Issuu on Google+

OFFICE MANAGEMENT

P. 1: De tweede editie van ‘t Derde Verdiep!

WINTER 2013 | EDITIE 2

Beste OM’ers

Een woordje van de redactie.

P. 2: Interview met mevrouw Van De Voorde Wat heeft een MA te bieden? Wij vragen het aan onze eigen MA, Sofie Van De Voorde.

P. 4: Artikel: Was macht von Ihnen den Ultimen Management Assistant? P. 6: Voyage d’études P. 7: Evenementen P. 8: Kerstmenu P. 10: Doolhof P. 11: Horoscoop P. 12: Oplossing doolhof

Hopelijk vonden jullie de eerste editie van ’t Derde Verdiep wat interessant. En wij hebben ons best gedaan opdat jullie deze minstens even interessant zullen vinden. Wij zijn hier nu al met een tweede en laatste editie van ’t Derde Verdiep.

Mijnheer Jansegers zijn gouden tip voor de examens: Zorg er zeker voor dat je genoeg slaapt en genoeg ontspant. Probeer een buffer te hebben tussen het leren en het examen.


Vele mensen hebben nog steeds een verkeerd beeld over de Management Assistant. Voor hen zijn zij degene die koffie zetten, telefoneren, mantelpakjes dragen, enzovoort. Met een opleiding Office Management kies je voor een veelzijdige job. Als MA ben je onmisbaar binnen de organisatie van een bedrijf!

Het interview Vertel in het kort iets over jezelf Ik werk sinds 5 jaar geleden op KAHO Sint-Lieven. Ik ben getrouwd . Ik heb 3 kindjes en ik werk elke dag, behalve 1 dag om meer tijd te hebben voor mijn gezin (2x 1halve dag). Hoe zag jouw schooltijd eruit? Ik heb op kot gezeten in Mechelen. Het eerste jaar heb ik op Peda gezeten. Dan logeer je bij de nonnetjes en moest je binnen het gebouw terug zijn op een bepaald uur. Bovendien kon je daar ook eten. Het was er heel leuk. Ik mocht van mijn ouders op kot gaan maar dan moest ik in mijn 1e jaar geslaagd zijn en dan heb ik mijn 2de en 3de jaar op kot gezeten. Ik was geen groot fuifbeest. Ik ging niet veel uit en ik deed ook geen gekke dingen. Ik heb hard gewerkt om mijn resultaten te behalen, maar het was toch een toffe tijd. Welke opleiding heb je gevolgd? Toen noemde dat nog Secretariaatsbeheer, maar dat is eigenlijk wat jullie doen (Office Management). Is dit jouw droomjob? Awel, mijn moeder zei altijd dat ik van kleins af aan al bureautje speelde. En eigenlijk heb ik heel snel gezegd dat ik secretaresse wou worden. Ik heb in mijn jaren hiervoor in de privé gewerkt en daar heb ik grotere uitdagingen gekend, maar het is niet dat deze job niet uitdagend is. Er is ook veel verscheidenheid en ik vind het zeer tof om met jonge mensen te werken. Ik heb toffe collega’s en dat is echt wel top om mee samen te werken. Eigenlijk vind ik dit wel oké. Misschien waren de andere jobs vroeger meer mijn droomjob omdat dat ook harder werken en later werken was, maar sinds ik kinderen heb is dit idealer. Ik vind dat wel oké. Welke eigenschappen moet je bezitten om jouw beroep goed te kunnen uitoefenen? Ten eerste is dat flexibel zijn, maar niet flexibel in de zin van ‘ik kan langer blijven’. Dat eigenlijk ook, maar vooral dat je altijd je werk moet kunnen opschuiven om iets anders tussen te nemen. Ten tweede ook empatisch zijn, want niet iedereen is altijd duidelijk en dan moet je dat kunnen om elkaar te snappen. Je moet een beetje aanvoelen waar iedereen naar toe wilt.


Hoe ziet een gemiddelde werkdag er voor jou uit? Ik begin ‘s morgens om 8.00 uur. Dan is het even druk aan de balie. Er is eigenlijk nooit een dag waar ik op voorhand weet wat er gaat gebeuren. Ik heb een aantal deadlines die ik moet halen en dan komt daar van alles tussen. Ik heb geen vast schema. Ik zie wat er op mij af komt en dan probeer ik daar prioriteiten in te stellen. Er zijn een aantal dingen in de week die wel terug komen. Zoals op vrijdag namiddag komen de roosters binnen voor de week nadien. Die zie ik dan maandagmorgen in mijn mailbox en dan moet ik die altijd snel omhoog hangen. Wat vindt je het leukste onderdeel van jouw job? Er is eigenlijk niets dat ik niet graag doe. Vroeger hadden wij ook nog veel klasseringen te doen en ik vond dat niet ambetant om te doen. Dat was wel eens een toffe afwisseling. Wat ik het liefste doe… het feit dat ik met jonge mensen kan werken en dat je na een tijdje, meestal met derdejaars, al een betere band hebt en dat je die al wat beter kent. Zij komen al eens sneller hun verhaal vertellen. Het contact met de mensen overdag… dat vind ik wel leuk, ja. Wat vindt je het minst fijne in jouw baan? (Denkt hier heel lang over na.) Nee, ik kan niets bedenken. Met welk probleem komen docenten en studenten naar jou toe? Praktische dingen: Waar kan ik dat vinden? Aan wie moet ik dat vragen? Kan je mij helpen? Studenten komen eerder met administratieve formaliteiten die in orde moeten zijn. Het is ook een beetje aan ons om de studenten op te voeden om een beetje zelfstandig te worden. Er zijn studenten die denken dat voor hun wel alles gedaan zal worden, maar ik kan hun niet altijd de weg wijzen. In het begin bij de eerstejaars vind ik natuurlijk dat dit moet om ze de weg te wijzen, maar als je merkt dat die misbruik maken dan ben ik ook assertief genoeg om te zeggen van: “ga daar eens kijken of vraag het daar eens”. Welk advies zou je willen geven aan iemand die voor dit beroep zou willen kiezen? Als je op mijn stoel zou willen zitten, dan moet je je geduld kunnen bewaren. Ik probeer om attent en alert te zijn voor al mijn collega’s, maar ook voor de mensen van de diensten, de keuken of informatica. Ik denk dat, als er een probleem is, mensen altijd eerst bij jou terecht komen en dan moet jij contact leggen met hen. Dus ik vind het belangrijk dat er een goede relatie is met de mensen van de diensten en ik probeer daar, met mij collega’s ook, attent te zijn in de kleine dingen. Weten wanneer er iemand jarig is of als iemand de dag voordien verteld heeft dat zijn dochter ziek is, vragen hoe het er mee gaat. Wat in de mensen hun privé afspeelt, nemen ze mee naar het werk en dan kan je dingen beter plaatsen. Dat zorgt voor een goede band en je krijgt gemakkelijker iets gedaan, maar met als voorwaarde dat het dan ook echt oprecht is. Dan kan je nadien ook beter samenwerken.


Was macht aus einem den ultimen Management Assistenten? Wie unterscheit man von anderen Hochschulabsolventen in der Suche nach einer Stelle? Heute ist man befreundet, aber wenn man das Studium abgeschlossen und das Abitur gemacht hat, konkurriert man mit den anderen in der Jobsuche. Weil der Kampf um das idealen Stellenangebot (in der nächsten Umgebung und mit den besten Arbeitsbedingungen) schwierig ist, soll man sehr vielseitig sein, und die richtige Einstellung haben. Man soll sich unterscheiden von seinen Kollegen, entweder durch Fremdsprachkenntnisse zu entwickeln wie ein richtige Polyglott (und sich damit unverzichtbar zu machen in der Korrespondenz mit Auslandkunden) oder Computerfähigkeiten. Alle sollen die Korrespondenz erledigen können; E-Mails weiterleiten und Berichte und Protokolle nach Diktat schreiben. Aber um sich von seinen Kollegen zu unterscheiden auf dem Arbeitsmarkt, soll man sich weiter spezialisieren und sich in einem Aspekt der Beruf entwickeln, entweder als Fremdsprachenkorrespondent unverzichtbar in den Kontakte mit ausländischen Kunden, oder als Mitarbeiter mit ausgezeichnete EDV-Kenntnissen/Computerfähigkeiten. Aber was macht aus jemandem ein Modell-MA? Er kennt sich mit Multitasking aus; d.h. er kann eine EMail schicken, während er einen Telefonanruf beantwortet und inzwischen seine Kollegen berät. Selbstverständlich ist es unmöglich, schwierige Aufgaben zur gleichen Zeit zu machen ohne die Qualität zu beeinträchtigen; aber ein Modell-MA soll mindestens in der Lage sein gleichzeitig verschiedene Aufgaben zu erledigen. Das Heißt, Notizen machen, das Protokoll einer Besprechung schreiben und Informationen richtig interpretieren. Ein gutes Verhältnis mit seinem direkten Vorgesetzten ist notwendig, wenn man seinen Terminkalender führt. Wie Herr Jansegers schon oft gesagt hat, soll man auch vielseitig und flexibel sein. Zum Beispiel Texte verarbeiten laut offiziellen NBN-Normen; Tabellenkalkulationen erstellen und Daten und Datei verwalten können; Geschäftliche Telefonate auf Französisch, Deutsch und Englisch führen können und außerdem über Planungs- und Organisationsfähigkeiten verfügen. Und danach soll man in jedes Bereich des Unternehmens, z.B. in der Verwaltung, Personalabteilung, Buchhaltung,... nützlich sein. Zudem hat man durch die Ausbildung Interesse bekommen für die sozialen Aspekte der Wirtschaft. Auch kann man sich bereits hier auf der Schule spezialisieren auf Verkaufstechniken, Arbeitsrecht oder Spanisch.


Tätigkeitsbereiche eines Management Assistants? Zu seinem Aufgabenbereich gehören auch Reisen organisieren und Reisekostenabrechnungen erstellen; Sitzungen vorbereiten und Protokolle schreiben; Kunden empfangen; Gäste begleiten; Unterlagen anfertigen; Veranstaltungen koordinieren und mit ausländischen Geschäftspartnern Kontakt pflegen. Zur persönlichen Kompetenz gehören Pünktlichkeit, Stressresistenz, Verantwortlichkeit, Unabhängigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und Kreativität. Es stellt sich überall in der Praxis heraus, dass man von einem erwartet, die Probleme nicht nur festzustellen, sondern sie auch zu lösen. So steht man als kompetenter und verbindlicher Ansprechpartner für alle Mitarbeiter und Geschäftspartner zur Verfügung. Welche Profilen brauchen Betriebe? Die Anforderungen, die heute an MAs und kaufmännische Angestellte gestellt werden, wachsen. Man wird häufiger als früher Sachbearbeitungsaufgaben übernehmen oder bei Projekten, Präsentationen und sonstigen Führungsaufgaben assistieren. Vor allem sind wichtig: ausgezeichnete Fachkenntnisse, persönliche und soziale Kompetenz. Gehören auch dazu: vor allem das Beherrschen der gängigen Office-Anwendungen, der allgemeinen Sekretariatsaufgaben und Fremdsprachenkenntnisse, wobei Englisch in Wort und Schrift heute Pflicht ist. Noch einige Tipps? Es ist sehr wichtig, dass man seine Fremdsprachkenntnisse viel übt, nicht nur in der Kurs, sondern auch in der Praxis. Anwesenheit und Aufmerksamkeit während Kursaktivitäten sind wichtig, ebenso Initiative ergreifen und eine aktive und deutliche Rolle in der Gruppeaufgaben annehmen. Ebenso für der Gebrauch des Office-Pakete. Wenn man das Praktikum macht, kann man sich weiter qualifizieren und sich ein gutes Bild von seinem zukünftigen Beruf machen. Projekte und Teamaufgaben geben einem die Chance, seine Kooperations- und Kommunikationskompetenz zu verbessern. Der Soziale Aspekt ist am wichtigsten! Empathie und Aufmerksamkeit für die Kollegen, Kunden, Besucher sind für MAs unverzichtbar, womit man sich unterscheiden kann. Ein Office Manager nimmt jedem Firmeninhaber, Teamleiter oder Vorstand zeitraubende Verantwortlichkeiten ab und stellt diese praktisch frei davon. Nur so kann sich effektiv auf das laufende Firmengeschehen konzentrieren. Der Aufgabenbereich liegt aber darin, die Vorgesetzten und Mitarbeiter hundertprozentig zu unterstützen. Für viele Unternehmen beginnt das Office Management bereits mit einer Sekretärin/einem Sekretär oder einer Empfangsdame. Die Verteilung von Anrufern, Anfragen, Posteingängen und Ähnlichem beginnt bereits an dieser Stelle. Neben Telefonaten und Empfang werden auch Archivierung und Buchhaltung 'part of the job' sein. Nicht immer egal toll, aber es ist leider nicht möglich diesen Teil zu ignorieren. Wem man immer hinter seinem Schreibtisch sitzen bleibt, wird man beruflich keinen Erfolg haben oder Karriere machen. Man soll soziale Kontakte knüpfen und Netzwerk ausbauen, Besucher empfangen während sie hereinkommen und Vorgesetzten begleiten bei Fachseminare und professionellen Treffen. Auch für Büromaterialien soll man zuständig sein. Kein Unternehmen läuft ohne das richtige Büromaterial. Vielen Erfolg mit Ihren beruflichen Ausbildung!


7 et 8 novembre les étudiants de 2OMT et 2OMM sont allés à Lille. Mais qu’est-ce qu’ils ont fait là-bas ? Jeudi 7 novembre tous les étudiants se sont réunis à 8h sur le campus. D’abord ils ont eu une petite présentation de qu’ils vont faire. Après cette présentation ils sont partis à Courtrai. En Courtrai ils ont eu quelques autres présentation sur l’Eurométropole Lille-Kortrijk-Tournai et traduire des documents d’un interprète. Cette organisation est créée le 28 janvier 2008 et est un Groupement Européen de Coopération Territoriale. Elle réunit 147 communes françaises et belges. L’Eurométropole donne les gens le possibilité pour qu'ils e se déplacent, travaillent, créent, étudient, se forment, visitent, se cultivent, se soignent et échangent des bons plans … L'organisation favorise la mise en place de services transfrontaliers, rassemble et diffuse les informations sur la vie frontalière. Ils créent des solutions concrètes pour faciliter la vie quotidienne de 2,1 millions d’habitants des villes frontières et des nombreux acteurs locaux : entreprises, associations, artistes, organisations diverses, ... C'est un outil de coordination et de concertation qui l'ouvre la porte à 14 institutions fondatrices et à de nombreux experts et partenaires. Elle favorise les projets et les échanges de proximité entre les acteurs publics, la société civile et l’Europe, tout en préparant aussi l’Eurométropole de demain. Entre autres, ils organisent des réunis entre bourgmestres et maires des différentes villes dans une région, ainsi des groupes de travail pour discuter et améliorer certains services communales en ce qui concerne la bilinguisme. Au midi ils ont déjeuné chez l’hôpital AZ Groeningen en Courtrai. Ils ont mangé un sandwich, quelques légumes et ils sont partis avec le bus en direction de Lille. Arrivé en Lille les étudiants d’OM ont visité un autre hôpital. Ils ont vu la chambre du futur et une directrice a expliqué qu’est-ce qu’ils faites là-bas. Elle a décrit tous les bâtiments parce que le CHRU, comme ils l’appellent, n’existe pas d’un bâtiment mais d’un groupe de bâtiments.

Puis tous les étudiants sont arrivés dans l’auberge de jeunesse, où tout le monde a été divisé dans leur chambre. Ils ont eu l’occasion de leur rafraîchir et alors ils sont tous ensemble partis au bowling où ils ont soupé et joué un jeu de bowling. Donc ils ont eu le choix de retourné au l’auberge ou d'aller visiter la ville. Vendredi 8 novembre a commencé avec un fort petit-déjeuner pour faire le jeu de la ville. Et après une longue journée de marcher et faire des jeux dans le centre du Lille, le temps était arrivé pour retourner au Belgique.


KERSTMENU Weet je al wat je gaat eten met Kerst of Oudejaar? Wij hebben voor jullie een lekkere menu opgesteld om ideeën op te doen, bij weg te dromen of om al te watertanden.

Een hapje: Pikante kiptortilla Ingrediënten voor 8 hapjes:

Bereiding:

4 kant-en-klare tortilla’s met een doorsnede van 25 cm 2 eetlepels honing mespunt cayennepeper 1 eetlepel ketjap manis 2 lente-bosuitjes 1 gele paprika 150 g gerookte kipfilet of kiprollade

Verwarm de tortilla’s even in een droge hete koekenpan of 20 seconden in de magnetron op 800 Watt zodat ze wat soepeler worden. Meng honing met cayennepeper en ketjap manis. Snijd de uitjes in de lengte in smalle lange repen. Halveer de paprika en snijd deze zonder zaadjes in smalle reepjes. Leg de tortilla’s naast elkaar op een plank. Bestrijk ze met het honingmengsel. Verdeel daarover plakken kipfilet en reepjes ui en paprika. Rol de tortilla’s strak op en snijd ze schuin dwars door. Serveer ze rechtop in kleine glaasjes.

Voorgerecht: Romige tomatensoep met komkommer Ingrediënten voor 4 personen:

Bereiding:

4 eetlepels slagroom 1 eetlepel groene pesto 10 gram boter 1 eetlepel olijfolie 1 ui, gesnipperd ¾ liter kruidenbouillon (van tabletten) ½ liter gezeefde tomaten (pak of blik) ½ komkommer, in kleine blokjes

Klop de slagroom stijf en meng de pesto erdoor. Verhit de boter en olie in een soeppan en fruit de ui. Voeg de bouillon, gezeefde tomaten en komkommer toe. Breng aan de kook. Schep de soep in kommen of diepe borden. Verrijk de soep met een lepel pesto-slagroom.


Hoofdgerecht: Pasta met rode paprika en zalm Ingrediënten voor 4 personen: 4 (120g) zalmfilets 2 eetlepels citroensap 100g geroosterde rode paprika's 5 eetlepels geraspte Parmezaanse kaas 1 eetlepel maïzena 2 theel. fijngehakte groene chili 1 teentje knoflook, fijngesneden 4 eetlepels verse koriander, fijngesneden 250 ml kippenbouillon 1/2 (500g) pak vermicelli pasta

Bereiding Leg de zalmfilets in een enkele laag in een 20 cm bakschotel. Giet het citroensap erover. Dek goed af met folie en bak op 220 °C gedurende 12-14 minuten. Let op dat de vis niet uitdroogt. Pureer ondertussen in een blender de rode paprika's, Parmezaanse kaas, maïzena, chili en knoflook. Pureer vervolgens de koriander en kippenbouillon er snel doorheen. Giet het mengsel in een 25 cm bakpan. Breng het al roerend over heet vuur aan de kook. Zet het vuur lager en houd warm. Kook de pasta en 3 l kokend water tot al dente, ongeveer 7 min. Giet hem af en doe terug in de pan. Roer het vocht van de gebakken zalm door de rode paprikasaus. Meng 375 ml saus met de pasta. Schep de pasta op borden, leg de vis erover en giet ten slotte de resterende saus erover.

Nagerecht: Kersttiramisu met sinaasappelsap Ingrediënten voor 12–16 personen

Bereiding

250 ml koude espresso 40 ml sinaasappelsap 60 ml cognac 300 g lange vingers 600 g mascarpone 100 ml slagroom 100 g fijne kristalsuiker 1 theelepel piment 1 theelepel kaneel ½ theelepel gemberpoeder geraspte schil van 1 sinaasappel cacao voor het bestuiven

Meng de espresso, de cognac en het sinaasappelsap in een kom. Week de lange vingers hierin (gooi overtollige vloeistof daarna weg) en leg de helft ervan in een enkele laag op de bodem van een glazen schaal (inhoud 1 liter). Mix de mascarpone, room, suiker, specerijen en sinaasappelrasp tot een smeuïg, dik mengsel. Schep hiervan een laag over de lange vingers, leg er een laag lange vingers op en eindig met de mascarpone. Laat de tiramisu minstens een paar uur in de koelkast opstijven. Stuif er voor het serveren wat cacao over.


Mijnheer Desloovere vindt zijn studenten 3OMT niet. Help jij hem zoeken?


21/03 – 20/04 ram

24/09 – 23/10 weegschaal

De periode tussen kerst en nieuw blijkt een magische te zijn. Cupido schiet zijn pijlen wel eens mis, maar deze keer was het recht in de roos. Deze keer zou het wel eens de ware kunnen zijn.

Misschien toch wat meer moeite doen voor dat ene moeilijke vak. Het zit je niet mee tijdens de blokperiode. Panikeer niet, de Drie Koningen brengen jou een pakje vol geluk mee.

21/04 – 20/05 stier

24/10 – 22/11 schorpioen

Het is bronstijd voor de Stier, pas op dat je je geliefde(n) niet oververmoeid. Er komen nog drukke dagen en weken aan. Zorg ervoor dat de Kerstman negen maanden later niet nog eens langskomt!

Het is zover! Je crush bekent eindelijk dat hij/zij ook wat meer voor jou voelt. Let wel op, stort je niet meteen in een relatie, maar geef het de tijd om te groeien.

21/05 – 21/06 tweeling

23/11 – 21/12 boogschutter

Kerst en nieuw brengen verandering in je leven. De kerstman zag dat je braaf bent geweest dit jaar en brengt een hele hoop leuke cadeautjes mee.

De boog kan niet altijd gespannen staan. Laat je maar eens volledig gaan tijdens de komende eindejaarsperiode . Let wel, de kilootjes kunnen er snel bijkomen.

22/06 – 22/07 kreeft

22/12 – 20/01 steenbok

De eindejaarsperiode brengt veel geluk met zich mee. Je vrienden zijn enthousiast over je laatste verovering. Let's keep up the good work!

Laat je planning even voor wat ze is en doe eens iets onverwacht. De kerstman zal je impulsiviteit belonen door net dat cadeautje onder de kerstboom te leggen dat je altijd al wou.

23/07 – 23/08 leeuw

21/01 – 19/02 waterman

Je kan je fantasie volledig de vrije loop laten deze kerstperiode. Je omgeving kijkt af en toe raar op van je ideeën, maar ze zorgen er wel voor dat dit een onvergetelijk einde van het jaar.

De laatste tijd heb je heel wat pech, maar er is licht aan het einde van de tunnel. Gelukkig keert het tij tijdens de komende eindejaarsperiode. Laat je maar eens lekker verwennen.

24/08 – 23/09 maagd

20/02 – 20/03 vissen

Laat je niet van je melk brengen door onverwachte omstandigheden. Soms kan het eens goed zijn wat chaos toe te laten. Zeker tijdens deze kerstperiode.

Op oudejaarsnacht zie je die ene speciale persoon terug. Zorg dat je om middernacht bij hem/haar staat om het nieuwe jaar met stijl en veel liefde in te zetten.


God Jul och Gott Nytt År!

Merry Christmas and Happy New Year! µ

Vrolijk Kerstfeest en Gelukkig Nieuwjaar! µ

Joyeux Noël et Bonne Année!

Frohe sWeihnachten und Glückliches Neues Jahr!

Geseënde Kerstfees en gelukkige Nuwejaar!

Buon Natale e Felice Anno Nuovo!

Feliz Navidad y Feliz Año Nuevo! Maligayang Pasko at Manigong Bagong Taon!


Nieuwsbrief 't Derde Verdiep | Editie 2