Page 1

Der Wert der Daten

en ten t Da wal r ve

In diesem Beitrag: g Die Verursacher der Datenflut g Wie

Daten richtig angelegt werden

g Wie

angehäufte Daten zum Wett­ bewerbsvorteil werden können

Daten von heute für den Wettbewerbsvorteil von morgen Kaum ein Unternehmen weiss, wie viele Daten sämtliche Mitarbeitende tagtäglich tatsächlich produzieren, geschweige denn, was die Mails, Datenbankeinträge oder Belege nach einem längeren Zeitraum überhaupt noch wert sind. Es ist an der Zeit, sich effektiv der Unternehmensdaten anzunehmen.

Infos zum Autor

Stefan Schmid Dipl. El.-Ing. ETH, BSG Unternehmensberatung AG, St. Gallen

ict 6.2013

36

W

er hat sich schon gefragt, wie viele Bits und Bytes die Mitarbeitenden im Betrieb und man selbst tagtäglich produziert. Oder welchen Stellenwert E-Mails in einer Stunde, Datenbankeinträge in einer Woche oder Belege in einem Jahr erhalten. Fragen wie diese sind für kurze Zeithorizonte einfach zu beantworten, denn jedes Dokument und jeder Datenbankeintrag erfüllt seinen unmittelbaren Zweck. Wie aber können wir Daten aus der heutigen Zeit in zehn oder zwanzig Jahren verwenden? Welche Informationen sind dann noch von Interesse? Welche Daten sind überhaupt noch vorhanden und nutzbar? Im besten Fall wissen die Mitarbeiter, welche Daten wozu aufbewahrt wer-

den. Und vielleicht wurden bereits erste Schritte unternommen, unternehmenskritische Daten auch in ferner Zukunft nutzbar und auffindbar zu machen. Die meisten Unternehmen allerdings haben sich darüber noch wenig Gedanken gemacht. Sie sind froh, wenn die wichtigen Daten abgespeichert sind, die Mitarbeiter auf diese Daten Zugriff haben und die Datensicherung den Rest übernimmt.

Datenexplosion Unternehmensdaten nehmen im Schnitt jedes Jahr um mehr als 30 Prozent zu. Die anfallenden Geschäftsdaten werden sich in den nächsten fünf Jahren mehr als verdreifachen. Ein durchschnittlicher Mitarbei-


Der Wert der Daten

ter produziert heute etwa 100 Megabyte Daten pro Woche. In fünf Jahren wird diese Datenmenge täglich von jedem Mitarbeiter generiert. Daten wie E-Mails, Dokumentationen, Berichte, Akten, Korrespondenz oder Verträge und Rechnungen sowie etliche Datenbanken gehören zu dieser wachsenden Datenflut. Ein Teil dieser Daten gilt als geschäftskritisch und wird deshalb nach Verwendung nicht einfach gelöscht, sondern muss irgendwie aufbewahrt werden. Die Projektablagen, E-Mail-Archive, Verträge und Zahlungsdaten werden wegen der gesetzlichen Vorschriften gesichert. Konkret landen diese Daten in einer Sicherung, verharren dort für die nächsten zehn oder fünfzehn Jahre und werden dann fachgerecht entsorgt. Hätten diese Daten nicht besser genutzt werden können? Die Antwort ist ja. Der Wert von Daten, die sich im Verlaufe einer Unternehmensgeschichte angehäuft haben, übersteigt nämlich den üblichen Gebrauchswert bei Weitem. Der Trend zeigt: Die über Jahre erarbeiteten Daten und Informationen entwickeln sich mehr und mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil, wenn Unternehmen • aktuelle und historische Daten zur Geschäfts- und Prozessoptimierung nutzen • den Zugriff auf bereits erarbeitete Datenbestände schnell und einfach gestalten und dank dessen Innovationen schneller vorantreiben können • beispielsweise Prozessvalidierungen an bereits existierende Daten anlehnen und damit DesignZyklen und Time-to-market verkürzen • dank Erfahrungswerten Chancen und Risiken besser beurteilen und so dynamischer im Markt auftreten können Diese Wettbewerbsvorteile setzen drei Dinge voraus: Erstens, die Daten bleiben verfügbar, zweitens, sie sind leicht auffindbar und drittens wissen die Mitarbeiter, wie sie die vorhandenen Daten wieder verwenden. Dazu sind Zusatzinformationen zu den Daten zwingend erforderlich. Als Beispiel sei hier die digitale Musiksammlung erwähnt. Erst mit Informationen zum Audioformat, zu den Audiodaten wie Titel, Interpret, Album oder Genre wird die Musiksammlung nutzbar. Fehlen solche Informationen, ist die Datensammlung wertlos.

Der Mehrwert aus den Daten Genau diese Zusatzinformationen sind es also, die jede Ablage von Unternehmensdaten wertvoll werden lassen. Mehrwerte aus den Daten erzielt deshalb derjenige, der Daten mit charakteristischen Zusatzinformationen aufbewahrt und das enthaltene Wissen weiterverwendet. In einem Unternehmen sind drei wesentliche Bausteine entscheidend, um Daten mit Informationen anzureichern:

• Technik: Informations- und Kommunikationstechnik schafft die Basis für die Speicherung der Daten und Informationen. Sie stellt Werkzeuge zur Verfügung, mit denen es gelingt, die Daten mit Informationen zu verknüpfen und zu speichern. • Organisation: Dort, wo Mitarbeiter Daten produzieren und Wissen einsetzen, entstehen Informationen. Die Geschäftsprozesse müssen so ausgelegt sein, dass Daten und die dazugehörigen Informationen aufbewahrt werden. • Strategie: Unternehmensinformationen stellen ein strategisches Betriebsmittel dar. Informationen sind wertvoll, um Chancen wahrzunehmen und Gefahren abzuwenden. Sie sind nicht vollständig imitierbar und es existiert keinerlei Ersatz. Umgesetzt in die Praxis ergeben sich folgende Empfehlungen: Eine einzige Ablage für alle Unternehmensdaten genügt. Die verschiedenen Dokumente müssen logisch strukturiert sowie mit stichwortartigen Attributen versehen werden, damit eine Verbindung zwischen den einzelnen Informationen möglich ist. So lassen sich Daten aus unterschiedlichen Quellen einfach und schnell finden und sinnvoll verknüpfen. Halten sich die Mitarbeiter an die Ablagerichtlinien und ist eine umfassende und schnelle Suchfunktion vorhanden, wie wir es von Google kennen, steht der Nutzung und der Bewirtschaftung der Daten nichts im Wege.

Unterschiedliche Gewichtung Dank einer sauberen Struktur und aussagekräftigen Attributen kann das Unternehmen die wenigen relevanten von den vielen nicht relevanten Daten trennen. Diese Unterscheidung in relevante und nicht relevante Daten sowie das Aufbewahren der relevanten Daten und deren Anreichern mit zusätzlichen Informationen dürfen im Unternehmen nur einen minimalen Aufwand verursachen, sonst lohnt sich die Datenablage nicht. Es sind ja nur wenige Dateien, die in Zukunft wieder verwendet werden können. Wer seine Datenbestände schliesslich beherrscht und sie zu bewirtschaften weiss, kann darauf ein Imperium aufbauen. Google und Amazon haben es uns vorgemacht: Sie verwenden die vorhandenen Daten ihrer Nutzer zur Individualisierung ihres Angebotes und sind damit sehr erfolgreich. Das Führen einer mit Informationen erweiterten Datenablage bietet einem Unternehmen ganz neue Möglichkeiten. Die Daten werden nicht mehr wegen der gesetzlichen Vorschriften und ohne nennenswerten Nutzen jährlich abgelegt, sondern erhalten dank der gepflegten Struktur einen strategischen Wert. Der Zeitpunkt, sich effektiv um die Unternehmensdaten zu kümmern, ist gekommen. Informationen von heute müssen auch in Zukunft verfügbar sein. Sie erleichtern strategisch richtige Entscheidungen – und n bringen damit Wettbewerbsvorteile.

37

ict 6.2013

Daten von heute für den Wettbewerbsvorteil von morgen  

Haben Sie sich auch schon gefragt, wie viele Bits und Bytes Sie und Ihre Mitarbeiter tagtäglich in Ihrem Unternehmen produzieren? Oder welch...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you