Page 28

> Board Briefing office manager or the accounting or legal department of their company put together the report. Of the respondents who had put together the report, 51 percent of them gathered the information from other departments and screened it for useful information, 41 percent organized the information by themselves and 5 percent just gathered the information and published it.

2.2. To support board of committee A total of 87 percent of the respondents extended support to the board of committee in formulating the main ideas or issues for the annual general meeting. Of that number, 71 percent of them focused on screening information and selecting relevant parts for the committee to evaluate, 58 percent of them were concerned about not being a specialist to provide sufficient support and were of the view that for each particular topic, a representative from the relevant department advise the board of directors and 52 percent of them made sure that the members of the board had a clear understanding of the information provided to them prior to the annual general meeting. 2.3. To organization of the annual report Some 62 percent of the respondents dealt with the report for the annual general meeting, with 35 percent of them being responsible for screening the inputs to the report from outside consultants, side consultants, the finance and accounting department, the legal department, the corporate governance department and the investor relations department. 2.4. Follow up A total of 84 percent of the respondents were tasked with following up on any issues that came up during the annual meeting and referring them to the relevant department, which entailed requesting an urgent response or approval from the various committees. A company secretary needs to serve as a message sender between committees and concerned

 < Board Briefing

2. ความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัทเกี่ยวกับการประชุมผู้ถือหุ้น 2.1 การจัดท�ำเอกสารประกอบวาระที่เกี่ยวข้องกับการ ประชุมผูถ้ ือหุ้น เลขานุการบริษทั ส่วนใหญ่รอ้ ยละ 95 เป็ นผูจ้ ดั ท�ำเอกสาร ประกอบวาระทีเ่ กีย่ วข้องกับการประชุมผูถ้ อื หุน้ เพือ่ เสนอในทีป่ ระชุม คณะกรรมการ ส่วนอีกร้อยละ 5 ทีร่ ะบุวา่ ไม่ได้เป็ นผูจ้ ดั ท�ำเอกสาร ประกอบวาระทีเ่ กีย่ วข้องกับการประชุมผูถ้ อื หุน้ ระบุวา ่ ผูท้ ท่ี ำ� หน้าทีน่ ้ี ่ คือ ผูจ้ ดั การส�ำนักกรรมการ ผูจ้ ดั การฝายบัญชี และทีป่ รึกษากฎหมาย ภายนอก ทัง้ นี้สำ� หรับร้อยละ 95 ของผูต้ อบทีร่ ะบุว่า เป็ นผูจ้ ดั ท�ำ เอกสารประกอบวาระทีเ่ กีย่ วข้องกับการประชุมผูถ้ อื หุน้ พบว่า อันดับ หนึ่ง คือร้อยละ 51 ระบุวา ่ เป็ นผูก้ ลันกรองและรวบรวมข้ ่ อมูล โดย มีฝา่ ยทีเ่ ป็ นเจ้าของเรือ่ งจัดท�ำรายละเอียดส่งให้ อันดับสอง คือ จัด ท�ำเอกสารประกอบวาระเป็ นผูจ้ ดั ท�ำรายละเอียดเองทัง้ หมด คิดเป็ น ร้อยละ 41 และอันดับสาม คือ เป็ นเพียงผูร้ วบรวมข้อมูล โดยมีฝา่ ย งานทีเ่ ป็ นเจ้าของเรือ่ งจัดท�ำรายละเอียดให้ คิดเป็ นร้อยละ 5

2.2 การสนั บ สนุ น การเตรี ย มความพร้ อ มให้ ก ับ กรรมการ ผูต้ อบแบบส�ำรวจส่วนใหญ่มสี ว่ นสนับสนุนการเตรียมความ พร้อมของกรรมการโดยการจัดท�ำสรุปสาระส�ำคัญในแต่ละวาระเพือ่ น�ำเสนอให้คณะกรรมการทราบก่อนการประชุมผูถ้ อื หุน้ โดยมีผตู้ อบ แบบร้อยละ 87 รองลงมามีผตู้ อบแบบส�ำรวจคิดเป็ นร้อยละ 71 เห็น ว่าการกลันกรองและคั ่ ดเลือกข้อมูลทีส่ �ำคัญให้กบั คณะกรรมการก็ เป็ นอีกปจั จัยหนึ่งในการช่วยสนับสนุ นการเตรียมความพร้อมของ กรรมการ อันดับต่อมา คือ ร้อยละ 58 เห็นว่าการจัดหาผูเ้ กีย่ วข้องเพือ่ ตอบข้อซักถามของคณะกรรมการ ในกรณีทเ่ี กิดข้อสงสัยก็สามารถ ช่วยสนับสนุนได้ และอีกร้อยละ 52 เห็นว่า ควรสนับสนุนให้ทป่ี ระชุม คณะกรรมการมีการก�ำหนดกรรมการที่รบั ผิดชอบการรายงานใน แต่ละวาระก่อนถึงวันประชุมผูถ้ อื หุน้ เพือ่ ให้กรรมการได้ศกึ ษาข้อมูล และเตรียมข้อมูลในการรายงานแก่ผถู้ อื หุน้ ได้อย่างถูกต้องและแม่นย�ำ

2.3 การจัดท�ำรายงานการประชุมผูถ้ ือหุ้น

ส่วนใหญ่รอ้ ยละ 62 ระบุวา ่ เป็นผูจ้ ดั ท�ำรายงานการประชุม

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Advertisement