Issuu on Google+

หน่ วยที่ 1 การใช้ โปรแกรม Microsoft Excel 2007 ความหมามของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 โปรแกรม Microsoft Excel 2007 เป็ นส่วนหนึง่ ของโปรแกรมหลักของโปรแกรมชุด Microsoft Excel 2007 ซึง่ ประกอบไปด้ วยดปรแกรมหลักๆ คือ Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, Microsoft PowerPoint 2007, Microsoft Access 2007, Microsoft Outlook 2007 โปรแกรม Microsoft Excel 2007 เรี ยกว่าโปรแกรมประเภท “สเปรตชีท” ที่มีความสามารถในการ ทํางานสูงกว่าโปรแกรมอื่นๆ ที่เคยใช้ งาน เป็ นโปรแกรมที่ได้ รับความนิยมมากในปั จจุบนั เนื่องจากเป็ นโปรแกรมที่ สามารถทํางานได้ หลายอย่าง เหมาะสําหรับการใช้ งานทัว่ ไปและเป็ นโปรแกรมที่ทํางานบน Microsoft Windows ได้ อีกด้ วย ไม่วา่ จะเป็ น Windows Version ใดๆ ก็ตาม โปรแกรม Microsoft Excel 2007 จะช่วยในการคํานวณตัวเลขที่ใส่ลงในตาราง ได้ อย่างง่ายๆ ตังแต่ ้ คณิตศาสตร์ พื ้นฐาน ไปจนถึงสูตรที่ใช้ ทางการเงินที่มีความสับซ้ อน และนอกจากนี ้ยังมีความสามารถในการจัด กลุม่ ของข้ อมูล วิเคราะห์ข้อมูล การสร้ างรายงาน การสร้ าง Chart และการสร้ างกราฟได้ อีกด้ วย

ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 มีดงั นี ้ • จัดเก็บข้ อมูลในรูปของแบบต่างๆ ได้ อย่างรวดเร็ว โปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถจัดเก็บข้ อมูลในรูปแบบของตาราง ให้ มีระบบ และพร้ อมที่จะ นําเสนอในรูปแบบต่างๆ ได้ อย่างสะดวก รวดเร็ว • บริหารจัดการข้ อมูลได้ อย่างมีระบบ สามารถจัดเรี ยงข้ อมูล และคัดเลือกข้ อมูลได้ อย่างแม่นยําด้ วย Data Filter ทําให้ เราเห็นเฉพาะข้ อมูลที่ เราต้ องการ ช้ วยในการเปรี ยบทียบและตัดสินใจเกียวกับงานต่างๆ ได้ ง่ายและแม่นยํา • การใช้ ฟังชัน่ และสูตรในการคํานวณ เราสามารถใช้ สตู รและฟั งชันในการคํานวณ เหมาะสําสําหรับงานในด้ านการสรุปยอดขายหรื อรายรับ/ รายจ่าย ตารางข้ อมูลที่เป็ นตัวเลขต่างๆ และสามารถนํางานที่อยูแ่ ต่ละชัทมาคํานวณร่วมกันได้


ส่ วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 2

3

1

4 6

5

7

8

9

11

10

หมายเลข 1 2 3

ชื่อ ปุ่ มออฟฟิ ศ แถบเครื่ องมือด่วน แถบหัวเรื่ อง

หน้ าที่ รวบรวมคําสัง่ ที่ใช้ งานกับไฟล์ทงหมด ั้ แสดงปุ่ มคําสัง่ ที่ใช้ งานบ่อย สามารถดพิ่มหรื อนําเข้ ามาได้ แสดงชื่อไฟล์ที่กําลังทํางานอยู่


หมายเลข

ชื่อ

4

ริ บบอน

5 6 7 8 9 10 11

แถบสูตร กล่องชื่อ กรอบเซลล์ แถบเลื่อนแนวตัง่ แท็บแผ่นงาน แถบสถานะ แถบเลื่อนแนวนอน

หน้ าที่ หน้ าต่างที่รวบรวมคําสัง่ ที่ตดิ ต่อกับผู้ใช้ ภายในจะมีเมนูยอ่ ยลง ไปอีก และจะแบ่งเครื่ องมือเป็ นแท็บต่างๆ และมีปมคํ ุ่ าสัง่ ภายใต้ ให้ เราคลิกเลือกใช้ งานได้ ทนั ที ใช้ แสดง หรื อแก้ ไขสูตร แสดงชื่อเซลล์หรื อกลุม่ เซลล์ที่เราเลือกอยู่ แสดงตําแหน่งหรื อกลุม่ เซลล์ ใช้ เลื่อนจอภาพขึ ้น/ลง แสดงชื่อแผ่นงานต่างๆ แสดงข้ อความการทํางาน ใช้ เลื่อนจอภาพซ้ าย/ขวา

การเข้ าสู่โปรแกรม Microsoft Excel 2007

1. คลิกที่ปมุ่

2. เลือก All Program

2 1


3. เลือก Microsoft Office 3

4

4. คลิกเลือกโปรแกรม Microsoft Excel 2007

5. จะปรากฎหน้ าต่างโปรแกรม


การจัดเก็บข้ อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel 2007 เมื่อเราใช้ งานโปรแกรมจะต้ องมีข้อมูลที่ต้องถูกจัดเก็บไว้ ข้ อมูลที่ถกู บันทึกหรื อจัดเก็บไว้ ใน Excel 2007 เราจะเรี ยกว่าสมุดงานโดยแต่ละสมุดงานจะประกอบด้ วยตารางข้ อมูลหลายๆ หน้ าโดยเราเรี ยกตารางแต่ละหน้ า ว่า แผ่นงาน การมีหลายแผ่นงานอยูใ่ นสมุดเดียวกัน เราสามารถจัดเก็บข้ อมูลให้ เป็ นระเบียบ โดยแยกแผ่นงานไว้ คน ละแผ่น โดยเมื่อบันทึกข้ อมูลในแผ่นงานเหล่านี ้จะถูกบันทึกไว้ ในไฟล์ชื่อเดียวกัน

การทํางานกับตาราง แผ่นงาน จะถูกแบ่งออกเป็ นช่องๆ ตามแนวแถว และแนวคอลัมน์ ช่องเหล่านี ้เรี ยกว่า เซลล์สามารถเก็บ ข้ อมูลได้ การเลือกเซลล์ เมื่อเราต้ องการป้อนข้ อมูลลงในตาราง

เราจะต้ องทําการเลื่อนกรอบไปยังตําแหน่งที่เซลล์นนเสี ั ้ ยก่อน

โดยมีหลายวิธีดงั นี ้ 1. การเลือกโดยใช้ เมาส์ วิธีนี ้ทําได้ ง่ายๆ โดยการใช้ เมาส์คลิกเลือกที่ช่องเซลล์นนั ้ 2. การเลือกโดยใช้ คีย์บอดร์ ด เราสามารถเลือกเซลล์ที่ต้องการได้ โดยใช้ ปมบนครี ุ่ ย์บอร์ ด ได้ ดงั นี ้ ปุ่ ม  Home Ctrl + Home Ctrl + End PgUp PgDn Ctrl + pgUp Ctrl + PgDn

หน้ า เลื่อนไปด้ านบน ล่าง ซ้ าย หรื อขวา เลื่อนไปคอลัมน์ A ในแถวนันๆ ้ เลื่อนไปคอลัมน์ A แถวที่ 1 เลื่อนไปที่แถวและคอลัมน์สดุ ท้ ายที่มีข้อมูล เลื่อนขึ ้น 1 จอภาพ เลื่อนลง 1 จอภาพ เปลี่ยนแผ่นงานที่ใช้ งานไปเป้ฯแผ่นงานอยูถ่ ดั ไปทางซ้ าย เปลี่ยนแผ่นงานที่ใช้ งานไปเป้ฯแผ่นงานอยูถ่ ดั ไปทางขวา


3. การเลือกโดยใช้ คาํ สั่ง ไปที่ วิธีนี ้เหมาะสําหรับการเลือกเซลล์ที่อยูไ่ กลมาก เพราะจะช่วยให้ เราไม่ต้องเสียเวลาในการเลื่อน หน้ าจอเพื่อหาเซลล์นนั ้

1 2

1. คลิกที่ปมุ่ ค้ นหาและเลือก 2. เลือกคําสัง่ ไปที่

3. พิมพ์ตาํ แหน่งที่ต้องการค้ นหา 4. คลิกตกลง

3

4


การป้อนข้ อมูลลงในตาราง เราสามารถป้อนข้ อมูลลงในตารางได้ โดยทําตามขันตอนดั ้ งนี ้ 1. คลิกเลือกช่อง ตารางที่เรา ต้ องการป้อนข้ อมูล

1

2. พิมพ์ข้อความ ตามที่เราต้ องการ และกดปุ่ ม Enter เพื่อเลื่อนไปยังช่อง ตารางอื่นที่เรา ต้ องการ 2


การแก้ ไขข้ อมูลในตาราง หากเราต้ องการแก้ ไขข้ อมูลที่เราพิมพ์ลงในตารางก็สามารถทําได้ ง่าย ดังนี ้ 1. ดับเบิ ้ลคลิก หรื อ กดปุ่ ม F2 ในช่อง ตารางที่ต้องการ แก้ ไข 1

2. พิมพ์ข้อความที่เรา ต้ องการแก้ ไขลงไป 2

การใช้ Auto Complete ป้อนข้ อมูลที่เหมือนกัน Microsoft Excel มีคณ ุ สมบัติ Auto Complete ที่จะช่วยในการป้อนข้ อมูล โดยเมื่อเราพิมพ์ ข้ อความลงไปแล้ วจะมีการเทียบจากข้ อมูลที่เราเคยพิมพ์มาก่อนแล้ ว ซึง่ ยจะช่วยให้ เราสามารถป้อนข้ อมูลที่ซํ ้าๆ กันได้ อย่างรวดเร็ว


ส่ วนที่โปรแกรม เติมให้อตั โนมัติ

กดปุ่ ม Enter หาก ต้องการคําที่แสดง


จากตัวอย่าง เราพิมพ์ชื่อนักศึกษาคนที่ 3 และต้ องการพิมพ์คาํ ว่า “การบัญชี” ซึง่ เคยพิมพ์มาก่อนแล้ ว เมื่อเราพิมพ์คาํ ว่า การ

โปรแกรมจะทําการตรวจสอบข้ อความที่เราพิมพ์ไปเปรี ยบเทียบกับข้ อมูลที่

เราเคยพิมพ์มาก่อนหน้ านี ้ เมื่อพบว่ามีคําที่เราพิมพ์นนมี ั ้ แนวโน้ มกับคําที่เราพิมพ์คําว่า “การบัญชี” ก็จะเพิ่ม ตัวอักษรที่ยงั ขาดอยูใ่ ห้ โดยอัตโนมัตเิ ป็ นคําว่า การ

การบันทึกข้ อมูล เมื่อเราพิมพ์ข้อมูลที่เราต้ องการเสร็ จเรี ยบร้ อยแล้ ว ขันตอนต่ ้ อไปเราก็จะต้ องทําการบันทึกข้ อมูลโดยเรา สามารถตังชื ้ ่อไฟล์ได้ ยาวถึง 256 ตัวอักษร และสามารถใช้ ตวั อักษรหรื อสัญลักษณ์ ต่างๆ ได้ ยกเว้ นสัญลักษณ์ เหล่านี ้ \ / * < > และ! 1

2

1. คลิกที่ปมออฟฟิ ุ่ ศ 2. เลือกคําสัง่ บันทึก

3

3. เลือกตําแหน่งที่ต้องการ เก็บข้ อมูล 4. ตังชื ้ ่อไฟล์ 5. คลิกที่ปมบั ุ่ นทึก 4

5


การออกจากโปรแกรม เมื่อเราได้ ทําการบันทึกข้ อมูลเรี บยร้ อยแล้ ว หากไม่ต้องการทํางานในโปรแกรมต่อไปก็ควรออกจาก โปรแกรมนันเสี ้ ย โดยมีขนตอนดั ั้ งนี ้ 1

1. คลิกปุ่ มออฟฟิ ศ 2

2. เลือกคําสัง่ ออกจาก Excel

3. จะปรากฎหน้ าต่างโต้ ตอบให้ เราทํา การบันทึกในกรณีที่มีการแก้ ไขข้ อมูล โดยมีใหเลือกดังนี่

Yes

เมื่อต้ องการบันทึกข้ อมูล

No

เมื่อไม่ต้องการบันทึกข้ อมูล

Cancel

ต้ องการยกเลิกคําสัง่ เพื่อปิ ดงานหรื อออกจากโปรแกรม


หน่วยที่ 1