Issuu on Google+

1

1

FAM @work FAM Informatie beheren

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld.

Informatie beheren

Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

Editie

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

FAM @work Leerwerkboek

9781111270254

1

1


1

1

COLOFON ThiemeMeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze leermiddelen: www.thiememeulenhoff.nl of via onze klantenservice (088) 800 20 16 ISBN 9781111270254 Eerste druk, eerste oplage, 2013 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2013. Exemplaar voor verhuur. De eigendom blijft altijd bij de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave te gebruiken zonder huurovereenkomst met de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave onder te verhuren, te verkopen of anderszins ter beschikking van derden te stellen. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet jo het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl., dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

1

1


2

2

2

2


3

3

Inhoudsopgave ................................................ 1

2

3

4

Kwantiteitenadministratie 1.1 Inleiding 1.2 Waarom moet ik mijn uren registreren? 1.3 Hoe kan ik mijn gewerkte uren bijhouden? 1.4 Waar moet ik bij kwantiteitenadministratie nog meer aan denken? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

4 5 6 14 16 17 32

Aangifte omzetbelasting 2.1 Inleiding 2.2 Wie is belastingplichtig? 2.3 Welke tarieven voor de omzetbelasting zijn er? 2.4 Hoe bereken ik omzetbelasting en hoe vul ik de aangifte in? 2.5 Met welke aangepaste regelgeving inzake de omzetbelasting heb ik als kleine ondernemer te maken? 2.6 Wat moet ik nog meer weten over omzetbelasting en natuurlijke personen? Begrippenlijst Aan het werk Bijlagen Evaluatie Nettowerkkapitaal 3.1 Inleiding 3.2 Hoe stem ik de vlottende activa en de kortlopende schulden op elkaar af? 3.3 Hoe bereken ik de activiteitskengetallen van de voorraad? 3.4 Hoe bereken ik de activiteitskengetallen van de debiteuren? 3.5 Hoe bereken ik de activiteitskengetallen van de crediteuren? 3.6 Hoe bepaal ik het nettowerkkapitaal, de current ratio en de quick ratio? 3.7 Hoe bepaal ik de liquiditeitskengetallen? 3.8 Hoe stel ik een liquiditeitsbegroting op? 3.9 Hoe bepaal ik de operationele cashflow? 3.10 Hoe kan ik de vermogensbehoefte beperken? 3.11 Hoe kan ik het vermogen optimaal gebruiken? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie Permanence 4.1 Inleiding 4.2 Hoe maak ik onderscheid tussen kosten en uitgaven en tussen opbrengsten en ontvangsten? 4.3 Hoe pas ik de permanence toe? 4.4 Welke boekingsdocumenten gebruik ik bij het toepassen van de permanence? 4.5 Hoe verwerk ik nog te betalen bedragen in de financiële administratie? 4.6 Hoe verwerk ik vooruitbetaalde bedragen in de financiële administratie? 4.7 Hoe verwerk ik vooruitontvangen bedragen in de financiële administratie?

© ThiemeMeulenhoff

3

34 35 39 42 50 51 55 57 73 88 90 91 94 96 98 100 103 106 109 110 113 117 119 136 140 141 142 145 146 150 153

1

3


4

4

5

6

7

4.8 Hoe verwerk ik nog te ontvangen bedragen in de financiële administratie? 4.9 Hoe deel ik transitorische posten in? 4.10 Hoe verwerk ik tussentijdse aflossingen op leningen in de financiële administratie? 4.11 Hoe gebruik ik het spreidingsregister voor verzekeringskosten? 4.12 Hoe verwerk ik de loonbetaling in de financiële administratie? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

157 160 161 164 167 172 173 189

Administratie van duurzame productiemiddelen 5.1 Inleiding 5.2 Hoe boek ik de aankoop van duurzame productiemiddelen? 5.3 Hoe boek ik afschrijvingen op duurzame productiemiddelen? 5.4 Hoe boek ik de buitengebruikstelling en de verkoop van duurzame productiemiddelen? 5.5 Hoe presenteer ik duurzame productiemiddelen op een bedrijfseconomische balans? 5.6 Wat versta ik onder leasing? 5.7 Welke boekingen maak ik bij operational lease? 5.8 Welke boekingen maak ik bij financial lease? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

194 195 199 207 211 213 215 217 222 223 242

Administratie van voorzieningen 6.1 Inleiding 6.2 Wat versta ik onder een voorziening? 6.3 Hoe administreer ik voorzieningen voor onderhoud? 6.4 Hoe administreer ik garantievoorzieningen? 6.5 Hoe administreer ik voorzieningen voor oninbare vorderingen? 6.6 Hoe administreer ik een voorziening voor incourante voorraden? 6.7 Hoe verwerk ik voorzieningen in een bedrijfseconomische balans? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

244 245 246 249 251 257 258 261 262 303

Project: Archiveringssystemen Aan het werk

306

Trefwoordenregister

2

4

© ThiemeMeulenhoff

4


5

5

1

5

Kwantiteitenadministratie

5


6

6

Theorie ................................................ 1.1

INLEIDING Het management moet weten wat er gebeurt binnen het bedrijf. Het management wil weten: – hoe lang het personeel werkt aan een bepaalde klus; – welke producten het personeel gebruikt; – of het personeel niet onnodig materialen weggooit; – of het personeel de machines wel efficiënt gebruikt; – hoeveel tijd het personeel niet productief is. Het bijhouden van deze gegevens noem je de kwantiteitenadministratie. Het is voor het management van belang dat er veel gegevens beschikbaar zijn, zodat het management de kosten kan bewaken, de efficiëntie van het bedrijf in de gaten kan houden en controle kan houden op de processen in de onderneming. Een kwantiteitenadministratie kan, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, zeer ingewikkeld worden. In deze leereenheid komt eerst de urenverantwoording aan de orde die werknemers moeten bijhouden. Daarna komen in Aan het werk ook een aantal andere aspecten van de kwantiteitenregistratie aan de orde.

4

6

© ThiemeMeulenhoff

6


7

7

1.2

WAAROM MOET IK MIJN UREN REGISTREREN? De drie belangrijkste redenen om uren te registreren, zijn: – kostenberekening en -bewaking; – efficiencybewaking; – controle van het personeel. KOSTENBEREKENING EN -BEWAKING Een kwantiteitenadministratie bijhouden is een manier om de kosten van werkzaamheden en projecten te bewaken of om de kosten van een product te berekenen. Het gaat om meer dan alleen de arbeidsuren die besteed worden. Behalve arbeid moeten ook alle materialen die een organisatie gebruikt en de energierekening aan een project of een product worden toegerekend! Kortom, het bijhouden van een goede kwantiteitenadministratie kan voor een bedrijf letterlijk van levensbelang zijn. Een ondernemer verdient de kosten van zijn werknemers terug door de arbeidskosten door te berekenen in geleverde producten of diensten. Vaak gebeurt dit met een uurtarief. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een garage of een loodgieter die een lekkage komt verhelpen. Dat lijkt simpel, maar in de praktijk ligt dat niet zo eenvoudig. Wat doe je met de reistijd, de vakantiedagen, de dagen dat een werknemer ziek is, enzovoort? Daarnaast zijn er de zogenaamde leegloopuren: de uren die verloren gaan omdat de drukte niet gelijk over de dag is verdeeld. Er wordt tijd gebruikt voor werkoverleg, maar ook voor koffiedrinken, een sigaret roken, bijkletsen en naar de wc gaan. Ook in die uren kost de werknemer geld. Deze uren moeten daarom ook terugverdiend worden. Behalve de uren die worden besteed aan de ’klus’, moeten er dus allerlei toeslagen en opslagen worden berekend. Uiteindelijk levert dat een uurtarief op dat aan de klant wordt doorberekend. In andere gevallen wordt aan de klant geen uurtarief berekend, maar wordt er vooraf een bepaald bedrag afgesproken. Een schilder neemt bijvoorbeeld een klus aan om een huis te schilderen en spreekt een prijs af van € 1.500. Achteraf wil hij dan natuurlijk wel weten of hij nog iets heeft verdiend aan de geleverde dienst. Voor het bepalen van zo’n bedrag is een goede berekening van de kostprijs van het grootste belang.

© ThiemeMeulenhoff

7

5

7


8

8

EFFICIENCYBEWAKING Sommige organisaties werken niet met dag- of uurtarieven, bijvoorbeeld non-profitorganisaties en de overheid. Ook in deze organisaties zal een urenverantwoording nodig zijn. De werknemers in zo’n organisatie krijgen voor het uitvoeren van hun taak een bepaald aantal uren ter beschikking. De vraag is of die uren voldoende zijn om de taak uit te voeren. Zitten de werknemers een deel van de dag met hun duimen te draaien? Of komen ze eigenlijk tijd te kort? Een goede urenregistratie stelt een organisatie in staat de werkzaamheden te analyseren en de efficiency te bewaken. CONTROLE VAN HET PERSONEEL In iedere organisatie zijn er mensen die de kantjes ervan aflopen en mensen die harder dan gemiddeld werken. Door een goede registratie van de gewerkte uren kun je bekijken hoeveel iedereen uitvoert. Dat kan betekenen dat mensen die te weinig doen, hun proeftijd niet doorkomen en dat degenen die zeer efficiënt werken, sneller promotie maken of in aanmerking komen voor een hoger salaris. Het registreren van werkuren is dus een goed instrument om het personeel te beoordelen. 1

Controlevragen Wat zijn de drie belangrijkste redenen om een kwantiteitenregistratie bij te houden?

2

Wat zijn leegloopuren?

3

Welke rol speelt de urenregistratie bij een functioneringsgesprek?

KORTOM

1.3

Urenregistratie De belangrijkste argumenten om een urenregistratie bij te houden zijn: – kostenberekening en -bewaking; – bewaking van de efficiency; – controle van het personeel.

HOE KAN IK MIJN GEWERKTE UREN BIJHOUDEN? Vroeger werden er nauwelijks uren bijgehouden door werknemers. Bij het binnenkomen meldde je je en als je weer wegging, meldde je je af. Dat gebeurde vaak met een prikklok. Zo’n prikklok registreerde via een ponskaart hoe lang een werknemer in het bedrijf aanwezig was. Hoe lang een werknemer aan een bepaalde taak werkte, werd niet geregistreerd.

Sommige van de huidige softwareprogramma’s doen nog denken aan de oude prikklok.

6

8

© ThiemeMeulenhoff

8


9

9

Later begon men de urenregistratie te verfijnen. Vaak gebeurde dat in de vorm van zogenaamde tijdmanagementlogboeken. Dat waren schriften of ordners met daarin een overzicht van de activiteiten van de werknemer per tijdseenheid, bijvoorbeeld per 15 minuten.

Š ThiemeMeulenho

9

7

9


10

10

Soms vul je de werkzaamheden per taak in. Als een opdrachtgever bijvoorbeeld een bureau inhuurt voor een klus, wil hij ook kunnen controleren of hij niet te veel betaalt. Hierna volgt een voorbeeld van een urenverantwoording waarbij zowel de opdrachtgever als degene die het werk doet, zijn handtekening moet zetten. Dit soort verantwoording komt voor wanneer een bedrijf een extern adviesbureau inhuurt.

8

10

Š ThiemeMeulenho

10


11

11

De laatste tijd komen er steeds meer softwareprogramma’s op de markt voor het registreren van uren. Soms maken organisaties hun eigen spreadsheet. Een voorbeeld van een zelfgemaakt urenregistratieformulier voor docenten van een school zie je hierna.

© ThiemeMeulenhoff

11

9

11


12

12

In een spreadsheet is het mogelijk om automatisch het totaal te berekenen. Eens per maand moet het formulier via de e-mail verstuurd worden naar de administratie. Bij dit formulier wordt uitgegaan van het standaard aantal uren dat de docent werkt. Zodra hij of zij afwijkt van het standaard aantal uren, moet hij/zij dat aangeven. Vaak is het moeilijk na te gaan hoe een organisatie standaardwerktijden vaststelt. Soms is dat een kwestie van het beschikbare budget. Het werken met budgetten komt voor in de zorg en in het onderwijs. Voor de behandeling van patiënten wordt een bepaalde tijd vastgesteld. In bedrijven werd vroeger met een stopwatch vastgesteld hoe lang iedere handeling duurde, wat overigens bij veel McDonald’s-filialen nu ook nog gebeurt. Er wordt bekeken hoe lang een werknemer met een klant bezig is. Met deze informatie kan een norm bepaald worden voor de tijd, die aan een product of dienst mag worden besteed. Tegenwoordig worden standaardwerktijden meestal geschat en vastgesteld op grond van ervaring. Een autofabriek geeft zo het aantal uren aan dat staat voor het vervangen van bepaalde onderdelen. Een garage zal ook weten hoe lang in het algemeen een apk-keuring duurt. Dan weten ze dus ook hoeveel uur (of minuten) ze daar standaard voor moeten rekenen. Zodoende kan het personeel de klant vooraf op de hoogte brengen van de kosten die het uitvoeren van deze dienst met zich meebrengt. De standaardwerktijden bepaal je met een andere spreadsheet.

10

12

© ThiemeMeulenhoff

12


13

13

Iedere docent kan, door de werktijdfactor in te vullen, bekijken hoeveel tijd hij per week aan schoolwerk moet besteden. De afwijking ten opzichte van wat hij aan uren moet besteden, kan hij dan berekenen. Je kunt je natuurlijk afvragen hoe serieus iemand die structureel minder tijd besteedt aan zijn werk, zo’n werkregistratie bijhoudt. En dan nog een probleem: zoals je ziet, kan het invullen van zo’n formulier nogal lastig zijn. Zeker in het geval van docenten. Stel je voor: je vraagt iets aan je docent in de pauze. Is dat werk voor hem? Moet hij dat op dit formulier aangeven?

TIP Informeer eens of jouw docent zijn werkzaamheden moet registreren en hoe dat dan in zijn werk gaat. Informeer maar eens naar de jaartaak die hij moet invullen. Zoals je gelezen hebt is het, behalve de uren, ook belangrijk om de materialen die gebruikt worden te registreren. Dat kan bijvoorbeeld met een werkbriefje. Een voorbeeld van een werkbriefje van een garage zie je hierna.

© ThiemeMeulenhoff

13

11

13


14

14

Afhankelijk van het doel van de registratie, kan de organisatie inzicht willen hebben in allerlei zaken. Er zijn softwarepakketten op de markt die je voor allerlei doeleinden kunt gebruiken. Een voorbeeld van een softwarepakket met zeer veel mogelijkheden zie je op de website van het programma BigBen, een van de vele programma’s voor het registreren van uren. In zulke programma’s kunnen de medewerkers hun aanwezigheid, hun vakantiedagen, hun werktijden, hun activiteiten, enzovoort noteren. Ook kunnen ze declaraties doorgeven, aangeven welke materialen ze gebruikt hebben, of ze gereisd hebben, hoeveel dat gekost heeft en waar ze naartoe zijn geweest. Meestal wordt zo’n lijst per dag of per week ingevuld en daarna voorgelegd aan de chef van de afdeling of aan de verantwoordelijke administrateur. Die kijkt dan of alles klopt en of er niet te veel of te weinig is gedaan. Vervolgens keurt hij het goed.

12

14

© ThiemeMeulenhoff

14


15

15

TIP Bekijk de introductie van BIGBEN; http://www.rem.nl/bigben/screenshot.html

TIP Wil je andere programma’s bekijken, zoek dan in Google op "urenregistratie". Je vindt er vele duizenden voorbeelden.

Het bijhouden van uren is voor de meeste mensen een vervelende klus. Het kost hen veel tijd en het levert niets op. De urenverantwoording wordt daarom vaak uitgesteld. Na een tijdje weet je vaak niet meer wat je precies op een bepaalde dag hebt gedaan. Als je te weinig uren invult, heb je een probleem bij je volgende functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek is immers een gesprek over de werkzaamheden die je uitvoert. Maar het vervelende is, dat de leuke activiteiten, de dingen die de klant echt waardeert of die je werk leuk maken (een goed gesprek, sociale contacten, enzovoort) en die je dus liever doet, niet in je taakomschrijving staan. Het is dus vaak moeilijk datgene wat je gedaan hebt te verantwoorden. Bovendien wordt het bijhouden van uren door veel mensen gezien als een middel waarmee de chef de medewerkers controleert. Dat het nodig is om de kosten te bewaken, zien mensen vaak niet. Sommige medewerkers ervaren het tijdschrijven dus als ’zinloos’ en hebben een zekere achterdocht naar leidinggevenden toe.

4

Controlevragen Hoe worden tegenwoordig meestal de uren van een werknemer geregistreerd?

5

Wat is een prikklok?

6

Wat kan er behalve de gewerkte uren nog meer in een kwantiteitenregistratie staan?

7

Wat is een werkbriefje?

8

Wat zijn standaardwerktijden?

9

Wie moet de urenregistratie goedkeuren?

© ThiemeMeulenhoff

15

13

15


16

16

KORTOM

1.4

Uren registreren – In het verleden werden gewerkte uren met de prikklok bijgehouden. – Later kwamen er lijsten voor urenverantwoording. – Tegenwoordig gebeurt dat (vrijwel altijd) digitaal.

WAAR MOET IK BIJ KWANTITEITENADMINISTRATIE NOG MEER AAN DENKEN? Kwantiteitenadministratie omvat veel meer dan urenadministratie alleen. Je kunt het ook gebruiken: – bij het werken met projecten; – voor het verdelen van de kosten per prestatie; – voor het doorberekenen van indirecte kosten; – voor het bepalen van een maximale inspanning per prestatie. Veel bedrijven werken met projecten. Vooraf doet het bedrijf dan een offerte voor het totale project. Dit gebeurt bijna altijd in de bouw. Een aannemingsbedrijf spreekt bijvoorbeeld met de opdrachtgever af dat de bouw van een huis, inclusief keuken, badkamer en schilderwerk (de details staan in het zogenaamde bestek) € 475.000 is. Een andere aannemer heeft een offerte uitgebracht van € 525.000. Zou hij misschien met zijn prijs kunnen zakken om de order alsnog in de wacht te kunnen slepen? Waar komt het prijsverschil vandaan? Werkt de een efficiënter dan de ander of maakt hij meer winst? Meestal weet de ondernemer dat alleen zelf. Het is wel van belang dat er een goede financiële administratie en kwantiteitenadministratie wordt bijgehouden, want anders zou hij wel eens voor verrassingen kunnen komen te staan.

In bedrijven vinden meerdere activiteiten tegelijkertijd plaats. Een goede (kwantiteiten)administratie is van belang om te weten welke kosten je aan welke klant in rekening moet brengen. Als de bestelwagen naar twee klanten gaat om iets af te leveren, betalen ze dan allebei de helft van de kosten van de rit? Of betaalt de ene klant meer dan de andere? En waarom dan? Er wordt onderscheid gemaakt in directe en indirecte kosten. Voor de verdeling van de indirecte kosten over bepaalde projecten worden verdelingssleutels vastgesteld. Zo zou je de kosten van het

14

16

© ThiemeMeulenhoff

16


17

17

onderhoud van de machines kunnen verdelen op grond van de machine-uren die nodig waren voor een product. Maar dat kan alleen als je de gegevens juist hebt geadministreerd! Zorginstellingen krijgen per cliënt een bepaald bedrag. Dat gebeurt bijvoorbeeld in de bejaardenzorg. Willen de instellingen een goede zorg bieden, dan mogen ze niet te veel doen bij de ene patiënt, want dan komen ze niet aan de andere toe. Dat heeft tot gevolg dat ze goed moeten kijken naar de manier waarop ze de tijd (en dus het geld!) over de verschillende activiteiten verdelen. Conclusie: Als administrateur hoef je voor jezelf meestal niet veel meer bij te houden dan je uren. Maar in andere branches moeten werknemers over veel meer activiteiten verantwoording afleggen. Iemand in de buitendienst zal de gereden kilometers moeten verantwoorden. In een schildersbedrijf zal de schilder behalve de gewerkte uren ook de gebruikte verf moeten verantwoorden. En dan de kostenberekening: moet je het materiaal in rekening brengen? Valt het misschien onder de garantie? Of was er een prijs afgesproken voor het totale product of zelfs voor een totaal project en is de berekening alleen voor intern gebruik? Wat ook de antwoorden op de bovenstaande vragen zijn, eigenlijk kan een administratie nooit gedetailleerd genoeg zijn! Als de administratie echter (te) gedetailleerd wordt bijgehouden, brengt dat ook weer kosten met zich mee. Daardoor komt de efficiency van het bedrijf in gevaar!

10

Controlevragen Noem, behalve de gewerkte uren, nog vier andere activiteiten die je in de kwantiteitenadministratie kunt opnemen.

11

Wat is het nadeel van een heel gedetailleerde kwantiteitenadministratie?

12

Waarom is het belangrijk dat je bij de offerte voor een project een goede inschatting maakt van de kosten van het project? Geef twee redenen.

13

Bedenk drie dingen die een chauffeur van de Wegenwacht in elk geval zal moeten administreren.

KORTOM

Kwantiteitenadministratie Behalve urenverantwoording is ook een registratie van andere activiteiten binnen het bedrijf van belang. – Het gaat dan onder andere om: • materiaalgebruik in projecten; • het verdelen van de kosten per prestatie; • het doorberekenen van indirecte kosten; • het bijhouden van maximale inspanningsverplichtingen (bijvoorbeeld in de zorgsector). – Registratie is van belang om de efficiency van het proces in de gaten te kunnen houden.

© ThiemeMeulenhoff

17

15

17


18

18

Begrippenlijst ................................................ kwantiteitenadministratie Het bijhouden van gegevens over gewerkte uren en gebruikte materialen voor de kostenbewaking van een bepaald proces of een bepaald product. uurtarief Het bedrag dat per tijdseenheid in rekening wordt gebracht voor een geleverde dienst. leegloopuren Momenten waarop er geen werk wordt uitgevoerd dat in rekening gebracht kan worden bij klanten. ponskaart Kaart waarop vroeger via een code van gaatjes gegevens in computers werden ingevoerd. tijdmanagementlogboeken Schriften of ordners waarin je de activiteiten en werktijd van werknemers opschrijft. werktijdfactor Getal dat aangeeft hoe groot de arbeidstaak van een werknemer is. Voor iemand die fulltime werkt is de werktijdfactor 1 (=100%). werkbriefje Formulier waarop je de verrichte werkzaamheden noteert, eventueel met de gebruikte materialen.

16

18

Š ThiemeMeulenho

18


19

19

Aan het werk ................................................ Voor de bedrijfsleiding is het belangrijk om te weten wat zich binnen het bedrijf allemaal afspeelt. Dat is van belang om de efficiency in het bedrijf te bewaken, maar ook om te komen tot een goede kostprijsberekening. Dit alles kan voor het bedrijf letterlijk van levensbelang zijn. In deze leereenheid ga je aan de slag met kwantiteitenadministraties. Dat betekent heel wat rekenwerk. Uren moeten worden verantwoord, maar ook betaald. Soms moet je daarvoor vooraf een berekening maken in de vorm van een offerte, zodat de klant weet wat hem te wachten staat. In andere gevallen zul je achteraf pas over de juiste informatie beschikken en bepalen hoe hoog de kosten zijn. Bij het beheren van de kwantiteitenadministratie gaat het niet altijd alleen om arbeidsuren, maar bijvoorbeeld ook om kilometervergoedingen of de inzet van duurzame productiemiddelen. Excel is een uitermate geschikt hulpmiddel bij dit soort administraties, maar in veel ondernemingen maakt het management gebruik van software op maat om de informatie te beheren. Bij veel administratieve pakketten heb je de mogelijkheid om er een projectmodule aan te koppelen, waarin onder andere de urenregistratie kan plaatsvinden.

VOORAF De theorie achter kwantiteitenadministraties is beperkt. Dat wil niet zeggen dat je dit soort werkzaamheden maar even tussendoor doet. Het beheren van dergelijke informatie komt zeer nauw. Als administrateur wordt er vakkundigheid en kwaliteit van je verwacht, net zoals het volgen van procedures bij het uitvoeren van jouw werkzaamheden. Vooral bij dit soort administraties is goed lezen erg belangrijk. Je kunt met je werk niet altijd wachten tot het laatste moment. Soms moet je vooraf al starten met een activiteit om later over de juiste informatie te kunnen beschikken. Dat geldt zeker voor deze leereenheid Kwantiteitenadministratie! Lees voordat je begint met de taak Hoe besteed ik mijn tijd?, eerst opdracht 3. Factureer je werkzaamheden voor Klijn, Van Wijk en Di Tomassi. HOE BESTEED IK MIJN TIJD? Inschatten hoe lang een klus duurt. Uren verantwoorden naar je baas. Het bijhouden van je dagelijkse activiteiten. Dit zijn allemaal voorbeelden waarbij je kwantitatieve gegevens beheert. Voordat je gegevens van anderen verwerkt, ga je eerst na hoe je je eigen tijd besteedt. Je zult gedeeltelijk vooruit moeten kijken en je tijd plannen. Maar ook krijg je de opdracht om je werkelijke activiteiten te registreren.

OPDRACHTEN 1

Plan vooraf de tijd voor deze leereenheid. Je eerste taak is het inschatten van de tijd die je denkt nodig te hebben voor de volgende onderdelen van deze leerenheid: – Aan het werk; – Kennisvragen;

© ThiemeMeulenhoff

19

17

19


20

20

– Praktijk; – Terugkijkend; – Opruimen. a

Maak in Word of Excel een tabel met de kolommen: – Onderdeel; – Geschatte tijd; – Werkelijke tijd; – Reden van verschil.

b

Vul de eerste kolom met de opgesomde onderdelen.

c

Vul de tweede kolom met de door jou geschatte tijdsduur. Eenmaal ingevuld, mag je deze niet meer veranderen.

d

Vul de derde kolom na het afronden van een onderdeel met de tijd die je er werkelijk aan besteed hebt.

e

Vergelijk de geschatte tijden en de werkelijke tijden met elkaar. Als de tijd meer dan een kwartier verschilt, geef je aan waardoor dit verschil is ontstaan. Hiervoor kun je de vierde kolom gebruiken.

f

Als je klaar bent met deze leereenheid, druk je de ingevulde tabel af.

g

Berg de ingevulde tabel op in je dossier.

2

Verantwoord je uren van een dag in deze week. Morgen is er weer een nieuwe werkdag. Je hebt geen idee wat en hoeveel je eigenlijk doet op een gewone werkdag. Je kunt daar alleen achter komen door de activiteiten te registreren. Dat lijkt een lastige opgave, maar vergeet niet dat heel veel werknemers dagelijks een activiteitenlijst in moeten leveren bij hun chef. Met deze informatie kan gecontroleerd worden hoeveel tijd een klus kost en hoeveel kosten daarmee gemoeid zijn. Ook wordt de werknemer gecontroleerd op het efficiënt omgaan met de altijd schaarse tijd. Jij gaat tijdens een gewone werkdag je bezigheden ook eens bijhouden. Echt een lastige klus, want deze dag begint om 0.00 uur en eindigt pas om 24.00 uur! a

Open het bestand Logboek van deze dag. Je vindt dit bestand in de map Mijn documenten.

b

Druk het formulier af.

c

Lees de toelichting op het formulier aandachtig door.

d

Vul gedurende een willekeurige dag van deze week het formulier Logboek van deze dag zo nauwkeurig mogelijk in. De volgende vragen kun je pas beantwoorden nadat je een dag lang het Logboek van deze dag hebt bijgehouden. Nu je een dag al jouw activiteiten hebt geregistreerd, heb je inzicht gekregen in de dingen waarmee je je hebt beziggehouden. Je kunt nu antwoord geven op de volgende vragen:

TIP Denk eraan dat de categorieën elkaar kunnen overlappen! e

Hoeveel tijd heb je in totaal besteed aan lessen?

18

20

© ThiemeMeulenhoff

20


21

21

f

Hoeveel tijd heb je in totaal besteed aan school?

g

Hoeveel tijd heb je in totaal besteed aan ontspanning?

h

Hoeveel tijd heb je in totaal besteed aan slapen?

i

Welke andere categrorieën heb je nog meer in je logboek van de dag staan en hoe lang heb je daaraan besteed?

j

Tel alle tijden van alle categorieën bij elkaar op.

k

Verklaar waarom jouw totaaltelling niet gelijk is aan 24 uur.

l

Berg het formulier Logboek van de dag op in je dossier.

3

Factureer je werkzaamheden voor Klijn, Van Wijk en Di Tomassi. In de leereenheid Permanence moet je aan de slag voor de firma Klijn, daarna voor kampeercentrum Van Wijk en tot slot voor de handelsonderneming Di Tomassi. Verplaats je in de situatie dat je dit werk als betaalde dienst doet. Je hebt je eigen administratiekantoor, dat je ingericht hebt in de garage van jouw ouderlijke woning, aan de Diepenstraat 75, 5022 AH in Tilburg. Jouw grote droom is om ooit een eigen administratiekantoor te bezitten in het centrum van Ulicoten. Maar zover is het nog niet, je staat pas aan het begin van een lange loopbaan. Je moet voor Klijn, Van Wijk en Di Tomassi een aantal administratieve werkzaamheden verrichten. Je krijgt deze klussen aangereikt door de opdrachten van leereenheid Permanence. Je doet dit natuurlijk niet voor niets. De tijd die je hieraan besteedt, ga je met een factuur in rekening brengen. Dat betekent dat je je uren moet registreren. De factuur kun je pas opmaken nadat je je werkzaamheden hebt afgerond en bekend is hoeveel tijd je in deze klanten hebt geïnvesteerd. Dit houdt in dat je goed moet bijhouden hoe lang je met de verschillende opdrachten bezig bent. Jouw klanten willen namelijk inzage in het werk dat je voor ze doet, maar willen ook de tijdsduur weten. Uiteindelijk verstuur je drie facturen, een naar Klijn, een naar Van Wijk en een naar Di Tomassi. a

Houd tijdens het maken van de opdrachten van leereenheid Permanence bij hoeveel tijd je besteedt aan het werk voor jouw klanten.

b

Bedenk een manier waarmee je je geïnvesteerde tijd per opdracht overzichtelijk bij kunt houden.

TIP Voor het optellen van gewerkte uren is het gemakkelijk om in Excel een bestand aan te maken. c

Stel een factuur op voor de firma Klijn, nadat je het werk voor deze ondernemer hebt afgerond. Houd bij het opstellen van de factuur rekening met het volgende: – Zorg ervoor dat de factuur voldoet aan alle wettelijke eisen. – Vergeet niet het btw-percentage en het btw-bedrag duidelijk te vermelden. – Specificeer de tijd die je hebt besteed per opdracht. – Laat zien welk uurloon je toepast. – Verzin de NAW-gegevens voor zover deze nog niet bekend zijn.

© ThiemeMeulenhoff

21

19

21


22

22

– Geef eventueel een betalingskorting aan jouw klant. – Maak een logo van jouw onderneming en zorg voor een perfecte lay-out.

TIP Ga eens na wat het uurloon is van een boekhoudkundig medewerker in dienst van een administratiekantoor. d

Stel een factuur op voor kampeercentrum Van Wijk, nadat je de werkzaamheden voor het kampeercentrum hebt afgerond.

e

Houd je aan de eisen voor de factuur die ook bij de firma Klijn gelden.

f

Stel een factuur op voor handelsonderneming Di Tomassi, nadat je de werkzaamheden voor deze onderneming hebt afgerond.

g

Houd je aan de eisen voor de factuur die ook bij de firma Klijn gelden.

h

Voeg het overzicht van de urenregistratie voor leereenheid Permanence en de drie facturen toe aan jouw dossier. KLUSSEN BIJ ADMINISTRATIEKANTOOR UZOZ Administratiekantoor UZOZ is opgericht door Aseel Alzuhairy. Zij maakte zich destijds ernstig zorgen om de juiste administratieve afhandelingen van haar eigen bedrijf en had dat tot in de puntjes georganiseerd. Zo goed, dat ze dat voor anderen ook is gaan doen. Aseel is een perfectioniste en vindt dat zij beter is dan wie ook in het beheren van administratieve informatie. Geen wonder dus dat zij haar kantoor UZOZ Uw Zaak Onze Zorg heeft genoemd. De naam trok meteen al veel belangstelling en zorgde voor een flinke toestroom van klanten. UZOZ bouwde een goede reputatie op en behoorde al snel tot een van de best aangeschreven administratiekantoren in de regio. Het bedrijf groeide en dat vroeg natuurlijk om uitbreiding van het personeel. Zo komt het dat ook jij op een dag hebt gesolliciteerd bij UZOZ. Overigens heeft Aseel onlangs een kantoor in Dubai geopend. Haar grote wens is om ooit haar bedrijfsactiviteiten naar het Verre Oosten te verplaatsen … maar of jij dan mee zou willen?! Administratiekantoor UZOZ is gevestigd aan de Laan van Mertersem 78, 4812 PS in Breda. Het kantoor heeft verschillende afdelingen. Jij zit op de afdeling waar het beheer van kwantitatieve administraties plaatsvindt. Verschillende ondernemingen en instellingen laten hun administratieve zorg graag achter bij UZOZ, zoals het opmaken van offertes, het invullen van declaratieformulieren, het berekenen van loonkosten, enzovoort. Vandaag liggen er ook weer een aantal belangrijke klussen voor je klaar. Je bent je bewust van de precisie van dit werk. Goed lezen is erg belangrijk om geen zaken over het hoofd te zien. Je gaat er eens goed voor zitten. Aseel zal trots op je kunnen zijn.

4

Vul het formulier onkostendeclaratie in. De afdeling waar jij werkt, verzorgt onder andere de declaraties van het eigen personeel. Kees Bruinsma heeft gevraagd om zijn formulier met voorrang te behandelen. Hij vertelde dat hij het geld van deze declaratie hard nodig heeft vanwege enkele bijzondere uitgaven die hem in januari te wachten staan. Voor jou geen probleem. Je neemt zijn gegevens erbij en vult het formulier zo volledig mogelijk in, kijkt de ingevulde gegevens goed na en ondertekent het formulier, voordat je het indient bij de financiële administratie. Kees maakt voor dienstreizen gebruik van zijn eigen auto. De volgende gegevens over de maand december 2010 heb je van Kees ontvangen:

20

22

© ThiemeMeulenhoff

22


23

23

– 04 dec.: naar Tilburg en terug, op bezoek geweest bij fietsenhandel Zwanser om sinterklaascadeau af te geven. Beginstand kilometerteller 20.189, eindstand 20.319 km; – 08 dec.: naar Barendrecht geweest voor afgifte van drie ordners met kwartaaloverzichten, enkele reis was 37 km; – 13 dec.: op en neer naar Utrecht voor een beurs over administratieve software. 21.897 beginstand, 22.104 eindstand. Parkeergeld € 10,00 en entree tot de beurs € 12,50. Geluncht voor € 16,85; • UZOZ vergoedt per lunch slechts € 9,00. – 15 dec.: ’s avonds met familie naar verjaardag in Oosterhout geweest, totaal 31 km en een bekeuring voor te hard rijden € 35,00; – 16 dec.: auto naar collega in Prinsenbeek gebracht, met de fiets terug, 7 km; – 17 dec.: met de trein van Breda naar Rotterdam Blaak voor klantbezoek bedrijf V. Bal bv, treinkaartje € 7,80; – 19 dec.: auto opgehaald bij collega in Prinsenbeek, fiets weer teruggegeven; – 21 dec.: administratie opgehaald bij postcode 3332 AH; – 22 dec.: kerstreceptie bijgewoond bij Van de Vries vof in Dordrecht, in totaal 59 km gereden; – 24 dec.: rondje gereden om kerstpakketten te bezorgen 23.437 – 23.509; – 24 dec.: telefoongesprekken in totaal 179 minuten à € 0,20 cent p/m; – NAW-gegevens Kees Bruinsma: • Van Speykweg 4, Breda, giro 5438730 (postcode nog even nakijken). a

Open het bestand Declaratieformulier UZOZ. Je vindt dit bestand in de map Mijn documenten.

b

Vul het declaratieformulier voor Kees Bruinsma zo volledig mogelijk in.

TIP Uiteraard ga je bij iedere post na of Kees deze wel mag declareren. Als een kostenpost niet voor declaratie in aanmerking komt, noteer je dat bij de opmerkingen op het formulier.

TIP Datum van invullen is de laatste dag van de maand.

5

c

Sla het bestand op onder de naam Declaratieformulier dec 2010 KB.

d

Druk het declaratieformulier af.

e

Controleer alle gegevens voordat je je handtekening zet.

f

Laat het declaratieformulier door een collega controleren, zodat je zeker weet dat je geen fouten hebt gemaakt.

g

Laat de controleur zijn paraaf zetten ter goedkeuring.

h

Berg het ingevulde en gecontroleerde declaratieformulier van Kees Bruinsma op in je dossier. Stel twee offertes op. Consultatieteam Heuvelkwartier, gevestigd aan de Heuvelstraat 321, 4812 PH in Breda, heeft haar administratie in de vertrouwde handen van UZOZ gegeven. Aseel Alzuhairy is een oude bekende van de coördinator van het consultatieteam en hij weet hoe precies Aseel werkt. Het uit handen geven van de administratie betekent onder meer dat UZOZ de offertes en facturen van het consultatieteam opmaakt en verzendt. Het consultatieteam bestaat uit verschillende specialisten die ieder een eigen uurtarief hanteren. Deze specialisten kunnen op aanvraag worden ingezet bij instellingen, maar ook bij particulieren.

© ThiemeMeulenhoff

23

21

23


24

24

Het consultatieteam hanteert de volgende tarieven en kortingen.

Er liggen twee aanvragen voor een offerte klaar om vandaag nog te verzenden. De eerste aanvraag komt van woongroep IJlanden, een instelling voor oudere mensen met een verstandelijke beperking in Dordrecht (Oranjelaan 262, 3312 GM). De woongroep vraagt een offerte voor: – 3 uur inzet van een psycholoog (1 dag); – 15 uur maatschappelijk werker ( 4 halve dagen); – 15 uur ouderenconsulent (4 halve dagen). De aanvraag is voor februari 2011 en is 20 dagen geldig. a

Open het bestand Consultatieteam. Je vindt dit bestand in de map Mijn documenten.

b

Ga naar het werkblad Instructie en lees de gegevens die je nodig hebt voor het opstellen van de offerte nog eens aandachtig door.

c

Stel de offerte op voor woongroep IJlanden.

d

Controleer alle ingevoerde gegevens.

e

Druk de offerte af.

f

Berg de offerte op in je dossier. De tweede aanvraag komt van stichting SIG, Kloosterstraat 33, 4861 PA Chaam. Stichting SIG vraagt een offerte voor: – 6 uur inzet van een psycholoog (1 dag); – 19 uur van een maatschappelijk werker ( 3 dagen); – 80 uur van een Z-verpleegkundige (10 dagen)

g

Open het bestand Consultatieteam. Je vindt dit bestand in de map Mijn documenten.

h

Ga naar het werkblad Instructie en lees de gegevens die je nodig hebt voor het opstellen van de offerte nog eens aandachtig door.

22

24

© ThiemeMeulenhoff

24


25

25

i

Stel de offerte op voor stichting SIG in Chaam.

j

Controleer alle ingevoerde gegevens.

k

Druk de offerte af.

l

Berg de offerte op in je dossier.

m 6

Sla het bestand met de ingevulde offertes op onder de naam Consultatieteam offertes 4 januari. Registreer de gewerkte uren voor Van den Brink bv. Van den Brink bv is een van de eerste klanten die UZOZ binnenhaalde. Al jaren houdt UZOZ de gewerkte uren van de zes medewerkers van Van den Brink bv bij. Het bedrijf is zeven dagen per week open. Alleen met de kerstdagen zijn de deuren gesloten gebleven en zijn er dus geen werkbare uren geregistreerd. Het beheer van de uren gebeurt in Excel, waarmee ook de verschillende loonberekeningen plaatsvinden. De gegevens die verwerkt moeten worden, komen om de tien dagen. De gewerkte uren van de laatste dagen van december 2010 moeten nog verwerkt worden. Je hebt daarvoor de volgende gegevens gekregen.

a

Open het bestand Urenregistratie Van den Brink bv. Je vindt dit bestand in de map Mijn documenten.

b

Open het tabblad Uren.

c

Voer de gewerkte uren per persoon in over de periode van 18 t/m 31 december.

d

Vul de overige cellen van de tabel. Gebruik hier alleen celverwijzingen (formules) voor.

e

Controleer de gegevens die je hebt ingevoerd goed voordat je verdergaat met deze opdracht.

© ThiemeMeulenhoff

25

23

25


26

26

Je bekijkt de tabel eens goed. Wat valt je op? f

In december zijn de meeste uren gewerkt door:

g

In het vierde kwartaal zijn de meeste uren gewerkt door:

h

De minste uren zijn gewerkt in de maand:

i

De grootste spreiding in uren is te constateren bij:

j

Geef een verklaring voor het feit dat er per maand een verschillend aantal uren gewerkt wordt per persoon.

k

Ga naar het tabblad Berekeningen.

l

Vul de lege cellen door de juiste berekeningen uit te voeren. Maak hierbij zo veel mogelijk gebruik van formules.

TIP Jouw docent ICT kan je helpen met het invullen van de juiste formules. De directie van Van den Brink maakt zich toch wel zorgen over de inzet van Henk en Han in de onderneming. Zij heeft behoefte aan een grafiek waaruit blijkt op hoeveel dagen Henk en Han minder, gelijk aan of meer dan acht uur per dag werken. m

Maak ten slotte in het werkblad Berekeningen een grafiek waarin de som van de uren van Henk en Han komt te staan, die aangeeft wanneer ze meer dan acht uur, minder dan acht uur en gelijk aan acht uur hebben gewerkt (dus een grafiek van de cellen B19 tot en met C21).

n

Moet de directie zich zorgen maken over het aantal dagen dat Henk of Han te veel of te weinig werken?

o

Druk het werkblad met berekeningen af.

p

Berg het werkblad met berekeningen op in je dossier.

7

Werk de statistieken bij voor UZOZ. Denk je je laatste klus af te hebben, komt Aseel net langs. Ze wil graag dat je het een en ander voor UZOZ uitzoekt. Het is sinds de oprichting in 2002 erg goed gegaan met UZOZ en ze wil dat nu eens in kaart brengen. Ze vertelt nog kort iets over omzetcijfers, brutowinstmarge en over een bijeenkomst met financierders, waar ze wat informatie, modellen en grafieken voor nodig heeft. Och, je hoeft ook niet te weten waar het voor bestemd is. Het belangrijkste is dat degene die de beslissingen in de bedrijfsvoering moet nemen, beschikt over de juiste informatie en daar kun jij voor zorgen. Aseel heeft een briefje achtergelaten met wat cijfers. Ze wil graag dat je deze verwerkt, zodat de gegevens overzichtelijk en makkelijk leesbaar zijn.

24

26

Š ThiemeMeulenho

26


27

27

Aseel wil graag het volgende van je hebben en weten: – de verstrekte cijfers omgezet in indexcijfers; – jouw beeld van de ontwikkeling van de gegeven cijfers; – een lijndiagram van het aantal klanten; – de verwachte groei van het aantal klanten; – de gemiddelde loonkosten per gewerkt uur; – de procentuele stijging van de loonkosten; – het gemiddelde ziekteverzuim; – jouw visie op het verloop van het ziekteverzuim; – een staafdiagram van het ziekteverzuim; – de tijdbesteding per klant; – een grafiek van de tijdbesteding per klant. Je zucht, ineens is je duidelijk hoe belangrijk statistiek is voor het beheren van kwantitatieve informatie. Er staat je weer een hele klus te wachten, maar je doet het graag. a

Open Excel en neem de cijfers over, want Aseel heeft ze helaas niet als Excel-bestand aangeleverd.

b

Maak onder de tabel die je hebt gemaakt een nieuwe tabel waarin je de gegeven cijfers in indexcijfers vertaalt, waarbij het jaar 2002 het basisjaar is.

TIP Maak gebruik van formules. Dat maakt het werk eenvoudiger. Rond af op hele getallen. c

Geef aan de hand van de indexcijfers jouw beeld van de ontwikkelingen van de kolommen A t/m E.

d

Maak een lijndiagram van het aantal klanten van UZOZ.

e

Druk het lijndiagram af.

f

Maak een schatting van het aantal klanten van UZOZ in 2011 en 2012 als de groei in dit tempo doorgaat.

© ThiemeMeulenhoff

27

25

27


28

28

TIP In de statistiek wordt dit extrapoleren genoemd. Dit betekent: uit bekende termen (gegevens) van een reeks, daarbuiten gelegen termen (gegevens) berekenen. Aseel heeft je ook gevraagd naar de ontwikkeling van de loonkosten te kijken. Deze kosten zullen met het verstrijken van de tijd wel zijn gestegen. Aseel is benieuwd hoe groot die stijging is geweest. g

Bereken de loonkosten per gewerkt uur voor de jaren 2002 t/m 2010.

h

Geef een verklaring voor het feit dat loonkosten jaarlijks stijgen.

i

Hoeveel procent is iemand, die in 2002 is begonnen en nu nog steeds werkzaam is bij UZOZ, meer gaan verdienen? Aseel doet altijd haar best voor haar werknemers. Ze is van mening dat als het de werknemers goed gaat, de sfeer goed is en de werkdruk niet te hoog is, dat dan het ziekteverzuim beperkt zal blijven. Maar is dat ook zo?

j

Bereken het gemiddelde aantal uren ziekteverzuim per werknemer.

k

Wat kun je zeggen over de ontwikkeling van het aantal uren ziekteverzuim bij UZOZ?

l

Maak voor Aseel een staafdiagram, waaruit de ontwikkeling van het gemiddelde aantal uren verzuim per personeelslid duidelijk afleesbaar is. Aseel is benieuwd hoeveel tijd er besteed wordt per klant. Zal dit in de loop der tijd zijn toegenomen of door efficiënt werken juist zijn afgenomen?

m

Bereken de gemiddelde tijd die per klant besteed wordt in de jaren 2002 t/m 2010.

n

Druk het staafdiagram af.

o

Maak voor Aseel een grafiek waaruit de ontwikkeling van de gemiddelde tijd per klant duidelijk afgelezen kan worden.

p

Welke conclusie kun je trekken uit de grafiek van de gemiddelde tijd per klant?

q

Druk de grafiek af.

r

Berg de tabel met indexcijfers, het lijndiagram van het aantal klanten, het staafdiagram van het ziekteverzuim en de grafiek van de tijdbesteding per klant op in je dossier.

AFRONDING Inmiddels is wel duidelijk dat het beheren van kwantitatieve gegevens veelzijdig is. Van urenadministratie tot reiskostendeclaratie, van offertes opmaken tot het samenstellen van indexcijfers en grafieken. Bij het beheren van deze gegevens is het belangrijk dat je vakkundig te werk gaat. De kwaliteit van je werk moet goed zijn, je mag immers geen fouten maken. Fouten kunnen leiden tot verkeerde informatie, waardoor er verkeerde beslissingen genomen zouden kunnen worden. Ook kunnen personen gedupeerd worden bij het verkeerd verwerken van onkostendeclaraties. In de taak Praktijk ga je nog eens aan de slag met het beheren van een aantal kwantitatieve gegevens. Maar eerst beantwoord je een aantal kennisvragen.

26

28

© ThiemeMeulenhoff

28


29

29

PRAKTIJK

Sarens Nederland bv is een onderneming in Dordrecht waar ze veel met projecten werken. Het bedrijf houdt zich bezig met diverse bedrijfsactiviteiten, maar is specialist in hijswerk met zware kranen. De hijskranen worden voor grote en kleine klussen ingezet. De opdrachten zijn voor het bedrijf altijd tijdelijk van aard en worden dan ook als projecten in de boeken verwerkt. Voorafgaand aan de uitvoering van projecten geeft Sarens offertes af waarop aangegeven staat hoeveel personeel en materieel ze gaan inzetten. De opdrachtgever weet zo vooraf hoeveel het gaat kosten. Achteraf wordt gefactureerd. Het personeel houdt de eigen werkzaamheden bij en levert werktijdenbriefjes in bij de afdeling die zich bezighoudt met kwantiteitenadministraties. Onder leiding van Leon Smit beheren onder andere Christien, Debby en stagiaire Nathalie de gegevens die vanuit de vele projecten aangeleverd worden. Vandaag help jij ook een handje mee. Kostendeclaraties, urenregistratie, offertes en facturen komen op jouw bureau terecht. Je hebt inmiddels wat ervaring, dus je stroopt de mouwen op en gaat aan de slag. 8

Doe een offerte de deur uit. Je eerste klus is het opstellen van een offerte. De offerte wordt aangevraagd door: Graag en Graaf bv Zandbergweg 13 5624 JK Lustrum Tel.: (069) 738 92 00 Graag en Graaf bv wil een schuur verplaatsen waar een grote kraan voor nodig is. De projectcoördinator levert jou de volgende gegevens aan over dit project: – inzet twee man personeel gedurende vier uur à € 90 per uur; – gebruik kraan (25 ton), vier uur à € 360 per uur; – verbruik brandstof en overig materiaal € 175; – verplaatsingkosten naar werk, afstand 75 km à € 1,12 per km; – opslag gevarengeld 10% van het totaalbedrag exclusief administratiekosten en btw; – administratiekosten standaardbedrag van € 55; – werkzaamheden worden verricht met hoog btw-percentage; – btw wordt ook over het gevarengeld berekend; – offerte is dertig dagen geldig; – bij betaling factuur binnen 14 dagen geldt een betalingskorting van 5% op het totaalbedrag; – contactpersoon project: Debby Populier.

© ThiemeMeulenhoff

29

27

29


30

30

De NAW-gegevens van Sarens Nederland bv zijn: Pieter Hoebeeweg 99 3316 BT Dordrecht (NL) Tel.: (078) 648 29 28 Fax: (078) 631 31 82 Website: www.sarens.com KvK 23054819 a

Stel een offerte op die Graag en Graaf bv een gedetailleerd overzicht geeft van de geschatte kosten voor de uitvoering van dit project.

TIP Stel een offerte op die overzichtelijk is. Je bent vrij in je keuze van lay-out voor deze offerte. b

Druk de offerte af.

c

Laat de offerte controleren door jouw begeleidende docent.

d

Berg de offerte op in je dossier.

9

Vul het onkostendeclaratieformulier in. Zo, de offerte voor Graag en Graaf bv is de deur uit. Voor je ligt de volgende klus: onkostendeclaratieformulieren. Jan van den Broek en Dirk Zout hebben net hun werkbriefjes achtergelaten van de afgelopen twee weken. Jan en Dirk werken altijd samen en hebben hun declaraties op hetzelfde werkbriefje geschreven. Daar ben je niet blij mee, want dat betekent extra zoekwerk. Maar voor een vakkundig administrateur moet dat geen problemen opleveren. Je pakt de bijlage bij de declaratie van werkbriefjes erbij. Er gelden namelijk een aantal bijzondere regels voor de vergoeding: – per kilometer eigen auto € 0,19 cent; – parkeergeld 100%; – lunch maximaal € 10; – treinkaartjes 2e klas 100%; – treinkaartjes 1e klas 70%; – telefoonkaarten 50%; – overige werkmaterialen 100%; – overnachtingen 80%, inclusief ontbijt; – afstand naar postcode wordt berekend van postcode Sarens aan Hoebeeweg. a

Open het bestand Werkbriefje Jan en Dirk in de map Mijn documenten.

b

Vul voor Jan en Dirk ieder een apart onkostendeclaratieformulier in.

TIP Het onkostendeclaratieformulier moet je zelf ontwerpen. Zorg ervoor dat je alle posten kwijt kunt en dat het geheel er overzichtelijk uitziet.

28

30

© ThiemeMeulenhoff

30


31

31

c

Welke bedragen krijgen Jan en Dirk op hun rekening overgemaakt?

d

Print de beide onkostendeclaraties uit.

e

Laat de door jou gemaakte onkostendeclaraties controleren door de begeleidende docent. Jan en Dirk zullen tevreden zijn. Zeker Dirk, want hij krijgt een behoorlijk bedrag overgemaakt op zijn rekening. Op naar de volgende klus.

f 10

Berg de beide onkostendeclaraties op in je dossier. Tel de gewerkte uren van het project de Haagse Kuil en zet ze in een grafiek. Het project de Haagse Kuil, waar onder anderen Jan en Dirk voor gewerkt hebben, is afgerond. De uren moeten nog worden verwerkt. Als dat gedaan is, kunnen de uiteindelijke brutoloonkosten worden berekend. Deze kosten moeten namelijk nog gefactureerd worden. De kraanuren verwerkt een collega van je. Jij mag je nu richten op de arbeidsuren van het project.

a

Open het bestand Uren Haagse Kuil in de map Mijn documenten.

b

Maak in Excel een overzicht waarin je de uren uit dit bestand verwerkt. Zorg ervoor dat je het totaal aantal uren per dag, maar ook per werknemer in het overzicht kunt zien.

c

Hoeveel arbeidsuren zijn er voor iedere werknemer geregistreerd voor het project de Haagse Kuil?

d

Hoeveel arbeidsuren zijn er in totaal aan de Haagse Kuil besteed die moeten worden gefactureerd?

e

Maak een kolommendiagram waaruit je het totaal aantal gewerkte uren per werknemer kunt aflezen.

f

Geef een korte toelichting op de verschillen die je uit het kolommendiagram kunt aflezen. Je mag ervan uitgaan dat een normale werkdag acht uur is en dat Xavier door omstandigheden slechts 75% inzetbaar is.

g

Druk het kolommendiagram af.

h

Berg het kolommendiagram op in je dossier. De directie wil ook een lijndiagram van de gewerkte uren per dag gedurende het project.

11

i

Maak een lijndiagram van het totaal aantal uren per dag dat aan de Haagse Kuil is gewerkt.

j

Geef een korte toelichting op het verloop van het lijndiagram.

k

Druk het lijndiagram af.

l

Berg het lijndiagram op in je dossier. Factureer de arbeidsuren van het project de Haagse Kuil. Werken doen mensen niet voor niets, ook niet bij Sarens. Het project de Haagse Kuil is afgerond. Je hebt net gehoord dat het gebruik van materiaal en hijskraan op een aparte factuur al de deur uit is. Aan jou is gevraagd om de loonkosten in rekening te brengen. Leon Smit, hoofd van de afdeling Kwantiteitenadministratie bij Sarens, geeft je het volgende overzicht van uurtarieven: – voor Jan, Dirk, Dré en Xavier € 40 per uur; – voor Jan-Kees ook € 40, maar per uur een opslag van 12% voor bijzondere verrichtingen en gevarengeld, omdat hij de kraanmachinist is.

© ThiemeMeulenhoff

31

29

31


32

32

Verder moet je rekening houden met het btw-tarief en een betalingskorting van 8% als de factuur binnen tien dagen wordt voldaan.

TIP Ga nog eens na wat de wettelijke eisen aan een factuur zijn.

TIP In de map Mijn documenten vind je het logo van Sarens dat je kunt gebruiken bij de opmaak van de factuur.

TIP Het nummer van de KvK vind je ergens anders in de opdrachten. a

Stel de factuur samen en adresseer deze aan: Haagse Bluf nv Laan van Rijswijk 12 2121 PK Voorschoten

b

Druk de factuur af.

c

Geef de factuur ter goedkeuring aan je begeleidende docent.

d

Berg de factuur na goedkeuring op in je dossier. TERUGKIJKEND

12 a

Beantwoord de vragen.

b

Beschrijf in een aantal stappen hoe je met deze leereenheid Kwantiteitenadministratie te werk bent gegaan.

c

Wat heb je als lastig ervaren bij het uitvoeren van de opdrachten in leereenheid Kwantiteitenadministratie?

d

Als je een collega een tip moet geven die aan dit soort werk begint, welke tip zou je hem of haar dan meegeven?

e

Noem minimaal drie aandachtspunten voor jezelf. Dat zijn punten waar je in het bijzonder rekening mee moet houden bij de kwantiteitenadministratie in je werk of stage. OPRUIMEN In deze leereenheid heb je de volgende documenten in je dossier opgeborgen: – opdracht 1: een volledig ingevulde tabel van geschatte en werkelijke tijden die je hebt besteed aan leereenheid Kwantiteitenadministratie; – opdracht 2: een ingevuld Logboek van de dag; – opdracht 3: urenregistratie leereenheid Permanence plus de facturen voor Klijn, Van Wijk en Di Tomassi; – opdracht 4: declaratieformulier van Kees Bruisma met twee handtekeningen;

30

32

© ThiemeMeulenhoff

32


33

33

– opdracht 5: twee offertes: woongroep IJlanden en stichting SIG; – opdracht 6: tabblad Berekeningen Van den Brink bv; – opdracht 7: tabel indexcijfers, lijndiagram aantal klanten, staafdiagram gemiddeld ziekteverzuim, eigen grafiek gemiddelde tijd per klant; – opdracht 8: offerte voor Graag en Graaf bv; – opdracht 9: onkostendeclaratieformulieren van Jan en Dirk; – opdracht 10: kolommendiagram uren per personeelslid, lijndiagram gewerkte uren per dag; – opdracht 11: factuur voor Haagse Bluf nv. Het volgende heb je opgeslagen in Mijn Domein: – opdracht 4: declaratieformulier dec 2010 KB; – opdracht 5: consultatieteam offertes 4 januari. De volgende documenten zou je kunnen bewaren in je portfolio: Geen suggesties vanuit BV in Balans.

© ThiemeMeulenhoff

33

31

33


34

34

Evaluatie ................................................ 1 a

2 a

3 a

Vragen. Vink de juiste uitspraken aan. ○ Leegloopuren moet je meetellen bij de berekening van het uurtarief. ○ Als je een project doet, is de urenregistratie minder belangrijk dan het het werk dat je voor het project doet. ○ Als je de efficiency bewaakt, betekent dat dat je het aantal leegloopuren zo laag mogelijk probeert te houden. ○ Urenregistratie kan een middel zijn om werknemers te beoordelen. ○ Als je de arbeidsuren registreert, bewaak je automatisch de efficiency. ○ Op het uurtarief dat je via de urenregistratie berekent, komt nog een opslag voor werkoverleg. Vragen. Vink de juiste uitspraken aan. ○ Een tijdmanagementboek kun je alleen op papier bijhouden. ○ Als iemand als externe advies geeft, moeten zowel de opdrachtgever als degene die het advies geeft, de urenverantwoording tekenen. ○ De werktijdfactor is het aantal uren dat iemand per week werkt. ○ Op een werkbriefje mogen alleen de gewerkte uren staan. ○ Als je werkt met een standaardwerktijdenformulier, hoef je per periode alleen maar de afwijkingen door te geven. ○ Je urenverantwoording kan ter sprake komen in je functioneringsverslag. ○ Kwantiteitenadministratie is eigenlijk hetzelfde als urenadministratie. Vragen. Vink de juiste uitspraken aan. ○ Prijsverschillen tussen projecten kun je verklaren met de kwantiteitenadministratie. ○ Het bijhouden van een kwantiteitenadministratie kan kosten besparen. ○ Het bijhouden van een kwantiteitenadministratie valt onder de indirecte kosten van een project. ○ Je kunt de kwantiteitenadministratie niet gedetailleerd genoeg bijhouden. ○ Het bijhouden van een kwantiteitenadministratie kan ervoor zorgen dat je je tijd goed indeelt.

32

34

© ThiemeMeulenhoff

34


1

1

FAM @work FAM Informatie beheren

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld.

Informatie beheren

Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

Editie

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

FAM @work Leerwerkboek

9781111270254

1

1


Informatie beheren