Page 1


On kindel nõue, et spetsialistid peavad tundma oma tegevusala standardeid. Sama kindlalt peaksid ka juhid tundma organisatsiooni kvaliteedijuhtimise ja kvaliteetse juhtimise süsteemide väljatöötamist ja rakendamist käsitlevaid standardeid ja nende nõudeid. Nende tundmine on vajalik ka neile, kes ise organisatsioone ei juhi, vaid tahavad nende juhtimist hinnata ja kritiseerida, olgu selleks ettevõte või asutus, kus nad töötavad, kohalik omavalitsus või riik. Kvaliteetjuhtimise arendamine on olulisel kohal juhtimispraktika tulevikus.

Euroopa Liit ja kvaliteedijuhtimine Euroopa Liidu Nõukogu ja ISO kvaliteedijuhtimissüsteemide standardid. Juhtimise täiuslikkuse mudelid EFQM ja CAF. Euroopa Liidu oluline eesmärk on tõkete eemaldamine kaupade liikumiselt liikmesriikide vahel ja konkurentsivõime tõstmine maailmas. Standarditel on selle saavutamisel suur osa. Need peavad olema liidu piirides võimalikult ühtsed ja sobima ka mujal kasutatavate standarditega. Standardiseerimisalast tegevust Euroopa Liidus korraldab 1975. aastal registreeritud Brüsselis asuv mittetulundusorganisatsioon CEN (Commite Europeen de Normalisation). Selle liikmeteks on kõik Euroopa Liidu liikmed. CEN on ühtlasi standardisüsteem, mis on avaldanud

46


üle 13 tuhande standardi ja püüab täita Euroopa Liidus samasugust rolli nagu ISO ülemaailmselt. Aastal 1985 võeti vastu EL Nõukogu resolutsioon standardite harmoniseerimise kohta. Tehniliste standardite osas on see toimunud edukalt eeskätt ISO standardisüsteemi alusel. Kvaliteedijuhtimise osas oleks see toimunud samuti kiiresti, kui aluseks oleks võetud 1987. aastal avaldatud standardite seeria ISO 9000. See oleks tõstnud täiendavalt ka selle standardi autoriteeti, kuid sellel teel oli takistusi ja eriarvamusi. Oluliseks takistuseks kujunes väide, et kasutusel on ka muud toodangu kvaliteedi tagamise süsteemid, mis oleksid jäänud nende haldajate arvates teenimatult kõrvale. Samuti leiti, et kvaliteedijuhtimissüsteemide sertifitseerimine on majanduslikult liiga koormav väikestele ja keskmistele ettevõtetele. Lisaks mainitule nõuab standardite tunnustamist käsitlev EL direktiiv vaid seda, et ettevõtted peavad tagama ohutuse, tervisekaitse ja tarbijakaitse. Toodangu kvaliteedi tagamist laiemas mõttes ei ole selles nõutud. ISO 9000 aga käsitleb just kvaliteeti ja selle kaudu ka tarbijakaitset, kuid ohutust ja töötervishoidu ei hõlma. Need seisukohad ei võimalda ISO kvaliteedistandarditel saada tunnustust EL Nõukogu ja standardiorganisatsiooni CEN poolt. Siiski ei takista need seisukohad ISO 9000 standardite rakendamist ja kvaliteedijuhtimissüsteemide sertifitseerimist ettevõtete poolt nende endi huvides ning praktikas see jätkub, sest soodustab äriedu nii Euroopas kui kogu maailmas. Samal ajal on Euroopa Liidus toimunud organisatsioonide juhtimise korraldamise valdkonnas arenguid ka muudes suundades.

47


organisatsioonis toimunud arengutele ja muudatustele. Avalike organisatsioonide peamised eesmärgid ja ülesanded tulenevad nende suhtes kehtivatest õigusaktidest.

Organisatsiooni juhtimissüsteem on kord, mille abil tagatakse organisatsiooni eesmärkide saavutamine ning missiooni ja visiooni täitmine. Organisatsiooni funktsioonid on organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks vajalikud tööd ja püsivad kohustused.

Ettevalmistavad tegevused Otstarbeka juhtimissüsteemi loomiseks on nii uute organisatsioonide kavandamisel kui olemasolevate arendamisel vaja:  Kavandada organisatsiooni otstarbekas protsess, mis tagab organisatsiooni eesmärkide, missiooni ja visiooni täitmise; välja selgitada selle vajalikud alamprotsessid ja tegevused.  Organisatsiooni protsessi analüüsi alusel koostada organisatsioonis täitmist vajavate tööde ehk funktsioonide nimistu.  Kavandada funktsioonide täitmiseks sobiv organisatsiooni struktuur ja ametikohtade koosseis ning jaotada kõik funktsioonid otstarbekalt täitjate, s.o organisatsiooni struktuuriüksuste ja töötajate vahel. Sealjuures on vaja luua selline tööjaotus, mis tagab kõikide funktsioonide täitmise vähimate kuludega, koormamata

58


täitjaid üle nende võimete (töötajate kvalifikatsioon, töökoormus jm). Optimaalse tulemuse saavutamiseks võib vajalikuks osutuda organisatsiooni struktuuri, töötajate koosseisu ja tööjaotuste erinevate võimalike variantide loomine ning nende omavaheline võrdlemine.  Välja töötada organisatsiooni tegevuse tulemuste kvaliteedi ja jätkusuutlikkuse suhtes oluliste tööde ja töökomplekside protseduurid (juhised). Nende tööde tegemist hõlbustab oluliselt uudse HL meetodi ja seda realiseeriva arvutitarkvara HELMET kasutamine.

Organisatsiooni protsess Organisatsiooni protsess on tegevuste kompleks, mis toimub või peab toimuma organisatsioonis eesmärkide saavutamiseks, missiooni ja visiooni realiseerimiseks. Organisatsiooni protsess on organisatsiooni juhtimissüsteemi kavandamise alus. Organisatsiooni protsessi määrab see, millised on organisatsiooni tooted või teenused ning kasutatav või kavandatav tehnoloogia ja töökorraldus. Protsessi sisuks on alamprotsessid ning nende koosseisus tööd ja tegevused, mis tagavad organisatsiooni eesmärkide saavutamise. Erilist lähenemist vajab projektipõhiselt töötavate organisatsioonide järjest muutuvate protsesside kavandamine. Lisaks pidevat täitmist vajavatele töödele ja ülesannetele peab organisatsiooni protsess hõlmama ka neid ülesandeid, mida on vaja täita organisatsiooni arendamiseks ja paindlikuks toimimiseks, protsesside tulemuste

59


7.5. Käesoleva juhise korrasoleku eest vastutab kvaliteedikoordinaator. Organisatsiooni tegevuse tulemuste suhtes oluliste protseduuride kõrval lähtuvad mõned kohustuslikud protseduurid kvaliteedijuhtimissüsteemi tunnustamise (sertifitseerimise) vajadustest. Need on soovitatav koostada ja täita isegi siis, kui kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimine ei ole eesmärgiks. Need tagavad kvaliteedijuhtimissüsteemi järjepidevuse ning nende hulka kuulub ka eespool näidisena esitatud protseduur.

Tüüpilised puudused Paljudes organisatsioonides kas puudub dokumenteeritud juhtimissüsteem või on see formaalne. Mida väiksem on organisatsioon, seda mittevajalikumaks seda peetakse. Ülesandeid antakse täitjatele suuliselt või need jaotatakse inimeste omavahelisel kokkuleppel nn meeskonnatööna. Sellise juhtimise eeliseks peetakse selle paindlikkust ja inimlikkust ning tarbetu bürokraatia puudumist. Ent nimetada tuleb ka dokumenteerimata juhtimissüsteemi puudusi:  Mõnedki ülesanded võivad unustamise või juhtide kogenematuse tõttu jääda funktsioonide nimistust ja tööjaotusest välja ning jäävad täitmata. See tekitab ettenägematuid olukordi ja vähendab organisatsiooni eesmärkide saavutamise võimalusi.  On võimalik, et suuliselt antud ülesannet mõistetakse valesti või see unustatakse. Ebamugavad tööd kipuvad jääma täitmata.  Ülesandeid võidakse anda n-ö käigu pealt inimestele, kes ei ole võimelised neid korralikult täitma.

72


 Ei ole võimalik sätestada ja realiseerida töötajate vastutust neile suuliselt antud ülesannete täitmata jäämise eest.  Delegeerimata jooksvate tööde korraldamine hõlmab suure osa juhi tähelepanust ning organisatsiooni arengu seisukohast tähtsad asjad jäävad tegemata.  Juhtimine ilma kirjalikult vormistatud juhtimissüsteemita on võimalik vaid väikeses organisatsioonis, see teeb võimatuks organisatsiooni kasvu üle teatud piiride ega võimalda tagada tegevuse tulemuste stabiilselt kõrget kvaliteeti ja selle pidevat tõstmist. Nimetatud puuduste ja nende tagajärgede vältimiseks on dokumenteeritud juhtimissüsteem vajalik. See võimaldab ka vähimas organisatsioonis selle juhil ja asjaosalistel protsessid süsteemselt läbi mõelda, luua kõiki protsesse hõlmav juhtimissüsteem ja sellega harjuda ning olla valmis järjest keerukamate olukordade lahendamiseks. Eriti tähtis on see üha suurenevas organisatsioonis. Hästi korraldatud juhtimissüsteemiga organisatsioonides on suuline korraldamine tippjuhtide poolt vajalik vaid uute ülesannete või erakordsete jooksvate probleemide puhul. Muu jooksvate küsimuste lahendamine tuleb ette näha madalamatel juhtimistasanditel. See vähendab tippjuhtide vajadust tegeleda igapäevaste jooksvate asjadega ja võimaldab neil pöörata rohkem tähelepanu strateegilistele küsimustele. Arvamus, et dokumenteeritud juhtimissüsteem on tarbetu bürokraatia, oli õigustatud paberdokumentide ajastul, mil dokumentide muutmine oli keerukas ja neid tuli aina juurde. Kuid kui dokumenteeritud juhtimissüsteem on realiseeritud arvuti ja sobiva tarkvara abil, siis on selle muutmine ja asjaosalistele teatavaks tegemine hõlpsam, kui kunagi varem.

73


Tavaliselt inimene teadvustab endale varem või hiljem, mida ta tahab elus saavutada. Ent kuidas seda teha ja kas soovitu on üldse saavutatav? Selguse saamist hõlbustab oluliselt standardne mõttekäik, mis on ka kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamise aluseks: • • • •

Millised on minu eesmärgid, missioon ja visioon? Mida on eesmärkide saavutamiseks vaja teha, milliseid funktsioone täita? Juhised (meelespead) tähtsamate tegevuste täitmiseks. Ajakava.

Tulemuseks ongi isiklik KJS. See võiks olla koostatud mitmes versioonis, et nende hulgast valida parim. Paraku korraldab iga inimese elu oluliselt ka isand juhus. Kui see muudab eesmärke või nende saavutamise võimalusi, tuleb isiklik KJS ümber teha. Oluline isikliku KJS muutmise põhjus on perekonna loomine. On ideaalne, kui ka perekond suudab endale eesmärgid püstitada, nende saavutamiseks vajaliku protsessi läbi mõelda, põhilised rollid sõnastada ja jaotada ning tähtsamad reeglid nende täitmiseks koostada. Kindlasti vääriksid isikliku elu ja perekonna korraldamise probleemid põhjalikumat ja laialdasemat käsitlemist, kui seda seni on tehtud, ning sellealaste teadmiste viimist üldhariduse tasemele. Sellest sõltub esmajoones inimese enda käekäik ning omakorda kujuneb selle alusel ta hilisem suhtumine ka teistsuguste ja suuremate organisatsioonide tegevuse korraldamisse.

106


9 HL MEETOD JA ARVUTITARKVARA HELMET Organisatsiooni juhtimissüsteemide kavandamise ja optimeerimise uudne HL meetod ja selle kasutamiseks välja töötatud arvutitarkvara HELMET. Mis tahes organisatsiooni edukus sõltub otsustavalt selle juhtimissüsteemist. Organisatsiooni juhtimissüsteemi peamised tegurid on  organisatsiooni struktuur,  töötajate (ametikohtade) koosseis ja  tööjaotus. Organisatsiooni otstarbeka juhtimissüsteemi kujundamise aluseks on  organisatsiooni eesmärgid,  organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks vajalik protsess ja  funktsioonid ehk tööd, mis peavad nende eesmärkide saavutamiseks olema täidetud. On äärmiselt tähtis, et tööjaotusega oleksid kõik organisatsiooni funktsioonid hõlmatud ja täitjatele delegeeritud. Organisatsiooni eesmärkide saavutamise seisukohast tagavad tähtsate tööde nõuetekohase täitmise nende

107

Kvaliteetjuhtimine igaühele