Page 1

LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

PLEASE READ AND APPRECIATE THE FOLLOWING BEFORE  READING THE REST OF THIS PACK   

1


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

  ƒ

ƒ

The Lawrence Hall is in a residential area,  no loading or unloading of vehicles is 

set at 85d – all sound must go through a 

allowed after 23.00 or before 07.00. 

sound limiter.   

Please refer to the Good Neighbour 

ƒ

Policy.    ƒ

The Lawrence Hall is only licensed until 

ƒ

Outside caterers must pay 15%  commission fee on all F & B, as well as a 

Any hours outside the contracted hours 

buy‐out fee to Leith’s plus a deposit.    

will be charged for.    ƒ

Leith’s are the in‐house caterers at the  Royal Horticultural Halls   

midnight.      ƒ

Decibel levels in the Lawrence Hall are 

ƒ

Security is required for any evening  event with alcohol  

Mains power is not included in the hire  fee.  Please read on for charges.  400 

ƒ

amp 3 phase is the max.    

Public liability insurance up to £5 million  is required for every event 

2


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

CONTENTS   AIR‐CONDITIONING 

8

DELIVERIES

14

ACCESS    

8

DAMAGE / DILAPIDATIONS  

15

ARTISTS AND ENTERTAINMENT  

 

8

DISABLED ACCESS AND FACILITIES   

15

ARTICULATED VEHICLES   

8

DRAPES   

AUDIO VISUAL EQUIPMENT 

8

BARRIERS

BLACKOUT

BRANDING

CAPACITIES

15

DRESSING ROOMS  

16

11

DUTY MANAGER   

16

11

ELECTRICAL POWER 

16

11

ELECTRICAL SERVICES 

17

11

EMERGENCY & EVACUATION  

12

PROCEDURES  

18

CATERING (EXTERNAL CATERERS)    

12

EQUIPMENT HIRE  

19

CCTV  

CATERING (ON‐SITE CATERERS) 

12

EVENT MANAGER 

19

CHERRY PICKER   

13

EXHIBITION SERVICES 

19

CLEANING

13

FAX SERVICES 

20

CLOAKROOM AND TOILET FACILITIES 

13

FIRE EXTINGUISHERS AND EXITS 

20

CONGESTION CHARGING   

13

FIRST‐AID FACILITIES  

21

CONTRACT CLEANERS 

14

FLOOR COVERINGS AND TAPE  

22

CRÈCHE SERVICES 

14

FLOOR PLANS 

22

3


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

FLOOR SPACE AND DETAILS  

23

PARKING

FLORAL AND PLANT HIRE   

23

PHOTOCOPYING/ PRINTING SERVICES 

36

FURNITURE HIRE   

24

PHOTOGRAPHY    

36

GOODS ACCESS   

24

POSTAL ADDRESS  

36

GOOD NEIGHBOUR POLICY  

25

POST EVENT EVALUATION  

GRATUITIES

25

PRODUCTION/EVENT MANAGEMENT  

37

COMPANIES  

HEALTH AND SAFETY LEGISLATION  

35

38

26

PUBLIC ADDRESS SYSTEM   

38

HEATING AND VENTILATION  

28

PUBLIC TRANSPORT  

38

HOTEL ACCOMMODATION  

28

RADIO HIRE  

39

INSURANCE

28

REFUSE REMOVAL  

39

LICENCES  

29

RIGGING  

39

LIFTS  

30

ROOF AREAS (SATELLITE LINKS)  

40

31

SAFE DEPOSIT 

40

LOADING AND UNLOADING 

31

SECURITY SERVICES 

40

LOCATION & MAP 

32

SEATING  

41

LORRY & COACH PARKING  

34

SIGNAGE AND BANNERS   

41

LOST PROPERTY   

34

SMOKING POLICY  

43

OPERATING BRIEFS  

34

SOUND RESTRICTION 

43

STAFFING  

44

AND POLICIES  

LIGHTING

ORGANISERS OFFICE & ANCILLARY  ROOMS  34 

4


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

45

WESTMINSTER CITY COUNCIL CONTACTS 

50

STANDS ‐ SHELL SCHEME   

45

WHEELCHAIRS

STANDS ‐ SPACE ONLY 

46

STORAGE

48

TAXI COMPANIES  

48

APPENDICES

TELEPHONE INSTALLATION 

48

GOOD NEIGHBOUR POLICY  

TENANCY HOURS  

49

APCOA CAR PARK BOOKING  

THEMING

49

FORM – HORSEFERRY ROAD  

VEHICLE ACCESS INTO HALLS   

VIDEO PRODUCTION 

VISITOR INFORMATION 

STAGES/PLATFORMS

51

52

53

57

49

HEALTH & SAFETY DECLARATION    

58

49

TERMS & CONDITIONS OF  

49

EQUIPMENT HIRE  

ELECTRICAL ORDER FORM 2011 

WATER AND WASTE, COMPRESSED   AIR AND GAS SUPPLIES 

50

WATER COOLERS  

 

50

   

5

61

62


LAWRENCE HALL |

CONTACTS   | 

INFORMATION PACK

All relevant personnel, their job titles and contact numbers for all areas of  responsibility in the Halls and the Conference Centre are listed below.

  SALES DEPARTMENT   |  T. 0845 370 4606  |  F. 020 7834 2072      Fergus Wilson 

Owen Oxlade 

Head of Sales, Media & Events 

Sales & Events Manager 

t. 01733294688 

t. 020 7821 3669 

e. ferguswilson@rhs.org.uk 

e. owenoxlade@rhs.org.uk  

Rudo White 

Patricia Paixao 

Senior Sales Manager (Leith’s) 

Sales & Events Co‐ordinator 

t. 020 7821 3076 

t. 020 7821 3695 

e. rudowhite@rhs.org.uk 

e. patriciapaixao@rhs.org.uk  

   

6


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

OPERATIONS DEPARTMENT  |  T. 0845 370 4606  |   F. 020 7828 8269   

Stuart Medhurst 

Rory Tibbatts 

Mourad Messari 

Head of Operations 

Assistant Operations Manager 

Assistant Operations Manager 

t. 020 7821 3632 

t. 020 7821 3673 

t. 020 7821 3635 

m. 07976 358 802 

m. 07764 787 039 

m. 07970 138 306 

e. stuartmedhurst@rhs.org.uk  

e. rorytibbatts@rhs.org.uk  

e. mouradmessari@rhs.org.uk  

7


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

AIR‐CONDITIONING

ARTICULATED VEHICLES 

The Hall  is  serviced  by  forced  air  ventilation. 

See LOADING AND UNLOADING 

There are currently no air‐conditioning facilities. 

AUDIO VISUAL EQUIPMENT 

ACCESS

The RHH have the following equipment to hire: 

See GOODS ACCESS 

|  Lighting  ‐  Ten  Martin  Mac  250  Wash 

lighting fixtures provide colour washing to 

ARTISTS AND ENTERTAINMENT 

allow lighting of the arches, ceiling panels 

For speakers,  celebrities  and  unusual  acts  we 

or floor areas. Two are positioned on each 

recommend:

arch, directly  opposite  each  other  across 

the width of the arch. 

ƒ Sternberg Clarke Ltd   

t. 020 8877 1102  

There are  also  two  lighting  fixtures  which 

e. sales@sternberg‐clarke.co.uk  

provide flexibility  for  use  of  gobos  to 

w. sternberg‐clarke.co.uk  

display patterns  or  logos.  For  the  making 

of gobos we recommend: 

ƒ Platinum Promotions (Professional DJs) 

ƒ Goboland  

t. 01322 412 494   e. info@platinum‐djs.com  

t. 020 7060 4626  

w. platinum‐djs.com  

w. goboland.com  

8


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Your production  company  will  be  required  to 

stage position  or  for  general  coverage  in 

provide a  mixing  desk  and  technician  to  be 

exhibition situations.  The  second  controls 

able to use this intelligent lighting system. 

the volume  of  the  in‐house  CD  player,  in‐ house  radio  microphone  systems  and  the 

The cost to use this complete system is £500 

auxiliary system  inputs.  The  overall 

plus VAT.  

systems comprises: 

| Public  Address  System  ‐  The  venue  is 

Hall – Centre Section 

equipped with a Permanent Sound System 

2x Axys DS500 Active Speakers 

designed for  high  quality  speech  and 

6x Axys DS280 Active Speakers 

background music  reproduction  in  a 

variety of  configurations.  It  can  be 

Hall – Side Sections 

augmented with  additional  equipment 

12 x RCF Monitor 44 Speakers 

supplied by the client for more demanding 

presentation/conference situations. 

Dias

4x EM Acoustics I2 Speakers 

The main system is controlled via two wall‐

panel control  units  located  in  the  office. 

Control

One

BiAmp AudiaFLEX Digital Audio Processor 

unit

determines

the

system

configuration according  to  the  selected 

9


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Microphones

inputs for Line or Microphone Level 

1x Shure SM58 Paging Microphone (PTT 

equipment.

located in Managers Offfice) 

2x Shure UHF Handheld Systems c/w 

Arrangements for any additional audio 

Boom Stands 

visual equipment can be made through: 

2x Shure UHF Lapel Systems 

ƒ Sound By Design  

Misc 

t. 01483 797 242 

1 x Marantz CD Player (located in 

e. office@soundbydesign.net  

Manager’s Office) 

ƒ Creative Staging 

Induction Loop System 

t. 020 8994 3636  

Ampetronic ILD 1000 loop amplifier 

e.TMicklewright@creativestaging.co.uk   

system

w. creativestaging.co.uk  

ƒ Eclipse Presentations 

System Connections  Two XLR system points for connection of 

t. 020 8662 6457  

additional equipment are duplicated at 

e. info@eclipse‐presentations.co.uk  

either end of the Hall. These have separate 

w. eclipse‐presentations.co.uk    

10


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Event Concept 

can be lowered in 30 seconds. We require the 

t. 020 7740 3988 

blinds to be closed after 9pm. 

e. hire@eventconcept.co.uk  

w. eventlighting.co.uk  

BRANDING

See SIGNAGE 

ƒ Aztec Event Ltd 

t. 020 7803 4000  

CAPACITIES

e. briand@aztecuk.net  

As the Lawrence Hall is a Dry Hire Venue there 

w. aztecuk.net  

are a number of possible layouts, we recommend 

the following maximum capacities   

BARRIERS We do not provide barriers for external crowd 

Theatre

1000

control. Permission has to be granted from 

Banqueting

800

Westminster Council due to obstructing public 

Reception

1500

walkways.

Examinations

1000

Fashion Shows

700

 

BLACKOUT

There are 56 blackout blinds in the Lawrence Hall 

plus draping. These are operated by the RHH and 

11


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

CATERING (ON‐SITE CATERERS) 

Lawrence Hall Kitchen, and a £500 deposit for use 

Leith's are  the  appointed  caterers  at  the  Royal 

of the Lindley Hall kitchen. These deposits will be 

Horticultural Halls  and  offer  an  extensive  list  of 

refunded after  the  event  should  everything  be 

menus and  wines;  which  may  be  tailor  made  to 

left as it was found. 

suit your  tastes  and  preferences.  Their  rates  are 

inclusive of  staff  and  service  hire.  Leith's 

Access to  the  Lawrence  Hall  kitchens  during  the 

longstanding team  organises  many  bespoke 

week is from 18:00 until 23:00, at weekends from 

events and  is  dedicated  to  delivering  all‐round 

11:00 until 23:00 subject to availability. The RHH 

success and pride themselves on presenting food 

charge the caterer a 15% commission fee on their 

in a simple and elegant way. Please contact 0845 

food and beverage bill. 

370 4606 and ask to speak to Leith’s. 

For full  details  on  the  kitchen  and  its  facilities 

CATERING (EXTERNAL CATERERS) 

please contact  Sophie  Trebbick,  the  Senior 

The RHH  allow  outside  caterers  from  our 

Deputy General  Manager  of  Leith’s  at  the  Royal 

designated caterers  list  into  the  venue.  To  cater 

Horticultural Halls on 020 7630 9612. 

in the Lawrence Hall a £2,000.00 buy out fee per 

event day is payable to Leith’s, and to cater in the 

CCTV

Lindley Hall a £1000.00 buy out fee per event day 

CCTV is installed throughout the Hall. 

is payable. Should you choose to use the kitchen 

areas there  is  a  deposit  of  £1000  for  use  of  the 

CHERRY PICKER 

12


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

It is  possible  to  hire  a  cherry  picker  for  £135.00 

There are separate Ladies and Gents cloakrooms 

per day,  or  £85.00  per  half  day.  If  you  require 

and toilet  facilities.  The  toilets  comprise  of  the 

staff to  operate  it,  there  is  a  charge  of  per  hour 

following:

(min 2 Hours).  

Ladies ‐ 11 cubicles and 7 wash basins 

Gents ‐ 5 cubicles and 7 wash basins.  

The working height of this lift is 30ft (9m). 

Generally the  cloakrooms  are  staffed  during 

CLEANING

event open  times  and  this  is  included  in  the 

The following areas are cleaned daily by the Royal 

tenancy agreement.  There  is  a  charge  of  £1  per 

Horticultural Halls  staff:  Main  Hall  floor  (wash 

ticket for  public  events.  The  RHH  accepts  no 

only), toilet  and  cloakroom  areas,  foyer,  and 

liability for articles left in the cloakrooms. Clients 

ancillary rooms. (Also see CONTRACT CLEANERS) 

do so at their own risk. 

Areas not covered by the RHH staff are: individual 

stands and any carpeted areas (including the 

CONGESTION CHARGING 

Hall if fully carpeted) 

Effective as  of  17  February  2003,  between  the 

hours of  07.00  and  18.30hrs,  Monday  to  Friday 

excluding public  holidays.  The  congestion 

charging zone is bounded by the ‘Inner Ring Road’ 

Linking Euston  Road,  Pentonville  Road,  Tower 

CLOAKROOM AND TOILET FACILITIES 

Bridge, Elephant & Castle, Vauxhall Bridge Road, 

13


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Park Lane and Marylebone Road. The ‘Inner Ring 

We recommend  the  following  cleaning  company 

Road’ provides a route around the charging zone, 

for any additional cleaning requirements:  ƒ A1 Exhibition Cleaners Ltd 

and charges  will  apply  only  to  vehicles  travelling  inside it, not those travelling on it.  

t. 020 8523 1516 

e. martin@a1exhibitioncleaners.com 

The charge  is  applicable  to  those  driving  or 

w. a1exhibitioncleaners.com  

parking a vehicle on public roads within the zone 

and allows you to enter, drive around, and leave 

CRÈCHE SERVICES 

the zone as many times as you wish for that day.  

For fully  Ofsted  registered  childcare  services  we 

recommend the following: 

The charge may be paid in advance or on the day 

ƒ Nipperbout Active Childcare 

of travel  by  the  following  methods:  Post  Office;  Self  Service  Machines;  selected  Petrol  Stations, 

t. 01296 712658 

selected Retail  Outlets.  Further  information  can 

e. nipperbourt@aol.com  

be obtained by telephoning Transport for London 

DELIVERIES 

on 0845  900  1234  or  by  visiting  their  website 

All parcels for delivery to events should be clearly 

www.cclondon.com where  payment  of  the 

marked with  the  Event  Title,  Contact  Name  and 

charge is also possible. 

Name of RHH Event Manager and also be labelled  

CONTRACT CLEANERS 

14


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

for the correct hall. Deliveries should be made as 

users should  make  themselves  known  to  a 

close to  the  day  of  the  event  as  possible  – 

member of  reception  staff  prior  to  entering  the 

permission is  required  by  the  RHH  for  large 

building. Manual wheelchairs are available on site 

deliveries, or deliveries made more than 2 days in 

if necessary. A bell is located at the bottom of the 

advance. The  RHH  accepts  no  liability  for 

steps to  the  Conference  Centre  should  you  wish 

deliveries or  goods  left  on  the  premises.  Clients 

to alert  the  attention  of  one  of  our  members  of 

do so at their own risk. 

staff.

DAMAGE/DILAPIDATIONS 

Disabled toilet  facilities  are  based  in  the 

Charges will be made against any damages or 

Conference Centre,  ladies  on  the  2nd  floor,  and 

dilapidations that occur during the tenancy 

gentlemen on  the  3rd  floor.  These  facilities  are 

period. Please refer to our standard terms of hire 

reached via the Conference Centre lifts which can 

on the reverse side of the contract ‐ see 

be accessed  via  the  ramp  in  the  Lawrence  Hall 

paragraph 4.8. 

foyer.

DISABLED ACCESS AND FACILITIES 

DRAPES

Ramps are provided for wheelchair access at both 

The Lawrence Hall has curtain draping down each 

the Lawrence  Hall  main  entrance  doors  and  to 

side of  the  Hall,  on  the  raised  dais,  across  the 

the rear  of  the  hall  from  Elverton  Street. 

doors leading  in  from  the  foyer  and  across  the 

Oversized wheelchairs  and  electronic  scooter 

exit doors leading out to Elverton Street. Draping 

15


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

is black, except for the side draping which is black 

ELECTRICAL POWER 

on one side and beige on the other. The draping 

For all  mains  supplies  of  power  in  the  Hall  (for 

is operated  on  a  track  system  and  can  be  pulled 

lighting, catering,  etc.)  a  charge  is  applicable. 

back in less than 10 seconds. When the draping is 

Detailed quotations  and  electrical  capability  of 

open it  is  tied  back  using  cable  ties  so  as  not  to 

the Hall  must  be  obtained  from  our  Assistant 

interfere with  an  event.  For  any  additional 

Halls Operations Manager. P 

draping we recommend: 

Please find the mains tariff and order form in the  ƒ Blackout Ltd 

appendix of  this  manual  –  we  require  you  to  fill 

t. 020 8687 8400  

this in  and  send  it  to  Gary  Wilson 

e. sales@blackout‐ltd.com  

(garywilson009@hotmail.com)

w. blackout‐ltd.com  

one

calendar

month before the event. Please also copy in your 

DRESSING ROOMS 

main contact person at the venue. If you have any  queries please do not hesitate to your RHH Event 

See ORGANISER’S OFFICE, ANCILLARY ROOMS.  

Manager .  

DUTY MANAGER 

The RHH  will  inform  you  of  who  the  Duty  

All electrics must be paid for before the event. 

Manager for your event will be and how he / she 

Once your order has been received, you will 

can be contacted. The Duty Manager will run over 

receive confirmation and an invoice for payment. 

evacuation procedures on your arrival. 

16


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

An electrical  mains  supply  includes  the 

after the  event  opens  and  closes  respectively.  If 

installation, maintenance  and  removal  of  a  main 

24 Hour  mains  is  required  it  will  be  switched  on 

cable, which  normally  terminates  in  a  fused 

half an hour before the start of the event and off 

isolating switch  at  a  position  in  the  Hall,  as 

at the  close  of  the  last  day  of  the  events  open 

indicated on the client’s floor plan, in accordance 

period.

with the  Royal  Horticultural  Halls’  Rules  and 

Regulations.

ELECTRICAL SERVICES 

We recommend  the  following  contractors  for 

Where the supply needs to be distributed out to 

secondary fitting of electrics: 

various areas  in  the  Hall  event  organisers  / 

ƒ Showlite Ltd 

production companies  must  provide  their  own  electrical  distribution  equipment  /  secondary 

t. 01264 365 550  

fitter electrician  –  recommendations  of  suppliers 

e.jgreen@showlite.co.uk  

are in the ELECTRICAL SERVICES section (below). 

w. showlite.co.uk 

ƒ Dalesgate Exhibition Services 

The price  quoted  includes  the  cost  of  current  consumed during the open period of the event.  

t. 01423 502031  

e. sales@dalesgate.com  

During the event tenancy, standard mains will be 

w. dalesgate.com  

switched on and off daily; half an hour before and 

17


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

EMERGENCY AND EVACUATION PROCEDURES 

event and  request  the  public  to  leave  the 

In the  interests  of  public  safety  the  following 

building as  quickly  as  possible.  The 

points are  to  be  noted  by  all  event  organisers, 

announcement shall take the form: 

exhibitors and  their  helpers  whilst  on  the 

HorticulturalHalls premises  for  any  public  or 

“WE ARE  REQUIRED  TO  EVACUATE  THE 

private function. 

BUILDING IMMEDIATELY:  PLEASE  PROCEED 

• Take note of the position of all EXIT DOORS 

TO EXIT DOORS”   

from the building. 

• Horticultural Halls staff and their authorised 

• Take  note  of  the  position  of  all  fire 

stewards will  move  immediately  to  pre‐

extinguishers, fire blankets and hose reels. 

determined

• Take note of all fire alarm break glass points. 

exits,

open

doors

and

announce, “THIS WAY OUT PLEASE”. 

• Ensure that  all  fire  exit  doors,  gangways, 

• Take note  of  assembly  point:  LAWRENCE 

stairways and  passages  are  kept  clear  of 

HALL & CONFERENCE CENTRE ‐ Pavement at 

furniture, refuse,  packaging,  materials, 

corner of  Greycoat  and  Elverton  Streets 

seated persons or any other impediment to 

opposite the Conference Centre entrance of 

passage at all times. 

the building. 

• If the premises are to be evacuated for any 

• Production teams  and  exhibitors  are  to 

reason, the  Duty  Manager  will  stop  the 

switch off  all  equipment  in  the  venue,  and 

18


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

they are  to  lead  members  of  the  public  to 

EQUIPMENT HIRE 

the nearest  exit.  Production  teams  and 

The RHH  has  a  supply  of  audio  visual  and  other  

exhibitors are  then  to  report  their  venue  / 

equipment for  hire  –  full  details  are  listed  in  the 

stand condition  to  organisers  at  the 

order form (Appendix) at the end of this manual. 

assembly point. 

We are  also  able  to  hire  in  more  equipment  on  your behalf, please contact the Sales Office.  

• On  no  account  must  fire  equipment  be 

Any equipment (such as trolleys and pump trucks) 

deployed between  the  public  and  the  nearest exit. 

borrowed on  the  day  (to  help  with  load  in  /  de‐

• Do not  mention  the  word  ‘fire’  in  the 

rig) from the Royal Horticultural Halls will require 

hearing of the public. 

a credit card to be held as a deposit. 

• Event organisers,  production  teams  and 

EVENT MANAGER 

exhibitors are  reminded  that  construction, 

For each  event  there  will  be  at  least  one 

erection of equipment and decoration of the 

dedicated duty  manager  to  provide  advice  and 

Hall/ stands must be fully in accordance with 

assistance to  organisers  whenever  necessary. 

the City of Westminster standard conditions 

Please feel to contact them as required. 

for events / exhibitors. 

EXHIBITION SERVICES 

• In the event of any bomb threat, emergency  evacuation will take place along the lines of 

Help and assistance can be given on a wide range 

above.

of safety issues affecting the exhibition and 

19


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

event industries  including  floor  plan  design  and 

| Per sheet within the UK ‐ £0.25 

production, drawing approvals and floor 

| Per sheet to Europe ‐ £0.50 

management. Please contact the following: 

| Per sheet worldwide ‐ £1.00 

ƒ Show Management Services Ltd 

Please notify  any  member  of  the  Halls  staff 

t. 01252 811163 

should you wish to make use of this facility. 

e. info@sms‐group.co.uk  

FIRE EXTINGUISHERS AND EXITS 

For registration  services  we  recommend  the 

There are permanent fire extinguishers and hoses 

following company: 

sited within the Hall. These must not be covered 

or obstructed at any time. In addition to those we  ƒ CTS 

have 12 mobile extinguishers which will be placed 

t. 0870 7511400  

around the  Hall  by  the  Duty Fire  Marshall  at  the 

e. samantha.parker@ctsnet.co.uk  

beginning of  your  event.  All  entrances,  exits  and 

w. ctsnet.co.uk 

gangways at the Hall must be kept unobstructed 

at all times.  

FAX SERVICES 

Fax services  are  available  in  small  quantities  at 

All goods, exhibits and staging materials must be 

the following rates: 

brought into  or  removed  from  the  Hall  by  such  entrance or entrances as we may direct. 

20


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

The main foyer area in the Hall must not be used 

NO EVENT MAY BE OPENED TO THE PUBLIC UNTIL 

except for  entrance  by  the  general  public.  No 

DUTY MANAGER  IS  SATISFIED  THAT  THESE 

tables, displays  or  other  obstructions  may  be 

CRITERIA HAVE  BEEN  MET.  THE  FIRE  MARSHALL 

placed in  the  foyer  areas  as  these  are  the  main 

WILL THEN  LIAISE  WITH  YOU  TO  ASCERTAIN  IF 

fire exits from the Hall, unless prior permission is 

YOU ARE  READY  FOR  THE  ENTRANCE  DOORS  TO 

granted by the RHH. 

BE OPENED.  

No items  must  obstruct  the  area  to  the  right  of 

FIRST‐AID FACILITIES 

the main  entrance  doors  on  Elverton  Street  due 

There is a first‐aid room situated beside the ladies 

to required electrical access.  

cloakroom in  the  lower  foyer.  Although  all 

Horticultural Halls operating staff have basic first‐

Before your event in the Hall opens to the public 

aid training,  we  recommend  you  enlist  the 

each day, the Duty Manager will carry out certain 

services of: 

checks to ensure the premises are safe for public 

ƒ St. John’s Ambulance  

use i.e. all fire corridors are at least 2m wide and 

t. 020 7235 5231 

totally clear,  that  all  fire  exits  are  unlocked  and  or  

clear and  that  all  fire  fighting  equipment  is  in 

ƒ Red Cross  

place and unimpeded.  

t. 020 7235 5454). 

21


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Stanco

The nearest  general  hospital  is  St  Thomas’s  Hospital, Lambeth Palace Road SE1 (t. 020 

t. 01926 499 959  

7928 9292). 

w. stanco.co.uk   

FLOOR COVERINGS AND TAPE 

Only the  use  of  LOW  TACK  TAPE  is  permitted  in 

It is the policy of the Royal Horticultural Halls and 

the Hall. Damage to the floor due to stronger 

Conference Centre  that  all  tenancies  requiring 

tape will be charged to the organiser. 

carpet or  other  types  of  floor  covering  laid  onto 

the wood block floors will have to be recyclable. 

FLOOR PLANS 

We will require firm evidence in advance that this 

To help plan the layout of your event, blank and 

is the case and the means of disposal will need to 

sample floor  plans  are  available  on  our  website 

be confirmed to us in writing.  

(CAD plans  also  available).  There  is  also  a 

We  recommend  the  following  companies  for 

selection of  sample  floor  plan  layouts  showing  different  configurations  from  past  events.  These 

carpet hire: 

are available from the Sales Office. 

ƒ Reeds Carpeting Contractors 

PLEASE NOTE: 

t. 024 7669 4114 

No less than 21 days before your event you must 

e. martin@reeds‐carpets.co.uk   

submit a scale plan showing the proposed layout 

w. reeds‐carpets.co.uk  

of your  event,  giving  the  full  particulars  of  the 

22


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

width of  gangways  (minimum  width  2m)  and 

Floor composition  •

any proposed seating  arrangements. If  required  to  do  so,  you  must  modify,  rearrange  or  delete 

Wood ‐ Oak parquet flooring. 

FLORAL AND PLANT HIRE 

any arrangement  to  our  satisfaction  and  in 

We recommend  the  following  floral  and  plant 

accordance with  Health  and  Safety  regulations.  

hire companies:  

Event Organisers  will  be  asked  for  their  Risk 

Assessments of  any  potential  hazard  and 

ƒ Pulbrook & Gould Ltd  

hazardous situations involved with their event. 

t. 020 7730 0030 

e. sales@pulbrookandgould.com  

FLOOR SPACE AND DETAILS 

w. pulbrookandgould.com  

Size

• Gross space  1858  square  metre  /  20000 

ƒ Palm Brokers Ltd 

square feet ‐ including the raised dais area 

t. 01628 663 734  

• Net space  1238  square  metre  /  13326 

e. ask@palmbrokers.com  w. palmbrokers.com  

square feet  ‐  approximately,  depending  on   

layout

ƒ Lavender Green 

t. 01753 831 112 

Loading capacity 

e.  sue@lavendergreen.co.uk  

• 1 tonne per sq meter (200lbs per sq ft) 

w. lavendergreen.co.uk  

23


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Opex Exhibition Services 

FURNITURE HIRE  The RHH has furniture for hire – see form at the 

t. 020 7370 8145  

end of  this  manual.  We  are  also  able  to  hire  in 

e. info@opex.co.uk  

more furniture on your behalf, please contact the 

w. opex.co.uk  

Sales Office.    Alternatively  we  recommend  the 

following furniture hire companies:  

GOODS ACCESS 

There are 3 entrances into the Hall:  ƒ Charters Furniture Hire 

1.

t. 020 8345 6999  

Access  to  the  Hall  is  via  the  main  side  (stepped)  entrance  from  Elverton  Street 

e. kirst@charterhire.com  

(Doors 3.61m wide by 2.99m high). 

w. chartershire.com  

2.

Ramped access  at  the  rear  of  the  Hall  through  two  doors  (1.67m  wide  by 

ƒ Spaceworks Furniture Hire 

2.43m high  &  1.67m  wide  by  1.82m 

t. 01883 745 277  

high).

e. info@spaceworks.co.uk   3.

w. spaceworks.co.uk  

A smaller  entrance  on  Elverton  Street  (Doors  1.57m  wide  by  2.21m  high), 

ƒ Indisplay Ltd 

which is ideal for kitchen and restaurant  access. 

t. 01923 210 097   e. sales@indisplay.co.uk   w. indispay.co.uk  

24


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Please note  that  there  is  no  drive‐in  access  for 

privacy and comfort of all our neighbours and in 

goods vehicles into the Halls. 

particular, those  who  live  in  surrounding  buildings. Whatever the circumstances, the need 

Forklifts are not permitted inside the hall but may 

of local  residents  is  of  paramount  importance. 

move from street to back door via the back alley; 

Please refer to appendices at back of manual. 

please give advance notice of this to your contact 

in the sales office to ensure we can move the bins 

GRATUITIES

in advance.  Forklifts  MUST  have  the  reverse 

It is our aim to provide you with the highest levels 

sounder disabled  to  avoid  nuisance  noise  in  the 

of customer  service,  and  as  such  your  tenancy 

street. Forklifts  must  be  covered  in  your  risk  

includes several  members  of  staff  to  look  after 

assessment.

your needs.  THERE  IS  ABSOLUTELY  NO 

OBLIGATION WHATSOEVER TO GIVE GRATUITIES 

GOOD NEIGHBOUR POLICY 

TO OUR STAFF. We strongly discourage the giving 

Code of Practice ‐ Late Night Working Relating to 

of gifts, particularly in the form of cash. However, 

the Hours between 23.00 ‐ 07.00hrs 

if you  feel  that  a  member  of  staff  warrants 

particular merit then recognition in the form of a 

The Royal  Horticultural  Halls  are  located  in  a 

letter would be greatly appreciated. 

largely

some

immediately adjacent  to  working  areas.  It  is  the 

responsibility of  every  organiser  to  respect  the 

residential

area,

including

25


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

HEALTH AND SAFETY LEGISLATION AND POLICIES 

• The use of gas cookers is totally forbidden and 

It is  essential  that  you  comply  with  our  Health 

approval must be obtained from the Assistant 

and Safety  policies.  (See  your  Terms  of  Hire 

Halls Operations  Manager  for  the  use  of 

paragraph 6  section  6.1  ‐  6.14)  You  must 

cooking with electricity.  • The  use  of  naked  flame  is  forbidden  in  any 

complete and  return  the  Health  and  Safety  Declaration in the appendices with your contract.  

part of the premises.  • The  use  of  special  effects  (e.g.  lasers,  smoke 

We  particularly  draw  your  attention  to  the 

machines, strobe lighting and pyrotechnics) or 

following:

the bringing  onto  the  premises  of  any 

explosive or  flammable  substance  may  only 

• You must  comply  with  and  ensure  that  your 

be permitted with the consent of the Council. 

employee’s contractors  and  agents  comply 

At least  21  days  notice  shall  be  given  to  the 

with the provisions of the Health and Safety at 

Council detailing  the  exact proposal  including 

Work Act 1974 and all regulations made under 

the date and time of any proposed rehearsal. 

it.

Special effects  shall  only  be  used  where  the 

• You must  not  bring,  use  or  store  any 

desired effect cannot be achieved using other 

pressurised gases  into  the  Hall  e.g.  CO2, 

safer means  (e.g.  by  mechanical  devices). 

Helium or Propane Gas. 

When it is intended to use special effects the  inspecting  officer  will  need  to  see  all  the 

26


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

effects demonstrated as they will be used, so 

installed by  the  organiser,  which  will  be 

that the  effects  can  be  assessed  and,  if  

subject to  prior  approval  from  Westminster 

satisfactory, approved  by  the  issue  of  a 

City Council.  • Cables  should  be  ‘flown’  wherever  possible. 

certificate. • If vehicles are to be exhibited in the Hall they 

Should this  not  be  achievable  then  all  cables 

must have  a  minimum  amount  or  no  fuel  in 

that transverse  an  aisle  must  be  protected 

them. There  is  no  drive‐in  access  to  the  Hall. 

with a  proper  cable  ramp  and  this  should  in 

Vehicle ramps  may  be  hired  via  the  Sales 

turn be  affixed  to  the  floor  using  white  or 

Manager.

be

hazard tape.  Cables  running  around  the 

disconnected and  the  fuel  caps  must  be 

perimeter of the halls should be secured with 

sealed.

tape every 1m. 

Vehicle

batteries

must

• We are unable to provide tools or any form of 

equipment. Items can be hired from suppliers 

Help and assistance can be given on a wide range 

under the  paragraph  heading  scaffold  tower, 

of safety issues affecting the exhibition and event 

ladders and hoists. 

industries including  floor  plan  design  and 

• The Hall  is  fitted  with  an  emergency  lighting 

production, drawing  approvals  and  floor 

system that  remains  on  at  all  times.  These 

management. Please contact the following: 

lights can  only  be  switched  off  if  an 

alternative,

non‐maintained

system

ƒ Show Management Services Ltd 

is

t.  01252 811 163 

27


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

e. fleet info@sms‐group.co.uk  

30 St John Islip Street, London, SW1P 4DD 

f.  01252 815 099 

t. 020 7630 1000   

ƒ St Ermin's Hotel 

HEATING AND VENTILATION  Forced air heating and ventilation exist within the 

Caxton Street, London, SW1H OQW  

Hall. There is no air conditioning in the Hall. 

t. 0800 6350 438 

INSURANCE 

HOTEL ACCOMMODATION  the 

Event organisers  should  ensure  they  have 

that

adequate insurance protection for events held at 

exhibitors and  visitors  alike  can  find  suitable 

the venue. As a minimum, we require you to have 

accommodation to  suit  their  price  range.  We 

£5 million  Public  Liability  cover.  For  advice  on 

recommend the following nearby hotels: 

this, and other insurances that would be of value, 

please talk  to  an  Insurance  Broker  regulated  by 

The

large

range

Westminster/Victoria

of

hotels

area

in

ensures

ƒ The Rochester Hotel  

the FSA  (Financial  Services  Authority)  for 

69 Vincent Square, London, SW1P 2PA 

professional advice.  

t. 020 7828 6611 

e. rochester@grangehotels.com  

A valid  copy  of  the  event  organiser’s  Public  Liability  and  Employer’s  Liability  Insurance 

ƒ Mint Hotel Westminster 

certificate confirming  minimum  cover  of  £5 

28


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

million must  be  provided  to  the  Sales  Office 

of a  Premises  Licence  as  issued  by  Westminster 

before the  event  starts  in  accordance  with  the 

City Council.  

Terms of Hire (see paragraph 8.3)  It  is  also  essential  that  all  exhibitors  hold 

As such  we  are  required  to  have  a  Designated 

insurance for  Public  Liability  at  a  minimum  level 

Premises Supervisor  or  a  properly  delegated 

of indemnity  of  £5  million.  Proof  of  such 

person and Personal Licence holder on site for all 

insurance must  be  provided  by  exhibitors  if 

events at  which  the  sale  and  consumption  of 

requested.

alcohol takes place.  This  applies  to  both  “On  Sales”  and  “Off  Sales” 

ƒ Woodgates Insurance Brokers  t. 01622 740 000 

We also  operate  these  facilities  under  the 

w. woodgates.co.uk  

conditions of  an  Exhibition  Licence  similarly  issued  by  Westminster  City  Council  for  all 

exhibitions held in our premises. 

ƒ Insurex Expo‐sure Ltd  t. 01892 511 500  

e. insurex@exposure.com  

The Premises  and  Exhibition  Licenses  are 

prominently displayed at each facility and copies 

LICENCES

of their  respective  conditions  are  available  on 

The Royal Horticultural Halls & Conference Centre 

request. There  may  be  occasions  when 

operates the Lawrence Hall under the conditions 

Temporary Events  Notice  (TEN)  application  is 

29


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

required to accommodate certain aspects of your 

ƒ Public use of Sound Recordings 

event (ie.  Performance  of  a  play  or  sporting 

Phonographic Performance Ltd 

activitity) in  which  case  we  would  suggest  you 

1 Upper James Street  

seek advice from the Head of Operations at your 

London W1F 9DE  

earliest convenience and no less than one month 

t. 020 7534 1000 

prior to  your  event.  At  this  point  an  application 

f. 020 7534 1111 

will be made to the authorities on your behalf. 

ƒ Public Performance of Live Music 

The Royal Horticultural Halls & Conference Centre 

Performing Rights Society Ltd 

has a current valid PRS license. 

London W1T 3AB  

29 Berners Street  

The following contacts are for your reference: 

t. 020 7580 5544 

f. 020 7306 4455   ƒ Occasional Music and Dance Licence 

Westminster City Council 

LIFTS  

Licensing Business Unit 

There are two lifts that service the Lawrence Hall 

Room 23, Westminster Council House 

and Conference  Centre.  A  service  lift,  accessed 

Marylebone Road, London NW1 5PT 

from the Hall serves the Restaurant, Hall and the 

t.  020 7641 1007 

second and third floors of the Conference Centre. 

f. 020 7641 1235 

30


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

This service  lift  must  be  utilised  for  the 

LIGHTING

transportation of goods and 

See AUDIO VISUAL EQUIPMENT 

products to the Conference Centre.  

LOADING AND UNLOADING 

Dimensions

Parking meters  in  Elverton  Street  will  be 

Door width ‐ 79.9cm 

suspended by  Horticultural  Halls  to  facilitate  the 

Door height ‐ 189cm 

loading and  unloading  of  vehicles  during  the 

Inside Lift: 134cm (D) x 113cm (W) 

build‐up and breakdown of events. Exhibitors will 

need to display a loading and unloading permit in 

A passenger lift located in the Conference Centre 

their vehicles  on  arrival  at  the  venue,  available 

serves the  first,  second  and  third  floors  of  the 

from the  Halls  Traffic  Marshall  who  will  be  on 

Conference Centre.  This  lift  is  for  passenger 

duty outside the hall. A £20 refundable deposit is 

services only  and  should  not  be  used  for  the 

required.

transportation of goods and products throughout 

the centre at any time. 

Vehicles parked  without  showing  a  Temporary  Parking Permit do so at their own risk. 

Dimensions

Door width ‐ 86cm;  

PLEASE NOTE  THAT  THESE  PERMITS  ARE  FOR 

Inside Lift: 100cm (D) x 167cm (W). 

LOADING AND UNLOADING PURPOSES ONLY AND  DO NOT ALLOW FOR ANY PERMANENT PARKING. 

31


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

PLEASE REFER  TO  THE  ‘PARKING’  SECTION  OF 

If your  event  is  in  Lawrence  Hall  and/or  the 

THIS MANUAL FOR ALL DAY PARKING. 

Conference Centre, it is important that the map is  used  and  that  the  80  Vincent  Square  address  is 

There is  to  be  no  more  than  one  articulated 

not issued  in  error.  They  are  two  different  sites. 

vehicle at one time in Elverton Street. Articulated 

The correct  address  is  Lawrence  Hall  and 

vehicle

Conference Centre,  Greycoat  Street,  London, 

arrivals

must

be

staggered,

or

alternatively park  up  in  Vincent  Square  and  wait 

SW1P 2QD. 

for the  call  from  the  RHH  traffic  marshal  to  be 

allowed to  park  in  Elverton  Street.  The  side 

See page 33 for map.  

loading doors on Elverton Street measure 9ft 9ins  x 10ft 10ins.    LOCATION & MAP  On  page  33  you  will  find  a  location  map,  which  we  would  recommend  you  use  in  your  promotional  literature  to  indicate  to  your  contractors, exhibitors and visitors how to get to  us.  A  high  resolution  version  is  available  on  request from the Sales Office. 

32


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

33


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Manager, to whom any enquiries concerning lost 

LORRY AND COACH PARKING   ƒ WCC Cramer Street Car Park 

property should be directed. 

Cramer Street Hours  

W1U 4ES  

OPERATING BRIEFS 

t. 020 7641 3291  

For each  event  taking  place  in  the  Hall,  a  management operating brief will be issued to all 

6am –  midnight.  Height  N/A  (open  air). 

Horticultural Halls  staff  and  contractors  detailing 

Width 9'1" / 2.75m.  

your event.  Full  details  of  your  event,  including 

Spaces

setup, show  open  times,  floor  plans  and  all 

111 spaces 

contractors must  be  provided  at  least  3  weeks 

2 disabled spaces 

prior to your event This will enable us to prepare 

No electric car spaces 

the document for your approval at least 2 weeks 

Motorcycle parking available 

before your event. 

LOST PROPERTY 

ORGANISERS OFFICE 

Generally, lost  property  should  be  handed  in  to 

An organiser’s  office  situated  to  the  right  hand 

the Cloakroom  Attendants.  At  the  close  of  each 

side of the Dias has a small washbasin and toilet 

day, all  such  items  are  then  handed  over  to  the 

area. The  measurements  of  the  office  are  14.6ft 

safe keeping  of  the  Assistant  Halls  Operations 

by 10.6ft.  The  office  has  a  large  desk,  a  smaller 

34


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

desk, a  mini‐fridge,  access  to  the  Lawrence  Hall 

The nearest  public  car  park  is  Horseferry  Road 

tannoy system and a telephones: 020 7821 9332. 

APCOA, which  is  two  minutes  walk  from  the 

venue. Booking  form  in  appendices.  Height 

PARKING

restriction applies  at  this  car  park.  There  are  no 

Parking around  the  Hall  is  free  on  Sundays  and 

designated disabled parking bays outside the hall. 

after 18.30hrs  during  the  week.  (For  lorry  and 

The following  rules  from  Westminster  City 

coach parking  see  LORRY  AND  COACH  PARKING 

Council apply: 

above). There  are  Pay  and  Display  bays  around 

the Halls  for  parking.  On  weekdays  (Monday  ‐ 

• Blue  Badge  holders  can  park  for  free  between 

Saturday 08.30‐18.30hrs) the current cost is £2.00 

Monday to  Friday  08.30  –  18.30,  usually  for  a 

per hour.  

maximum of four hours in Blue Badge Bays only, 

please check the time plate. 

Parking Meters  and  Pay  and  Display  Bays have  a  varied  maximum  parking  time  of  either  2  or  4 

• White  Badge  Holders:  Disabled  Westminster 

hours. Most  meters  operate  on  a  pay‐by‐phone 

residents and  workers  can  apply  for  a  White 

basis. Please  follow  this  link  to  the  Westminster 

Badge. White Badge holders can park in Resident 

City Council website:

bays, Meter  bays,  Pay  & Display bays  and out  of 

http://www.westminster.gov.uk/transportandstr

order Meter Bays free of charge for an unlimited 

eets/parking/paybyphone.cfm

time.

35


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

PHOTOCOPYING/ PRINTING SERVICES 

PHOTOGRAPHY

Photocopying and  printing  services  are  available 

We recommend  the  following  photographic 

by HHL in small quantities at the following rates: 

company:

Per A4 copy (black & white) : £0.20  ƒ MPP Image Creation 

Per A4 copy (colour) : £0.50 

t.  01304 621 143   Please  notify  any  member  of  the  Halls  staff 

m. 07771 824 488  

should you  wish  to  make  use  of  this  facility.  We 

e. info@mppimagecreation.com  

are unable  to  offer  binding,  collating  or  acetate 

w. mppimagecreation.com  

services.  

POSTAL ADDRESS 

For all other types of photocopying, printing and 

Our main postal address is:  

laminating, we recommend: 

Royal Horticultural Halls & Conference Centre 

ƒ Prontaprint

80 Vincent Square, Westminster 

162 Vauxhall Bridge Road  

London SW1P 2PE 

London SW1V 2RA 

t.  020 7828 0515 

36


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

The Lawrence Hall and the Conference Centre are 

We do  this  by  sending  you  our  Evaluation 

situated in: 

Questionnaire at the end of your tenancy and we 

hope that  you  will  be  able  to  find  the  time  to 

Greycoat Street 

respond to  our  questions  in  order  that  we  may 

Westminster,

maintain, and  if  necessary  improve  the  quality, 

London, SW1P 2QD  

and standard  of  service  we  and  our  appointed 

contractors offer. 

There is  no  separate  postal  facility  for  this  Hall. 

We recommend  that  all  mail  be  sent  to  our 

After every  event,  a  post‐  event  operational 

Vincent Square  address  where  it  can  be  re‐

evaluation form  is  completed  which  is  shared  by 

delivered by  us.  However,  should  you  be 

sales and  operational  staff  alike  and  acts  as  an 

delivering by  courier  once  an  event  is  open, 

aide memoir  and  action  list  to  be  taken  into 

please direct  them  to  the  main  entrance  at 

consideration for the next event. 

Greycoat Street. 

POST EVENT EVALUATION  It  is  our  policy  to  seek  your  evaluation  and  comment  of  the  services  we  provide  before  and  during your event with us. 

37


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Urban Caprice 

PRODUCTION/EVENT MANAGEMENT  We recommend the following event management 

t. 020 7286 1700 (Ext: 214)  

companies:

e. matthew@urbancaprice.co.uk  

w. urbancaprice.co.uk   ƒ First Protocol 

t. 020 7787 5995 

PUBLIC ADDRESS SYSTEM 

e. mark.riches@firstprotocol.co.uk 

See AUDIO VISUAL EQUIPMENT 

w. protocol.co.uk  

PUBLIC TRANSPORT 

ƒ Bentley’s Entertainments 

The Hall  is  well  served  by  buses,  London 

t. 020 7223 7900  

underground and British Rail stations. For details, 

e. charlotte@bentleys.net   

times and reservations please contact: 

w. bentleys.net  

ƒ London Transport Information  

  ƒ Inca Productions 

t. 020 7222 1234  w. tfl.gov.uk  

t. 020 7223 5512   e. charlotte@incaproductions.co.uk  

ƒ National Rail Enquiries  

w. incaproductions.co.uk    

t. 08457 48 49 50 

w. thetrainline.com  

38


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ The Radio Hire Company 

The nearest  main‐line  station  is  Victoria  and  the  nearest underground stations are: 

t. 0800 374 916 

e. enquires@theradiohireco.com  

St James’s Park (District & Circle lines) 

w. theradiohireco.com  

Victoria (District, Circle and Victoria line)  

Pimlico (Victoria line only) 

REFUSE REMOVAL 

One standard refuse  collection  is  included  in  the 

RADIO HIRE 

contracted fee. Additional collections and special 

We are  able  to  provide  one  radio  so  that  the 

refuse requests can be arranged via the Assistant 

organiser can easily contact the Halls staff. If you 

Operations Manager. 

require radios  for  your  own  communication 

needs, we  would  recommend  the  following 

RIGGING

companies:

There are no rigging points in the Lawrence Hall. 

Only floor supported lighting rigs are permissible.  ƒ London Communications PLC 

You must  provide  weight  loadings  and  diagrams 

t. 020 7586 9851  

of all  such  requirements  at  least  21  days  in 

e. sales@londoncomms.com  

advance of  a  tenancy.  Rigging  will  require 

w. londoncomms.com  

approval by our structural engineers, for which a  fee is payable. 

 

39


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Floor weight  loadings  for  Lawrence  Hall  are  1 

direct sight  line  from  Lawrence  Hall  to  the 

tonne per sq metre (200lbs per sq ft).  

Telecom Tower and also Millbank Tower). 

We recommend the following contractors: 

SAFE DEPOSIT 

A walk‐in safe deposit is located in the Lawrence  ƒ Outback Rigging 

Hall. The RHH accepts no liability for items stored. 

t. 020 8993 0066 

Should you wish to arrange the use of this facility 

e. stuart@outbackrigging.com  

please contact  the  Royal  Horticultural  Halls  & 

w. outbackrigging.com  

Conference Centre  prior  to  your  event.  Organisers  and/or  exhibitors  should  acquire  the 

ƒ Hawthorne Theatrical 

appropriate insurance cover. 

t. 020 8955 6900  

e. london@hawthornes.uk.com  

SECURITY SERVICES 

w. hawthornes.uk.com  

For any  alcohol  events,  security  services  are 

compulsory. Security  services  will  be  contracted 

ROOF AREAS (SATELLITE LINKS) 

from the  start  time  of  the  event  until  2  hours 

The usage of all roof areas is prohibited. Satellite 

after the  finish.  We  will  arrange  this  on  your 

dishes for the use of live broadcasts can be used 

behalf and invoice you after the event. There is a 

but must  be  pre‐arranged  with  the  Assistant 

minimum requirement  of  4  hours  per  security 

Operations Manager.  (Please  note:  there  is  a 

guard, and 1 guard per every 100 guests. 

40


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

If you are organising a day time event and wish to 

Banqueting / Conference Chairs can be hired, we 

have security  we  recommend  the  following 

recommend the following company: 

security companies: 

ƒ Charters  Catering  Equipment  &  Furniture 

ƒ Cranfield Jardine Security 

Hire t. 020 8345 6999 

t. 01322 311 300  e. cranfieldJardine@aol.com  

For tiered seating we recommend the following: 

ƒ Close Circuit Security 

ƒ Arena Seating Ltd 

t. 020 7788 7925  

t. 01488 674800 

e. info@closecircuit.co.uk   w. closecircuit.co.uk  

Please note  –  permission  needs  to  be  obtained 

ƒ The Event & Exhibition Partnership  

from the council 21 days prior to your event. 

t. 0208 545 2492  

e. liz.turner@theeventpartnership.co.uk  

SIGNAGE AND BANNERS 

w. theeventpartnership.co.uk  

The following  areas  are  available  for  signs  and 

banners:

SEATING

Flat seating is available for hire in the Hall. 

41


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

External

Internal

Two illuminated  Poster  Boxes  (1.15m  (h)  x 

Two horizontal  Notice  Boards  measuring  1.8m 

700mm (w))  facing  onto  Greycoat  Street.  They 

(w) x 1.40m (h) as whole board or 0.75 (w) right‐

can be  used  to  advertise  your  event  exclusively 

hand section  and  0.92  (w)  left‐hand  section, 

on the days of your tenancy. 

located in  the  main  entrance  foyer  which  may 

only be used for the duration of the event. 

Fascia banners 

Horizontal Banners  (6.800mm  (w)  x  0.900mm 

The Main  Hall  offers  opportunity  for  a  whole 

(h)). Usually  two  either  side  of  the  Horticultural 

variety of  hanging  banners.  However,  there  are 

Halls logo, one facing towards Rochester Row and 

certain restrictions  within  this  Hall  and  we 

the other  facing  towards  Vincent  Square,  may 

recommend that  you  arrange  to  visit  the  Hall  to 

only be used for the duration of the event. 

discuss your requirements. 

Vertical Banners (6.00m (h) x 1.52m (w)). Usually 

For the designing, production and rigging of your 

two either side of the main entrance doors, facing 

signs and banners, we recommend: 

onto Greycoat  Street,  may  only  be  used  for  the 

ƒ Perton Signs Ltd 

duration of the event.   

t. 020 8992 5775  

One flag mast on the Hall roof. 

e. andrew@pertonsigns.co.uk  

w. pertonsigns.co.uk  

42


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Arena Structures 

suggest that  you  advise  all  of  your  delegates 

t. 020 8221 3020  

before they arrive. 

e. info@arenastructures.com  

w. arenastructures.com  

SOUND RESTRICTION 

The decibel  limit  for  the  Lawrence  Hall  has  been 

We advise  client  that’s  Signage,  including  A 

set for 85DB by the Environmental Health Officers 

Boards, are  not  permitted  on  any  part  of  the 

from Westminster  City  Council  under  the 

Public Highway  without  prior  permission  from 

conditions of  our  Premises  Licence.  This  is  the 

Westminster City  Council.  (See  WESTMINSTER 

maximum level for the Lawrence Hall, but we will 

CITY COUNCIL CONTRACTS) 

still exercise  our  managerial  discretion  at  any 

time during  the  event  should  we  consider  the 

SMOKING POLICY 

noise to  be  excessive.  All  amplified  music  and 

Due to legislation that came into effect on July 

sound for any event being held in the hall will be 

1 2007,  smoking  is  banned  in  public  places.  This 

routed and controlled through the sound limiting 

applies to  all  areas  of  the  Lawrence  Hall, 

device that we have on site to ensure this limit is 

restaurant, café, cloakrooms and foyer, including 

not exceeded.  This  limiter  will  at  all  times  be 

the pavement  in  front  of  the  doors  to  the 

under the  direct  control  of  the  Halls 

Lawrence Hall.  We  do  not  have  a  designated 

Management. Please refer to the Sound Monitor 

smoking area  outside  of  the  venue  and  we 

Operating Procedures  on  your  operating  brief.  A  copy of this can be sent to you in advance. 

43


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

STAFFING

cloakroom throughout  the  duration  of  your 

Standard staffing arrangements for the Hall are: 

event.

1 x Duty Manager 

1 x Deputy Fire Marshall ‐ to cover breaks for the 

Fire Marshall and Front of House staff and to be 

1 x Fire Marshall ‐ to patrol and enforce the local 

available for  other  duties  such  as  cleaning  and 

fire regulations,  to  make  sure  that  fire  exits  are 

refuse removal from the Halls. 

clear and to monitor the number of members of 

the public in the Hall at any one time. 

All Horticultural Halls staff have been trained by 

the local  Fire  Authorities  and  have  attended 

2 x  Customer  Services  Attendants  ‐  usually  used 

basic First‐Aid training. 

to man  the  front doors (the  cash  turnstiles  must 

be manned by the organiser’s staff) although they 

These are  the  required  levels  of  staff  permitted 

can perform any other duties as requested by the 

by Westminster  City  Council  and  the  Fire 

organiser.

Authorities for  the  Hall.  Additional  staff  can  be 

provided at an extra cost. Please note that there 

2 x Cloakroom Attendants (1 x Female 1 x Male) ‐ 

are no  overnight  security  personnel  for  the  Hall. 

initially to  clean  the  toilet  and  cloakroom  areas 

Also see SECURITY SERVICES and GRATUITIES.  

and to  ensure  that  these  areas  are  kept  clean 

throughout the day. Also to man and operate the 

44


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

STAGES/PLATFORMS

t. 020 7803 4000  

Staging is  available  for  hire.  Each  section  of  the 

e. briand@aztecuk.net  

staging is  1.2metres  square,  39  sections  are 

w. azteccuk.net  

available in total. We will set the stage up for you 

in your requested location. Steps and safety rails 

STANDS ‐ SHELL SCHEME 

are included. An example of a good stage size for 

We recommend  the  following  ‘Shell  Scheme’ 

the Lawrence is 14.4m wide x 3.6m deep stage @ 

contractors who  offer  preferential  rates  for 

£900. For  the  installation  of  stage  sets  please 

organisers in our venue: 

contact:

ƒ Dalesgate Exhibitions (Traditional)  

ƒ Congo Blue Design 

t. 01423 502 031  

t. 0118 969 8888  

e. sales@dalesgate.com  

e. info@congobluedesign.co.uk  

w. dalesgate.com  

w. congobluedesign.co.uk  

ƒ Hirex Ltd (Click Modular) 

ƒ Event Concept  t. 020 7740 3988  

t. 01617 236 100  

e. info@eventconcept.co.uk  

e. sales@hirex.co.uk  

w. eventconcept.co.uk  

w. hirex.co.uk  

ƒ Aztec Event Ltd 

45


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Melville Exhibition Services 

Stand construction  must  not  exceed  4.0m  from 

(Octanorm/Sodem)

floor level.  Where  Space  Only  exhibitors  have 

t. 01217 803 025 

constructed dividing  walls  between  stands  they 

shall be  up  to  the  maximum  height  of  4m.  

ƒ Blackwall Hire 

Minimum height of such walls is 2.5m. Where the 

t. 020 8291 0000  

stand walls  (including  towers)  exceed  2.5  m  in 

e. ross@blackwallhire.co.uk  

height, they must be suitably clad and decorated 

w. blackwallhire.co.uk 

on the  reverse  side  to  the  adjoining  exhibitor’s 

satisfaction, but  carry  neither  titles,  devices, 

The stand  height  limit  for  shell  scheme  (floor  to 

advertising matter  nor  exhibits  where  the 

ceiling) is 2.5m. 

elevation overlooks  the  lower  stand.  No  stand 

fitting or  floor  coverings  are  provided  on  Space 

STANDS ‐ SPACE ONLY 

Only sites.  The  Halls  Management  take  its 

Professional drawings  for  space  only  sites  – 

responsibilities as laid out in accordance with the 

showing all  proposed  construction  ‐  must  be 

1974 Health and Safety at Work Act very seriously 

submitted and  approved  by  the  Assistant 

and we  insist  that  organisers  and  exhibitors  do 

Operations Manager  before  any  work  is  started. 

the same. The organiser and exhibitors must give 

Neither exhibitors nor their agents shall attach or 

an undertaking  that  they,  their  staff  and  their 

fix any  construction or  display  to  the  floor,  walls 

contractors duly  accept  their  responsibilities  and 

or any other part of the fabric of the Hall. 

will act  in  accordance  with  the  Law.  Any  goods 

46


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

attached to  or  displayed  on  the  stand  will  be 

2. All timber less than a nominal 25mm (1 inch) 

subject to  the  approval  of  the  Fire  Marshall  and 

in thickness  and  plywood,  hardwood, 

must be  installed  to  the  satisfaction  of  the 

blockboard and  chipboard  less  than  18mm 

authorities. All  timber,  plastics,  fabric  and  other 

(¾”) must  be  rendered  flameproof  by  a 

materials used  in  displays  or  construction  must 

recognised process  to  Class  1  standard  and 

conform to  the  relevant  legislation  and  may  be 

tested in accordance with BS 476 Part 7 1971. 

removed on the orders of the Halls Management, 

Ply, hard  and  pulp  boards  which  have  been 

the Fire Brigade or the local Authorities. No stock, 

rendered flameproof in the approved manner 

literature or packaging may be stored on, around 

shall be branded with a recognised BS mark.     3. The use of plastic of a grade less than Class 1 

or behind the stand.   

BS476 Part  7  1971,  whether  in  stand 

When selecting  materials  for  use  as  stand  fitting 

construction or  display  arrangements  is 

or interior  elements  of  any  stand,  the  following 

prohibited. Limited  amounts  of  plastic 

regulations must be adhered to: 

materials of a grade better than Class 3 can be 

1. All painting  must  be  carried  out  with  water 

permitted providing the details are submitted 

based paints.  Finishes  having  an  oil  or 

prior to construction. 

cellulose base  (including  aerosols)  are  not 

4. Textile fabrics ‐ unless non‐combustible ‐ may 

permitted to be applied on site.    

not be  used  for  partitioning  stands  or  for 

47


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

forming offices or the back or sides of stands 

TAXIS

and so far as they may be used for decorative 

We recommend the following taxi companies: 

treatment for  such  portions,  the  fabric  must 

ƒ Dial.a.Cab 

be backed  with  material  similar  to  that  required  for  the  construction  of  the  stands. 

t. 020 7253 5000 

They shall  be  fixed  taut  to  the  backing  board 

ƒ Radio Cars 

and secured  at  floor  level  by  a  skirting  board 

t. 020 7272 0299 

not less than 75mm deep.   

STORAGE 

ƒ Westminster and Victoria Car Service 

Unfortunately there  are  no  storage  facilities  at 

t. 020 7932 0200 

the Hall  and  organisers/exhibitors  are  asked  to 

make their  own  arrangements  for  packing  cases 

TELEPHONE INSTALLATION 

and other  large  goods  off  site  and  are 

There are  no  permanent  telephone  lines  in  the 

recommended to contact: 

Hall, except  in  the  Organiser’s  office.  Please 

ƒ CEVA Showfreight 

contact BT for any telephone line requirements: 

t. 020 7721 5424 

ƒ BT Events  ƒ Exhibition Services Ltd 

t. 0800 400 400 

t. 020 8874 1787 

48


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

TENANCY HOURS 

VEHICLE ACCESS INTO HALLS 

Tenancy hours are as set out in your Application 

There is no drive‐in vehicle access inside the hall 

for Hire  Form.  Licensed  Hours  are  from  07.00  ‐ 

for build‐up  or  breakdown.  Display  vehicles  may 

00.00hrs Monday  –  Friday;  08.00  ‐  00.00hrs 

be brought into the Hall providing petrol caps are 

Saturday; 8.00 – 23.00hrs Sunday. 

sealed, battery  disconnected  and  drip  trays  in 

place. No vehicle should be driven inside the Hall 

Please also see GOOD NEIGHBOUR POLICY 

at any time. At least one months advance notice 

must be given should you wish to exhibit vehicles 

THEMING

as part of your exhibition. Ramps are available for 

When the occasion arises for a themed event, we 

hire from the RHH. The maximum height between 

recommend the following company: 

the ramp  and  the  top  of  the  doors  is  7.6ft.  The 

RHH has a ramp that can be hired.  ƒ Theme Traders 

t. 020 8452 8518  

VIDEO PRODUCTION 

e. mailroom@themetraders.com  

Should you  require  your  event  to  be  video 

w. themetraders.com  

recorded, please  refer  to  the  AUDIO  VISUAL 

supplier list. 

Please also  refer  to  our  Health  &  Safety 

Legislation and Policies. 

VISITOR INFORMATION 

For full visitor information in London contact:  

49


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Visit London 

WESTMINSTER CITY COUNCIL CONTACTS   

t. 020 7234 5833/68 or 

ƒ Special Events & Filming Team 

w. visitlondon.com    

t. 020 7641 2390 

WATER AND WASTE, COMPRESSED AIR AND GAS 

e. speciale@westminster.gov.uk    

SUPPLIES

ƒ Highways

Regrettably there  are  no  facilities  in  the  hall  for 

t. 020 7641 2625 or 020 7641 2016 

water and  waste.  Any  enquiries  regarding  self  contained,  temporary  mobile  units  need  to  be 

directed to  and  approved  by  the  Assistant 

The following people deal with health and safety 

Operations Manager. 

matters within the Hall: 

ƒ David Spink  

WATER COOLERS  Water Coolers are available for hire from: 

(Westminster District Surveyors) 

t. 020 7642 7083  ƒ Devon Mill 

ƒ Jenny Wilson 

t. 020 7733 9999 

t. 020 7641 3190 

They  require  3  working  days’  notice  on  all 

deliveries, charging for delivery and for collection. 

50


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ƒ Alan Lynagh  

WHEELCHAIRS

(Entertainment and Special Effects) 

Two wheelchairs  are  available  for  use.  Please 

t. 020 7641 1789 

contact a  member  of  Halls  Staff  should  you 

e. alynagh@westminster.gov.uk  

require the use of this facility.    

ƒ Kelly Biberstein  

Please see also DISABLED ACCESS 

(Food Hygiene)  t. 020 7641 3182   e. kbiberstein@westminster.gov.uk    ƒ David Nevitt  (Environmental Health Officer)  t. 07872 158025               

51


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

  APPENDICES

52


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

GOOD NEIGHBOUR POLICY FOR ALL EVENT ORGANISERS USING THE ROYAL HORTICULTURAL HALLS    The Royal Horticultural Halls (the Lindley Hall and Lawrence Hall) are located in a residential area and are  surrounded  by  residential  properties,  including  some  immediately  opposite  and  adjacent  to  working  areas. It is the responsibility of every event organiser, their contractors and exhibitors using our facilities  to  respect  the  privacy  and  comfort  of  all  our  neighbours  and  in  particular,  those  who  live  in  the  surrounding buildings.    Whatever the circumstances, the needs of local residents are of paramount importance.    1. Policy  Horticultural  Halls  Limited  (HHL),  in  agreement  with  Westminster  City  Council,  is  committed  to  a  ‘good  neighbour’ policy and all event organisers, their contractors, sub‐contractors and exhibitors are expected to  adhere to this policy and the application of it through a Code of Practice. This policy is automatically sent by  HHL to all event organisers who book events at the Royal Horticultural Halls. Event organisers must, in turn,  send  a  copy  of  this  to  their  appointed  contractors,  sub‐contractors  and  exhibitors.  HHL  are  licensed  by  Westminster City Council through the Exhibition and Premises Licenses applicable to both premises, and are 

53


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

bound by conditions attached to them that must, in turn, be adhered to by the event organisers and their  respective 3rd parties involved in their events.    2. Application  2.1.  This  Code  of  Practice  shall  apply  to  all  organisers,  contractors,  sub‐contractors  and  exhibitors  working at the Royal Horticultural Society premises at Elverton Street and Greycoat Street both on  and off site.  2.2.  All visiting sub‐contractors and casual labourers are required to observe this Code of Practice as a  condition of accepting work.  2.3.  The Code of Practice shall apply in respect of all work or tasks carried out in the Hall and out into  Elverton and Greycoat Streets.  2.4.   ANY DOOR USED FOR ACCESS/EGRESS OF DELIVERIES AND REMOVALS TO AND FROM THE HALLS  SHALL ONLY BE OPENED BETWEEN 0700 AND 2300 HOURS MONDAY TO FRIDAY, 0800 AND 2300  HOURS ON SATURDAYS AND BETWEEN 0800 AND 2200 HOURS ON SUNDAYS.    3. Vehicles  3.1.  Vehicle noise must be kept to an absolute minimum, when possible, particularly drivers of vehicles  operating air brakes or audible warning devices. Engines being started or idling unnecessarily must  also be kept to the minimum.  3.2.  No radios or compact disc players will be operated from vehicles from 2200 ‐ 0800 hours.  

54


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

3.3.  All vehicle doors will be opened and closed with absolute care to avoid noise.  3.4.  No alarm devices will be activated.  3.5.  IT IS ABSOLUTELY FORBIDDEN FOR ANY VEHICLE TO OBSTRUCT ACCESS ON THE PUBLIC HIGHWAY,  AS  IS  DOUBLE  PARKING  AND  PARKING  ON  DOUBLE  YELLOW  LINES.  OVERNIGHT  PARKING  FOR  LORRIES IS NOT PERMITTED AND CONTRACTORS AND EXHIBITORS MUST BE INFORMED OF THIS  BY THE EVENT ORGANISER.    4. Communication  4.1.  Hand‐held  telephones  are  not  to be  operated  in  the street  during  this  period  unless  operationally  necessary.  The  use  of  two‐way  radios  is  to  be  restricted to  necessary  operational and  emergency  use only.  4.2.  All personal communications will be restricted to the minimum level necessary to communicate.  4.3.  The use of vulgarities and obscenities are prohibited at all times.    5. Loading  5.1.   Wherever possible equipment and materials must be carried, rather than dragged, onto the loading  tailgates of vehicles or into the Hall.  5.2.  All  wheeled  or  rolling  equipment  should  be  maintained  and  oiled  regularly  to  minimise  noise.  Trolleys  with  rubber  wheels  should  be  used  in  preference  to  nylon  or  solid  wheels,  whenever  possible. 

55


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

5.3.  Wherever possible, equipment shall be wrapped or padded to minimise noise.    6. Noise Reduction  6.1.  Any  door  used  for  access/egress  of  deliveries  and  removals  to  and  from  the  Halls,  shall  only  be  opened between 0700 and 2300 hours.  6.2.  The goods loading doors must not be held open at any time. All Hall windows and blinds must be  closed after the hours of 2100 hours.  6.3.  Hammering,  the  use  of  power  tools,  or  any  other  machinery  that  may  lead  to  a  noise  nuisance  outside of the Hall are subject to the Assistant Operations Manager’s discretion.  6.4.  Excessive  noise,  when  moving  equipment  or  building  stands  within  the  Hall  must  be  kept  to  a  minimum.    7. Enforcement  7.1.  The  management  and  staff  of  Horticultural  Halls  Limited  have  absolute  authority  to  enforce  this  policy  upon  event  organisers,  contractors, sub‐contractors  and  exhibitors  during  any event  taking  place on their premises.  7.2.  By signing a contract with Horticultural Halls Limited, the event organiser is also agreeing to abide  by this policy. 

56


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

APCOA – HORSEFERRY CAR PARK FOR THE ROYAL HORTICULTURAL HALLS  Arneway Street, London, SW1P 2TX  Please use one application form per vehicle 

  I wish to book parking space at Horseferry Road Car Park as follows:  Date From: ___________________ 

Date To: ___________________ (Inclusive)  

Total number of days required: ___________________  Please state name of exhibition/conferences which you are attending:    Name of Applicant: _____________________________________________________________________  Address: ______________________________________________________________________________  _____________________________________________________________________________________  Daytime Contact Number:________________________________________________________________  Car Registration Number:____________________  

Make/model of car: _____________________ 

RATES:  FULL DAY (6 ‐ 24 hours) ‐ £12.00 (including VAT)     

HALF DAY (up to 6 Hours) ‐ £7.50 (including VAT) 

N.B. Prices are subject to change. This form only applies to customers parking for the day only. Please note any additional time over 24 hours will incur  standard car park rates £26.30. Any queries please contact the car park on 0207 222 8310. Height Restriction – 2.1 meters.    Payment should be made on return to your vehicle. Please take this form on the day you wish to park to the attendant at Horseferry Road Car Park.  57 


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

ROYAL HORTICULTURAL HALLS & CONFERENCE CENTRE  80 Vincent Square, London SW1P 2PE 

Telephone: 0845 370 4606 | Facsimile: 020 7834 2072      HEALTH & SAFETY DECLARATION  Please complete and return immediately to Royal Horticultural Halls, 80 Vincent Square, London, SW1P 2PE.    EVENT NAME: ____________________________________________________________________________    1. THE HEALTH & SAFETY AT WORK ETC ACT, 1974  It  is  a  condition  of  entry  into  the  exhibition  that  every  organiser,  exhibitor,  contractor,  sub‐contractor,  supplier  and  their  agents  comply  with  the  Health  &  Safety  at  Work  etc  Act,  1974  and  all  other  legislation  covering the venue. The organiser accepts that it is their legal responsibility to ensure that their own and  others health and safety is not put at risk by their acts or omissions during (show name here).    Our Health & Safety representative will be:  Name (BLOCK CAPITALS): ___________________________________________________________________  Position: _________________________________________________________________________________  Address: _________________________________________________________________________________  ___________________________________________________________ Postcode: ____________________   Mobile: _______________________________________Tel: _______________________________________  Fax: ______________________________________E‐mail: ________________________________________ 

58


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

TO BE SIGNED BY A RESPONSIBLE PERSON FOR THE ORGANISING COMPANY:    Authorised by: __________________________________ 

Print: _________________________________ 

Position: _______________________________________ 

Date: ________________________________ 

(a) My principal contractor (named below) has undertaken a Risk Assessment for this event in accordance  with the Health & Safety At Work Act, 1974, and he has trained and notified his staff and subcontractors in  all areas identified as being of risk.    (b)  I  have  ensured  that  our  principal  stand  contractor  has  a  suitable  and  sufficient  Risk  Assessment  and  Method  Statement  prepared  for  the  show  ‐  and  he  has  satisfied  me  of  his  competence  to  undertake  the  tasks required of him.    (c) I will make available at (show name) a copy of our own company’s Health & Safety policy, and our staff  will be sufficiently instructed and trained in matters relating to Health & Safety in order to carry out their  tasks competently.    2. Our Principal Stand Contractor is (if applicable)  Company: _________________________________  Contact name: _________________________________  Position: _____________________________________ Telephone: __________________________________  Address: _________________________________________________________________________________  Mobile: _________________________________  

E‐mail: _______________________________________ 

59


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

Please note that not less than twenty‐one days before the first day on which you are to use the Facilities you  must  send  us  a  scale  plan  showing  the  proposed  layout  of  the  event.  Please  note  that  Full  Structural  Calculations  are  required  for  all  stands  over  4m  high,  double‐deckers,  stairs,  600mm  +  platforms  and  features that require cross‐bracing.    PLEASE REMEMBER TO TAKE A COPY OF THIS FORM FOR YOUR FILES!    Should you have any queries relating to this form please contact:  Stuart Medhurst, Head of Operations on Tel: 020 7821 3632

60


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

TERMS & CONDITIONS OF EQUIPMENT HIRE 

Insurance

Damage

Insurance is  the  responsibility  of  the  hirer  up  to  the 

Damage or  breakages  during  the  hire  period  are  the 

full replacement value. 

responsibility of the hirer. All repairs or replacements 

will be charged for, as will any shortages. Additionally, 

Basis of Charging 

the hirer  may  be  responsible  for  paying  a  charge 

The hire rates apply as per our current published price 

equating to  the  RHH’s  consequential  loss  until  such 

list and will be charged for actual days of hire. 

repairs or replacements are completed. 

Product Failure 

Consequential Loss 

In the  event  of  the  equipment  failing  to  operate  in 

Whilst every effort is made to supply equipment in full 

accordance with  published  specifications,  the  hirer 

working order,  the  RHH  shall  not  be  liable  for  any 

must notify The Royal Horticultural Halls immediately, 

consequential loss to the hirer. 

otherwise a  credit  against  the  hire  charge will  not  be 

allowed.

Ordering

All orders  must  be  confirmed  in  writing  and 

Cancellation

accompanied by an official order form. 

In the  case  of  equipment  being  hired  and  then 

cancelled (in writing) 24 hours prior to the day of hire, 

Payment Terms 

no charge  will  apply.  For  cancellations  less  than  24 

All hire charges are due for payment at the end of the 

hours prior  to  the  event,  a  full  days  hire  will  be 

hire or at 30 days from invoice.  

charged. 61 


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

THE ROYAL HORTICULTURAL HALLS ‐ MAINS ORDER FORM 2011          Event Name 

Client

Event Number   

  Date of Rig 

Venue

Contact Number   

     

Total event load in the Lawrence Hall is 400 amp TP&N, the Lindley is 300amp TP&N and both are subject to approval.    Mains  supplies  greater  than  those  listed  below  may  be  provided  at  the  discretion  of  the  Technical  Services  Coordinator or Assistant Operations Manager if requested in advance. For a 24 hour supply there is a 20% surcharge.     A  floor  plan  detailing  location  of  proposed  supplies  MUST  be  received  with  this  Order  Form.  Please  email  to  garywilson009@hotmail.com.     Orders must be received a min. of 2 weeks prior to your event. Any orders on the day may not be fulfilled. 

62


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

MAINS POWER ORDER (Invoice to_________________________________________________)    QUANTITY

COST

SUPPLY

TO BE 

TO BE 

REQUIRED

PRESENTED AS 

PRESENTED AS 

13AMP SOCKET 

DURAPLUG

N/A

£68.00

TWIN DURAPLUG 

N/A

£74.00

13AMP

TOTAL

SOCKET

16 AMP SP 

C‐FORM

N/A

£182.00

16 AMP TP&N 

C‐FORM

N/A

£330.00

20 AMP SP 

C‐FORM

N/A

£221.00

20 AMP TP&N 

C‐FORM

N/A

£433.00

32 AMP SP 

C‐FORM

N/A

£295.00

32 AMP TP&N 

C‐FORM

N/A  

£577.00

45 AMP SP 

C‐FORM

63 AMP SP

£391.00

45 AMP TP&N 

C‐FORM

63 AMP TP&N

£764.00

63 AMP SP 

C‐FORM

N/A

£465.00

63AMP TP&N 

C‐FORM

N/A

£936.00

80AMP TP&N 

C‐FORM

N/A

£996.00

100 AMP TP&N 

C‐FORM

125 AMP TP&N

£1071.00

63


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

AUDIO POWER ORDER (Invoice to_________________________________________________)   All Audio Power Supplies MUST be routed through the Halls sound limiter set to the limits authorised by Westminster  City Council.    This must be a separate supply as these supplies WILL disconnect if the authorised db limits are exceeded.   (Lawrence Hall – 85db Max, Lindley Hall – 95db Max)    SUPPLY REQUIRED 

CONNECTION  

ISOLATOR

QUANTITY

COST

13 AMP SOCKET 

TOTAL

DURAPLUG

N/A

£68.00

13AMP TWIN SOCKET 

DURAPLUG

N/A

£74.00

16 AMP SP OUTLET 

C‐FORM

N/A

£182.00

16AMP TP&N OUTLET 

C‐FORM

N/A

£330.00

32AMP SP OUTLET 

C‐FORM

N/A

£295.00

32AMP TP&N OUTLET 

C‐FORM

N/A

£577.00

  Interlocked mains supplies greater than those listed above, may be provided at the discretion of the Management if  requested in advance.    64 


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

CATERING POWER ORDER (Invoice to_________________________________________________)    SUPPLY REQUIRED 

CONNECTION  

ISOLATOR

QUANTITY

COST

13 AMP SOCKET 

TOTAL

DURAPLUG

N/A

£68.00

13AMP TWIN SOCKET 

DURAPLUG

N/A

£74.00

16 AMP SP OUTLET 

C‐FORM

N/A

£182.00

16AMP TP&N OUTLET 

C‐FORM

N/A

£330.00

32AMP SP OUTLET 

C‐FORM

N/A

£295.00

32AMP TP&N OUTLET 

C‐FORM

N/A

£577.00

    Signature for Mains Power: ____________________________  

65

Date: ____________________________ 


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

NOTES                                        horthalls@rhs.org.uk          |          0845 370 4606          |          www.rhhonline.co.uk

66


LAWRENCE HALL |

INFORMATION PACK

                                          80 Vincent Square, London SW1P 2PE 

67

Lawrence Hall Information Pack  

Useful information for delegates, visitors, exhibitors and event holders at The Royal Horticultural Halls' Lawrence Hall

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you