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Factura electrónica:

¿Migrar o no migrar? Por Nelly Maldonado

A unos días de cerrar el 2012, hay quienes aún se encuentran a la espera de definir si migran o no, a la emisión de Factura Electrónica.

Dirección General AMEXIPAC, AC www.amexipac.org.mx

Si bien existe mucha información que circula alrededor de la comprobación fiscal digital en México, no siempre llega a los contribuyentes la de mejor calidad, o la más actualizada.

S

on comunes las siguientes dudas: ¿Se va a mantener la Factura Electrónica?, ¿Van a cambiar las reglas?, ¿Cuál es la diferencia entre CFDI y Factura Electrónica?, ¿Conviene migrar ahora a emitir CFDI?

algunos contribuyentes que les permiten acceder a esquemas de comprobación fiscal distintos del CFDI. No obstante, es importante recordar que las facilidades que otorga la autoridad son temporales, ya que fungen como un esquema de transición.

¿Se va a mantener la Factura Electrónica en México?

¿Van a cambiar las reglas?

Sí, la Factura Electrónica es una realidad que ya entrelaza los procesos administrativos entre particulares y refiere a la autoridad la información correspondiente para efectos fiscales. Desde 2011, el CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) ha sido designado como regla en la emisión de comprobantes fiscales en México, permitiéndole a la autoridad aumentar la recaudación y auditoría. ¿Por qué existen contribuyentes que aún no migran a la última versión de la Factura Electrónica que es el CFDI o que optan por emitir facturas en papel? Actualmente, la normatividad fiscal contempla facilidades o alternativas para

En México, como en otros países líderes en Factura Electrónica, el esquema de comprobación fiscal digital presenta mejoras continuas que responden a robustecer el modelo mediante el incremento de la seguridad y la eficiencia. ¿Cuál es la diferencia entre CFDI y Factura Electrónica?

de 2010. Este esquema contaba con la posibilidad de emitirse a través de medios propios, o mediante un Proveedor Autorizado de Comprobantes Fiscales Digitales (PACFD). Por su parte, el CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) es la versión más actual de la Factura Electrónica, que se establece como regla para la emisión de comprobantes fiscales a partir del z1 de enero de 2011. El CFDI se caracteriza por contar con un timbre o certificación en el documento digital que valida el cumplimiento del estándar técnico de integración del XML. Este proceso de timbrado únicamente puede realizarlo el SAT o un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI: PAC.

La Factura Electrónica es el concepto comercial que sirve de marco de referencia para incluir todos los esquemas de comprobación fiscal a través de medios electrónicos.

Las personas físicas y morales que optan hoy por la Factura Electrónica, emiten CFDI.

El CFD (Comprobante Fiscal Digital) es la versión anterior de la Factura Electrónica que estuvo disponible hasta finales

Sí, siendo el CFDI la regla para la emisión de comprobantes fiscales, destacan los siguientes beneficios de su adopción:

Alinear la operación actual del emisor a la normatividad fiscal en vigor.

Evitar crisis administrativas frente a la desaparición de facilidades fiscales.

Garantizar la correcta emisión de comprobantes fiscales, contando con el respaldo del PAC que certifica la integración del archivo XML.

Proteger la identidad fiscal del contribuyente a través de la infraestructura tecnológica del modelo CFDI.

Contar con medios de validación que brinden certeza sobre la recepción de comprobantes fiscales.

¿Conviene migrar ahora a emitir CFDI?

La Factura Electrónica en México ha traído consigo una evolución acelerada de los procesos administrativos de negocio que deben responder a las disposiciones fiscales y a la demanda de clientes y proveedores para ofrecer operaciones más ágiles y eficientes. COORDINACIÓN GENERAL Iñaki Reyes COORDINACIÓN DE SUPLEMENTO José Cruz

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CORRECCIÓN Y ESTILO Ana Gabriela Picaso, Verónica Sánchez, Ari Santillán DISEÑO Alejandra Moncada, Nancy Marín DISEÑO WEB María Fernanda Valencia

PUBLICIDAD Luisa Bravo, Frida Delgado, Claudia García, Sara Orellana, Giovanna Otero, Gabriela Verdugo

CRÉDITO Y COBRANZA Claudia Ortíz APOYO Adela Hernández, Gustavo Ojeda

www.suplementosonline.mx 5095-6040


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PAC =

Factura Electrónica Segura Por Javier Vega Flores Presidente de AMEXIPAC, AC www.amexipac.org.mx

Existen infinidad de soluciones en el mercado a través de productos y servicios que ofrecen Factura Electrónica. Sin embargo, pocos usuarios identifican cuando su proveedor es un PAC.

PAC

, es la abreviación comercial que se la da a la figura oficial avalada por el SAT, del Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet. Los PAC son empresas que cuentan con una infraestructura tecnológica robusta y que han acreditado un exhaustivo dictamen del SAT, en el cual se verifican sus procesos técnicos y de seguridad, así como su solvencia financiera y jurídica. El SAT ha señalado que el PAC es un tercero de confianza que actúa como un brazo de la propia autoridad fiscal en materia de certificación de comprobantes fiscales digitales, a través de internet: CFDI. En la versión más actualizada y segura de la Factura Electrónica: CFDI, la tarea del PAC es validar la integración técnica del comprobante para asegurar que el mismo cumpla con el estándar establecido por la autoridad fiscal, y en caso de ser correcta la integración, asignar un timbre o certificación que valida a dicho comprobante. Sin embargo, más allá del timbrado de Facturas Electrónicas, los PAC ofrecen una amplia variedad de servicios de valor agregado para sus clientes. Cada PAC cuenta con distintos productos, servicios y herramientas de acuerdo a su oferta comercial. La ventaja de contratar los servicios de un PAC, es contar con la garantía de que el proveedor de Factura Electrónica es un ente regulado por el SAT que se encuentra especializado en materia de comprobantes fiscales y cuya operación está supervisada por la autoridad.

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Adicionalmente, los PAC ofrecen capacitación y orientación al usuario. Desde la persona física que requiere asesoría para tramitar su FIEL y generar su certificado de sello digital para la emisión de Facturas Electrónicas, hasta las necesidades particulares de sectores económicos e industriales como el ramo financiero, empresas de telecomunicaciones, aseguradoras y afianzadoras, todas ellas encuentran en el PAC un aliado que atiende sus requerimientos especiales y conoce las precisiones normativas y operativas que debe observar su comprobación fiscal. El PAC garantiza a sus clientes que su solución de Factura Electrónica tiene niveles óptimos de servicio y de seguridad, ya que dichos niveles son evaluados por el SAT y forman parte de los requisitos que el PAC debe cumplir para continuar ostentando dicho carácter. A través de la emisión de CFDI con un PAC, el usuario puede tener la certeza de que aquellos cambios a las disposiciones fiscales que regulan los comprobantes fiscales, son reflejados ágilmente en su operación. Con ello, se evita correr el riesgo de utilizar aplicaciones desactualizadas que no tienen soporte o mantenimiento y que han dejado de adecuarse a los estándares y normas fiscales correspondientes. Los PAC son hoy ejemplo y figura de prestigio a nivel internacional por el impacto que ha tenido el modelo de Factura Electrónica en México. Como terceros de confianza, los PAC son los proveedores idóneos para la emisión y recepción de Factura Electrónica, ofreciendo servicios tecnológicos complementarios de primera calidad que impulsan la competitividad administrativa de negocios.

Entre la variedad de servicios complementarios que brindan los PAC, se encuentran: • Servicios de generación de comprobantes fiscales digitales, para ser timbrados posteriormente y emitidos en el esquema de CFDI. • Desarrollos e interconexiones de sistemas para comunicación electrónica. • Implementaciones, productos y servicios, diseñados para hacer eficiente el ciclo comercial de los clientes.


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Y después de la factura electrónica,

¿qué sigue? Por Jesús Miguel Pastrán Rodríguez Director General ATEB Servicios

Esta es una pregunta recurrente en muchos de los contribuyentes, ya que una vez que han terminado de implementar la emisión de la factura electrónica, comienzan a revisar la parte de recepción/validación (la cual es obligatoria y reduce muchos riesgos) y se dan cuenta de los ahorros tan importantes que se generan al aprovechar el hecho de que los proveedores envíen sus documentos de factura electrónica, acompañados de documentos de soporte para procesar el pago de las facturas, reduciendo muchos costos asociados con esos procesos.

E

n la mayoría de los casos, la cantidad de trabajo manual que se elimina, reduce la cantidad de personal que se requiere para administrar esa parte del negocio. En muchas redes electrónicas de clientes/ proveedores, el beneficio es mutuo, pero se puede mejorar aún más, pasando del esquema de recepción de factura únicamente para validación, a una integración real de procesos de cuentas por pagar, por todos los servicios y productos que utiliza la empresa. Se tienen ejemplos de muchos tipos, en los cuales se integran hasta los sistemas de gestión de cuentas por pagar y/o de autorización, facturas de proveedores de diversos tipos: de materia prima, de materiales directos e indirectos, de productos, de transportación, de servicios profesionales, de servicios generales, de alimentación, de gastos de viaje y estancia, de agentes aduanales, de agencias publicitarias, entre muchos otros. Al poder procesar de forma más veloz y con niveles de validación, no sólo de datos sino de reglas de negocio, se hace mucho más eficiente el proceso en general, con lo que se reducen costos y se mejora la relación con el proveedor, fortaleciendo la alianza comercial. Por ejemplo, se puede recibir una factura con un número de orden de compra, se valida si el

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monto de la orden de compra permite pagar el monto de la factura en cuestión, si la respuesta es positiva, se permite que ingrese la factura, si no, se rechaza y se notifica al proveedor para que tome acciones, sin necesidad de llamadas ni correos personalizados. En otros casos, se pueden validar todas las facturas de una cuenta de gastos de agente aduanal o de empleados, si todos los comprobantes están correctos, se genera la cuenta de gastos, de lo contrario se rechazará y se solicitará su corrección. El proceso pasa de tardar días a minutos para resolver diferencias o errores. Al contar con la información que sustenta el pago de la factura de forma electrónica, se accede de forma sencilla a los documentos, con lo cual los espacios requeridos para almacenamiento de papel prácticamente se eliminan. En un caso particular de una planta de industria automotriz, de contar con 5 ventanillas para recepción de facturas de proveedores en papel, se redujo a una sola con un horario menor; el resto se procesa electrónicamente. También, se generó un ahorro, sólo en el caso de la recepción e integración al ERP de los documentos de proveedores de más de 9 veces, pasando de 225,000 USD a solo 25,000 USD al año, sin tomar en cuenta el ahorro por el almacenamiento del papel durante 10 años.


Al adicionar documentos electrónicos se reducirán costos y generarán ahorros importantes para la compañía”

Un eslabón que se adiciona a esta cadena es el de manejar información de pagos, la cual al hacerla llegar de forma automática al proveedor, reduce o elimina las llamadas, errores y actualización de saldos pendientes con el proveedor. Al conciliar estos pagos contra las facturas enviadas, el manejo de las cuentas por cobrar se hace mucho más simple. Sólo se requiere habilitar la comunicación de estos datos que el ERP o el sistema de banca electrónica tiene, con el sistema de recepción de facturas electrónicas. Los proveedores de todos tamaños tienen la posibilidad de realizar sus facturas de forma electrónica y pueden enviarlas de la misma forma. Por lo tanto, se puede enviar un acuse de recibo y una información adicional que mejora de forma muy importante el proceso. Pero eso es sólo el principio para muchas empresas, ya que al adicionar documentos de negocio electrónicos tales como órdenes de compra, cotizaciones, avisos de embarque, inventarios virtuales, catálogos de producto, entre muchos otros, se pueden seguir reduciendo costos y generando ahorros importantes para la compañía.

Tenemos el ejemplo de las constancias de retención que se pueden manejar de forma electrónica y ahorrar mucho tiempo, espacio, distribución de papel y firmas autógrafas. Estos documentos los estamos realizando en varias empresas con firmas electrónicas, ahorrando mucho tiempo de las áreas de impuestos en el cumplimiento de esta obligación. Por otro lado, debido a que el canal de comunicación ya fue establecido con la red de proveedores al recibir facturas electrónicas, es muy sencillo el aprovechar ese canal para enviar y recibir más información que se pueda integrar a los sistemas de gestión, eliminando trabajo manual, lo cual nos permite reducir costos y tiempo. Para lograr lo anterior, ya se cuenta con los estándares y la tecnología para habilitar en periodos cortos de tiempo, cada uno de estos documentos y procesos. La comunicación electrónica con los clientes y proveedores es un área donde hay una enorme oportunidad de mejoras en tiempos, costos, procesos, reducción dramática de espacio para almacenamiento, manejo de autorizaciones

electrónicas, menor desplazamiento personal, entre muchos otros beneficios.

de

Es muy grato ver como en muchas empresas, se toma conciencia de la oportunidad, para que, a partir de un requerimiento de la autoridad, se hagan las modificaciones y adecuaciones en la relación con sus socios comerciales, orientada a disminuir y eliminar el uso del papel o de las imágenes en PDF que deben ser interpretadas por una persona. La cantidad de ejemplos en industrias de todo el mundo es innumerable, lo importante es que las empresas mexicanas tomemos ventaja de esto, y seamos no sólo líderes en facturación electrónica, sino líderes en automatización de procesos y eliminación de papel con nuestros clientes y proveedores. Les invito a realizar un análisis de las áreas de oportunidad en su empresa, y se sorprenderán de los grandes beneficios que se pueden obtener en el corto plazo, al implementar los documentos y procesos electrónicos.

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La facturación electrónica también

ayuda a la tierra

Para fabricar una hoja de papel blanco se requieren 370 cm³ de agua limpia, mientras que, para fabricar mil kilos de papel, se necesitan 100 mil litros de agua, de los cuales 10% de agua altamente contaminada se vierte a los ríos.

L

a industria papelera se ubica entre las industrias más contaminantes del mundo, debido a sus métodos industriales.

Una tonelada de facturas de papel se traduce en 250 mil hojas, lo que conlleva gastar 250 mil litros de agua y 7 mil 800 KWh de energía.

La mayoría del papel no es marrón, como el color de la madera, esto se debe a uno de los procesos de la fabricación del papel, el blanqueo, el cual es considerado uno de los procesos industriales más contaminantes que existen.

Los árboles son los pulmones del mundo y gracias a la utilización de la factura electrónica reducimos la tala de árboles. Se requieren 22 árboles para suplir la demanda de oxígeno de una persona al día. Un árbol puede producir tan sólo 20 kilogramos de papel.

Los comprobantes fiscales son utilizados en todo el mundo y al año se consumían toneladas de papel en facturas, la realización de este trámite también suponía un consumo de Co2, de energía y de agua. La importancia de la facturación electrónica es reducir la contaminación que implica el proceso de creación y el desecho del papel. En 2011 en México, gracias a la facturación electrónica, se salvaron 800 mil árboles y se ahorró en otros gastos indirectos que presentan las facturas de papel, como la tinta gastada en las impresiones.

Los árboles de madera dura, como los robles y el arce, son utilizados para producir hojas, mientras que la madera blanda se usa para crear cartón. Aproximadamente 15% de dichos árboles son plantados con ese propósito en bosques que vuelven a reforestarse, mientras que el resto (75%) proviene de bosques que no son reforestados. Los bosques de Sudamérica son los más utilizados para la tala de árboles.

Otro de los ahorros que dará la factura electrónica es:

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• Disminuye la carga administrativa.

• No requiere un almacenaje físico

• Reduce costos de operación

para los comprobantes.

generando ahorro.

• Reduce fraudes.

• Procesos contables más eficientes.

• El tiempo será menor.

• Innovación y vanguardia

• No habrá errores en generación.

administrativa.

• El comprobante en papel tiene un

• Reduce tiempo en la elaboración de

costo global de 162 pesos, mientras

inventarios.

que el electrónico es tan sólo de 24.


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Factura electrónica ¿Y si no hay prórroga?

A

l día de hoy, pocas son las empresas que ya están dentro del nuevo esquema. Los empresarios mexicanos no deben esperar a que se les acaben sus facturas en papel deben asesorarse con los expertos para moverse al esquema de facturación electrónica cuanto antes, pues la transición no es cuestión de un día. La llegada de la factura electrónica a la Pequeña y Mediana Empresa ha hecho realidad las previsiones de penetración de tecnología en este segmento. Hoy incorporan una pequeña solución, tal vez la primera computadora, conexión a internet y almacenamiento, pero en poco tiempo se abre el camino para utilizar otras aplicaciones, soluciones o actualizaciones, hay mayor demanda de equipos, seguridad, punto de venta, comercio electrónico e incluso redes sociales.

Hacer conciencia La información al respecto aún es insuficiente y no es un proceso tan rápido como se quisiera. Antes hay que solicitar la firma electrónica o folios para los códigos de barra, así como los certificados para la factura electrónica, deben tener especial atención ya que los tiempos de

espera son mayores entre más se acerca el fin de año. Queremos ponerlos a pensar en el poco tiempo que falta para que todo el sistema de facturación cambie y que tomen en cuenta que no habrá prórroga y que quedan 2 semanas para llegar a la fecha límite; será mejor que no se esperen pues el proceso no es de un día.

Pasar la voz En cambio, adoptar el nuevo esquema, representa ventajas para todos pues simplifica la generación de comprobantes fiscales, las facturas pueden ser vistas rápidamente desde cualquier equipo con Internet, el almacenamiento es electrónico, mejora el servicio al cliente, hay reducción de errores en el proceso de generación y captura, y existe mayor seguridad al ser el contribuyente, mismo que será el único responsable del uso de su documentación fiscal. Queremos que se acerquen a los expertos para asesorase y que de esta forma no detengamos la economía de nuestro país, de tantas pequeñas y medianas empresas. En Aspel siempre hemos apoyado a las PyMES para la correcta toma de decisiones, simplificando sus actividades administrativas e integrándolas fácilmente a la era digital.

La idea es que lo compartan y pasen la voz a colegas, proveedores y clientes pues la situación es como una cadena, todos estamos conectados. Si no se hace el cambio a facturación electrónica: Tu empresa no podrá facturar a los clientes. Tus proveedores no podrán facturarte y, por tanto, tendrás problemas de suministros.

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México está viviendo un periodo de transición entre la facturación en papel y electrónica. La cuestión es que ya no queda tiempo, el 31 de diciembre de 2012 es el último día para hacer este cambio. ¡No hay más, no hay prórroga!


Factura electrónica,

esquema definitivo: conoce las claves para renovarte

En 2013 los comprobantes fiscales físicos pasarán a la historia:

adoptar el esquema de factura electrónica puede librarte de fraudes y robo de identidad fiscal.

Menos de 3 semanas para elegir Este 31 de diciembre es la fecha límite para elegir uno de los dos esquemas vigentes de facturación: Factura Electrónica con CFDI o CBB, según el nivel de ingresos de los contribuyentes. Aún hacen falta que 2.17 millones de contribuyentes tomen una decisión y 58% de esa cantidad aún no sabe qué elegir por la desinformación y confusión que aún existe respecto al uso de estos esquemas. De

no

iniciar

2013,

con

un

esquema de facturación vigente, los contribuyentes se enfrentan a diferentes problemáticas: 1. Emisión de comprobantes no válidos ni deducibles. 2. Problemas

de

cobranza

al

entregar facturas no válidas. 3. Detener la operación diaria de su negocio.

O

ptar por el esquema de Factura Electrónica con CFDI antes de este 31 de diciembre, no sólo se trata de atender una disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT), sino también de fomentar la automatización de los procesos de un negocio y, principalmente, obtener un mayor control sobre el manejo de los recursos de éste. El primer error es pensar que el uso de la Factura Electrónica es algo muy complejo. Todo lo contrario: desde un punto de vista empresarial, además de apoyar y simplificar las labores de facturación, también brinda beneficios importantes como el establecimiento de mayores controles en la cobranza y una mejor administración de las ventas. "El SAT lo instruyó como una medida recaudatoria pero, en realidad, el esquema ofrece ventajas porque los negocios tienen una mayor certeza del manejo de sus finanzas; además, eliminan el riesgo de ser víctimas de fraudes con facturas falsas o robo de identidad fiscal", explicó René Martín Torres, Director de CONTPAQ i®, empresa especializada en el desarrollo de software empresarial y Líder en Factura Electrónica. La visión de CONTPAQ i® sobre la Factura Electrónica es el elemento que ayudará a las empresas, principalmente del sector MiPyME, a impulsar su automatización con el beneficio principal de generar información clave para el análisis de su negocio y mejor toma de decisiones. Además de reducir costos de impresión, almacenamiento y envío, la Factura Electrónica permite tener una visión clara de los procesos de facturación, contabilidad, ventas, flujo de efectivo, compras y elaboración de declaraciones de impuestos, entre otros. Añadió que la administración de la Factura Electrónica ayuda a tener procesos más eficientes al aprovechar la información que provee, por ejemplo: 1. Una contabilización automática de pólizas contables y su relacionamiento rápido con las listas de proveedores para elaborar y presentar de manera automática las declaraciones de impuestos.

Lo importante es decidir antes de

2. Generación inmediata de documentos comerciales e integración a éstos de las facturas electrónicas, simplificando por completo el proceso comercial.

la fecha límite e iniciar el 2013 sin

3. Generación de egresos y control de autorizaciones.

ningún contratiempo.

¿Por dónde empezar? Para migrar a los esquemas de facturación válidos de 2013: 1. Solicitar ante el SAT la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). Ésta se necesita tanto para CFDI como para CBB 2. Definir si la facturación será con CFDI o CBB 3. Si la elección es CBB, este se debe solicitar al SAT; organismo al cual también se le deben solicitar folios para facturar con este esquema. 4. Si la elección es CFDI, debe tramitarse ante el SAT el Certificado de Sello Digital (CSD) y elegir un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). 5. Para CBB y CFDI, la recomendación central es emitir tus comprobantes con un software empresarial como CONTPAQ i®.

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Facturación Electrónica Diciembre 2012  

La Facturación Electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generació...