Page 27

of the forum was to share experiences about a company secretary's responsibilities and accomplishments. Two companies, PTT Public Company Limited and Bangchak Petroleum Public Company Limited, assisted with organizing the forum. Dr. Bandid Nijathaworn, President and CEO of IOD, opened the meeting by presenting some results from a survey on AGMs in 2013. With regard to attendance at the meetings, the results showed that 90 percent of the company's CEO and board of committees, such as the audit committee, referee committee and emolument committee, attended the annual general meeting. The results also showed that 94 percent of the companies surveyed allowed investors to ask questions about the annual report during the AGMs. By the way this survey is only the answer from some committees in the meeting and most questions to board are from management level. Dr. Bandid explained that IOD was particularly concerned about the communication issue because AGMs were supposed to serve as communication channels between boards and shareholders. Being held only once a year, the annual general meeting should be available for shareholders and stakeholders to learn about the board's vision and what it accomplished in the past year The role of a company secretary as the boards' assistant should be to gather the information for the report, explain and answer any questions from investors and stakeholders with evidence to indicate that boards had put forward its best effort to carry out the mission of the company. Following the opening statement, Mrs. Wirawan Munnapinun, Assistant Vice President - Research and Policy of IOD, discussed the survey results of "Equipping Your Board for AGM" from the perspective of the company secretary. There were 107 responses that covered the following three topics:

1. Participant's background information

A total of 47 percent of the respondents had between 5 and 10 years of experience working as a company secretary and 38 percent were members of the company staff. Moreover, 78 percent of the respondents also worked as a company secretary and assistant to a committee, chief executive, director, manager or lawyer.

ก�ำกับดูแลกิจการของบริษทั จดทะเบียนประจ�ำปี 2556 ในหัวข้อที่ เกีย่ วข้องกับสิทธิของผูถ้ อื หุน้ มีหลักเกณฑ์ทส่ี อบถามถึงการเข้าร่วม ประชุมผูถ้ อื หุน้ ของประธานกรรมการ CEO และประธานกรรมการ ชุดย่อย ได้แก่ ประธานกรรมการตรวจสอบ ประธานกรรมการสรรหา ประธานกรรมการก�ำหนดค่าตอบแทน พบว่า ส่วนใหญ่รอ้ ยละ 90 ได้ เข้าร่วมประชุมผูถ้ อื หุน้ นอกจากนี้ยงั มีหลักเกณฑ์ทส่ี อบถามว่า บริษทั เปิดโอกาส ให้ผถู้ อื หุน้ ซักถามในทีป่ ระชุมหรือไม่ ก็พบว่า ร้อยละ 94 มีการเปิด โอกาสให้ผถู้ อื หุน้ ซักถาม แต่อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบตั ิ แม้จะมีสถิติ การเข้าร่วมประชุมของกรรมการตาม CGR ทีส่ งู แต่กย็ งั เป็นสถิตขิ อง การพิจารณากรรมการเพียงบางคน ไม่ใช่กรรมการทุกคน รวมถึงแม้ จะมีการเปิดโอกาสให้ซกั ถาม แต่ผทู้ ต่ี อบข้อซักถามส่วนใหญ่จะเป็ น ฝา่ ยบริหารเท่านัน้ IOD ตระหนักถึงความส�ำคัญในเรื่องนี้ เนื่องจากมองว่า การประชุม ผู้ถือ หุ้น ถือ เป็ น ช่อ งทางส�ำ คัญ ในการสื่อ สารระหว่า ง กรรมการและผูถ้ อื หุน้ และปี หนึ่งก็มกี ารจัดการประชุมนี้ขน้ึ เพียง หนึ่งครัง้ ผูถ้ อื หุน้ ต่างคาดหวังทีจ่ ะได้รบั ฟงั มุมมองความเห็นของ กรรมการและสิง่ ทีค่ ณะกรรมการได้ปฏิบตั หิ น้าทีใ่ นปีทผ่ี า่ นมา ดังนัน้ เลขานุการบริษทั ในฐานะผูช้ ว่ ยของคณะกรรมการจึง ควรมีหน้าทีใ่ นการเตรียมข้อมูลต่างๆ เพือ่ ให้คณะกรรมการสามารถ รายงานผล และชีแ้ จง รวมถึงตอบข้อซักถามของผูถ้ อื หุน้ และนักลงทุน ได้อย่างชัดเจน ซึง่ ถือเป็ นงานท้าทายส�ำหรับเลขานุการบริษทั จากนัน้ นางวีรวรรณ มันนาภิ นันท์ รองผูช้ ่วยกรรมการ ผูอ้ ำ� นวยการ-วิจยั และนโยบาย สมาคมส่งเสริมสถาบันกรรมการ บริ ษทั ไทย ได้น�ำเสนอผลส�ำรวจความคิดเห็นของเลขานุการบริษทั เรือ่ ง “Equipping Your Board for AGM” ซึง่ มีเลขานุการบริษทั ร่วม ตอบแบบส�ำรวจนี้จำ� นวน 107 ชุด ใน 3 ประเด็นหลัก ได้แก่ 1. ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ตอบ ผูต้ อบแบบส�ำรวจส่วนใหญ่รอ้ ยละ 47 ระบุวา ่ ด�ำรงต�ำแหน่ง เลขานุ การบริษทั มาแล้ว 5-10 ปี และร้อยละ 36 ระบุว่า ท�ำงาน ในบริษทั มาแล้วระหว่าง 5-10 ปี เช่นกัน ทัง้ นี้ผู้ตอบแบบส�ำรวจ ส่วนใหญ่รอ้ ยละ 76 ระบุวา ่ ด�ำรงต�ำแหน่งอืน่ ในบริษทั นอกเหนือจาก การเป็นเลขานุการบริษทั อาทิเช่น เลขาคณะกรรมการชุดย่อยต่าง ๆ ผูบ้ ริหารระดับสูง ผูอ้ ำ� นวยการใหญ่ ผูช้ ว่ ยผูอ้ ำ� นวยการฝา่ ย ผูจ้ ดั การ ฝา่ ย นิตกิ ร เป็ นต้น

Participant's background information

2. Company secretary' responsibilities in annual general meeting

2.1. The preparation of the AGM report Some 95 percent of the respondents were responsible for organizing and publishing the report for the annual general meeting, with the remaining respondents indicating that the

Work Experience as Company Secretary

Board Briefing > 

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Boardroom 31  

BOARD OF THE YEAR 2013

Advertisement