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MANUAL DE CORRESPONDENCIA

APRENDICES Jeymy Tatiana Baquero Maira Alejandra Jaramillo Wilmer Andrés Yama Geraldin Hernández Cenaida Jaramillo

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

INSTRUCTORA Andrea Carolina Valbuena Lezcano Tecnóloga en administración documental

SENA CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO Técnico asistencia en organización de archivo 465448 ARMENIA 2013 2


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………..………4 MISIÓN…………………………………………………………………………………...5 VISIÓN……………………………………………………………………………………6 ORGANIGRAMA………………………………………………………………………...7 OBJETIVOS GENERALES…………………………………………………………….8 OBJETIVO ESPECÍFICOS……………………………………………………………..9 RECIBO Y DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES……………………………11 PROCESO DE RADICACIÓN………………………………………………………....14 DISTRIBUCIÓN………………………………………………………………………….14 FORMATO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES RECIBOS Y DESPACHADOS………………………………………………………………………...15 NORMAS ICONTEC PARA LA PRODUCCIÓN DE DATOS……………………..16 TIEMPO DE RESPUESTAS A LAS SOLICITUDES………………………………...17 CONCLUSIONES………………………………………………………………………..18 GLOSARIO……………………………………………………………………………….19 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………….20

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INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como fin conocer el manejo de documentos y la correspondencia, definir los procedimientos para la elaboración, presentación y manejo de la documentación que se genera en la personería municipal de Armenia, permitiendo tener un mejor manejo y acceso a la documentación.

Siguiendo las indicaciones del Archivo General De La Nación y rigiéndonos por las normas para la elaboración de cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares con base en las normas icontec.

Con el fin de contribuir a una mejor organización de la documentación y proyectar una imagen corporativa que permita la consolidación de la entidad pública que presta el servicio a la comunidad y velar por un buen manejo de la correspondencia.

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MISIÓN

Promover el conocimiento de los Derechos y Deberes de las personas, velar por la protección de los primeros e inculcar los segundos, fortalecer la construcción de la cultura ciudadana solidaria y propiciar una política de prevención y vigilancia en la conducta oficial de los servidores públicos del Municipio de Armenia. Propiciar un trabajo interinstitucional Entre todos los organismos que tengan responsabilidades con niños y adolescentes con el fin de integrar proyectos y actividades

Vincular las instituciones educativas en tareas de promoción, prevención y reconocimiento de la ley de infancia y adolescencia Recepcionar las declaraciones juramentadas, asesorar y dar acompañamiento a la población victima de acuerdo a la ley 1448 de 2011

Modernizar los sistemas de atención, información y comunicación que permitan generar confiabilidad en los servicios ciudadanos que se prestan.

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VISION

Para el año 2015 la Personería Municipal de Armenia será el escenario institucional reconocido por promover el respeto a los Derechos Humanos e inculcar el cumplimiento de los deberes, en un ambiente de inclusión y solidaridad, señalando el camino para la construcción de competencias ciudadanas. Establecer nuevos procedimientos de comunicación con la ciudadanía a través de convenios con instituciones de servicio social y comunitario Mejoramiento de la infraestructura física de la dependencia para un adecuado ambiente laboral y atención adecuada al ciudadano Establecer nuevos procedimientos con los organismos de salud que favorezca al usuario y eviten la congestión judicial Facilitar la comunicación entre los usuarios y las entidades responsables de los servicios públicos para generar una cultura del servicio entre las empresas y la comunidad Apoyar la vigilancia de la conservación y protección del medio ambiente.

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ORGANIGRAMA

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OBJETIVOS GENERALES

Encargada de ejercer el control administrativo en el municipio; la Defensa de los Derechos Humanos y representar al Ministerio Público en la vocería de la sociedad para garantizar el cumplimiento de la Ley y la justicia, así mismo las funciones que la Constitución Política le confiera y le delegue la Procuraduría General de la Nación. La historia nos dice que en la Constitución de 1886 se incluye a la Personería Municipal como parte del Ministerio Público. La Ley 81 de 1886 establece que en cada Distrito y Municipio habrá un Personero Municipal, encargado de defender los intereses de la Nación, promover la ejecución de leyes, 8


sentencias judiciales y disposiciones administrativas, y supervigilar la conducta oficial de los empleados públicos. La Ley 136 de 1994, reestructura las funciones de las Personerías, e indica que éstas son entidades encargadas de la guarda y promoción de los Derechos Humanos, protección del interés Público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. Tener un buen manejo y fácil acceso a la documentación

en la personería

municipal de armenia. Adelantar las investigaciones sobre los hechos que a su juicio impliquen situaciones irregulares y formular las acusaciones, quejas o recomendaciones a que hubiere lugar, relacionadas con los derechos fundamentales, la familia y el medio ambiente.

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

Propiciar un trabajo interinstitucional Entre todos los organismos que tengan responsabilidades con niños y adolescentes con el fin de integrar proyectos y actividades

Vincular las instituciones educativas en tareas de promoción, prevención y reconocimiento de la ley de infancia y adolescencia.

Supervigilaras declaraciones juramentadas, asesorar y dar acompañamiento a la población victima de acuerdo a la ley 1448 de 2011.

Modernizar los sistemas de atención, información y comunicación que permitan generar confiabilidad en los servicios ciudadanos que se prestan.

Establecer nuevos procedimientos de comunicación con la ciudadanía a través de convenios con instituciones de servicio social y comunitario.

Mejoramiento de la infraestructura física de la dependencia para un adecuado ambiente laboral y atención adecuada al ciudadano.

Establecer nuevos procedimientos con los organismos de salud que favorezca al usuario y eviten la congestión judicial.

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Facilitar la comunicación entre los usuarios y las entidades responsables de los servicios públicos para generar una cultura del servicio entre las empresas y la comunidad.

Apoyar la vigilancia de la conservación y protección del medio ambiente.

Vigilar los bienes inmuebles del Municipio de las entidades descentralizadas, realizar inventarios y estadísticas de las inspecciones y del estado real de dichos bienes.

Forjar confiabilidad y optimizar el buen concepto que tiene el ciudadano de la Personería Municipal.

Potencializar las destrezas y habilidades del recurso humano.

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RECIBO Y DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES

La Oficina de Comunicaciones y Prensa de la Personería Municipal de Armenia, en su papel de difundir la información y la comunicación interna y externa de la institución tendrá en cuenta las siguientes directrices:

Información: La divulgación masiva y oportuna de los hechos que son noticia en nuestra institución, en términos de independencia, Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho o noticia transparencia a través de los diferentes medios de comunicación internos y externos. Desarrollo de estrategias de interacción que contribuyan al mejoramiento de las relaciones internas y externas de la Agencia del Ministerio Público, para el fortalecimiento continúo de la identidad corporativa y el clima organizacional. Asesoramos al personal ejecutivo y administrativo en los diferentes programas de la institución en aspectos relacionados con las comunicaciones. Coordinamos participaciones públicas del Personero y apoyamos la logística de actividades y eventos de impacto público relacionados con este Ministerio Público. Somos facilitadores para los medios de comunicación de la información que estos requieran, al igual que servimos de mediadores para que estos si así lo desean, puedan acceder a la información, a través del funcionario de la entidad encargado. Coordinamos y apoyamos, según sea el caso el desarrollo de actividades conmemorativas, celebraciones y eventos especiales de talla local, departamental, nacional e internacional, en los cuales registre su participación la Personería Municipal de Armenia.

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Promoción Diseñamos

estrategias para

promocionar las actividades que realiza la

Personería Municipal de Armenia En coordinación con las diferentes áreas de la institución desarrollamos acciones e iniciativas que promuevan los servicios de la entidad. Coordinamos todo lo referente a la promoción publicitaria en Prensa, Radio y Televisión utilizando medios de orden municipal y departamental. Periodismo Somos el enlace oficial con los medios noticiosos locales, departamentales y nacionales. Coordinamos y programamos todas las conferencias de prensa de la Personería Municipal de Armenia y apoyamos a todos los componentes de la institución en este tipo de actividades. Producimos los comunicados, las convocatorias, los artículos, reportajes especiales, columnas y editoriales necesarios para dar a conocer lo que realiza la Personería Municipal y suministrar a la comunidad la información de manera clara y oportuna. Desarrollamos material visual, didáctico y de consulta, como lo son cartillas, revistas y volantes para su divulgación ante la comunidad, manteniéndose de este modo, un contacto periódico con la población en temas de interés y defensa de los Derechos Humanos. Relaciones Públicas Desarrollamos estrategias de interacción y campañas de descentralización de los servicios y asesorías que son prestados por la Personería de Armenia a la

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Comunidad, para lo cual la entidad cuenta con el programa LA PERSONERÍA A SU ALCANCE. Es un programa de carácter institucional, mediante el cual la Personería Municipal de Armenia, periódicamente visita los diferentes sectores de la ciudad, para llevarle a la comunidad los servicios y asesorías que son prestados por esta Agencia del Ministerio Público. La Personería A Su Alcance es además, un espacio propiciado por la Personería de Armenia para que los ciudadanos, en especial los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y ancianos disfruten de actividades lúdicas, culturales y deportivas; gracias al apoyo que recibe la entidad de instituciones como la Corporación de Cultura y Turismo de la ciudad y la Administración Municipal, quienes se han venido vinculando a esta iniciativa. Este programa que busca la integralidad y comodidad en la atención de la comunidad, el fortalecimiento y promoción de los Derechos Humanos, es un espacio al cual podrá acceder la ciudadanía en general, a través de su solicitud en las líneas telefónicas 7455148- 7454931 -7455167 o acercándose a las instalaciones de la Personería Municipal de Armenia, ubicadas en la ciudad en la Calle 8 No. 19-11, diagonal al Coliseo del Sena Galán.

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PROCESO DE RADICACIÓN

Todo documento que entra y sale se radica en la recepción. Donde se maneja la ventanilla única en donde se maneja lo sistematizado no se ha implementado un proceso de radicación como tal en medios electrónicos pero para el año próximo.

DISTRIBUCIÓN

Depende de la dependencia

a la que este dirigida Gestionar la consulta y

préstamo de la documentación depositada en el archivo central. Facilitar rápida y cómodamente la documentación solicitada. Hay un proceso de hay un proceso de Transferencias documentales y este depende de la dependencia a la que va dirigida es decir cada dependencia es la encargada de distribuir su propia documentación o los documentos que ella genere o necesite para sus trámites.

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FORMATO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES RECIBIDOS Y DESPACHADOS

Aquí no se hacen formatos porque pues porque todavía no cuentan con las tic, por esta razón todo lo manejan por escrito y anotan el numero consecutivo y el nombre, la dirección y a quien va dirigido. Por esta razón se comienza a contar desde 1 hasta el último número del mes luego vuelven a comenzar desde 1.

RADICAD O 103

FECHA

REMITENTE

17/03/2013 Mariana Hernández

ENTIDAD O NOMBRE

DIRECCION

radicado ilimitado

cra.25 # 22-86

104 18/01/2013 Humberto Díaz fiscalía 105 22/02/2013, Cecilia Vallejo procuraduría 106 25/03/2013 dina carolina Balbuena registraduria

Cra. 17 # 20-3 Cra. 80 av.33 Cra. 45-22

107 31/04/2013

club campestre

Cra. 45 -55

Aurelio cheveroni

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04/05/2013 Geraldin cabrera

cuostumer servís

av. Centenario

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04/06/2013 Isabel Londoño

banco de la república

cra.18 32b

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09/07/2013 armando nieto

bufete Villegas

cra.14av bolívar

casa del mueble

cra.2o#19-19

casa del deporte

cra.14#20

31/05/2013 Alberto Sánchez 24/02/2013 julia Jaramillo 28_/06/201 115 3 Valeria rivera

banco agrario clínica del café

cra.13av14 Cra. 12av norte

clínica del parque

cra.20av norte

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gobernación

cra.24av bolívar

111 1o/o8/2013 112

catalina roballo

15/04/2013 Heriberto Sandoval

113 114

20/03/2013 Alexandra franco

FIRMA Y SELLO Mariana Hernández Humberto Díaz Cecilia Vallejo dina Balbuena Aurelio cheveroni Geraldin cabrera Isabel Londoño Armando nieto Catalina robayo Heriberto Sandoval Alberto Sánchez Julia Jaramillo Valeria rivera Alexandra franco 16


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NORMAS ICONTEC PARA LA PRODUCCIÓN DE DATOS

Las normas icontec que manejan son: Letra arial 12 Justificado Estilo bloque normal Márgenes: 3 cm en la parte superior, 4 cm en el borde izquierdo, 2 cm en el izquierdo y 3 cm en la parte inferior de la hoja. Espaciado: doble después de cada título e interlinea sencilla en el contenido.

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TIEMPO DE RESPUESTA A LAS SOLICITUDES

Quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando la entidad no pueda resolver o contestar la petición en dicho plazo, deberá informar a la persona interesada, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá o dará respuesta. ¿Y si la petición se hizo en forma verbal? Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma a la persona interesada. En los demás casos será escrita.

_ Quince (15) días para contestar quejas, reclamos y manifestaciones.

_ Diez (10) días para contestar peticiones de información. _ Treinta (30) días para contestar consultas.

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CONCLUSIONES

La Personería Municipal de Armenia entiende los procesos oportunos y responsables son los mecanismos necesarios para el desarrollo de una Gestión de Calidad en el cumplimiento de sus funciones Constitucionales, además de una herramienta útil que satisfaga las necesidades de los ciudadanos, logrando con ellos colocar en primer lugar en la ciudad el respeto a los Derechos Humanos, la Administración Judicial, el Ámbito Penal, las Alternativas de Solución de Conflictos y el Desarrollo Humano. En la personería municipal de armenia estuvimos visitando las instalaciones e hicimos un recorrido con la encargada del área de archivo y pudimos orientarnos sobre la organización que había allí Pudimos ver cuáles son los planes establecidos por dicha institución y los servicios que esta presta a la comunidad en general: Atención humana y personalizada de excelencia y calidad - Humanidad y competencia en el personal interno de la entidad - Agilidad en los procesos sociales - Fe en el ser humano - Atención y validez a los Planes de Mejoramiento Continuo - Cumplimiento al Plan de Acción - Transparencia en nuestras actuaciones, programas y acciones - Participación activa de la comunidad y población civil organizada - Reconocimiento a las Entidades Sociales - Procesos tecnológicos y organizacionales en beneficio del ciudadano. Así fue como establecimos los procedimientos para la elaboración del manual.

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GLOSARIO

Contribuir: Ayudar, colaborar o participar en el logro de un fin. Propiciar: Ayudar a que sea posible la realización de una acción o la existencia de una cosa. Inculcar: hacer que una persona piense y actúe de un modo distinto al habitual por propio convencimiento o por la influencia de razones y motivos dados por otros. Imbuir, infundir. Vincular: Relacionar un efecto con su causa. Congestión: Acumulación excesiva de personas o vehículos en un lugar, por lo que resulta difícil circular. Confiera: Otorgar a una persona o cosa una cualidad no material. Disposiciones: Colocación de una o más cosas según un orden o en una posición adecuada y conveniente. Supervigilar: hacer una revisión exhaustiva. Divulgación: Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho o noticia. Ecuanimidad: Publicación, difusión o propagación entre el público de algo, generalmente un hecho o noticia:

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BibliografĂ­a

comunicaciones@personeriarmenia.gov.co @PersoneriaArmen http://www.personeriarmenia.gov.co/noticia-detalles-titulopersonera_intensifica_atencin_en_armenia-id-194.htm ‌ personeriarmenia@personeriarmenia.gov.co

http://www.xix-cvcs.inia.gob.ve/index.php?option=com_content&view=article&id=5&Itemd=9 http://www.slideshare.net/erikagutial/normasicontecparalapresentaciondetrabajos2012wwwsanvicentedechucuricom-1-12913711

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Manual de correspondencia!  

Manual sobre recibo y despacho de las comunicaciones hecho a la personería municipal de armenia en la cual se realizaron visitas a las inst...

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