Page 35

HOOFDSTUK 4 BEDRIJFSVOERING: INFORMATIE, ICT EN FACILITAIR BEHEER

4.1 HET INFORMATIEBUREAU: 2009 IN VOGELVLUCHT

De ambitie van het Informatiebureau, bij de start in 2008, was om informatie, ICT en communicatie in de activiteiten te bundelen. Als 4e pijler werd de bibliotheek toegevoegd. Zowel de interne en externe communicatie, als de voorzieningen, de publicaties, de bibliotheek, de website, webserver en webmaster vormen de verantwoordelijkheid van dit bureau. En daarmee is er voor het eerst sprake van een integrale visie op en uitwerking van ons informatie - en communicatiebeleid. Het samenbrengen van voorheen gescheiden aandachtsgebieden betekent een aanzienlijke verandering. Van samenwerken op projectbasis naar samenwerken in een bureau. Er is veel overleg geweest tussen Informatiebureau en College van Bestuur om te zoeken naar een balans tusssen de ambitie en de hoeveelheid werkzaamheden, die het bureau te verwerken kreeg. Op verzoek van het Informatiebureau heeft het Beleidsbureau de lopende processen en het leidinggevend aspect onderzocht. Het College van Bestuur heeft eind 2009 besloten om met een interim HR manager te bekijken wat het bureau nodig heeft om de ambitie en de projecten beter op elkaar afgestemd en werkbaar te krijgen. 4.1.1 PR en Publicaties De komst van een communicatie-specialist markeert de start van het Informatiebureau en is een stimulans om anders te gaan werken. Zo werd de uitnodiging van Milaan in de vorm van een krant opgezet, zodat de nadruk op het proces kon worden verduidelijkt en waarmee de inhoud van de tentoonstelling volledig werd ondersteund. Het jaarverslag is voor het eerst een gedrukte versie geworden met een oplage van 250 ex. De openingsseminar Sources & Senses is vergezeld gegaan van een fraai vormgegeven programmablad/uitnodiging en ook de opleidingsmagazines hebben een geheel eigen stijl gekregen. Hierbij is niet alleen gekeken naar de vorm en de presentatie, maar vooral gelet op aansluiting met de doelgroep, waar de brochure voorheen een veel formeler en zakelijker karakter had. Nieuw is ook dat studenten betrokken worden bij het vormgeven van publicaties voor bijvoorbeeld Vriendenprojecten (voor overzicht publicaties en de betrokken vormgevers, zie hieronder). 2009 was het laatste jaar voor Studio Beeke als vormgever van de academie, waarbij voor het laatst op de affiche en de catalogus het icoon als beeld is gebruikt. Symbolisch voor deze overgang is het metamorfose proces verbeeldt in vier iconen van ‘egg’ tot ‘creative creature’ op de huls van de catalogus, wat een ode is aan wat Beeke voor Design Academy Eindhoven heeft betekend. Studio Boot, al jarenlang verantwoordelijk voor de art direction van de catalogus, heeft in 2009 ook de vormgeving van de catalogus op zich genomen. In 2008 is gestart met het uitgeven van het White Lady’s Journal. In het verslagjaar 2009 is er twee maal

een White Lady’s Journal verschenen. Het beleidsnummer in het voorjaar van 2009 was een special over de plannen mbt de cultuurgelden van OCW en de aandachtsgebieden voor de komende jaren. De uitgave van het najaar kijkt terug en blikt vooruit op 2010, en besteed aandacht aan de nieuwe organisatie en de plannen rond duurzaamheid. Sinds het studiejaar 2008/2009 bestaat, op initiatief van de coördinator van de kompasrichting Atelier een academiekrant genaamd SNOR. Deze wordt elk jaar vier keer uitgegeven. Met een enthousiaste en professionele redactie ontstaan er iedere keer verrassende nummers. 4.1.2 ICT Met de voorbereidingen die in 2008 zijn gedaan ten aanzien van servers en Active Directory is wireless in 2009 een feit. Studenten, docenten en gasten kunnen gebruik maken van een draadloze internet verbinding wanneer ze zich hebben aangemeld. De Active Directory is gereed voor de organisatie en wordt in 2009 voorbereid voor uitbreiding richting studenten. Verwacht wordt dat dit in 2010 kan worden gerealiseerd. In het kader van professionisering en faciliteren van medewerkers wordt meer en meer gewerkt met pda’s (mobiele telefoons met email en agenda functionaliteit). In 2009 is onderzoek gedaan naar geschikte modellen en zijn voorbereidingen getroffen voor de ingebruikneming ervan door de betrokken medewerkers. De capaciteit van de telefooncentrale blijkt ontoereikend. Binnen de ICT afdeling van het Informatiebureau wordt onderzocht welke systemen passend zouden zijn in de organisatie, ter voorbereiding van de implementatie in 2010. 4.1.3 Digitaal Portfolio en Studievolgsysteem De ontwikkeling van het Digitaal Portfolio heeft in 2009 zich vooral achter de schermen afgespeeld met voorbereidend werk ten aanzien van het programma van eisen. Het Informatiebureau is vanaf de eerste besprekingen over de ontwikkeling van het digitaal portfolio betrokken en speelt in die ontwikkeling een centrale rol. Voor de ontwikkeling van het Digitaal Portfolio zal ook het reguliere studievolgsysteem (B&E) doorgelicht worden. Vervolg van dit traject vindt in 2010 plaats. StudieLink is nog steeds een belangrijk punt van aandacht, zie de beschrijving hiervan in hoofdstuk 2. Op het gebied van techniek en ondersteuning is in 2009 geen bijzondere activiteit geweest. Wel is het functioneel beheer ondergebracht bij de nieuwe medewerker van Studentenadministratie. 4.2 Dynamische werkomgeving; Facilitair beheer Het Servicebureau is in 2009 feitelijk begonnen met haar bestaan. Half augustus is de functie van facilitair manager ingevuld. De facilitair manager houdt zich bezig met beleid ten aanzien van de drie samenstellende delen: 33

Design Academy Eindhoven: Annual Report 2009  
Design Academy Eindhoven: Annual Report 2009  

Design Academy Eindhoven Annual Report 2009. Format: A4. Design: The Stone Twins (www.stonetwins.com)

Advertisement