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INMOVE S.A.S. NIT.: 900476542 -8

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

BOGOTÁ - COLOMBIA 2017

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INTRODUCCIÓN INMOVE S.A.S en cumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y del Decreto 1377 de 2013, está comprometida con la seguridad de los datos personales de nuestros asociados, clientes, afiliados y empleados. Para INMOVE S.A.S, los datos personales que poseemos en cada una de las áreas de negocio, son necesarios para atender las operaciones del objeto social de la empresa. Estos mismos son recolectados y registrados en los sistemas de información de la empresa, para su tratamiento y almacenamiento en condiciones seguras. A través del presente manual INMOVE S.A.S define las políticas, establece los procedimientos y mecanismos, para que los Titulares de la información puedan ejercer sus validaciones, modificaciones, correcciones, supresión o eliminación y consulta de los datos personales recolectados, con el propósito de dar el respectivo tratamiento en las operaciones comerciales de INMOVE S.A.S con sus asociados, clientes, afiliados y empleados.

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CAPÍTULO I. GENERALIDADES 1.1 APLICACIÓN El presente manual se aplicará al tratamiento de datos personales recolectados por INMOVE S.A.S (en adelante INMOVE) de acuerdo con las actividades comerciales y económicas dentro y fuera del país. Para la protección de datos se aplicarán las normas que regulan el manejo de los datos personales en Colombia, además contará con mecanimos de seguridad en la información, a través de los mecanismos de sistemas informáticos junto con controles administrativos del manejo de los datos entre otros. Todo proceso que involucre el tratamiento de datos personales, será sometido a lo dispuesto en las normas de protección de datos personales y en los mecaninos internos de INMOVE.

1.2 DEFINICIONES Para una mejor comprensión y entendimiento del presente manual a continuación se definirá la siguiente terminología:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la Pág. 2

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recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Aviso de privacidad: Es un documento generado por la persona física (profesionista, médico,

consultor, etc.) o moral (empresa o negocio de carácter privado) responsable de la recopilación y tratamiento adecuado de datos personales y debe ser puesto a disposición del titular de los datos (Ej. Pedro Ramírez).

i) El Aviso de Privacidad puede ser: -

j)

Físico (Ej. Escrito en papel) Electrónico (Ej. colocado en la Página o sitio web) Sonoro (Ej. Grabación telefónica)

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

k) Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. l)

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

m) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. n) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. o) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. p) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. q) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

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r) Datos semiprivados: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. s) Oficial de protección de datos: Es la persona designada por INMOVE que tiene como función la vigilancia, control y aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

1.3 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para la protección de datos personales INMOVE, se acoge a los siguientes principios rectores de interpretación y aplicación del tratamiento de los datos personales que recolectará o ha recolectado: a) Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos

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personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 2.

CAPÍTULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

2.1. TRATAMIENTO 2.1.1 Los datos personales Privados y Semiprivados El tratamiento de los datos personales que implementará INMOVE para desarollar su actividad comercial y económica son catalogados con los datos privados y semiprivados, que para su adición INMOVE deberá optener previmente autorización del titular de la información o solicitar la autorización de los titulares en el caso que que los datos hayan sido recolectados antes de la vigencia del presente manual o de la expedición de la normas que regula el tratamiento de datos personales. Así, se informará en el momento de la recolección de los datos que serán tratados como datos personales privados y semiprivados, se utilizarán y tratarán cuando: 2.1.1.1 El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. 2.1.1.2 El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 2.1.1.3 Los datos suministrados por los titulares tendrán como finalidad atender las operaciones comerciales, contables, tributarias y jurídicas de la Empresa. 2.1.2 Los datos personales sensibles.

Se restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente necesario y solicitará consentimiento previo y expreso de los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. Se utilizará y tratará los datos catalogados como sensibles, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el cual se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. INMOVE, hará uso de los datos sensibles en el momento que lo requiera y con plena autorización del

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titular de la información y cuando solicite la autorización del titular para el tratamiento de estos, para el cumplimiento de las actividades comerciales y económicas entre el titular de la información e INMOVE. 2.1.3 Tratamiento de datos personales de menores INMOVE en lo posible no tratará datos personales de menores de edad, sin embargo, de ser necesario dicho trato estarán bajo el cumplimiento de la Ley y los datos solicitados por la Empresa estarán autorizados de manera expresa por sus padres, representante o tutor legal. Los datos personales de menores recolectados estarán a cargo del área de Comunicaciones y serán los responsables de su recolección, tratamiento y de asegurar el respeto a los derechos de los niños. Así mismo, está en la obligación, a través del encargado de recolectar los datos, de preservar el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes y mantener reserva absoluta de la información suministrada por los padres, tutores y/o representantes legales. 2.1.4 Tratamiento en las Empresas Afiliadas. Los Datos recolectados para el tratamiento de las operaciones comerciales, económicas, laborales, podrán ser transferidos a cualquiera de las empresas afiliadas y/o vinculadas a INMOVE con el fin de llevar a cabo las finalidades referidas en el presente manual, y por lo cual los afiliados adoptarán las medidas de seguridad necesarias para tal efecto. 2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS INMOVE, como empresa constituida e inscrita a Cámara de Comercio de Bogotá, de acuedo a sus actividades comerciales y económicas ha identificado y clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera: 2.2.1 Base de Datos de Socios. Quien tenga la calidad de socio de INMOVE, sus datos pesornales y partición accionaria recaerán en la base denominada base de datos de “Socios de INMOVE”, la cual tiene como finalidad recolectar información para el desarrollo de las actividades propias de la sociedad, como lo es (i) citación a asambleas, (ii) brindar reportes del estado de la sociedad, (iii) brindar informes financieros, (iv) y culaqueir otro asunto relacionado con la actividad económica y comercial. De igual forma, la información que registra en el libro de accionistas reposará en la base de datos en cuestión, así mismo esta base de datos tendrá vigencia siempre y cuando preexista la sociedad INMOVE S.A.S. 2.2.2 Base de datos de Clientes/Afiliados. En cumplimiento del objeto social de INMOVE, y en la relación comercial toda persona natural y/o jurídica que esté interesada en comprar o vender inmuebles o que se le preste un servicio relacionado

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con actividades de mercadeo y publicidad, en el desarrollo de proyectos de impulso y venta de establecimiento y de propiedades. Se solicitará con previa autorización, la información necesaria para cumplir el propósito de cada actividad comercial contratada por las personas naturales y/o jurídicas. La información que se genere de la operación comercial reposará hasta que preexista la sociedad INMOVE S.A.S. Los datos recolectados serán tratados dependiendo de las siguientes operaciones o actividades que desarrolla INMOVE:

a) En la promoción y marketing de los productos y/o servicios ofrecidos por INMOVE. b) En el desarrollo de las campañas de publicidad y mercadeo de los productos y/o servicios disponibles para la promoción y marketing de bienes inmuebles. Efectuar el registro de las operaciones comerciales en la operación de promoción y marketing de los productos publicitarios y de los bienes inmuebles.

c) Para efectuar invitaciones a participar de las distintas capacitaciones, programas de formación y ruedas de negocios.

d) En la Facturación

de

los

servicios

prestados

a

los Afiliados.

e) Al momento de la terminación del trato con el cliente y no se hayan realizado los correspondientes

pagos de las obligaciones pactadas, entrará en los procesos electrónicos de recuperación de cartera.

f) Con previa autorización de los clientes o titulares de la información, se compartirá los datos

personales que reposan en la base de datos de Afiliados entre INMOVE y las demás empresas afiliadas y/o vinculadas a INMOVE con el propósito de llevar a cabo la relación comercial.

g) Envío de cotizaciones y propuestas comerciales de los productos y servicios. h) Participación de las distintas capacitaciones, programas de formación y ruedas de negocios organizadas por INMOVE para los posibles clientes.

Para efectos de tratamiento de esta base de datos, la información será considerada para INMOVE como datos semiprivados y se establecerán los controles documentados en el manual interno, con el fin de mantener tal condición en la base de datos, tanto digitalizada como física. 2.2.3 Base de datos de Proveedores/Acreedores Definimos como Proveedores, las personas o empresas a quienes les compramos productos y/o servicios que son necesarios para que INMOVE pueda desarrollar sus actividades comerciales. Se

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entiende por Acreedor, a las empresas y personas que prestan servicios o venta de insumos que no constituyen una actividad principal para INMOVE, y en todos los casos son para atender las operaciones y necesidades de la sociedad. Esta base de datos se utiliza para:

a) Compra de productos y prestación de servicios que apoyan las operaciones comerciales y administrativas.

b) Realizar los registros de contabilización de las operaciones de compra de bienes y/o servicios. c) Pedido de cotizaciones y propuestas comerciales para adquirir un producto y/o servicio. d) Cumplimiento de decisiones judiciales, disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias. e) Realizar los procesos en que se encuentran vinculados los acreedores. f) Gestión del proceso de pago electrónico de las obligaciones a través de los servicios y canales financieros establecidos en INMOVE.

g) Compartir los datos entre INMOVE. y demás empresas Afiliadas y/o vinculadas a INMOVE con el fin de homologar proveedores/acreedores de bienes y/ servicios.

h) Para mantener la relación comercial y de servicios con INMOVE. 2.2.4 Base de datos de Empleados Corresponde a la información de las personas vinculadas directamente mediante un contrato de trabajo en sus diversas modalidades. Así, la presente base de datos denominada “Empleados” va relacionada con la vinculación laboral de aquella personas que tiene o tuvo alguna vinculación laboral con INMOVE, así, la presente base de datos presonales tendrá una subnominación, relacionada con las personas contratdas bajo la modalidad de contrato de presetación de servicios. En este orden de ideas, la información que se genere de la relación laboral o la operación de prestación de servicios reposará hasta que preexista la sociedad INMOVE S.A.S. Conforme a la legislación laboral, INMOVE, protegerá los datos de los empleados de manera que estos se traten de forma segura y mantengan la confidencialidad, en la gestión de la información de carácter personal. INMOVE, únicamente solicitará, almacenará y tratará los datos personales obtenidos para:

a) Los fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, pagos de salarios y prestaciones sociales) incluyendo la transferencia de la

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información a los terceros relacionados en el proceso y bienestar laboral.

b) En caso de requerimientos judiciales y legales solicitados por los órganos de control gubernamental. c) La contabilización relacionada con el proceso de liquidación y pago de nómina en todos sus conceptos.

d) Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales, derivadas del contrato laboral.

e) Soporte en el desarrollo de las Auditorías del proceso de nómina y de gestión humana. f) Análisis estadísticos de comportamiento de la nómina y de la gestión social. g) Establecer los programas de capacitación y formación. h) Transmitir los datos personales necesarios a las entidades bancarias, con el propósito del pago de salarios, de prestaciones sociales, entre otros.

i) Contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios, en estrictos casos necesarios o de emergencia.

j) Participar en cualquier programa de bienestar, recreación y capacitación. k) La realización de actividades de recreación, capacitación y demás programas desarrollados donde se pueda incluir datos de hijos menores de edad.

INMOVE reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas, por lo que está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular con lo previsto en este Manual. 2.2.5 Base de datos de Seguridad y Control En INMOVE, con el fin de proteger el patrimonio de los socios y velar por el bienestar de sus empledos, colaboradores, clientes/afiliados, proveedores/acreedores y demás personas relacionadas con la sociedad, cuenta con un sistema de vigilancia y de control de ingreso de personas a través de cámaras de vídeo, ubicadas en sitios estratégicos, con proceso de monitoreo de las actividades y objetos para verificar la conformidad de normas esperadas o deseadas, con sistemas confiables con control de seguridad en las instalaciones. También se informa que los datos personales suministrados en el registro para el ingreso a nuestras instalaciones son tratados únicamente para efectos de control, cálculos estadísticos y con fines de seguridad de las personas y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso legal que se requiera.

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2.2.6 Bases de datos posibles clientes. Se entiende por posibles clientes, aquellas personas, empresas u organizaciones que aún no ha adquirido productos o servicios con INMOVE, pero que son considerados como clientes potenciales en el futuro y de acuerdo eon el objeto de la actividad comercial serán tratados en los siguientes eventos:

a) Desarrollo de campañas de publicidad y mercadeo de productos y servicios en los eventos y promociones de tipo comercial.

b) Envío de cotizaciones y propuestas comerciales de nuestros productos y servicios. c) Compartir los datos personales entre INMOVE, y las demás empresas afiliadas y/o vinculadas a INMOVE con fines comerciales.

Para efectos de tratamiento de esta base de datos, la información será considerada para INMOVE S.A.S., como datos semiprivados y se establecerán los controles documentados en el manual interno, con el fin de mantener tal condición en la base de datos, tanto digitalizada como física. 2.2.7 Bases de datos de Marketing y fidelización. En INMOVE, se cuenta con bases de datos que facilitan los procesos de estudio de mercadeo y de investigación de nuestros productos y servicios en los sectores comerciales de la sociedad, tanto a nivel nacional como internacional (Estados Unidos y Reino Unido –(Londres).) Esta base de datos es de naturaleza semiprivada y los procesos de investigación corresponden al sector inmobiliario. Esta base de datos también se origina de las operaciones comerciales de las p er so na s y empresas, clientes/afiliados. Se utiliza también para tareas y labores de la fidelización de nuestros productos y servicios ofrecidos por INMOVE. CAPÍTULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES INMOVE, como Responsble y Encargado de los datos personales de los titulares de la información que reposan en sus bases de datos, garantiza que los titulares de la información puedan conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. El titular de la información podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Así ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales

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Además, Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;como acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte INMOVE. Además, a que siempre se le solicite autorización para el tratamiento de los datos recolectados por INMOVE o que en el caso que lo datos sean recolectados con anterioridad a la vigencia de las normas de protección de datos personales o del presente manual, se le solicite la continuación del tratamiento y que se le respete los treinta (30) días hábiles para expresar su volutad de que sus datos sean suprimidos o que otorgue la autorziación. En el capítulo V del presente manual, puede encontrar los procedimientos y canales implementados por INMOVE, para garantizar los derechos de los titulares anteriormente mencionados. CAPÍTULO IV. DEBERES DE INMOVE EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DEBERES INMOVE, cumplirá con los deberes como responsable y encargado del tratamiento de datos exigidos por la ley de protección de datos personales. Deberes de los Resposables del Tratamiento El Responsable de los datos personales es el Gerente General de INMOVE, la sociedad tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

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e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las

novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados de los datos personales son: La Auxiliar Admistrativa y La Auxiliar Contable de la sociedad, el cual tendrán los siguientes deberes.

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

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e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. INMOVE, tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así, hará uso de dichos datos solamente para los fines que se encuentra debidamente facultado, respetando siempre, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. 4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD INMOVE exige y garantiza a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, privado, sensible o de menores; el secreto profesional, confidencialidad, respecto a los mismos y el deber de guardarlos; obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales y comerciales. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y en la Ley 1273 en el Artículo 269F: Violación de datos personales, el cual dice: Artículo 269F: Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y

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seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. CAPÍTULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN Con consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; el Responsable de la información deberá requerir autorización previa e informada del titular, con el propósito de que pueda objeto de consulta posterior, de acuerdo como lo establece el Artículo 9° de la Ley 1581 de 2012. Cuando se requiera el tratamiento de datos personales, INMOVE solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba (Ver formatos de autorización establecidos, anexos). Según el caso, la solicitud de autorización hará parte de un documento físico o digital y podrá estar explícitamente contenida en el mismo o como un anexo. Al tratarse de datos de carácter personal, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos, se informará en cada uno de los medios utilizados para la recolección de datos. INMOVE, informará al titular en sus avisos de privacidad como mínimo lo siguiente:

a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo. b. Los derechos que le asisten como titular. c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización Se establece como mecanimos o medios para obtener la autorización por parte de los titulares de la información, para que INMOVE de el tratamiento de los datos personales, el primero de ellos es mediante un formato físico, el cual se entregará al momento de efectuar la recolección de los datos personales en el proce??? vinculación o de actualización de los datos, y el segundo de ellos es mediante mecanimos electrónicos, como lo puede ser por la WEB, como lo es la página de www.inmove.co, entres otros que se van adecuando a las necesidades de la actividad comercial y que serán puesto en conocimiento de los titulares de la información. 5.1.2 Prueba de la autorización Se implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y / o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se establecerán archivos físicos, o repositorios electrónicos, realizados de manera directa, o a través de terceros contratados para tal fin.

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5.1.3 Datos recolectados con anterioridad a la expedición e implementación de la política. Para los datos personales que se han recolectado con anterioridad a la expedición e implementación de la presente política, se informará a los titulares de la información que sus datos están incluidos en la base de datos de INMOVE, y se indicará quien es el Resposable y Encardado de la base de datos, así como el tratamiento que se le dará es de acuerdo a la política de tratamiento de datos que contiene la finalidad y los derechos del Titular, entre otros asuntos de interes del titular de la información. En caso de no poder contactar al Titular del dato, se publicará en la página web el aviso de privacidad, la autorización y la Política de Tratamiento de Datos. Si en un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la implementación, el Titular no ha contactado al responsable para supresión de sus datos personales, el Responsable podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases para la finalidad indicada en la Política. 5.1.4 Avisos de privacidad. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Ver Anexo aviso de privacidad. 5.1.4.1 Contenido del Aviso de Privacidad. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella. d) En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. 5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES 5.2.1 Derecho de acceso a los datos Se garantizará en todo momento el derecho de acceso a la información, y podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios

que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. Pág. 15

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3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.” Se pondrá a disposición de los titulares, sin costo alguno y de manera detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el conocimiento y acceso directo por parte del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que dice: Así, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.” 5.2.2 Derecho de consulta de los datos. Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquiera de las bases de datos que posee INMOVE, en consecuencia, se garantiza el derecho a la consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, semiprivados, sensibles y de menores, correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales, la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de INMOVE, acogiéndose a las estipulaciones l e g a l e s . En este orden de ideas, los Titulares o sus causahabientess podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. El titular de la información deberá tener en cuenta que para realizar consultas las siguientes

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recomendaciones: Que la solicitud contenga como mínimo lo siguientes ítem, i) fecha de solicitud, (ii) asunto “consulta, reclamo, suprimir, actualización, corrección o revocatoria” (iii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (iv) solicitud (v) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer y, y (vi) dirección de contacto (Física o Electrónica y teléfono),para efectos de notificación; y en el caso que la solicitud sea por intermedio de causahabiente, tercero autorizado o apoderado deberá aportar documento que acredite dicha condición. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. INMOVE, dispone de medidas de autenticación, las cuales permiten identificar al titular de los datos personales que realiza la petición y/o consulta. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, INMOVE, garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros; b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad; c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. 5.2.3 Derecho de reclamo sobre los datos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Así, para una respuesta oportuna INMOVE recomienda al titular de la información que su RECLAMO contenga como mínimo lo siguientes ítem, i) fecha de solicitud, (ii) asunto “consulta, reclamo, suprimir, actualización, corrección o revocatoria” (iii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (iv) solicitud (v) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer y, y (vi) dirección de contacto (Física o Electrónica y teléfono),para efectos de notificación; y en el caso que la solicitud sea por

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intermedio de causahabiente, tercero autorizado o apoderado deberá aportar documento que acredite dicha condición. En el caso si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga” reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino. Así, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.” 5.2.4 Derecho a la rectificación y actualización de los datos. Es derecho de los titulares de la información actualizar, rectificar y suprimir. En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento. Por consiguinte, el resposable de la información esta en cabeza del Gerente General de INMOVE y el resposbable la o el auxiliar administraivo y contable, así se designa dichas funciones para la protección de datos personales. 5.2.5 Derecho a la supresión de datos El Titular de los datos personales tiene el derecho en todo momento a solicitar a INMOVE, la supresión o eliminación de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos requeridos dentro de alguna relación comercial o contractual o exigencia legal.

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Esta supresión puede darse con la eliminación, borrado seguro, total o parcial, o el bloqueo de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos, o tratamientos realizados por INMOVE. El derecho de supresión no es un derecho absoluto o arbitrario. INMOVE como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones

fiscales y/o contables, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Además el El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a INMOVE, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a. Se considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados.

c. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

Esta supresión implica la eliminación o bloqueo total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. Cuando se presente una solicitud de este tipo, se ejecutará sin perjudicar la responsabilidad de la Empresa en cumplimiento de las normas contables y tributarias. 5.2.6 Derecho de revocar la autorización El titular de datos personales puede revocar en cualquier momento a INMOVE, el consentimiento para el tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, INMOVE, ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar el consentimiento otorgado previamente. En los casos que sean posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes modalidades:

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1. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que INMOVE debe dejar de tratar por completo los datos personales del Titular. 2.

Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos personales del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto del titular de la información e INMOVE como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La

revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.7 Protección de datos en los contratos En los contratos, INMOVE, se ha incluido nuevas cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. Igualmente se ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales INMOVE, tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas terceras???. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en nuestro sitio web, para su debida consulta. En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, INMOVE, le suministrará la información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos

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incluyen cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por INMOVE, y delimitan de manera precisa, el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento. Al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargado del tratamiento de datos de carácter personal, INMOVE evaluara y verificara la finalidad o finalidades, la autorización del titular, contractuales o jurisprudenciales, se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales. 5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países En cumplimiento de las actividades comerciales y atendiendo la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales con el titular de la información, podrá realizar la transferencia y transmisión internacional de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia se obtenga por parte de los titulares la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, a nivel internacional, los datos personales. 5.2.8.1 Medidas Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, INMOVE tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendimiento que la información personal que se reciba, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con INMOVE y empresas afiliadas o asociadas por medio de un contrato y solamente mientras éste dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente para el que fue autorizado. En este orden de ideas, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de: a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;

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e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe INMOVE no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 que dice: Por consiguinte, para culmplir con trasmisión de datos personales, se contraera un contrato de transmisión de datos personales, el cual suscribira el Responsable con los Encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. INMOVE también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuando es necesario o apropiado: a) Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia. b) Para cumplir con procesos jurídicos. c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distinto a las de su país de residencia. d) Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones. e) Para proteger nuestras operaciones.

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f) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros. g) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar. 5.2.8.2 Condiciones para transferencia de datos personales a terceros países. INMOVE, en desarrollo de sus funciones comerciales en otros países diferentes a Colombia como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización expresa del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

b. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

c. Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la

Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo, aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, o las Reglas Corporativas Vinculantes.

d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de INMOVE, estableciendo la finalidad, los titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por INMOVE, como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

INMOVE, no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia; la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria. 5.2.9 Reglas generales aplicables INMOVE, ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, presentes en nuestras distintas bases de datos, como es el cuidado de las mismas, ficheros electrónicos, físicos e información personal, estas reglas son:

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a. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

b. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

c. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

d. Aplicar las medidas de seguridad conforme a la clasificación de los datos personales que trata la ley.

e. Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.

f. Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.

g. Gestionar de manera segura las bases de datos automatizados y/o físicas que contengan datos personales.

h. Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

i.

Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidas en los sistemas de información, en los que actúe el responsable o encargado del tratamiento.

j.

Realizar auditorías de manera periódica para reforzar el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma. CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE INMOVE S.A.S.

7.1 RESPONSABLES INMOVE , ha designado como responsable del tratamiento de datos personales a una persona dentro de la Organización, como la persona que recibe, procesa y canalizará las distintas solicitudes de los Titulares, y las hará llegar a las respectivas dependencias encargadas del tratamiento dentro de INMOVE , cada dependencia una vez que reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se

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refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En el evento en que usted considere que INMOVE, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida al responsable de Protección de Datos Personales. 7.2 ENCARGADOS INMOVE, como empresa, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias dentro de INMOVE actuarán como ENCARGADAS DEL TRATAMIENTO de datos personales. INMOVE distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son todos los empleados de INMOVE, que tratarán la información con fines comerciales y actividades naturales de INMOVE, mientras que los externos, son las personas naturales o jurídicas que tratan datos personales que INMOVE, les suministra para la realización de una tarea asignada. 7.2.1 Encargados Internos Para INMOVE, la responsabilidad del tratamiento de los datos personales de los titulares es de todos los colaboradores, en primera instancia se trata de respetar la confidencialidad y los derechos de las personas titulares, en segunda instancia es responsabilidad de todos los administrativos y/o Jefes de área de la empresa, en especial de las áreas financiera, comunicaciones, inmuebles, mercadeo y de gestión humana, hacer cumplir las definiciones establecidas en el presente manual, como áreas de negocio que hacen la recolección de los datos para atender las necesidades de las operaciones administrativas, comerciales y financieras. 7.2.2 Encargados Externos Para INMOVE, los encargados externos en el tratamiento de datos personales, están identificados en los proveedores/acreedores de tecnología, de servicio, o de tratamiento contable y fiscal, actividad realizada en los servidores o computadores principales, como medio de almacenamiento y de tratamiento de la información a través de la MLS designada por la Gerencia para atender las operaciones del negocio. Estos encargados tienen únicamente la responsabilidad del tratamiento de los datos, en cuanto a custodia, almacenamiento, y tareas específicas contratadas para atender de manera complementaria las actividades o procesos del negocio y según las definiciones contractuales. CAPITULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA 8.1 MARCO LEGAL

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El presente Manual de Políticas y Procedimientos de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos

● Constitución Política, Artículo 15.

● ● ● ● ● ● ●

● Ley 1581 de 2012 ● Ley 1273 de 2009 ● Ley 1266 de 2008 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Decreto Reglamentario 886 de 2014 Circular Externa 02 de la SIC Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011 Normatividad Interna de Trabajo Contratos

8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con INMOVE S.A.S., o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación: Empresa País Ciudad Domicilio Teléfono WEB Correo electrónico

: INMOVE S.A.S. : Colombia. : Bogotá : Carrera 10 A No 69 – 35 : (+57 1) 235 35 47 : www.inmove.co : info@inmove.co

Responsable Tratamiento de Datos Personales: Nombre: Cargo: 8.3 VIGENCIA El presente Manual rige a partir de ________________________ Actualizaciones de la política: INMOVE S.A.S., podrá modificar los términos y condiciones del presente documento en cuanto a políticas y procedimientos, como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que los complementen, modifiquen o deroguen; en congruencia con cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos en que esto ocurra, se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos actualizado en la página web de INMOVE S.A.S.

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