Issuu on Google+

QuickView analýza a návrh optimalizace ZÁKAZNÍK s.r.o. září 2012

Tato vzorová analýza je založena na skutečných datech existujícího zákazníka. Veškeré identifikační údaje byly odstraněny.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 2

3.9.2012

Autorské právo Zpráva obsažená v tomto dokumentu je intelektuálním vlastnictvím společnosti Print Partners s.r.o. a to jak po dobu projektu tak i po jeho skončení. Print Partners s.r.o. tímto uděluje souhlas společnosti ZÁKAZNÍK s.r.o. používat tuto zprávu v souvislosti s rozhodnutími ohledně svého tiskového prostředí (soubor reprografických zařízení k pořizování, množení a šíření dokumentů). ZÁKAZNÍK s.r.o. není oprávněna kopírovat a distribuovat jakoukoiv část této zprávy bez výslovného písemného souhlasu Print Partners s.r.o.. ZÁKAZNÍK s.r.o. bude udržovat obsah této zprávy, která je intelektuálním vlastnictvím Print Partners s.r.o., v tajnosti a nebude jej sdílet s žádnou třetí stranou.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 3

3.9.2012

Obsah 1

2

3

4

Úvod ................................................................................................... 5 1.1

Váš tiskový park jako příležitost ............................................................. 5

1.2

Představení Print Partners s.r.o. ............................................................. 6

Parametry projektu ............................................................................ 7 2.1

Cíle ......................................................................................................... 7

2.2

Problémy ................................................................................................ 7

2.3

Osoby podílející se na projektu: .............................................................. 8

Parametry stávajícího stavu ............................................................... 9 3.1

Stávající zařízení..................................................................................... 9

3.2

Pracovní skupiny................................................................................... 10

Stávající situace ............................................................................... 11 4.1 Analýza stávajících zařízení .................................................................. 11 4.1.1 Všechny technologie ................................................................................... 11 4.1.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 11 4.1.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 11 4.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení .......................................................... 12 4.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku ......................................... 13 4.2.1 Všechny technologie ................................................................................... 13 4.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 14 4.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 14 4.2.4 Podle pracovních skupin .............................................................................. 15 4.3 Náklady................................................................................................. 15 4.3.1 Předpoklady .............................................................................................. 15 4.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) .......................................................... 15 4.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) ...................................................... 16 4.3.4 Color devices – náklady (Kč) ....................................................................... 16 4.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin ....................................................... 17 4.4

5

6

Stávající smlouvy .................................................................................. 18

Strategie pro tiskové technologie ..................................................... 19 5.1

Detailní srovnání podle technologií ....................................................... 19

5.2

Souhrnný přehled nákladů: ................................................................... 22

Navrhovaná situace .......................................................................... 23 6.1 Přehled zařízení .................................................................................... 23 6.1.1 Monochromatická zařízení ........................................................................... 23 6.1.2 Barevná zařízení ........................................................................................ 23 6.2 Navrhovaný objem ................................................................................ 24 6.2.1 Dle technologie .......................................................................................... 24 6.2.2 Monochromatická zařízení ........................................................................... 25 6.2.3 Barevná zařízení ........................................................................................ 25 6.2.4 Dle pracovních skupin ................................................................................. 26

7

Detaily nákladů ................................................................................ 27

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 4

7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4

7.2

3.9.2012

Měsíční náklady podle technologií ................................................................. 27 Monochromatická zařízení ........................................................................... 28 Barevná zařízení ........................................................................................ 28 Měsíční náklady podle pracovních skupin (Kč) ................................................ 29

Navržené smlouvy ................................................................................ 30

8

Důsledky navrženého tiskového řešení ............................................. 31

9

Další informace ................................................................................ 32

10 Navrhovaný harmonogram implementace ........................................ 33 11 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace ......................... 34 11.1

Měsíční analýza dle zařízení .................................................................. 34

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 5

1

3.9.2012

Úvod

1.1 Váš tiskový park jako příležitost V dnešním stále více konkurenčním prostředí většina obchodních společností hledá způsoby redukce nákladů. Zeptejte se například jakéhokoliv finančního ředitele jaká je hodnota vozového parku jejich společnosti a dostanete prakticky okamžitě odpověď. Jsou ale i skryté náklady, které nenápadně vysávají společnosti. Jedním z nich jsou i náklady na tisk a výrobu dokumentů ve společnostech. Je totiž fakt, že 78% dnešních organizací neví kolik tiskových zařízení přesně mají a nemají představu kolik je tisk ročně stojí. Význam nákladů na tisk je podceňován a obvykle mnohonásobně přesahuje nejlepší odhady. Management tisku ve firmách ale zatím nebyl příliš podrobován zkoumání a málo společností hledala v této oblasti úspory. Naopak boom způsobený výrazným poklesem ceny laserového a inkoustového tisku v uplynulých 15 letech vedl k tomu, že společnosti mají dnes nekontrolovaná a často nekontrolovatelná, zastaralá a neefektivní tisková portfolia. Správa takového tiskového parku navíc často zbytečně zatěžuje IT oddělení (podle některých odhadů je až třetina požadavků na IT helpdesk spojena se selháním tiskárny), oddělení nákupu a vlastní uživatele. Společnosti se při managementu nákladů spojených s tiskem ale stále soustředí na cenu pořízení zařízení a cenu spotřebního materiálu. Podle studie agentury Gartner přitom ale náklady na tyto položky tvoří pouze 45,5% celkových nákladů na vlastnictví. Zbývajících (a převažujících) 54,5% nákladů na celkové vlastnictví (TCO) pak tvoří náklady na technickou podporu a servis, správu infrastruktury a softwaru spojeného s tiskovým prostředím a náklady na nedostupnost tiskových zařízení (činnost koncového uživatele). Základním předpokladem pro usměrnění těchto nákladů, které byste nenašli jako samostatnou položku snad v žádném finančním účetnictví, je optimalizovat tiskové prostředí a začít sledovat celkové náklady na vlastnictví tiskové flotily.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 6

3.9.2012

1.2 Představení Print Partners s.r.o. Print Partners je společnost nezávislá na jakémkoliv výrobci. Nejsme jednobarevným dodavatelem – dealerem výrobce. Neživí nás prodej hardware! Naším cílem není vyměnit vaše stávající tiskárny a kopírky za jiné. Je dost dobře možné, že vaše vybavení je vyhovující, ale může být využíváno efektivněji. Optimalizace je často chápána jako centralizace tisku na malý počet velkých strojů. Náš přístup je jiný. Respektujeme individualitu vašeho prostředí a procesů. Hledáme řešení pro snížení nákladů na tisk, které vám bude vyhovovat.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 7

3.9.2012

2 Parametry projektu 2.1 Cíle Cíle projektu tiskového řešení pro ZÁKAZNÍK s.r.o. byly stanoveny takto: 

Obnovit tiskovou flotilu 

Zjednodušit správu zařízení 

Mít lepší kontrolu nad náklady na tisk, snížit je tam kde je to efektivní. Dokázat adresovat přesně náklady jednotlivým oddělením. Průběžně monitorovat tiskový park a optimalizovat jej pro co nejnižší náklady na tisk a nejlepší funkčnost. Portfolio tiskových zařízení je velmi fragmentované (několik výrobců, řada modelů, více dodavatelů spotřebního materiálu a servisních služeb), což klade velké nároky na jeho správu. V ideálním případě by většina služeb potřebných pro správu tiskového parku měla být zajištěna jedním dodavatelem.

Efektivní kontrola nákladů 

Mít lepší kontrolu nad náklady na tisk, snížit je tam kde je to efektivní. Dokázat adresovat přesně náklady jednotlivým oddělením. Průběžně monitorovat tiskový park a optimalizovat jej pro co nejnižší náklady na tisk a nejlepší funkčnost.

2.2 Problémy Největšími problémy ZÁKAZNÍK s.r.o. v oblasti výroby dokumentů a správy tiskového prostředí jsou: 

Předimenzované tiskárny

Neexistující preventivní péče

Nesystematický růst parku

Používání refilovaných kazet 

Nejsou známy skutečné dopady na celkové náklady na tisk zkrácení životnosti tiskáren, skutečná výtěžnost přeplněných kazet, objem dokumentů, které je nutné přetisknout vícenásobně kvůli nízké kvalitě výstupu, atd.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 8

2.3 Osoby podílející se na projektu: 

zástupce vedení společnosti

zástupce účetního oddělení

zástupce IT oddělení

2012 © Print Partners s.r.o.

3.9.2012


Strana 9

3.9.2012

3 Parametry stávajícího stavu 3.1 Stávající zařízení Počet tiskáren (P) .....................................

22

Počet kopírek (C) ......................................

2

Počet multifunkčních zařízení (MFP) ............

6

Počet faxů (F) ..........................................

7

Fax 19%

MFP 16% Copier 5%

Printer 60%

Current devices split

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 10

3.9.2012

3.2 Pracovní skupiny Pracovní skupina

počet uživtelů / pracovní skupina

Bezpečnostní technici

2

Obchodní odd.

35

Expedice

4

IT

13

Péče o zákazníky

5

Personální odd.

1

Pokladna

1

Správa budov

4

Marketing

7

Účetní odd.

16

Vedení obchodu

8

Technické odd.

11

Kancelář ředitele

1

Sklad tiskáren

0

Logistika

4

Nákupní odd.

2 16

2012 © Print Partners s.r.o.

114


Strana 11

3.9.2012

4 Stávající situace 4.1 Analýza stávajících zařízení 4.1.1 Všechny technologie Technologie

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

Copier

2

1

1

Fax

7

1

4

MFP

6

3

5

22

3

12

37

5

22

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

Copier

2

1

1

Fax

7

1

4

MFP

5

3

4

16

1

8

30

4

17

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

MFP

1

1

1

Printer

6

3

4

7

3

5

Printer

4.1.2 Monochromatická zařízení Technologie

Printer

4.1.3 Barevná zařízení Technologie

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 12

3.9.2012

4.1.4 Monochromatická vs. barevná zařízení

Color 19%

Mono 81%

Mono Color 6

16

Printer(s)

0

2

Copier(s)

1

5

MFP(s)

0

7

Fax

Dei Devices split mono/color per technology

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 13

3.9.2012

4.2 Analýza stávajícího měsíčního objemu tisku 4.2.1 Všechny technologie Technologie

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem.

Copier

2

996

0

996

Fax

7

9 242

0

9 242

MFP

6

31 904

177

32 081

22

76 722

8 017

84 739

37

118 864

8 194

127 058

Printer

4.2.1.1

Všechny stránky Fax 7%

MFP(s) 25%

Copier(s) 1%

Printer(s) 67%

Volume split per technology

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 14

4.2.1.2

3.9.2012

Mono versus barevné Color 6%

Mono 94%

4.2.2 Monochromatická zařízení Technologie

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

Copier

2

996

0

996

Fax

7

9 242

0

9 242

MFP

5

31 195

0

31 195

16

74 337

0

74 337

30

115 770

0

115 770

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

MFP

1

709

177

886

Printer

6

2 385

8 017

10 402

7

3 094

8 194

11 288

Printer

4.2.3 Barevná zařízení Technologie

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 15

3.9.2012

4.2.4 Podle pracovních skupin Pracovní skupina

Počet

Mono objem

Color objem

Cekem objem

Bezpečnostní technici

1

2 617

0

2 617

Obchodní odd.

6

12 344

81

12 425

Expedice

3

16 131

0

16 131

IT

1

676

0

676

Kancelář ředitele

1

354

0

354

Logistika

2

20 989

0

20 989

Péče o zákazníky

1

0

7 525

7 525

Nákupní odd.

1

1 000

0

1 000

Personální odd.

2

8 208

177

8 385

Pokladna

2

8 736

0

8 736

Správa budov

2

2 950

141

3 091

Marketing

4

1 889

270

2 159

Účetní odd.

4

30 372

0

30 372

Vedení obchodu

3

2 426

0

2 426

Technické odd.

4

10 172

0

10 172

37

118 864

8 194

127 058

4.3 Náklady 4.3.1 Předpoklady Technologie

Papír - náklady

Mono pokrytí (%)

Barevné pokrytí (%)

Měsíční odpisy

0,00 0,00 0,00 0,00

5,00 5,00 5,00 5,00

5,00 5,00 5,00 5,00

36 36 36 36

Copier Fax MFP Printer

4.3.2 Měsíční náklady podle technologií (Kč) Servis

Počet

Čb. stránky

Color stránky

Copier

2

164,82

0,00

0,00

Fax

7

4 875,94

0,00

MFP

6

11 133,63

22 37

Technologie

Printer

2012 © Print Partners s.r.o.

Celkem

Na stránku

209,16

373,98

0,3755

2 111,46

1 241,67

8 229,07

0,8904

404,49

207,52

3 325,52

15 071,16

0,4698

28 605,47

22 675,85

2 444,57

13 612,44

67 338,33

0,7947

44 779,86

23 080,34

4 763,55

18 388,79

91 012,54

0,7163

Zařízení


Strana 16

3.9.2012

Fax 9% MFP 17%

Copier(s) 0% Printer(s) 74%

Monthly costs per technology

4.3.3 Monochromatická zařízení – náklady (Kč) Počet

Čb. stránky

Color stránky

Zařízení

Servis

Celkem

Na stránku

Copier

2

164,82

0,00

0,00

209,16

373,98

0,3755

Fax

7

4 875,94

0,00

2 111,46

1 241,67

8 229,07

0,8904

MFP

5

10 622,33

0,00

207,52

3 139,46

13 969,31

0,4478

16

27 246,09

0,00

1 945,04

12 861,87

42 053,00

0,5657

30

42 909,18

0,00

4 264,02

17 452,16

64 625,36

0,5582

Technologie

Printer

4.3.4 Color devices – náklady (Kč) Počet

Čb. stránky

Color stránky

Zařízení

Servis

Celkem

Na stránku

MFP

1

511,30

404,49

0,00

186,06

1 101,85

1,2436

Printer

6

1 359,38

22 675,85

499,53

750,57

25 285,33

2,4308

7

1 870,68

23 080,34

499,53

936,63

26 387,18

2,3376

Technologie

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 17

3.9.2012

Color device(s) 29%

Mono Device(s) 71%

Costs split per color/mono devices

4.3.5 Měsíční náklady podle pracovních skupin

Qty

Mono stránky

Color stránky

Zařízení

Servis

Celkem

Na stránku

Bezpečnostní technici

1

1 602,91

0,00

207,52

549,57

2 360,01

0,9018

Obchodní odd.

6

4 785,40

171,45

767,93

2 325,15

8 049,93

0,6479

Expedice

3

7 058,96

0,00

525,17

3 910,76

11 494,89

0,7126

IT

1

246,74

0,00

186,47

40,56

473,77

0,7008

Kancelář ředitele

1

134,82

0,00

195,29

21,24

351,34

0,9925

Logistika

2

5 432,52

0,00

0,00

1 887,69

7 320,21

0,3488

Péče o zákazník

1

0,00

21 619,77

249,76

451,50

22 321,03

2,9663

Nákupní odd.

1

384,29

0,00

0,00

0,00

384,29

0,3843

Personální odd.

2

3 435,91

404,49

0,00

1 760,85

5 601,25

0,6680

Pokladna

2

3 800,10

0,00

0,00

1 834,56

5 634,66

0,6450

Správa budov

2

1 822,20

322,22

0,00

649,11

2 793,53

0,9038

Marketing

4

857,74

562,41

525,66

306,24

2 252,05

1,0431

Účetní odd.

4

9 773,46

0,00

477,70

2 568,63

12 819,79

0,4221

Vedení obchodu

3

1 234,35

0,00

579,65

167,61

1 981,61

0,8168

Technické odd.

4

4 210,46

0,00

1 048,39

1 915,32

7 174,17

0,7053

37

44 779,86

23 080,34

4 763,54

18 388,79

91 012,53

0,7163

Pracovní skupina

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 18

3.9.2012

4.4 Stávající smlouvy

Smlouva

Časové určení

Měsíční náklady

Zůstatková hodnota

Název

Typ

Začátek

Konec

Servis

Minolta Di 450

*

2.2.2006

29.2.2008

2 000,00

0,00

0,00

0

Olivetti Copia 25

*

7.2.2004

29.2.2008

0,00

0,00

0,00

0

d-

2012 © Print Partners s.r.o.

Leasing

Smluvní měsíční min. stránek Mono

Color

Poplatek za stránku Mono

Color

0

0,5000

0

0,2700

Poplatek za stránku nad limit Mono

Color

0,0000

0,0000

0,0000

0,0000

0,0000

0,0000


Strana 19

3.9.2012

5 Strategie pro tiskové technologie 1. Mírný posun k centralizovanosti tiskového parku, ovšem pouze na úrovni jednotlivých oddělení. 2. Nasazení zařízení, která jsou vhodná pro objem daného oddělení. 3. Nasazení multifunkčních zařízení místo samostatných kopírek. 4. Používání originálních tonerů na všech nových tiskárnách. 5. Možnost použití neoriginálních tonerů tam, kde již není co zachraňovat (tiskárny zakoupené před rokem 2007). 6. Zavedení preventivní péče o tiskárny. 7. Ctění preferované značky tiskových zařízení – méně výrobců zařízení přináší jednodušší správu tiskového parku. 8. Nasazení vzdáleného monitoringu tiskáren a přenesení správy tiskového parku na dodavatele.

5.1 Detailní srovnání podle technologií

Stávající situace

Navrhovaná situace

Měsíční náklady

Měsíční náklady

2 - Canon NP 6512

373,98

0,00

1 - Canon FAX-L100

1 509,82

1 - Canon FAX-L100

1 509,82

1 - Canon FAX-L200

885,19

1 - Canon FAX-L200

885,19

3 - Canon FAX-L220

3 070,90

3 - Canon FAX-L220

3 070,90

2 - Canon FAX-L250

2 763,17

2 - Canon FAX-L250

2 763,17

0,00

2 - HP LaserJet 4345x mfp

11 902,88

Copier

Fax

MFP

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 20

3.9.2012

0,00

1 - HP LaserJet M3035 MFP

4 005,78

0,00

1 - HP officejet L7680

652,35

2 - HP LaserJet 3030

4 670,41

2 - HP LaserJet 3030

4 670,41

1 - HP PSC 2210

1 101,85

0,00

1 - Konica Minolta Di152

2 286,37

0,00

1 - Konica Minolta Di450

4 815,00

0,00

1 - Olivetti d-Copia 25

2 197,53

1 - Olivetti d-Copia 25

2 197,53

0,00

1 - HP Color LaserJet CP4005dn

16 637,95

0,00

1 - HP LaserJet 4250dtn

3 125,55

0,00

1 - HP LaserJet P3005dn

2 282,76

1 - Canon BJC-4550

360,33

1 - Canon BJC-4550

360,33

2 - HP Deskjet 5550

701,56

2 - HP Deskjet 5550

1 200,61

1 - HP Deskjet 920c

444,44

0,00

1 - HP LaserJet 1005w

384,29

0,00

1 - HP LaserJet 1150

3 514,50

0,00

1 - HP LaserJet 1200n

1 269,39

0,00

1 - HP LaserJet 1300

4 499,40

0,00

7 - HP LaserJet 1320 series

18 492,08

4 - HP LaserJet 1320 series

2 260,67

2 - HP LaserJet 2300 series

7 154,00

2 - HP LaserJet 2300 series

2 602,32

2 - HP LaserJet P2015 series

1 523,44

2 - HP LaserJet P2015 series

4 172,46

1 - HP LaserJet P3005n

5 215,90

1 - HP LaserJet P3005n

7 511,46

2 - Oki Data C5600DN

23 779,00

1 - Oki Data C5600DN

1 457,97

Printer

2012 Š Print Partners s.r.o.


Strana 21

3.9.2012

Celkové náklady (Kč) :

91 012,54

Celkové náklady (Kč) :

73 270,11

Náklad na stránku (Kč) :

0,7163

Náklady na stránku :

0,5767

Potenciální úspory :

17 742,43

Stávající objem :

127 058

Navrhovaný objem:

127 058

Počet zařízení :

37

Počet zařízení :

30

5.2 Souhrnný přehled nákladů:

Celkové roční náklady ve stávající situaci jsou 1 092 151 Kč, to je 9 580 Kč na uživatele.

Celkové roční náklady v navrhované situaci jsou 879 241 Kč, to je 7 713 Kč na uživatele.

Potenciální úspora je tedy 212 909 Kč za rok, t.j. 19,5 % ročně.

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 22

3.9.2012

6 Navrhovaná situace 6.1 Přehled zařízení Technologie

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

Fax

7

1

4

MFP

7

2

5

16

3

10

30

4

19

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

Fax

7

1

4

MFP

6

2

4

11

1

6

24

3

14

Počet zařízení

Počet výrobců

Počet modelů

MFP

1

1

1

Printer

5

3

4

6

3

5

Printer

6.1.1 Monochromatická zařízení Technologie

Printer

6.1.2 Barevná zařízení Technologie

Color 20%

Mono 80%

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 23

Color

3.9.2012

Mono

0

1

5

7

6

11 0 Copier(s)

Printer(s)

MFP(s)

Fax

Devices split mono/color per technology

6.2 Navrhovaný objem 6.2.1 Dle technologie Technologie

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

Fax

7

9 242

0

9 242

MFP

7

58 147

177

58 324

16

51 475

8 017

59 492

30

118 864

8 194

127 058

Printer

6.2.1.1

Všechny stránky Fax 7%

Printer(s) 47%

MFP(s) 46% Copier(s) 0%

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 24

6.2.1.2

3.9.2012

Monochromatické vs. barevné Mono 6%

Color 94%

6.2.2 Monochromatická zařízení Technologie

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

Fax

7

9 242

0

9 242

MFP

6

57 438

0

57 438

11

49 090

0

49 090

24

115 770

0

115 770

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

MFP

1

709

177

886

Printer

5

2 385

8 017

10 402

6

3 094

8 194

11 288

Printer

6.2.3 Barevná zařízení Technologie

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 25

3.9.2012

6.2.4 Dle pracovních skupin Pracovní skupiny

Počet

Mono objem

Color objem

Celkem objem

Bezpečnostní tech.

1

2 617

0

2 617

Obchodní odd.

4

12 344

81

12 425

Expedice

2

16 278

0

16 278

IT

1

676

0

676

Kancelář ředitele

1

354

0

354

Logistika

1

20 989

0

20 989

Péče o zákazníky

1

0

7 525

7 525

Nákupní odd.

1

1 000

0

1 000

Personální odd.

2

8 208

177

8 385

Pokladna

2

8 736

0

8 736

Správa budov

2

2 950

141

3 091

Marketing

3

1 889

270

2 159

Účetní odd.

3

30 372

0

30 372

Vedení obchodu

2

2 279

0

2 279

Technické odd.

4

10 172

0

10 172

30

118 864

8 194

127 058

7 Detaily nákladů 7.1.1 Měsíční náklady podle technologií Počet

Čb. stránky

Color stránky

Zářízení

Servis

Celkem

Na stránku

Fax

7

4 875,94

0,00

2 111,46

1 241,67

8 229,07

0,8904

MFP

7

15 045,95

180,42

6 142,77

2 059,80

23 428,95

0,4017

16

16 004,87

16 386,44

4 868,01

4 352,77

41 612,09

0,6995

30

35 926,76

16 566,86

13 122,24

7 654,24

73 270,11

0,5767

Technologií

Printer

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 26

3.9.2012

Monthly costs per technology Fax 11%

MFP(s) 32%

Printer(s) 57% Copier(s) 0%

7.1.2 Monochromatická zařízení Počet

Čb. stránky

Color stránky

Zařízení

Celkem

Na stránku

Fax

7

4 875,94

0,00

2 111,46

1 241,67

8 229,07

0,8904

MFP

6

14 873,77

0,00

5 896,19

2 006,64

22 776,60

0,3965

11

14 645,48

0,00

3 331,30

3 978,45

21 955,23

0,4472

24

34 395,19

0,00

11 338,95

7 226,76

52 960,90

0,4575

Počet

Čb. stránky

Color stránky

Zařízení

Celkem

Na stránku

MFP

1

172,19

180,42

246,58

53,16

652,35

0,7363

Printer

5

1 359,38

16 386,44

1 536,71

374,32

19 656,85

1,8897

6

1 531,57

16 566,86

1 783,29

427,48

20 309,20

1,7992

Technologie

Printer

Servis

7.1.3 Barevná zařízení Technologie

Servis

Color Device(s) 28%

Mono Device(s) 72%

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 27

3.9.2012

7.1.4 Měsíční náklady podle pracovních skupin (Kč) Qty

Mono stránky

Color stránky

Zařízení

Celkem

Na stránku

Bezpečnostní technici

1

1 602,91

0,00

207,52

549,57

2 360,01

0,9018

Obchodní odd.

4

4 166,03

171,45

1 595,76

1 039,80

6 973,04

0,5612

Expedice

2

3 783,83

0,00

2 662,66

260,93

6 707,42

0,4121

IT

1

257,44

0,00

195,29

141,96

594,69

0,8797

Kancelář ředitele

1

134,82

0,00

195,29

21,24

351,34

0,9925

Logistika

1

4 092,85

0,00

2 332,78

209,89

6 635,52

0,3161

Péče o zákazník

1

0,00

15 275,75

1 286,94

75,25

16 637,95

2,2110

Nákupní odd.

1

380,83

0,00

195,29

210,00

786,12

0,7861

Personální odd.

2

1 630,74

180,42

1 463,64

503,10

3 777,90

0,4506

Pokladna

2

2 751,08

0,00

559,78

1 092,06

4 402,92

0,5040

Správa budov

2

1 822,20

322,22

0,00

649,11

2 793,53

0,9038

Marketing

3

831,19

617,02

330,38

306,24

2 084,83

0,9657

Účetní odd.

3

9 161,73

0,00

477,70

1 579,38

11 218,81

0,3694

Vedení obchodu

2

1 210,02

0,00

579,65

136,74

1 926,41

0,8453

Technické odd.

4

4 101,07

0,00

1 039,57

878,97

6 019,61

0,5918

30

35 926,74

16 566,86

13 122,25

7 654,24

73 270,10

0,5767

Pracovní skupina

2012 © Print Partners s.r.o.

Servis


Strana 28

3.9.2012

7.2 Navržené smlouvy

Smlouva Název

Časové určení Typ

2012 © Print Partners s.r.o.

Začátek

Konec

Měsíční náklady Servis

Leasing

Zůstatková Hodnota

Smluvní měsíční min. stránek Mono

Color

Poplatek za stránku Mono

Color

Poplatek za stránku nad limit Mono

Color


Strana 29

3.9.2012

8 Důsledky navrženého tiskového řešení 

Snížení CPP 

Snížení nepřímých nákladů 

Díky zvýšené spolehlivosti tiskového parku se sníží nepřímé náklady, tzn. zejména čas uživatelů, podpora iterního IT helpdesku, náklady na nákup spotřebního materiálu a zajištění servisních služeb, náklady na zpracování účetních dokladů apod.

Monitoring tisku 

Navržené řešení přinese jednoznačné snížení nákladů na tisk jedné strany (CPP)..

Zavedení monitoringu tisku a přesné adresace nákladů jednotlivým oddělením obvykle vede k citelnému poklesu celkového objemu tisku. Samotná informace pro uživatele o monitorování nákladů na tisk vede uživatele k uvážlivějšímu přístupu k tisku a k eliminaci soukromých tisků.

Trvalá optimalizace 

2012 © Print Partners s.r.o.

Zavedení monitoringu tisku umožňuje neustálou optimalizaci tiskového parku. Výkonnost parku se posuzuje podle nákladů na tisk jedné strany (CPP). V pravidelných intervalech je možné provést analýzu aktuální situace a navrhnout opatření vedoucí ke snížení nákladů na tisk.


Strana 30

3.9.2012

9 Další informace 

Náklady na papír nejsou v analýze zahrnuty

Náklady na tisk jsou v analýze počítány s originálním spotřebním materiálem

Další variantou snížení nákladů je přesměrování faxových úloh na nová multifunkční zařízení, která mají nižší náklady na tisk, nebo využívat elektronických faxů bez nutnosti tisknout

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 31

3.9.2012

10 Navrhovaný harmonogram implementace Datum

Popis akce

20.12.11

Zahájení auditu stávajícího tiskového prostředí

21.1.12

Dokončení auditu

5.2.12

Revize výstupu auditu a diskuze nad navrhovanou strategií

7.2.12 11.2.12

Revize a podpis smlouvy

19.2.12

Předinstalační místní šetření

19.5.12

Instalace nových zařízení a školení uživatelů

19.11.12

Závěrečná zpráva o implementovaném řešení Půlroční revize a doporučení k dodržování nastolené tiskové strategie

2012 © Print Partners s.r.o.


Strana 32

3.9.2012

11 Přehled všech tiskových zařízení – stávající situace 11.1 Měsíční analýza dle zařízení Technologie Bezpečnostní technici

OEM HP

Model LaserJet 3030

IP Address/ Serial Number 192.168.1.46 CNBF195533

Summary

Měsíčně stránek

Přímé náklady

Amortizace / Leasing

Servis

Náklady celkem

Na stránku (CPP)

2 617

1 602,91

207,52

549,57

2 360,01

0,9018

2 617

1 602,91

207,52

549,57

2 360,01

0,9018

Pořízení 3.2.2006

Obchod odd. (Color)

Canon

BJC-4550

244

309,09

0,00

51,24

360,33

1,4768

1.1.1996

Obchod odd.

Canon

FAX-L250

1 718

868,54

327,93

360,78

1 557,25

0,9064

2.1.2006

Obchod odd.

Canon

NP 6512

849

140,49

0,00

178,29

318,78

0,3755

1.10.1998

Obchod odd.

HP

LaserJet 1200n

2 136

820,83

0,00

448,56

1 269,39

0,5943

1.7.2001

Obchod odd.

HP

LaserJet 1320 series

5 584

2 126,57

195,29

1 172,64

3 494,50

0,6258

22.7.2005

Obchod odd.

HP

LaserJet P2015 series

1 894

691,31

244,72

113,64

1 049,67

0,5542

10.4.2007

12 425

4 956,83

767,94

2 325,15

8 049,92

0,6479

1 963

992,41

329,89

117,78

1 440,07

0,7336

1.4.2007

8 538

3 251,55

195,29

1 792,98

5 239,82

0,6137

7.7.2005

5 630

2 815,00

0,00

2 000,00

4 815,00

0,8552

16 131

7 058,96

525,18

3 910,76

11 494,8 9

0,7126

676

246,74

186,47

40,56

473,77

0,7008

192.168.1.45 XXXXXXXXXX 192.168.1.47 CNHW5BWHPG 192.168.1.52 CNBW6CK0V0

Summary Expedice

Canon

FAX-L220

Expedice

HP

LaserJet 1320 series

Expedice

Konica Minolta

Di450

CNHW56GGDD

Summary IT

HP

LaserJet P2015 series

2012 © Print Partners s.r.o.

192.168.1.53 CNBW79L8F0

Smlouva

Minolta Di 450

23.8.2007


Strana 33

Technologie

OEM

Model

IP Address/ Serial Number

Summary Kancelář ředitele

HP

LaserJet 1320 series

192.168.1.50 CNHW636JBH

Summary Logistika

HP

LaserJet 2300 series

Logistika

Konica Minolta

Di152

192.168.1.39 CNCFD31805

Summary Péče o zákazníky (Color)

Oki Data

C5600DN

192.168.1.35

Summary Nákupní odd.

HP

LaserJet 1005w

Summary Personální odd. Personální odd.(Color)

HP

LaserJet 1300

HP

PSC 2210

Summary Pokladna

HP

LaserJet 1150

Pokladna

HP

LaserJet 2300 series

Summary

2012 © Print Partners s.r.o.

192.168.1.51 CNCJ524748 192.168.1.37 CNCDD70724

3.9.2012

Měsíčně stránek

Přímé náklady

Amortizace / Leasing

Servis

Náklady celkem

Na stránku (CPP)

Pořízení

676

246,74

186,47

40,56

473,77

0,7008

354

134,82

195,29

21,24

351,34

0,9925

354

134,82

195,29

21,24

351,34

0,9925

8 989

3 146,15

0,00

1 887,69

5 033,84

0,5600

1.7.2003

12 000

2 286,37

0,00

0,00

2 286,37

0,1905

1.9.2001

20 989

5 432,52

0,00

1 887,69

7 320,21

0,3488

7 525

21 619,7 7

249,76

451,50

22 321,0 3

2,9662

7 525

21 619,7 7

249,76

451,50

22 321,0 3

2,9662

1 000

384,29

0,00

0,00

384,29

0,3843

1 000

384,29

0,00

0,00

384,29

0,3843

7 499

2 924,61

0,00

1 574,79

4 499,40

0,6000

1.7.2003

886

915,79

0,00

186,06

1 101,85

1,2436

1.11.2002

8 385

3 840,40

0,00

1 760,85

5 601,25

0,6680

4 950

2 475,00

0,00

1 039,50

3 514,50

0,7100

1.12.2003

3 786

1 325,10

0,00

795,06

2 120,16

0,5600

1.7.2003

8 736

3 800,10

0,00

1 834,56

5 634,66

0,6450

24.4.2006

25.9.2007

1.5.2000

Smlouva


Strana 34

Technologie Správa budov (Color) Správa budov

OEM

Model

HP

Deskjet 5550

HP

LaserJet 3030

IP Address/ Serial Number

CNBF049642

Summary Marketing Marketing (Color) Marketing (Color) Marketing

Měsíčně stránek

Přímé náklady

Amortizace / Leasing

282

423,90

0,00

2 809

1 720,51

0,00

3 091

2 144,41

Servis 59,22

Náklady celkem

Na stránku (CPP)

Pořízení

483,12

1,7132

1.9.2002

589,89

2 310,40

0,8225

1.7.2004

0,00

649,11

2 793,52

0,9038

Canon

FAX-L200

981

495,95

330,38

58,86

885,19

0,9023

1.4.2006

HP

Deskjet 5550

117

193,86

0,00

24,57

218,43

1,8669

1.9.2002

HP

Deskjet 920c

200

402,44

0,00

42,00

444,44

2,2222

1.4.2002

HP

LaserJet 1320 series

861

327,90

195,29

180,81

704,00

0,8177

25.4.2005

2 159

1 420,15

525,67

306,24

2 252,06

1,0431

1 636

1 030,68

135,58

343,56

1 509,82

0,9229

2.1.2006

6 595

2 511,60

0,00

1 384,95

3 896,55

0,5908

20.1.2005

14 002

4 033,65

342,12

840,12

5 215,90

0,3725

1.1.2007

8 139

2 197,53

0,00

0,00

2 197,53

0,2700

30 372

9 773,46

477,70

2 568,63

12 819,8 0

0,4221

192.168.1.38 CNBW49HGPF

Summary Účetní odd.

Canon

FAX-L100

Účetní odd.

HP

LaserJet 1320 series

Účetní odd.

HP

LaserJet P3005n

Účetní odd.

Olivetti

d-Copia 25

192.168.1.48 CNBW49RKMZ 192.168.1.41 CNK1N92685

Summary Vedení obchodu Vedení obchodu Vedení obchodu

3.9.2012

Olivetti dCopia 25

Canon

FAX-L220

245

123,86

329,89

14,70

468,45

1,9120

1.4.2007

Canon

NP 6512

147

24,33

0,00

30,87

55,20

0,3755

1.10.1998

Oki Data

C5600DN

2 034

1 086,16

249,76

122,04

1 457,97

0,7168

4.4.2007

2012 © Print Partners s.r.o.

192.168.1.49

Smlouva


Strana 35

Technologie

OEM

Model

3.9.2012

IP Address/ Serial Number

Měsíčně stránek

Přímé náklady

Amortizace / Leasing

Servis

Náklady celkem

Na stránku (CPP)

Pořízení

(Color) Summary Technické odd. Technické odd. Technické odd. Technické odd.

2 426

1 234,35

579,65

167,61

1 981,62

0,8168

Canon

FAX-L220

1 472

744,18

329,89

88,32

1 162,38

0,7897

1.4.2007

Canon

FAX-L250

1 227

620,32

327,93

257,67

1 205,91

0,9828

2.1.2006

HP

LaserJet 1320 series

CNGW55DGBL

6 909

2 631,18

195,29

1 450,89

4 277,36

0,6191

22.7.2005

HP

LaserJet 1320 series

CNHW5BWHP4

564

214,79

195,29

118,44

528,52

0,9371

9.1.2006

10 172

4 210,47

1 048,40

1 915,32

7 174,17

0,7053

127 058

67 860,1 8

4 763,58

18 388,7 9

91 012,5 4

0,7163

Summary Total

2012 © Print Partners s.r.o.

Smlouva


QuickView analýza