Page 35

The chairman of committees should be responsible for organizing the presentation at the annual general meeting and answering questions from shareholders and stakeholders. In responding to the queries, the chairman should receive support from the department which may be relevant to the topic of the question For example the audit committee should be on hand to assist in supporting questions on the financial statement. To add further support, a financial specialist or chief financial officer should be available to answer in-depth questions on the financial statement. Ms. Patchararat expressed her view on that issue . She said that the company secretary should give the committee ample time to prepare for the annual general meeting by setting it near the end of each year. If the committee member failed to attend the annual meeting, this would be reflected in the company secretary's KPI. GMM Grammy Public Company Limited assigned the chairman of subcommittees with presenting information based on a framework set by the company secretary. The company secretary organized meetings to coach the committee members about relevant laws, schedules, the organization of the meeting, the job functions during the meeting, question and answer sessions and potential things that might happen during the meetings. Ms. Boonsiri recommended that during the annual meeting, the company secretary should have the shareholders submit question and then group them by topic for the relevant committees to answer. At the end of the forum, Ms. Patchararat spoke about "four things to do" for participants with regard to the annual meeting: 1. Doing your homework, be well informed prepared before submitting information to the committees. 2. Work comprehensively with the committees 3. Become familiar with the previous staff members who held this position 4. Doing well relief is to ignore anxiety

นางสาวบุญศิร ิ จารุศริ ิ ได้ให้ขอ้ เสนอแนะว่า การตอบ ค�ำถามของคณะกรรมการต่อผูถ้ อื หุน้ ในระหว่าง การประชุมผูถ้ อื หุน้ ควรเปิ ดโอกาสให้ผถู้ อื หุน้ ทุกคนได้ถามค�ำถามก่อน ในระหว่างนัน้ เลขานุการบริษทั และทีมงานควรท�ำหน้าทีใ่ นการรวบรวมและจัดกลุม่ ค�ำถามทีซ่ ำ้� ซ้อน เพือ่ ให้คณะกรรมการได้มเี วลาในเตรียมตอบค�ำถาม ในช่วงท้ายของการประชุม นางสาวพัชรรัตน์ พัชรภุช ได้ ฝากข้อเสนอแนะแก่ผูเ้ ข้าประชุมว่า มี “4 ท�ำ” ทีต่ อ้ งการให้ผูเ้ ข้า ประชุมปฏิบตั ติ าม ได้แก่ 1. ท�ำการบ้าน ก่อนการท�ำเสนอข้อมูลต่างๆ ต่อคณะกรรมการเลขานุ การบริษทั ควรมีการเตรียมตัวเป็ นอย่างดี 2. ท�ำความเข้าใจกับคณะกรรมการในเรือ่ งต่างๆ 3. ท�ำความรูจ้ กั กับ บุคคลทีท่ ำ� งานในส่วนนี้มาก่อน เพือ่ สร้าง Connection หรือ Relations ในการขอค�ำปรึกษาหรือขอความช่วยเหลือในเรือ่ งต่างๆ และ 4. ท�ำใจ ให้สบาย อย่าวิตกกังวลจนเกินไป แล้วทุกคนจะมีความสุขและประสบ ความส�ำเร็จในสายงานอาชีพนี้ นางสาวกนกวรรณ ทองศิวะรักษ์ ได้ให้ขอ้ สรุปและข้อ เสนอแนะทีส่ อดคล้องกับคุณพัชรรัตน์ พัชรภุชในเรือ่ งของเลขานุการ บริษทั ควรท�ำการบ้านเกีย่ วกับกฎหมาย กฎระเบียบข้อบังคับต่างๆ ทีเ่ กีย่ วข้องกับหน้าทีค่ วามรับผิดชอบของตนเอง เพื่อทีจ่ ะสามารถ อธิบายให้คณะกรรมการเกิดความเข้าใจได้ นางสาวบุญศิร ิ จารุศริ ิ กล่าวว่า เลขานุการบริษทั ควรมี Soft Skill ทีด่ ี โดยเรียนรูจ้ ากประสบการณ์ เพือ่ ใช้ในการแก้ไขปญั หา และ หาข้อยุตใิ นแต่ละปญั หา นอกจากนี้ควรท�ำงานโดยตัง้ อยูบ่ นพืน้ ฐาน ของความไม่ประมาท จะสังเกตได้ว่า การเป็ นเลขานุ การบริษทั นัน้ จะต้องเป็ น ผูม้ คี วามรูแ้ ละใช้ทกั ษะทีห่ ลากหลายในการท�ำงาน เพื่อสนับสนุ น การท�ำงานของคณะกรรมการบริษทั IOD ขอขอบคุณผูเ้ ข้าร่วมงาน ทุกท่านทีร่ ว่ มแลกเปลีย่ นประสบการณ์และความคิดเห็น เพือ่ พัฒนา บทบาทและการท�ำหน้ าที่ของเลขานุ การบริษทั ให้มปี ระสิทธิภาพ สูงสุด

If the company secretary were to follow those suggestions, the job would be completed successfully. Ms. Kanokwan added that the company secretary needed to understand the laws and regulation about his/her responsibility and committees and explain them to the committees. Ms. Boonsiri said that the company secretary should be skilled in taking a soft approach in solving problems and finding solutions. Moreover the company secretary should be tactful. In summation, the company secretary needs to be knowledgeable and well-skilled in many areas in order to do the job effectively. IOD would like to say thank the participants for sharing their ideas, opinions and experiences as a way to assist company secretaries in carrying out their tasks. Board Briefing > 

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Advertisement