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Aula Nº 10 – Sistema de Informações Contábeis Objetivos da aula: A contabilidade não pode ser vista, apenas, como um sistema de registros e controles, deve ser entendida como um sistema que produz informações relevantes para as decisões empresariais. Cada vez mais, as empresas necessitam de controles de suas atividades, com informações ágeis, completas e precisas. O objetivo desta aula é mostrar a contabilidade como um sistema e a forma como interage com o macro e micro ambiente.

A Controladoria centraliza todas as informações contábeis necessárias para o adequado controle econômico e financeiro da empresa. Um sistema de informação contábil bem estruturado permitirá uma gestão eficaz das informações necessárias para a gestão econômica e financeira da empresa, apresentando um bom grau de eficácia na relação custo-benefício de geração e comunicação das informações. O Controller deve decidir por um sistema de informação contábil, que pode ser desenvolvido sob medida para a empresa, ou pela compra de um software já existente no mercado. Em ambos os casos, há a necessidade de bom conhecimento de todas as operações necessárias para que os responsáveis pela administração da empresa consigam operá-lo eficazmente. É importante, também, que o sistema contábil contemple a abrangência necessária para se constituir Faculdade On-Line UVB

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Introdução

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Ao final da aula, você deverá entender a importância das informações contábeis para uma boa gestão da empresa.

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no principal sistema de Informações, operacional e estrategicamente, de tal forma que seja utilizado por todos os níveis hierárquicos dentro da organização e seja um instrumento de gestão e avaliação de desempenho da empresa.

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a) relevância: a informação deve ser útil e necessária, evitando-se a produção de informações inúteis (nesse caso, considerado como dado) e que podem proporcionar sobrecarga desnecessária ao sistema. b) tempestividade: a informação deve estar disponível de acordo com a necessidade dos gestores em tempo hábil para a tomada de decisões. É muito importante esse aspecto, pois a eficácia do sistema resulta, fundamentalmente, de permitir que a informação seja utilizada em condições que permitam a obtenção de benefícios dela decorrentes. c) Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não pode ser maior do que o benefício produzido. Isso é um aspecto lógico, pois não se pode gastar mais do que o benefício proporcionado, já que, ao adotar um sistema que assim agisse, o gestor estaria tomando decisões prejudiciais à entidade e que refletem no resultado. Esse aspecto também está relacionado com a relevância da informação, pois a produção de informações de pouca relevância pode aumentar o custo das informações. d) Objetividade da informação: a informação deve estar disponível de forma precisa e clara, evitando que informações pouca precisas provoquem distorções no processo de tomada de decisão. e) Flexibilidade de adaptação ao usuário: o objetivo da informação é auxiliar a tomada de decisões, portanto ela deve ser disponibilizada de maneira a ser compreendida por seu usuário, assim como o sistema deve permitir adaptações que proporcionem melhor benefício à medida que, implantado, possa requerer informações

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A NBC T 1, de 28 de julho de 1995, que trata das características da informação contábil, apresenta algumas características básicas para garantir sua comunicação e confiabilidade, fazendo com que a informação seja capaz de proporcionar benefícios ao usuário:

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novas necessárias e relevantes para o usuário.

1. Conhecendo Sistemas de Informação O que é ERP? ERP é uma sigla que significa, em português, Planejamento dos Recursos Empresariais (do inglês, Enterprise Resourse Planning). É uma moderna técnica de gestão empresarial pela qual todas as informações, de todas as áreas da empresa, são reunidas, verificadas, processadas, para produzirem informações que serão disponibilizadas de forma eficiente para a tomada de decisões.

É um sistema de gestão que automatiza tarefas para serem mais exatas e rápidas (por exemplo, o controle de estoques, a emissão de notas fiscais), permite que os dados sejam processados e as informações disponibilizadas gerencialmente (por exemplo, composição de saldos de bancos, comparativo de custos, relacionamentos, reciprocidades e limite de crédito de clientes, posição de fornecedores, otimizações de preços, estatísticas de perdas na produção etc.). Qual a importância para a empresa?

globalização dos mercados, distribuição de renda, consciência ecológica, maior competitividade etc., tornando-o cada vez mais dinâmico e complexo, transformando a informação em produto cada vez mais valorizado. A Contabilidade possui importância estratégica para avaliar o desempenho interno, utilizando-se do sistema de apoio às decisões, que está intimamente ligado à vida econômico-financeira da empresa. Com o crescimento da economia e novos desafios, cada vez mais as empresas necessitam de controles de suas atividades, tanto no sentido da Faculdade On-Line UVB

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O ambiente econômico e social dos dias atuais envolve fatores, como a

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O que é software de ERP?

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agilização das tarefas, como na identificação de suas capacidades, gargalos, pontos fortes e fracos, reais relacionamentos com clientes e fornecedores etc. Somente com esse gerenciamento, as empresas conseguem não só sobreviver, mas também se tornarem cada vez mais competitivas. Características importantes do ERP? Se o software utilizar um banco de dados relacional profissional, as informações serão seguras, as tarefas do dia-a-dia serão agilizadas, fazendo com que todas as informações sejam integradas, eliminando qualquer retrabalho ou re-entrada de dados. Para reduzir o custo de implantação, o software deve utilizar ferramentas modernas e bem difundidas, como ambiente operacional Windows, equipamentos PC, compatibilidade com Internet etc. Isso fará com que o número de horas de treinamento de funcionários para manusear o sistema seja menor.

O software deve ter condições, também, de entender e interpretar a legislação e as atividades da sua empresa; precisa, constantemente, reciclar-se sobre leis, medidas provisórias, obrigações fiscais e tributárias que interferem no ambiente empresarial, assim como as novas tecnologias, plataformas de sistemas operacionais e comunicação rápida. Finalmente, a relação entre você e a empresa que desenvolve o software deve ser de extrema confiança, porque o consultor técnico é o profissional que terá informações confidenciais e estratégicas da empresa para poder Faculdade On-Line UVB

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A agilidade nas informações também deve ser observada, não adianta ter a informação depois que tudo aconteceu, é preciso que o sistema gere informações que possibilitem ações preventivas.

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O software não pode ser uma “caixa preta”, inflexível, deve respeitar as especificações e o próprio negócio da sua empresa, permitindo que situações específicas sejam personalizadas e agregadas. O software deve adaptar-se à empresa e não a empresa ao software.

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lhe disponibilizar esses resultados. O software pode ajudar no resultado? Tem perfil gerencial? Se o software que você está analisando lhe oferecer, constantemente, análises e soluções para sua empresa, que envolvam controle de custos, impostos, centro de resultados, posições financeiras e de vendas, acompanham os processos produtivos, então é provável que você esteja bem assessorado. O software deve ser avaliado pela contribuição que dá aos processos operacionais da empresa, rapidez e qualidade, e até ao resultado financeiro.

2. Módulos de um ERP Cadastro de Clientes O cadastro de cliente deve ser completo, com grupo de informações para endereço de cobrança e entrega, informações financeiras, limite de crédito, condições de pagamento, informações contábeis, podendo, assim, ser integrado com outros módulos do sistema. Cadastro de Vendedores O cadastro deve conter configuração de perfil, equipes de vendas e bloqueio Faculdade On-Line UVB

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2.1. Módulo de Vendas e Faturamento

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O software de gestão deve ir além de responder pelas atividades operacionais, processando a mesma informação para que seja compreendida de diversas formas, de diversos pontos de vista. Não basta ser apenas um sistema integrado operacionalmente (que ao incluir uma Nota Fiscal já baixa o estoque e cadastra as “Contas a Receber”). É necessário que faça o agrupamento dos resultados por áreas, dinamize fluxos de caixas, execute posições financeiras globais, compare metas, enfim disponibilizando informações de forma gerencial (úteis para decisão, nas dimensões de qualidade e tempo).

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de tabelas de preço. Comissões de vendas por vendedor, por cliente, por produto e tratamento para comissões diferenciadas. Orçamento de Vendas Orçamento global, por unidade, com análise de crédito, histórico do orçamento, consulta de relacionamento do cliente, análise comparativa de valores orçados e realizados. Pedidos de Vendas Pedidos com base em orçamentos preexistentes e por inclusão manual. Deve acessar clientes com dados parciais, executar análise de crédito, bloqueios de vendas automático com base no crédito, saldo em estoque e cadastro de cliente bloqueado e cálculos dos impostos de faturamento. Liberar Pedidos de Vendas bloqueados por crédito, estoque e cadastro, mediante senha especial.

Múltiplas tabelas de preços O sistema deve permitir que as tabelas de preços possam ser acessadas de diversos locais do sistema, como do cadastro de produto, da inclusão de

Atualização e Criação automática de tabelas de preços Criação e atualização de tabelas de preços, considerando índices como o mark-up ou de inflação, com base em diversos custos (custo médio, último custo de compra, custo referência etc.). As tabelas devem possuir prazo de validade inicial e final. Regras de Tributação Cadastramento de Regras de Tributação especiais, podendo configurar Faculdade On-Line UVB

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orçamentos, pedidos, notas fiscais, Consultas de Produtos.

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Integração da Notas Fiscal Emissão de Notas Fiscais com base em orçamentos e pedidos précadastrados e por inclusão manual. As Notas Fiscais podem ser emitidas à medida que são incluídas, ou as Notas Fiscais podem ser impressas em lote posteriormente, integrando-as com os demais módulos (finanças, estoque, fiscal etc.).

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exceções para o ICMS e para o IPI, para cada estado, inclusive bases reduzidas. Controle de Expedição Consulta de Controle de Expedição, permitindo identificar onde e como se encontra a entrega das vendas realizadas, informando o cliente, nota fiscal, data da venda, data e hora da entrega efetivamente realizada e dados da embalagem. Consulta de Clientes O sistema deve permitir consulta de cliente, informando todo o relacionamento dele com a empresa, entre os quais: contas a receber em aberto e recebidos, posição de recebimentos (em dia, em atraso), pedidos de vendas pendentes, vendas realizadas, produtos adquiridos e estatística com valor e datas de: maior venda, maior atraso no recebimento e última venda.

Roteiro de Entrega O Roteiro de Entrega deve relacionar os detalhes das notas da região ou transportadora escolhida.

Cadastro de Fornecedores O sistema deve permitir o Cadastro de Fornecedores completo com dados dos fornecedores de materiais, prestadores de serviços, órgãos públicos etc., para uso nas rotinas das contas a pagar. Cadastro de bancos O Cadastro dos Bancos servirá para uso dos controles de movimentações

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2.2. Módulo Financeiro

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Boletim de Vendas Emissão de Boletim de Vendas com resumo descritivo das vendas realizadas no dia, identificando os desempenhos em relação aos produtos e aos respectivos fornecedores.

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financeiras e bancárias, composição de saldos, controle de cheques, movimentações com controles de Naturezas Financeiras e Centro de Resultados, que permitem o gerenciamento financeiro sem necessidade de utilizar a contabilidade, identificando: quem, origem, quanto de cada receita e despesa.

Orçamentos financeiros Cadastramento de múltiplos orçamentos financeiros, por natureza e centro de resultados, que podem ser comparados a qualquer tempo com as movimentações atuais, apresentando comparação entre orçado e realizado, em valor e em porcentagem. Deve permitir lançamento de simulações de receitas e despesas para figurarem, opcionalmente, no fluxo de caixa. Fluxo de caixa completo em tempo real, com opção de títulos simulados, reposicionamento de lançamentos, sintético e analítico, destaque de saldos negativos e abaixo da média e gráfico de tendência.

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Contas a Pagar Cadastramento de títulos no “Contas a Pagar” manual ou automático quando do lançamento de Nota Fiscal no módulo de Compras. Pagamentos de títulos com cheques, em lote, e com tela de apoio, destacando títulos vencidos, vencendo no dia, a vencer, saldos dos bancos, totais dos títulos selecionados etc. Compensação de títulos entre carteiras (receber x pagar), evitando-se movimentações bancárias, com possibilidade de compensação parcial ou completa.

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Contas a Receber O sistema pode receber dados automáticos quando da emissão de Nota Fiscal ou permitir que sejam digitados manualmente. Deve possuir histórico do título, provisão para fluxo de caixa e rateio por natureza financeira e centro de resultados. Comunicação com Bancos para envio e recebimento de títulos (integração bancária) com uso de agrupamento de títulos (borderôs). Pagamento ou baixa de títulos por integração bancária ou manualmente, podendo ser valor completo ou baixas parciais, com informação de juros e descontos. Agrupamento de títulos em uma fatura, podendo ser subdividida em outras parcelas e conversão de um único título em parcelas.

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Relação de títulos em aberto e baixados Relação de títulos em aberto e baixados, a receber e a pagar, parametrizáveis por número, série, período, vencimentos, tipos, formas de pagamentos etc. Posição financeira da empresa e extrato bancário Deve apresentar a posição financeira da empresa, descrevendo saldos dos bancos, caixas e aplicações, totais vencidos, vencendo no dia, a vencer na semana, na quinzena, no mês e total em cada um dos próximos seis meses.

2.3. Módulo de Estoque e Custos Cadastro de produtos O sistema deve proporcionar um Cadastro de Produtos completo, com informações técnicas, custos, perfil do produto, códigos, ficha técnica, informações fiscais e tributárias, tabelas de preços, entre outros.

Curva ABC Elaboração de Curva ABC com base na movimentação e no custo dos produtos. Análise do Preço Base O sistema deve fazer uma Análise do Preço Base (custo estipulado pela empresa), que compara esse custo com o custo médio ou o custo da última

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Kardex O sistema deve permitir Consulta da ficha Kardex contendo descrição movimento a movimento, custos, saldo após o movimento e origem (compra, venda, inventário etc.).

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Consulta de Produtos A Consulta de Produtos deve ser dinâmica com detalhamento completo, contendo código do fabricante, ficha técnica, tabelas de preços, movimentação histórica, saldos em estoque, saldos em reservas, em produção, em compras e disponível.

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compra, comparando, ainda, com as tabelas de preço de venda.

2.4. Módulo de Compras Amarração Produtos x Fornecedores Cadastro de Amarração Produtos x Fornecedores para identificar quais produtos são fornecidos por quais fornecedores, visando automatizar as cotações. Solicitação de Compras Solicitação de Compras deve ser manual e automática com base no saldo em estoque e de acordo com a produção e a liberação do almoxarifado. Geração automática do Controle de Cotações O sistema deve permitir Geração Automática de Cotações com base nas solicitações de compras, seleção de fornecedor de acordo com a respectiva classificação, e detalhes, como observação do comprador, do solicitante do material e ficha técnica do produto.

Análise de Movimento Fazer comparação das vendas de três meses selecionados pelo usuário com os respectivos custos.

2.5. Módulo de Produção Ordens de Produção Automáticas ou Manuais Emitir Ordens de Produção Automática ou Manuais com base nos saldos em

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Relatório de produtos x fornecedores Deve gerar Relatório de Produtos x Fornecedores com opção para listar os produtos de cada fornecedor ou os fornecedores de cada produto.

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Formulário de Pedido de Compras Deve emitir formulário com layout personalizável, podendo ser impresso ou enviado diretamente por e-mail ao fornecedor.

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estoque, movimentação média e lote econômico, controlando apresentação de movimentação média por mês, empenhos, reservas e quantidades sugeridas. A Inclusão de Ordem de Produção manual deve acontecer conforme estratégia interna da empresa, com data prevista para conclusão, identificação do almoxarifado de produção, composição do Produto Acabado e quantidades de matérias-primas necessárias. Apontamento manual ou automático Apontamento Manual para os materiais aplicados, com opção para apontamentos de materiais planejados ou não, consumo diversos e perdas, visando à otimização do custo da produção. Apontamento automático conforme quantidade de Produtos Acabados produzidos (resultado da linha de produção), aglutinando as respectivas matérias-primas.

Estatística de Perdas O relatório de estatística de Perdas deve ser parametrizável por período, almoxarifado, material, centro de resultado e ordem de produção. Relatório de Estrutura de Produtos com Custos Com opção para custo médio, custo da última compra, preço base, preço do fornecedor ou preço do fabricante do material.

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Consulta de Quantidade em Produção O sistema deve descrever os materiais apontados e considerar todas as ordens de produção não finalizadas.

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Encerramento de Ordem de Produção O sistema disponibiliza o Produto Acabado no almoxarifado destino (inclusive Controle de Qualidade). Os encerramentos podem ser parciais ou completos.

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2.6. Módulo Fiscal Guia de ICMS Geração de cálculo para a guia de ICMS com base nas Notas Fiscais lançadas nos módulos Vendas e Faturamento, Estoque e Custos e Compras. Livro de Registro de Entradas Emissão do livro de Registro de Entradas (modelo P1), com base nas notas fiscais lançadas nos módulos: Vendas e Faturamento, Estoque e Custos e Compras. Livro de Registro de Saídas Emissão do livro de Registro de Saídas (modelo P2), com base nas notas fiscais lançadas nos módulos: Vendas e Faturamento, Estoque e Custos e Compras.

Registro de apuração do IPI Emissão do registro de apuração do IPI, permitindo ajustes manuais e impressão do resumo.

Termos de aberturas e encerramentos Emissão de termos de aberturas e encerramentos dos livros fiscais, permitindo editar o número do livro, da página e o próprio texto do termo.

2.7. Módulo Contábil Plano de Contas Faculdade On-Line UVB

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Livro de Registro de Inventário Emissão do livro de Registro de Inventário, com saldo e custo na data escolhida pelo usuário.

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Registro de apuração do ICMS Emissão do registro de apuração do ICMS, permitindo ajustes manuais e impressão do resumo.

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Cadastro de Plano de Contas, com opção de códigos reduzidos e com máscara de número personalizada para cada empresa. Lançamentos contábeis automáticos Execução de lançamentos contábeis automáticos, baseada nos movimentos de todos os demais módulos e mediante comando do contador. Lançamentos contábeis manuais Execução de lançamentos contábeis manuais com opção para lançamento simples ou por partida dobrada, com recursos de códigos reduzidos e repetição automática. Apuração de Resultados Rotina para apuração de resultados com execução simples, não necessitando de preparações complexas, podendo ser executada a qualquer momento, independente de encerramentos anuais.

Balancetes Impressão de balancetes, geral ou por centro de resultados e com opção de sintético por nível de conta. Balanço patrimonial Impressão do balanço patrimonial com diversos parâmetros, inclusive balanço patrimonial por centro de resultados. DRE Fiscal e Gerencial DRE fiscal e DRE gerencial com comparações verticais (cada valor em relação Faculdade On-Line UVB

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Diário Contábil Impressão do diário contábil.

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Consulta do Razão Consulta do Razão para verificação dos lançamentos e apoio à conciliação contábil.

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ao total do ano) e horizontais (variação mês a mês).

2.8. Módulo de Folha de Pagamento Cadastro de Funcionários O sistema deve permitir o registro de todas as informações necessárias a respeito do funcionário: admissão, documentos, informações para RAIS e SEFIP, Endereço, Demissão, e permitir a impressão de relatórios personalizados. Dados históricos Todos os dados históricos dos funcionários devem ser registrados, permitindo acompanhar a vida deles na empresa, constando todos os aumentos salariais, alterações de função, faltas ocorridas, vale-transportes concedidos, índices de produtividade e pontuação conquistados, afastamentos ocorridos, férias e eventos específicos para cada funcionário.

Cálculo da Rescisão O sistema deve permitir o cadastro de várias situações para o Cálculo da Rescisão, que podem ser ajustadas, identificando os eventos em que devem ser registrados os valores. Importar Dados do seu Ponto Eletrônico

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Eventos Cálculo de todos os ganhos e descontos que ocorrem na folha de pagamento. Podem ser calculados: em razão da hora, dia ou mês trabalhado, ou ainda serem informados, diretamente, durante o cálculo. Para cada evento, deve ser permitido o ajuste sobre incidência de INSS, IRRF, se deve ser informado na RAIS ou se será utilizado para cálculo de média salarial.

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Cadastro de Autônomos Para registrar aqueles que prestaram serviços para a empresa, facilitando o controle de informações para o SEFIP e Receita Federal (declaração de imposto de renda retido).

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O sistema deve permitir a importação de dados do seu ponto eletrônico diretamente na Folha de Pagamento, registrando, automaticamente, as horas extras, adicionais noturnos, faltas e atrasos ocorridos durante o mês, conforme a apuração do seu Ponto Eletrônico. Cálculo do Mês (Individual ou Coletivo) Permitir a informação de todos os ganhos e descontos do funcionário, inclusive individualmente. Além do cálculo individual deverá permitir a realização de Cálculos Coletivos, tais como Adiantamento Salarial, registro de valor fixo, registro de valor variável, calcular o DSR, pagamento da Pontuação, exclusão parcial ou total dos cálculos, e fazer a apuração final da folha. Todas as opções devem possuir um “passo a passo” para auxiliar no processo de registro do cálculo, com opções para confirmar os valores calculados ou ainda escolher os funcionários que se submeterão aos cálculos.

A Contabilidade evoluiu, significativamente, nos últimos tempos, e é inegável a influência da tecnologia sob a nova visão e desenvolvimento da profissão contábil. A introdução de sistemas e aplicativos conferiu maior flexibilidade na manutenção e armazenamento dos dados, bem como na ampliação do conjunto de informações, eliminando a lentidão dos processamentos apresentados em décadas anteriores. Entretanto, o advento da informática na área contábil propõe que o contador, assim como todo e qualquer profissional, participe de um processo de atualização de seus conhecimentos, buscando, constantemente, compreender as inovações tecnológicas, a fim de produzir com qualidade os serviços prestados à sociedade.

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Com base no software Enterprising, da Enterprising Consultoria e Informática, e no desenvolvimento teórico apresentado inicialmente, demonstramos, no item 3, as principais informações que um sistema ERP deve conter para que os administradores da empresa possam acessar informações integradas de qualquer setor, com qualidade e no tempo certo para suas decisões.

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Conclusão

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Síntese Nesta aula, você estudou o Sistema de Informações Contábeis e deve ter observado a importância de um sistema bem estruturado para o bom funcionamento da empresa em termos operacionais e para o seu gerenciamento pelos Administradores. Na próxima aula, estudaremos Liquidez e Endividamento. Será que existe alguma vantagem em fazer dívidas? A empresa deve sempre melhorar sua liquidez? As respostas estão na próxima aula! Não perca!

BARBOSA. Ana Maria Ribeiro. As implicações da tecnologia da informação na profissão contábil. In: Congresso Brasileiro de Contabilidade, XVI, Goiânia, 2000. Anais… Goiânia, 2000. In: Cd-Room.

IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à Teoria da Contabilidade para o Nível de graduação. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade Gerencial: Um Enfoque em Sistema de Informação Contábil. São Paulo: Atlas, 2000.

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BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informações: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985.

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Referências

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