срок первым шагом должно быть выяснение тех причин, по которым покупатель не платит. Среди основных факторов, определяющих, почему покупатели не платят по своим долгам, можно выделить следующие группы: Первая группа. Причины экономического характера — наиболее актуальные в современных условиях. Покупатель является добросовестным, но временно испытывает дефицит оборотных средств по причине кризисных процес-

Потери Пеня и штрафы

Недостаток товарноматериальных запасов

Сокращение объемов производства

Увеличение потребности в заемных средствах

Дефицит денежных средств

Снижение реальной суммы задолженности в силу инфляции и вероятности безнадежных долгов

Снижение прибыли предприятия, угроза банкротства

Последствия Просроченная кредиторская задолженность

Снижение выручки и увеличение себестоимости

Дефицит денежных средств

Просроченная дебиторская задолженность

Рис. 1.

Последствия сверхнормативной задолженности клиентов

Áóõãàëòåðèÿ

Рис. 2. Ïîäãîòîâêà àêòà ñâåðêè

Íà÷àëî ïðîöåññà

Ìåíåäæåð ïî ïðîäàæàì

Ïîëó÷åíèå îò÷åòà î äåáèòîðñêîé çàäîëæåííîñòè êëèåíòà èç 1Ñ

Àêò ñâåðêè

Çàïðîñ àêòà ñâåðêè Îò÷åò î äåáèòîðñêîé çàäîëæåííîñòè

Àíàëèç îáîðîòíîñàëüäîâîé âåäîìîñòè

Ïîëó÷åíèå àêòà ñâåðêè

Íåò Äà

Óñòíàÿ äîãîâîðåííîñòü ïî ñðîêàì îïëàòû çàäîëæåííîñòè

Ôèêñàöèÿ óñòíîé äîãîâîðåííîñòè â äîêóìåíòå

Ñâåðêà ñ êëèåíòîì ïî îáîðîòíîñàëüäîâîé âåäîìîñòè

Ïèñüìåííàÿ äîãîâîðåííîñòüãðàôèê îïëàòû çàäîëæåííîñòè

Ñîñòàâëåíèå ïëàíà ïîñòóïëåíèÿ äåíåæíûõ ñðåäñòâ ïî ÏðÄç

Êëèåíò ñîãëàñåí ñ äîëãîì?

Íåò Äà Ïðîñðî÷åííàÿ çàäîëæåííîñòü åñòü? Íåò

Èíôîðìèðîâàíèåêëèåíòà î ïðîñðî÷åííîé çàäîëæåííîñòè

Ïèñüìî èëè óñòíàÿ èíôîðìàöèÿ ïî òåëåôîíó

Âíåñåíèå èíôîðìàöèè â ðååñòð

Êëèåíò ñîãëàñåí ñ äîëãîì?

Äà Ïåðåäà÷à êëèåíòó Àêòà ñâåðêè Ñîãëàñîâàíèå ñ êëèåíòîì ôàêòè÷åñêîãî äîëãà ê îïëàòå

Пример карты процесса возврата дебиторской задолженности

Íàïîìèíàíèå ïî òåëåôîíó î ïðåäñòîÿùåé îïëàòå Êîíòðîëü ïîñòóïëåíèÿ äåíåæíûõ ñðåäñòâ Çàâåðøåíèå ïðîöåññà

сов на рынке, или… так называемых кризисных процессов на рынке. Вторая группа. Причины «политического» характера. Должник имеет средства, не отказывается платить, но не платит вовремя. Задержка в оплате может быть «нормальной» для данной компании, например, в силу монопольного положения на рынке или в силу значительного перевеса в экономическом потенциале, который позволяет компании навязывать свой «стиль» работы. Это также может быть связано с особенностью финансовой стратегии должника, который предпочитает постоянно «жить в долг» и за счет этого расширять свой бизнес. Третья группа. Форс-мажорные обстоятельства. Действие непреодолимых сил. В качестве таких факторов могут выступать не только природные катаклизмы и стихийные бедствия, аварии и другие техногенные катастрофы, но и вмешательство компетентных органов. Четвертая группа. Причины недобросовестного характера. Например, должник изначально не собирался рассчитываться. С дебиторами такого сорта чаще всего приходится иметь дело тем компаниям, которые, в силу особенностей своей продукции, вынуждены работать с мелкими заказчиками или физическими лицами. Крупного должника также может «осенить» идея неоплаты в процессе развития взаимных отношений, либо он создает ее искусственно. Это может быть спровоцировано такими действиями: обнаружение просчетов в подписанном соглашении, наличие законодательных «ловушек», отсутствие достаточного контроля над расчетами со стороны поставщика, попытки недобросовестной конкуренции или в силу «беззащитности» кредитора и т. д. Следует отметить, что банкротство не может быть отнесено к какой-то одной группе, так как оно хотя и возникает в большой степени по экономическим причинам, но может быть вызвало и теми же форс-мажорными обстоятельствами и другими неэкономическими причинами. Банкротство может также носить и недобросовестный характер (фиктивное банкротство).

Методы воздействия

После того как причины установлены, нужно переходить к активным действиям, определяться, на какие из процедур регламента сделать акцент. Методы воздействия на должников наиболее обобщенно можно классифицировать так: 1. Психологические. Простейший — постоянные напоминания по телефону (факсу, почте и т. п.) различной эмоциональной окраски (в зависимости от ситуации). Ваш дебитор должен знать о том, что вы обеспокоены задержкой платежа. Более сложный — распространение информации о задержках платежей среди смежных поставщиков и других заинтересованных лиц или использование различных СМИ (это уже в самом крайнем случае, смирившись с потерей «ославленного» покупателя и соизмеряя стоимость размещения информации и размер задолженности). Многие фирмы понимают, что имиджевые потери иногда дороже денежных. При этом психологическое влияние оказывается очень эффективным для добросовестных дебиторов. 2. Экономические. К экономическим методам воздействия следует отнести финансовые санкции (штраф, пеня, неустойка) и залоговые отношения. Залог является наиболее действенным рычагом влияния на должника, так как может быть продан по заниженной цене. Если ваш постоянный покупатель нарушает условия оплаты, первой экономической санкцией против него может стать приостановка дальнейших поставок или последующее его бойкотирование со стороны других поставщиков. Следует учитывать и тот факт, что приостановка поставок может привести к дальнейшему усугублению финансового состояния должника или к его банкротству. Поэтому правильное применение экономических санкций должно основываться на знании тех причин, по которым должник не платит. Если он является достаточно крупным заказчиком, то, может быть, следует попытаться «зарабатывать» на нем немного меньше сегодня, чтобы получать дополнительный доход в будущем. 3. Юридические. Претензионная работа, досудебная переписка и, наконец, подача иска в суд. В том случае, если ваш должник оказался недобросовестным: занимался фиктивным предпринимательством, подделкой документов и прочими уголовно-наказуемыми деяниями (четвертая группа), то судебное разбирательство будет решено в вашу пользу в самые кратчайшие сроки и вы, скорее всего, получите не ваши деньги, а только лишь еще одно подтверждение законности ваших претензий в виде постанов-

ления суда. Если же должник относится к первой или второй группе («добросовестный» неплательщик), любые юридические разбирательства также могут оказаться достаточно эффективными в плане возврата денежных средств, однако, скорее всего, после такого воздействия вы можете навсегда вычеркнуть эту компанию из числа своих клиентов.

Кому поручить возврат долгов

Работа по возврату долгов — это одна из самых неприятных функций, которую необходимо кому-то поручить. Выбор ответственных за возврат просроченной, но еще не безнадежной задолженности для компаний имеет несколько альтернатив: 1. Финансовая служба. Бухгалтеры и другие финансовые работники как никто лучше знают о том, кто, в каком размере и, что очень важно, сколько времени должен, поэтому всегда существует «соблазн» сбросить всю черную работу на финансистов, которые, как предполагается, должны также знать, и каким образом возвращать эти долги. При этом финансовый работник, который, по обыкновению, знаком с клиентом только «на бумаге», будет относиться ко всем должникам одинаково: все телефонные переговоры или переписка такого работника не смогут содержать дифференцированные аргументы и увещевания. В то время, как в одном случае стоило бы потребовать, а в другом — только попросить и т. д. 2. Юридическая служба. Юристы лучше других разбираются в правах и обязанностях своих и клиента. Они могут очень грамотно, с юридической точки зрения, вести переписку с должниками и предъявлять им самые обоснованные претензии. Но при этом опять-таки теряется столь важный индивидуальный подход. 3. Служба продаж. Это те люди, которые нашли клиента, вели с ним переговоры и пришли к какому-то соглашению. Коммерческие работники (менеджеры и продавцы) не просто знают своих покупателей в лицо, но имеют представление об их характере, потенциальных возможностях, об их «ценности», об истории отношений с контрагентом и многих других нюансах. В то же время продавец — это тот самый работник, который дал «зеленый свет» образованию задолженности. Поэтому логично, если собирать долги будут не те, кто их учитывает, а те, кто их создает. Финансовая служба — должна брать на себя только информационное обеспечение, вовремя оповещая службу продаж и покупателя о приближающихся платежах, а службу продаж — и о просроченных платежах. Юридическая служба — информировать службу продаж о тех правах и обязанностях, которые взяли на себя покупатели и которые принадлежат им по закону, и в случае невозможности получить оплату «малой кровью» осуществлять действия, связанные с передачей дела в арбитражный суд. Роль «первой скрипки» в возврате «живой» дебиторской задолженности должна принадлежать только службе продаж!

Оценка эффективности методов воздействия

Обобщая статистику, наблюдения и оценки многих специалистов и практиков по возврату долгов, можно составить следующую таблицу распределения эффективности использования наиболее распространенных методов воздействия на должников (таблица). При этом КПД таких методов значительно отличается в зависимости от порядочности контрагента. Оценка эффективности Таблица методов воздействия при возврате задолженности Варианты

Коэффициент полезного действия

Методы воздействия

Добро- Недосовест- бросовестный де- ный дебитор битор

1. Устные напоминания (в зависимости от интенсивности)

10–20 %

1–2 %

2. Письменные напоминания 15–30 % (в зависимости от интенсивности)

1–2 %

3. Подача иска в суд (сам факт)

20–40 %

5–15 %

4. Исполнение решения суда

30–50 % 10–20 %

5. Штраф, пеня, неустойка (в зависимости от размеров)

40–60 %

6. Залог (в зависимости от ликвидности)

80–90 % 70–80 %

2–10 %

7. Вероятность имиджевых потерь 30–40 %

1–5 %

8. Приостановка поставок

10–30 %

5–20 %

9. Вмешательство официальных и контролирующих органов (в зависимости от организации)

50–70 % 20–40 %

Александр Пронишин, сертифицированный специалист по программам обучения менеджеров высшего звена, старший партнер-управляющий и главный бизнесконсультант «Агентства бизнес-решений», партнер Фармацевтической Ассоциации Lege Artis

Еженедельник АПТЕКА №13 (834) • www.apteka.ua

Stat'ya Aleksandra Pronishina  

Статья опубликована в № 15 (836) 16. 04. 2012 еженедельника «Аптека».

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you