Page 34

L E A G U E O F   S O U T H E A S T E R N   C R E D I T   U N I O N S ,   I N C .

TRAVEL EXPENSE POLICY TRAVEL EXPENSE POLICIES For Board and Committee Members of the League of Southeastern Credit Unions, Inc.


TIME LIMITS ­ Those attending board or committee meetings may be paid allowable expenses only for the 24  hours prior to the first meeting and 24 hours succeeding the close of the last meeting at which their attendance   is required.


ALLOWABLE EXPENSES ­ The following expenses are allowable by the League: A. Transportation:  Travel to the meeting from the permanent residence of the traveler and return should be by  the shortest route possible.   The following expenses will be approved:   (1) the actual commercial  fare  indicated on receipt vouchers; or (2) the mileage allowance as specified for individuals.  (NOTE:  Approval  for travel by means or routes, other than those stated above, must be obtained in advance from the League  treasurer or president.) B. Taxi:  Reasonable taxi fares necessary and incidental to the official business for which travel is authorized   are allowable. C. Parking:  When privately owned car is used, reasonable parking fees are allowable. D. Lodging:   Actual cost of room rate for hotel or motel accommodations as arranged for the meeting are  allowable. E. Meals:   Reasonable cost of meals, including necessary tips, are reimbursed when incurred during travel  time and while in attendance at the meeting.  Meals paid for other qualified persons must be explained. F. Tips & Other Expenses:   Reasonable tips, such as for hotel bellboys, car and/or baggage attendants, are  considered   allowable.     Other   necessary   expenses   incurred   by   those   traveling   for   the   League   must   be  described in writing and receive appropriate approval.  (These would include long distance telephone calls,  postage and any others not specifically provided for in these policies.)


UNALLOWABLE EXPENSES  ­ The following expenses are not allowable by the League:   (1) expenses of  anyone other than the person specifically authorized to travel on official business; (2) any expense incurred   without reasonable effort to transact the business in the most economical manner consistent with reasonable  convenience and comfort to the traveler; and (3) committee meeting rooms, other than those arranged for or  approved   by   the   League.     Reimbursement   for   First   Class   travel   is   prohibited   unless   pre­approved   by   the  Treasurer.


SUBMISSION OF EXPENSE VOUCHERS ­ All vouchers should be submitted to the League office as soon as  possible, but no later than 60 days after the meeting.   Vouchers will be processed immediately; and if no   unauthorized expenses are evident, reimbursement checks will be made by return mail.


APPROVAL OF   EXPENSE   VOUCHERS  ­   All   expense   vouchers   must   be   approved   by   the   treasurer   or  president.   Any questionable items on which there is disagreement will be referred to the Treasurer for his   decision.  The decision of the Treasurer will be final. NOTE:  The League requires each traveler to keep accurate records and obtain receipts or explanations, thereof,   to   justify   all   reimbursable   expenses.     We   believe   the   above   policies   are   for   your   benefit   under   the  circumstances. 34