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ESOCIAL NOS CONDOΜÍNIOS

ED. 01 FEV/2019


O eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - foi instituído pelo Decreto Federal nº 8373/2014 e visa congregar em uma única plataforma digital, todas as informações relativas aos trabalhadores,

O ESOCIAL NOS CONDOMÍNIOS

reduzir a burocracia e otimizar os processos. O projeto deve substituir até 15 obrigações de diferentes órgãos, tendo sido criado em conjunto pela Receita Federal, Caixa Econômica, Previdência SociaI e Ministério do Trabalho. Pelo eSocial, os empregadores passarão a transmitir, de forma unificada, as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao Governo, sendo fundamental que haja, em conjunto com os condomínios, informações atualizadas para esta implantação.


I. Obrigações Incluídas no eSocial 1. GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; 2. CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; 3. RAIS - Relação Anual de Informações Sociais; 4. LRE - Livro de Registro de Empregados; 5. CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho; 6. CD - Comunicação de Dispensa; 7. CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social; 8. PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário; 9. DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; 10. DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; 11. QHT – Quadro de Horário de Trabalho; 12. MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; 13. Folha de pagamento; 14. GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; 15. GPS – Guia da Previdência Social; Da implantação à gestão do sistema, o papel do Síndico é fundamental, e esta cartilha apresenta sobre os aspectos gerais do eSocial e atribuições da Anauate e Condomínios.

II. Princípios do eSocial

III. Fases de Implantação do eSocial

Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

A implantação do eSocial está dividida em

Racionalizar e simplificar o cumprimento

05 fases.

de obrigações; Eliminar a redundância nas informações

Fase 01

prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;

Informações Cadastrais dos Condomínios

Aprimorar a qualidade de informações

(Empregador) e Tabelas Iniciais.

das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias;

Fase 02

Conferir tratamento diferenciado às micro-

Informações Cadastrais de Trabalhadores:

empresas e empresas de pequeno porte.

cargos e funções, salários e encargos, férias, jornadas de trabalho e outros. Informações de novas admissões, afastamentos, demissões e alterações de contratos e atualizações dos cadastros.


Fase 03

empregatícios:

Informações sobre folha de pagamento (até

férias, mudança de cargo, horários, escalas,

dia 07 do mês seguinte).

salários etc., deverão ser planejadas com

admissões,

demissões,

antecedência pelos síndicos, para permitir a

Fases 04 e 05

elaboração e envio dos arquivos eletrônicos

Unificação das contribuições previdenciárias,

em tempo hábil.

com substituição das guias de informações, envio e controle dos dados sobre Segurança

A Anauate já providenciou o envio dos ca-

e

dastros do condomínio e empregados (CLT,

Saúde

dos

Trabalhadores

(Normas

Autônomos e Síndicos) e aguarda a liberação

Regulamentadoras – NRs).

para o processamento mensal da folha de paA Anauate está preparada para dar suporte

gamento e demais obrigações acessórias. A

aos condomínios e informar os clientes

empresa reestudou e preparou sua estrutura

sobre a revolução trazida pelo eSocial nos

para gerir os dados e eventos na gestão dos

procedimentos da administração de pessoal.

trabalhadores, como inclusão de rubricas e es-

Em paralelo, cabe aos síndicos e zeladores

tabelecimentos, afastamentos, férias, exames

auxiliarem constantemente na busca das

médicos, rescisões e alterações de salários,

informações dos trabalhadores e prestadores

sempre respeitando os prazos definidos.

de serviços e transmiti-las corretamente à administradora para registro no sistema,

A obediência aos prazos de envio é de extrema

buscando adotar melhor planejamento das

importância, uma vez que o sistema não aceita

solicitações ao Departamento Pessoal.

datas retroativas e o não cumprimento pode acarretar em multas de elevado valor. Apesar

IV. Prazos e Informações

da Anauate já estar preparada e trabalhando com os dados, o Comitê Diretivo do eSocial, por

O alinhamento com os clientes é essencial

meio da Resolução CDES nº 5 de 05/10/2018,

nesta nova fase, pois a relação contratual

definiu novos prazos para o envio de eventos

passa a ser muito mais estreita em face do

ao sistema, com o objetivo e aperfeiçoar seu

eSocial. As rotinas relativas aos vínculos

processo de implantação, conforme abaixo:

Os condomínios estão

A)

Carga Inicial e Tabelas

10/01/2019

B)

Eventos Não Periódicos

10/04/2019

pelo Simples Nacional,

C)

Eventos Periódicos

10/07/2019 (desde o dia 1º)

empregadores pessoa física

D)

Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias

Outubro / 2019

E)

Substituição GFIP / FGTS

Outubro / 2019

G)

SST – Segurança e Saúde do Trabalho (NR´s e EPI´s)

Julho/2020

inseridos no 3º GRUPO Empregadores optantes

(exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.


Confira o cronograma de implantação* E-Social

Grandes Empresas*

Demais Entidades Empresariais*

Empregador Pessoa Física* Optantes pelo SIMPLES / Produtor Rural PF / Ent. Sem Fins Lucrativos

Órgãos Públicos Organizações Internacionais

Cadastros do empregador e tabelas

2018 Janeiro

2018 16 de Julho

2019 10 de Janeiro

2020 Janeiro

Dados do trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos)

2018 Março

2018 10 de Outubro

2019 10 de Abril

2020 Resolução Específica

Folha de pagamento

2018 Maio

2019 10 de Janeiro

2019 10 de Julho

2020 Resolução Específica

Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias

2018 Agosto

2019 Abril

2019 Outubro

2020 Instrução Normativa Específica

Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS

2018 Novembro

2019 Abril

2019 Outubro

2020 Circular CAIXA Específica

Dados de segurança e saúde do trabalhador

2019 Julho

2020 Janeiro

2020 Julho

2021 Janeiro

* Com faturamento anual em 2016 maior que R$ 78 milhões | * Com faturamento anual em 2016 de até R$ 78 milhões, exceto empregadores da coluna azul. | * Exceto Doméstico

V. Cadastros - Preparação para as Fases Iniciais - 1, 2 e 3

os funcionários e prestadores de serviços (autônomos)

ativos

deverão

apresentar

informações corretas, ou não poderão ser Nesta fase, foram revisadas as informações

efetuados os cadastros e o processamento da

cadastrais dos funcionários e prestadores

folha de pagamento, sempre sob o risco de

de serviços, fundamentais para o cadastro,

multas por atrasos.

como nome, nascimento, CPF e PIS (CNIS). As atualizações nem sempre são simples, pois diversos empregados possuem nomes divergentes Outros

em

documentos

Aqui estão listados os principais processos da

empregado,

administração de pessoal nos condomínios que

inclusive de crianças que podem ainda não

serão modificados pelas exigências da nova

ter o documento emitido; Checagem de

plataforma. Em razão dos processamentos

dependentes para fins de IR; Falecimentos e

necessários, após análise das rotinas do

divórcios não comunicados e outros.

Dep. Pessoal de empresas deste e de outros

Em

acionaremos

setores, a AABIC** estipulou critérios e prazos

nossos clientes para ajudar a regularizar

mínimos para alguns dos itens, a serem

dados cadastrais ou orientar a correção

seguidos nas rotinas entre condomínios e

de divergência entre documentos. Todos

administradoras.

dos

caso

de

diferentes. são:

CPF

exemplos

VI. Principais Obrigações a serem informadas pelo eSocial

dependentes

de

dificuldades do

necessidade,

*Conforme Resolução CDES 05/2018 **AABIC - Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios – SP - www.aabic.org.br


A Anauate adotará os critérios sugeridos, buscando criar um fluxo dinâmico e sem perda de dados ou retrabalho.

1. Admissão; 2. Desligamento / Demissão; 3. Aviso Prévio; 4. Contribuições sociais consolidadas por contribuinte; 5. Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF); 6. Condições Ambientais do Trabalho; 7. Comunicação de Acidente de Trabalho; 8. Alteração de Contrato de Trabalho; 9. Recolhimento da Contribuição Patronal; 10. Folha de Pagamento; 11. Jornada de Trabalho e Escala de Horários; 12. Afastamento Temporário; 13. Férias; 14. Reintegração.

1. Admissão As contratações devem ser informadas no eSocial, com 01 dia de antecedência ao início das atividades do novo colaborador. É vetado pela legislação e pelo sistema o início do empregado antes do encaminhamento da documentação necessária para contratação e Atestado do Exame Médico Admissional, além da descrição das atividades exercidas pelo funcionário e riscos atribuídos à função. Se houver riscos, o LTCAT - Laudo Técnico de Condições do Ambiente de Trabalho, o PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e os Equipamentos de Proteção Individual (EPI) são obrigatórios na execução do trabalho e na informação ao eSocial.

Procedimento “AABIC / ANAUATE” O candidato aprovado não pode iniciar seu contrato de trabalho antes dos trâmites previstos, lembrando que as admissões serão transmitidas com 01 dia útil de antecedência à data do registro. A abertura de vagas no condomínio deve ser informada à Anauate por meio do Formulário de Admissão ou E-Mail específico, com a descrição exata pelo Condomínio das Atividades / Funções. Serão indicados candidatos para o processo de recrutamento e seleção e, após a aprovação formal do Síndico, inicia-se o processo de reunir as informações cadastrais e documentação, segundo o cronograma abaixo, que totaliza 06 dias úteis:


• 02 dias úteis - Pesquisa de antecedentes criminais, comerciais e referências da última empresa, e Encaminhamento do funcionário para exame admissional. • + 02 dias úteis - Montagem do prontuário, Exame admissional (apto) e Encaminhamento para assinatura de contrato. • + 02 dias úteis - Início do novo funcionário. • A falta do número de PIS do funcionário acrescenta 1 (um) dia útil ao processo para que seja feito o cadastro e a emissão de numeração.

Ações Adicionais Adotadas pela ANAUATE • Qualificação Cadastral – Conferência da documentação, revisão de erros e documentos faltantes; • Exame Médico Admissional (PCMSO) – 02 dias antes da admissão, e informação à empresa responsável pelo PCMSO da codificação de cadastro do funcionário - eSocial; • Ausência de PIS – Cadastramento. • Checagem de Dependentes x Pensão Alimentícia

Documentos Necessários Candidato Aprovado • Carteira de Trabalho (CTPS) em bom estado; • Carteira de Identidade (RG) em bom estado e com menos de 10 anos da emissão; • CPF, Comprovante ou nº do PIS, 02 Fotos 3x4 recentes e coloridas; • Comprovante de Residência, Título de Eleitor; Cartão do SUS (Sistema Único de Saúde); Certificado de Dispensa / Reservista; Certidão de Casamento; Carta de Referência (último emprego registrado); Cônjuge • CPF, Carteira de Identidade (RG); • Cartão do SUS (Sistema Único de Saúde) – quando houver convênio médico; Filhos / Dependentes • Certidão de nascimento ou RG de filhos até 21 anos – No caso de dependentes em comum, providenciar declaração com assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, art.90); • Carteira de Identidade (RG), CPF – Todos os dependentes; • Carteira de Vacinação dos filhos menores e até 14 anos; • Cartão do SUS dos dependentes incluídos em assistência médica ou odontológica;

DATA LIMITE - Admissões As contratações devem ser realizadas até, no máximo, até o dia 25 de cada mês, pois as informações de folha de pagamento deste funcionário serão enviadas no dia 1º do mês seguinte.


2. Desligamento / Demissão Os desligamentos deverão respeitar o período de aviso prévio e serem informados com a devida antecedência. Caberá ao Síndico comunicar a demissão do funcionário à Anauate, para os procedimentos internos e transmissão das informações ao eSocial em até 10 dias da data do desligamento, limitado à data do processamento de folha de pagamento. O desligamento do empregado encerra o vínculo contratual existente e antecipa as parcelas salariais devidas e conhecidas, que devem ser liquidadas e informadas neste evento. Nesta ocasião, também são informadas as verbas rescisórias individualizadas por item da remuneração. Para funcionários com mais de 45 anos de idade e 03 anos de trabalho contínuo, deve ser apresentado o CNIS, que comprove o tempo restante para aposentadoria, não sendo permitido demitir funcionários que estejam a menos de 15 meses da aposentadoria, sem o pagamento das indenizações previstas.

Procedimento “AABIC / ANAUATE” Os pedidos de demissão que partam dos trabalhadores devem ser encaminhados para a Anauate imediatamente. As situações de demissão sem justa causa ou término / quebra de contrato de experiência devem ser informadas com antecedência mínima de 03 dias para elaboração do aviso prévio e cálculo da rescisão. Em todos os casos, o funcionário deve ser encaminhado para a Anauate para realizar o exame demissional, antes de assinar o aviso prévio. Em caso de óbito, o atestado deve ser encaminhado imediatamente para fechamento da rescisão. Os dependentes deverão providenciar, paralelamente, a declaração de dependentes da Previdência Social.

DATA LIMITE - Desligamentos / Demissões A data limite recomendada para pedidos de desligamento ou demissão, é no máximo, até o dia 25 de cada mês, pois as informações de folha de pagamento serão enviadas no dia 1º do mês seguinte.


3. Aviso Prévio Quando houver cumprimento do aviso prévio, o evento deve ser registrado em até 10 (dez) dias de sua comunicação. Caso seja indenizado, não é necessário fazer o envio, mas apenas constar no preenchimento das informações de desligamento.

4. Contribuições Sociais Consolidadas por Contribuinte As informações registradas neste evento serão a base de cálculo para apuração de créditos previdenciários e os devidos a outras entidades e fundos. O prazo de envio varia de acordo com o registro nos eventos S-1295 - Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência e S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

5. Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) Este evento é gerado automaticamente pelo eSocial quando são enviadas as informações de Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, apresentando a totalização dos rendimentos tributáveis e não tributáveis, o Imposto de Renda Retido na Fonte, as deduções do rendimento tributável bruto, isenções, demandas judiciais e suspensão de incidência em função de decisões judiciais.

6. Condições Ambientais do Trabalho Passarão a ser registradas no eSocial as condições ambientais de trabalho a que o funcionário estará exposto, indicando os aspectos da prestação de serviços, fatores de risco e o exercício de atividades enquadradas na legislação como insalubres, perigosas ou especiais. As informações relativas à Saúde e Segurança do Trabalho - SST, bem como os riscos e EPIs – Equipamentos de Proteção Individual (NR-6), necessários à execução das tarefas, devem ser detalhadas na descrição das funções de cada funcionário. Este é um dos principais itens exigidos para cadastro na nova plataforma e é fundamental que sejam descritas todas as informações referentes aos itens abaixo, a serem cobrados nas Fases 04 e 05 do programa:


a) PPRA / NR-9 - Laudo de Condições Ambientais de Trabalho b) PCMSO / NR-7 - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional c) LTCAT – Laudo Técnico Das Condições Ambientais De Trabalho d) PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário e) Controle e Curso de EPI’s - Equipamentos de proteção individual – NR6 f) Descrição de Atividades com Insalubridade / Periculosidade g) Curso CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (NR5) h) Curso - Noções Básicas de Primeiros Socorros (NR7) a) PPRA / NR-9 - Laudo de Condições Ambientais de Trabalho O PPRA identifica os riscos físicos, químicos, biológicos e ergonômicos a que os funcionários estejam sujeitos, com sugestão de medidas corretivas e cronograma de melhorias. Com base no laudo e na descrição das atividades, o médico do trabalho responsável avalia a aptidão para o cargo de cada funcionário por meio de exames (PCMSO-NR-7). Em caso de constatação de riscos, o Condomínio deverá adotar as medidas necessárias para eliminação ou controle da situação de risco, seja por meio do uso de EPI´s (Equipamentos de Proteção Individual), pela eliminação do risco ou contratação de empresas especializadas para determinados serviços. No caso de contratação de empresas de terceirização de mão de obra (portaria, limpeza, etc), o Condomínio mantém o dever de contratação do PPRA, como responsável pelo ambiente de trabalho.

b) PCMSO / NR-7 - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional O PCMSO visa promover a saúde e a integridade dos funcionários em decorrência da observação de riscos físicos e ambientais. O programa controla, por meio de médicos do trabalho, a execução dos exames previstos para os trabalhadores, como: Admissional, Periódicos, Demissional, Mudança de Cargo, Retorno de Afastamento e exames complementares. O empregador deve registrar os exames médicos periódicos e complementares no curso do vínculo empregatício, com datas e conclusões. São informados neste evento os dados de monitoração da saúde do trabalhador exigida nas Normas Regulamentadoras (NRs), quadros I e II, e PCMSO, bem como outros exames solicitados a critério médico. Em caso de inaptidão de funcionário, este deve ser encaminhado para tratamento médico e submetido futuramente a novo exame.

c) LTCAT – Laudo Técnico Das Condições Ambientais De Trabalho Havendo constatação de riscos específicos, o condomínio deverá providenciar o LTCAT, que identifica a necessidade de pagamentos de adicionais de insalubridade ou periculosidade. Este documento é sempre solicitado com base no laudo do PPRA e coleta de informações no ambiente de trabalho.


d) PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário O PPP descreve o histórico laboral do trabalhador com dados administrativos, ambientais e os resultados de monitoração biológica ao longo do período trabalhado. Fornece informações sobre as condições ambientais de trabalho para requerimento de afastamentos e aposentadoria especial, com base no PPRA e PCMSO. Os casos com indício de riscos serão confirmados pelos laudos de insalubridade, periculosidade e LTCAT.

e) Controle e Curso de EPI’s - Equipamentos de proteção individual – NR6 Os EPIs são os dispositivos ou produtos, de uso individual do trabalhador, destinados à proteção de riscos à sua segurança e saúde. O condomínio deve adquirir os EPIs recomendados para cada função e funcionário, conforme descrição de atividades, entregando-os mediante protocolo específico, constando dados dos funcionários e anotação do C.A. O C.A. – Certificado de Aprovação deve ser informado na plataforma do eSocial, e identificará o tipo e marca do equipamento, devendo ser atualizado a cada aquisição, as somente em caso de mudança do produto. Os EPIs possuem validade para uso e devem ser controlados e substituídos pelos condomínios, que fiscalizará seu uso adequado, oferecendo treinamento se necessário.

f) Descrição de Atividades com Insalubridade / Periculosidade As funções dos trabalhadores estarão baseadas em lista de atividades, analisada e confirmada pelos Síndicos, que eventualmente pode incluir atividades com atribuição de riscos que, de acordo com a legislação vigente, podem ser reduzidos com a adoção de uso de EPIs apropriados, elaboração do LTCAT ou contratação de profissionais especialistas:

a. Uso de Produto Químico • Limpa Pedras Redução do risco: Utilização de EPI para diluição e manipulação e treinamento. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada. • Cloro granulado ou concentrado Redução do risco: Utilização de EPI para diluição e manipulação e treinamento. Saneamento do risco: Substituição por pastilha de cloro ou sistema com máquina dosadora, ou terceirização da atividade para empresa especializada.

b. Trabalho em altura, superior a 2m de distância entre o pé e piso, com uso de escada ou andaime Redução do risco: Adotar equipamentos que permitam a manutenção diretamente do solo, como rodos com cabos extensivos, cabos extensíveis com trocador de lâmpadas etc. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada. Obs.: Atividade em altura requer treinamento apropriado, tanto para funcionários próprios quanto terceirizados, com realização de exames médicos frequentes para garantir a aptidão.


c. Uso de Cadeirinhas e cordas ou balancins Redução do risco: Instalação de pontos de ancoragem que suportem a carga e eventual instalação de linhas de vida, tanto para funcionários próprios quanto de empresas terceirizadas. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada. Obs.: Atividade requer treinamento apropriado para uso dos equipamentos e prevenção de acidentes, tanto para funcionários próprios quanto terceirizados, com realização de exames médicos frequentes para garantir a aptidão.

d. Geradores com capacidade de armazenagem acima de 450 litros Redução do risco: Reduzir armazenamento de combustível para volumes inferiores a 450 litros. Obs.: Após a redução dos volumes de armazenamento de combustível, elaborar Laudo de Periculosidade. O tanque deve possuir sinalização da capacidade de armazenamento dos tanques.

e. Abastecimento de Geradores de forma manual Saneamento do risco: Abastecimento com uso de EPI e com recipiente de até 5L, ou terceirização da atividade para empresa especializada.

f. Teste de Gerador (excesso de ruídos) Redução do risco: Fornecer o protetor auditivo tipo “concha” ao funcionário que realiza o teste. Saneamento do risco: Instalação do botão de acionamento do gerador em local distante do motor ou temporizador para acionamento; ou terceirização da atividade para empresa especializada. Obs.: Recomendado acompanhar nível de ruído por laudo específico, e avaliar eficácia das medidas.

g. Troca de tomadas ou lâmpadas sem desligar disjuntores (Trabalhos simples) Redução do risco: Orientação sobre necessidade de mudanças de procedimentos, formalizando a obrigatoriedade do desligamento dos disjuntores para manutenções elétricas. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada.


h. Intervenção em Quadros de Energias (Troca de Disjuntores) Redução do risco: Capacitar o funcionário para a realização de manutenção elétrica, com cursos técnicos ou capacitação em eletricidade e Curso de NR10 e fornecer os EPIS necessários. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada.

i. Trabalho em espaços confinados Redução do risco: Adequar o acesso ao espaço e permitir renovação de ar por exaustores ou aberturas. Na impossibilidade da adequação, capacitar ao menos 02 funcionários para a execução dos serviços, com treinamento, exames médicos previstos e fornecimento dos EPIs necessários. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada.

j. Dedetização realizada por funcionário próprio Redução do risco: Utilização de EPIs necessários e treinamento. Saneamento do risco: Terceirização da atividade para empresa especializada. Na impossibilidade de eliminação do risco, a atividade poderá ser considerada insalubre ou com risco de acidentes, caracterizando o pagamento dos Adicionais de Insalubridade ou Periculosidade, respectivamente. Nessa hipótese, será necessária a aplicação dos Laudos de Insalubridade, Periculosidade e LTCAT, conforme o caso, para constatação do risco e níveis de exposição presentes na atividade. A empresa tem até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador para fornecer as informações, e sua constante atualização é fundamental para evitar eventuais problemas, além de multas.

g) Curso CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (NR5) O curso da CIPA objetiva a prevenção de acidentes e a preservação da integridade física do funcionário, aprimorando conhecimentos em EPIs, combate a incêndio e legislação relacionada. O Condomínio deve realizar o treinamento anual de um funcionário para atendimento à norma.

h) Curso - Noções Básicas de Primeiros Socorros (NR7) O treinamento em Primeiros Socorros orienta o funcionário a atuar em situações de emergência, buscando oferecer segurança no atendimento a vítimas de acidentes no condomínio. No local, deve estar prevista a existência de KIT de Primeiros Socorros com itens básicos como esparadrapo, algodão, gaze etc., sendo proibida a existência e manipulação de qualquer medicação.


Procedimento “AABIC / ANAUATE” A maioria dos condomínios utiliza empresas especializadas em controles destas informações, as quais devem auxiliar neste mapeamento. Entretanto, alguns condomínios possuem apenas um profissional responsável ou clínicas pequenas pela manutenção dos exames periódicos e que possivelmente não sejam aptos a fazer este mapeamento e a transmissão das informações eletrônicas. Recomendamos especial atenção a este tópico, pois o não cumprimento das conformidades acarreta em altas multas. É primordial que o PPRA e o PCMSO sejam contratados com uma única empresa de Medicina e Segurança do Trabalho, que esteja apta para notificar o condomínio na ocorrência de cada evento que deva ser informado ao eSocial. Preferencialmente, a empresa deve estar integrada com o sistema da Administradora responsável, permitindo que as informações sejam fornecidas de forma sincronizada e controlada.

7. Comunicação de Acidente de Trabalho O empregador é obrigado a comunicar acidente de trabalho através do envio da CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho pelo eSocial até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência, ainda que a situação não acarrete em afastamento. Devem ser apresentados atestado médico, boletim de ocorrência (se houver) e relatório detalhado do acidente, assinado pelo funcionário e Condomínio. Em caso de falecimento, a informação deve ser imediata, registrando-se também o ocorrido.

Procedimento “AABIC / ANAUATE” DATA LIMITE - CAT A ocorrência de acidentes do trabalho deve ser comunicada à administradora no próprio dia de sua ocorrência, invariavelmente, para permitir a informação no eSocial até o dia seguinte

8. Alteração de Contrato de Trabalho Qualquer alteração no contrato de trabalho (remuneração, cargo ou função, periodicidade de pagamento, duração, local, jornada etc), deve ser informada até o dia 07 (sete) do mês subsequente à mudança, ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento. Em caso de alteração de cargo ou função, necessário Exame de Mudança de Função - PCMSO.


9. Recolhimento da Contribuição Patronal Neste evento, registra-se o valor a ser pago relativo às contribuições sindicais e a identificação das entidades sindicais previstas nos arts. 579 e 580 da CLT e no Decreto-lei nº 1.166, de 15 de abril de 1971, para os quais a empresa fará o recolhimento de contribuições. O envio das informações deve ser realizado até o dia 07 (sete) de fevereiro de cada ano, para as empresas urbanas em atividade no mês de janeiro, ou até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao que for obtido o registro ou a licença para o exercício da respectiva atividade.

10. Folha de Pagamento Algumas situações características do cotidiano interno dos condomínios serão impactadas pelo eSocial, como a anotação de ponto e horas extras. Com relação aos cartões ou folhas de ponto, os relatórios devem ser assinados pelo funcionário, pelo zelador/gerente e Síndico, e não devem apresentar rasuras. A marcação do ponto deve corresponder à realidade, evitando-se a marcação britânica e anotando-se os horários de entrada e saída corretamente. Já com relação às horas extras, deve ser extinta a jornada de trabalho que porventura apresente situações de jornada diária acrescida de mais de 2 horas extras por acordo individual, Convenção ou acordo coletivo (art.59 – CLT), o que não é permitido pela legislação vigente e será informado ao eSocial, podendo acarretar em multas. A Folha de Pagamento deve ser enviada com os dados que compõem a remuneração, sem rasuras, com prazo para transmissão e fechamento até o dia 07 (sete) do mês seguinte ao do período de apuração, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior caso não haja expediente bancário. As informações recebidas como folha de pagamento no eSocial serão base de cálculo da Contribuição Previdenciária, FGTS e IRRF.

Procedimento “AABIC / ANAUATE” DATA LIMITE - Folha de Pagamento As alterações contratuais e cadastrais, inclusive os cartões de ponto, devem ser encaminhadas a Administradora até o dia 20 do mês de competência, impreterivelmente, pois serão enviadas ao eSocial no primeiro dia do mês seguinte, para que os pagamentos e encargos seja liberados após validação pelo sistema, cumprindo-se o prazo legal de pagamento e recolhimentos.

11. Jornada de Trabalho e Escala de Horários A exemplo da citação do item 10, a respeito do limite de horas extras na jornada diária, todas as situações que ensejem enquadramento irregular no cumprimento da jornada serão informados no movimento mensal ao eSocial. Neste sentido, as escalas de horários e folgas deverão ser regularizadas e obedecidas a risca, com cuidado especial nos condomínios que utilizam relógios de ponto cartográficos e eletrônicos.


12. Afastamento Temporário Afastamentos temporários por acidente ou doença e decorridos ou não do trabalho, por período de 3 a 15 dias, bem como seu término, devem ser informados até o dia 07 do mês subsequente ao fato. Ao retornarem após período maior que 30 dias, por doença, acidente ou parto, os funcionários afastados devem realizar exame médico de retorno um dia antes de retomar suas atividades. Em caso de licença maternidade, a solicitação por escrito com atestado médico de afastamento de 120 dias ou certidão de nascimento, deve ser feita antes do início do afastamento.

13. Férias Deve ser realizado o planejamento anual das férias dos funcionários, e o período das férias ser informado 30 (trinta) dias antes de seu início, incluindo o dia do retorno. As férias são comunicadas na folha de pagamento até o 7º dia do mês subsequente. O início das férias não pode coincidir com a folga do funcionário nem com domingos e deve anteceder em no mínimo 02 dias úteis ao dia de folga e feriados. O pagamento deve ser realizado 02 dias antes do benefício. Caso haja afastamento por questões médicas antes do início das férias, estas devem ser programadas para outro período. É possível emendar férias com afastamentos superiores a 30 dias, caso o funcionário formalize seu interesse. Contudo, o início das férias se dará a partir do 5º dia útil posterior ao término do afastamento.

Procedimento “AABIC / ANAUATE” O cronograma anual de férias dos funcionários auxilia na organização dos condomínios para o envio das informações e necessárias recolocações temporárias.

DATA LIMITE - Folha de Pagamento As informações sobre alterações na escala de férias precisam ser encaminhadas à Anauate com 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência. A comunicação ao funcionário será feita com 30 (trinta) dias de antecedência e o pagamento do benefício com ao menos 02 dias de antecedência do início e informados ao eSocial. Se o afastamento acontecer entre os dias 15 a 30 do mês, o atestado médico deve ser encaminhado imediatamente à Administradora para envio ao eSocial antes do fechamento da folha de pagamento. Os períodos de afastamentos superiores a 15 dias devem ser informados até o 16º dia da ocorrência.


14. Reintegração Considera-se reintegração a recondução de funcionário a cargo de que fora ilegalmente demitido, com ressarcimento das remunerações e direitos do período entre o desligamento e sua reintegração. O envio das informações deve ser feito até o dia 07 (sete) do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200 - Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, e do S-1202 – Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social. Todos os prazos mencionados são estipulados para o efetivo registro no eSocial. É de suma importância que os Condomínios se antecipem, comunicando as decisões e encaminhando documentação em tempo hábil para que se possa organizar e realizar o cadastro no prazo. As informações no eSocial precisam ser permanentemente atualizadas tanto no condomínio quanto nos órgãos que fazem parte do sistema (Min. Trabalho, Caixa Econômica, Receita Federal e INSS). Qualquer alteração de registro (mudança de endereço, estado civil, dependentes, grau de instrução, função etc) deve ser imediatamente reportada à Anauate para que faça a alteração necessária, evitando inconsistências.

Quadro Resumo - Procedimentos “AABIC / ANAUATE” INFORMAÇÃO

ENVIO PARA A ADMINISTRADORA

LIMITE PARA CADASTRO NO ESOCIAL

Documentação de novo funcionário

Até o dia 25 de cada mês

1 (um) dia antes do início das atividades

Pedido de demissão ou quebra/fim de contrato (sem justa causa)

Ao menos 03 dias de antecedência

Até 10 (dez) dias após o desligamento

Aviso prévio (quando houver)

Até 10 (dez) dias de sua comunicação

Componentes da folha de pagamento

Até dia 20 do mês de competência

Até o dia 7 do mês subsequente

Férias

Até 45 (quarenta e cinco) dias antes do início

30 (trinta) dias antes do início

SST

Até 7 (sete) dias após o início das atividades

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

Envio imediato

Até o dia seguinte à ocorrência ou envio imediato em caso de óbito


VII. Pagamentos a Autônomos ou Contribuintes Individuais

razão de outras prestações de serviços, deve apresentar comprovante identificando o nome da(s) empresa(a), valor recebido e retenção

As contratações de Autônomos / Contribuintes Individuais

pelos

Condomínios

realizada ao INSS.

também

serão alteradas com o eSocial. Este tipo de pagamento estará sujeito a cadastramento

VIII. Eleição de Síndico e Certificado Digital

prévio do prestador de serviços, cujos dados são incluídos no processamento da folha de

O Certificado Digital / e-CNPJ, utilizado para

pagamento, gerando obrigações tributárias

procedimentos fiscais junto à Receita Federal

diretas e acessórias.

/ Previdência Social, FGTS e Prefeitura desde 2012, passa a ser fundamental no ambiente

Disponibilizamos aos clientes, um modelo de

do e-Social, para o acesso e transmissão das

cadastro com os dados necessários, incluindo

informações. Esta situação implica em que as

CPF, PIS, Data de Nascimento e atividade padrão

renovações de mandato dos Síndicos sejam

pelo CBO - Código Brasileiro de Ocupações,

mais planejadas, pois o condomínio não poderá

devendo ser evitado qualquer pagamento a

ficar um só dia sem o Certificado operacional.

autônomos sem as precauções necessárias, bem como solicitações sem programação.

Em vista da burocracia para a emissão do

Certificado

Digital

(documentação,

Procedimento “AABIC / ANAUATE”

agendamento de visita e emissão), os Síndicos

O pagamento a autônomos deve ser programado

devem contribuir com agilidade no momento

com antecedência de pelo menos 48 horas

das renovações. De posse dos certificados,

a partir da entrega do cadastro completo do

a Anauate emitirá procuração eletrônica,

prestador para qualificação cadastral e inclusão

cadastrada diretamente no ambiente do

prévia no sistema de folha de pagamento da

eSocial, atrelado ao sistema de informações

Administradora. Caso o prestador tenha atingido

da

o limite de retenções ao INSS no mês vigente em

automatizada de eventos.

empresa,

permitindo

a

transmissão


IX. Multas As informações erradas, incompletas ou ausentes acarretarão em multas automáticas que podem dobrar em caso de reincidência. Por isso, a necessidade de planejar o envio antecipado das informações para que o cadastro seja realizado em tempo hábil é tão enfatizada. Por exemplo, são passíveis de multa:

I. Não informar admissão do funcionário no prazo – Art. 47 – CLT, além de $ 800,00 por funcionário (ME e EPP); II. Cadastro do funcionário desatualizado – R$ 600,00 por funcionário; III. Não informar afastamentos temporários – R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63; IV. Omissão de dados de Acidente de Trabalho (CAT) – Varia de acordo com o salário de contribuição, podendo dobrar em caso de reincidência; V. Omissão de dados sobre Aviso de Férias – R$ 170,26; VI. Ausência de exames periódicos / PCMSO – R$ 402,53 a R$ 4.025,33; VII. Folha de pagamento em geral – Não envio da documentação e informações nos novos parâmetros – A partir de R$ 1.812,87; VIII. Não informar ao trabalhador riscos de trabalho e não realizar PPP – R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, de acordo com gravidade; IX. Não realizar o PPRA NR-9 – R$ 670,89 a R$ 6.708,59; X. Não fornecer EPI´s necessários – R$ 670,89 a R$ 6.708,59.

X. Próximos Passos – EFD ReInf A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais - EFD-Reinf será um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, já vigente, e que complementará o eSocial. Em conjunto, os sistemas abrem espaço para a substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, como a GFIP, DIRF e aquelas instituídas por outros órgãos de governo, como a RAIS e o CAGED.


XI. Investimentos e Ações Necessárias

A AABIC, em seu compromisso de informar,

Em virtude da necessidade das adequações e da

conteúdo para propagar as novas regras

extrema responsabilidade relativa à implantação

do eSocial, as quais serão encaminhadas a

do sistema, a AABIC, entidade de classe, decidiu

nossos clientes sempre que necessário.

qualificar e disseminar as boas práticas do setor, promove cursos e eventos e produz

incluir em seu Referencial de Serviços Especiais, a sugestão de cobrança única para implantação do eSocial / 2018, de R$ 400,00 por CNPJ (condomínio) e valor adicional de R$ 85,00 por CPF (funcionário, síndico ou autônomo), cientes de que as administradoras estão investindo em equipamento e pessoal para adequar cadastros e gerenciar os dados pelo novo sistema com qualidade e segurança, além de treinar equipes e adquirir equipamentos e espaço para atender à legislação. Em sequência, em razão da completa modificação de processos, necessidade de pessoal qualificado, aumento e treinamento de equipes destinadas à gestao do eSocial, deverá ser estipulada sugestão de um valor mensal de cobrança, a ser discutido oportunamente. Mudanças exigem esforço e comprometimento dos envolvidos. Porém a colaboração mútua permitirá que o trabalho flua naturalmente, sem afetar a rotina e agilizando o processo de incorporação da nova dinâmica. As alterações

LINK para Manuais – eSocial https://portal.esocial.gov.br/manuais/

tornaram a administração de pessoal uma tarefa ainda mais complexa em relação à obediência a prazos e respeito a legislação trabalhista.

Fonte: Manual da AABIC - eSocial nos condomínios.


Entre em contato:

info@anauate.com.br anauate.com.br Av. Brigadeiro Luís Antônio, 3282 Jd. Paulista, São Paulo, SP CEP 01402 001 – Tel.: 3889 2400 anauate_adm

/anauate

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eSocial nos condomínios  

O eSocial visa congregar em uma única plataforma digital, todas as informações relativas aos trabalhadores, reduzir a burocracia e otimizar...

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O eSocial visa congregar em uma única plataforma digital, todas as informações relativas aos trabalhadores, reduzir a burocracia e otimizar...

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