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Contenido Manual de Base de datos............................................................................................................................ 2 SQL .......................................................................................................................................................... 2 Consulta .............................................................................................................................................. 2 Inserción.............................................................................................................................................. 2 Borrar .................................................................................................................................................. 2 Reforma .............................................................................................................................................. 2 Entidades y vinculos................................................................................................................................ 3 Tabla.................................................................................................................................................... 3 Consulta .............................................................................................................................................. 3 Datos e Información................................................................................................................................ 3 Propiedades ............................................................................................................................................ 4 Beneficio de una base de datos .............................................................................................................. 4 Diccionario de datos. .............................................................................................................................. 4 Tipos de datos ......................................................................................................................................... 5 Estructura de una base de datos ............................................................................................................ 5 Relaciones ............................................................................................................................................... 6 Clave........................................................................................................................................................ 6 Informes y Formularios ........................................................................................................................... 6 Macros y Módulo .................................................................................................................................... 6 Trabajando con la Base de Datos ................................................................................................................ 7 Tablas ...................................................................................................................................................... 9 Relaciones ............................................................................................................................................... 9 Consultas............................................................................................................................................... 10 Creación de consultas de actualización y eliminación .......................................................................... 11 Consulta con parámetros .................................................................................................................. 12 Consulta de Actualización ................................................................................................................. 12 Formularios ........................................................................................................................................... 13 Formulario de Inicio .............................................................................................................................. 14 Macros .................................................................................................................................................. 16 Bibliografía ................................................................................................................................................ 18

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Manual de Base de datos Un sistema de Base de Datos es, desde la informática, un sistema que permite la administracion y gestion de regististros, de tablas y de archivos Comprende 4 componentes:    

Datos: Software: Hardware: Usuario:

Base de Datos Gestor de Base de Datos Medio físico, adecuado para el almacenamiento de la Base de Datos Perito en el manejo del software

En el ámbito del software pueden realizarse una serie de operaciones que afectan a la misma base de datos. Tales operaciones son:     

Agregar tablas Insertar nuevos registros Modificar registros Eliminar registros Eliminar archivos y tablas

Para la gestion de de los datos (registros) se utilizan los gestores de base de datos los cuales sueles utilizar lenguajes adecuados para tal fin. Uno de los mas conocidos es el SQL (Lenguaje de Consulta Estructurado).

SQL Es un lenguaje creado para el manejo de la base de datos aquí transcribo sus cuatro funciones básicas:

Consulta Select campo1, campo2,…,campo N from Tabla where Campo clave = Dato;

Inserción Insert into Tabla (campo1, campo2,…, campo N) values (valor1, valor2,…,valor N);

Borrar Delete from Tabla where campo clave= datos;

Reforma Update Tabla set campo=datonuevo where campo=dato

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Entidades y vinculos Una base de datos comprende una serie de objetos que son manejados por por un gestor entre estos objetos existen dos tipos que son de suma importancia ya que estos contienen los datos y la información. Estos dos elemantos son las tablas y las consultas

Tabla La tabla es una estructura electronica compuesta por registros (Filas) y atributos o campos (columnas) donde se guardan los datos

Consulta Una consulta suele contener “información” y está formada por una o más tablas. Por otra parte los vinculos equivalen a las relaciones existentes entre las entidades. Estas relaciones pueden darse de las siguientes formas de a cuerdo a los objetos:   

Entre tablas Entre consultas Entre tablas y consultas

A la vez dichas relaciones pueden existir de tres formas de a cuerdo a los registos:   

Uno a uno (forma biunivoca) Uno a varios Varios a varios

Veamos algunos ejemplos para entenderlo mejor  Entre un “NÚMERO DE DOCUMENTO” y “una persona” exite una relación “biunivoca”  Entre el “DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD” (tipo de documento) y “las personas” exite una relación de “uno a varios”  Entre “las comidas” y ”las personas” existe una relación de “varios a varios”, ya que comemos distintas comidas

Datos e Información No voy a hacer en este manual demasiadas aclaraciones respecto de estos terminos porque requeriría un cápitulo aparte. Dato e información suelen tomarse como sinónimos pero podemos comprender a los datos como el conjunto de todos los registros que comprenden la base de datos, mientras que la informació es la parte de los datos que disminuye o anula la incertidumbre. Pensemos como ejemplo en las calles del barrio (datos) y ahora en la calle en la que vivimos (información). Si no recordaramos esta calle no podríamos regresar a casa.

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Propiedades Las propiedades son los atributos de las tablas, las cuales son necesarios paraque los datos sean consistentes. Por ejemplo dado una base de clientes de un banco seria necesario conocer : el nombre, la dirección, documento y el numero de cuenta de cada cliente pero seria irrelevante saber que desayuna cada mañana cada cliente.

Beneficio de una base de datos En una base de datos:     

Los datos pueden compartirse Es factible evitar la redundancia de los datos Se puede evitar la inconsistencia de los datos. Contempla la integridad de los datos Independencia física de los datos y de la estructura de la base de datos.

Como puede ir aprecienado una base de datos esta formada por una serie de objetos tablas y consultas, tambien una base de datos puede contener otros objetos como informes, reportes, formularios,macros , mudulos, modulos de clase etc Estos objetos señalados anteriormente debemos considerarlos a nivel macro por lo que es buena practica realizar un diccionario de datos.

Diccionario de datos. El diccionario de datos es una estructura donde sepone de manifiesto todas las variables, campos costantes estructuras, etc que utilizaremos para guardar datos sea en forma constante o temporal. La idea desto es contar con un catálogo que permita conocer y controlar estos componentes. Este diccionario puede variar de acuerdo a la estructura que estamos manejando A modo de ejemplo aquí podemos ver una simple estructura Cod

Tabla

Campo

Tipo

Diccionario de Datos Clave Ámbito

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Relacion Tabla

Obs

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Tipos de datos Los tipos de datos admitidos en una base de datos van de acuerdo al software que la manipula. Estos suelen ser muy variados a modo de ejemplo transcribire unos cuantos de ellos:  Numérico:  Real: valores numéricos con decimales  Entero: valores numéricos sin decimales  Byte: valores numericos enteros con un rango de 0 a 255  Carácter:  Char: representado por un solo carácter  String: representado por una cadena de caracteres  Booleano  Lógico solo puede tomar 2 valores VERDADERO o FALSO  Conjunto  Vectores: conocidos como array o arregos y son un tipo de variable que contiene un conjunto de variables, siendo este conjunto siempre del mismo tipo. Ejemplo “un vector de enteros” esto significa un conjunto de variables y todas ellas de tipo entero, algo asi como un tren y en cada vagón un valor entero.  Registros: es un canjunto de valores de tipos variadosy es lo mas cercano a una tabla. Podriamos hacer la siguiente comparacion entre los registros de un archivo de datos y una tabla de Base de datos : Archivo

Tabla

Registro

Fila

Tipos de variables

Campos

Las estructuras del lado izquierdo son similarmente iguales a las del lado derecho de la tabla Constante: representa un secor de memoria que se mantiene inalterable a lo largo de toda la ejecución de una aplicación, como ejemplo podria mos pensar que la constante “DIA” siempre vale 24 horas.

Estructura de una base de datos Una base de datos está compuesta por tres niveles generales  Nivel Interno:  Nivel Exerno:  Nivel Conceptual:

Este es el mas cercano al hardware y enmarca al medio fisico donde se van a almacenar los datos Es el mas cercano al usuario y trata los aspectos de cómo son mostrados los datos Este nivel es el más importante y trata la manipulacion de los datos.

El laborioso trabajo de creación de la base de datos es parte del Nivel Conceptual

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Relaciones Una parte fundamental dentro del concepto de base de datos son las relaciones. Estas representan los vínculos entre las tablas los cuales se realizan entre campos de iguales características y donde al menos uno de ellos es clave. En el siguiente diagrama puede observarse un grupo de tres tablas y sus relaciones

Clave En una tabla existen varios atributos, siendo la clave el más importante La clave está formada por uno o más campos que tienen como condición fundamental, no tener repeticiones en toda la tabla y debe estar indexada (ordenada). En algunos casos como el ejemplo de arriba puede verse que la clave está formada en la tabla Ciclo por tres campos

Informes y Formularios Estos son otros dos componentes de la base de datos Informes: También conocido como reporte es el componente de la base de datos encargada de imprimir la información solicitada de la base de datos Formulario: Este componente permite el ingreso y la exposición de datos por pantalla.

Macros y Módulo Estas dos últimas estructuras son código de programación, donde existen infinidad de estructuras como las aplicaciones, las clases, los procedimientos, las funciones, los métodos, los scripts etc

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Trabajando con la Base de Datos Comenzamos abriendo la aplicación para la elaboración de la base de datos. Vamos a ver una pantalla similar a esta:

Barra de herramientas Acceso Rápido Botón de Office

Dentro de la barra de acceso rápido haga un clic en nuevo (si nolo tiene actívelo con el botón secundario) y luego coloque el nombre y la ubicación para la nueva base de datos, en nuestro caso la llamaremos “GRUPO #” donde # será en número de grupo correspondiente y por último toque el botón “Crear”

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Al ingresar se va a encontrar con esta otra pantalla para empezar a trabajar Diríjase al grupo ver y luego a diseño, al aparecer el cuadro de diálogo “Guardar como” escriba el nombre para las nuevas tablas

Así comenzará a generar las tablas:  Alumnos  Materias  Ciclos

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Tablas Al ingresar a la zona de diseño de cualquiera de las tablas llegará a un cuadro como el siguiente donde tendrá que operar en el conjunto de propiedades de cada campo

Relaciones El siguiente paso es la creación de las posibles relaciones que nos permitirán crear y trabajar con los otros componentes.

Observe la figura anterior el grupo “Herramientas de Base de Dato” contiene la función “Relaciones”, actívela ingrese las tablas y forme los vínculos como en la figura.

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Tomando como ejemplo la relación “Materia-Ciclo”, que se arma en esa dirección haciendo un clic en el campo clave de la tabla “Materia” y soltando el botón del mouse en el campo secundario “Materia” de la tabla “Ciclo”, para ello debe tener en cuenta que ambos campos deben ser del mismo tipo. Al hacerlo aparecerá el cuadro de diálogo “Modificar relaciones” donde puede elegir la forma que considere más adecuada para la relación y seleccionar: Integridad referencias: esto significa que todo registro en una tabla debe tener otro relacionado en la otra. Actualizar y/o eliminar en cascada los campos relacionados: con esto todo cambio que genera en una tabla se ve reflejado en la otra Luego al elegir el tipo de combinación deberá quedar como el cuadro de abajo Una vez generada las relaciones ya está listo para la creación de los demás componentes de la base de datos.

Consultas Ingrese al asistente de consulta Para armar una consulta o vista ingrese elija los campos de las tablas involucradas Continúe los pasos hasta el final a donde podrá ingresar a la opción de modificación y aparecerá un cuadro como el siguiente

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Técnico Informático A simple vista puede apreciarse los campos y las tablas dentro de la consulta, también puede elegir criterios que funcionan como la función “=SI()” de la “Planilla de Cálculos” con los conectores “Y” y “O” Si hace un clic en el botón derecho del mouse en la zona despejada al costado de la tabla aparecerá el menú contextual y en este la opción “Tipo de consulta” allí podrá elegir entre los distintos tipos con los que vamos

a trabajar  Consulta de Selección: Con las que podemos ver el contenido de las tablas.  Consulta de Actualización: con la que haremos los cambios en las tablas y  Consulta de eliminación: que permitirá la eliminación de datos Para trabajar con este proyecto vamos a generar una consulta de selección para cada tabla y una para mostrar los registros relacionados de las tres tablas y una consulta de eliminación de registros para cada tabla, después iremos agregando otras de a cuerdo a lo que vayamos realizando

Creación de consultas de actualización y eliminación Comenzamos creando con el asistente una consulta de selección a la que le pone el nombre adecuado y en la que puede dejar solo los campos necesarios Active el menú contextual, seleccione “Tipo de consulta” y elija “Consulta de eliminación” Va a notar que la estructura ha cambiado un poco a la propiedad “Criterio” se agrega la propiedad “Eliminación” En este punto quiero hacerle una pequeña pero útil aclaración en la propiedad “Criterio” usted debería ingresar un dato existente de la base para ser eliminado, pero una vez eliminado ese registros ya no existiría y la consulta no volvería a servir. Por lo tanto le propongo utilizar parámetros.

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Consulta con parámetros En la consulta de eliminación dejaremos solo los campos involucrados, estos serán los necesarios para poder asegurar que los datos seleccionados sean los adecuados y no cometamos errores En la propiedad “Criterio” se debe colocar el o los parámetros adecuados para la consulta, estos deben estar:  Entre corchetes  No deben ser igual al nombre del campo Observe en la imagen el campo Apellido mientras que el parámetro correspondiente es [Apellido:] tiene dos puntos que, aunque casi imperceptible hace la diferencia. Si por error utiliza como parámetro el nombre del campo permitirá que se borre el contenido completo de la tabla, así que ¡ojota!

Consulta de Actualización Como desconocemos cuales son los campos que debemos actualizar y seria un despropósito hacer una consulta para cada campo, más cuando la tabla tiene una estructura muy grande tomaremos criterio lo siguiente:  Las consultas de actualización las haremos para modificar todos los valores que podamos de las tabla  Se deben colocar en la propiedad “Actualizar a:” tantos parámetros como campos tenga la tabla menos los campos clave que no pueden actualizarse.  Se deben colocar tantos parámetros en la propiedad “Criterios” como los que sean necesarios para asegurarnos del registro que deseemos modificar.

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Formularios En el grupo “CREAR”, seleccione del subgrupo “Formularios”, la opción “Diseño de Formulario” y ahí “Asistente para formularios” Aparecerá el cuadro de la derecha Seleccione la tabla o consulta adecuada y luego los campos que formarán parte del formulario Haga clic en siguiente y aparecerá el siguiente cuadro. Puede utilizar la distribución que desee aunque por la estructura es recomendable utilizar:   

Columna: para ingreso de datos Tabular y Hoja de datos: para mostrar datos Justificado: Para mostrar datos de consultas combinadas

Luego de la distribución debe elegir el estilo del formulario, aquí le recomiendo siempre utilizar el mismo estilo, esto le dará una mejor presentación al proyecto. Por último coloca el título al formulario y está listo para su uso

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Formulario de Inicio Este formulario va a llevar un capítulo aparte porque será la pantalla de presentación del proyecto y porque a la vez será la ventana de trabajo del mismo. Este formulario:   

Llevará por nombre “Inicio” No estará asociado a ninguna tabla o consulta Puede tener asociado controles o un menú con opciones

Seleccione el botón “Diseño de formulario” y esto abrirá una en blanco y quedará situado en el grupo diseño. Afuera de la hoja en blanco toque el botón derecho del mouse y seleccione la opción propiedades. Aquí vamos a cambiar algunas propiedades de forma que las propiedades queden similares a las figuras Ahora haga clic con el botón derecho fuera de la hoja en blanco del formulario, seleccione la opción propiedades, tendrá acceso a las propiedades del formulario, estas opciones pueden variar un poco de acuerdo a la versión de la aplicación que estemos manejando, pero trate de que la opciones queden en forma similar a como aquí están presentadas

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Macros Una macro es una estructura escrita en la que colocaremos una serie de acciones que le solicitamos al proyecto para automatizar alguna parte del mismo. Por ejemplo puede necesitar abrir un formulario y para eso tocamos un botón, por lo que al tocar un botón esperamos que se produzca un “evento”, este será la apertura del formulario solicitado. Comencemos por elegir “Macro” que va a encontrar en el subgrupo “Otros” del grupo “Crear” Al hacerlo va a aparecer una imagen similar a esta Vamos hacer dos macros. La macro “autoexec” que permite abrir el proyecto y una macro para abrir el formulario de “Altas de alumnos” Observe que aparecen varias filas, por lo que una macro puede contar con varias acciones. Por otro lado existen dos columnas más “Nombre de macro” y “Condiciones” en esta última se puede escribir una condición para que la acción se lleve a cabo si la condición es verdadera Comience seleccionando del cuadro acción “Abrir formulario” y debajo se habilitarán los “Argumento de la acción” y ahí ingrese los distintos argumentos :  Nombre del Formulario: INICIO  Vista: Formulario  Modo de la ventana: Diálogo Guarde la macro creada con el nombre “AUTOEXEC”, observe que sucede la próxima vez que ingresa al proyecto. Vamos a crear la siguiente macro eligiendo como acción “Abrir formulario” y como formulario “Alta de Alumnos”   

Vista: Modo de datos: Modo de la ventana:

Formulario Agregar Normal

Guárdelo como “Abrir Alta Alumnos”

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Por último abra el formulario “INICIO” en forma diseño inserte un botón que puede sacar del grupo “Diseño”. Insértelo en el formulario y aparecerá un asistente, seleccione en la categoría “Otras” y allí “Ejecutar macro” toque siguiente y elija “Alta Abrir Alumnos”, escriba de nombre “Alta de Alumnos” y por último acepte o renombre al control con un nombre no repetido. Cierre la aplicación y vuelva a ejecutarla y vea los resultados

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Bibliografía C. J. Date. Introducción a los Sistemas de Bases de Datos. PEARSON EDUCACIÓN, México, 2001. 960 páginas. Versión en español de la obra titulada An introduction to datábase systems. Seventh Edition, de C. J. Date, publicada originalmente en inglés por Addison Wesley Longman, Inc., Reading Massachusetts. E.U.A.

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