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Manual de Usuario Versión 1.2 Sistema de Correspondencia Índice de Contenidos

 1. Introducción.

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 2. Ingreso al Sistema.  2.1.  Usuario del Sistema.  2.2. Usuario Externo.

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 3. Estructura y Funcionalidad del sistema.

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 4. Opciones Generales del Sistema.

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 5. Tipos de Perfiles del Sistema  a) Perfil Usuario Administrador.  b) Perfil Usuario Normal.  c) Perfil Usuario del Archivo.

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 6. Módulos y Funcionalidades  generales para todos los perfiles.

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 6.1. Registro de documentos  a) Registrar documento  b) Imprimir Comprobantes  c) Asociar Imagen.

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 6.2. Ingreso de los documentos de tipo salida.

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 6.3.Sistema de Carpetas.  a) Estructura de las pantallas con el contenido de las carpetas.  b) Tipos de Carpetas • En Elaboración. • Recibidos. • Eliminados. • No Enviados. • Enviados. • Archivados. • Pendientes. • Informados. • Ingreso a la información detallada de los documentos.

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 6.4.Acciones.  a) La acción editar.  b) La acción responder.  c) La acción reasignar.  d) La acción informar.  e) La acción firmar/enviar.  f) La acción archivar.  g) La acción eliminar.  h) La acción restaurar.

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 6.5.Consulta y Búsqueda de documentos.  a) Parámetros para consultar y buscar documentos.  b) Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento.   6.6. Reportes.

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Manual de Usuario Versión 1.2

Sistema de Correspondencia  1. Introducción. El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de correspondencia, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos. El sistema de correspondencia está basado en el sistema de gestión documental ORFEO inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia, bajo licencia GPL(General Public License).

 2. Ingreso al Sistema. Para usar la herramienta, iniciamos abriendo el Explorador de internet. Una vez que nos encontramos ahí, digitamos la siguiente dirección: http://www.gestiondocumental.gov.ec Aparecerá la página de ingreso al sistema de gestión documental. En donde, podemos ingresar como usuarios del sistema o usuarios externos.

 2.1. Usuario del Sistema.

Los “usuarios del sistema” son los usuarios creados por el administrador de las instituciones que tienen implementado el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental debemos: – Ingresar el login y contraseña del usuario, que en este caso están definidos como la primera letra de nuestro nombre y el primer apellido completo. Por ejemplo para Johanna Ortiz su login y contraseña será “jortiz”. La nueva contraseña la define el usuario la primera vez que ingrese a la aplicación. – Seleccionar el botón “Ingresar.”

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2.2. Usuario Externo. Los “usuarios externos” son los ciudadanos creados en el sistema al momento de registrar un documento. Los usuarios externos por medio de esta opción podrán consultar el estado de sus trámites en cualquier institución que utilice el sistema de gestión documental. Para ingresar al sistema de gestión documental debemos: – Seleccionar el botón “Usuario Externo”. – Ingresar el login y contraseña, que están definidos por la cédula del ciudadano. Por ejemplo para el ciudadano Verónica Flores su login y contraseña será “1714298187”. En el caso en que no se ingresó la cédula el momento de registrar al ciudadano, el sistema generará un número automáticamente para que el ciudadano pueda ingresar a revisar sus trámites. La nueva contraseña la define el usuario externo la primera vez que ingrese a la aplicación. – Seleccionar el botón “Ingresar”.

Nota.- Este aplicativo solo funciona en el explorador de internet Mozilla Firefox.

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3. Estructura y Funcionalidad del sistema. Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema se encuentra dividida en 3 secciones principales que son: • • •

Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla). Funcionalidades del sistema como: estructura de carpetas, ingreso y registro de documentos, administración, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla). Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opción seleccionada (parte derecha y central de la pantalla).

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4. Opciones generales del sistema.

a) Ayuda Esta opción permite ingresar al documento “Manual de Usuario del Sistema de Correspondencia”. b) Contraseña Es opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave. Para cambiar la contraseña debemos: – Seleccionar la opción “Contraseña”, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. – Ingresar la contraseña actual. – Ingresar la nueva contraseña. – Seleccionar el botón “Aceptar”.

c) Soporte a Problemas. Esta opción permite al usuario comunicarse por medio del correo electrónico y obtener ayuda sobre problemas e incidentes que se hayan presentado en el sistema. Por favor ingresar los siguientes datos: – Nombre de la Institución. – Nombre Completo. – Cargo. – Email. – Una descripción concisa y precisa sobre el problema (Si es posible enviar como adjunto pantallas que muestren el error).

johana.ortiz@presidencia.gov.ec d) Cerrar Sesión. Esta opción nos permite cerrar la sesión el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo.

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5. Tipos de Perfiles del Sistema. El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario: a) Perfil Usuario Administrador.Es aquel que tiene acceso a todos los módulos y submódulos del sistema. Su misión fundamental es: la administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración de documentos, etc. La contraseña de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema. b) Perfil Usuario Normal.Este tipo de usuario ingresan al sistema con el nombre del usuario y contraseña. Se pueden realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos, búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador. c) Perfil Usuario del Archivo.Este tipo de usuario se encarga de recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Sólo pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les serán concedidos o negados por el usuario administrador.

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6.Módulos y Funcionalidades generales para todos los perfiles. 6.1.Registro de documentos.

Dentro del módulo de registrar documentos podemos: a) Registrar documento. En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la institución.

Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los documentos registrados aparecen en la bandeja de “En Elaboración” donde podemos seguir editándolos (cargar documentos digitalizado y anexos).

Estos documentos son registrados en el sistema, en donde ingresamos: – – – – –

Fecha de registro Número de referencia. Asunto Resumen Descripción de los anexos

En la opción BUSCAR PERSONA ingresamos el o los destinatarios, remitente y copia(esta opción nos permite enviar una copia del documento). Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones: – Buscar usuarios por nombre de la institución. – Buscar usuarios por nombre o puesto.

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El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o usuarios externos a la institución, en donde su sistema de gestión de correspondencia se encuentre interconectado. Adicionalmente, se lo puede enviar a listas de usuarios que pueden constar de solo usuarios internos, solo usuarios externos o mixtas (usuarios internos y externos). En la opción CREAR CIUDADANO podemos crear, editar y consultar ciudadanos. Para crear un ciudadano debemos: • Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cédula del ciudadano chequeamos “No tiene No. de cédula” y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al ciudadano. • Seleccionar el botón “Aceptar”.

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Para editar un ciudadano debemos: • Escoger el ciudadano. • Seleccionar el botón “Editar Usuario”.

• •

Modificar los datos del ciudadano. Seleccionar el botón “Aceptar”.

Para consultar un ciudadano debemos: • Escoger el ciudadano. • Seleccionar el botón “Consultar Usuario”.

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Podemos adjuntar ANEXOS al documento que se está ingresado.

Botones de control.

En la parte inferior encontramos los botones de control: vista previa, grabar, aceptar y cancelar. Cada uno nos permite interactuar con el sistema de una manera diferente: –

vista previa: nos permite visualizar el documento una vez que ha sido correctamente  grabado.

– –

grabar: nos permite grabar la información que contiene el documento. aceptar: nos permite continuar con el siguiente paso del proceso de ingreso del documento. cancelar: nos permite salir o cancelar la operación realizada.

Una vez que el documento ha sido correctamente ingresado, se despliega una pantalla con las siguientes opciones:

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Detalles Generales de los Documentos.

Información General.ingresado recientemente.

encontramos

la

información

detallada

del

documento

Dentro de las opciones generales de los documentos podemos: – Ver el documento que ha sido creado. – Verificar quien fue la persona que firmó y envió el documento.

Ingresar el nivel de seguridad que tendrá el documento. Si el documento es privado solo el dueño de este tendrá acceso a él.

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Anexos.- todos los archivos que han sido adjuntados con el documento.

Recorrido.- es el flujo histórico del documento que estamos tramitando.

Carpetas.- esta opción nos permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes.

Para incluir un documento en un expediente se debe: – Seleccionar el expediente donde vamos a incluir el documento. – Seleccionar el link “Seleccionar”. – Seleccionar el botón “Aceptar”.

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b) Imprimir comprobantes •

Imprimir código de barras.

Este módulo nos permite imprimir el número del documento con su código de barras en la parte superior derecha del mismo.

Para imprimir el código de barras del documento debemos: – Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. – Seleccionar el botón “Buscar”.

– –

En el listado que se despliega en la parte inferior, damos click en la caja de chequeo que se encuentra al final de los registros. Seleccionar el botón “Imprimir Código de Barras”.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el código de barras del documento.

Imprimir comprobante.

Este módulo nos permite imprimir un comprobante de la recepción del documento. Este comprobante tiene la siguiente información: número de documento, fecha, recibido por, nombre del usuario para que el ciudadano pueda ingresar al sistema.

Para imprimir el comprobante del documento debemos: – Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. – Seleccionar el botón “Buscar”.

– –

En el listado que se despliega en la parte inferior, damos click en la caja de chequeo que se encuentra al final de los registros. Seleccionar el botón “Imprimir Comprobante”.

Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante.

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c) Cargar documentos digitalizados. En la sección de “Registrar Docs” seleccionamos la opción “Cargar Doc. Digitalizado”.

Para cargar y asociar el documento digitalizado debemos: – Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del número. – Seleccionar el botón “Buscar”.

– –

– – –

Ubicar el documento y seleccionarlo dando click en la caja de chequeo que se encuentra al final del registro. Seleccionar el botón “Asociar Imagen del Documento”.

Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento. Ingresar un comentario. Seleccionar el botón “Realizar”.

Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la información referente al documento y la persona que realizó la acción. Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en un solo archivo.

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6.2. Ingreso de los documentos. En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de crear o ingresar nuevos documentos al sistema, los mismos que deben ser tramitados y enviados al personal de la institución.

Generalmente se trata de memos, memos circulares u oficios que son enviados por los usuarios internos a usuarios de la misma institución o ajena a esta.

Estos documentos son registrados en el sistema, en donde ingresamos: – – – – – –

Fecha del documento Número de referencia Tipo de documento Asunto Cuerpo del Documento Descripción de los Anexos

La opción BUSCAR USUARIOS es ingresada de igual manera que en el módulo de registro de documentos. Podemos adjuntar anexos al documento que se está ingresando.

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6.3.Sistema de Carpetas. La carpetas con las que cuenta el sistema de correspondencia son las siguientes: en elaboración, recibidos, eliminados, no enviados, enviados, archivados, pendientes e informados.

a) Estructura de las pantallas con el contenido de las carpetas. En todas las pantallas tenemos la siguiente estructura:

Pantalla perteneciente al módulo de carpetas con documentos en estado de elaboración.

- En la parte superior de la pantalla, tenemos una descripción del tipo de documentos que se despliegan en la carpeta actual. Inmediatamente, encontramos un pequeño submódulo de búsquedas, en el que se debe ingresar el número del documento para encontrarlo. Para concluir el proceso pulse el botón “Buscar”. En la parte inferior se desplegarán todos los documentos que cumplan con la condición ingresada.

- En la parte central izquierda de la pantalla, encontramos el submódulo de pendientes. Este submódulo nos permite agendar los documentos. Esta funcionalidad permite al usuario organizar cronológicamente la tramitación de uno o varios documentos, que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato.

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Para agendar un documento, se debe: • • •

Ubicar la carpeta donde se encuentra el documento y seleccionarlo en la caja de chequeo al final del registro. Seleccionar la fecha en la que se quiere agendar dicho documento (La fecha agendada debe ser mayor a la fecha actual). Seleccionar el botón “>>”.

El sistema despliega una pantalla que permite ingresar un comentario. Una vez ingresado el comentario, se presiona el botón "Realizar". En este momento el documento aparecerá en la carpeta "Pendientes".

Para quitar un documento del estado de pendientes o agendados, se debe: • Ingresar a la bandeja de documentos pendientes. • Seleccionar el documento en la caja de chequeo al final del registro. • Seleccionar el botón "Sacar de la Pendientes".

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Finalmente, ingresamos un comentario y presionamos el botón “Realizar”.

- En la parte central derecha de la pantalla, encontramos las acciones que el usuario puede realizar con determinados documentos. Entre ellas tenemos: responder, informar, firmar, enviar, corregir, eliminar, entre otras.

- En la parte inferior de la pantalla, encontramos el detalle de los documentos con: •

número de documento

fecha del documento

número de referencia

asunto

enviado por

estado

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b) Tipos de carpetas.Todos los documentos pueden ser listados por “leídos” y “no leídos”. Los que aparecen con color azul son los “leídos”, mientras que los de color verde son los “no leídos”. El sistema cuenta actualmente con los siguientes tipos de carpetas: • En elaboración: aquí se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que sean revisados y corregidos.

En este módulo encontramos las acciones “Eliminar”, “Reasignar”, “Informar” y “Firmar/Enviar”. •

Recibidos: aquí se encuentran los documentos por tramitar.

En este módulo encontramos las acciones “Reasignar”,“Informar” y “Archivar”. •

Eliminados.- aquí se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han sido eliminados .

En este módulo encontramos la acción “Restaurar”.

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No Enviados.- aquí se listan los documentos que no fueron firmados antes de ser enviados, o que tuvieron errores al momento de ser enviados.

En este módulo encontramos las acciones “Enviar manualmente” y “Enviar Digitalmente”.

Enviados.aquí se listan los documentos que fueron correctamente enviados por el sistema a sus destinatarios.

En este módulo encontramos la acción “Informar” y “Archivar”.

Archivados.- aquí se encuentran los documentos que fueron previamente archivados.

En este módulo encontramos la acción “Informar”.

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Pendientes.- aquí se encuentran los documentos que han sido agendados.

Informados.- aquí se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s) del mismo.

En este módulo podemos borrar el documento informado, o informar a otro usuario sobre el documento. Para borrar un documento debemos: – Seleccionar el documento en la caja de chequeo al final del registro. – Escoger “Borrar documento informado” de la lista. – Seleccionar el botón “Realizar”.

Se despliega una pantalla en la que es necesario: – Ingresar un comentario sobre la acción a realizar (variará en función de la necesidad del usuario). – Seleccionar el botón “Realizar”. Para enviar una copia o informar del documento debemos: – Seleccionar el documento en la caja de chequeo al final del registro. – Escoger “Informar (enviar copia de documentos)” de la lista.

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– –

Escoger el área donde se encuentran los usuarios a los que se informará. Seleccionar el botón “Realizar”.

Se despliega una pantalla en la que es necesario: – Seleccionar el funcionario a cual vamos a informar. – Ingresar el comentario. – Seleccionar el botón “Aceptar”.

Ingreso a la información detallada de los documentos.

Para ingresar a la información detallada de los documentos de todas las carpetas debemos: – Seleccionar el documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha Documento”.

Pantalla perteneciente al módulo de carpetas con documentos en estado de en elaboración.

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Inmediatamente, se despliega una pantalla donde podemos encontrar las opciones: información general, anexos, recorrido y carpetas.

Pantalla perteneciente al módulo de carpetas con documentos en estado de internos.

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6.4.Acciones.Entre las acciones del usuario tenemos: EDITAR, RESPONDER, REASIGNAR, INFORMAR, ARCHIVAR, FIRMAR Y ENVIAR, ELIMINAR, RESTAURAR. a) La acción editar.nos permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en estado de edición. Para editar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha Documento”. • Se despliega una pantalla donde seleccionamos la acción “Editar”.

Se despliega una pantalla donde ingresamos el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, podemos adjuntar archivos. Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.

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usuario.

b) La acción responder.nos permite enviar un documento de respuesta a los documentos que recibió el

Para responder a un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos”, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha Documento”. • Se despliega una pantalla donde seleccionamos la acción “Responder”.

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Se despliega una pantalla donde ingresamos el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, podemos adjuntar archivos. Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.

c) La acción reasignar.nos permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido. Para reasignar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “Recibidos”, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar un documento dando click sobre el link que se encuentra en la columna “Fecha Documento”. • Se despliega una pantalla donde seleccionamos la acción “Reasignar”.

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• • • •

Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento. Escoger al usuario que debe realizar el trámite. Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Aceptar”.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

d) La acción informar.nos permite enviar una copia del documento. Los documentos informados son enviados inmediatamente a la carpeta de “informados”. Para informar sobre un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, “Recibidos”, “Enviados”, o “Archivados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Informar”.

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• • •

Escoger al usuario al que se le quiere informar. Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Aceptar”.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

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e) La acción firmar/enviar.nos permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición o no enviado. Los documentos firmados y enviados correctamente son enviados a la carpeta de “enviados”. En caso contrario son enviados a la carpeta de “no enviados” Para firmar y enviar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “No Enviados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Firmar y Enviar”, “Envío Manual” o “Envío Electrónico”.

Pantalla perteneciente al módulo de carpetas con documentos en estado de elaboración.

Pantalla perteneciente al módulo de carpetas con documentos en estado de no enviados.

Firmar digitalmente el documento que será enviado (envío electrónico). • Ingresar la ubicación del token(dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado para facilitar el proceso de autenticación). • Ingresar la clave para firmar digitalmente. • Ingresar un comentario. • Seleccionar el botón “Aceptar”.

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Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

Nota.- para firmar digitalmente un documento el usuario debe solicitar al administrador del sistema el certificado y la activación del permiso de firmar digitalmente. El dueño de la firma digital debe ser el mismo usuario logeado que desea firmar y enviar el documento, caso contrario el sistema le arrojara el siguiente mensaje:

Enviar documento sin firma digital(envío manual): • Quitar la opción de firmar digitalmente el documento. • Ingresar un comentario. • Seleccionar el botón “Aceptar”.

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Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado y un mensaje de que el documento no fue firmado digitalmente en rojo.

Cuando un documento fue enviado manualmente aparecerá en el módulo de imprimir documentos.

Para enviar un documento desde el módulo de imprimir documentos, debemos: • Ingresar al módulo de “Imprimir Documentos” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Enviar”.

• •

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Aceptar”.

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Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

f) La acción archivar.nos permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trámite o enviado. Los documentos archivados son enviados inmediatamente a la carpeta de “archivados”. Para archivar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos” o “Enviados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Archivar”.

• •

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Aceptar”.

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Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

g) La acción eliminar.nos permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los documentos eliminados son enviados inmediatamente a la carpeta de “eliminados”. Para eliminar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Eliminar”.

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• •

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Aceptar”.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

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h) La acción restaurar.nos permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de “en elaboración”. Para restaurar un documento debemos: • Ingresar a la bandeja de documentos “Eliminados”, en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja. • Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se encuentra al final del registro e inmediatamente dar un click en la acción “Restaurar”.

• •

Se nos presentará una pantalla donde ingresamos un comentario. Seleccionar el botón “Realizar”.

Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.

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6.5.Consulta y Búsqueda de Documentos. Este módulo permite consultar por medio de parámetros como número o clase de documento, uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de búsqueda.

a) Parámetros para consultar o buscar documentos. Para consultar un documento, ingresamos cualquiera de los siguientes parámetros:

• •

• •

número de documento: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él. número de referencia: permite realizar la búsqueda por medio del código de referencia con el que llegó el documento, este código es generado por el remitente. buscar en texto: podemos ingresar alguna(s) palabra(s) que hemos ingresado en el resumen del documento y el sistema nos va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra. tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo: oficio, meno, circular, etc. rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el último mes, si desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango para una búsqueda. área actual: buscar documentos en una área solicitada.

b) Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento. Para realizar una consulta o búsqueda de un documento se debe: • • •

Seleccionar el vínculo "Búsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la sección de carpetas y opciones personalizadas. Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de documentos. Seleccionar el botón “Buscar”.

En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que coincidieron con los parámetros de búsqueda ingresados.

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Una vez que se encontró un documento, se puede acceder a el para revisar su información general: •

Al dar click sobre el “Número Documento”, se puede obtener la imagen digitalizada para un documento de entrada o el archivo anexo si este ha sido ya registrado.

Al dar click sobre la “Fecha Documento”, se visualiza la información general del documento.

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6.6. Reportes. Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como:

– –

Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de documentos tenemos: tramitados, en edición, eliminados, archivados, vencidos, etc. Estadísticas de digitalización de documentos.

Para generar un reporte debemos: – Escoger el tipo de consulta o estadística. – Escoger el área. – Escoger el usuario. – Ingresar la fecha desde y hasta. Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del trámite, número de documentos registrados y digitalizados(dependiendo del tipo de reporte que se desea generar).

Para generar un reporte detallado debemos: – Seleccionar el link que se encuentra en la última columna del listado anterior.

Inmediatamente se desplegará en otra pantalla un reporte detallado.

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Adicionalmente en este módulo tenemos la opción de “Imprimir”, que nos permite generar un reporte en un archivo .pdf e imprimirlo.

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Manual Usuario