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TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ

PLANEACION Y EJECUCION DE NECESIDADES

Quinta versi贸n


TABLA DE CONTENIDO

PLANEACION Y EJECUCIÓN DE NECESIDADES INTRODUCCIÓN

3

1.

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

4

1.1

Codificación de necesidades

4

1.1. 1

Arreglo jerárquico

4

2.

PLAN DE NECESIDADES

14

3.

PLAN DE COMPRAS

18

3.1

Elaboración y consolidación del plan de compras

19

4

PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

22

5

EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

26

5.1

Procedimiento de elaboración

27

BIBLIOGRAFIA

34

2


INTRODUCCIÓN

La asignación de recursos económicos a las entidades estatales para su funcionamiento, obliga a que estas realicen un proceso de planeación para su ejecución. Las necesidades de la entidad representadas en bienes y servicios, se materializan mediante la aplicación de un proceso de adquisición de estos, los que normalmente culminan con la suscripción de un contrato. El desarrollo del proceso de adquisición de bienes y servicios, requiere de un insumo básico para su realización denominado “necesidad”, para lo cual la entidad ejecuta un procedimiento de identificación, codificación, justificación y cuantificación de estas, las cuales se plasman en un documento denominado “Plan de Necesidades” el cual a través de una clasificación en rubros presupuestales, consolida los diferentes requerimientos de la unidades funcionales que conforman la entidad pública. La ausencia de la totalidad de los recursos económicos, para satisfacer en el ciento por ciento las necesidades, obliga a que la entidad realice un procedimiento de priorización de estas, a fin de ajustarlas a los montos máximos asignados por rubro presupuestal, este ejercicio se materializa en un documento denominado “ Plan de Compras “ o de acuerdo a lo establecido en el decreto 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema de compras y contratación pública, en el denominado “Plan Anual de Adquisiciones”. De acuerdo a lo anterior, el objetivo de este documento es familiarizar al lector, con aquellos aspectos relacionados con el proceso de planeación y ejecución de necesidades, aplicado por las organizaciones estatales para satisfacer sus necesidades de bienes y servicios.

3


LA PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE NECESIDADES 1. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES El proceso de identificación de necesidades, requiere la aplicación de una metodología preestablecida que permita determinar las necesidades de bienes y/o servicios que requieran las diferentes dependencias que conforman la entidad. Las necesidades de bienes estarán representadas en todos aquellos elementos tangibles, mientras que las necesidades de servicios se asociaran con todos aquellos conceptos intangibles. Por lo tanto, la primera actividad a desarrollar consistirá en realizar una identificación de la necesidad, lo cual implica una caracterización de la misma a fin de establecer con precisión cuáles son sus principales características físicas, químicas, de empaque de manipulación de almacenamiento, etc., en el caso de un bien y los requerimientos de prestación en el caso de un servicio. 1.1 Codificación de la necesidad Para realizar esta actividad es necesario utilizar la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas. The United Nations Standard Products and Services Code® - UNSPSC - Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica 1 1.1.1 Arreglo jerárquico El UNSPSC es una clasificación de cinco niveles; no obstante, el último nivel, denominado Función de Negocio, no es muy utilizado. Los niveles jerárquicos a utilizar son:

Un grupo de categorías de productos interrelacionadas Agregación lógica de familias para propósitos analíticos Un grupo de productos que comparten características comunes Un grupo de productos 0 servicios

1 Colombia Compra Eficiente, Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080, Pág. 2

4


y servicios

Tomado de la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080

La estructura lógica del UNSPSC obedece a

Tomado de la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080

A continuación se muestra una aplicación del UNSPSC a un bien:

Una aplicación del UNSPSC a un servicio corresponde a: El segundo paso a aplicar consistirá en realizar un inventario de necesidades a fin de determinar las cantidades de bienes, los cuales se clasificaran como permanentes y de consumo. Por ejemplo, escritorios, sillas, impresoras, fotocopiadoras, papelería, repuestos, etc. El tercer paso estará enfocado a determinar las necesidades de servicios, por ejemplo mantenimiento de computadores, de ups, de instalaciones, envío de correspondencia, capacitación, necesidades de talento humano etc.,

5


El cuarto paso consistirá en revisar los inventarios a fin de determinar, que del elemento listado se encuentra en almacén. En el ejercicio deberán tenerse en cuenta aquellos elementos que se han adquirido y que están en proceso de ingreso a almacén. Para tal fin se debe utilizar la siguiente matriz: Ítem No

Descripción

1

Computador de escritorio

.

Papel tamaño Carta

Unidad de medida Unidad

Cantidad requerida

Resma

Cantidad en Diferencia inventario

4

1

3

50

10

40

n

El quinto paso consistirá en determinar las necesidades de servicios para lo cual será necesario tener en cuenta la fecha de terminación de los contratos en ejecución suscritos para la prestación de los servicios. Para tal fin se deberá utilizar la siguiente matriz:

Ítem No 1 2

Descripción Mantenimiento de computadores Mantenimiento de ups

Contratos en ejecución Períodos Período Periodo contratado ejecutado ejecutar (meses) (meses) (meses) 12 10 2 6

6

por

0

. n Identificadas las necesidades será necesario, determinar la forma de satisfacerla, lo cual implica definir las posibles alternativas. Por ejemplo, para el caso de las necesidades de computadores, las posibles alternativas de solución serán: • Adquirir los equipos

6

Alquilar los equipos

Transferir los equipos de otra dependencia


Las alternativas deberán evaluarse desde el punto de vista técnico y económico a fin de determinar cual será la más favorable. La regla de decisión a aplicar, establece: “que en igualdad de condiciones técnicas se seleccionará la de menor costo”. A continuación se procederá a la justificación de la necesidad la cual deberá dar respuesta a los siguientes interrogantes: • En donde se tiene la necesidad •

El porque se tiene dicha necesidad

Que se pretende cubrir con la satisfacción de la necesidad

Reglamentación legal que exija y/o reglamente la prestación del servicio o la adquisición del bien.

A quien esta dirigida

Que período de tiempo cubre

La actividad siguiente será la de valorizar las necesidades, par lo cual se recurrirá al consultar el mercado a fin de establecer el “Precio de mercado del bien y/o servicio”. Las necesidades deberán clasificarse de acuerdo a los conceptos presupuestales relacionados a continuación: SERVICIOS PERSONALES 

Servicios Personales Indirectos

Honorarios

Jornales

Hora cátedra

Contratos

COMPRA DE EQUIPO

7

Equipo de música y accesorios

Equipo de recreación y deportes


8

Herramientas

Audiovisuales y accesorios

Equipo de radares

Equipo de sistemas

Satélites y antenas

Software

Equipo de cafetería

Equipo de laboratorio

Equipo medico

Equipo odontológico

Equipo agrícola

Equipo de perforación

Maquinaria industrial

Vehículos

Equipo fluvial y marítimo

Equipos y accesorios de navegación

Aeronaves

Compresores

Equipo antimotín

Equipo de bombeo

Equipo de construcción

Equipo de investigación


Otras compras de equipos

Enseres y equipos de oficina

Equipos y maquinas para oficina

Mobiliario y enseres

Compra de equipo militar y de inteligencia

Armamento

Equipo de alojamiento y campana

Equipo de inteligencia

Equipo militar y de seguridad

Equipo policía judicial

MATERIALES Y SUMINISTROS

9

Combustibles y lubricantes

Dotaciones

Elementos de alojamiento y campaña

 tratamiento

Elementos o prótesis para rehabilitación o

 agrícolas

Insecticidas, fungicidas y otros insumos

Llantas y accesorios

Material de guerra

Material quirúrgico

Materiales de construcción

Materiales de rayos x


Materiales odontológicos

 químicos

Materiales reactivos de laboratorio y

Medicamentos y productos farmacéuticos

Munición

Papelería, útiles de escritorio y oficina

 fertilizantes

Productos agroforestales, abonos y

Productos de aseo y limpieza

Productos de cafetería y restaurante

Raciones de campaña

Repuestos

Utensilios de cafetería

Víveres

Otros materiales y suministros

MANTENIMIENTO

10

Mantenimiento de bienes inmuebles

 equipos y enseres

Mantenimiento de bienes muebles,

 guerra

Mantenimiento de material y equipo de

 redes

Mantenimiento de vías, estructuras y

 computación

Mantenimiento equipo comunicación y


 transporte

Mantenimiento equipo de navegación y

 vivienda y alojamiento

Mantenimiento y mejoramiento de

Servicio de aseo

Servicio de cafetería y restaurante

Servicio de seguridad y vigilancia

 Administración operación y mantenimiento de plantas de energía 

mantenimiento de otros bienes

COMUNICACIONES Y TRANSPORTES 

Correo

Embalaje y acarreo

Transporte

Otros comunicaciones y transporte

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

11

Adquisición de libros y revistas

Campañas

 trabajos tipográficos

Edición de libros, revistas, escritos y

Publicidad y propaganda

Suscripciones

 publicaciones

Otros gastos por impresos y


SERVICIOS PÚBLICOS 

Acueducto alcantarillado y aseo

Energía

Gas natural

Instalación y traslado de líneas telefónicas

Telefonía móvil celular

Teléfono, fax y otros

Otros servicios públicos

SEGUROS ARRENDAMIENTOS VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE 

Viáticos y gastos de viaje al exterior

Viáticos y gastos de viaje al interior

APOYO OPERACIONES MILITARES Y POLICIALES 

Apoyo operaciones militares y policiales

 militares y policiales

Otros gastos para el apoyo operaciones

COMPRA DE SEMOVIENTES

12

Sostenimiento de semovientes

Material veterinario

Sostenimiento de semovientes

 semovientes

Otros para el sostenimiento de


GASTOS RESERVADOS 

Gastos reservados bienes

Gastos reservados servicios

CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL Y ESTÍMULOS 

Elementos para bienestar social

Elementos para capacitación

Elementos para estímulos

Servicios de bienestar social

Servicios de capacitación

Servicios para estímulos

 bienestar social y estímulos

Otros elementos para capacitación,

 bienestar social y estímulos

Otros servicios para capacitación,

OTROS GASTOS POR ADQUISICIÓN DE SERVICIOS 

Servicios funerarios

Servicios médicos y hospitalarios

Gastos de alimentación

Gastos inherentes a comicios electorales

Otros gastos por adquisición de servicios

2. EL PLAN DE NECESIDADES Es el documento que registra las necesidades de las diferentes dependencias, clasificadas por objeto de gasto y rubro presupuestal, para un período de tiempo determinado, su formulación considerara los siguientes parámetros:

13


Cumplimiento de la política impartida por el gobierno nacional

Cumplimiento de la misión y metas de la Dirección a la cual pertenece

Ejecución de los planes y proyectos estratégicos institucionales, así como de los planes de acción fijados por cada unidad policial.

La información de las necesidades remitidas por las unidades para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la vigencia siguiente, el cual fue base para la determinación del proyecto de gastos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Se recuerda que en el caso de la Policía Nacional de Colombia, se cuenta con unidades especializadas que tendrán la misión de consolidar las necesidades de acuerdo a su competencia. Ejemplo:

CLASE DE ELEMENTO

UNIDAD ESPECIALIZADA

Las necesidades de equipo automotor, armamento, antimotines, munición y explosivos, comunicaciones, sistemas, terreno, construcción y dotación de infraestructura se atenderán única y exclusivamente por intermedio de la Las necesidades atinentes a equipos, elementos y material de sanidad, se remitirán a la Las necesidades para atender el bienestar del personal, se remitirán a la

Dirección Administrativa y financiera

Las necesidades para atender el bienestar universitario del personal, se remitirán a la

Dirección Escuelas

Los requerimientos de equipo y elementos de inteligencia, a la

Dirección de Inteligencia en coordinación con la Oficina de Telemática de la Dirección General.

14

Dirección de Sanidad.

Dirección de Bienestar Social.

Nacional

de


Los requerimientos de equipo y elementos de investigación o policía judicial, a la

Los requerimientos de sostenimiento de semovientes, se enviaran a la.

Dirección de Policía Judicial y a su vez coordinara con la Oficina de Telemática de la Dirección General. Dirección Carabineros y Seguridad Rural

Una vez recepcionada la información de necesidades por parte de las direcciones, estas procederán a analizarla y evaluarla conforme a los siguientes parámetros: 2

• La estandarización por clases y marcas de elementos y/o equipos utilizados y requeridos por la Policía Nacional para el cumplimiento de su actividad misional y de apoyo.

• Los avances e innovaciones tecnológicas disponibles en el mercado y asequibles para la Institución.

• Los inventarios de bienes por unidades a nivel nacional en uso y en bodega, evaluando su disponibilidad, así como reubicación, atendiendo las mejores condiciones de funcionamiento y la conveniencia y oportunidad de una posible reubicación.

• Los programas y proyectos de inversión programados a ejecutar durante el cuatrienio según el plan de gobierno nacional.

• Los contratos celebrados a nivel central por parte de la Dirección Administrativa y Financiera y Ministerio de Defensa Nacional, y que a la fecha de elaboración del plan, se encuentren en etapa de ejecución, o que estén pendientes por ingresar a almacén, evitando con ello la duplicidad en las adquisiciones.

• Los planes y programas de desarrollo logístico y de infraestructura que atiendan el crecimiento y fortalecimiento Institucional.

2 15

Metodología para Elaboración del Plan de Necesidades y Seguimiento a la Ejecución del Plan de Compras de la Policía Nacional


• Las experiencias en materia de planeación y contratación, arrojadas en anteriores adquisiciones, garantizando de esta manera un mejoramiento continúo en el proceso desarrollado. Los estudios previos allegados con las solicitudes de los requerimientos, permitiendo graduar las necesidades y detallar la

16


• complejidad de la contratación, en el evento de requerir otros bienes o servicios para satisfacer la necesidad. La información obtenida se consolidará en la matriz presentada a continuación: FUENTE DE FINANCIACION CODIGO CUBS

RUBRO PRESUPUESTAL

DESCRIPCIO N DEL BIEN O SERVICIO

UNIDAD DE MEDIDA

APORTES DE LA NACION CANTIDAD

VALOR TOTAL

FONDOS ESPECIALES CANTIDAD

VALOR TOTAL

TOTAL PLAN DE COMPRAS INICIAL

CANTIDAD

MODALIDAD DE CONTRATACION

MES PROYECTADO DE COMPRA

VALOR TOTAL

TOTAL PLAN DE COMPRAS

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

xx. xxxx xxxx xxxx xxxx

xx. xxxx xxxx xxxx xxxx

Xx. Xxxxx Xxxxx Xxxxxx

Jefe Oficina de Planeación

Jefe Administrativo

Ordenador del Gasto

ELABORÓ: PT WILMER ORTIZ LOPEZ

REVISÓ: TC HUMBERTO CASTILLO SAAVEDRA

APROBÓ: CR EDGAR SÁNCHEZ MORALES

FECHA: 29/04/09

FECHA: 30/04/09

FECHA: 16/06/09

Fuente: Formato 1DE-FR-0002

OBSERVACIONES


Se recuerda que el código de CUBS, fue derogado por el artículo 222 del decreto Ley 019 de 2012, el cual determinó: “ARTÍCULO 222. SUPRESIÓN DEL SICE, GRATUIDAD y SISTEMA DE ANÁLISIS DE PRECIOS. Derógase la Ley 598 de 2000, la cual creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación estatal, SICE, el Catalogo Único de Bienes y Servicios CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia PURF (sic), de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública.” 3. EL PLAN DE COMPRAS El Plan de Compras de Bienes y Servicios es un instrumento de administración y control de los recursos asignados; el cual surge como resultado de un análisis concienzudo de las necesidades prioritarias de los programas y dependencias, y los recursos requeridos para atender las políticas trazadas por la alta dirección, así como los programas fijados a desarrollar en un periodo de tiempo determinado. Debe reflejar las adquisiciones de bienes y/o servicios, requeridos para el normal desarrollo de la misión encomendada a la Unidad, independiente de la fuente de financiamiento y ordenados conforme a la distribución de partidas presupuestales de gastos de funcionamiento,. El Plan de Compras de Bienes y Servicios, surge de la consolidación del Plan General de Necesidades, el cual esta fundamentado en los requerimientos efectuados por las Unidades de Policía, para atender el Plan Estratégico Institucional y sus correspondientes Planes de Acción, adicional a lo anterior, podrá ajustarse periódicamente El Plan de compras tiene dentro de sus objetivos el planear en forma acertada con las Entidades del Sector Público y Privado, la gerencia de los recursos con un amplio margen de cobertura y satisfacción de las necesidades, basado en parámetros de cumplimiento, calidad y oportunidad del mercado, lo cual no seria posible sin la asidua participación de todos y cada uno de los integrantes de los respectivos programas y dependencias, ya que son ellos, quienes a través de las solicitudes de bienes y servicios debidamente justificadas y soportadas, los que determinan la necesidad de recursos, así como la ejecución de los mismos.


3.1 Elaboración y Consolidación del plan de compras

3

1. Una vez determinado el Plan General de Necesidades de la Policía Nacional, este será objeto de verificación y análisis por parte del mando institucional, por tanto se constituye en un documento público y punto de partida para evaluar la gestión administrativa en cada una de las unidades de policía. 2. La Oficina de Planeación en coordinación con el Área Financiera de la Dirección Administrativa y Financiera, establecerá el flujo de ingresos proyectados por la Institución para la vigencia fiscal siguiente, tanto de aportes de la nación, fondos especiales e inversión, determinando a finales del mes de noviembre la disponibilidad de recursos estimados para atender las necesidades del siguiente año, por cada una de las fuentes de financiamiento. 3. Tomando como soporte la información de ingresos apropiados por el Gobierno Nacional y los Fondos especiales, así como la consolidación del Plan General de Necesidades de la Policía Nacional, La Oficina de Planeación en coordinación con el Grupo de Presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera y el Área de Servicio y Apoyo de la Dirección de Bienestar Social, presentarán a consideración de las unidades ejecutoras dentro de los diez primeros días hábiles del mes de diciembre, el proyecto de asignación de partidas presupuestales, para la siguiente vigencia fiscal, para que sean analizadas y cotejadas frente a los requerimientos, solicitando los ajustes dentro de los dos siguientes días hábiles a La Oficina de Planeación, buscando con lo anterior compromiso y confianza en la ejecución de parte de los ordenadores del gasto. 4. Una vez ajustado el proyecto de asignación de partidas presupuestales para la siguiente vigencia, La Oficina de Planeación, presentará al mando Institucional el borrador de la Resolución de asignación de recursos a las unidades de policía, en la segunda semana del mes de diciembre, el cual una vez analizada y evaluada su conveniencia financiera y de ejecución, deberá ser aprobado dentro de los cinco días siguientes a su presentación. 5. Con la expedición de la Resolución de Apropiación presupuestal, el Grupo de presupuesto de la Dirección Administrativa y Financiera cargará las 3 Metodología para Elaboración del Plan de Necesidades y Seguimiento a la Ejecución del Plan de Compras de la Policía Nacional


correspondientes partidas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, dentro de los cinco primeros días del mes de enero de la nueva vigencia fiscal. 6. Una vez aprobada la Resolución de Apropiación Presupuestal, La Oficina de Planeación informará a cada unidad de policía el contenido de la misma, para que éstas a su vez ajusten los planes de necesidades a la disponibilidad de recursos, en un nuevo documento denominado plan de compras. , el cual deberá remitirse en copia dura y medio magnético a la La Oficina de Planeación dentro de los diez primeros días del mes de enero, con los siguientes ajustes:

• Definición del Plan de Compras de la Unidad, ajustando los requerimientos, a los estudios previos que soportan la necesidad.

• Ajustar la denominación de los bienes y/o servicios codificándola conforme al código único de bienes y servicios de naciones unidas (UNSPSC)

• Determinar el cronograma de adquisición, señalando modalidad de contratación y mes proyectado de compra, conforme a las indicaciones señaladas para tal fin.

• Determinar el plan de distribución de bienes y servicios, señalando las dependencias o unidades internas que se beneficiaran con la adquisición. 7. Con la información de los planes de compras de las unidades policiales, la Oficina de Planeación, consolidará el Plan General de Compras de la Policía Nacional, el cual será publicado en las páginas web www.policia.gov.co y www.sice-cgr.gov.co a mas tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal. A continuación se muestra la presentación general del plan de compras.


FUENTE DE FINANCIACION CODIGO CUBS

RUBRO PRESUPUESTAL

DESCRIPCIO N DEL BIEN O SERVICIO

UNIDAD DE MEDIDA

APORTES DE LA NACION CANTIDAD

VALOR TOTAL

FONDOS ESPECIALES CANTIDAD

VALOR TOTAL

TOTAL PLAN DE COMPRAS INICIAL

CANTIDAD

MODALIDAD DE CONTRATACION

VALOR TOTAL

TOTAL PLAN DE COMPRAS

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

xx. xxxx xxxx xxxx xxxx

xx. xxxx xxxx xxxx xxxx

Jefe Oficina de Planeación

Jefe Administrativo

ORIGINAL FIRMADO

Xx. Xxxxx Xxxxx Xxxx

Ordenador del Gasto

ELABORÓ: PT WILMER ORTIZ LOPEZ

REVISÓ: TC HUMBERTO CASTILLO SAAVEDRA

APROBÓ: CR EDGAR SÁNCHEZ M

FECHA: 29/04/09

FECHA: 30/04/09

FECHA: 16/06/09

Fuente: Formato 1DE-FR-0007


4. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS Una actividad que requiere efectuar un adecuado proceso de planeación es la relacionada con la ejecución del plan de compras para lo cual deberán cumplirse las siguientes etapas: a) Conformación de los grupos de adquisición Consiste en agrupar elementos de acuerdo a sus características, procedencia posibilidad de suministro por los proveedores, a fin de reducir el número de procesos a ejecutar. Como ejemplo se presentan: ADQUISICIÓN MEDALLAS DISTINTIVOS E INSIGNIAS ÍTEM No CONCEPTO VALOR 1 Botón reservista de honor 2.200.000 2 Medallas 578.163.000 3 Menciones honoríficas 200.500.000 4 Distintivos 255.670.000 5 Escudo metálico gala oficial superior 1.720.000 6 Insignias metálicas 25.465.000 TOTAL 1.063.718.000

MANTENIMIENTO EQUIPO DE TRANSPORTE ÍTEM No CONCEPTO 1 Mantenimiento vehículos 2 Mantenimiento motos TOTAL

VALOR 500.000.000 150.000.000 650.000.000

b) Definición de la modalidad de Selección De acuerdo a las modalidades y causales establecidas en la ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, se asignará a cada grupo de adquisición la modalidad bajo la cual se llevará a cabo el proceso de contratación. Esta tapa tiene como objetivo establecer el número de procesos de contratación que deberá realizar la unidad por cada tipo de modalidad, y la asignación del numero de realización del procesos. El resultado final se presentará así: No Proceso

LICITACIÓN PÚBLICA Objeto

Valor total


1 2 3 TOTAL

Seguro de daños materiales combinados incluido semovientes y casco barco Seguro de automóviles y soat Adquisición seguro de aviación

3.500.000.000 9.000.000.000 14.000.000.000 26.500.000.000

SELECCIÓN ABREVIADA No Proceso 1

Adquisición banderas

60.000.000

2

Adquisición papelería

100.000.000

3

Adecuación batería de baños sede chapinero Servicios de radiología

300.000.000

Adquisición bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización Adquisición bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización Menor Cuantía

200.000.000

Menor Cuantía

Medicamentos para enfermedades de alto costo

400.000.000

Bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional

4 5

Objeto

TOTAL

No Proceso 1 2

Valor total

Causal

1.060.000.00 0 CONCURSO DE MERITOS Objeto Valor total TIPO Interventoria construcción estación tibu Diseño arquitectónico clínica de Cali

TOTAL

150.000.000

Con preclasificación

400.000.000

Abierto

650.000.000

CONTRATACIÓN DIRECTA No Proceso 1

Objeto Adquisición municiones

Valor total

Causal

1.000.000.000 Interadministrativo


2.

Adquisición equipo monitoreo celular

3.

Desarrollo módulos SGF

4

Prestación del servicio profesional de enfermera jefe

TOTAL

800.000.000 Contratación reservada del sector defensa y el DAS 150.000.000 No existencia de pluralidad de oferentes 50.000.000 Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 2.000.000.000

C) Cronograma de ejecución: Se elabora en función de los tiempos estimados de duración de los procesos de contratación para cada una de las diferentes modalidades. Su objetivo es determinar el período de tiempo en el cual se desarrollara la etapa precontractual y contractual del contrato. A continuación se presenta un ejemplo asociado a la información de la licitación pública


Programación de Ejecución Licitaciones Públicas Vigencia xxxxxx Febrero No

Concepto

Abril

Mayo

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

3.500.000.000

1

Seguro de daños materiales combinados incluido semovientes y casco barco

2

Seguro de automóviles y soat

9.000.000.000

Adquisición seguro de aviación

14.000.000.000

3

Marzo

TOTAL

junio

Julio

Agosto

Septiembre

Valor 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5

26.500.000.000

Compromiso trimestre

0

17.500.000.000

9.000.000.000

Porcentaje de compromiso por trimestre

0

66,04

33,96

Porcentaje de compromiso acumulado

0

66,04

100

Elaborado el cronograma para cada una de las modalidades, lo más importante es establecer las fechas en las cuales se someterá a revisión para determinar el estado de avance de los procesos programados, la revisión permanente permitirá efectuar los ajustes a que haya lugar y garantizar el cumplimiento de lo programado.


5. El plan Anual de Adquisiciones El Decreto 1510 de 2013, Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública", en su artículo cuarto, establece que las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará al Proceso de Contratación. El Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las Entidades Estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran, de acuerdo a lo establecido en el artículo quinto del decreto 1510 de 2013. La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el SECOP. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, cuando: 1. Haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos. 2.

Para incluir nuevas obras. bienes y/o servicios.

3.

Excluir obras, bienes y/o servicios.

4.

modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Se define el Plan anual de adquisiciones, como un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del decreto 1510 de 2013.4 El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las entidades estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado5 4 Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. Pág. 2 5 Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. Pág. 2

28


El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: 1. Facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios 2. Diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. El Plan de Compras, Plan de Adquisición de Bienes o Servicios o el Plan Anual de Adquisiciones se usa actualmente: • Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para compras y contratación. • Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto. • Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido en el Plan. 3.1. Procedimiento de elaboración 1. Preparación del equipo6 La entidad estatal debe: I. conformar un equipo de apoyo; II. y organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones. III. designar un funcionario encargado del Plan Anual de Adquisiciones; El funcionario encargado de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones es responsable de: • Obtener la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones. • Diligenciar el documento. • Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones. • Publicar el Plan Anual de Adquisiciones. • Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones El Plan Anual de Adquisiciones requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la entidad estatal, por lo cual se recomienda la conformación de un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones. 6 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 4

29


Así mismo, se recomienda la elaboración de un cronograma de actividades que muestre en detalle las etapas de planeación y diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la entidad estatal, especificando las actividades coordinadas por el funcionario encargado y señalando el tiempo requerido para cada una de ellas. 2. Declaración estratégica7 La declaración estratégica sirve para que el potencial proveedor conozca el contexto de la entidad y pueda proponer soluciones a la medida. La declaración estratégica está compuesta por:. a. Nombre de la entidad b. Dirección c. Teléfono. d. Página web e. Perspectiva estratégica (incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual). f. Información de contacto g. Valor total del PAA h. Límite de contratación de menor cuantía i. Límite de contratación de mínima cuantía j. Fecha de última actualización del PAA

3. Detalle de los bienes, obras o servicios8 7 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 4 8 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 6

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La entidad estatal debe separar: 1. los bienes, obras y servicios que ha identificado plenamente; 2. las necesidades que ha identificado pero que desconoce el producto preciso que las satisface, caso en el cual debe incluir la descripción de la necesidad y los posibles códigos de los bienes y servicios que podrían suplir la necesidad El funcionario encargado debe trabajar de cerca con las personas que mejor conocen las necesidades para describir la necesidad y especificar los resultados que busca, y/o para identificar el bien, obra o servicio específico. Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser enumerados utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador. En algunos casos es necesario incluir descripciones adicionales relativas a las características físicas, tales como dimensiones, color, unidad de medida Las siguientes preguntas guían al encargado para que determine si es necesario incluir características adicionales en el Plan Anual de Adquisiciones: • ¿Es la unidad de medida un elemento determinante para que el proveedor pueda planear su • propuesta? • ¿Es la identificación precisa y detallada del bien o producto un elemento esencial para que una • propuesta satisfaga la necesidad de la entidad estatal? • ¿Es la identificación precisa y detallada una característica determinante de la utilidad del bien y de su pertinencia para satisfacer la necesidad de la entidad estatal? • ¿Es la cantidad una característica que puede modificar el tiempo requerido para que el oferente • pueda planear su propuesta? • ¿Es la cantidad una característica que excluye a posibles proveedores de participar en un proceso de selección? 4. Información para los proveedores9 9 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 6

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Es recomendable que ponga a disposición los datos de contacto del funcionario encargado de la adquisición de los bienes, obras y servicios identificados en el Plan Anual de Adquisiciones para que los interesados puedan obtener información adicional. 5. Principales objetivos10 Se recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre los principales objetivos del Plan Anual de Adquisiciones en el documento: “El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas” 6.

Advertencia11 Se recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre la naturaleza del Plan Anual de Adquisiciones en el documento: “El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados”

7. Actualización y publicación12 El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año. Los funcionarios encargados deben hacerse las siguientes preguntas para determinar si es necesario realizar actualizaciones adicionales en el transcurso del año: •

¿La Entidad ha modificado alguno de sus objetivos estratégicos?

10 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 7 11 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 7 12 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 7

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• • • • •

¿La Entidad ha incrementado el número de empleados? ¿La Entidad ha adquirido nuevas funciones? ¿La Entidad planea cambiar la ubicación de su sede? ¿La Entidad requiere de adquisiciones estratégicas no originalmente en el Plan Anual de Adquisiciones?

reflejadas

8. Modelo de Plan Anual de Adquisiciones a) Información General de la Entidad13

Nombre Dirección Teléfono Página web Misión y visión

Perspectiva estratégica

Información de contacto

Valor total del PAA Límite de contratación menor cuantía

Entidad ABC Calle 20 No. 40-60 Bogotá (1) 630 000 www.entidadabc.gov.co La Entidad ABC se dedica a promover y proteger los derechos de los ciudadanos en zonas de frontera. La Entidad ABC será reconocida en 2014 por la comunidad de las poblaciones de frontera como una institución líder en la protección de derechos fundamentales La Entidad ABC tiene 2 programas estratégicos: (i) el programa Derechos Para Todos para la difusión de derechos fundamentales y (ii) el programa Familias de Frontera para la prevención de la violencia intrafamiliar en las zonas de frontera. La entidad cuenta con sedes en Tumaco, Puerto Asís, Leticia, Cúcuta y Riohacha. Todas las compras se centralizan en Bogotá y la logística es asumida por la entidad. La Entidad ABC cuenta con una planta de personal de 55 personas y un presupuesto anual de $3.000.000.000 Juan Pérez Jefe de Adquisiciones Tel: (1) 630 000 ext. 1234 juan.perez@entidadabc.gov.co $1.535.000.000 $165.060.000

13 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 6

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Límite de contratación mínima cuantía Fecha de última actualización del PAA

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$16.506.000 5/01/13


b. Adquisiciones Planeadas14 Código UNSPSC

76111501 90101700

Descripción

Servicio de aseo y cafetería para las sedes de la entidad ubicadas en Tumaco, Puerto Asis y Leticia

Fecha Estimada de inicio de proceso de selección

Abril 2013

Duración estimada del contrato

Modalidad de selección

Fuente de los recursos

9 meses

Licitación

Recursos Corrientes (del tesoro)

4 meses

Concurso de méritos

Recursos corrientes (del Tesoro)

Valor total estimado

$300.000.000

Valor estimado en la vigencia actual

¿Se requieren vigencias futuras?

$300.000.000

Estado de solicitud de vigencias futuras

No

N/A

No

N/A

Datos de contacto del responsable

Diana Rodríguez Analista de adquisiciones 630 0000 ext: 1390 diana.rodriguez@entidadabc.gov. co

………

80101602

Estudio de violencia intrafamiliar en Norte de Santander con análisis basado en estudios de caso y análisis cuantitativo de información recogida en campo

Junio 2013

$300.000.000

$300.000.000

14 Tomado de Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, Pág. 9

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Juan Pérez Jefe de Adquisiciones Tel: 630 0000 ext. 1345 juan.perez@entidadabc.gov.co


c. Necesidades Adicionales Descripción

Posibles códigos UNSPSC

Aumentar la cobertura del Programa Familias de Frontera en Putumayo

80141902 82100000

Datos de contacto del responsable Juan Pérez Jefe de Adquisiciones Tel: 630 0000 ext. 1345 juan.perez@entidadabc.gov.co

De acuerdo a lo consignado, es importante prepararnos para asumir el reto de migrar hacia una nueva presentación del Plan de compras, convirtiéndolo en el Plan anual de adquisiciones. A nivel de la Policía Nacional de Colombia, es importante profundizar en el tema de las vigencias futuras, pues si bien es cierto, estas se utilizan en algunos conceptos de gastos recurrentes, es importante efectuar un estudio más riguroso de los conceptos a fin de extender su cobertura a gastos específicos en los que incurren las unidades policiales y que en este momento no son objeto de trámite.


BIBLIOGRAFIA

Colombia Compra Eficiente, Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, 2013 Colombia Compra Eficiente, Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080, 2013 Decreto 2715 de 2012, Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2013, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. Decreto 1150 de 2013, Por el cual se reglamenta el Sistema de compras y contratación pública. Metodología para Elaboración del Plan de Necesidades y Seguimiento a la Ejecución del Plan de Compras de la Policía Nacional. 2011 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.


Documento No 1 planeación y ejecución de necesidades v 2013