Page 31

Ms. Boonsiri Charusiri expressed the view that it was difficult to identify the position of company secretary on a company's organization chart, adding that the company secretary could take any position. She said that that the position should be developed or improved upon on the basis of the job description and its authority. Furthermore, the company secretary should not work as a personal assistant to the management team to prevent conflict of interest. He or should not report to any department or any other management team with the exception of the CEO, as this person holding this position must be able to work independently. Banpu Public Company Limited has set up a company secretary department in accordance with the Public Limited Companies Act which calls for companies to have a company secretary. The department takes care of investors, shareholders, committees and the corporate governance team. The staff member tasked with evaluating the performance of the company secretary should be the CEO or a top-level member of the management team, due to their good understanding of the role of the company secretary. Ms. Kanokwan Thongsiwarugs agreed with Ms. Bunsiri's opinion that the company secretary department should be separate from the management team in order for the former to be flexible in carrying out his/her work function. However, the company secretary could not work effectively without support from other departments. For example, during an annual general meeting or other meetings that require support from the company secretary, a company registrar from the legal department must be present. In addition, she indicated that assigning an independent department to handle the annual general meeting would lead to problems in gathering information and result in delays. To solve that problem, the task should be in the same department or same line of work for the convenience of linking data. An ideal company secretary would be responsible for supporting the committee with regard to regulations and laws pertaining to the transparency of the company. The company

ประโยชน์ และไม่ควรให้หน่วยงานของเลขานุการบริษทั ไปอยูภ่ ายใต้ หน่วยงานทีเ่ ป็ นฝา่ ยบริหารจัดการ ยกเว้นผูบ้ ริหารสูงสุดหรือ CEO ของบริษทั นัน้ ๆ เนื่องจากอาจขาดความเป็ นอิสระในการท�ำงาน ส�ำหรับ บมจ. บ้านปู หน่วยงานเลขานุการบริษทั แยกออก มาเป็ นอิสระตัง้ แต่มกี ฎหมายบังคับใช้ ท�ำหน้าทีด่ แู ลผูถ้ อื หุน้ ดูแล เรือ่ งของคณะกรรมการการ และดูแลเรือ่ งการก�ำกับดูแลกิจการ ใน เรือ่ งของการประเมิน ควรเป็ น ผูบ้ ริหารสูงสุดของฝา่ ยบริหารจัดการ หรือ CEO เป็ นผูท้ ำ� การประเมิน เนื่องจากเป็ นบุคคลใกล้ตวั สามารถ รูล้ กั ษณะการท�ำงานของเลขานุการบริษทั นางสาวกนกวรรณ ทองศิวะรักษ์ เห็นด้วยกับนางสาวบุญศิร ิ ทีว่ า ่ หน่วยงานของเลขานุการบริษทั ควรแยกออกมาจากฝา่ ยบริหาร เพื่อความเป็ นอิสระในการปฏิบตั งิ าน แต่เนื่องจากหน่ วยงานนี้ไม่ สามารถท�ำงานทุกอย่างได้ดว้ ยตนเอง จึงควรมีหน่วยงานอื่นเข้ามา ช่วยดูแล เช่น การประชุมผูถ้ อื หุน้ จ�ำเป็ นต้องมีนายทะเบียน ฝา่ ย กฎหมาย หรือในเรื่องการจัดการประชุม ก็จำ� เป็ นต้องมีเลขานุ การ คณะกรรมการคอยดูแล ซึ่ง บมจ.ดิเอราวัณ กรุ๊ป จะท�ำหน้าทีใ่ น ลักษณะแบบนี้ นอกจากนี้นางสาวกนกวรรณ ทองศิวะรักษ์ ยังกล่าวว่า การแยกสายงานออกมาเป็ นหลายสาย จะก่อให้เกิดอุปสรรคในการ รวบรวมข้อมูล เกิดความล่าช้าในการรวบรวมเอกสาร จึงควรรวม อยูใ่ นสายงานหรือหน่ วยงานเดียวกัน เพือ่ ความสะดวกและรวดเร็ว ในการจัดการและเชือ่ มต่อข้อมูล ตามหลัก การแล้ว เลขานุ ก ารบริษัท มีห น้ า ที่ส นับ สนุ น คณะกรรมการ ดูแลข้อมูลเรือ่ งกฎระเบียบ และ ดูแลว่า บริษทั สามารถ ปฏิบตั ติ ามกฎหมายได้อย่างถูกต้องโปร่งใสหรือไม่ เลขานุการบริษทั ของบริษทั เองถือเป็นผูบ้ ริหารระดับกลาง อยูภ่ ายใต้ CEO และขึน้ ตรง กับประธานกรรมการ ส่วนการประเมินผลงานเลขานุการบริษทั จะถูก ประเมินโดยคณะกรรมการและ CEO ซึง่ จะแบ่งหัวข้อการประเมิน ตามหน้าทีแ่ ละความรับผิดชอบของตัวเลขานุการบริษทั เอง นางสาวพัชรรัตน์ พัชรภุช ได้ถามค�ำถามกับผูเ้ ข้าร่วมประชุม เกีย่ วกับการด�ำรงต�ำแหน่งเลขานุการบริษทั ซึง่ พบว่า ส่วนใหญ่เป็ น ทัง้ เลขานุการบริษทั และผูบ้ ริหาร ส่วนน้อยมากทีเ่ ป็นเลขานุการบริษทั เพียงอย่างเดียว ในความคิดเห็นส่วนตัว นางสาวพัชรรัตน์ พัชรภุช คิดว่า ต�ำแหน่ งเลขานุ การบริษัทไม่ควรรวมอยู่กบั หน่ วยงานอื่น เนื่องจากกฎหมายได้ให้ความส�ำคัญกับเลขานุ การบริษทั ขอบเขต หน้าทีแ่ ละความรับผิดชอบของเลขานุ การบริษทั จึงมีความชัดเจน ส่วนในเรือ่ งของการพัฒนาและสร้างคุณค่าให้กบั ต�ำแหน่งเลขานุการ บริษทั ควรทีจ่ ะพัฒนาสายอาชีพนี้ให้ชดั เจน ไม่ควรไปพ่วงอยู่กบั ต�ำแหน่งอืน่ ๆ ในบริษทั

Board Briefing > 

Boardroom 31  
Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Advertisement