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MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (OSM) - GRUPO DE ESTUDOS (INTRODUÇÃO) Thiago da Silva Ferreira


Definição “Organização, Sistemas e Métodos (OSM) é uma atividade administrativa voltada para melhoria de produtividade dos recursos humanos, materiais e tecnológicos (...) organização e/ou reorganização de como o trabalho é realizado (...)”


Tem a ver com... • Mapeamento de processos; • Fluxogramação; • Estrutura organizacional; • Gestão por processos / ISO; • Modelo Organizacional (Plano Negócios); • Normalização; • (...)

de


Qual sua importância??? Além de serem documentos que regem a política e cultura da empresa, eliminam o inútil e/ou supérfluo, maximizam os resultados, otimizam recursos e minimizam os custos.


Mas como desenvolver???


Fases de uma intervenção (FLUXO!) Nem sempre faremos isso!

Nem sempre faremos isso!


Etapas (nosso manual...) • ESTRUTURAÇÃO • METODIZAÇÃO • NORMATIZAÇÃO • MANUALIZAÇÃO • PADRONIZAÇÃO • SISTEMATIZAÇÃO • LAYOUT


Estruturação É a organização estrutural da empresa, visualizada por meio do ORGANOGRAMA.

Representar a estrutura da AUTORIDADE de uma organização

Situação formal da hierarquia e a disposição dos órgãos da empresa (RESPONSABILIDADE)


Organograma antigo CEFET Jr


É organograma???!!!?


Departamentalização Diretoria

Geográfico

Diretoria Bauru

Curso Técnico

Graduação Por produtos

Especialização

Diretoria Campinas

Serviços

Ensino Serviços

Emp. Privadas

Por processos

Emp. Públicas

Por clientes

Auditoria

Consultoria

Por funções


Níveis Hierárquicos Instâncias decisórias representadas na estrutura organizacional que determinam a sua dimensão VERTICAL

DECISÃO

+

-


Tendência das organizações...


Amplitude de Controle Número máximo de subordinados que um chefe pode supervisionar eficientemente. Dimensão HORIZONTAL

amplitude Pode variar dependendo: - natureza da atividade - características pessoais do chefe e dos subordinados


Metodização Otimizar os métodos e processos que serão utilizados na empresa através FLUXOGRAMAS.


Um exemplo...

Visualização do processo de trabalho


5W 1H • WHAT • WHERE • WHY • WHO • WHEN • HOW


Bem...mãos à obra! • Elaborar um fluxo de um processo qualquer (exemplo: seu dia, desde acordar até ir à faculdade, empresa e voltar...) • 10 min.


Normatização É a transferência dos processos, fluxos em documentos normativos para facilitar o fluxo de informações na empresa.

NE

NI PR

NP


Norma de Estrutura

CADA ÁREA TEM A SUA!


Norma de Procedimento

DIRETRIZES + PROCEDIMENTOS


Manualiza ção Manualização É a organização dos documentos elaborados no formato de manual.

normas

Normativos

políticas

procedimentos orientações

objetivos funções

atividades

instruções


Padroniza ção Padronização É o modo de garantir que a empresa como um todo tenha uma identidade visual (Não importando o território de atuação!) Também tem a ver com processos uniformes, pessoal capacitado, constância, redução da variabilidade...


Sistematiza ção Sistematização É a preparação dos processos da empresa para a automatização. (temos capacitação técnica????????????)


Layout Estudo planejado do sistema de informações, distribuições de móveis, equipamentos e pessoas pelo ambiente de trabalho, gerando maior eficiência. (Planta baixa, Ergonomia, 5S, ... )


Enfim... • Necessita da participação de todas as áreas. • A parte mais difícil é a coleta de dados.

E vamos precisar (relembrando)... Estruturar

Metodizar

Padronizar

Normatizar

Sistematizar

Manualizar

“Layoutizar”

......toda a empresa.


Agora...mãos à obra! • PROMAD CEFET Jr – parte II • PMBOK – parte II • Projeto ISO 9001


Algumas idéias... • Co-gestão (NP) • Processo reembolso (DAF - fluxogramar?) • Gestão à vista • Revisão NP Eleição (conselho / coordenador NRS) • Desmembrar processos do PMBOK (macro), em cada área) ex. satisfação do cliente (DMK); supervisores das áreas (...)


A COLABORAÇÃO DE TODOS É VITAL!!!!!!!!!!


Agora é com vocês!!!


DĂşvidas??? thiagosf_adm@yahoo.com.br (21)9813-2936


Capacitação PROMAD CEFET Jr  

Capacitação Gestãod e processos. Normatização, manualização, Modelagem, mapeamento de processos

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