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-Identificación del Puesto: Cargo o Posición: Asistente Administrativa en Educación Departamento: Oficina de Dirección Puesto del jefe inmediato: Director y Administrador Fecha: 1 de noviembre de 2006 Nombre del analista: Hno. Alexander Salas y Ligia María Rojas Mata 2-Definición del puesto: La persona encargada de este puesto, debe tener la capacidad para ejecutar todas las funciones que éste requiera, para el buen funcionamiento del servicio en secretaría y de los coordinadores académicos. 3-Contenido del puesto:  Funciones Cotidianas: 1) Atención en ventanilla: (*)  Padres de Familia.  Profesores.  Alumnos Entrega de:  Materiales varios  Llaves al Supervisor de limpieza externa general.  Boletas de fotocopias  Exámenes y hojas de respuestas.  Boletas de salida para alumnos.  Sacar fotocopias en casos especiales.  Envío de fax  Venta de camisetas, libros, insignias, agendas, calcomanías, tarjetas telefónicas.  Recibir pagos por alquiler del Gimnasio, Capilla, Auditorio, colegiaturas etc., y entregar factura como respaldo.  Recibir el ingreso a la encargada de la fotocopiadora, por ventas de fotocopias, y entregar factura como respaldo.  Recibir el ingreso a la encargada de la biblioteca, por multa de atraso de libros, venta de CD, venta de disquete e impresión de documentos, y entregar factura como respaldo. 2) Procesar la información de las ausencias y las llegadas tardías de los alumnos. (*) 3) Solicitar al profesor respectivo el estudiante que por algún motivo debe ausentarse de la institución. 4) Distribuir el material que se destine a los alumnos y a los docentes.


5) Dar seguimiento a las actividades instituciones de acuerdo con el calendario anual. 6) Digitar circulares al departamento de Preescolar.  Funciones Periódicas A- SEMANALES: 1) Redactar las cartas y comunicaciones al personal docente, padres de familia y alumnos. 2) Servir de enlace para las comunicaciones y calendario académico del MEP. 3) Organizar y actualizar el sistema de archivo físico de coordinación. 4) Digitar e imprimir circulares, cartas, textos, cuadros, gráficos, planeamientos trimestrales y anuales, etc. a los siguientes departamentos.  Coordinador de secundaria.  Coordinador de primaria.  Preescolar. 5) Recibir la información por medio del correo electrónico de las Giras Educativas, y confeccionar la boleta de permiso para enviar al padre o encargado del alumno.

B- MENSUALES: 1) Apoyar las actividades académicas, tales como giras educativas, charlas, feria científica. 2) Digitar e imprimir el calendario de los exámenes parciales, trimestrales y anuales.

C- TRIMESTRALES: 1) Organizar y actualizar los expedientes de los estudiantes, en documentación relacionada directamente con las coordinaciones y con el departamento de psicología. (*) 2) Cuidar a los estudiantes en los exámenes de adecuación curricular.


3) Apoyar en la distribución de los materiales evaluativos a los docentes en los periodos de entrega de notas. (*) 4) Manejar los académicos.

datos

estadísticos

de

los

resultados

5) Actualizar e imprimir en el sistema de cómputo, la Distribución de capacidades, objetivos, y temas trimestrales de Preescolar a Undécimo. 6) Actualizar e imprimir en el sistema de cómputo, los Planeamientos Trimestrales por materia.

D-ANUALES: 1) Actualizar en el sistema de cómputo la Planeación Estratégica. 2) Digitar e imprimir la lista de útiles de Kinder, Preparatoria, I, II, III, y IV Ciclo. 3) Digitar e imprimir los temas para los exámenes de Admisión. 4) Digitar e imprimir los temas para los exámenes de convocatoria.

E- ESPORÁDICAS: 1) Atender a invitados especiales, funcionarios del MEP, etc. 2) Apoyar en la representación actividades del MEP. (*)

conferencistas,

institucional

en

las

3) Apoyar en actividades culturales institucionales tales como Semana Cultural, obras de teatro, representaciones artísticas. 4) Cuidar grupos de estudiantes en los casos en que el docente deba ausentarse. 5) Apoyar en la elaboración de documentos para reuniones con docentes. 6) Digitar e imprimir las cartas al Comité de Disciplina.


7) En ausencia de las coordinadoras académicas sustituye el cargo, autorizado por dirección. 8) En ausencia de las coordinadoras atiende cualquier situación que se presente con el personal docente, alumnos y padres de familia. 9) Cuando el director lo requiere asiste a las reuniones de directores en ANADEC. 10) Colabora en el proceso de reconocimiento del Taller a nivel del MEP cuando la dirección lo requiere.

Nota: Todas las actividades señaladas con un asterisco (*) son propias del departamento general de secretaría y la persona que desempeña este puesto brinda el apoyo requerido.



Puesto Laboral