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PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL COMO HERRAMIENTA EMPRESARIAL

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2013 Manual de correspondencia

COOPERATIVA Caficultores del Quindío CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 22/05/2013 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


MANUAL DE CORRESPONDENCIA Caficultores del Quindío

ÍNGRID PRIETO MARTÍNEZ GINA MARCELA CANO BERNAL YAJAIRA VILLANUEVA SANCHEZ ALEJANDRA MORALES GONZALEZ ANGIE TATIANA SANCHEZ MARIN

Armenia Quindío.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………… 1.1 Quienes somos 1.2 Historia. 1.3 Misión……………………………………………………………. 1.4 Visión………………………………...………………………….. 2. OBJETIVOS………………………………………………… 2.1 Generales……………………………………………………….. 2.2 Específicos………………………………………………………. 3. Plan de negocios……………………………………….. 4. Valores y Principios 5. Carta comercial………………………………………… 6. Carta Circular 7. Memorando 8. Nota de tramitación 9. Horario de atención al cliente 10. PROCESOS DE RADICACIÓN: 10.1 Mensajería Interna y Externa 11. RADICACIÓN 11.1Radicación Interna y traslado de salida……… 11.2 Radicación Externa…………………………………….. 12. Tiempo de respuesta para derechos de petición…… 13. ORGANIGRAMA………………………………………………. 14. GLOSARIO……………………………………………………... 15. CONCLUSIÓN

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Introducción

Quienes Somos La Cooperativa de Caficultores del Quindío es una empresa asociativa sin ánimo de lucro, multiactiva, de economía solidaria y con responsabilidad limitada, constituida el 17 de noviembre de 1966, con escritura pública No 546 en la notaria pública de Quimbaya (Quindío); de régimen tributario especial, de número de asociados y de patrimonio social variable e ilimitado y de duración indefinida; el objeto principal de la Cooperativa es el de promover y mejorar permanentemente las condiciones económicas, sociales y culturales de los asociados, cuando éstos estén vinculados a la actividad agropecuaria y en particular a la producción del café en todos sus aspectos.

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Historia La historia comienza a partir de la Cooperativa de Caficultores de Quimbaya Ltda., que surgió como una agencia de compras de la Cooperativa de Caficultores de Armenia. La agencia se inauguró el 24 de noviembre de 1962 y creció rápidamente tanto en número de asociados como en compras de café y servicios prestados a los afiliados, esto empezó a generar problemas con la casa principal que no permitía un adecuado manejo de los asuntos locales; circunstancia que despertó el descontento de los miembros del Consejo Asesor de la sucursal, de los demás directivos, y en general de todos sus asociados. En consecuencia, en el año 1966 se determinó, por parte de los líderes cafeteros, la necesidad de separarse de la Cooperativa de Armenia y se impulsó la creación de una sociedad aparte, previo consentimiento de los funcionarios de la División de Cooperativas de la Federación Nacional de Cafeteros. El 9 de octubre de 1966 se realizó la Asamblea General que constituyó la nueva entidad, con aportes que habían hecho parte del capital social de la Cooperativa de Armenia. El 16 de noviembre de ese año le fue reconocida la personería jurídica a la Cooperativa de Caficultores de Quimbaya Ltda., por parte de la Superintendencia Nacional de Cooperativas por medio de la Resolución No.00566, firmada por el Dr. Albino Vega Bernal. En el mismo año se construye una nueva planta física de la sede, se adquiere y pone en funcionamiento una báscula CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


camionera. En 1990 la Asamblea General Extraordinaria aprobó nuevos estatutos para adecuarse a la Ley 79 de 1989. En estos se modifica el capital suscrito y se adopta el método de salarios mínimos para cuantificar dicho aporte. En el año de 1991 Dancoop calificó a la Cooperativa de Caficultores de Quimbaya Ltda. Como la mejor del país entre las del medio a razón a las utilidades obtenidas y al crecimiento acelerado de sus ventas. Ante las dificultades que afrontó la caficultura nacional, se hizo necesaria la unión de la Cooperativa de Caficultores de Quimbaya Ltda., y la Cooperativa de Caficultores de Montenegro Ltda., formando así la Cooperativa de Caficultores del Noroccidente del Quindío Ltda. En el año 2003, a petición de la Federación Nacional de Cafeteros, se firma un acuerdo comercial para que la Cooperativa de Caficultores del Noroccidente del Quindío Ltda. Administrara los inventarios de la Cooperativa de Caficultores del Quindío Ltda. (Armenia). El 30 de agosto de 2004 en Asamblea General Extraordinaria de la Cooperativa de Caficultores del Noroccidente del Quindío Ltda., se aprobó la intención de la integración de la Cooperativa de Caficultores del Noroccidente del Quindío Ltda., con la Cooperativa de Caficultores del Quindío Ltda. y la reforma de estatutos CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


para el cambio de nombre a Cooperativa Departamental de Caficultores del Quindío Ltda. En el año 2008 los directivos del Comité Departamental de Cafeteros del Quindío, solicitaron realizar el cambio de nuestra razón social, porque se presentaban repetidamente inconvenientes por ser demasiado parecidos, motivo por el cual el 29 de marzo de 2008 en Asamblea General Ordinaria de Asociados se tomó la decisión de cambiar el nombre por Cooperativa de Caficultores del Quindío.

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Misión Somos una empresa de economía solidaria cuyo objeto es la comercialización de café, fertilizantes e insumos agrícolas. Procurando el mejoramiento del nivel de vida de sus asociados, sus familias, empleados y comunidad agrícola en general, en su área de influencia, a través de una eficiente, oportuna y equitativa prestación de servicios, apoyada en un equipo de trabajo capacitado y comprometido con la gestión y el cambio para el éxito.

Visión

En el año 2013 nos vemos como una empresa cooperativa líder en el ámbito regional y nacional, en comercialización directa de café, venta de toda clase de insumos, fertilizantes y productos para el sector agrícola, ofreciendo servicios que procuren el bienestar del asociado y la comunidad en general. Altamente productiva, competitiva, con alianzas estratégicas, tecnología de punta, un equipo de trabajo capacitado, comprometido y una base social con alto sentido de pertenencia.

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Sus Objetivos Generales y Específicos son  Administrar el sistema de control de correspondencia a través de la unidad de correspondencia, grupo que establece las normas y procedimientos para el recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa.  Diseñar

e

implantar

los

medios

y

mecanismos

Apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la Recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia. Archivar, para localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura,

cualquier

Documento

o

asunto

en

un

momento determinado, por quién lo requiera y esté autorizado para ello.  Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha Entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna.  Brindar información oportuna a los directivos y dependencias

en

general

sobre

documentos

tramitados.  Asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo

de

documentos

en

cada

Una

de

las

dependencias o archivos de la Corporación.  Agilizar el control de trámite y de atención prestada a cada documento en particular y a todos los asuntos en general. CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


Plan de negocios

Garantía de compra En la actualidad, la Cooperativa de Caficultores del Quindío interviene en las compras de todo el Departamento, a través de una red de 9 puntos de compra ubicados en los Municipios de Quimbaya, Montenegro, Armenia, Calarcá , Pijao, Génova, Córdoba, Filandria y Circasia. Cumpliendo plenamente con el servicio de la Garantía de Compra, que busca ofrecer al caficultor la posibilidad de vender su café en un sitio cercano a su radio de acción. Regulando los precios del mercado y manteniendo sus puntos de compra abiertos durante todo el año, procurando trasladar el mejor precio posible a los caficultores.

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Valores y principios Son todos los principios y valores que maneja la Cooperativa con el fin de alcanzar la calidad total:              

Equidad Capacitación Permanente Efectividad Estímulo Honestidad Responsabilidad Libre expresión Justicia Respeto Lealtad Tolerancia Servicio permanente Comunicación permanente Sentido de pertenencia y compromiso

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Carta Comercial. Armenia, 23 de Mayo de 2013

A la atención de la Sra. Andrea Valbuena

Asunto: Invitación a asistir a la compra y venta del abono Apreciado Cliente: Tomo contacto con Ud. Para anunciarle el próximo evento sobre la compra y venta del abono el día 30 de Mayo de 2013, a las 3:00 pm en nuestras instalaciones, 3 esquinas, con el fin de brindar un producto de muy buena calidad. El evento tratara de los siguientes temas: “El café con mejor sabor”, “por que comprar este abono”, Esta invitación será solo remitida a nuestros mejores clientes, es por eso que nos gustaría contar con su presencia

Un cordial abrazo Atentamente Javier sanin Trujillo. Gerente Cooperativa caficultores

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CARTA CIRCULAR

COOPERATIVA CAFICULTORES DEL QUINDÍO SEDE PRINCIPAL CRA 2entre calles 20 y 21, Quimbaya Quindío Sr. Dra. Andrea Carolina Valbuena Estimada clienta: Es para mí un honor comunicarle que a partir del próximo lunes día 20, se celebrara en las instalaciones de la cooperativa de caficultores de 3 esquinas a la gran liquidación del 50% de descuento de nuestra mercancía en la cual solo participaran nuestros clientes. Con esta campaña estaremos ayudando a muchos niños que no cuentan con recursos suficientes para tener una buena alimentación. De este modo podremos colaborar todos unidos y afianzar nuestras relaciones ahora y en el futuro. Le rogamos acuda con su familia a la liquidación que tendrá lugar a las 16:00 en la cooperativa de 3 esquinas y las bebidas corren por cuenta de la cooperativa. Confiando en verle en la liquidación, le envía un cordial saludo

Javier sanin Trujillo. Gerente Cooperativa caficultores

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Armenia, 23 de mayo de 2013

MEMORANDO

PARA: Sofía Vélez, Vendedora DE: Gerencia ASUNTO: Llamado de atención

Con la presente se le hace un llamado de atención debido a incumplir con el horario de trabajo. Este es el primer llamado y de continuar incumpliendo con la hora de llegada estará sujeta a una sanción económica. Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad. Contamos con su disposición para ello.

Javier sanin Trujillo. Gerente Cooperativa caficultores

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NOTA DE TRAMITACIÓN

OBSERVACIONES A LA CORRESPONDENCIA ELABORADA FECHA: PARA: DE:

TOME ATENTA NOTA DE LA OBSERVACIÓN SEÑALADA o o o o o o o o o o o

FALTA IDENTIFICACIÓN DEL TTRANSCRIPTOR CORREGIR DESTINATARIO CORREGIR DIRECCIÓN FALTA DIRECCIÓN ENVIAR ANEXOS ENUNCIADOS INDICAR FORMA DE RESPUESTA LA FIRMA NO ESTA AUTORIZADA FALTA ASUNTO ENVIAR ANEXOS PARA EL ARCHIVO ELABRAR MEMORANDO CON SOLICITUD DE RESPUESTA FATA FIRMAR EL ATENDIDO

OBSERVACIONES:_________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ______________________________________ FIRMA AUTORIZADA

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Horario de Atenci贸n al p煤blico.

LUNES A VIERNES

7:30 am / 12:00 am 1:30 pm / 5:30 pm SABADOS Y FESTIVOS 7:30 am / 1:00 pm

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Procesos de Radicación.

Mensajería Interna y Externa Correo electrónico, terrestre, local. A través de entidades prestarías de este servicio.

Radicación Interna y Traslado de Salida

La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la COOPERATIVA CAFICULTORES DEL QUINDÍO, como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmisiones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al a la sede principal que está ubicada en el municipio de Quimbaya Quindío. En donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración general consecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.

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Radicación Externa

El centro de documentación y administración será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las otras entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la cooperativa caficultores del Quindío. Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático.

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Tiempo de Respuesta para Derechos de Petici贸n

15 DIAS h谩biles a partir de la fecha de derecho de petici贸n sin contar fines de semana. Teniendo en cuenta los tiempos de temporada.

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Organigrama general de la cooperativa de caficultores del QuindĂ­o

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Glosario Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

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Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. . Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

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Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

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Unidad documental: Unidad de an谩lisis en los procesos de identificaci贸n y caracterizaci贸n documental. Puede ser simple, cuando est谩 constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

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Conclusión. Ellos quieren tener un manual adecuado para el manejo de los documentos que allí se producen, que por medio de nosotras puedan obtener algo de capacitación en el área de archivo.

Sede Principal

Dirección: Carrera 2º entre Calles 20 y 21, Quimbaya Teléfono: 752 0302 - 752 0111 Contacto: Diana Marcela de los Ríos Correo: marcela.delosrios@coocafeq.co

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Servicio al cliente Como debemos tratar a un cliente

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COMO DEBEMOS TRATAR UN CLIENTE

Una forma efectiva de brindar una buena atención y poder concretar una venta, es conociendo de antemano el tipo o clase de cliente con el que estamos tratando. Sea cual sea el negocio o público que tengamos. Estos son algunas características de clientes y de cómo tratarlos: 1. El cliente difícil: es el cliente exigente, es el cliente que siempre está quejándose de todo, que siempre encuentra un defecto hasta en el más mínimo detalle, que nunca queda satisfecho, que cree tener siempre la razón, que no le gusta que lo contradiga, y que puede hasta llegar a ponerse prepotente y agresivo. 2. El cliente amigable: es el cliente amable, simpático, cortes, es el cliente que todo negocio siempre quiere tener, aunque en ocasiones puede llegar a ser muy hablador, haciéndonos perder tiempo. Para tratar con este tipo de cliente, debemos ser amables y amigables con él, aunque siempre procurando mantener cierta distancia, es decir, no darle demasiada confianza. Debemos procurar seguirlo en su conversación y en sus bromas, pero interrumpirlo cortésmente cuando la conversación se haya prolongado demasiado. 3. El cliente impaciente El cliente impaciente es el cliente que siempre tiene prisa, es el cliente que quiere entrar al negocio, comprar y salir lo más pronto posible. Este tipo de cliente exige una atención rápida, CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


sin importar que hayan otros clientes que hayan llegando antes que él, y, por lo general, se ponte tenso cuando lo hacen esperar. Por lo que cuando tratamos con este tipo de cliente, debemos hacerle saber que hemos comprendido que tiene prisa, y procurar atenderlo o venderle lo más pronto posible.

4. El cliente sabelotodo Es el cliente que cree que lo sabe todo, es muy orgulloso y quiere imponerse, tiene una actitud de superioridad y en ocasiones se muestra agresivo, exige mucha atención, es exigente y tiende a encontrar defectos en todo. Con este tipo de cliente lo que hay que hacer es no quitarle la razón ni discutir, cuando se equivoca mostrárselo con discreción, mostrarle la solución de forma que no se ofenda, incluso haciéndole ver que el ha aportado la idea. 5. El cliente minucioso Es el tipo de cliente que sabe lo que quiere y lo busca, es concreto y conciso, suele ser tajante, utiliza pocas palabras y exige respuestas concretas e información exacta. La mejor forma de tratarlos es demostrar interés y seriedad, un trato correcto y amable, dar respuestas precisas y completas y demostrar eficacia y seguridad. 6. El cliente desconfiado Duda de todo y todos, rechaza hasta los argumentos más lógicos, es intransigente, trata de dominar al interlocutor, no reflexiona y es susceptible y le pone faltas a todos. Lo mejor con este tipo de clientes es conservar la calma y respetar sus ideas, hacerle preguntas, buscar puntos comunes que le den confianza en nosotros, no mostrarse insistente ni discutir, no afirmar CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


nada que no podamos demostrar, no contradecirle y darle la razón siempre que la tenga. 7. El cliente indeciso Es tímido e inseguro, le cuesta decidirse, teme plantear claramente su petición o problema, responde con evasivas, intenta aplazar decisiones, quiere reflexionar, pide opiniones. Estos clientes por lo regular necesitan más dedicación que otro cliente, animarle a que plantee claramente sus necesidades o quejas para evitar que quede insatisfecho, inspirarle sobretodo confianza y seguridad, aceptar sus puntos de vista y ofrecerle pocas alternativas. Así también tenemos estos siete tipos de clientes, clasificados según su nivel de lealtad con la marca: 1. Los Apóstoles. Son los incondicionales de la empresa. Manifiestan muy elevados niveles de encanto y de compromiso futuro. Se convierten en “embajadores de buena voluntad”, porque dentro de sus respectivos círculos de referencia suelen ejercer un pronunciado liderazgo de opinión a favor de nuestros productos. 2. Los Clientes Leales. Manifiestan un patrón de conducta similar a los Apóstoles, pero con un nivel de intensidad menor. 3. Los Clientes Terroristas. Se caracterizan por sus muy bajos niveles de Encanto y de Compromiso Futuro. Frecuentemente han tenido una o varias malas experiencias con el producto o servicio y una gran parte de ellos difunde su “mala voz” con un comparativamente elevado nivel de efectividad. 4. Los Clientes Potencialmente Desertores. Manifiestan un patrón de conducta similar a los Terroristas, aunque con una menor intensidad. 5. Los Clientes Indiferentes. Este segmento agrupa a aquellos clientes que son indiferentes al producto. En cierta forma, su CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


actitud hacia el producto o servicio es del tipo “no está bien ni mal sino todo lo contrario”. 6. Los Clientes Rehenes. Los Clientes Rehenes son aquellos que, a pesar de no estar contentos con la empresa, permanecen con la marca. Esta situación se puede dar, por ejemplo, en mercados semi-monopólicos en donde no perciben alternativas viables, o en categorías donde estos clientes ven como excesivamente costosa la migración a otras alternativas. 7. Los Mercenarios. Se caracterizan por niveles de “encanto” comparativamente elevados, pero con muy bajas intenciones de compromiso hacia el producto. Éstos suelen darse claramente en categorías tipo commodity, donde el precio del bien dicta las condiciones de permanencia del cliente.

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CUADRO DE FUNCIONES DEPENDENCIA

OBJETIVO DEL CARGO

GERENCIA

CONTABIIDAD

Es el responsable de mantener información actualizada y consolidada, la cual servirá para que otros cargos condensen la información veraz y clara para informes de la gerencia.

TESORERIA

Velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción y control de los ingresos de la cooperativa y su adecuada y correcta distribución, ejecutando los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la cooperativa y apoyar a la

FUNCIONES      

Asociados Empleados Junta directiva Mercancía flotante Transporte de valores Transporte de mercancía

        

CAUSAR GASTOS Administrativos Agencias Generales Seguros (mensuales ) CONCILIAR Cuentas bancarias Caja menor de fertilizantes Gestionar ,controlar y custodiar la disponibilidad de recursos financieros de caja, bancos y títulos valores SOLICITUDES De compras REGISTROS Ingresos egresos

   

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administración en la colocación acertada de los recursos financieros .

ORGANIGRAMA COOPERTAIVA G.1 GERENCIA

COORDINACION CAFÉ G.1.1

CONTABILIDAD G.1.3

COORDINACIÓN RR HH G.1.2

ADMINISTRACIÓN FERTILIZANTES

ADMINISTRACIÓN FIELATOS

TESORERIA G.1.4

ADMINISTRACIÓN TRILLADORA

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COOPERATIVA CAFICULTORES DEL QUINDIO Armenia- Quindío

__________________________________________________________ RESOLUCIÓN No 070 (27 de Mayo de 2013) “POR MEDIO DE LA CUAL SE CONFORMA EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LACOOPERATIVA Y SE REGLAMENTA SU FUNCIONAMIENTO” CONSIDERANDO: Que la Ley 80 de 1989 creó el Archivo General de la Nación y mediante Decreto 1777 de 1990 adopta sus estatutos. Que el artículo 4 del Acuerdo 012 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, que modificó el artículo 19 del Acuerdo No.07 de 1994, estable: “Creación del Comité de Archivo: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo Legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor dela alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y latoma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”. Que la Ley 594 de julio 14 de 2000, Ley General de Archivos, establece las reglas yprincipios generales que regulan la función archivística del Estado. Que el Decreto 4124 de 2004 reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Que es conveniente en aras de los principios de eficiencia y eficacia expedir la Reglamentación en materia de archivo, conformando el Comité de Archivo, señalando sus funciones y demás aspectos pertinentes. En mérito de lo expuesto,

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RESUELVE:

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Basado en el decreto 2578 del 13 de Diciembre del 2012 se establece la conformación del comité interno de archivo por los siguientes miembros: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Secretaria General Archivista Secretario de cultura Presidente Representante de oficinas Representante del área de tecnologías

DESIGNADOS PARA PERIODOS DE 2 AÑOS, (prorrogables) 7. Representante de los archivistas 8. Representante de las instituciones 9. Representante de la cámara de comercio El consejo podrá invitar representantes de otros sectores quienes tendrán voz pero no voto. Asambleas de comité de consejo. INVITADOS:  

Cargil. Nutrí Abono.

COMUNÍQUESE YCÚMPLASE.

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIテ誰

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

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INTRODUCCION En vista que todas las entidades ya que el gobierno nacional prolongó el decreto 1382 del 18 de agosto de 1995, por la cual se reglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de archivos de los organismos nacionales al archivo general de la nación, la base material para el desarrollo de las transferencias constituyeron encuestas encuestas de diagnósticos, formatos instructivos y lineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos documentales como para iniciar su valoración. El mini manual tiene como objetivo servir para apoyo a los funcionarios de archivo, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental. Como objetivo se señalan los siguientes.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES  Racionalizar y regular los proceso de transferencias primarias y secundarias.  Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación cuando fuere del caso.  Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.  Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.  Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.  Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.  Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.  Guardar temporal o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación. En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuaci贸n.

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Archivo de gestión o de oficina:

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario o de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

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Archivo central o intermedio: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.

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Archivo histórico o permanente:

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

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REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS:

- Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. - Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

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PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION:

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberรก arreglar la documentaciรณn siguiendo los pasos que se enuncian a continuaciรณn: Limpieza de la documentaciรณn: Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilaciรณn, iluminaciรณn e higiene. - El personal dedicado a esta tarea deberรก disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mรญnimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodรณn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succiรณn protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodรณn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sรณlo para las partes externas de los libros, tomos y demรกs encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

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Eliminación de material metálico:

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente. Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. - Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación. - Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

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Identificación del material afectado por biodeterioro:

- Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. - Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación caja, carpeta, legajo- en su parte externa. -Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

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Revisión y Foliación: La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: - Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. - La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. - Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de página. -Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

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Unidades de conservación y realmacenamiento: Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia: - La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. - La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas Y carpetas. Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo Para la transferencia sino también para almacenar.

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CUADRO DE CLASIFICACION

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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PLANO DE RIESGOS COOPERATIVA CAFICULTORES

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GUIA DE CONSERVACION DOCUMENTAL

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Para la distribución de las estanterías

Recomendaciones: 

No deben estar recostadas a la pared

La distancia de punto de la estantería es de 20 cm

Todo esto es para prevenir los microorganismos tales como: 

Hongos

Pescaditos de plata

Termitas

Ácaros

CONDICIONES PARA SU UBICACIÓN Ventilación, una buena iluminación pero no directa, filtros de aire, un buen mantenimiento de limpieza programada:  Archivadores verticales  Contenedores  Cajas Deposito adecuado para la conservación documental de su empresa El más adecuado sería un espacio diseñado ergonómicamente Fondos acumulados

Para que en su empresa no ocurra una desorganización documental. CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


La forma más adecuada es seguir los procesos necesarios siguientes 1 Compilación de la información institucional 2 diagnostico archivístico 3 elaboraciones de un plan archivístico integral 4 investigaciones de la historia institucional 5 funciones y procedimientos institucionales 6 revisión de la estructura administrativa atraves del tiempo 7 cuadros de clasificación documental 8 Inventario documental 9 valoración documental con la aplicación de las técnicas archivísticas y lineamientos y fijados por el archivo general de la nación.

Cuyo resultado son las tablas de valoración documental -Para

que se aplique en nuestra empresa las tablas de valoración seria terminar con éxito todo el proceso de gestión documental Es siguiente paso a seguir es:

-La disposición final del archivo Cajas: para archivar en cajas hay una especial # 12 para archivos de documentación, con paredes de cartón CARRERA 2 ENTRE CALLES 20 Y 21 QUIMBAYA QUINDIO TEL: 7520302 / 7520111 coocafeq@gmail.com


reforzada. Para mayor resistencia para no usar pegantes ni grapadoras *Poseer unas adecuadas etiquetas auto adhesivas para la rotulaci贸n de contenido *Legajos.

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Proyecto programa de gestión documental  

Cooperativa de caficultores del quindio, programa de gestión documental como herramienta empresarial

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