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IVY

SUCCESS STORY Notre client, une société internationale leader dans les services financiers et appelée à conseiller ses clients dans le monde entier 24h/24h, a cherché à mettre en œuvre une solution professionnelle de Marketing Accounting (MA) et de Marketing Controlling (MC) compatible avec les exigences d’avenir en terme de transparence et de «Governance» (SOX).

OBJECTIFS •

VISION INITIALE Sécurisation et amélioration de la qualité dans les segments de la planification, du forcasting et du controlling; assurer la transparence financière et le «Governance» dans le marketing, élargir l’offre des services adaptés aux besoins des entreprises et garantir une optimisation des outils des collaborateurs.

Professionnalisation (orientation client) du controlling et de l’accounting des offres visà-vis des chefs de projet du marketing et vis-à-vis des autres clients (CFO Secteurs et Divisions) Support et coaching par l’utilisation d’instruments financiers destinés aux chefs de projet du marketing et dans le secteur Change

LEADER DANS LES SERVICES FINANCIERS •

TTechnologie h l i ett gestion ti adaptée d té à une sépaé ration claire du MA et du MC

Réduction des doubles traitements (un seul instrument en lieu et place de plusieurs outils marketing et controlling) par une simplification et une optimisation des processus là où cela a été possible

APPROCHE ADOPTÉE Standardisation, étapes définies clairement et suivi de projet par lotissement •

Organisation claire du projet

Appui du Top Management • Structure modulaire la • Organisation • Formation • Technologie


Projet mené par la société partenaire Alabus SA avec la gamme de produit Xpert.Finance et le Business Process Management d’Xpert.Ivy.

BÉNÉFICES MESURÉS

Solution en production après 9 mois

Outils adaptés tant sur le plan technique qu’organisationnel

Réduction des besoins en ressources dans le secteur accounting

Réduction du Cash Out

Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens

Les collaborateurs et les chefs de projet marketing sont satisfaits et utilisent les nouveaux moyens mis à disposition

Définition des rôles pour chacun

Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com

Fonctionnalités de révision disponibles

Infrastructure technique conforme à la stratégie

SOX compliant (Risk-management)

Interfaces définies aussi bien sur le plan technique, sectoriel et organisationnel

Réduction des coûts d’exploitation (travail du dimanche, gains d’indisponibilité)

Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch

Adaptation à un nouveau défi organisationnel

Support optimalisé au travers des ressources dédiées du Project Office

• Alabus SA est une société experte en technologie et métier dans les segments du CRM, de l’ERM et du BusinessIntegration.

SUISSE

FAITS CONSTATÉS AU TERME DU PROJET

Solution aussi simple que souhaitée

TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre

FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


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SUCCESS STORY Les voiries de Munich (SWM) sont les plus grandes voiries indépendantes d’Allemagne fournissant chaque jour environ un million de clients en gaz, eau, électricité et chauffage urbain. La libération du marché de l’électricité a impliqué de profondes mutations dans ce secteur.

SOLUTION DE SERVICE-CENTER ORIENTÉE PROCESSUS Pour s’adapter et relever ces nouveaux défis, Les SWM ont fortement réorientés leur organisation vers la clientèle; la mise en oeuvre d’un Service-Center très efficace a représenté un des facteurs essentiels de succès. Plus de 150 collaborateurs traitent désormais environ 6000 demandes quotidiennes les plus diverses. Grâce à la solution de ServiceCenter se basant sur Xpert.Ivy, il est possible aujourd’hui pour le plus grand fournisseur d’énergie allemand indépendant d’offrir un service de qualité à ses clients.

OBJECTIF Le projet a été conduit par Mineco AG, partenaire du groupe et entreprise de consulting dont le mandat était de remplacer une solution de CRM existante très coûteuse par un concept largement plus efficace et plus flexible. Les objectifs principaux étaient : •

Stabilisation de la clientèle privée par l’augmentation de la satisfaction et/ou l’accroissement de la qualité

VILLE DE MÜNICH LES FOURNISSEURS D’ÉNERGIE •

A éli i de d la l satisfaction i f i des d collall Amélioration borateurs par une meilleure acceptation des outils mis à leur disposition

Diminution des coûts par :

• Une augmentation de la productivité • Une réduction du temps de formation des nouveaux collaborateurs •

Diminution des coûts de maintenance du système.

SOLUTION Grâce à la mise en œuvre d’une solution multimédia très conviviale, les conseillers sont en mesure de fournir des réponses de qualité dans tous les cas et à chaque appel téléphonique. Le cœur de ce système est basé sur le Business Process Management n d’Xpert. Ivy Iv qui intègre un niveau n applicatif orienté o processus et e totalement intégré g à l’environnement fonctionnel existant; les collaborateurs sont ainsi guidés par Xpert.Ivy au travers des flux de gestion les plus diversifiés au sein desquels ils ont accès à toutes les fonctions et informations nécessaires.

En lien avec cette démarche, les membres du Service-Center ne doivent plus être formés sur les différentes applications et nombreux systèmes existants. Les coûts liés à l’introduction de nouveaux collaborateurs ainsi que la qualité de leurs activités ont été largement améliorés. Les processus sont surveillés régulièrement par un management en temps réel et une gestion des situations critiques. Les manques de ressources par exemple, peuvent être identifiées suffisamment à l’avance de même qu’un nombre important d’autres indicateurs de gestion. Toutes ces informations sont par ailleurs historisées et permettent une évaluation et une amélioration constante des processus. Le cas échéant, les flux et méthodes peuvent être corrigés sans nécessité de programmation dans des délais extrêmement courts. Compte tenu du fait que les interfaces utilisateurs sont entièrement basées sur une technologie Web, leur utilisation est rendue indépendante de la localisation de l’environnement technique. Ainsi, durant les heures de pointe,


les appels au Service-Center peuvent être redirigés de façon totalement sécurisée sur les centres de débordement basés hors des murs des services industriels. Le Business Process Management d’Xpert. Ivy s’intègre dans une architecture SAP telle qu’on la rencontre fréquemment dans le contexte des fournisseurs d’énergie. Comme dans tous les projets Xpert.Ivy, l’objectif n’est pas de modifier, ou de remplacer ces environnements, mais plutôt d’exploiter toute la force de cette base fonctionnelle stable et reconnue. Ainsi, il est devenu possible de flexibiliser l’infrastructure IT existante et par là même, de garantir la préservation des investissements. L’échange de données entre les processus et l’environnement existant est réalisé de deux manières distinctes; à savoir : d’un côté, on fait appel aux Business Connector de SAP afin de conserver toute la cohérence et l’intégrité des données, en exploitant tous les contrôles existants; de l’autre, et de manière à garantir d’excellentes performances, on accède en lecture aux bases de données via une interface JDBC.

BILAN Grâce à la mise en œuvre de l’application de Business Process Management avec Xpert.Ivy, les SWM réussissent désormais à gérer leurs clients avec une qualité remarquable et une efficacité largement améliorée. Ces propos peuvent être soutenus grâce aux indicateurs suivants (source : voiries Munich) : •

Réduction des coûts : 40%

Augmentation de la productivité dans le service : 23%

Amélioration de la qualité dans le management des clients : 15%

Réduction des plaintes des clients : 10%

La solution présentée ici correspond à un exemple de réalisation BPM moderne dans une Architecture Orientée Services (SOA), ceci en reliant des systèmes existants dans la logique d’une application totalement intégrée. La solution éblouit par sa modularité, sa flexibilité et des coûts très faibles; à cet égard, elle serait également appropriée pour le fonctionnement de plus petits Service-Center. Le concept peut être transposé dans de nombreux environnements IT.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


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SUCCESS STORY La Fédération des Entreprises Romandes Genève regroupe plus de 23’000 entreprises membres, soit plus de 110’000 salariés répartis dans 80 associations professionnelles et économiques.

E-SALAIRE FER La FER Genève est aujourd’hui la plus importante fédération d’associations professionnelles et économiques du canton de Genève. Elle met à la disposition de ses membres, chefs d’entreprises et indépendants, des institutions d’assurances sociales, une gamme complète de services administratifs ainsi que diverses sources d’informations en matière économique, sociale et juridique. A tout cela s’ajoute désormais une solution de gestion des salaires via Internet : «e-salaireFER».

Le service de gestion des salaires «e-salaireFER» repose sur un concept pour le moins avant-gardiste : offrir la possibilité aux affiliés de ne saisir l’information qu’une seule fois via internet; les données sont traitées de manière centralisée et chacun en retire les bénéfices. Le client exploite une solution de gestion des salaires moderne et constamment actualisée, alors que la FER en extrait les données pour les caisses professionnelles et les assurances sociales, évitant ainsi à l’affilié tous les travaux de déclarations mensuelles et annuelles.

res, telles que le nouveau certificat de salaire ou la procédure électronique unifiée de communication des salaires (PUCS). «e-salaireFER», première pierre d’un édifice global du portail baptisé «net-entreprise», est en production depuis janvier 2005 et compte, moins de six mois plus tard, plusieurs dizaines de PME clientes. Les premiers contacts entre la FER et TI Informatique datent du printemps 2004. Après une phase pilote sur Personal/400 de Soreco (partenaire de TI), et face aux exigences ambitieuses du client, TI Informatique a conduit le projet en apportant toute son expérience et savoir-faire en vue dd’offrir une soluttion capable de FÉDÉRATION DES ENTREPRISES ROMANDES (FER) répondre aux parré tticularités des 23 LES ASSOCIATIONS PROFESSIONNELLES cconventions collecttives et législations Basée sur le logiciel largement répandu Xpert. Xpert cantonales différentes. différentes HRM, la solution profite de toutes les évolutions technologiques et fonctionnelles réguliè-


• Le démarrage d'e-salaireFER au début 2005 était d'une importance capitale, surtout en vue de l'introduction du nouveau certificat de salaire en 2006. Comme la qualité des données n’est nulle part aussi importante que dans le domaine des salaires, nous y avons placé toute notre énergie ! Ceci notamment en prévision de l'élargissement du projet Net-entreprise. Le potentiel d'économies et les gains de qualité ont été déterminants, tant pour nous que pour nos membres. François Antille, Directeur comptabilité et finances

• L'adaptation d'e-salaireFER avec Xpert.Ivy est venue à la rencontre de notre stratégie clairement orientée sur les nouvelles technologies. Xpert.HRM tourne sur un serveur IBM System i et les services Web sous Windows avec IBM Blade technologie.

Jean-Charles Finidori, Directeur IT

Conformément aux prévisions, une interface «e-salaireFER» flambant neuve, basée sur une pure technologie Workflow et Web, a vu le jour début novembre 2004 en phase pilote et dès janvier 2005 en production. Les utilisateurs ont unanimement et immédiatement apprécié «e-salaireFER» comme étant très conviviale, pratique, efficace et sécurisée. Les économies réalisées sont évidentes; les documents tels que fiches de salaire, journaux, etc, sont disponibles en ligne et historisés comme toutes les données de paie mensuelles; les flux de traitements sont accélérés et tout le travail fastidieux de déclarations est supprimé. L’application est quant à elle constamment mise à jour par les soins de la FER et les affiliés n’ont plus à se soucier des évolutions législatives et/ou conventionnelles.

L’application «Xpert.Ivy», utilisée dans ce cas comme plate-forme de développement, a permis la réalisation de l’interface Web en moins de quatre mois. La Fédération des Entreprises Romandes envisage désormais l’extension de l’offre aux différentes corporations et autres cantons romands. Quant au périmètre de l’application, il est déjà prévu de l’étendre à de nouvelles fonctionnalités.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


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SUCCESS STORY Avec plus de 10’000 collaborateurs, l’EPFZ est non seulement l’une des plus importante institution dans les domaines de la formation et de la recherche, mais également un important employeur. Elle est en outre confrontée à une complexité élevée due à la gestion d’environ 450 instituts autonomes ainsi qu’à une pression constante sur les coûts.

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Dès 2004, l’EPFZ a identifié le potentiel du Business Process Management (BPM) et a retenu la solution Xpert.Ivy pour mettre en oeuvre ses projets visant une meilleure rentabilité. Après une première étape réussie, le périmètre a été étendu à trois projets alors que d’autres sont déjà en préparation.

OBJECTIFS Les objectifs déterminants pour l’intégration du BPM ont été la mise en oeuvre d’une automatisation de la gestion synonyme d’efficaci-

té dans l’accès aux données, et ceci, dans une logique dite processus. Les critères de succès ont été les suivants : •

Augmentation de la qualité par une gestion électronique

Preuve de rentabilité par l’intégration de processus dans un environnement hétérogène

Gestion du changement pour l’acceptation des procédures portées sur le système d’information

L’ÉCOLE POLYTECHNIQUE DE ZÜRICH LES INSTITUTIONS DE FORMATION ET •

Garanties de maintenance sur le long terme

Réduction des interfaces applicatives à hauteur de 50%

SOLUTION Le résultat avec Xpert.Ivy s’est totalement intégré dans l’environnement Intra/Internet existant de l’EPFZ. Les processus communiquent en outre de manière totalement transparente avec les modules SAP R/3 ainsi qu’avec le système Open Source ZOPE/Silva. La solution apporte désormais une simplification dans le déroulement des activités, tout en conservant une importante flexibilité. L’objectif principal de l’EPFZ n’était pas de chercher simplement à transposer des processus sur le système d’information mais d’apporter une réelle valeur ajoutée aux collaborateurs, là où un la - EPFZ aaccroissement tangibble de la qualité et de RECHERCHE l’l’efficience pouvait être mesuré. m Cette approche pragmatique a contribué de façon décisive à la réussite du projet.


DÉROULEMENT MAÎTRISÉ DU PROCESSUS DES SALAIRES Le département du personnel de l’EPFZ de Zürich est le bureau de coordination central pour toutes les questions d’importance techniques et personnelles. Parmi ses tâches les plus importantes, il doit assurer de manière ciblée la promotion de la productivité de ses quelques 8’000 collaboratrices et collaborateurs. Pour atteindre ce but, le département RH travaille avec de multiples outils modernes, comme par exemple la création ininterrompue de conditions d’embauche et de travail spécifiques aux hautes écoles. Pour aller encore plus loin dans l’optimisation de ce domaine, un nouveau système de salaire a été introduit en 2006, avec une composante variable liée à la performance. Pour le développement efficient de l’appréciation de la performance en amont et le calcul du salaire en découlant, la société Synus Informatik AG a été mandatée pour développer une application orientée processus sur la plateforme de Business Process Management Xpert.Ivy.

La direction de l’EPFZ privilégie la culture de la responsabilité et le Management by Objectives. Cela signifie que non seulement les collaborateurs doivent être motivés et atteindre les objectifs mais aussi qu’il faut évaluer les prestations de travail des collaborateurs en tenant compte de leurs compétences et de la structure d’organisation fortement segmentée (450 instituts autonomes). Le nouveau système de salaire va également dans le sens de cette philosophie. Afin de pouvoir mettre en place cette adaptation de salaire pour environ 3’000 collaborateurs, il fallait venir à bout de quelques défis. D’une part, un déroulement organisationnel devait être défini pour permettre aux supérieurs d’évaluer efficacement leurs collaborateurs. L’EPFZ est une organisation de plusieurs unités et bâtiments, ce qui a comme conséquence qu’il était techniquement impossible d’évaluer la prestation via un chemin «papier» car les responsables auraient dû investir trop de temps pour aller chercher les documents dans les différents départements et les renvoyer.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


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DÉROULEMENT MAÎTRISÉ DU PROCESSUS DES SALAIRES (SUITE)

AVEC XPERT.IVY LES PROCESSUS COMPLEXES SE SIMPLIFIENT

Une autre condition pour le succès du projet était de couvrir la complexité du calcul de la part de salaire variable de manière correcte. Lors de la planification annuelle, les budgets de personnel sont fixés à l’avance par département. C’est la raison pour laquelle lors du calcul des adaptations salariales individuelles, un contrôle immédiat « budgets par département / limites salariales définies » doit être effectué afin de s’assurer que la limite n’est pas dépassée.

Le coup d’envoi du développement de l’application Web orientée processus a eu lieu en mai 2006. Sur la base du processus de salaire préalablement détaillé, les rôles de tous les collaborateurs concernés ont été établis. Le supérieur hiérarchique tient le rôle principal. Il effectue les évaluations des responsables des processus de salaire des différents départements, coordonne l’ensemble du processus, supervise avec le chef du personnel qui procède au contrôle final et à la libération des adaptations salariales.

Pour la réalisation de ce projet exigeant, l’équipe de projet a porté son choix sur la plateforme de BPM Xpert.Ivy car l’EPFZ a déjà par le passé réalisé avec succès des processus internes. Il n’était pas possible de construire le processus souhaité avec le système d’ERP existant.

Cette tâche était particulièrement significative pour la création d’une application Web dont l’utilisation soit aussi simple que possible tout en offrant un maximum de fonctionnalités. Il était également important que la formation à l’utilisation du nouveau système puisse se faire de manière quasiment autodidacte et intuitive, ceci pour des raisons de temps. En outre, le système n’est utilisé qu’une fois par an et les instructions tombent vite dans l’oubli.

Après des scénarii de tests étendus et la mise en œuvre correspondante, le solution est utilisée aujourd’hui de la manière suivante : au début du processus salarial, le « super user » du département du personnel lance le processus dans lequel toutes les données nécessaires du système SAP R/3 sont lues et importées dans Xpert.Ivy. Ensuite, les données de base des collaborateurs sont recensées, ainsi que les budgets salariaux par département, le volume de salaire actuel ainsi qu’une matrice de pilotage pour répartir les ressources.


AVEC XPERT.IVY LES PROCESSUS COMPLEXES SE SIMPLIFIENT (SUITE) Dans l’étape suivante, chaque responsable reçoit une information pour effectuer son évaluation. Pour exécuter celle-ci, il se connecte dans l’application Web, clique sur la liste des collaborateurs de son processus de salaire et choisit dans un menu pulldown les appréciations souhaitées. Dès que tous les cadres ont saisi dans le système leurs évaluations, le responsable du processus des salaires du département peut lancer le calcul de l’adaptation salariale. Dans le cas où des évaluations de collaborateurs sont manquantes, le responsable reçoit une notification. Pour compléter les données manquantes, il les saisit directement ou le système peut transmettre automatiquement la tâche à un remplaçant désigné. Lorsque tous les calculs sont disponibles, ils passent ensuite au contrôle pour définir s’ils dépassent le budget du département ou une éventuelle limite de salaire. Si c’est le cas, le responsable effectue les changements nécessaires et redémarre le calcul.

Finalement, tous les salaires liés à la performance sont transmis au chef du personnel du département pour contrôle et libération et transférés dans SAP/R3.

ELARGISSEMENTS POUR LE PROCESSUS SALARIAL 2007 Depuis le début de la mise en production de l’application avec Xpert.Ivy, 350 collaborateurs de l’EPFZ travaillent avec le système. Avec la nouvelle solution, le département du personnel de l’EPFZ était en mesure d’estimer complètement le calcul des performances pour 3’000 collaborateurs en seulement 6 semaines.

BILAN Les applications Xpert.Ivy mises en oeuvre à l’EPFZ sont une référence quant au potentiel du Business Process Management. Malgré un environnement très complexe et des budgets modestes, le résultat est remarquable et en tous points conforme aux objectifs recherchés.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


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SUCCESS STORY Consilium IT, distributeur de TI Informatique pour le progiciel Xpert.Ivy, est une société spécialisée dans les technologies de l’information. Elle se concentre essentiellement sur le marché romand de l’industrie et de la distribution. Afin de faire face aux nouveaux défis de leurs clients, elle a choisi d’être innovante et performante avec l’outil de Business Process Management, Xpert.Ivy. Consilium IT est également très active dans le monde de l’ERP, qui vous verrez, peut être lié de très près au monde du BPM.

PROBLÉMATIQUE

PWP SA

Cette optimisation a été obtenue grâce à la

La société PWP SA à Payerne, est active dans le domaine de la fabrication et de la vente de pièces pour véhicules utilitaires. PWP SA produit plus de 3’000 articles utilisés dans l’assemblage de camions (portes, coffres…) essentiellement en aluminium, qu’elle exporte dans toute l’Europe et au-delà.

Suite aux hausses de prix continues de l’aluminium, il était clair qu’il fallait mieux gérer cette matière première devenue de plus en plus précieuse. Cette nouvelle gestion devait permettre de garantir des prix de vente toujours plus compétitifs en maintenant une très haute qualité de fabrication. Il fallait donc optimiser l’utilisation de ces grandes barres de profilés d’aluminium lors de la fabrication.

SOLUTION

PWP SA PRÉSENTÉE PAR CONSILIUM IT L’INDUSTRIE mise en place de deux traitements. traitements Le premier consiste en un ajustement automatique des stocks entre les différents articles de matières premières ainsi que les chutes résultant de la coupe de cette matière première. Le second implique directement la mise en place de processus avec Xpert.Ivy.


En interconnectant Xpert.Ivy avec l’ERP installé sur le site, Consilium IT a pu mettre en place une interface web, très simple, permettant aux personnes de la production de sortir du stock «informatique» les articles dont ils ont besoin. De plus, grâce au BPM Xpert.Ivy, le flux de l’information a été propagé aux différents départements. La vente se trouve ainsi informée et peut créer les documents nécessaires à l’expédition. Consilium IT Conseils en Technologies de l’information Chemin des Bossons 3 Bis 1018 lausanne Tel 021 643 90 80 Fax 021 646 90 60 Info@consilium-it.ch

GAINS Très rapidement, les contrôles et les ajustements se sont très fortement renforcés. Il a été également constaté que les personnes du stock impliquées dans ces processus passaient dorénavant l’essentiel de leur temps à l’atelier de production, plus qu’à des tâches administratives. Pour PWP SA, le gain est indéniable et n’a nécessité aucune nouvelle infrastructure informatique.

SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Rue du Simplon 5 CH-1020 Renens Tél : +41 27 452 20 20 www.ti-informatique.com Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel. +41 44 806 25 25 www.soreco.ch FRANCE Azur Technology Allée du Moulin Berger 3 F-69130 Ecully Tél : +33 4 72 52 30 00 www.azurtechnology.com


Catalogue des success stories Xpert.Ivy