Page 33

of them agreed that a company secretary should not work in any other positions while working as company secretary, while 29 percent of them did not agree with this. If the company secretary could take another position, 69 percent of the participants indicated that they should be the chief executive, 29 percent indicated they should work in middle management and 2 percent indicated that should be a member of junior management. Some 56 percent of the participants agreed that the CEO and board of committee should evaluate the company secretary, 28 percent thought the board of committee should carry out the evaluation and 13 percent responded that only the CEO should do it. What is the role of company secretary in publishing the annual report? Ms. Patchararat Patcharaput stated that the company secretary had two functions with regard to the annual report: 1. To specify the form and details of the report as part of the company secretary's role in identifying the information to be disclosed to shareholders and other stakeholders.. 2. To collect, seek and analyze any information and documents from concerned departments to be used in compiling the annual report. A company secretary also must send out the annual meeting invitation letter and documents issued by the board of committee for the board members to sign. Ms. Kanokwan said that the company secretary of the Erawan Group Public Company Limited was responsible for screening and gathering information before submitting it as a document to the chairman of the board to be signed. The chairman of the board was tasked with presenting the information to shareholders and stakeholders, while the company secretary was tasked with screening gathering and analyzing useful information. Moreover the company secretary must manage and control the annual meeting and ensure that the agenda was adhered to. She also agreed that the company secretary should be neutral and cooperate with the committee and CEO. Ms. Boonsiri stated the company secretary of Banpu Public Company Limited was responsible for putting together the annual report in February. The company secretary would search, gather and submit information to the board of committee.

The company secretary would screen the information

คณะกรรมการลงนาม ซึง่ เป็ นความรับผิดชอบทีห่ ลีกเลีย่ งไม่ได้ ส�ำหรับ นางสาวกนกวรรณ ทองศิวะรักษ์ ได้กล่าวถึง บมจ. ดิ เอราวัณ กรุ๊ป ว่า เลขานุ การบริษทั จะมีหน้าทีใ่ นการกลันกรอง ่ และรวบรวมข้อมูล ก่อนน�ำเสนอต่อประธานกรรมการ ซึง่ ประธาน กรรมการของบริษทั จะเป็ นเพียงท่านเดียวทีล่ งนามในรายงานการ ประชุม และเป็นผูเ้ สนอต่อทีป่ ระชุมผูถ้ อื หุน้ เลขานุการบริษทั จะมีหน้า ทีใ่ นการกลันกรอง ่ รวบรวม และสนับสนุนข้อมูล นอกจากนี้ยงั เป็ น ผูค้ วบคุมให้การประชุมเป็ นไปตามเวลาทีก่ ำ� หนด ซึง่ แต่ละวาระจะมี กรรมการทีร่ บั ผิดชอบในวาระนัน้ ๆ โดยส่วนตัว เห็นว่า เลขานุการ บริษทั ควรเป็ นคนกลางหรือผูป้ ระสานงานระหว่างคณะกรรมการ และ CEO นางสาวบุญศิร ิ จารุศริ ิ ได้แสดงความคิดเห็นในเรือ่ งบทบาท ของเลขานุ การบริษทั ในการจัดท�ำเอกสารประกอบการประชุมผูถ้ อื หุน้ ว่า ในทุกเดือนกุมภาพันธ์ของทุกปี เลขานุการบริษทั ของ บมจ. บ้านปู จะต้องเป็ นผูน้ � ำเสนอต่อคณะกรรมการว่า ในการประชุม ผูถ้ อื หุน้ ในปีน้ีจะประกอบด้วยวาระใดบ้าง ซึง่ ก่อนหน้าทีจ่ ะน�ำเสนอ ต่อคณะกรรมการ เป็ นหน้าทีข่ องเลขานุ การบริษทั ทีจ่ ะรวบรวมและ เตรียมข้อมูล ในส่วนของรายงานประจ�ำปี และ 56-1 เลขานุการบริษทั จะ มีหน้าทีก่ ลันกรองและท� ่ ำหน้าทีค่ ล้ายกับผูต้ รวจสอบความถูกต้องของ เนื้อหาต่างๆ และเพือ่ อ�ำนวยความสะดวกให้กบั เลขานุการบริษทั ใน การจัดท�ำเอกสารนี้ ฝา่ ยต่างๆ ต้องมีการเตรียมข้อมูลและตรวจทาน เอกสารให้มคี วามถูกต้องก่อนทีจ่ ะส่งให้เลขานุการบริษทั เพือ่ ป้องกัน ความผิดพลาดก่อนเผยแพร่เอกสารต่อผูถ้ อื หุน้ นางสาวพัชรรัตน์ พัชรภุชได้เสนอความคิดเห็นเพิม่ เติม ในเรือ่ งของการรับรองความถูกต้องของข้อมูลจากฝา่ ยงานต่างๆ ว่า แม้วา่ ผูบ้ งั คับบัญชาในสายงานนัน้ ๆ รับรองความถูกต้องมาแล้วก็ตาม เลขานุการบริษทั ควรตรวจทานดูอกี ครัง้ เพราะสุดท้ายแล้ว เป็นหน้าที่ ความรับผิดชอบของเลขานุการบริษทั เอง และเลขานุการบริษทั ควร มีบทบาทในการก�ำหนดข้อมูลในการประชุมผูถ้ อื หุน้ ว่า ข้อมูลทีฝ่ า่ ย ต่างๆ น�ำเสนอมานัน้ เพียงพอต่อการน�ำเสนอผูถ้ อื หุน้ หรือไม่ 3. แนวทางการเตรียมความพร้อมให้กบั กรรมการในการ ประชุมผูถ้ อื หุน้ นางรงค์รุจา สายเชือ้ ได้กล่าวน�ำว่า การประชุมผูถ้ อื หุน้ ถือเป็ นการประชุมทีส่ ำ� คัญ แต่กรรมการส่วนใหญ่มกั เข้าประชุมไม่ ครบทัง้ คณะ ซึง่ ในหนึ่งปี จะมีการจัดการประชุมผูถ้ อื หุน้ เพียง 1 ครัง้ ดังนัน้ กรรมการควรเข้าร่วมประชุมอย่างพร้อมเพรียงกัน เนื่องจาก ผูถ้ อื หุน้ มีความคาดหวังทีจ่ ะได้พบปะกับคณะกรรมการ และรับฟงั การน�ำเสนอข้อมูลและความคิดเห็นจากคณะกรรมการในวาระต่างๆ ดังนัน้ เลขานุการบริษทั จึงควรมีแนวทางทีด่ ใี นการเตรียมความพร้อม ให้กบั กรรมการในการประชุมผูถ้ อื หุน้ ในประเด็นนี้นางสาวกนกวรรณ ทองศิวะรักษ์ เห็นว่า ใน 1 ปี มีแค่ 1 ครัง้ ทีค่ ณะกรรมการต้องมารายงานผลการด�ำเนินงาน แผน กลยุทธ์และการจัดการบริหารความเสีย่ งของบริษทั ให้กบั ผูล้ งทุน และผูถ้ อื หุน้ ทราบ ซึง่ ผูถ้ อื หุน้ เป็ นผูแ้ ต่งตัง้ คณะกรรมการขึน้ มาเพือ่ ควบคุมก�ำกับดูแลฝ่ายจัดการ จึงมีความต้องการทีจ่ ะรับฟงั ข้อมูล จากคณะกรรมการ ในส่วนนี้เลขานุการบริษทั จะสามารถช่วยเตรียม

Board Briefing > 

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Advertisement