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2013

UNIDAD TEMATICA No 4

Planeaci贸n y ejecuci贸n de necesidades

TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ


PLANEACION Y EJECUCION DE NECESIDADES 1.1 Fines esenciales del estado La constitución política de Colombia en su artículo segundo establece entre los fines del estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. En este orden de ideas, aquellos bienes y servicios de carácter público que no sean proveídos por el estado, deberán proporcionarse a través de terceros, situación que da origen a una relación de carácter legal entre los particulares y este, la cual se materializa mediante la contratación estatal. Los bienes están representados en aquellos elementos tangibles, tales como mobiliario, computadores, herramientas, vehículos, papelería, elementos de aseo, dotaciones para el personal, elementos de seguridad industrial, armamento, municiones, repuestos, software, etc. Los servicios están constituidos por elementos intangibles, los cuales se pueden relacionar como: mantenimiento de vehículos, envío de correspondencia, prestación de servicios de internet, prestación de servicios públicos, mantenimiento de computadores, contratación de profesionales en diferentes disciplinas, capacitación entre otros. Por lo tanto la Contratación pública, se concibe como el mecanismo para proveer los bienes y servicios que requiere una entidad estatal para satisfacer las necesidades, de manera eficiente, continua y permanente en cumplimiento de los fines del estado. 1.2 El Plan de desarrollo Es el instrumento legal por medio del cual se dan a conocer los objetivos del gobierno del presidente de Colombia y sugestión, permitiendo evaluar sus resultados. El articulo a 339 de la constitución política, determina que el Plan Nacional de Desarrollo estará conformado por una parte general y un plan de inversiones de las entidades públicas del orden nacional. En la parte general se señalarán los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno.


El plan de inversiones públicas contendrá los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución, discriminando: El Plan del desarrollo, marca el derrotero a seguir, para un cuatrienio, relacionado tanto las proyecciones de gasto como las de inversión que se deberán ejecutar durante dicho período. Desde el punto de vista de la contratación pública permitirá, identificar los diferentes objetos de gasto y las modalidades de selección de contratistas a aplicar. Por lo tanto, las necesidades institucionales de bienes y servicios deberán estar perfectamente alineadas con la Política que el Plan, establezca para el Sector Defensa, pues en función de esta, la Policía Nacional, identificara las necesidades de recursos para dar cumplimiento y operacionalización de la misma. 1.3 El Plan de necesidades Es el documento que permite identificar las necesidades de bienes y/o Servicios, de recursos, para garantizar el normal funcionamiento de una entidad pública, durante un período de tiempo determinado. Como estructura general el Plan de Necesidades debe contener información referente al rubro presupuestal, descripción del bien o servicio, unidad de medida, la fuente de financiación, discriminando las cantidades y valores totales, por aportes de la nación y fondos especiales, total del plan de necesidades, discriminado por cantidades y valor total, modalidad de contratación y mes proyectado de compra. Desde el punto de vista de la contratación el plan de necesidades, se convierte en un insumo básico, del proceso de adquisición, pues, contiene la estimación inicial de la cantidad de bienes y servicios a adquirir, así como el valor futuro de los elementos, relacionando la fecha en la cual deberá satisfacerse la necesidad, información básica para efectuar la programación de ejecución de adquisiciones. 1.4 El Plan de compras Es el documento que contiene la priorización de bienes y servicios contenidos en el Plan de Necesidades en función de los recursos presupuestales asignados, para un período de tiempo específico. El proceso de compromisos de recursos presupuestales exige que La adquisición de los bienes que necesiten los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación para su funcionamiento y organización estén incluidos en un plan de compras. Dicho plan deberá aprobarse por cada órgano acorde con las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación y se modificará cuando las apropiaciones que la respaldan sean modificadas o aplazadas.


Las entidades publicarán en el Sistema electrónico para la contratación pública – Secop anualmente, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública. De acuerdo a lo anterior el Plan de Compras se convierte en el insumo fundamental para efectuar el proceso de adquisición de bienes y servicios, debe contener la información referente al rubro presupuestal, descripción del bien o servicio, unidad de medida, la fuente de financiación, discriminando las cantidades y valores totales, por aportes de la nación y fondos especiales, el total del plan de necesidades, discriminado por cantidades y valor total, modalidad de contratación, el mes proyectado de compra y observaciones en el caso en que apliquen.

1.5 Planeación de adquisiciones El éxito de la ejecución de los recursos presupuestales contenidos y discriminados en el Plan de plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, radica en efectuar un adecuado proceso de planeación de ejecución del citado plan, para lo cual deberán surtirse las siguientes etapas: Conformación de los grupos de adquisición, la cual consiste en agrupar elementos de acuerdo a sus características, procedencia, posibilidad de suministro por los proveedores, a fin de reducir el número de procesos a ejecutar, se tendrán como resultado de esta actividad, grupos tales como: papelería, dotaciones, combustibles, elementos de aseo, mobiliario y enseres, medicamentos para equinos, alimentos para equinos, herramientas, elementos de aseo, etc. Definición de la modalidad de Selección, de acuerdo a las modalidades y causales establecidas en la ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, se asignará a cada grupo de adquisición la modalidad bajo la cual se llevará a cabo el proceso de contratación. Esta tapa tiene como objetivo establecer el número de procesos de contratación que deberá realizar la unidad por cada tipo de modalidad, y la asignación del número de realización del proceso. Cronograma de ejecución: Se elabora en función de los tiempos estimados de duración de los procesos de contratación para cada una de las diferentes modalidades. Su objetivo es determinar el período de tiempo en el cual se desarrollara la etapa precontractual y contractual del contrato. Elaborado el cronograma para cada una de las modalidades, lo más importante es establecer las fechas en las cuales se someterá a revisión para determinar el estado de avance de los procesos programados, la revisión permanente permitirá efectuar los ajustes a que haya lugar y garantizar el cumplimiento de lo planeado.


1.6 El presupuesto No es posible desarrollar un proceso de contratación, si no se cuenta con los recursos presupuestales suficientes para amparar el mismo. Razón por la cual es importante reconocer el proceso de afectación presupuestal el cual está conformado por: Apropiación: Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto. Las apropiaciones pueden tener restricciones para su ejecución, lo cual determina que están condicionadas a cumplir un requisito antes de poder afectarse. Estas apropiaciones son las que se conocen como apropiaciones condicionadas. Certificado de disponibilidad presupuestal- CDP: Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Compromiso y Registro presupuestal del compromiso: Son compromisos los actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. Se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por tanto, el compromiso. Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento – total o parcial - de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.


Pago: Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva obligación. Programa Anual Mensualizado de Caja –PAC: Es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el Presupuesto y financiadas con recursos de la Nación. El CONFIS con fundamento en las metas máximas de pago establecidas en el Plan Financiero, aprobará el programa anual de caja PAC, con recursos de la Nación. No se pueden adquirir compromisos de pago por encima de los montos aprobados del PAC. Un concepto fundamental en la planeación de la contratación y directamente relacionado con el plazo de ejecución del contrato, es el relacionado con la necesidad de contar con cupos de vigencias futuras aprobados, a fin de poder suscribir el contrato; razón por la cual se hace necesario revisar los aspectos propios de este tema. Las vigencias futuras son autorizaciones que se obtienen del Consejo Superior de Política Fiscal – CONFIS y/o del Director General del Presupuesto Nacional para comprometer apropiaciones de otras vigencias fiscales, con el fin de garantizar la financiación de un gasto. Se reconocen dos tipos: Vigencia futura ordinaria : El Confis podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se cumpla que: ·

El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo

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Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que estas sean autorizadas;


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c) Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio del ramo. “

La autorización por parte del Confis para comprometer presupuesto con cargo a vigencias futuras no podrá superar el respectivo período de gobierno. Se exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el Conpes previamente los declare de importancia estratégica. Vigencia futura excepcional: El Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, en casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones, podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización. El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas deberán consultar las metas plurianuales. La consecución del cupo de vigencia futura, implica desarrollar las siguientes actividades: ·

Identificación de la necesidad de solicitar vigencias futuras

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Justificación técnico – económico de las ventajas de solicitar vigencias futuras.

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Solicitud al señor Director Oficina de planeación de la Policía Nacional

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Expedición Certificado de disponibilidad y certificación de inicio de los compromisos en la actual vigencia, si no corresponde a los casos excepcionales.

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Solicitud de aprobación al Ministerio de Hacienda y Crédito Público firmada por el señor Director General PONAL.

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Concepto favorable del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

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Verificación en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF del cupo de Vigencia Futura autorizado.

Ejecución del cupo aprobado antes del 31de diciembre de cada vigencia de acuerdo al cupo autorizado para la misma.

Ejecución de necesidades  

Describe el procedimiento para identificar, planear y ejecutar necesidades