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PROCEDIMIENTO ALMACÉN REPUESTOS

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1. OBJETIVO El objetivo del área de almacén está orientado considera: a) Garantizar la oportuna atención de los pedidos y adecuada reposición de los repuestos de stock propio, así como un adecuado manejo físico de stock (ingreso / físico). b) Efectuar seguimiento y control a las discrepancias con los proveedores. c) Realizar el inventario anual. d) Establecer un adecuado almacenamiento y distribución de los repuestos, partes, piezas tomando en cuenta los factores ergonómicos, así como la calidad, el medio ambiente y seguridad y salud de los trabajadores. 2. PROCESO DEL ÁREA DE REPUESTOS Considera la entrada, los procedimientos del área, controles, recursos, salida y los indicadores de gestión. CONTROLES

- Orden de Compra - Hoja de Recojo - Guía de Remisión - Reporte de Discrepancia

VENTA REPUESTOS MOSTRADOR

ENTRADA - Meta de venta / compra - Polí ti cas - Requer imiento de compra - Stock de inventario

ALMACÉN - Reposición de s tock - Atención orden pedido - Despacho - Devolución LPA - Discrepancia con proveedor - Inventario - Campañas - Transferencia Interna

SALIDA - Cliente atendido - Satisfacción del cliente - Cumplimiento de meta

INDICADORES RECURSO S SISTEMAS: LDS, IMPACT, VDA+, PARTS ON LINE, DOCUMENTOS: PROCD. / REG. / INST. RRRHH: FUNCIONES ASIGNADAS NORMATIVIDAD: VINCULANTE VIGENTE

3. CICLO PHVA DEL ÁREA DE REPUESTOS El ciclo PHVA permite la mejora continua del proceso de Almacén.

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4. DESCRIPCIÓN 4.1 El proceso general de la gestión operativa del almacén comprende las siguientes actividades: - Metas - Políticas - Requerimiento de cliente - Stock de inventario

Reposición de stock

Atención Orden de Pedido

Despacho

Transferencia interna

Devolución LPA

Discrepancia con proveedor

Campañas

Inventario

Satisfacción / Insatisfacción de cliente

4.2 Con repuestos en stock que evidenciaran problemas de calidad se aplicará el siguiente los siguientes criterios: a) Cuando el repuesto ha sido instalado o usado, se procederá a aplicar la garantía. b) Cuando el repuesto no ha sido instalado, se generará discrepancia con Volvo y se procederá a la devolución física. 4.3 Con respecto al almacén se cuenta con sistema de seguridad contra incendio (extintores), con señalización de zonas de escapa y puerta con chapa. Los estantes están clasificados por columnas con numeración alfa numérica, y en cada compartimento del estante contienen cajas identificadas con numeración ascendente de izquierda a derecha. 4.4 Asimismo, para garantizar un adecuado almacenamiento se toma en cuenta:  Ordenar por volumen, rotación y/o peso.  Repuestos con identificación, código de producto, código numérico y descripción. 4.5 La zonificación del almacén considera el criterio de rotación, volumen y peso, de acuerdo al siguiente cuadro: ZONA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 – 10 11- 12- 13

CRITERIO Baja rotación y menor volumen. Baja rotación y menor volumen. Baja rotación y menor volumen. Baja rotación y menor volumen. Baja rotación y menor volumen. Baja rotación y menor volumen. Alta rotación y menor volumen. Alta rotación y mayor volumen. Baja rotación y mayor volumen. Mack (alta y baja rotación / menor y mayor volumen).

4.6 La zona de despacho, recepción y tráfico considera: ZONA Zona de

CRITERIO a) Zona donde se preparan los pedidos locales y para la

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Despacho Zona de Recepción

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zona Sur del país; está provista de las herramientas, equipos y materiales (plástico, bolsas) requeridos. b) Se cuenta con una mesa de madera. Se cuenta con una puerta amplia con acceso al patio para operación de monta carga.

4.7 El siguiente cuadro detalla los equipos y herramientas que cuenta el almacén: IDENTIFICACIÓN

Equipos

Herramientas

NOMBRE Balanza Soporte de zuncho Monta carga manual Engrapadora de cartón manual Alicate Dispensador de cinta Engrapador para zuncho Enzunchador Martillo Parihuela N° 1 Pata de cabra Wincha

CANTIDAD 1 1 1 1 1 1 1 1 1 50 1 1

4.8 El mantenimiento de los repuestos toma en cuenta el material y para ello el siguiente cuadro identifica los repuestos afectos a óxidos: Material Metales

Identificación  Seguros  Placas  Pernos  Tuercas  Arandelas

Acondicionamiento / Periodicidad  Echarle grasa, Repuestos Tipo 3 (stock), 3 veces al año.  Echarle grase, Repuestos de emergencia, antes del despacho.

4.9 Se cuenta con Instructivo – Derrame de Lubricante en zona de abastecimiento a granel, el cual establece las acciones a seguir en caso se genere un derrame en la zona. 4.10 Se cuenta con un inventario anual, pero para un mejor control se efectuarán inventarios mensuales por muestreo tomando en cuenta los repuestos de mayor valor o de mayor rotación. 4.11 Transferencia interna es cuando se traslada repuestos a un Sub-Dealer. 4.12 Los Requisitos del Cliente están definidos en:  Productos originales.  Garantía de Repuestos

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4.13 La identificación de las salidas no conformes (producto no conforme) son identificadas en la venta de repuestos: Con el Cliente Procedimiento: Venta de Repuestos Mostrador ATSAC-GC(R)(01)(SIG) Se efectúa verificación visual

Con el Proveedor Procedimiento: Almacén ATSAC-GC(R)(02)(SIG) Atención Orden de Pedido (se genera Discrepancia)

4.14 El siguiente cuadro indica los objetivos del área Repuestos respecto al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) son los siguientes: Objetivos Determinar los ingresos por la venta (Repuestos realizado sin considerar los gastos directos. Medir las ventas de repuestos alcanzadas en el año.

Indicador Margen de repuestos

Periodicidad Mensual Mensual

Determinar el grado de satisfacción de los clientes en repuestos. Evaluar la calidad de stock.

Cumplimiento meta de venta de repuestos Encuesta de satisfacción – Repuestos Grado de atención.

Asegurar la disponibilidad de repuestos.

Índice rotación de stock.

Mensual

Mensual Mensual

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4.15 Diagrama de flujo – Reposición de Stock Stock Volvo Perú Jefe Repuestos

En Sistema LDS Genera Reporte (movimiento vta. semana anterior) Volvo Perú

Envía PDF: - Reporte automático (cargado en Parts on Line) - Recomendaciones Jefe Repuestos

Analiza recomendación

Jefe Repuestos

En Sistema Parts on Line Digita pedido Volvo Perú

Envía Guía de Remisión Almacén

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4.16 Diagrama de flujo - Atención Orden de Pedido. Usuaro genera Orden de Compra (O/C) - LDS

Almacero

En Sistema LDS En Programa N74 Visualiza O/C

Clase 1, 2, 4, 5 y Compras Varias

¿Evalúa si es clase 1, 2, 3, 4, 5 o Compras Varias?

Clase 3 Almacenero

Almacenero

Recepciona camión

Recepciona mercadería y verifica físico versus Guía de Remisión

Almacenero

Almacenero

Desestiba mercadería En Sistema LDS Ingresa mercadería Almacenero

- Almacenamiento - Archivo de Guía de Remisión

Almacenero

¿Verifica si cantidad de bultos versus Guía de Transportista está conforme?

Si ¿Mercadería está conforme? No

Firma Guía indicando la disconformidad

No

Si Almacenero

Discrepancia

Firma, sella y archiva copia

Almacenero

¿Mercadería versus Guía está conforme? = PELIGRO SEGURIDAD & SALUD (IPER)

No

- Almacenamiento - Discrepancia

Si

= PELIGRO AL MEDIO AMBIENTE (IAAS)

Almacenamiento

Tipo de Order Class 01 - VOR / UPV Unidad Paralizada

Origen / Característica

Tiempo de Atención

Puede darse porque: - Unidad está paralizada, falta de repuesto o componente. - Unidad puede movilizarse, pero no cuenta con repuesto vitales. - La venta no puede concretarse, falta componente. - Son de máxima prioridad.

Inmediata.

02 - Pedido de emergencia ó Urgentes 03 - Pedido de Stock y stock Básico

- Por falta de repuestos en el Almacén central.

De 2 a 4 horas.

- Reponer stock vendido durante la semana. - Stock básico de repuestos como consecuencia de la introducción de un nuevo modelo en el mercado.

En 24 horas.

04 - Pedido de Garantía Volar Orden de trabajo (O/T)

- Solicitudes emitidas por el Área de Garantía.

De 2 a 4 horas

05 - Pedido de Herramientas

- Herramientas especiales requeridas por el Taller y Logística,

En 4 semanas

VOLAR: atención en carretera, “Volvo Ayuda Rápida”

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4.17 Diagrama de flujo – Despacho. Requerimiento de Cliente Almacenero

Recepciona Hoja de Recojo

Requerimiento generado por: - Atención Taller - Vendedores externos - Vendedor mostrador - Sucursales - Cliente corporativo - Despacho volar

Almacenero

Recoge los repuestos según lo establecido Hoja de Pedido

Almacenero / Cliente

Verifica Hoja de Recojo

Almacenero

Entrega mercadería

Entrega de mercadería puede ser para: - Vendedor externo - Reparto local - Campamento minero - Mostrador - Taller - Transferencia interna

Almacenero

Archiva cargo con la Guía de Recojo

Fin

= PELIGRO SEGURIDAD & SALUD (IPER) = PELIGRO AL MEDIO AMBIENTE (IAAS)

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4.18 Diagrama de flujo – Devolución LPA. Mercadería sin movimiento Almacenero / Jefe de Repuestos

Mercadería sin movimientos en los últimos 6 meses

En Sistema LDS Remite a Volvo Información del LDS Volvo

Remite Listado de Repuestos a ser devueltos

Almacén

Recepciona de Volvo Listado de Repuesto para ser devueltos Almacenero / Jefe Repuestos

Genera Guía de Remisión (manual) y remite a Volvo

Asist. Comercial lleva el control (archivo) de las Guías de Remisión

Volvo

Emite Nota de Crédito

En Sistema LDS Efectúa el ajuste de stock = PELIGRO SEGURIDAD & SALUD (IPER)

Proceso Contable

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4.19 Diagrama de flujo – Discrepancia con Proveedor (producto no conforme). Mercadería diferente a lo solicitado

Dis cre pancia con Proveedor

Jefe Repu esto

Almacene ro

Importe > $ 5?

No

Efectúa el ajuste de inventario manual

Si Almacene ro

Genera Reclamo de Discrepanacia

Sobrante

¿Sobrante, Faltante ó Ambos?

Llegó un repuesto por otro

Ambos (sobrante y faltante)

Faltante Efectuar Si Almacene ro

¿Sirve?

No

Almacene ro

Soli cita factura ción a Volvo

Proceso Contable

Devuelve a Volvo

Volvo Emite Nota de Crédito o Factura (a)

Jefe Repue sto

Volvo Emite Nota de Crédito o Factura (a)

faltante Efectuar

sobrante Jefe Repue sto

En Sistema LDS Se efectúa el ajuste de stock Proceso Contable

(a) Excedente con movimiento.: Volvo factura Excedente sin movimiento.: Se devuelve a Volvo con Guía de Remisión y copia de la Discrepancia

En Sistema LDS Se efectúa el ajuste de stock = PELIGRO SEGURIDAD & SALUD (IPER) Proceso Contable

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4.20 Diagrama de flujo – Inventario. Área Contable Contabilidad

Comunica fecha y personas designadas para inventario (vía correo)

En Sistema LDS Genera Reporte de Inventario Jefe Repuestos

Distribuye reporte a responsables de toma de inventarios Responsables del inventario

Efectúan conteo físico

En Sistema LDS Registra información de conteo físico

En Sistema LDS Genera Reporte de Diferencias Jefe de Repuestos

Efectúa 1ra. Validación Registra en LDS (de ser necesario) Jefe de Repuestos

Efectúa 2da. Validación Registra en LDS (de ser necesario) Jefe de Repuestos

Propone ajuste a Gerencia

Gte. Comercial/ Contador

No

¿Aprueba? Si

Jefe de Repuestos

Efectua el ajuste

CIERRE DE INVENTARIO

Jefe de Repuestos

- Valoriza las diferencias en Excel y envía a Contabilidad - Valoriza el stock total de inventario en LDS y envía a Contabilidad

Proceso Contable

= PELIGRO SEGURIDAD & SALUD (IPER)

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4.21 Diagrama de flujo – Campañas Campaña Volvo Perú Jefe Repuestos

Analiza y define clientes para Campaña y envía publicidad digital a clientes Volvo

Envía publicidad física

Publicidad física ingresa al almacén ATSAC Jefe Repuestos

Envía publicidad física a: - Área de Servicio - Clientes Jefe Repuestos

Analiza y evalúa Campaña

Venta de Repuestos

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4.22 Diagrama de flujo – Transferencia interna. Repuesto Sub Dealer Almacenero

Recepciona del Sub Dealer Listado de Repuestos y Repuestos

Almacenero

¿Evalúa si código de repuesto conforme?

Almacenero No

Devuelve a Sub Dealer (hoja de repuesto / factura interna)

Si

Almacenero

En Sistema LDS Genera O/C Almacenero

Factura repuestos a retornar

Almacenero

En Sistema LDS Ingresa Repuestos

Almacén

5. REGISTROS Nombre

Responsable

Ciclo de Vida

Lugar de Archivo

Guía de Remisión

Almacenero

1 año

Físico

Guía del Transportista

Almacenero

1 año

Físico

Hoja de Pedido

Almacenero

1 año

Electrónico

Hoja de Recojo

Almacenero

1 año

Físico

Reporte de Discrepancia

Jefe de Repuestos

1 año

Físico

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V5 almacén  
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