Page 1


Marjon Nooter, Interne Bedrijven

Andrea Berghuizen, Directiesecretaris

Imane Alhaddadi, Assistent directeur IB

Wim Velema, Hoofd Staf


Interne Bedrijven Facilitair en Huisvesting

onderdelen het primaire proces onder-

Goede basisdienstverlening

Financiën

steunen en adviseren. Door ze te

Binnen de diensten en producten die

Human Resource Management

bundelen in één organisatieonderdeel

ieder intern bedrijf aanbiedt, bestaat

Informatievoorzieningen

kunnen we beter en makkelijker samen-

een onderscheid tussen basisdienstver-

Juridische zaken

werken. En soms ook standaardiseren.

lening en advies of projecten. Onder

Onderzoek

Hierdoor besparen we op de kosten.

de basisdienstverlening vallen alle

Projectmanagementbureau

producten van IB die standaard worden Productencatalogus

geleverd, zoals bijvoorbeeld je werk-

De krachten op het gebied van bedrijfs-

In totaal werken er ruim 800 mensen bij

De tien interne bedrijven hebben ieder

plek, vergaderfaciliteiten en de website

voering zijn gebundeld in Interne

IB. We werken voor de hele gemeentelij-

hun eigen inhoudelijke focus. Per

www.utrecht.nl. Dit gaat over een heel

Bedrijven (IB). Misschien al een bekende

ke organisatie: voor het bestuur, concern

intern bedrijf zijn de producten terug

breed assortiment aan producten en

naam, maar de invulling en werkwijze

en de organisatieonderdelen. En waar

te vinden in de Productencatalogus.

activiteiten. Eén keer per jaar wordt

zijn op een aantal terreinen veranderd.

mogelijk werken we ook voor externe

Deze producten- en dienstencatalogus

de basisdienstverlening vastgesteld.

Interne Bedrijven bestaat uit tien

partijen, bijvoorbeeld hosting van data

wordt jaarlijks aangepast, op basis van

De opdrachtgever voor de basisdienst-

onderdelen:

voor Waternet en de provincie Utrecht en

de ontwikkelingen, wensen van de

verlening is de directieraad.

inkoopadvies voor De Bilt.

klant, de technische mogelijkheden en

De (financiële) omvang van de basis-

de beschikbare financiën.

dienstverlening is gekoppeld aan de

Automatisering Communicatiebureau

De reden waarom juist deze tien onder-

Concerninkoop

delen bij elkaar zijn gezet is dat alle

omvang van de organisatie.


Verbeteren Bij de organisatievernieuwing zijn afspraken gemaakt over het continu verbeteren van de bedrijfsvoering

“Het leveren van een goede service aan klanten is topprioriteit.”

en een grote efficiencytaakstelling bij

Samenwerking

om zaken als klantgerichtheid, het

de overhead. Met 60 projecten werken

Vanuit IB werken we met verschillende

synchroniseren van digitale kanalen en

we aan deze opdracht. IB en de BCS

partijen samen. Met het primaire

het zorgen voor herkenbare benade-

zijn samen verantwoordelijk voor deze

proces, met de BCS en binnen IB zelf.

ring. In dat kader is het voor ons van

opgaven. Deze afspraken worden

Binnen IB valt er door samenwerking

belang om te weten wat jullie van onze

geborgd binnen het programma

winst te boeken: in de ontzorging van

dienstverlening vinden. Vragen, issues,

Bedrijfsvoering. Voor meer informatie

de klant, een betere dienstverlening en

nieuwe wensen, IB brede aangelegen-

kun je terecht op intranet of je kunt je

financiële voordelen. Vaak betekent dat

heden, complimenten; we horen ze

inschrijven voor de nieuwsbrief

aanhaken bij de nieuwste technologie,

graag. Je kunt hiervoor terecht bij de

Bedrijfsvoering via

soms is het een kwestie van de coördi-

verschillende servicedesks. Mocht dat

programmabedrijfsvoering@utrecht.nl.

natie intern goed regelen. Een voor-

niet het gewenste effect hebben, dan

beeld hiervan is de werkwijze voor het

kun je terecht bij onze klachtencoör-

Advies op maat

registreren van nieuwe medewerkers.

dinator. Ook organiseren we regel-

Voor advisering en projecten is

Eén melding moet genoeg zijn voor het

matig klanttevredenheids­

de opdrachtgever het afnemend

regelen van een werkplek en registratie

onderzoeken. Dan horen we graag

organisatieonderdeel. Het gaat veelal

in personeelsinformatiesysteem. En is

wat jij van onze dienst­verlening

om maatwerk, denk aan project­

de hulp van IB nodig bij een reorganisa-

vindt. Daarnaast zijn er voor de

management, het uitvoeren van

tie? Wij zorgen voor één aanspreekpunt

IRM’ers vaste aanspreekpunten

onderzoek of het inhuren van

voor heel IB.

binnen IB. Én wordt er jaarlijks een

juridische expertise.

aantal malen gedebatteerd met de Optimaliseren

IRM’ers over de bedrijfsvoering op de

Het leveren van een goede service aan

zogenaamde bedrijfsvloer.

klanten is topprioriteit. Het gaat dan


Wist je dat IB in 2012 Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius simus id qui ant Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius Ed uta niendandae suntium ut officiatius


Wist je dat Auto Utrecht in 2012 90.000 meldingen (webformulieren, mails en telefoontjes) heeft aangenomen. 5400 accounts heeft onderhouden. De automatisering voor bijna 250 locaties verzorgde. Miljoenen e-mails als spam filterde, dat is 80 % van alle e-mails die jaarlijks binnenkomen. Ervoor heeft gezorgd dat we met onze vaste telefoons meer dan 1,5 miljoen inkomende telefoontjes (van buiten de gemeente Utrecht) konden beantwoorden.

Henny Spelbos, Automatisering Utrecht


Automatisering Utrecht Automatisering Utrecht ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het gebruik van de ICT- diensten, zodat de rest van de organisatie zich kan richten op de kerntaken voor burgers en bedrijven. Wat wij doen

verschillende gemeentelijke vestigingen,

Vernieuwing

informatie? Dan kun je contact met

Wij ontwikkelen, leveren, installeren en

lokale netwerken en vaste telefonie.

Naast een stabiel netwerk is het

ons opnemen via het e-mailadres:

beheren wat nodig is voor de automa-

Andere werkzaamheden zijn bijvoor-

natuurlijk van het grootste belang dat

IBServicedeskautomatisering@utrecht.

tisering van de gemeente Utrecht. Het

beeld het hosten van bedrijfsapplicaties

we meegaan in nieuwe trends en

nl. Heb je een dringende vraag of is er

grootste deel van onze werkzaamheden

en dataopslag, het leveren van mobiele

ontwikkelingen. We willen aansluiten

sprake van een storing? Dan kun je ons

bestaat uit de kantoorautomatisering. Je

telefonie en Server Based Computing

bij de wensen van de klant. Door het

het beste bellen, we zijn te bereiken via

(‘thuiswerken’).

leveren van maatwerk kunnen we

het telefoonnummer 030 – 286 88 88.

“We willen aansluiten bij de wensen van de klant.”

hier op inspelen. Ook werken we mee

Langslopen mag natuurlijk ook, je kunt

Stabiel netwerk

aan een verdere standaardisatie van

ons vinden op de Vliegend Hertlaan

Eén van de hoofddoelen is om een

hardware en software en ondersteunen

1-11, begane grond kamer 0.126.

stabiele en optimaal beschikbare

we de gemeente bij de digitalisering van

ICT-infrastructuur te hebben. Dat

de gemeentelijke overheid.

betekent dat je als medewerker gebruik kunt maken van bijvoorbeeld Outlook,

Contact

moet hierbij denken aan de werkplekken

een werkende telefoonverbinding en je

Heb je vragen over een specifiek product

en serveromgeving, het datacenter, de

in Word kunt werken achter je computer.

of dienst, dan kun je hier kijken. Staat je

realisatie van de verbinding van de

vraag er niet tussen of wil je wat meer


Communicatiebureau Er is in toenemende mate sprake van een netwerksamenleving en een nog steeds groeiend gebruik van digitale en sociale media. Daar past een andere rol van de gemeente bij en daarmee een andere manier van communiceren. In plaats van het zenden van informatie, gaan we toe naar het verbinden van mensen en in plaats van participatie naar co-creatie. Communicatie is niet alleen van het Communicatiebureau, maar wordt deel van ieders werk. Slimmer commu­ niceren; daar ligt de komende jaren een belangrijke taak voor het Communicatiebureau.

“Eén van onze taken is het communicatiever maken van de organisatie”

faciliteren in het zelf doen. Zo is er op

kernboodschap. Besluiten en projecten

communicatiekaders,

intranet een speciale

die de boodschap ondersteunen zetten

bijvoorbeeld huisstijl

Communicatiewinkel met middelen

we nadrukkelijk in de etalage. Voor de

gemeentebrede sleutelprojecten

waarmee medewer­kers van de gemeente

stad ontstaat er dan een herkenbaar

advisering van het bestuur en pers-

zelf aan de slag kunnen; van het

beeld van het beleid. Verder willen we de

maken van wijkberichten tot uitnodi-

Factor C(ommunicatie) verder de organi-

gingen. Ondersteuning vanuit het

satie inbrengen. Door communicatie

Voor maatwerk ondersteuning van de

Communicatiebureau is hierbij afhan-

eerder bij beleidsontwikkeling te betrek-

ontwikkel- en uitvoeringsorganisaties

kelijk van de complexiteit van de

ken ontstaan er communicatievere

worden aparte afspraken gemaakt.

opdracht. Het blijft maatwerk.

beleidsprocessen en is communicatie

Bij nieuwe opdrachten of projecten

minder gericht op het uitleggen ervan.

voeren we hiervoor een intakegesprek.

Organisatie communicatiever

woordvoering

maken

Slimmer communiceren

Eén van onze taken is het communi-

We gaan communicatie slimmer inzetten

Wat wij doen

Contact

catiever maken van de organisatie.

door ons meer te richten op digitale

Het Communicatiebureau levert

Voor elk organisatieonderdeel van de

We richten ons meer op strategisch

middelen en meer samenhang aan te

producten waar de hele gemeente

gemeente heeft het Communicatie­bureau

advies, coaching en ondersteuning.

brengen in boodschappen. Zo richt de

gebruik van maakt:

een aanspreekpunt. Zij werken ook aan

Voor het maken van middelen gaat

collegecommunicatie zich op acht

internet, intranet, sociale media

het bureau de organisatie meer

thema’s. Die voorzien we van een

participatie en publieksdienstverlening

gemeentebrede samenhang.


Wist je dat het ComBu in 2012  00 persberichten heeft 3 verzonden. Elke dag 30 tot 50 persvragen heeft afgehandeld. Ruim 40 Factor C Sessies heeft georganiseerd. 100 wijkberichten heeft verstuurd. Ruim 20 procent op drukkosten heeft bespaard door het drukwerk centraal in te kopen.

Eelko van den Boogaard, Communicatiebureau


Concerninkoop Concerninkoop (COIN) is het centrale punt in de gemeentelijke organisatie voor inkoopstrategie, aanbesteden en contractmanagement. Concerninkoop verbindt op een strategische wijze de inkoopbehoefte van de gemeente Utrecht met de markt en benut deze verbinding maximaal. Inkoop in Utrecht

opdracht is het zo slim mogelijk

klimaat- en milieuvriendelijk inkopen,

Het inkoopvolume van de

besteden van het inkoopvolume.

het inzetten van mensen met een

gemeente is fors. Ongeveer 40 %

Jurriën Brombacher, ConcernInkoop

achterstand op de arbeidsmarkt en het

van de begroting wordt besteed

Slim inkopen betekent niet alleen het

stimuleren van lokaal ondernemer-

via overeen­komsten met andere

bereiken van de beste balans tussen

schap, het MKB en ZZP’ers. COIN

partijen. COIN levert inkoopken-

kosten en kwaliteit. Via inkoop zijn ook

adviseert over het bereiken van de

nis en -advies aan de gehele

maatschappelijke doelstellingen te

beste balans tussen alle belangen.

gemeente­lijke organisatie. De

realiseren. Voorbeelden hiervan zijn


“Ongeveer 40 % van de begroting wordt besteed via overeen­komsten met andere partijen.” Wat wij doen

Strategische blik

COIN bestaat uit twee teams: tactische

Om tactische inkoop en contract­

inkoop en contractmanagement. Het

management te laten slagen in de

team tactische inkoop verzorgt het

doelstellingen, is een strategische blik

proces van het ontstaan van inkoop­

op het gehele inkoopvolume van de

behoefte tot het moment dat er een

gemeente van groot belang. Dit wordt

contract met een marktpartij gesloten

gedaan door inzet van strategische

wordt. Dit vindt vaak plaats door

analyse op de inkoopbewegingen uit het

Europees aanbesteden. Team tactische

verleden en onderzoek naar de trend in

inkoop staat voor ‘slim inkopen’ en

de toekomst. Door middel van strategie-

inkopen volgens de juiste kaders. Het

ën per inkooppakket wordt het inzicht

team contract­management staat voor

op inkoopbewegingen maximaal en

het maximaal benutten van de relatie

daarmee de mogelijkheden om tot een

met de markt. Dit doet contract­

optimaal inkoopresultaat te komen.

management door te sturen op juiste uitvoering, te leren voor het vervolg

Contact

en innovatie aan te jagen.

Concerninkoop is bereikbaar per mail via concerninkoop@utrecht.nl en per telefoon via 030 – 286 05 55.

Wist je dat COIN in 2012 Meer dan 60 Europese aan­beste­dingen heeft begeleid. Meer dan 1.200 meldingen heeft verwerkt van inkoop­ trajecten met een waarde van meer dan € 10.000. Ervoor heeft gezorgd dat we gebruik maken van 100 % windenergie. Ervoor heeft gezorgd dat we 300 mensen via Social Return hebben ingezet. Bij verschillende ondernemers­verenigingen in Utrecht uitleg heeft gegeven over inkoop­samenwerking.

Geu1318 digimagazine v1 1