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Tabla de contenido MANUAL INSTRUCTIVO BASE DE DATOS ACCESS ....................................................... 2 1 CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS ........................................................................... 2 2 ABRIR E IDENTIFICAR BASE DE DATOS ACCESS................................................... 3 3 TABLAS Y FORMULARIOS .............................................................................................. 5 4 INFORMES .......................................................................................................................... 8 5 CERRAR Y GUARDAR SU BASE DE DATOS ............................................................ 12

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MANUAL INSTRUCTIVO BASE DE DATOS ACCESS

1 CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS

Base de datos: una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado. En una base de datos relacional, los datos se organizan en tablas.

Las Tablas: Permitirán almacenar información sobre un tema determinado por ejemplo: cargos, categorías entre otras.

Los Formularios: Son usados para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

Informes: los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos.

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2 ABRIR E IDENTIFICAR BASE DE DATOS ACCESS

Para comenzar a utilizar su base de datos debemos dar clic en el inicio usted podrá encontrar la carpeta “Mis documentos”.

Ahí encontrará los iconos que se muestran a continuación:

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Podrá identificar la base de datos Access con el siguiente ícono:

Una vez abierto el documento visualizara: al costado izquierdo las tablas y los formularios.

TABLAS

FORMULARIOS

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3 TABLAS Y FORMULARIOS Podrá acceder a las tablas o los formularios que desea alimentar haciendo doble clic en ella o clic derecho para la opción de “Abrir” para que aparezca el siguiente cuadro:

Tanto en las tablas como en los formularios usted podrá ingresar los datos que sean requeridos. Al alimentar la tabla debe tener en cuenta que los datos coincidan entre sí.

Debe tener en cuenta que hay algunas tablas que debe alimentar primero ya que contienen datos que son obligatorios los cuales sin ellos no podrá alimentar las demás tablas, el orden a seguir de las tablas son: 1. “RESTRICCIONES” 2. “CATEGORIAS” TELEFONO: 7275756 DIRECCION: Calle 8 sur N° 40-94 E-mail: www.hablenaudcrc.com

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3. 4. 5. 6.

“EXAMEN” “ESPECIALISTA” “CARGO” “USUARIOS” Debe completar cada fila para poder continuar alimentando la tabla de lo contrario le aparecerá error y le será imposible seguir con el proceso ya que cada campo es un “requerido” es decir es un campo obligatorio por esto deberá completar los datos de la fila hasta el final para poder continuar con los registros de la fila siguiente.

Para eliminar todos los datos de una fila se debe ubicar el puntero en lateral izquierdo de la fila, de la siguiente manera para seleccionarla:

Dar clic derecho y así saldrá un cuadro el cual permitirá eliminar el registro.

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En la parte inferior de las tablas y formularios usted encontrara una cinta de herramientas en la cual podemos encontrar: 1. Registro 2. Nuevo registro 3. Buscar 1

2

3

En los formularios usted encontrara la información de un registro en específico

Si usted desea llenar los datos desde los formularios también lo podrá hacer ya que hay también podrá encontrar una tabla para tal objetivo, debajo del diseño del formulario.

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4 INFORMES

Si usted desea imprimir la información registrada de alguna de las tablas deberá realizar un informe de la siguiente manera.

Nos dirigimos a la pestaña “Crear” donde hallaremos este icono llamado “Asistente para informes” y damos clic con el cursor, enseguida aparecerá un cuadro donde podrá anexar los campos que desea incluir en el informe puede ser una o más.

Aquí usted tendrá la opción de escoger la tabla de la cual desea hacer el informe

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Una vez seleccionada la tabla, podrá anexar los campos necesarios para el desarrollo del informe, con seleccionara de a un solo campo y con este icono podrá seleccionarlos todos al mismo tiempo dando clic en ellos.

Una vez seleccionadas las tablas y los campos podemos dar clic en

Luego aparecerá una nueva ventana en la cual puede ordenar los registros por cuatro campos en orden ascendente o descendente.

Nuevamente

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En esta ventana tendrá la opción de darle la distribución que desea para el informe ya sea en columna, tabulación y justificado o podrá también darle la orientación vertical u horizontal y nuevamente

En la siguiente ventana observará el estilo que desea aplicar al informe.

Y finalmente aparecerá una ventana en la cual usted podrá asignar el título que desea que lleve el informe

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Tambien debera seleccionar las opcion “Vista previa del informe” para que pueda observar la terminación del informe.

y hacer clic en

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5 CERRAR Y GUARDAR SU BASE DE DATOS

Para guardar los datos de las tablas o formularios hacemos clic derecho en la pestaña que esté alimentando ahí aparecerá un cuadro donde encontrara la opción “Guardar” en el cual dará clic.

Para cerrar la base de datos usted lo podrá hacer de dos maneras, haciendo clic en este icono.

. O podemos hacerlo dando clic derecho en la pestaña de la tabla que se esté alimentando ahí aparecerá un cuadro donde encontrara la opción “Cerrar” en el cual dará clic.

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