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Making most of meetings – wie Sie typische Fehler in englischsprachigen Meetings vermeiden Kirsten Wächter Meetings hat längst das Wort Besprechung abgelöst und finden Meetings zunehmend auf Englisch statt – was nicht nur eine sprachliche Herausforderung darstellt, sondern auch die meeting culture in Deutschland stark beeinflusst. Um in internationalen Gewässern sicherer zu fahren, finden Sie hier einige Tipps zu typischen Klippen und wie Sie diese umschiffen können. Überlegen Sie bei jedem Satz zunächst, ob Sie diesen selbst schon gesagt oder gedacht haben. Was könnte hier problematisch sein? Lesen Sie dann weiter. 1. There’s no other way. Bei der Vorbereitung eines Meetings auf Englisch sollten Sie nicht nur an die rein sprachlichen Aspekte denken: ein solches Meeting haben Sie grundsätzlich mit Menschen aus anderen Kulturen. Häufig sorgen Verhaltensweisen der Anderen wie auch eigene (!) für Missverständnisse und Verwirrung. Es gibt keinen richtigen Weg: dies sollten Sie im Vorfeld reflektieren, indem Sie Ihre eigenen Erwartungen und Stereotypen hinterfragen. Überlegen Sie z.B., was Sie Reisenden raten würden, die Deutschland besuchen: was würde denen auffallen, womit hätten sie Schwierigkeiten? 2. Strictly business. Die strikte Trennung von Beruf und privat, die für viele Deutsche immer noch gilt, stößt häufig auf Unverständnis in anderen Kulturen. Der argwöhnische beäugte small talk vor und zu Beginn eines Meetings dient sowohl der ersten Abtastung als auch dem Aufbau einer Geschäftsbeziehung. Sie müssen auf persönliche Fragen nicht antworten, sollten aber immer einige Themen wie Wetter, interessante Fakten und Fragen zu Aufenthalt und Reise parat haben. Stellen Sie offene Fragen: How was your journey? Where are you staying? Where do you come from? How long have you worked for your company? Tabuthemen sind, ähnlich wie im Deutschen, Politik, Geld und Religion. 3. We must finish by eleven. Prinzipiell ist ein gutes timekeeping in jedem Meeting wichtig – zu lange Meetings sind ermüdend und wenig produktiv. Das Beharren auf eine strenge zeitliche Abfolge aber verstärkt häufig das Deutschen entgegen gebrachte Vorurteil der übermäßigen Korrektheit. Erwarten Sie nicht, dass alle Teilnehmer um Punkt neun Uhr da sind – überbrücken Sie die Pause mit small talk. Verweisen Sie auf den Zeitrahmen mit weniger harschen Worten: We should try to finish by five. Could we all keep in mind not to run the meeting overtime? Geben Sie sich selbst immer einen Spielraum von ca. 15 Minuten. 4. No. Was im Deutschen eine relativ klare und unkomplizierte Antwort darstellt, nämlich ein kurzes Nein, gestaltet sich im Englischen deutlich schwieriger: man kann nicht einfach nur No sagen, dies ist zu unvermittelt und abrupt. Die Deutschen werden oft im Ausland als unhöflich empfunden – weil sie dazu neigen, ihre Meinung kurz und knapp darzulegen. Die kürzest mögliche Verneinung im Englischen ist No, it isn’t. Im Meeting sind eher Formulierungen wie I don’t think so; That is not exactly the point oder That wouldn’t be a good idea bessere Möglichkeiten, Ablehnung auszudrücken. Wenn Sie energisch widersprechen wollen oder müssen, helfen Sätze wie: I’m afraid I can’t agree oder That is out of the question. 5. Yes. Auch die Verwendung des Wortes Yes, so einfach sie scheint, hat ihre Tücken. Von vielen wird Yes stets als Zustimmung gesehen. Im Englischen drückt Yes aber häufig nur konzentriertes Zuhören aus: Yes, I understand what you’re saying. Wird dann vom (deutschen) Gesprächspartner irrigerweise Zustimmung angenommen, entstehen Missverständnisse, die nur schwer auszubügeln sind. Fragen Sie also immer nach, wenn Sie etwas erläutert haben: How do you see this? Do you agree? What do you think about that? Drücken Sie umgekehrt auch Ihre Zustimmung deutlich aus: Yes, I agree oder Yes, that’s right. 6. We must have a result. In einer ergebnisorientierten Kultur wie der deutschen ist der Zweck eines Meetings in der Regel klar: man trifft sich, bespricht etwas, kommt zu einer Entscheidung und setzt diese um. Auch hier gilt: dies ist nicht ohne weiteres auf andere Kulturen übertragbar. In Großbritannien z.B. sind Meetings häufig ein Austausch an Ansichten, jeder darf seine Meinung sagen und es wird ein Konsens gesucht, der so genannte feel good factor. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie gefragt werden: How do you feel about it? Das Ausbleiben


einer Entscheidung wird von Deutschen mit Zeitverschwendung gleich gesetzt, diese wird aber in englischen Meetings oft außerhalb getroffen. Nutzen Sie solche Meetings statt dessen zum networking, um Ihre internationalen Partner und Kollegen besser kennen zu lernen. 7. Silence. Schweigen kann in einem Meeting, z.B. bei einer Denkpause, sehr effektiv sein. Wenn jemand allerdings etwas erläutert und nur in das angespannte Gesicht seines Gegenüber sieht, dann ist die Unsicherheit groß: Im Englischen wird dies als stony silence bezeichnet. Verdeutlichen Sie sich diese Wirkung anhand einer Telefonkonferenz, in der Sie noch nicht einmal in das Gesicht blicken können. Solche Situationen sind durch aktives Zuhören vermeidbar, in dem Sie durch sound bites wie „mhm“, „oh“, „right“ oder „ok“ Interesse signalisieren. So zeigen Sie auch, dass Sie das Englisch Ihres Gesprächspartners verstehen. Wenn Sie Fragen stellen, lassen Sie wiederum der Gegenseite Zeit zum Antworten: ein Wiederholen der Frage mit anderen Worten führt zu zusätzlicher Verwirrung. 8. We have a problem here. Ein häufig auftretendes, unbeabsichtigtes Problem ist die kulturelle Aufladung von Worten mit unterschiedlicher Bedeutung. Ist im Deutschen das Wort Problem eher neutral, ist im Englischen die Verwendung des Wortes problem an sich schon problematisch, da es sich im Geiste groß aufbläht und nur schwer zu lösen ist. Anstelle von problem werden daher Begriffe wie issue oder challenge verwendet. Ähnliches gilt für Formulierungen wie That is not possible, was oft als We don’t want to do this interpretiert wird. Vermeiden Sie solche Begriffe oder formulieren Sie vorsichtiger: That would be difficult oder We would not be able to do that. 9. That’s where you’re wrong. Immer wieder höre ich von britischen Kollegen, dass sie nicht verstehen können, wie Deutsche im Meeting heftig miteinander streiten – aber anschließend einvernehmlich Mittag essen. Diese Streitkultur mag mit Teilnehmern aus ähnlichen Kulturen funktionieren (z.B. Frankreich), aber nicht mit allen: in vielen Kulturen ist persönliche Kritik tabu, sie wird als Herabsetzung gesehen und der Partner verliert sein Gesicht. Um eine angespannte Stimmung zu deeskalieren, sollte Kritik sachlich bleiben bzw. Ich-Botschaften statt DuBotschaften enthalten: I’m afraid that’s not quite right oder We understood that was the most important issue. Damit wird auch dem Stereotyp der deutschen Rechthaberei entgegen gearbeitet. 10. You’ll only meet once. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting oder umgekehrt. Denken Sie also stets daran, dass Meetings keine one-off Situationen sind und nutzen Sie den Schluss zu weiterem small talk sowie Verabredungen für die Zukunft, auch wenn diese sehr vage sein mögen: It was great meeting you; You must visit us when you’re in Germany oder I’ll send you the report I was talking about. Beenden Sie dies mit persönlichen Wünschen: Have a safe journey home. All the best in your new job. PS: Great meeting you gilt nur für das erste Treffen, als Rückgriff auf die Eingangsformel: Pleased to meet you. Beim Wiedersehen wird dies ersetzt durch: Good to see you again und It was great seeing you again.

Making most of meetings  

How to make meetings work for you

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