Issuu on Google+

����������

nummer 05 2006

Digitalisering gør kolde hænder varme Kandidatafhandling dokumenterer effekten ved at implementere Bosted Systemet

Fra sansehave til sms-booking Alt handler om kommunikation for børn uden sprog

Uddannelse betyder alt Alle 55 medarbejdere var på kursus, da Hammel Bo- og Aktivitetscenter gik online


���������� BostedNYT er et nyhedsbrev, som udgives af Team Online A/S. Bladet har som formål at holde ledelse og medarbejdere på de sociale institutioner løbende orienteret om mulighederne for digitalisering og kommunikation i den sociale sektor. Ansvarshavende redaktør: Direktør Michael Sandal Redaktion: Michael Sandal Maria Hardt-Madsen Stine Pontoppidan Myltoft Tekst: Bureau4 ApS Layout: Team Online A/S Tryk: Kerteminde Tryk Odense A/S BostedNYT udkommer 8 gange om året i et oplag på 4500 eksemplarer. Eftertryk er tilladt med kildeangivelse. Team Online A/S Middelfartvej 9-11 5000 Odense C Telefon 66 17 73 13 Fax 66 17 73 18 E-mail: info@teamonline.dk www.teamonline.dk Abonnement: BostedNYT er gratis og kan rekvireres ved henvendelse til bestilling@bostedNYT.dk

DETTE NUMMER Bosted Systemet kan flytte arbejdstimer for 500 millioner kroner om året fra papirarbejde til omsorg på de sociale institutioner. Umiddelbart er det måske ikke en nyhed for brugerne af Bosted Systemet, men det vakte opmærksomhed, da to specialestuderende dokumenterede besparelsesmulighederne i en kandidatafhandling på Syddansk Universitet. I dette nummer kan du læse et interview med specialets forfattere. På institutionen 3Kløveren i Snekkersten i Nordsjælland har man fået etableret en vidunderlig sansehave, som benyttes i det socialpædagogiske arbejde med børn og unge uden sprog, fordi de mange indtryk og oplevelser letter kommunikationen. Men institutionen arbejder også på mange andre felter med kommunikation omkring det enkelte barn i forhold til fagpersoner, myndigheder og pårørende. Vi har derfor set nærmere på, hvordan 3Kløveren har digitaliseret kommunikationen på institutionen og til stadighed udvikler og udnytter deres it-værktøj til information og dialog. Bosted Academy – navnet er lidt pompøst – men faktisk optrapper vi vores uddannelsestilbud til nye og eksisterende kunder drastisk. Flere og flere kommuner og blandt andet Region Midtjylland har benyttet kommunalreformen til at indføre Bosted Systemet på deres sociale institutioner i de kommende måneder, og derfor har vi haft behov for at øge vores uddannelseskapacitet. Vi er nu gået i samarbejde med uddannelsesvirksomheden Eductor, der udspringer af et samarbejde mellem de to handelsskoler Skanderborg-Odder Handelsskole og Tietgenskolen i Odense. Sammen kan vi fremover tilbyde et varieret udbud af kurser og undervisningsformer, der inkluderer alt fra traditionel undervisning over e-læring til læring-på-jobbet. I dette nummer af BostedNYT præsenterer vi de nye kurser, hvoraf en del er blevet tilskudsberettigede AMU-kurser, hvortil der kan søges VEU-godtgørelse til visse medarbejdergrupper. Endelig kan du læse mere om, hvordan ledelsen greb opgaven an med oplæring af medarbejderne, da Hammel Bo- og Aktivitetscenter indførte Bosted Systemet i løbet af sommeren. God fornøjelse med læsningen! venlig hilsen BostedNYT

BostedNYT | 05 2006


AKTUELT Digitalisering giver mere tid til omsorg Ved at digitalisere arbejdet med handleplaner, dagbøger, medicinskemaer og lignende kan hver medarbejder få næsten tre timer mere om ugen til omsorg for beboerne. Det er konklusionen i en ny kandidatafhandling fra Syddansk Universitet, der dokumenterer, hvad der skete, da man indførte Bosted Systemet på de tre institutioner, Lindebjerg, Syrenparken og Søndermarken. – På de tre institutioner har man sparet 172 minutter pr. medarbejder om ugen. Med andre ord har hver institution sparet, hvad der svarer til at få ni ekstra medarbejdere, siger cand. it. Brian Jørgensen, der har skrevet afhandlingen sammen med cand.it. Mark Williams, Marketing & Management, Syddansk Universitet. – På landsplan betyder det, at man kan spare arbejdstimer for op mod 500 mio. kroner om året, og jeg håber, at den viden vil blive brugt til at tilrettelægge arbejdet mere effektivt ved hjælp af digitale værktøjer, så man kan flytte ressourcerne fra papirarbejde til mere omsorg, siger forfatterne.

Kvalitet Brian Jørgensen og Mark Williams fremhæver desuden, at deres afhandling viser, at tidsbesparelsen i det daglige arbejde er opnået uden tab af kvalitet. – Bosted Systemet har gjort det lettere for medarbejderne at læse, forstå og anvende andres nedskrevne dokumenter. Samtidig kan vi også se, at der er et generationsskifte i gang på institutionerne, hvor medarbejderne i stigende grad er parat og motiverede til at arbejde digitalt, siger Brian Jørgensen, der håber, at deres undersøgelse kan være med til at skubbe på digitaliseringen af den sociale sektor. – Da vi gik i gang med vores speciale, måtte vi konstatere, at der ikke har været ret meget fokus på anvendelsen af IT på de sociale institutioner, i hvert fald ikke hvis man sammenligner med andre dele af den offentlige sektor. Vi har derfor et håb om, at politikerne sætter fokus på mulighederne for at digitalisere den sociale

sektor i forbindelse med kommunalreformen. Vel at mærke ved at benytte de bedst egnede systemer og ikke bare f.eks. genbruge systemer, der er udviklet til andre dele af den offentlige sektor. Med vores undersøgelse kan de i hvert fald se, at det betaler sig at investere i IT-løsninger på området. – Både anlægsudgiften og driftsudgiften tjener sig hurtigt ind. Derfor kan man faktisk forbedre servicen for vores svageste medborgere, uden at det koster skatteyderne flere penge, siger Brian Jørgensen, og Mark Williams, Institut for Marketing & Management, Syddansk Universitet.

»På de tre institutioner har man sparet 172 minutter pr. medarbejder om ugen. Med andre ord har hver institution sparet, hvad der svarer til at få ni ekstra medarbejdere ...«

Læs et resumé af afhandlingen på www.bostednyt.dk/

Fakta Kandidatafhandlingen, »Digitalisering af specialinstitutioner – konsekvensanalyse«, fra Syddansk Universitet sætter fokus på konsekvenserne af digitaliseringen på institutionerne Syrenparken og Sønderparken i Vejle Amt samt Lindebjerg i Fyns Amt. Afhandlingen er skrevet af de to cand. it´er i IT, Kommunikation og Organisation, Brian Jørgensen og Mark Williams, juni 2006, Institut for Marketing & Management, Syddansk Universitet.

BostedNYT | 05 2006


TEMA 3Kløveren

Fra sansehave til sms-booking Alting er kommunikation, og alting kommunikerer, men undertiden må man hjælpe kommunikationen lidt på gled. Som på institutionen 3Kløveren i Snekkersten, hvor forstander Rikke Hansen er parat til at tage alle midler i brug for at skabe de optimale betingelser for kommunikation med og om beboerne. – Vores beboere er børn og unge med forskellig grad af fysisk og psykisk funktionsnedsættelse, men fælles for dem er, at mange af dem ikke har et almindeligt sprog og har svært ved at kommunikere. Derfor var vi meget glade, da TV2s haveprogram, »Have haves«, hjalp os med at få anlagt den smukke sansehave i Marguerittens baghave, siger Rikke Hansen.

Krydderurter og trommer Børnenes sansehave er opdelt med små gange, hvor beboerne selv kan gå rundt og få stimuleret sanserne, krydderurter i krukker til smagssansen, blomster til lugtesansen, vindspil og naturtræstrommer til høresansen, barkdækkede stier og sten til følesansen, og naturligvis alt det grønne og frodige til synet:

Fakta 3kløveren 3Kløveren er en børne- og ungeinstitution for 0-18 årige med fysiske og /eller psykisk funktionsnedsættelse. 3kløveren er opdelt i to bomiljøer, Åbjerggård i Frederikssund og Margueritten i Snekkersten med tilsammen 36 børn og tre aflastningspladser, der benyttes af forskellige børn og unge. De børn og unge, der bor i 3Kløveren, har alle brug for et specielt socialpædagogisk tilbud. Institutionen har ca. 140 fastansatte og vikarer. Læs mere om 3Kløveren på www.3kloeveren.dk

– Sansehaven er for os et redskab til at nå børnene og dermed en vigtig brik i vores pædagogiske arbejde, siger Rikke Hansen. På samme vis betragter hun Bosted Systemet, som blev indført på institutionen i 2003, hvor møder, telefonen og de traditionelle skrevne medier som notater i kinabøger og breve var de foretrukne kommunikationsredskaber: – Bosted Systemet er nu blevet den røde tråd i vores kommunikation, der sikrer, at vi får opsamlet og registreret data, og at vi er i stand til at dele data med de mange forskellige samarbejdspartnere, vi har omkring børnene, siger Rikke Hansen. Institutionens medarbejdere benytter systemet til dokumentation og vidensdeling internt men også eksternt som dialogværktøj med samarbejdspartnere og pårørende: – Vi er jo dagligt i kontakt med mange samarbejdspartnere som sagsbehandlere, sundhedsmyndigheder, læger, osv. Ved at benytte systemets kommunikationsmuligheder og f.eks give relevante andre adgang til systemet kan vi spare tid på at kopiere og sende oplysninger til samarbejdspartnerne, der samtidig får mulighed for at være bedre forberedt til handleplansmøder og lignende, siger Rikke Hansen. Et af de kommende projekter går således ud på, at give specialskolerne adgang til systemet, hvor de selv kan opdatere dagsrapporterne om det enkelte barn, så der bliver endnu bedre overblik over og sammenhæng i beskrivelsen af dagsforløbet for den enkelte.

Vikarplanlægning via sms Fra starten valgte 3Kløveren at tage Bosted Extranet i brug, så de pårørende kan se og skrive i dagbog og et dialogforum samt til at se i dokumenter og handleplaner. – De kan f.eks. læse, hvad der er foregået på institutionen, inden barnet kommer hjem på weekend. På den måde er det lettere at tale med børnene og de unge om, hvad de har oplevet i den sidste tid, siger Rikke Hansen. Men Rikke Hansen stopper ikke ved sansehaver og Extranet til Bosted Systemet. Senest har hun taget initiativ til BostedNYT | 05 2006


TEMA

Fra sansehave til sms-booking at få udviklet en særlig funktion i systemet, så institutionen kan booke vikarer via sms. Vagtplanlæggeren går ind i systemet, vælger de relevante vikarer og spørger og får svar via sms. – Det er nemt for alle, og det går hurtigt, siger Rikke Hansen, der også fremover vil have fokus på digitalisering som et redskab til dialog og kommunikation: – Vi vil og skal så meget, og det kræver, at vi har både

����������

tiden og de nødvendige redskaber. Ved at digitalisere får vi redskaberne, og på sigt mener jeg også, at det vil være med til at frigøre ressourcer, så vi fortsat kan bruge tiden på det vigtigste, samværet med børnene, en tur gennem elefantgræsset i sansehaven og den socialpædagogiske indsats, siger forstander Rikke Hansen, 3Kløveren.

��������

��������������������

���������������

��� ������������������

����������

�� �

� � � � �� � �� �

� ��

��

���

�������

����������������������

��

����

��

�����������������

���������

���������������

���

�����

��

�����

�������������

���������

��

���

�����������

� � � � �� �

������������� ���������

������

� � � � � � � � � � ��

�����������

� � � � � � � � ��� �

� ��

���������

��

� � � � � ����

���

���

��

� ��

��

��

���������������� �� ��

��

��

��

������

������������

������������������

Af specialet »Digitalisering af specialinstitutioner – konsekvensanalyse«, fra SDU, fremgår det, at mange institutioner f.eks kun har benyttet e-mail i begrænset omfang, inden de fik installeret Bosted Systemet, dels på grund institutionernes it-parathed, dels på grund af udgifterne til de nødvendige programmer og licenser.

De fleste sociale institutioner har løbende kontakt med stort set den samme type eksterne partnere, og indholdet af kommunikation er sammenligneligt. Alligevel er det stadig de færreste institutioner, der har systematiseret og digitaliseret kommunikationen i et omfang som institutionen 3Kløveren.


CASE

Hammel Bo- og Aktivitetscenter Intet system uden uddannelse I løbet af en måned – fra maj til juni 2006 – var samtlige 55 medarbejdere på Hammel Bo- og Aktivitetscenter på introduktionskursus i Bosted Systemet for at lære deres nye IT-værktøj at kende. For institutionen var det dyrt i vikartimer, men prisen værd: – Alt her i livet er en prioritering, og da vi aldrig var i tvivl om, at vi gerne ville have Bosted Systemet, var vi parate til at betale prisen – også til den nødvendige uddannelse, siger forstander John Nikolajsen, Hammel Bo- og Aktivtetscenter.

Fakta Hammel Bo- og Aktivitetscenter i Hammel er et tilbud for voksne udviklingshæmmede. Boligerne med i alt 37 døgnpladser består af seks adskilte huse, som er opført og taget i brug i 1990. Beboergruppen er funktionsmæssigt bredt sammensat. Nogle er stort set selvhjulpne, mens andre har behov for omfattende pleje og omsorg. Aktivitetscenteret er et ombygget øldepot, taget i brug i 1987 med plads til 50 brugere. Hammel Bo- og Aktivitetscenter hører fra 1. januar 2007 under Favrskov Kommune.

Afdelingsvis på kursus Institutionen valgte at sende afdelingerne af sted samlet, så medarbejderne var på kursus med deres nærmeste kolleger samme dag. På den måde blev det sikret, at undervisningen tog udgangspunkt i deltagernes praktiske virkelighed. – Det var en genial måde at tilrettelægge undervisningen på. Nære kolleger arbejdede sammen på opgaver med udgangspunkt i de beboere, som de arbejder med til daglig. Der var gejst og en klar oplevelse af, at det vi laver nu, får vi brug for i morgen, siger John Nikolajsen. Kurserne blev holdt på institutionen i et rum med seks pc-er, en underviser fra Team Online og otte kursister ad gangen:

– Nogle medarbejdere måtte altså dele en pc, men det gjorde intet, især fordi de mere uøvede pc-brugere faktisk havde glæde af en lille pause ind imellem, siger John Nikolajsen. Medarbejderne havde nemlig vidt forskellige erfaringer med IT inden kurserne: – Vi er jo alle forskellige. Nogle har jo pc derhjemme og trykker modigt løs, fordi de stoler på, at de ikke kan ødelægge noget. Andre er mere forsigtige men dog vant til at bruge institutionens pc-ere, mens enkelte stort set ikke havde arbejdet med IT før. Men selv de mest bekymrede medarbejdere bruger nu Bosted Systemet stort set dagligt. Efterfølgende har jeg heller ikke hørt medarbejdere rynke på næsen af systemet, og mængden af handleplaner, notater, og interne beskeder vokser dag for dag, siger forstander John Nikolajsen.

Bevidst strategi Det var helt bevidst, at ledelsen fra starten prioriterede uddannelsesforløbet højt: – Hvis vi blot havde købt systemet, så havde vi fået kæmpeproblemer med at få alle medarbejderne med i processen. Derfor er oplæring i systemet også allerede nu et fast punkt i nye medarbejderes første arbejdsuge, så vi undgår at udvande brugen af systemet, siger John Nikolajsen.

Fremtiden Efter årsskiftet bliver Hammel Bo- og Aktivitetscenter lagt ind under Favrskov Kommune: – Som pilotinstitution er vi allerede nu koblet på kommunens IT-netværk. Inden vi implementerede Bosted Systemet, spurgte vi kommunen om deres holdning, og vi fik bare besked på at køre los, siger John Nikolajsen. Kommunen overtager også naboinstitutionen, Hadsten Bo- og Aktivitetscenter, der ligeledes bruger Bosted Systemet. – For os er det naturligvis en fordel, fordi vi så får lettere ved at dele informationer og medarbejdere i fremtiden. Derfor er vi da også spændt på, om systemet vil blive udbredt til kommunens andre sociale institutioner. Det ville i hvert fald være smart set fra et uddannelsesmæssigt synspunkt, siger forstander John Nikolajsen, Hammel Bo- og Aktivitetscenter.

BostedNYT | 05 2006


Bosted Academy Kurser med Team Online og Eductor For at sikre et bredt udbud af relevante kurser til brugerne af Bosted Systemet har Team Online etableret et samarbejde med den landsdækkende kursus- og uddannelsesvirksomhed, Eductor. Bosted Systemet er i dag implementeret på mere end 80 sociale institutioner i Danmark med over 7.500 aktive brugere, og i fjor underviste Team Online mere end 1.500 brugere af Bosted Systemet. – Men vi forventer, at det tal stiger drastisk, blandt andet fordi vi allerede nu ved, at vi skal indføre systemet på samtlige sociale institutioner i Region Midtjylland og alle misbrugsinstitutioner i Frederiksborg Amt, siger uddannelseschef Maria Hardt-Madsen, Team Online. Derfor har Team Online besluttet at udvide uddannelseskapaciteten og gjort udbudet både større og bredere: – Ud over de almindelige administratorkurser, superbrugerkurser og brugerkurser har vi nu også afklaringskurser, generelle IT-kurser og e-læringskurser med mere, målrettet brugerne af Bosted Systemet. Samtidig er flere af kurserne AMU-godkendte, så vi fastholder en lav pris på kurserne, lige som institutionerne kan opnå tilskud til nogle personale grupper, siger uddannelseschef. Maria Hardt-Madsen, Team Online.

Bosted Academy

Eductor

Vi tilbyder desuden følgende kurser som AMU kurser:

Når valget faldt på Eductor, skyldes det først og fremmest deres undervisningskompetence men også deres erfaringer med arbejde for det offentlige: – Vi har i mange år undervist i journaliseringssystemer og dokumentation blandt andet i kommunernes ældrepleje. Desuden har vi arbejdet en del med organisationsudvikling og arbejdsgangsanalyser på de sociale institutioner. Så vi føler os på hjemmebane, siger uddannelsesleder, Kirsten Lund, Eductor. Eductor udspringer af et samarbejde mellem de to handelsskoler, Skanderborg-Odder Handelsskole og Tietgenskolen i Odense, og tilbyder et varieret udbud af undervisningsformer, der inkluderer alt fra traditionel undervisning over e-læring til læring-på-jobbet. – Ud over de allerede kendte kurser er vi derfor også i fuld gang med at udvikle en platform til e-læring, som skal benyttes i forbindelse med vores nye fælles kurser – som en del af selve kurset, men også som opslagsværk og forum for vidensdeling for den enkelte kursist efter kurset, siger uddannelsesleder Kirsten Lund, Eductor.

Til brugerne af Bosted Systemet tilbyder Team Online kurser i samarbejde med kursus- og udviklingsvirksomheden, Eductor: 1. Opstartskursus (1 dag inkl. guides) Ved opstartskurset deltager typisk ledere og administrativt personale 2. Superbrugerkursus (1 dag inkl. guides) Arrangeres typisk for større eller komplekse organisationer 3. Kompetenceafklaring (½ dag) 4. Brugerkurser (1 dag inkl. guides og e-læring) 5. Modulkursus (½ dag inkl. guides) Modulkurset er bygget op om nye moduler institutionen måtte ønske at benytte. 6. Genopfriskningskursus (1 dag inkl. guides) Genopfriskningskurset er for Administratorer og Superbrugere, der måtte have brug for en ekstra dag.

 Kompetenceafklaring  Grundlæggende EDB-kursus (2 dage)  Brugerkurser (2 dage) Brugerkurset er inddelt i 1 dags undervisning og 1 dag med e-læring på institutionen I forbindelse med AMU-kurserne kan der søges VEUgodtgørelse, primært til personer uden en videregående uddannelse dvs. faglærte og ufaglærte, dog ikke pædagoger, universitetsuddannede, lærere m.fl. Godtgørelsen udbetales til arbejdsgiveren, mens medarbejderen får løn under kursus. Kontakt uddannelseschef Maria Hardt-Madsen, Team Online, for yderligere oplysninger om kurser, priser og tilskudsmuligheder.

Læs mere om Eductor på www.eductor.dk

BostedNYT | 05 2006


NYT & noter Offensiv strategi for digitalisering af socialområdet Regeringen har offentliggjort sin strategi for digitalisering på socialområdet, og den bryder på flere punkter med den hidtidige indsats, der har været præget af afgrænsede initiativer. Nu skal der satses på fælles begrebsdannelse og åbne snitflader mellem systemerne, hvis potentialet for digitalisering på det sociale område for alvor skal realiseres. – Digitalisering skal være et af de redskaber, der sikrer, at borgerne oplever en stigende kvalitet i den sociale indsats og sammenhæng mellem den sociale indsats og andre offentlige serviceydelser. Digitalisering vil også gøre det lettere for den enkelte borger at få indsigt i sin egen sag og gøre sagsbehandlingen mere gennemsigtig, skriver formand for Kommunernes Landsforening, KL, Erik Fabrin og socialminister Eva Kjer Hansen blandt andet i forordet til strategien.

Målsætninger for det sociale område 1. Digitalisering skal øge kvalitet, sammenhæng og smidighed i den sociale indsats over for borgeren. 2. Digitalisering skal styrke borgernes retssikkerhed og styrke borgeren som aktør i det sociale system. 3. Digitalisering skal forbedre prioriteringsgrundlaget og styringsmulighederne lokalt og nationalt. 4. Digitaliseringsinitiativer skal øge kvaliteten i de sociale ydelser og frigøre ressourcer. 5. Der skal opbygges en sammenhængende IT-arkitektur med fælles begrebsanvendelse på det sociale område. Læs hele den digitale strategi på www.social.dk/netpublikationer/2006/p8str2905/pdf/publikation.pdf

Verdens første IT-uddannelse for autister i Vejle En gruppe unge med Aspergers Syndrom har nu gennemført en særlig IT-uddannelse, AspIT. AspIT er et erhvervsrettet IT uddannelsesprojekt for unge med Aspergers Syndrom i Vejle Amt. Grundtanken er, at de unge, der forlader folkeskolen, får tilknytning til arbejdsmarkedet indenfor IT området på en måde, der matcher deres kompetencer. Selve ordet AspIT er en sammentrækning af ordene Aspie og IT, hvor Aspie betegner folk med Aspergers Syndrom.

Nye medarbejdere Team Online A/S har ansat tre nye medarbejdere på hovedkontoret i Odense: Mette Cassøe Christiansen, konsulent, Uddannelsesafdelingen Mette er uddannet cand. mag. i Humanistisk Datalogi. Hun har tidligere været ansat ved forskningscenteret e-Learning Lab, hvor hun bl.a. har arbejdet med e-læring ved ungdomsuddannelserne. Janne Nielsen, konsulent, Uddannelsesafdelingen Janne har gennem mange år beskæftiget sig med udvikling og implementering af systemer til fagforeninger og A-kasse, fortrinsvis inden for det pædagogiske område. Ronny Damgaard, projektleder, Projektafdelingen Ronny har over 10 års erfaring fra Fredericia- og Odense Kommune. Har arbejdet som sagsbehandler, IT-administrator og IT-konsulent. Oprindeligt uddannet assistent ved Søndersø Kommune.

Opdatering i oktober Medio oktober vil Bosted Systemet blive opdateret. Inden opdateringen gennemføres, vil de systemansvarlige administratorer på institutionerne med mere blive orienteret nærmere. Der vil kun være tale om mindre justeringer og tilpasninger, der ikke ændrer måden at arbejde på i systemet.


Bosted NYT 5