Page 1

Special Report:  Fire Prevention Organization in the  ARFF Environment                        Published:  April 2016     

Table of Contents   

Introduction   Part I: State of Fire Prevention Organization in ARFF Departments    Part II: Determining Adequate Staffing Needs    About the Author   

Introduction   I am a conference junkie.  I love going to conferences, seminars, and training classes.  They are  electrifying! You leave the best ones feeling refreshed, inspired, and motivated.  These events  provide great opportunities to learn new skills, meet smart people, and discover better ways of  doing the work.    At these conferences we often find ourselves meeting several people and asking them the same  set of questions.  In our industry these questions may look like:    ● How big is your department?  ● How much area does your airport cover?  ● Who handles fire prevention?  ● What are fire prevention organizations responsibilities?  ● What does your rank structure look like?    We ask these questions for several reasons.  We ask them because we seek improved production  and efficiency.  We inquire about department size, personnel, and tasks to see how much is getting  done with how many people.  We are looking for “gold”.  We are looking for the definitive answer,  program, system, or individual, that will solve all our biggest problems.  We ask because we are  looking for a baseline.  We are looking for the something that we can compare our operations and  tasks too.    This report was created to compile the answers to these questions in one location.  A nineteen  question survey was created. The survey questions addressed three functional areas within fire  prevention organizations in ARFF departments ­ staffing, facilities, tasks.  The responses in this  report are a representative sampling of survey responses from around the world.    Part I​  of this report provides a snapshot of fire prevention organization within ARFF  departments.  In this section of the report, the survey questions and responses are displayed.  Part II ​ of the report provides guidance, direction, and a solution to the biggest challenges  departments are currently facing, budget and personnel retention.    The original survey can be viewed at:    Fire Prevention Organization ­ ARFF, part 1:    Fire Prevention Organization ­ ARFF, part 2: 

Part I:  State of Fire Prevention Organization in ARFF Departments    Below is the list of survey questions with the top responses in each category.     Staffing:  Who provides airport fire protection services? ​ Airport authority/independent district  What is the title of the highest ranking individual responsible for fire prevention? ​ Fire Chief  How many personnel make up your ARFF department? ​ 0­20  How many personnel have primary responsibilities for fire prevention activities? ​ 2­5  How many levels of supervision do inspectors have? ​ 1 (reports to Fire Chief)  What work schedule do fire prevention personnel work? ​ Mon­Fri (8 hr. days)  Are fire prevention personnel and duties organized according to NFPA 1730? ​ No  What divisions, if applicable, are fire prevention personnel divided into? ​ Plan review, life safety,  public education (partial/50% response)    Facilities:  How many fire stations protect the airport/provide ARFF services? ​ 1  What is the total square footage of your facilities? ​ 0­100,000/1,000,001+  How many square miles do your facilities cover? ​ 2­5    Tasks:  What tasks are fire prevention personnel responsible for? ​ Life safety, fuel farm, systems  Is fire protection/detection system ITM conducted by internal personnel? ​ No (if so, FD  personnel)  Does fire prevention manage or oversee these contracts? ​ No  What is the primary method used to record and document inspection activities?  Paper/Firehouse/Mix  To which groups are public education programs directed toward? ​ Airport employees  What types of public education programs are offered? ​ Fire extinguisher training  How are public education programs offered or provided? ​ As­needed by request       

What is the biggest challenge that you are currently facing?  Budget  Personnel retention   

Who provides airport fire protection  (ARFF) services? 

What is the title of the highest ranking  individual responsible for fire  prevention? 


How many personnel make up your  ARFF department?   


How many personnel have primary  responsibilities for fire prevention  activities? 

How many levels of supervision do  inspectors have? 

What work schedule do fire prevention  personnel work? 


If your fire prevention personnel are  Are your fire prevention personnel and  further divided into divisions, what are  duties organized according to NFPA  those divisions?  1730?   

How many fire stations protect the airport/provide  ARFF services?               


What is the total square footage of your facilities?   

How many square miles do your facilities cover?   

What tasks are fire prevention personnel responsible for?   


Is fire protection/detection system  inspection/testing/maintenance  conducted by internal personnel?   


If fire protection/detection system ITM  is conducted by others, does fire  prevention manage or oversee the  contract?   

What is the primary method used to record and  document inspection activities?               

To which of the following groups are public education  programs directed toward?   



What types of public education  programs do you offer? 

How are public education  programs offered or provided? 


What is your biggest challenge?    #1 Response: ​ Budget    #2 Response: ​ Personnel Retention     


Part II: Determining Adequate Staffing Needs    How many people do we really need to do the work of fire prevention?  NFPA 1730,  Standard on Organization and Deployment of Fire Prevention Inspection and Code  Enforcement, Plan Review, Investigation, and Public Education Operations1 , ​ provides a  framework to answer this very question.     Fire prevention staffing levels can be determined by applying the 5 step process  outlined in Annex C of NFPA 1730.      Step 1: ​ Outline all services provided by the fire prevention organization.    Start the staff needs analysis process by listing all services provided, functions  performed, and activities conducted.​   ​ This should be an exhaustive and comprehensive  list.  The list should include all activities, no matter how many times they are performed  or how much time they take.    Example:     TASK  Life safety inspections  Fuel farm inspections  Fire protection system inspection/testing/maintenance (ITM)    Step 2:  ​ Determine time demand for each task.    Determine the amount of time it takes to complete each task, function, and activity listed  in step 1.  This should include all components such as, preparation time, scheduling,  research, conducting the activity, report writing, and any follow­up.  You will need to  determine the time each of these take on an annual basis.             


Example:   Life safety inspections  Time per task = 2 hours  Number of buildings to be inspected = 50  Number of inspections per year = 1  Total annual time required = 100 hours    Fuel farm/equipment inspections  Time per task = 4 hours  Number of fuel farms to be inspected = 1  Number of inspections per year = 4  Total annual time required = 16 hours    Fire protection system ITM  Time per task = 6 hours  Number of inspections per year = 18  Total annual time required = 108 hours      TASK 

TOTAL TIME (hrs./yr.) 

Life safety inspections 

100 hrs./yr. 

Fuel farm inspections 

16 hrs./yr. 

Fire protection system ITM 

108 hrs./yr. 

Step 3:  ​ Determine total personnel hours required to complete activities.    Add up the total amount of hours required for all tasks and activities.  If your  organization has many different tasks, programs, and functions, these can be divided  into groups to simplify, or further analyze the total hours required.         

Example:     TASK 

TOTAL TIME (hrs./yr.) 

Life safety inspections 

100 hrs./yr. 

Fuel farm inspections 

16 hrs./yr. 

Fire protection system ITM  Total activity hours 

108 hrs./yr.  224 hrs./yr 

Step 4:  ​ Calculate personnel total availability.    This formula will determine the amount of hours that each employee will have available.  This must account for holidays, vacation, sick, training, and other times that the  employee will not be available for work.    Total annual work hours 


Less annual leave and holiday hours 


Less estimated sick leave hours 


Less annual training hours 


Total work hours available 


Step 5:  ​ Calculate total number of personnel  required to perform tasks.    To determine the total amount of full­time employees that are needed to perform all fire  prevention functions and tasks, divide the total task hours by the total available work  hours.    Total task hours / total available work hours = total personnel required    Fractional values can be rounded up or down.  If the number is rounded up it can  provide reserve capacity and provide some ‘cushion’.  If the number is rounded down,  this could result in overtime or increased workload for personnel.     

Example:   224 ​ (total task hours) / ​ 1815 ​ (total available work hours) = ​ .12​  (total personnel needed)      The information gathered from going through this process serves multiple purposes.  It  shows the need for additional staff and ​ budget justification​ , it shows the amount of  time invested in various fire prevention functions and can demonstrate the communities  ROI​ ,  it lets you see the challenge level and ​ workload​  of fire prevention personnel.      BONUS SECTION:​  ​ What is your challenge level?2      


All people fall into one of the three categories above. The under challenged do not have  enough interesting work to keep them engaged. They are not provided with enough  work to do. The under challenged usually leave organizations for a more challenging  position. The appropriately challenged usually have just the right amount of work and  task to accomplish. However, they are not being stretched and are only maintaining, not  creating. The dangerously over­challenged are working themselves to death, often at a  high cost to themselves and those around them.   


“Creating Challenges”,­challenges.html 

Most employees fall into the upper under challenged/lower appropriately challenged  area (see yellow box). People's best work is accomplished when they are  working/functioning in the lower third of the dangerously over­challenged level (see red  box).    An added benefit of performing the staffing needs analysis is that supervisors can see  what an employee’s challenge level is.  If they are overworked, they can make moves to  bring in additional staff or spread the workload so that burnout does not occur.  If the  personnel is under challenged, additional tasks can be assigned, or the individual could  be moved to a more challenging role.         

About the Author    Aaron Johnson has more than a decade of fire protection/life safety/code compliance  experience.  He has provided expertise for NFPA 409 facility upgrade projects, consulted for fire  protection of fuel farms, organized fire prevention bureaus, and conducted multiple fire risk  assessments.  He is an active member of several fire protection committees including:  ● ● ● ●

NFPA 418, Standard for Heliports  NFPA 101 and NFPA 5000 – Industrial, Storage, and Miscellaneous  Occupancies  NFPA 220, NFPA 221, and NFPA 5000 – Building Construction  International Fire Code (IFC) Development Committee 

Aaron is the author of, ​ Risk Assessments for Aviation Facilities. H ​e has published more than  400 books, article, reports, white papers, and blog posts on fire protection and life safety topics.  He regularly speaks at industry conferences.  His fire protection and life safety writing, analysis,  and articles can be found on is website, ​​ . 


Special Report: Fire Prevention Organization in the ARFF Environment  

This report examines current airport fire department fire prevention organizational structures, staffing, and responsibilities. Part I of t...

Special Report: Fire Prevention Organization in the ARFF Environment  

This report examines current airport fire department fire prevention organizational structures, staffing, and responsibilities. Part I of t...