Issuu on Google+

25 de manageri care au implementat ERP


Managerii care folosesc un ERP îţi arată cum au reuşit: Să crească vânzările către clienţii existenţi şi noi: “99.8% livrări cu success după implementare” “Sistemul ne ajută la stabilirea politicilor comerciale pe parteneri” “Urmăresc vânzările pe canale directe, pe key accounts, pe produse, şi în acest fel, pot să văd ce produse sunt mai profitabile” “În primul rând a crescut viteza de facturare, iar sistemul de operare a dus la creșterea vânzărilor”

Să reducă costurile logistice:

1

Să optimizeze stocurile “Nu mai avem marfă care expiră în depozit” “Inspectorii în domeniul alimentar au fost impresionaţi de informaţiile pe care le avem despre stocuri” “Având acces instant la situația stocurilor, am reușit să le dimensionăm corect și să avem o creștere organică, în funcție de vânzări și cerere”

4

2

“Am redus costurile logistice la jumătate prin implementarea zonelor de livrare şi planificarea rutelor“ “Am obţinut o reducere cu 10% a costurilor de pregătire a comenzilor şi livrăm în orice punct din ţară în 24 de ore.”

Să reducă costurile operaţionale: “Timpul de facturare a scăzut cu peste 50%” “20% dintre oamenii de la facturare procesează un volum de documente de 5 ori mai mare după implementare” “Am eliminat erorile umane la transmiterea datelor către IKA” “Am eliminat erorile umane şi economisim timp la transmiterea rapoartelor către compania-mamă” “În loc de 7 oameni la facturare, 2 pot face față volumului de muncă folosind sistemul”

3

ERP Să crească eficienţa angajaţilor

Să îmbunătăţească cash-flow-ul: “Prin urmărirea soldurilor în ERP, am redus termenul mediu de încasare de la 120 de zile la 30 de zile” “Termenele de plată stabilite cu IKA nu mai sunt afectate de erorile de facturare” “Controlul mai bun al cash-flow-ului ne-a permis creşterea CA cu 30% faţă de anul anterior” “Un alt beneficiu important este controlul bonității clienților cărora trebuia să le vindem marfa, informație care a permis oprirea creditelor neperformante către clienți” “Datorită implementării aplicației, clienții noștri se bucură de facturi periodice emise automat, o evidență permanentă a comenzilor cu

5

25 de manageri care au implementat ERP

“Am eliminat tone de hârtie și muncă repetitivă și ne putem concentra mai mult pe analiza și găsirea de soluții, deoarece toți angajații lucrează într-un sistem integrat” “După implementare se reduce volumul de muncă, timpul pierdut și implicit plafonarea angajaților prin taskuri repetitive, lipsite de valoare adăugată”

6 2


I Creşterea vânzărilor şi optimizarea costurilor la General Parma Food prin implementarea de sisteme ERP, SFA şi Business Intelligence Interviu cu Eugen Savu, Director General, General Parma Food

„Societatea noastră are un anumit specific - în sensul că este dificil de gestionat, având peste 3.000 de produse, din care aproximativ 50% provin din piaţa internă, iar restul din importuri. Pentru a gestiona acest volum de produse cu o forţă de vânzare care are mai multe divizii şi pentru a reuşi ca fiecărui client, pe fiecare canal de vânzare, să îi oferi ceea ce îi este specific şi în condiţii optime trebuie să lucrezi pe baza unor indicatori manageriali, care să îţi dea pentru fiecare divizie, pentru fiecare canal prioritizarea respectivă. Iar acest lucru nu se poate face decât având informaţie.“ explică Eugen Savu, Director General, General Parma Food.

„Suportul oferit de aplicațiile implementate de furnizorul de software a fost foarte important în schimbările decizionale pe care le-am făcut în perioada crizei. Dacă înainte insistam foarte mult pe venituri și analiza cheltuielilor era minimalizată, în momentul venirii crizei am început să privim cu mult mai mare atenție la chelutieli. Sistemul ERP, prin instrumentele pe care le oferă, permite o rapidă interpretare a datelor. Ceea a însemnat că am putut lua niște măsuri de eficientizare a activității. Unele dintre ele au fost dramatice – am redus cu 40% personalul, am redus parcul auto cu 50% etc. Toate acestea s-au întâmplat pe fondul unei analize necesare, pe care, dacă nu am fi avut instrumentele adecvate, nu am fi putut să o facem. Cu trei ani înainte nu am fi fost în stare să ne dăm seama pe fiecare traseu, canal de activitate, domeniu de produs, unde suntem sau nu eficienți, să analizăm blocajele de stocuri – foarte importante de altfel –, să vedem încasările la nivel de indicatori generali, ca să putem interveni rapid în piață pentru recuperarea creanțelor, funcție de domeniile care au fost cele mai expuse. Având informații online, lucrând pe stocuri, prin aplicația de SFA, în device-urile mobile există stocurile reale, s-au eliminat blocajele care existau înainte. Trasabilitatea introdusă cu ajutorul instrumentelor furnizate de furnizorul de software ne-a ajutat în a a stabili liste de priorități promoționale în piață, care să ne dea șansa ca – de exemplu – toate produsele care intră în scadență sub 3 luni să fie analizate săptămânal, astfel încât să luăm măsurile necesare pentru eliminarea stocurilor. Toate acestea acumulate ne-au ajutat în a ne asigura supraviețuirea în perioada de criză, pentru că, dacă nu am fi avut informația în timp util, probabil că nu luam măsurile acestea decât în mod intuitiv și fără o eficiență clară în momentele respective.“ Eugen Savu, Director General Parma Food

General Parma Food:

Ÿ import şi distribuţie produse alimentare Ÿ an înfiinţare: 1991 Ÿ CA: 19 mil. EUR Ÿ 3 puncte de lucru Ÿ 106 furnizori Ÿ 3 000 produse Ÿ peste 5 000 clienţi Ÿ distribuţie către 6 IKA şi HORECA Ÿ 100 angajaţi Ÿ parc auto propriu

Principalele beneficii obţinute de General Parma Food în urma implementării sistemelor ERP, SFA şi Business Intelligence Reducerea timpului de facturare cu peste 50% Optimizarea stocurilor şi eliminarea situaţiilor în care marfa expiră pe stoc Reducerea termenului mediu de încasare de la 120 la 30 zile Reducerea parcului auto la jumătate Asigurarea livrării produselor oriunde în ţară în 24 de ore Obţinerea unei rate de succes a livrărilor de 99.8%

General Parma Food » Eugen Savu

3


COMPANIA Înființată în 1991, General Parma Food este importator și distribuitor de produse alimentare și are ca principal obiectiv promovarea produselor alimentare de calitate superioară. În cei 20 de ani de activitate, compania a ajuns la un portofoliu de peste 3.000 de produse, pe care le distribuie prin intermediul unui sistem complex de parteneri, având acoperire directă pentru zonele București și Constanța și indirect la nivel național prin intermediul partenerilor. (Livrarea pentru grupurile de distribuție Metro, Carrefour, Billa, Sellgros, Kaufland, Rewe și subdistribuitori se realizează prin intermediul platformei de distribuție din București.) Activitatea General Parma Food este structurată pe două divizii (HORECA și RETAIL), cu game de produse specifice. Situația inițială De-a lungul a 16 ani de activitate, creșterile constante ale numărului și volumului de produse distribuite, ale numărului de parteneri și clienți, dar și ale nivelului de concurență pe piața locală a distribuitorilor de produse alimentare au generat o serie de provocări importante în activitatea desfășurată de General Parma Food. Factorul care a declanșat conștientizarea tuturor acestor provocări a fost o problemă punctuală cu care se confruntau agenții de vânzări: odată ajunși la client pentru a prelua o comandă, agenții nu știau ce marfă aveau disponibilă în depozit, respectiv dacă puteau onora comanda. „Erau situații în care unii agenți nu mai «prindeau» marfă. Iar vânzările depindeau foarte mult de componenta umană numită «facturist» - el decidea dacă mai poate aloca marfă din stoc“, afirmă Mihai Moise, Director IT General Parma Food.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Prin implementarea sistemului ERP s-au redus substanţial costurile de personal.“ Ÿ SFA „Prin aplicatia de SFA, în device-urile mobile există stocurile reale, s-au eliminat blocajele care existau înainte.“ Ÿ BI „Putem realiza analize care ne dau posibilitatea de a lua operativ decizii în vederea eficientizării anumitor segmente.“

Pornind de la această problemă punctuală, General Parma Food a declanșat un proces de analiză internă, care a relevat principalele dificultăți cu care se confrunta compania la nivelul anului 2006: monitorizarea și eficientizarea activității echipei de vânzări; procesarea rapidă a volumului în creștere de documente specifice: „Erau tone de maculatură care se strângeau și era imposibil de căutat o dată de care aveai nevoie“, consideră Mihai Moise. monitorizarea și optimizarea activității flotei auto; prelungirea termenelor de încasare până la 120 de zile, ca urmare a erorilor umane în introducerea datelor: „Dacă o factură era completată greșit și expediată către un retailer, acesta nu identifica greșeala imediat, ci doar la momentul plății. Prin urmare, corectarea greșelilor se făcea cu întârziere și, implicit, plata efectivă se amâna. Ajunsesem astfel ca, în multe cazuri, să avem facturi cu încasare la peste 120 de zile“, explică Mihai Moise. realizare de previzionări (forecast-uri) realiste pe zona de vânzări; corelarea fluxurilor de aprovizionare cu evoluția stocurilor de marfă din depozit și stabilirea stocurilor optime; analiza rentabilității pe canale de distribuție și produse; identificarea centrelor de cost și ale celor de profit: „Raportat la nivelul anului, pot pune că vindeam mai bine, dar nu știam de pierderi aveam“, afirmă Mihai Mușat. luarea deciziilor adecvate, pe baza unor informații furnizate în timp real. Toate aceste elemente îngreunau efortul de eficientizare al activității, iar riscul pierderii unor oportunități de afaceri era unul foarte mare. „Rezultatul acestui cumul de factori consta în sincope în livrarea mărfii la clienți, clienți nemulțumiți, agenți nemulțumiți și, cel mai important, se piedeau din acest motiv oportunități importante, comenzi mari. Clientul, când nu îi livrezi ceea ce dorește, renunță rapid la tine, pentru că este o concurență foarte puternică pe piața distribuției de produse alimentare, mai ales în București“, sintetizează situația existentă la acel moment Mihai Moise, Director IT General Parma Food

General Parma Food » Eugen Savu

4


Identificarea soluției și a partenerului de implementare Ca urmare a acestui cumul de condiții, General Parma Food a demarat în 2006 un proces de identificare a unei soluții informatice, care să răspundă optim cerințelor enumerate anterior și, mai ales, nevoilor specifice de business. Un al doilea criteriu de selecție al furnizorului soluției a fost cel al găsirii unui partener de implementare local, care să cunoască și să înțeleagă specificul pieței românești de distribuție: „Dacă am fi lucrat cu o firmă străină, cu o altă mentalitate, care nu ar fi înțeles problemele locale, ar fi existat riscul să ratăm colaborarea, pentru că mobilitatea societății de sorginte românească este diferită. Un implementator care vine de afară are anumite condiții pe care încearcă să le impună și nu ține cont, de exemplu, de fluctuația de personal care poate apărea. Ori, în cazul nostru, la mutarea punctului de activitate, am pierdut circa 40% din personal, persoanele instruite astăzi, mâine nu mai lucrau aici, din cauză că, schimbându-se locație, au încercat să-și găsească de lucru în altă parte“, este de părere Eugen Savu. Procesul de identificare a soluției și a partenerului de implementare demarat de echipa managerială și departamentul IT al companiei a fost finalizat la sfârșitul lui 2007, când General Parma Food a selectat un pachet de soluții integrate oferit de un furnizor de software local. Pachetul este alcătuit din sistem ERP, SFA și BI. La acestea s-a adăugat ulterior un sistem EDI (Electronic Danta Interchange), dezvoltat de aceeaşi companie, pentru a facilita schimbul de informații cu marii retaileri. La începutul lui 2008, simultan cu demararea procesului de implementare a pachetului de aplicații ales, s-a startat și implementarea unei soluții de management al depozitului (furnizată de către o altă companie), integrarea acesteia cu restul aplicațiilor fiind realizată de către actualul nostru furnizor. Crearea fluxurilor de lucru De-a lungul procesului de implementare a pachetului de aplicații ales, o atenție deosebită a fost acordată personalizării și mapării fluxurilor de lucru pe specificul activității General Parma Food și integrării acestora într-un sistem omogen, care să permită eficientizarea activității la nivelul fiecărui departament. La momentul actual, fluxurile sunt automatizate și realizate în conformitate cu algoritmurile și mecanismele specifice de preluare și livrare a comenzilor ale General Parma Food, decurgând astfel: Agenții de vânzări încarcă pe device-ul mobil cu care sunt dotați ruta planificată pentru fiecare zi a săptămânii. Ruta este realizată pe baza coordonatelor GPS furnizate de aplicația SFA, care permite realizarea unor optimizări importante în acest sens, cu economiile aferente de timp și bani. Device-ul, care este conectat online la sistemul ERP al General Parma Food, furnizează agentului informații despre clienții vizitați (se accesează contul clientului, se verifică online debitul acestuia etc.) –, iar fiecare operațiune desfășurată la un client de către agent este înregistrată în sistem. La momentul luării unei comenzi, agentul introduce datele în aplicația SFA cu ajutorul deviceului mobil, acestea fiind preluate automat de către aplicația ERP. În momentul în care este recepționată comanda, sistemul ERP trimite agentului un mesaj de confirmare și rezervare a cantității sau un avertisment dacă stocul pe un anumit produse este insuficient. (În astfel de cazuri, agentul poate oferta clientul cu o serie de produse similare/alternative aflate în depozit.)

General Parma Food » Eugen Savu

5


Comenzii preluate de către ERP i se aplică o serie de filtre, (,,Condiții comerciale“), care adaugă peste datele clientului termenul de plată, discount-ul acordat etc. După această etapă, comanda este preluată de aplicația WMS, demarându-se procesul de prelucrare a comenzii (se realizeaza picking-ul, grupat pe zona de livrare). La final, aplicația WMS trimite către Departamentul distribuție confirmarea („este pregătită marfa X pentru clientul Y cu loturile Z“) o dată cu toate datele suplimentare care sunt obligatorii acum conform legii (lot, data de expirare etc). După primirea acestor date din sistemul WMS, se generează automat documentele necesare (factura print, documentele anexă, avize și celelalte documente de livrare necesare) din ERP, astfel încât tot ciclul se încheie în mai puțin de 24 de ore. Pe baza comenzilor înregistrate, sistemul generează automat rutele de livrare pentru flota auto, precum și documentele pe care trebuie să le lase șoferii pentru fiecare client în parte. Astfel se pot gestiona zone de vânzare și zone de livare cu acoperire diferită. Pentru a elimina riscurile erorilor umane, sistemul generează suplimentar, pentru șoferi un borderou de livrare. Acesta este un document centralizator care facilitează ținerea unei evidențe clare a documentelor de livrare, a documentelor trimise pe șoferi, precum și a celor care se reîntorc în firmă. Borderul este creat în ERP, prin aducerea documentelor aferente și a detaliilor (nr., serie, șofer, dată emitere, agent, divizie vânzare etc.). Ca o măsură de siguranță în plus, documentele conțin și un Cod unic (din 14 cifre), care are un cod de bare echivalent, fapt care simplifică introducerea datelor în sisteme cu ajutorul scanerelor de cod de bare. ERP

Preluare comandă

Introducere comandă în ERP

MANAGEMENT VÂNZĂRI

Trimitere la depozit

MANAGEMENT DEPOZIT

MANAGER GENERAL MANAGEMENT LOGISTICĂ

Livrare comandă în 24h

MANAGEMENT FINANCIARCONTABIL

Emitere facturi & alte documente

General Parma Food » Eugen Savu

Rezervare stoc

6


Beneficiile obținute Implementarea pachetului de aplicații ERP+SFA+BI și crearea fluxurilor de lucru automatizate au generat în timp o serie de beneficii, direct cuantificabil financiare. Un element extrem de important în ultimii doi ani, marcați de climatul economic dificil, care a impus companiilor identificarea unor soluții viabile de reducere a costurilor și creștere a eficienței. Astfel, prin utilizarea aplicației SFA și a device-urilor mobile s-a reușit obținerea unor serii de indicatori de performanță la nivelul activității agenților de vânzări (X vizite cu comandă, Y vizite cu încasări, Z vizite negative etc.), care permit atât evaluarea eficienței agenților, optimizarea rutelor, cât și controlul permanent al situației încasărilor și comenzilor, evaluarea rentabilității anumitor categorii de produse pe zone sau canale etc. Pe baza acestor date, sistemul poate furniza responsabililor cu stocurile informații în timp real asupra situației din depozit, ceea ce elimină problema sincopelor în aprovizionare și riscul descoperirilor de stocuri. În plus, pe baza analizei evoluției vânzărilor din anii anteriori se poate anticipa evoluția stocurilor pe loturi de produse, identificându-se dimensiunea optimă a acestora și eliminându-se riscul blocării lichidităților în mărfuri greu vandabile. „Aplicațiile implementate ne-au permis ca actualmente să avem o forță de vânzări monitorizată prin GPS, să putem vedea zilnic vizitele, rutele - care sunt prestabilite - și să putem să eficientizăm cheltuielile. Lucru care, în perioada aceasta de criză, este esențial pentru toate societățile de distribuție și care a făcut diferența dintre supraviețuitori și cei care au închis activitatea“, explică Eugen Savu. Crearea fluxurilor automate de înregistrare, prelucrare și facturare a comenzilor a permis o mai bună evidență și un control mai strict al comenzilor, cât și reducerea personalului Departamentului de facturare (cu economiile aferente reducerii de posturi de la 11 la 4), simultan cu creșterea eficienței acestuia. „Principalul beneficiu pe care l-a adus soluția ERP a fost o organizare și o evidență foarte strictă a comenzilor pe care forța de vânzări din teren le recoltează și le transmite către sediu. Dacă până la a implementa soluția în cadrul companiei evidența era foarte greoaie și aveam costuri de personal suplimentare, erau persoane care trebuiau să țină evidența acestor comenzi și să le dea în lucru în depozit, prin implementarea ERP, acest proces s-a automatizat, s-au redus substanțial costurile de personal și, în plus, ne-a adus un mare avantaj – ne-a dat siguranța că tot ce vine ca și comandă din teren se procesează și se livrează, neamifiind scăpări în acest sens. Un al doilea beneficiu major obținut prin implementarea ERP-ului este scurtarea timpului de livrare. În momentul în care agentul primește o comandă de la un client, o transmite prin intermediul unui Palm prin SFA, o aplicație integrată cu ERPul, se transmite automat, în același timp se transmite comanda la depozit, unde personalul se poate apuca de picking și de procesarea comenzii, astfel încât în maximum 24 de ore putem face livrarea în orice punct al Bucureștiului, în țară având o întârziere necesar timpului de livrare de transport“, declară Bogdan Ștefănescu, Director Comercial General Parma Food. Totodată, introducerea sistemului EDI în relația comercială pe care General Parma Food o are cu marii retaileri a contribuit și ea semnificativ la eficientizarea regimului încasărilor. Prin eliminarea erorilor în realizarea facturilor au fot redusă semnificativ durat de încasare, de la 120de zile până la un interval de 30 de zile. „Prin scurtarea lanțului transmiterii comenzilor și automatizare, s-au eliminat erorile de preț, cele din efectuarea comenzilor sau înțelegeri greșit ale articolelor care trebuie pregătite pentru o comandă. Gradul de eroare a scăzut drastic, în timp ce indicele de satisfacție a clientului, dar și al furnizorilor a crescut substanțial. Eliminarea acestor erori a însemnat, implicit, și eliminarea unor cheltuieli“, afirmă Bogdan Ștefănescu.

General Parma Food » Eugen Savu

7


La nivelul flotei auto, modificarea sistemului de lucru (departajat acum, conform metodologiei furnizorului de software, pe Zone de vânzări și Zonă de livrări) și utilizarea sistemului de coordonate GPS (furnizat de sistemul SFA) a permis nu doar optimizarea rutelor, ci și reducerea cu 50% numărului de vehicule utilizate. Un rezultat notabil ținând cont de creșterea numărului de comenzi înregistrată de General Parma Food (ca urmare a faptului că, în marea majoritate a cazurilor, în ultimii 2 ani clienții nu mai comandă cantități mari de produse, preferând să facă comenzi mult mai frecvent, raportat la 2008). „În urma implementării și folosirii pachetului integrat de soluţii am obținut multiple beneficii: timpul de facturare s-a redus cu până la 50%, timpul mediu de încasare s-a redus de la aproximativ 120 de zile la 30 de zile, s-a reușit optimizarea stocurilor de marfă, cheltuieilile cu parcul auto au fost reduse la jumătate, iar rata de succes a livrărilor a crescut la 99,8%“, sintetizează principalele beneficii obținute în urma implementării Mihai Moise, Director IT. Un aport important la categoria beneficii l-a avut și implementarea soluției BI, care a furnizat angajaților General Parma Food un instrument de monitorizare a propriei eficiențe și a conformității activității lor cu obiectivele de business aferente ariei de activitate. „Sistemul BI este un instrument important din punct de vedere managerial, pentru că permite, în primul rând, să explici grafic diferențele care apar pe indicatori. Este mult mai ușor să lucrezi cu formate din BI prestabilite și actualizate în timp real, care să îți permită să faci rapid analizele pe diverși indicatori, astfel încât să ai controlul situației. Mai ales că soluția BI a furnizorului nostru de software ne permite o vizualizare online a activității, ceea ce este foarte important. Comparativ cu instrumentele pe care le foloseam anterior, BI-ul actual este mult mai facil, din punct de vedere al managementului patronatului, pentru că permite vizualizarea activității pe domenii. Neavând un timp major pentru analizele respective, BI-ul îți oferă rapiditate în interpretarea datelor“, detaliază Eugen Savu, Director General Parma Food. Pentru zona de management, sistemul BI a reprezentat un sprijin util în decelarea centrelor de cost și a soluțiilor de reducere a acestora, furnizând un suport decizional bazat pe date de calitate livrate în timp real. „Un beneficiu major furnizat de soluția aplicaţia de Business Intelligence este acela că a permis înregistrarea, nu numai pe elemente de cheltuieli, dar și pe centre de cost și de venit. În felul acesta, la momentul actual putem realiza analize care ne dau posibilitatea de a lua operativ decizii în vederea eficientizării anumitor segmente care, în anumite situații, nu se dovedesc rentabile. Asta a făcut ca, în perioada de criză, începând din 2008, 2009 și 2010 să avem ani cu rezultate financiare foarte bune“, explică Aurel Lazăr, Director Financiar General Parma Food. În ansamblu, decizia implementării actualului pachet de aplicații a contribuit la eficientizarea activității General Parma Food și la menținerea acesteia pe un trend ascendent chiar și în perioada de criză. „Deși la început pare a fi o investiție costisitoare, atât în vedere serverele necesare funcționării acestei aplicații, cât și în aplicația în sine, considerăm că, din 2008 până în prezent, investiția a fost de mult recuperată“, afirmă Aurel Lazăr, care evidențiază și un alt beneficiu foarte important în actualul context economic: creșterea indicelui de satisfacție a clienților companiei și a nivelului de fidelizare a acestora. Colaborarea Parteneriatul dintre furnizorul de software şi General Parma Food s-a consolidat de-a lungul celor doi ani de la demararea procesului de implementare, furnizorul de soluții software implicându-se activ și deschis în acest proces. Compania a oferit beneficiarului acces nelimitat la know how-ul specialiștilor proprii, dar și la cel al clienților săi: „Furnizorul nostru de software își încurajează clienții să se cunoască, să-și partajeze experiențele și know how-ul dobândit, pentru a putea exploata la maxim soluțiile achiziționate. Spre exemplu, noi am primit informații importante și sprijin din partea managerului de proiect de la Remedia, un utilizator important al soluțiilor pe care le avem şi noi“, afirmă Mihai Moise, Director IT.

General Parma Food » Eugen Savu

8


„Furnizorul a înțeles problemele pe care le-am avut noi și ne-a ajutat foarte mult prin modul în care a explicat oamenilor sistemul în care trebuiau să se integreze. Motivul pentru care am ales să lucrăm cu aceştia este că ne-au convins că pot participa împreună cu noi la sistemul acesta. Dacă am fi apelat la momentul respectiv la o firmă cu o mentalitate și abordare rigide, implementarea ar fi fost un eșec“, explică Eugen Savu, Director General Parma Food. Primele rezultate În urma procesului de implementare, General Parma Food a obținut deja o serie de creșteri direct cuantificabile: „Implementarea acestui pachet de aplicaţii ne-a permis obținerea unor rezultate deosebite, ținând cont de contextul economic dificil. Și cifrele vorbesc de la sine. De exemplu, am reușit creșterea numărului de clienți de la 3.300, înainte de implementare, la 5.274, la momentul actual. Volumul de produse a crescut și el la un total de 3.000 (dintre care 2.072 de produse cu stoc), față de 1.700 de produse câte distribuiam înainte de implementare. Aplicaţiile ne-au permis să ne gestionăm eficient întreaga structură, care nu este una simplă: avem 3 puncte de lucru (două in București, unul în Constanța), lucrăm cu 106 furnizori (41 externi, 65 locali), avem 100 de angajați, dintre care 25 de agenți de vânzări în București și 15 în Constanța (10 în extrasezon). Toate aceste creșteri ne-au permis ca, la finele lui 2010, General Parma Food să aibă o cifră de afaceri de 19 milioane de euro“, concluzionează Eugen Savu, Director General Parma Food.

General Parma Food » Eugen Savu

9


II Numărul unu în piața de bricolaj își recalibrează business-ul în criză cu sisteme ERP și Business Intelligence Interviu cu Horațiu Vonica, Director Rocast

"Eu dintotdeauna am făcut BI în companie, însă cu mijloace incomparabile, cu o suită de programatori, dar cu limitele vizavi de programare, de viteză, acuratețe, corectitudine etc. Prin urmare, saltul la un sistem BI dezvoltat pe o liderul mondial in vizualizarea datelor este masiv. Sunt unele detalii care ne „taxează” foarte tare, care țin de esența business-ului și pe care le vom avea cu ajutorul acestui sistem, cum ar fi obținerea de statistici de vânzări, ca să poți prepara comenzile pentru furnizori." Horațiu Vonica, Director Rocast

COMPANIA ROCAST este numărul unu în industria de bricolaj și echipamente ca diversitate a produselor - 43 000 de articole. În acest moment ocupăm locul 1 în distribuția de bricolaj și echipamente, avem 3 puncte de lucru în București, Giurgiu și Filipeștii de Pădure și un depozit central propriu de 5000 m2. Noi suntem printre puținele firme din România, dacă nu singura, care are actualmente 43 000 de articole și 13 cataloage cu prețuri. Spre deosebire de competitorii noștri, avem cataloage cu prețuri clare, pe baza cărora oferim diverse tipuri de discounturi, prin urmare lucrăm la vedere. Strategia liderului pe piața de bricolaj si echipamente din România: Cea mai mare diversitate de produse: 43000 de articole; Livrare oriunde în țară în maxim 24 de ore; Dotarea agenților de vânzări cu echipamente de ultimă generație pentru preluarea de comenzi si vizualizarea de informații de ultim moment despre fiecare client prin Senior Software; Creșterea calității reprezentării în teren prin traing specializat al agenților de vânzări; Implementarea platformei SeniorVisualBI pentru obţinerea de informaţii de sinteză și luarea măsurilor corecte în dezvoltarea business-ului, Specializarea agenților pe divizii; Deschiderea spre export; Prețuri publice, la vedere; Realizarea unui portal B2B; Atragerea de fonduri europene pentru productie;

ROCAST:

Ÿ distribuţie bricolaj şi echipamente Ÿ an înfiinţare: 2000 Ÿ CA: 27,9 mil EUR Ÿ 43 000 articole Ÿ 13 cataloage cu preţuri Ÿ 6000 clienţi Ÿ 3 puncte de lucru Ÿ depozit de 5000m2 Ÿ flotă de 100 maşini

SITUAȚIA Care este strategia Rocast pentru acest an? Începutul crizei ne-a prins în top, cu maxime de vânzări lunare, creșteri de 60% și cu o dezvoltare incredibilă de care se mirau și furnizorii noștri externi. Datorită inerției firmei – structură ok și logistică foarte bună – la noi șocul crizei a fost mai atenuat. În plus, produsele noastre se adresează unei game foarte largi de clienți - acum avem în jur de 6000 de clienți activi pe tot parcursul anului. S-a impus luarea unor măsuri drastice, mai exact recalibrarea firmei pe vânzări, vizavi de aprovizionări, personal, cheltuieli, credite bancare.

Rocast » Horaţiu Vonica

10


În condițiile actuale de criză generală și de cernere a firmelor pe piața internă, concurența tot mai prezentă în toate domeniile cere nevoia de specializare și noi salturi calitative. Din acest motiv, am adoptat o serie de decizii tranșante prin care business-ul nostru se va diferenția. În aceste acțiuni, sistemul ERP ocupă un rol important. SOLUȚIA Cu ajutorul furnizorului de software, sistemul de distribuție de produse industriale cu un depozit, 9 magazine, agenți în teritoriu cu o logistică minimă se schimbă. Am renunțat la magazinele proprii, am ajuns la 3 depozite și alături de acestea am construit o rețea puternică de agenți, atât pe București cât și pe țară. Motivele sunt simple: creșterea absurdă a chiriilor, plus faptul că un agent vinde cât un magazin. Prin creșterea gamei de produse și prin creșterea calității serviciilor, pentru noi orice livrare, în orice colț al țării, este realizată în 24 de ore. E ca și cum am avea magazine în toate județele țării. Nu considerăm că am dat un pas înapoi, ci am făcut mai mulți pași înainte prin această abordare.

TEHNOLOGIE Ÿ ERP „Vrem să dotăm întreaga echipă de agenți cu laptopuri și aplicația ERP“ Ÿ BI „Un sistem BI reprezintă chintesența businessului“ Ÿ PORTAL B2B „Clienții ne solicită un portal pentru plasarea comenzilor.“

Agenții de vânzări sunt deja dotați cu mașini (avem o flotă de peste 100 de mașini), telefoane și calculatoare proprii. Însă mai nou vrem să dotăm întreaga echipă de agenți cu laptopuri și aplicația ERP, astfel încât să poată realiza schimb de informații online, să vadă stocuri în timp real, să introducă comenzi. A doua direcție este utilizarea sistemului BI de către management pentru analize manageriale complexe, rapoarte ad-hoc, indicatori de business. De asemenea, cu ajutorul furnizorului de software vom lansa un magazin online B2B pentru Rocast, integrat cu ERP-ul. Primim, de la tot mai mulți furnizori, solicitarea de a introduce comenzile pe un portal. De asemenea, clienții solicită un portal pentru plasarea comenzilor. Care sunt așteptările de la sistemul BI? Implementarea sistemului ERP la Rocast s-a finalizat cu funcționarea tuturor departamentelor la turație maximă. Următoarea etapă este exploatarea datelor cu sistemul BI. Din ce am observat în cadrul prezentărilor,un sistem BI reprezintă chintesența business-ului, respectiv locul de unde obții informații de sinteză care te ajută să iei măsurile și direcțiile corecte în dezvoltarea business-ului, prin urmare este de mare importanță. Eu dintotdeauna am făcut BI în companie, însă cu mijloace incomparabile, cu o suită de programatori, dar cu limitele lor vizavi de programare, de viteză, acuratețe, corectitudine etc. Prin urmare, saltul este masiv. Sunt unele detalii care ne „taxează” foarte tare, care țin de esența business-ului și pe care le vom avea cu noul sistem BI: obținerea de statistici de vânzări, ca să poți prepara comenzile pentru furnizori. Avem aproximativ 50 de furnizori, dintre care 30 sunt numai din Germania, prin urmare este necesară viteză vizavi de prepararea comenzilor. Avem și mijloace proprii de transport, care se duc în afara granițelor și aduc marfa.

www.rocast.ro

Rocast » Horaţiu Vonica

11


III Democratizarea accesului la informație la Sanident: un business eficient = client informat + angajat informat Interviu cu Octavian Neacșu, Director General Sanident

„Personal, nu cred că poți să funcționezi normal fără un sistem ERP. Un astfel de sistem are un rol determinant. Agenții noștri au toți acces la ERP și la informația din sistem, ei plasează comenzile prin program, au acces la stocuri și la prețuri. Vom promova prin intermediul agenților portalul B2B integrat cu sistemul ERP, al cărui obiectiv este de a simplifica și completa comunicarea cu fiecare client." Octavian Neacșu, Director General Sanident

Principalele beneficii obţinute de Sanident în urma implementării ERP-ului Reducerea timpului de preluare a unei comenzi prin: Utilizarea sistemului ERP de către agenţii de vânzări, care au acces la stocuri si preţuri şi pot plasa comanda din orice locaţie , prin Internet Utilizarea portalului B2B integrat cu sistemul ERP, de unde comenzile sunt preluate direct în sistem, nemafiind necesară prelucrarea datelor de două ori Reducerea timpului de răspuns la schimbările competiţiei prin: Modificarea automată a listelor de preţ

SANIDENT:

Ÿ distribuţie produse stomatologice Ÿ an înfiinţare: 2006 Ÿ CA: 3,5 mil. EUR Ÿ 18 000 articole

COMPANIA Cine este Sanident și ce poziție are în piață? Sanident este o companie specializată în distribuția de produse stomatologice, o companie tânără, cu o vechime de doar doi ani. La ora actuală există peste 160 de companii care activează în domeniu, cu un număr de 10 000 clienți, la nivel național. Concurența este acerbă. Piața de stomatologie nefiind urmărită de marile agenții care fac rating-uri de țară, estimăm că la ora actuală am ajuns la 6 - 7% market share, având o cifră de afaceri de 3,5 milioane EUR. În ciuda crizei cu care ne confruntăm și chiar dacă piața este în scădere, reușim să fim pe creștere. Întreaga activitate este concentrată în București și avem agenți de vânzări în țară. Lucrăm cu cabinete stomatologice și laboratoare de clinică dentară. Câte produse aveți în portofoliu? Avem aproximativ 18 000 de articole la ora actuală. Prin urmare, nu văd cum am putea activa fără un sistem ERP. O companie care vrea să facă ceva în domeniul nostru trebuie să aibă un stoc minim care se ridică la cel puțin 4 000 – 5 000 de produse, care trebuie gestionate cumva. Alternativa ar fi să angajezi o armată de oameni, care oricum te costă mai mult decât sistemul. Există antreprenori și antreprenori, există firme mici care scriu facturile de mână, nu țin o evidență. O companie care are însă o strategie și știe clar ce are de făcut, nu prea văd cum poate funcționa fără un ERP. SITUAȚIA - Strategie de creștere a cifrei de afaceri printr-o comunicare mai eficientă și diversificarea portofoliului de produse Care sunt obiectivele pentru 2011? Obiectivul ar fi o creștere cu 15% pentru anul în curs. Strategia pentru îndeplinirea acestui obiectiv constă în mărirea portofoliului de produse și angajarea de noi agenți de vânzări, utilizând sistemul ERP ca platformă informatică.

Sanident » Octavian Neacşu

12


Vom promova de asemenea noul portal de vânzări lansat la finalul lui 2010, prin care vom ataca aceiași clienți, într-un mod mai eficient. Este vorba de un portal B2B integrat cu sistemul ERP, al cărui obiectiv este de a simplifica și completa comunicarea cu fiecare client. SOLUȚIA - Utilizarea informației de ultim moment din ERP de către angajați și de către clienți. Lansarea unui portal B2B integrat cu sistemul ERP Cum intervin ERP-ul și Portalul B2B în strategia de creștere pe 2011? ERP-ul are un rol determinant. Agenții noștri au toți acces la ERP, ei plasează comenzile prin program, au acces la stocuri și la prețuri. Portalul completează și nu înlocuiește sistemul cu agenți de vânzări. Într-un business ca al nostru, în care ofertele sunt adeseori personalizate pe nevoile clienților, relațiile umane contează foarte mult. Din acest punct de vedere, în cazul nostru, nu se pune problema înlocuirii agenților. Mai mult, vom începe promovarea portalului prin investiții în publicitate, dar și prin agenți.

TEHNOLOGIE Ÿ ERP „Personal, nu cred că poți să funcționezi normal fără un sistem ERP“ Ÿ PORTAL B2B „Obiectivul portalului este de a simplifica și completa comunicarea cu fiecare client“

Care este diferența între modul de lucru anterior și comunicarea prin portal? Lucrăm deja de două luni cu portalul integrat cu ERP-ul. Clientul intră, vede produsele și face comanda. Înainte suna un agent. Este mai simplu acum pentru client întrucât își poate alege produsele și cantitatea și vede prețurile conform condițiilor negociate. Este mult mai ușor decât să stea la telefon. Care sunt zonele din business în care vă ajută sistemul ERP? Marele avantaj constă în flexibilitatea de a modifica prețurile rapid, lucru care, într-o piață dinamică, precum cea în care activăm, este esențial. Poți să lucrezi în funcție de cursul valutar, să îți alegi repede propria metodă de lucru, acesta fiind un avantaj considerabil pentru noi. Cum vă diferențiați față de competitori? Marea majoritate a firmelor din piața de stomatologie, firme mai mari și mai vechi, vorbesc de probleme de Cash-Flow. Acestea duc automat la pierderea livrărilor de către anumiți furnizori, către care au datorii. Avantajul nostru este că nu avem astfel de probleme, reușim să asigurăm un stoc foarte bun, o mișcare de peste 50% la nivel lunar, ceea ce este un parametru foarte bun. Aici intervine și ERP-ul, deoarece cu ajutorul sistemului facem vânzările, aprovizionarea, urmărim viteza de rotație, știm când să generăm comenzi pentru a asigura stocul. Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Înainte de a înființa Sanident, am lucrat într-o altă companie cu același sistem ERP. Știam cum funcționează, lucrasem pe el, deci nu a fost nevoie să mă documentez prea mult și raportul prețcalitate a fost foarte bun. Încă din momentul în care am înființat firma am luat și ERP-ul, fără a fi nevoit să caut altceva. RECOMANDĂRI Ce recomandați managerilor care caută un ERP? Personal cred că, datorită contabilității dezastruoase din România, este nevoie ca sistemul să fie la zi cu legislația și, ca atare, să fie dezvoltat de un producător local. Doar un astfel de furnizor are cunoștințele necesare pentru a adapta sistemul la modificările constante de la noi. O companie care își deschide un birou în România nu are nici o șansă cu un sistem prea mare sau prea complex, cum sunt cele internaționale. Prin urmare, colaborarea cu un producător local de software este un avantaj, îți oferă viteză de reacție, pentru că înțelege nevoile locale. Cum explicați implementarea unui ERP în plină criză? Nu cred că sunt persoana cea mai potrivită pentru a răspunde la o astfel de întrebare pentru că, personal, nu cred că poți să funcționezi normal fără un sistem ERP. www.sanident.ro

Sanident » Octavian Neacşu

13


IV Start-up de succes în condiții de criză Interviu cu dl. Cristian Magheru, CEO Magheru Trading

"În ceea ce privește dificultățile financiare pe care le are fiecare în perioada de recesiune, poți să abordezi o formulă care nu angajează resurse financiare de nesuportat, imediate: cea de închiriere în loc de cumpărare. Noi am închiriat biroul, depozitul și sistemul. Sistemul ERP online a fost formula potrivită, întrucât ne-a scutit de costurile de licențiere și de infrastructură. În opinia noastră, o firmă care își propune să îndeplinească standardele de furnizor pentru companii multinaționale din retail - Carrefour, Selgros, Metro, Kaufland, Real - abordează profesionist debutul în piață și caută să beneficieze de avantajele utilizării acestui gen de aplicație." Cristian Magheru, CEO Magheru Trading

a Principalele beneficii obţinute de Magheru Trading în urma implementării ERP-ului Diminuarea costurilor necesare lansării unui start-up prin: Utilizarea sistemului ERP în varianta online şi implicit eliminarea costurilor cu licenţele şi infrastructura Eficientizarea comunicării cu Key Accounts prin: Gestionarea automată a partenerilor şi a documentelor aferente (comenzi, facturi) în sistem Reducerea costurilor operaţionale prin: Integrarea portalului B2B cu sistemul ERP Menţinerea unui cash-flow optim prin: Predictibilitatea intrărilor, indicator monitorizat cu ajutorul sistemului ERP Gestionarea automată a preţurilor şi a politicilor de discount

MAGHERU TRADING:

Ÿ unic importator produse Turtle Wax Ÿ CA: 149 000 EUR

COMPANIA Cine este Magheru Trading și ce poziție are în piață? Magheru Trading este la ora actuală unic importator al produselor Turtle Wax în România, principalul furnizor la nivel mondial al produselor inovatoare și de calitate pentru îngrijirea mașinii. În sectorul produselor de întreținere auto, produsele Turtle Wax au cele mai mari vânzări în magazinele de retail oriunde în lume. Având o experiență de mai bine de șase ani pe domeniul de import și distribuție de accesorii auto, categoria de întreținere, îngrijire și confort în autoturism, trecerea spre reprezentarea exclusivă a brandului Turtle Wax în România a venit natural. Care sunt canalele de vânzare pe care mergeți în prezent? Primele trei luni au reprezentat o perioadă de pregătire, de investit în logistică, depozit. A fost o investiție serioasă în amenajarea spațiului de depozitare și utilaje. Importul nu se face la nivel modest, asigurăm un fond de marfă care poate să satisfacă toate lanțurile care intră sub contract cu noi. Acum acoperim practic toată zona de retail. Am început cu Cash&Carry, Metro, Selgros, Cora, Carrefour, Kaufland, Real, iar pe zona de bricolaj și DIY suntem în discuții cu Praktiker. Prin Key Accounts acoperim toată țara. Intenția noastră este de a accesa cât putem de repede lanțurile de benzinării. Acolo cred că primele contacte care se vor finaliza vor fi cele cu OMV și Petrom. Care sunt obiectivele Magheru Trading în perioada imediat următoare? Intenția mea este de a lucra cu maxim 4-5 branduri, ca să ne putem concentra pe portofoliu și pe gama fiecărui brand așa cum se cuvine.

Magheru Trading » Cristian Magheru

14


Sunt conștient și de limitele în care îmi desfășor activitatea, dar și de potențialul fantastic pe care îl au câteva branduri care satisfac cam tot ce este necesar într-un autoturism. De asemenea, vrem să aducem și produse complementare. Vom lua de exemplu ca produs adițional un brand de lavete din microfibre, care vin în completarea produsului nostru de bază. Practic vrem să oferim și instrumentele necesare de utilizare a produselor noastre. În ceea ce privește acoperirea la nivel național, ne-am propus să vindem în hypermarketuri, supermarketuri, lanțuri de benzinării și mici magazine. În cazul celor din urmă preferăm să lucrăm cu subdistribuitori, pentru că este o zonă mai dificilă, sunt companii mici și comportă un risc crescut la încasare. De asemenea, vrem să deschidem un magazin online în prima parte a acestui an, subiect care implică și aplicația ERP și formula în care o vom utiliza. La ora actuală lucrăm online și vrem să facem în așa fel încât interfața magazinului online să fie conectată la ERP, astfel încât să nu introducem datele de două ori. Portalul va fi B2C și vom avea două secțiuni: una de prezentare a companiei, prezentarea noastră în fața unor potențiali furnizori care sunt interesați să beneficieze de ceea ce le putem pune noi la dispoziție în România, iar pe de altă parte va fi un magazin online cu un catalog cu vânzare. SITUAȚIA Când și de ce ați luat decizia implementării unui sistem ERP? Abordarea infrastructurii informatice a licențelor de soft și a sistemului ERP au precedat practic lansarea companiei și au coincis cu momentul conturării viziunii de business. N-aș fi putut să mă duc la Carrefour, primul meu client, dacă n-aveam o bază de date cu produsele, cu punctele de vânzare etc. în ERP. Fiecare magazin are o factură dedicată, o adresă și așa mai departe. Este destul de complicat de gestionat dacă nu ai un sistem care să rezolve automat astfel de detalii. Fiind o firmă de mici dimensiuni, achiziționarea licențelor presupunea alocarea unor resurse de finanțare care depășeau disponibilul de început, așa că formula propusă de furnizorul de software, ERP online, am considerat-o cea mai potrivită pentru noi.

TEHNOLOGIE Ÿ ERP “ERP-ul online este formula cea mai potrivită pentru start-up-uri” Ÿ PORTAL B2C “vrem ca interfața magazinului online să fie conectată la ERP”

SOLUȚIA Care sunt avantajele unui sistem ERP online pentru un Start-up? Nu am avut nicio rezervă pentru varianta ERP-ului online. Am reușit să facem achiziția fără angajarea unor resurse financiare consistente, iar pentru momentul de început al unei firme este o oportunitate uriașă. ERP-ul online este formula cea mai potrivită pentru start-up-uri, pentru cei care au nevoie de avantajele unui ERP, dar nu au resursele necesare. Am fost interesați în mod deosebit de modulele pentru aprovizionare, stocuri, vânzări, prețuri și trezorerie, fără de care debutul activității nu se poate realiza. În opinia noastră, o firmă care își propune să îndeplinească standardele de furnizor pentru companii multinaționale din retail - Carrefour, Selgros, Metro, Kaufland, Real - abordează profesionist debutul în piață și caută să beneficieze de avantajele utilizării acestui gen de aplicație. BENEFICII Care sunt primele beneficii așteptate de la sistemul ERP? Eu am fost foarte mulțumit de abordarea implementării de către furnizorul de software și, în plus, s-a lucrat foarte repede. Acum am acces la tehnologie de ultimă generație, așa că depășește așteptările pe care le aveam eu de la sistem. Deocamdată sunt în faza de înțelegere a potențialului maxim al sistemului ERP, nu am nevoie de funcționalități suplimentare pentru că îmi satisface toate nevoile actuale. Suntem încântați că există posibilitatea de a avea o interfață și cu magazinul online pe care intenționăm să-l lansăm în perioada imediat următoare și, prin aceasta, să evităm o serie de costuri.

Magheru Trading » Cristian Magheru

15


Care sunt principalii indicatori de business pe care îi urmăriți în ERP? În trezorerie avem predictibilitatea intrărilor, care ne ajută la cash-flow. În ceea ce privește prețurile, îmi gestionează listele de preț care diferă și pe lanț, și între lanțuri, și între clienți, politicile de discount etc. În special pe zona de online va fi destul de complicată politica de discount pentru că, în funcție de numărul de produse pe care clientul le va achiziționa, discountul este mai mare și crește în cascadă în funcție de numărul de produse achiziționate. Dacă revine, în funcție de numărul de vizite finalizate prin achiziție din magazinul online, are un alt discount, care este discount permanent. La toate astea se adaugă discountul de sezon și campaniile promoționale pe care le facem foarte des, aproape lunar, pentru anumite produse. Sunt foarte multe liste de prețuri pe care la un moment dat nu prea mai ai cum să le controlezi manual și atunci ai nevoie de un sistem pentru a le genera automat. Toate rapoartele le scoatem din ERP. Avem rapoarte pe produs, pe lanț, pe punct de vânzare, pe zonă, pe categorie de client – supermarket, benzinărie etc.; Toate acestea ne arată care sunt punctele mai slabe, care sunt cele mai puternice, de ce sunt mai puternice, iar în felul acesta reușim să ne echilibrăm și să adaptăm pe client atât gama de articole cât și cotațiile de preț.

„Pentru noi ERP-ul online a fost formula potrivită, întrucât ne-a scutit de costurile de licențiere și de infrastructură.“

RECOMANDĂRI PENTRU O IMPLEMENTARE ERP Având experiența implementării unui sistem ERP, ce i-ați recomanda unui manager care dorește să achiziționeze un astfel de sistem? Un ERP trebuie să fie în primul rând potrivit pentru necesitățile companiei sale. Oricum, este extraordinar dacă un manager a conștientizat că are nevoie de un sistem ERP și că dorește să-l ia. Aici e declicul după părerea mea. Dacă înțelegi cum funcționează, dacă ți-l dorești, într-un fel sau altul cumperi unul, fie că este mai ieftin, mai scump, mai slab. Eu în general recomand produse care depășesc necesarul actual, care oferă posibilitatea de a evolua, care îți oferă o bază, o structură solidă pentru a depăși nivelul actual al business-ului. Altfel riști să-ți faci un deserviciu, pentru că nu te stimulează să progresezi. Spre exemplu noi, în anii `90, scriam facturile de mână. Apoi le-am făcut pe calculator, domestic. La un moment dat, nu mai puteau fi gestionate. Au apărut coduri pe produs, cod pe magazin, cod pe rețea. Dacă am fi cumpărat un program care să gestioneze doar codarea, n-am fi rezolvat nimic, pentru că nu aveam posibilitatea să ne extindem portofoliul. E bine să cumperi un produs care e peste necesarul de astăzi, dacă ai o perspectivă și crezi că poți să treci la următorul nivel. Sunt companii care implementează ERP în această perioadă, de recesiune. Cum vedeți acest lucru? Tocmai, pentru că este criză, este un moment de mare oportunitate pentru a investi. Noi am lansat start-up-ul în plină recesiune, din punctul acesta de vedere eu sunt contra curentului. Eu consider că perioada asta de dificultăți economice, pentru anumite companii într-adevăr nu constituie un moment oportun de dezvoltare, dar pentru alte activități reprezintă oportunități de intrare în piață. Sunt anumite branduri gestionate de companii care sunt incomodate de contextul dificil și s-a creat astfel un culoar de penetrare pe piață care trebuie exploatat. Iar în ceea ce privește dificultățile financiare pe care le are fiecare în perioada de recesiune, poți să abordezi o formulă care nu angajează resurse financiare de nesuportat, imediate, cea de închiriere în loc de cumpărare. Noi am închiriat biroul, depozitul și sistemul. Există o rezonabilitate în modul în care poți accesa o aplicație. Pentru noi ERP-ul online a fost formula potrivită, întrucât ne-a scutit de costurile de licențiere și de infrastructură.

Magheru Trading » Cristian Magheru

16


V Interviu cu Ludovic Toth, Director General Ludoterm

"În cazul sistemului ERP actual, nu folosim toate funcționalitățile, dar avem siguranța că, pe măsură ce vom crește, nevoile noastre vor fi acoperite. Vom putea lua mai rapid măsurile necesare în diverse situații. Un beneficiu imediat al implementării este că vom avea parte de mai multă disciplină pentru că toate informațiile vor deveni transparente. Acum putem măsura rezultatele muncii fiecărui om." Ludovic Toth, Director General Ludoterm COMPANIA Cine este Ludoterm și ce poziție are în piață? Suntem un start-up pe piața de echipamente termice și de tratare a apei. Am pornit acest business pe baza experienței anterioare în firme de profil. Avem în prezent aproximativ 20 de angajați cu experiență în importul de echipamente pentru centrale termice. LUDOTERM ÎN CIFRE: Am atacat și un domeniu ceva mai nou, tratarea apelor primare și ape uzate. Reprezentăm în acest sens câteva societăți specializate, printre care Permo BWT Franța, parte a BWT Group, lider pe piața de profil. În acest moment, este cea mai puternică firmă din Europa în domeniul tratarii apelor pentru industria farmaceutică și industria alimentară. Suntem reprezentanți unici în România pentru produsele lor. Mai colaborăm cu Remtech din Olanda, Herco din Germania, Aminodan Group din Danemarca și alte câteva branduri din Belgia și Italia. Toate firmele sunt specializate în acest domeniu, fiecare având câte un punct forte.

Ÿ import şi distribuţie

Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

echipamente termice şi de tratare a apei an înfiinţare: 2009 20 angajați 6 000 articole 100 de redistribuitori

Care este poziția companiei în acest moment pe segmentul de echipamente termice? În zona de termice avem experiență, avem o piață, avem clienții vechi, avem o ofertă destul de bine pusă la punct. Suntem prezenți în acest moment pe două canale de vânzări: unul format din aproximativ 100 de redistribuitori prin care asigurăm acoperire regională și unul constituit din supermarketuri de tip Mr. Bricolaj, Bricostore, Obi. În curând vom lucra și cu Leroy Merlin care va deschide în primăvară un magazin la Chitila. Cum veți răspunde nevoilor pieței în 2011? La ora actuală avem aproximativ 6 000 de articole și urmează să lansăm alte 600. Dorim să extindem portofoliul de produse pe baza cererii și, pe de altă parte, căutăm distribuitori noi. În felul acesta ne vom crește expunerea. Vom menține prețuri raportate corect, conforme calității produselor. Principala zonă pe care ne vom concentra în 2011 este Sudul țării. Lucrăm cu agenți specializați pe supermarketuri și zone. SITUAȚIA Care sunt așteptările pe care le aveați în momentul achiziţionării sistemului ERP? Am lucrat de-a lungul experienței mele cu două sisteme de tip ERP, motiv pentru care, în momentul alegerii actualului sistem am căutat două lucruri: să-mi ofere informații corecte și să poată fi extins pe măsura nevoilor noastre ca firmă. În cazul acestui sistem ERP, nu folosim toate funcționalitățile, dar avem siguranța că, pe măsură ce vom crește, nevoile noastre vor fi acoperite. Vom putea lua mai rapid măsurile necesare în diverse situații.

Ludoterm » Ludovic Toth

17


BENEFICII IMPLEMENTARE Care au fost primele beneficii obținute prin implementarea ERP-ului? Înainte aveam ca target o CA de realizat, dar nu știam niciodată cât adaos comercial se realizează și câte cheltuieli sunt, mă refer la cifre exacte. La ora actuală, interesul meu este să intre o anumită sumă în firmă, care să acopere cheltuielile lunare. Așadar, am repartizat aceste cheltuieli pe agenți, iar fiecare trebuie să facă în așa fel încât să aducă lunar o sumă peste cheltuielile fiecăruia. Când ați căutat sistemul ERP, care au fost criteriile luate în calcul? Un beneficiu major este că vom avea parte de mai multă disciplină pentru că toate informațiile vor deveni transparente. Acum putem măsura rezultatele muncii fiecărui om. De exemplu: am un agent căruia i-am dat un target de 6000 EUR și pot să verific imediat dacă i-a făcut sau nu. În plus, avem informații detaliate și despre clienți: știm ce cumpără, cât cumpără, câți bani ne aduce.

TEHNOLOGIE:

Ÿ ERP ”Vom avea parte de mai multă disciplină pentru că toate informațiile vor deveni transparente”

Un lucru foarte important este faptul că se poate lucra pe Internet, ceea ce cu sistemul anterior nu se putea face. Contează și ușurința cu care se lucrează, ERP-ul are o interfață ușoară, intuitivă. La softul anterior se lucra numai din taste și comenzi, nici vorba de mouse. Care sunt principalii indicatori pe care îi urmăriți în ERP? Avem cele două canale de vânzare împărțite pe centre de profit: unul pe supermarketuri și unul pe distribuție. În acest fel, pot afla cu exactitate cât de performant este fiecare canal din punct de vedere vânzări, profit, încasare etc Urmărim de asemenea adaosul comercial adăugat. În decembrie spre exemplu știu că am lucrat cu un procent în plus față de noiembrie. În plus, avem detalii pe fiecare client în parte: știm cum stă cu plățile, cu achizițiile etc. RECOMANDĂRI Sunt companii care implementează ERP în această perioadă de criză. Cum vedeți acest lucru? Este destul de greu să iei o decizie dacă, în astfel de vremuri, e cazul să investești sau nu. Și cred că decisiv în asta este dacă ai sau nu bani. Dacă ai bani, se merită. Dacă nu, oricum nu poți să pornești un business. Eu am vrut totuși neapărat să fac investiția pentru că am simțit că avem nevoie de ERP. O firmă care are, ca noi, mii de articole, este greu de stăpânit fără un sistem ERP. Sunteți la a treia implementare de ERP. Ce sfaturi ați da unui manager care caută un ERP? Specificul firmei contează foarte mult. Managerul trebuie să știe ce dorește, ce informații îi sunt necesare. ERP-ul te ajută să-ți ordonezi activitatea și să obții informațiile necesare. Solicitarea de recomandări de la cei cu același tip de activitate care au implementat un ERP este foarte utilă.

www.ludoterm.ro

Ludoterm » Ludovic Toth

18


VI Interviu cu Dl.Bartosz Sieroslawski, Director Comercial Koelner "În cazul nostru au fost 3 motive principale care au stat la baza alegerii unui furnizor local de ERP. Primul și cel mai important este legat de mai bună corelare a ERP-ului cu legislația locală. Interfața ERP-ului românesc a contat de asemenea mult. Al doilea motiv a fost de asemenea important, și anume suportul tehnic pe care îl putem obține foarte rapid și ușor de la furnizorul local. Nu toate problemele tehnice pot fi rezolvate de la distanță și în astfel de situații nu ne permitem să așteptăm să vină cineva din Polonia să-l repare. În final, costurile de licențiere și implementare a ERP-ului au contat mult în luarea deciziei pe care astăzi nu o regretăm deloc." Bartosz Sieroslawski, Director Comercial Koelner

Cine este Koelner și ce poziție are în piață? Koelner România este parte a grupului internațional Koelner – principalul producător și distribuitor de sisteme de fixare pentru construcții, la nivel mondial. De peste 20 de ani Koelner Group este printre cei mai mari producători de elemente de fixare, sisteme de izolații pentru acoperișuri și fațade, accesorii pentru sisteme de gips carton, sisteme de suspensie cablu, șuruburi auto-foraj, conectori lemn, ancore mecanice și chimice și alte accesorii. Koelner Group este de asemenea un jucător important pe piața națională de unelte și instrumente electrice. Gama completă de produse include peste 30.000 de produse oferite sub diferite branduri precum Koelner, Rawlplug, Modeco, Globus și Srubex. Strategia de export se bazează pe distribuție și centre de vânzări (showroom-uri) în Europa și Orientul Îndepărtat. Dezvoltarea continuă a distribuției și a showroom-urilor ne-a permis să ne extindem în 14 țări precum UK, Dubai și marea majoritate a țărilor din Uniunea Europeană.

KOELNER ROMÂNIA:

Ÿ producţie şi distribuţie sisteme fixare pentru construcţii Ÿ an înfiinţare: 2001 Ÿ CA:1,9 mil EUR Ÿ 30 000 produse Ÿ 40% creştere în vânzări la începutul lui 2010

Una din filialele companiei este Koelner România, stabilită în 2001. Centrul logistic și de vânzări este localizat în București, de unde sunt distribuite produsele pe întreg teritoriul țării. În plus, Koelner România dispune și de o rețea de agenți de vânzări extinsă în întreaga țară. Suntem prezenți cu produsele noastre în principalele canale de vânzări de tip DIY ( „Do It Yourself”) disponibile în piață, centre de distribuție medii și mici și lanțuri de depozite de construcții locale. În acest an am început o colaborare promițătoare cu câteva companii de construcții mari și sperăm să dezvoltăm aceste relații și pe viitor. Care a fost evoluția industriei în care activați în ultimii doi ani? Industria construcțiilor este de obicei prima afectată de orice tip de criză, prin urmare primele semnale puternice care sugerau condiții economice descurajatoare au apărut la începutul anului 2009 și au continuat să afecteze negativ piața în lunile ce-au urmat. Un impact puternic l-a avut scăderea numărului de proiecte noi de construcții care începuseră în acea perioadă. Cu toate acestea trebuie să mărturisesc că pentru mulți dintre clienții noștri situația generală a pieței în 2009 a fost mai bună decât anul acesta. Toata lumea vorbea despre criză dar multe companii înregistrau în continuare creșteri. Anul acesta situația s-a înrăutățit, nu numai din punct de vedere al vânzărilor, dar și al stării financiare generale a companiilor din domeniul nostru de afaceri. Prin urmare, în 2010 piața noastră s-a confruntat nu numai cu scăderi mari în nivelul vânzărilor, dar și cu probleme de cash flow care au atacat mare parte din companiile din industria construcțiilor. Este suficient să analizezi ultimii doi ani pentru a observa că aproximativ 50% din companii au probleme în a-și plăti datoriile la timp și asta cu siguranță are un impact puternic negativ pe întregul lanț de companii implicate în proiecte de construcții. În final, ca rezultat la această problemă multe companii au falimentat în ultima perioadă.

GRUPUL KOELNER: Ÿ important producător european de elemente pentru asamblare Ÿ lider de 25 de ani pe piaţa poloneză de sisteme de fixare în construcţii Ÿ prezenţă în 38 state

În cazul Koelner România ultimii doi ani au arătat un pic diferit comparativ cu tendința generală din piață.

Koelner » Bartosz Sieroslawski

19


După perioada dificilă 2006 – 2008 managementul Koelner Group a decis ca în 2009 să conducă procese de restructurare semnificative cu scopul de a readuce compania pe drumul cel bun. Prin urmare, pentru noi 2009 a fost un an de definire de noi strategii pentru companie, strategii care ne-ar putea garanta succesul în viitorul apropiat. Iar în 2010 această nouă strategie a început să aducă primele rezultate pozitive. Am reușit nu numai să ne păstrăm vechii clienți dar am și obținut noi clienți, preluați de la concurență. Presiunea constantă pe îmbunătățirea managementului lanțului de aprovizionare ne-a ajutat să oferim o calitate ridicată a serviciilor noastre, să eliminăm costuri și să devenim mai competitivi pe piață. Ca rezultat, când competitorii noștri se confruntau cu mari scăderi în nivelul vânzărilor, noi ne putem lăuda cu 40% creșteri în vânzări în primele 8 luni ale anului 2010. Care sunt previziunile dumneavoastră pentru industria în care activați? Deocamdată predomină numai previziuni pesimiste referitoare la situația pieței construcțiilor în 2011. Conform 90% dintre companiile cu care colaborăm, lucrurile se vor înrăutăți anul viitor. Din păcate sunt multe circumstanțe care susțin o previziune atât de pesimistă. După părerea mea, cea mai importanță este dată de oprirea proiectelor de infrastructură finanțate de stat. În multe țări – spre exemplu Polonia – aceste proiecte de infrastructură reprezintă impulsul necesar al piețelor domestice în lupta cu stagnarea și ajutorul necesar pentru a accelera recuperarea economică. Din păcate, știm că majoritatea programelor care au existat în România în perioada 20072010 vor fi stopate până la finalul acestui an. Ca rezultat, multe companii vor fi lipsite de principala sursă de venituri.

TEHNOLOGIE:

Ÿ ERP „Fără un sistem ERP bun îți poți lua gândul de la eficiența companiei tale pe termen lung“

Un alt motiv foarte important care ne fundamentează previziunile pesimiste este legat de situația politica instabilă care nu încurajează investitorii străini să se orienteze spre investirea de bani în România. Spre exemplu, decizia referitoare la TVA a fost anunțată cu doar câteva zile înainte să fie pusă în practică. Astfel de evenimente le „comunică” investitorilor să evite piața românească. Antreprenorii locali sunt şi ei afectați de acest factor. Mulți dintre ei și-au încetat planurile de dezvoltare deoarece nimeni nu poate presupune cu exactitate ce se va întampla, dacă guvernul nu va propune noi taxe sau politici de angajare. Atitudinea pe care au adoptat-o majoritatea companiilor în prezent se poate descrie astfel :„să nu cheltuim prea mulți bani, să nu pierdem prea mult din piață și să așteptăm până vin vremuri mai bune”. Deși împărtășim câteva astfel de griji, suntem în același timp și optimiști în privința noastră pentru anul 2011. În acest an, noua strategie a început să aducă primele efecte pozitive și suntem siguri că acest trend se va menține și anul viitor. Avem planuri pentru anul ce urmează pentru aproape toate ariile de activitate din compania noastră, începând cu o nouă strategie de marketing, dezvoltarea unor noi canale de vânzare și îmbunătățirea canalului de aprovizionare. Avem o echipă de vânzări tânără și ambițioasă prin urmare nu am îndoieli că vom avea succes în abordarea acestor noi provocări. Care este strategia companiei pentru a atinge obiectivele de business propuse? Unul din principalele noastre obiective este să producem și să oferim clienților noștri produse și servicii de înaltă calitate. Strategia noastră nu presupune să concurăm numai la nivel de preț – trebuie să menținem calitatea înaltă a produselor noastre, combinată cu prețuri bune, fiabilitate și sporirea experienței clientului prin oferirea de servicii cu valoare adăugată, cum ar fi livrare în 24h oriunde în România sau programe de loialitate care oferă clienților noştri condiții comerciale mai bune dacă ne sunt fideli. Credem că în România sunt multe companii care caută astfel de „pachete de servicii” și dorim să le propunem să ni se alăture pentru a ne dezvolta afacerile împreună. Prin urmare și în 2011 ne vom continua eforturile de a aduce noi stimulente în relația cu clienții noștri.

Koelner » Bartosz Sieroslawski

20


Care este rolul ERP-ului în strategia de business a companiei Koelner România? În cazul nostru au fost 3 motive principale care au stat la baza alegerii unui furnizor local de ERP. Primul și cel mai important este legat de mai buna corelare a ERP-ului cu legislația locală. Am dorit să evităm procesele lungi și consumatoare de timp pe care le-ar fi implicat adaptarea ERP-ului utilizat în compania-mamă, în special din cauza problemelor financiare. Interfața ERP-ului românesc a contat de asemenea mult. Al doilea motiv a fost de asemenea important, și anume suportul tehnic pe care îl putem obține foarte rapid și ușor de la furnizorul local. Nu toate problemele tehnice pot fi rezolvate de la distanță și în astfel de situații nu ne permitem să așteptăm să vină cineva din Polonia să-l repare. În final, costurile de licențiere și implementare a ERP-ului au contat mult în luarea deciziei pe care astăzi nu o regretăm deloc. Ca filială, suntem obligați să raportăm situațiile constant și rapid la sediul central, iar aici beneficiem de un instrument foarte util și ușor de folosit, oferit de furnizorul de ERP. Este un fel de wizard dezvoltat de furnizorul de software care ne permite să importăm și să exportăm din ERP-ul nostru direct în ERP-ul polonez al sediului central. Nu trebuie să operăm datele manual, prin urmare evităm eroarea umană. Durează doar câteva minute pentru a raporta săptămânal vânzările și costurile, indicatori care îi ajută pe colegii noștri din Polonia să fie la curent cu ultimele rezultate ale companiei. Care sunt principalii indicatori de business pe care-i urmăriți? Principalii indicatori pentru o companie comercială sunt cifra de afaceri, profitul și, cu o importanță în creștere, disciplina financiară asupra costurilor și a cash flow-ului. Multe companii au planuri la scara mare dar nu au resursele sa le susțină pe perioade de timp mai lungi. Prin urmare, este foarte important în această perioadă să utilizezi instrumente profesionale de planificare financiară pe termen lung și analize SWOT pentru a identifica amenințările și oportunitățile din piață.

„Un sistem ERP eficient te ajută să controlezi ce se întamplă în interior și să fii flexibil la exterior.“

Pe filiala românească Koelner s-a pus foarte multă presiune pentru a ne asigura că știm constant direcția în care merge compania. Perioada în care sortai și păstrai informațiile într-un fișier de Excel a trecut – este mult prea multă informație ce vine din diferite direcții și nu poți să pierzi timp să o manipulezi. Comunicarea trebuie să se facă rapid și eficient altfel riști să fii eliminat din piață. Succesul unei companii se bazează pe o ofertă unică, o echipă de vânzări bine pregatită și motivată, un management care cunoaște bine direcția companiei, resurse financiare și nu în ultimul rând suport administrativ bun. Pentru a putea face asta ai nevoie de un sistem ERP eficient care te ajută să controlezi ce se întamplă în interior și să fii flexibil la exterior. Când am venit prima oară la Koelner România, sistemul IT nu răspundea în totalitate nevoilor noastre, însă de atunci am făcut multe upgrade-uri și continuăm să-l actualizăm. Acum ne permite să controlăm toate tipurile de activitate desfășurate în companie: vânzări, contabilitate, logistică, aprovizionare, controlul costurilor. Avem un sistem de urmărire foarte eficient la nivelului stocurilor, comenzi, facturi, termene de plată și alți indicatori care contribuie la un management eficient. În concluzie – fără un sistem ERP bun îți poți lua gândul de la eficiența companiei tale pe termen lung.

www.koelner.ro

Koelner » Bartosz Sieroslawski

21


VII Interviu cu Ionuț Ștefănescu, Financial Manager Velfina "În primul rând modul de lucru era clar mai greoi pentru că sistemul informatic utilizat anterior nu permitea o evidențiere a situațiilor în timp util. În cazul în care aveam nevoie de o analiză, trebuia să caut în mai multe departamente, în mai multe dosare. Acum, lucrul acesta se face automat, pentru că toți angajații lucrează într-un sistem integrat. Am eliminat tone de hârtie și muncă repetitivă și ne putem concentra mai mult pe analiza și găsirea de soluții pentru activitatea de dezvoltare." Ionuț Ștefanescu, Financial Manager Velfina

a Principalele beneficii obţinute de Velfina în urma implementării ERP-ului Reducerea costurilor: Generarea de rapoarte automate în sistem Automatizarea anumitor fluxuri operaţionale Toţi angajaţii lucrează pe o platformă integrată, nemaifiind nevoie de introducerea multiplă a datelor Creşterea eficienţei angajaţilor: "Am eliminat tone de hârtie și muncă repetitivă și ne putem concentra mai mult pe analiza și găsirea de soluții, deoarece toți angajații lucrează într-un sistem integrat“ Îmbunătăţirea comunicării interdepartamentale: "Înainte se lucra pe insule individuale, urmând ca schimbul de informații între departamente să se facă pe baza unor hârtii."

VELFINA

Ÿ producţie şi distribuţie consumabile medicale Ÿ an înfiinţare: 2001 Ÿ CA: 3,1 mil EUR

Cine este Velfina și ce poziție are în piață? Velfina a fost înființată în 2001, având ca obiect principal de activitate producția de dispozitive medicale. Generic, dispozitivele medicale sunt produsele care se adresează sistemului de management al plăgilor, iar compania, la ora actuală, oferă soluții pentru aproximativ 80% dintre cerințele sistemul de management al plăgilor. În 2002 am început cu produse bazice și comprese din tifon, după care am dezvoltat treptat soluții precum kituri de unică folosință pentru diverse intervenții și tipuri de plăgi, până la produse care se adresează plăgilor create din arsuri. Produsele oferite de noi au la bază studii clinice și suntem certificați în sistemul de management al calității încă de la început pentru că primii clienți, pe care îi avem și astăzi, sunt din Uniunea Europeană. Ulterior am dezvoltat și piața oarecum atipică - din România, odată cu apariția clinicilor private, a spitalelor private și a sistemului privat în general. Anterior, sistemul public folosea, ca și astăzi, din lipsa fondurilor, sisteme clasice care nu includ acest tip de produse cu avantaje considerabile din punct de vedere al costurilor, al calității actului medical și care oferă siguranță pentru pacient și medic. Încet, lucrurile au început să se miște și în România, din păcate a venit criza și iarăși ne lovim de lipsa unui sistem de management adecvat, de subfinanțări și așa mai departe. În România ne-am propus ca obiectiv să fim printre primii 2-3 jucători din piața sistemelor de management al plăgilor, să atingem o cotă de piață de aproximativ 25-30%. Printre motivațiile care stau la baza unui astfel de obiectiv o reprezintă nivelul concurenței locale. Exceptând câțiva mari jucători internaționali,în sectorul românesc pe care activăm marea majoritate a firmelor sunt de mici dimensiuni, firme care nu au reușit să implementeze un sistem de management al calității, care să satisfacă cerințele de calitate ale clienților și să asigure cerințele necesare tratamentului plăgilor. Prin urmare acestea vor dispărea treptat, sub presiunea cerințelor pieței, iar acest lucru se va concretiza într-un avantaj competitiv pentru noi. În domeniul nostru, pe lângă obișnuitele certificări ale sistemului de management al calității tip ISO, mai există numeroase certificări specifice, pe producția de dispozitive medicale, pe activitatea de sterilizare, pe sisteme de management al sănătății și securității ocupaționale, și diferite certificări oferite de instituții internaționale.

Velfina » Ionuţ Ştefănescu

22


În principiu, avem toată gama de certificări care să ne asigure o activitate integrată și eficientă. Din punct de vedere organizatoric suntem structurați în 7 departamente: Departamentul SMC – Sistemul de Management al Calității, departamentul de producție, achiziții, vânzări, financiar-contabil, resurse umane și cercetare-dezvoltare. În momentul de față avem 100 de angajați, dar intenționăm să mărim echipa. Cine sunt clienții companiei? Prin ce canale vă adresați acestora? Pe piața externă lucrăm cu distribuitori regionali, în principal firme mari, cu putere financiară, care dețin o cotă însemnată pe piața de origine și pentru care producem o mare parte dintre produsele noastre. Piețele pe care suntem prezenți în străinătate sunt Belgia, Franța, Italia, Turcia, Grecia – unde avem filiale și colaboratori – Letonia, de unde am primit oferte de colaborare. Pentru piețele externe dorim dezvoltarea unei rețele de distribuții pentru o nouă categorie de clienți – case de îngrijire a bătrânilor. Aceste instituții au un sistem de cumpărare centralizat, se introduc produsele într-un sistem de achiziție electronică și în funcție de nevoia lor și de activitatea reprezentantului de vânzări ei lansează comenzile. Automat, costurile sunt altele, necesită un spațiu de depozitare propriu sau apelarea la firme specializate pe logistică, depozitare, transport . Acest plan de dezvoltare îl avem, în primă fază, pentru Franța și Italia. În final, asta este dorința noastră, de a crește pas cu pas, de a găsi colaboratori serioși cu potențial de piață în diverse țări, cu posibilitate de promovare a produselor noastre. Pentru piața din România, clienții îi putem împărți în următoarele categorii: 1. spitale publice și instituții publice: servicii de ambulanță, unități de primire urgență, SMURD, unități de pompieri; 2. clienții privați: clinici private, cabinete individuale, spitale private din orașele mari: București, Iași, Oradea; 3. distribuitori regionali, care au deja un portofoliu de clienți cu care relaționează, oferindu-le practic o flexibilitate pe care noi nu o avem. Distribuția către clienții din România se face din depozitul central, unde se centralizează comenzile de la clienți și se face o programare a livrărilor astfel încât, în momentul în care livrăm cu mașinile noastre să avem trasee eficiente. Pentru comenzi sau clienți mici, colaborăm cu societăți de curierat.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Am căutat un sistem care să ne ajute să fim mai eficienți“

Care sunt atuurile produselor marca Velfina? Calitatea produselor este indiscutabilă. În plus, avem flexibilitatea și posibilitatea de a oferi clienților produse care să le satisfacă nevoile atât din punct de vedere al actului medical cât și al costului. Spre exemplu, unul din competitorii noștri internaționali comercializează numai seturi de câmpuri operatorii care conțin 7-8 câmpuri. Clientul, o clinica privată, solicită numai 5 tipuri de câmpuri, cu care lucrează de obicei în timpul actului medical. În aceste cazuri,noi avem posibilitatea de a îi răspunde mai repede fiind aici, spre deosebire de competitori internaționali care nu au unități de producție în România. Pentru a ne menține aceste atuuri este nevoie să delimităm cu grijă limitele flexibilității, pentru că există și aici anumite riscuri – vom crea mai multe produse, avem nevoie de mai multe materii prime, avem nevoie de un stoc sigur etc. Aceste aspecte sunt urmărite acum cu ajutorul sistemului ERP. De unde vă procurați materialele necesare pentru producție? În România avem furnizori pentru anumite servicii și materii prime, dar vorbim în general de produse pentru ambalare, precum cutii din carton sau hârtie medicală, pentru care colaborăm cu doi producători. 70-75% din materiile prime sunt importate: o parte din ele de pe piața europeană și o parte din țările extracomunitare: India, Pakistan, Israel. În cazul furnizorilor de materii prime din afara UE nu se plătesc taxele cand intră produsul, ci după ce este vândut și se încasează banii, dar la noi taxele vamale și TVA-ul îl plătești înainte. Care era modul de lucru anterior achiziționării unui ERP? Care au fost motivele pentru care l-ați schimbat? Aplicația contabilă utilizată anterior se adresează unui alt nivel de companie. Într-o companie, rezultatele sunt centralizate și monitorizate în departamentul financiar-contabil, dar toată firma trebuie să lucreze într-un sistem integrat, pentru a putea lua decizii în timp real, pentru a avea eficiență.

Velfina » Ionuţ Ştefănescu

23


În primul rând modul de lucru era clar mai greoi pentru că sistemul informatic utilizat anterior nu permitea o evidențiere a situațiilor în timp util. Pe de altă parte, ponderea în utilizarea sistemelor informatice – a lucra cu calculatorul vs. a lucra manual – era de 40%-60%. Spre exemplu, la descărcarea de gestiune a produselor – și avem un număr însemnat de produse – un om lucra 2 săptămâni și producea 7-10 dosare. Același lucru se întâmplă și în cazul în care aveam nevoie de o analiză, trebuia să caut în mai multe departamente, în mai multe dosare. Acum, lucrul acesta se face automat, pentru că toți angajații lucrează într-un sistem integrat. Am eliminat tone de hârtie și muncă repetitivă și ne putem concentra mai mult pe analiza și găsirea de soluții pentru activitatea de dezvoltare. Ce ați căutat în momentul în care ați decis să luați un ERP? Am căutat un sistem care să ne îmbunătățească în primul rând modul de lucru, să ne ajute să fim mai eficienți, și nu în ultimul rând să ne ajute în reducerea costurilor. Înainte de a ne decide pe un anumit ERP, am mai avut două alternative. Decizia am luat-o împreună cu colegii, după ce ne-au fost prezentate soluțiile și după analiza de business. După aceste etape, decizia a venit în mod logic, ne-am convins că sistemul ERP ales se mulează pe tipul nostru de activitate. Ce efect a avut implementarea unui ERP asupra culturii organizaționale a firmei? Oamenii au reacționat neașteptat de bine, în condițiile în care orice schimbare generează o rezistență. Faptul că au participat de la început la prezentare și implementare i-a ajutat să treacă mai ușor peste schimbare. Dacă ar fi decis doar 1-2 persoane poate că am fi întâmpinat mai multă rezistență din partea angajaților, dar în cazul nostru am decis toți. „Un plus major în companie îl reprezintă comunicarea inter-departamentală. Înainte se lucra pe insule individuale, urmând ca schimbul de informații între departamente să se facă pe baza unor hârtii. Spre exemplu, eu îmi făceam un raport și-l trimiteam mai departe. Dacă apăreau probleme, lipsa de transparență își spunea cuvântul – nu știam exact unde s-a gresit, cum s-a gresit. Acum, lucrurile se văd în orice punct al acestui sistem integrat, fiecare în funcție de gradul de accesibilitate. Informațiile se găsesc foarte clar în sistem și fiecare departament își poate face propriile analize. Chiar și greșelile, erorile – lucruri care n-au fost înțelese bine de la început spre exemplu - au ajutat la dezvoltarea dialogului interdepartamental. Zilnic au loc sedințe scurte, discuții între departamente despre optimizarea fluxului de lucru, implicit dezvoltându-se comunicarea în interiorul firmei.” Dl. Adrian Şain, Administrator Velfina Care sunt indicatorii cheie pe care îi urmăriți pentru acest business? Indicatorii îi avem împărțiţi pe mai multe categorii. În primul rând urmărim marjele de profit, tipul de produse care se cer pe piață, situațiile cu încasările, urmate de dinamica stocurilor. Urmărim în ERP indicatori actualizați în timp real pe zone de vânzare și pe agenți de vânzări. Putem lua astfel măsuri în timp util. Sunt companii care implementează ERP în această perioadă nu foarte prosperă din punct de vedere economic. Cum vedeți acest lucru? Este un moment bun. Într-un moment de criză toată lumea vorbește de reducerea cheltuielilor, dar realitatea este cu totul alta: vorbim de fapt de optimizarea lor pentru că oricum cheltuieli ai. Dacă faci o investiție strategică într-un sistem vei fi eficient. Doar că noi ne confruntăm cu un paradox tipic românesc, să dăm vina pe criză și pe multe alte marunțișuri sau pe cel de lângă, când de fapt ar trebui să dau vina pe mine. Ce ați recomanda unui manager în căutarea unui ERP? Unui manager i-aș recomanda să caute ceva care se potrivește specificului activității. De asemenea, trebuie să fie atent la dezvoltarea viitoare și la costurile care vor apărea ulterior. Pe de altă parte, eu pun preț foarte mult și pe securitatea datelor și vreau să am garanția că informațiile îmi rămân în firmă, prin prisma structurii sistemului. În alegerea unui furnizor aș recomanda și serviciul de suport. Este un criteriu foarte important mai ales în România, pentru că sistemul legislativ se schimbă des, de azi pe mâine, și dacă nu ai un serviciu de suport bine pus la punct, atunci ai o mare problemă.

Velfina » Ionuţ Ştefănescu

www.velfina.ro

24


VIII Interviu cu Dna. Loredana Butnaru, Director Executiv Marelvi "Nu simțim că suntem în criză. În condițiile în care piața a scăzut cu 40% și noi doar cu 7%, chiar putem să considerăm că avem creștere. Acțiunile noastre vor fi aceleași, independent de criză, iar achiziționarea unui ERP este o componentă importantă în atingerea obiectivelor pentru următorii ani.“ Loredana Butnaru, Director Executiv Marelvi

a Principalele beneficii obţinute de Marelvi în urma implementării ERP-ului Luarea de decizii corecte mai rapid prin: Disponibilitatea informaţiei în timp real: "Cu ajutorul sistemului,voi ști de exemplu dacă este mai ieftin să folosim transport propriu sau extern." Controlul riguros al indicatorilor: "Cu noul ERP, vom controla în orice moment indicatori precum zilele de întârziere la plată sau rotaţia stocului“ Creşterea productivităţii operaţionale prin: Utilizarea de către angajaţi a funcţionalităţilor intuitive ale sistemului Cine este Marelvi și ce poziție are în piață? Marelvi este cel mai mare distribuitor de electrocasnice din România. Am terminat anul trecut cu o cifră de afaceri de 152 mil. de RON și cu o scădere de 7%. Avem în portofoliu 22 de mărci și distribuim toate brandurile disponibile pe piața locală. Am început anul acesta să lucrăm și cu Indesit, singurul brand care ne lipsea. Avem exclusivitate pe Libherr, care este brandul nostru.

MARELVI

Ÿ cel mai mare distribuitor de electrocasnice din România Ÿ an înfiinţare:1995 Ÿ CA: 41,4 mil EUR Ÿ 22 mărci Ÿ 85 angajaţi Ÿ 4 depozite

În prezent avem 85 de angajați și 4 depozite regionale. Cel central este în Rădăuți, la care se adaugă cele din București, Cluj și Deva. Avem logistică, parc auto format din mașini proprii și închiriate și o echipă de vânzări la nivel național. Sediul central este în Suceava, unde suntem și compania cu cea mai mare CA. Care sunt obiectivele strategice ale companiei pe termen mediu și lung? Ca și obiectiv pentru anul în curs, vom obține o CA cu 7% mai mare prin creșterea performanței echipei de vânzări și a eficienței de lucru în organizație. Avem în vedere și un rebranding în viitorul apropiat. Prin câteva măsuri cheie, printre care și implementarea ERP-ului, ne vom păstra poziția de lideri în piață. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Ce sistem utilizați? Principala problemă era că nu reușeam să analizam situația și să luăm decizii rapid. Acest lucru se întâmplă pentru că rapoartele nu ajungeau la nivel de management și informațiile lipseau sau erau incorecte. O analiză simplă, precum cea a costurilor de transport pe branduri și pe tipuri de produse, era imposibil de realizat. La această situație se adaugă și dificultatea de a lucra în aplicația utilizată anterior, fapt care se răsfrângea asupra productivității operaționale.

www.marelvi.ro

Marelvi » Loredana Butnaru

25


Care sunt indicatorii de business pe care îi urmăriți în mod frecvent și care vă oferă rapid informații referitoare la „sănătatea” afacerii ? Printre indicatorii care ne interesează sunt profitul, marginea netă, rotația stocului, costurile de transport și logistica. Cel mai important indicator pentru noi, încă din 2008 este termenul de încasare – zilele de întârziere la plată. Cu noul ERP, vom controla în orice moment acești indicatori. Care sunt principalele beneficii așteptate în urma implementării? Eu, personal, vreau ca atunci când cer un raport pe logistică, pe financiar, pe vânzări, să-mi poată fi livrat. Am luat decizia implementării unui nou sistem pentru că anterior era aproape imposibil să obțin informații și pentru oameni era o provocare imensă să le adune. Un exemplu este la depozit. Noi facem transfer de la depozitul central la cel regional și de acolo, produsele pleacă mai departe spre client. Nu pot să știu acum care este costul transportului pentru marfa care a plecat spre clientul X din cauza transferurilor. Cu ajutorul sistemului, voi ști situația actuală astfel încât să reduc costurile acolo unde este nevoie. Voi ști de exemplu dacă este mai ieftin să folosim transport propriu sau extern.

www.marelvi.ro

Marelvi » Loredana Butnaru

26


IX Interviu cu Dl. Silviu Toma, Director Phoenix Contact "Proceduri care înainte durau extem de mult și mă puneau în situații delicate când venea vorba de termene-limită, au dispărut. Relația cu clientul s-a îmbunătățit dramatic, am eliminat din verigile intermediare. În ceea ce privește rentabilitatea unui ERP, nu pot să spun decât că volumul de vânzări directe a crescut considerabil, la fel și profitabilitatea, permițându-mi acum să investesc mai mult timp în dezvoltarea afacerii.“ Silviu Toma, Director Phoenix Contact

a Principalele beneficii obţinute de Phoenix Contact în urma implementării ERP-ului Creşterea gradului de flexibilitate decizională: Disponibilitatea în timp real a informaţiei "Proceduri care înainte luau mult timp și mă puneau în situații delicate când venea vorba de termene-limită acum au dispărut." Creşterea productivităţii angajaţilor: "După implementare se reduce volumul de muncă, timpul pierdut și implicit plafonarea angajaților prin taskuri repetitive, lipsite de valoare adăugată." Creşterea volumului de vânzări directe prin: Identificarea mai rapidă a produselor/canalelor de vânzare mai profitabile, implicit neprofitabile Cine este Phoenix Contact și ce poziție are în piață? Phoenix Contact SRL a fost înființată în primăvara anului 2005 ca o filială deținută 100% de compania Phoenix Contact GmbH & Co din Blomberg, Germania, lider în domeniul tehnologiilor de conectare. Compania activează pe piața integratorilor de sisteme electrice, iar principalul nostru obiect de activitate îl reprezintă producția de componente electrice/electronice pentru automatizări industriale. În București avem un mic depozit pentru stocurile de produse solicitate în regim de urgență de către anumiți clienți, însă intenția este ca anul următor să extindem depozitul. Avem un sistem de logistică la nivel central care ne permite să livrăm direct din Germania către clientul final, prin intermediul unei firme de curierat. Vânzarea la nivel național se realizează prin distribuitori, integratori și key accounts. Practic, acoperim piața prin toate canalele de distribuție. În ultimul an am decis să abordăm piața în mod direct, oferind și servicii de întreținere și reparații. Aceste servicii sunt externalizate pentru maximizarea resurselor interne, pentru a crește productivitatea. Sistemul ERP ne-a ajutat în acest sens prin creșterea productivității în zona de logistică, ofertare, urmărirea serviciilor post-vânzare și nu în ultimul rând urmărirea oportunităților oferite de piață, astfel încât să ne adresăm potențialilor clienți într-un mod cât mai eficient.

PHOENIX CONTACT

Ÿ producţie componente electrice/electronice pentru automatizări industriale Ÿ filiala locală a Phoenix Contact GmbH & Co, Germania Ÿ an înfiinţare:2005 Ÿ CA: 1,3 mil EUR Ÿ 70 000 produse Ÿ 10 Key Accounts

Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Ce sistem utilizați? În teorie, vechiul soft folosit oferea multe facilități, în practică însă acestea nu funcționau. Am renunțat treptat la ele, rămânând doar cu modulele de contabilitate și gestiune. Disfuncționalitățile softului anterior ne încărcau foarte mult cu prelucrări manuale și erau mari consumatoare de timp . Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Am plecat de la realitatea ca ERP-ul implementat în headquarter nu este disponibil în România. Am avut așadar libertatea de a alege o soluție locală. S-a făcut o analiză de piață și am văzut mai mulți furnizori, proces care a durat aproximativ șase luni. În alegerea unui soft ERP am beneficiat și de ajutorul colegilor noștri din Germania, care ne-au consiliat pe tot parcursul procesului de selecție. Am căutat un sistem care să ne acopere fluxurile pe care le avem. Factorul decisiv în selecție a fost însă sistemul de suport oferit de furnizor. Având experiența lipsei de comunicare cu furnizorul de software, am căutat un partener cu servicii profesioniste, cu timpi rezonabili de răspuns, cu intervenții online.

Phoenix Contact » Silviu Toma

27


Care sunt motivele pentru care ați ales acest sistem ERP și nu altul? Am fost impresionați de referințele pozitive față de furnizor. Am văzut că există interes pentru a oferi servicii de suport de calitate, pentru a interacționa și pentru a menține relații apropiate furnizor-client, ceea ce a contat foarte mult pentru noi. În al doilea rând, ne-am încadrat în buget. Transparența colaborării cu furnizorul de software mi-a permis să observ că nu există costuri ascunse, suplimentare. Ce așteptări personale aveați, ca manager, de la un sistem ERP? Când ai un portofoliu de 70 000 de produse, zece key accounts, fiecare cu liste de 40-50 000 de articole și lucrezi cu liste în Excel, gestionarea unei asemenea cantități de informații îți ocupă cam tot timpul. Prin urmare, aveam nevoie ca sistemul ERP să mă ajute să gestionez cât mai ușor portofoliul de produse. Ca să ai succes pe piață, trebuie să știi imediat ce preț să îi oferi clientului, iar asta înseamnă să ții cont și de starea pieții, de concurență, de vechimea colaborării etc. Pentru asta ai nevoie de flexibilitate decizională. Dar cum în cazul nostru totul se făcea manual, o ofertă pentru un singur client cu verificarea disponibilității produsului, a costurilor și a prețurilor, ocupă foarte mult timp.Acum avem toate informațiile în ERP, putem face o ofertă imediat, cel mult adaug un discount, spre exemplu. După implementare se reduce volumul de muncă, timpul pierdut și implicit plafonarea angajaților prin taskuri repetitive, lipsite de valoare adăugată. Un plus foarte mare este adus și de siguranța și stabilitatea sistemului. Lipsa suportului post-vânzare ne-a afectat foarte mult în cazul sistemului folosit anterior. Există schimbări în cultura organizațională în urma implementării ERP și la ce nivele? În cazul nostru nu au existat probleme, angajații chiar au fost dornici de schimbare. Înainte de implementare mi-am informat angajații. Aceștia au conștientizat că toate problemele lor, de la timpul alocat cu obținerea rapoartelor, la recurența problemelor și nervi, s-ar putea rezolva prin utilizarea unui sistem ERP eficient și rapid.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Performanța ERP-ului este foarte importantă atunci când îți trec prin mână cantități uriașe de informații legate de propria afacere.“

Este un ERP un sprijin pentru o companie? În ce fel? Proceduri care înainte luau mult timp și mă puneau în situații delicate când venea vorba de termenelimită acum au dispărut. Relația cu clientul s-a îmbunătățit dramatic, am eliminat din verigile intermediare. În ceea ce privește rentabilitatea unui ERP, nu pot să spun decât că volumul de vânzări directe a crescut considerabil, la fel și profitabilitatea, permițându-mi acum să investesc mai mult timp în dezvoltarea afacerii. Care sunt indicatorii de business pe care îi urmăriți în mod frecvent și care vă oferă rapid informații referitoare la „sănătatea” business-ului? Urmăresc vânzările pe canale directe, pe canalele de distribuție indirectă, pe key accounts, pe categorii de produse și clienți. În acest fel, pot să văd ce produse sunt mai profitabile sau la care pot să renunț. Obțin informații valoroase pe care le folosesc pentru a îmbunătăți structura de vânzări, știu exact cât să cer de la agenții de vânzări, pot să identific mai ușor problemele. Care ar fi sfaturile pe care le-ați da unei companii care dorește să implementeze o aplicație ERP? Este foarte important ca în alegerea unui sistem ERP să ții cont de furnizorul de software și de referințele despre acesta. Poți afla rapid dacă există costuri ascunse dupa implementare prin discuția cu un client. Nu trebuie omis nici suportul post-implementare, cât de rapid se pot rezolva diverse probleme ce ar putea să apară ulterior. Ați recomanda sistemul ERP actual unei companii din domeniul dumneavoastră de activitate? Care ar fi argumentele? L-aș recomanda în primul rând pentru fiabilitatea sistemului. Performanța ERP-ului este foarte importantă atunci când îți trec prin mână cantități uriașe de informații legate de propria afacere. În plus, pe parcursul procesului de implementare, toate problemele mărunte care au apărut s-au rezolvat în timp decent, fără costuri ascunse. Calitatea serviciilor oferite post-implementare de furnizorul de software a fost decisivă în selecția ERP-ului. Tocmai de aceea am ajuns la concluzia că acest sistem se potrivește ca o mănușă afacerii mele și l-aș recomanda mai departe.

Phoenix Contact » Silviu Toma

www.phoenixcontact.ro

28


X Interviu cu Dna. Carmen Raicu, Director Economic Compact RB ”Daca mă întrebați pe mine, noi românii am fost mereu în criză: totdeauna ne lipsește câte ceva, crește prețul la benzină, la gaz, energia electrică, energia termică. Criza nu a adus ceva în plus. Este o luptă cu care am fost obișnuiți. Iar acest sistem am decis să-l iau acum pentru că este un moment în care realmente trebuie să fim mai eficienți, să fim mai atenți la cheltuieli. Practic, ERP-ul mă ajută să-mi urmăresc cheltuielile mai bine. Toata lumea ar trebui să poată face acest lucru." Dna Carmen Raicu, Director Economic Compact RB

a

Principalele beneficii obţinute de Compact RB în urma implementării ERP-ului

"Faptul că sistemul mă ajută să urmăresc în detaliu și în ansamblu întreaga activitate de vânzare-cumpărare și de gestionare, este cel mai important beneficiu pentru mine. " Eficientizarea work-flow-ului prin: Automatizarea fluxurilor de documente Integrarea gestiunii de la depozit la centru Protejarea cash-flow-ului:

COMPACT RB

Ÿ distribuţie utilaje şi accesorii pentru industria de confecţii Ÿ an înfiinţare: 1994 Ÿ CA: 2,2 mil EUR

"Rapoartele din ERP mă ajută să observ pattern-uri. Astfel am observat o sezonalitate a business-ului de bază, prin urmare am venit cu o activitate adiacentă, cea de producţie de etichete, pentru a ne proteja cash-flow-ul." Cine este Compact RB și ce poziție are în piață? Compact RB are ca domeniu de activitate distribuția de utilaje și accesorii pentru industria de confecții. O fabrică ce produce confecții poate cumpăra de la noi echipamente și accesorii din momentul în care începe să se utileze și ulterior, pe parcursul procesului de producție. Avem produse pentru sala de croit, sala de finisaj, sala de cusut, inclusiv pentru ambalat. Întregul proces de producție pentru o fabrică de confecții poate fi susținut cu articolele cumpărate de la noi. O parte dintre articole sunt importate, altele sunt produse de noi. De exemplu, pentru hârtia și folia folosită în sala de croit și benzile cu care se taie șpalul/materialul, avem licență de la producătorul din Germania. La vânzarea de hârtie pentru confecții suntem numărul 1 în piață. Pe lângă confecții, am extins divizia de etichete autoadezive. Cu această activitate, am pornit de la segmentul nostru țintă, confecțiile, și ne-am extins către supermaketuri și importatori. La vânzarea de etichete ne situăm în primii cinci jucători din piață. În scurt timp această activitate a ajuns să genereze 27% din cifra de afaceri. Este un business recurent, care compensează sezonalitatea din confecții. Care sunt obiectivele strategice ale companiei pe termen mediu și lung? Pe termen mediu, ne vom concentra pe divizia de etichete. Este cea mai activă zonă de piață în momentul de față și avem loc să creștem. Pe zona de confecții ne vom menține poziția de lider prin consolidarea relației cu partenerii. Înainte de implementarea unui ERP care erau problemele curente cu care se confrunta compania? Ce sistem utilizați atunci? În momentul în care ne-am propus să ne eficientizăm activitatea, am hotărât și achiziționarea unui ERP. Ne pierdeam extrem de mult timp cu facturarea pe imprimantă. Era înfiorător, făceam mereu verificări pentru că apăreau mereu diferențe greu de controlat. Am reuşit să organizăm foarte bine fluxul de documente și să gestionăm mult mai bine activitatea de vânzare-cumpărare la depozit. Suntem mulțumiți mai ales de integrarea gestiunii de la depozit la centru.

Compact RB » Carmen Raicu

29


Ce așteptări personale aveați, ca manager, de la un sistem ERP? Sistemul a venit cu o serie de rapoarte care mă ajută în mod deosebit. Este foarte interesant modul în care au fost gândite întrucât poți să extragi numeroase situații și verificări. Care sunt indicatorii de business pe care îi urmăriți în mod frecvent și care vă oferă rapid informații referitoare la „sănătatea” afacerii? Urmăresc cifra de afaceri medie la nivel de trimestru, lună și zi. Comparația trimestrelor mă ajută să observ pattern-uri. În cazul diviziei de confecții am observat de exemplu o sezonalitate a business-ului. Din acest motiv am simțit nevoia să venim cu o altă activitate, cea de producție de etichete. În momentele în care activitatea pe confecții stagnează, compensăm pe partea de etichete pentru a ne proteja cash-flow-ul. Un alt indicator important este ca încasările să se facă la timp. Noi ne plătim la timp obligațiile față de parteneri dar invers mai sunt excepții. În acele momente, scadențarele sunt extrem de utile pentru a vedea cine a întârziat și câte zile. TEHNOLOGIE La final de lună studiem balanța: care este profitul, ce cheltuieli au crescut pe fiecare departament. Totalurile de clasă pe analitice și sintetice sunt foarte importante. Eu compar de exemplu cu cât a crescut o cheltuială cu combustibilul într-o lună față de luna trecută, de ce a crescut, cum a crescut, cu ce vânzări etc. Urmărim centrele de cost pe departamente și le detaliem până la nivel de agent, mașina de lucru, mașini personale etc. Pe măsură ce se cumulează date în spate, poți lua decizii foarte repede. Apreciez foarte mult rapoartele pe vânzări, din care îmi extrag foarte multe informații, nu doar comparații. De exemplu, pot vizualiza vânzările pe fiecare produs, pe clase și adaosul pe agent pe care îl compar cu adaosul mediu necesar pentru a-mi acoperi cheltuielile. În momentul în care am sesizat o neregulă văd imediat de ce, dacă nu este actualizat prețul.

Ÿ ERP „Faptul că sistemul mă ajută să urmăresc în detaliu și în ansamblu întreaga activitate de vânzare-cumpărare și de gestionare, este cel mai important beneficiu pentru mine.“

Credeți ca implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie în plină criză? Din punctul meu de vedere, orice investiție este grea când nu este cazul. Totuși, criza nu ar trebui să constituie o barieră în implementarea unui sistem care să-ți crească eficiența. Mass media și băncile au transmis o imagine sumbră asupra pieței de confecții și de materiale de construcții. Totuși, nu pot spune că au scăzut vânzările. Doar că muncim mai mult și atunci trebuie să devenim mai eficienți. În realitate, cifra de afaceri nu a scăzut cantitativ, dimpotrivă, a crescut ușor. Dar am fost nevoiți să scădem prețurile din cauza scăderii puterii de cumpărare. A fost mai mult o contracție generală. Sfaturi pentru o companie care implementează un sistem ERP? Este extrem de important să urmărești ca sistemul să se potrivească cu specificul tău ca și companie. În momentul în care se ia decizia finală, trebuie să se asigure că sistemul le vine mănușă. Faptul că sistemul mă ajută să urmăresc în detaliu și în ansamblu întreaga activitate de vânzare-cumpărare și de gestionare, este cel mai important beneficiu pentru mine. Ați recomanda sistemul ERP altei persoane? Nu doar că aș recomanda, dar am și recomandat deja sistemul ERP, datorită modului profesionist de lucru al furnizorului de software. Orice furnizor sau lucru are plusuri si minusuri. Important este să vrei să fii cel mai bun. În momentul în care vezi că lucrul și omul tind spre foarte bine, așa cum am văzut în cazul furnizorului nostru de software, nu ai de ce să nu fii mulțumit.

www.compactrb.ro

Compact RB » Carmen Raicu

30


XI De ce își cumpără o multinațională ERP românesc? Interviu cu Cezar Partene, General Manager Ecowater

“Eu personal m-am uitat după raportare: urmărire vânzări, stocuri, clienți neîncasați, posibilitatea de repartizare a cheltuielilor pe centre de venit și cost, încadrarea clienților, canale de vânzări, alocarea unui client pe un anumit canal de vânzare, acordarea de discounturi diferențiate în funcție de volum de vânzări etc.” Cezar Partene, General Manager Ecowater

a Principalele beneficii obţinute de Ecowater în urma implementării ERP-ului Creşterea vânzărilor per client: "În ERP noi vedem toate rezultatele distribuitorilor noştri şi în funcţie de acestea le acordăm un anumit discount; astfel ei sunt motivaţi să facă un volum mai mare de vânzări şi să obţină discount mai mare" Simplificarea fluxului operaţional prin: Automatizarea gestionării clienţilor, partenerilor, listelor de preţuri şi a politicilor de discount cu sistemul ERP Cine este Ecowater și ce poziție are în piață? Ecowater este lider mondial în sisteme de tratare a apei. Există două facilități de producție în Statele Unite: sisteme pentru filtrarea și tratarea apei și aplicații casnice rezidențiale. Compania are sediul central în Belgia și distribuitori la nivel european. La nivel mondial, Ecowater este singurul producător de sistemele complete de tratare a apei. Mai sunt câțiva furnizori care vând doar anumite componente și companii care le pun cap la cap. În România suntem prezenți din 2005 ca reprezentanță, având capital 100% străin. Piața este relativ la început și în prezent suntem singura companie specializată pe sisteme de tratare a apei. Mai sunt firme care importă și distribuie aceste echipamente dar împreună cu stații de epurare sau alte produse.

ECOWATER

Ÿ singura companie locală specializată pe sisteme de tratare a apei Ÿ filiala locală a Ecowater Systems, lider mondial în sisteme de tratare a apei Ÿ an înfiinţare: 2005 Ÿ CA: 900 000 EUR

Care sunt obiectivele strategice ale companiei pe termen mediu și lung? Ne-am propus ca Ecowater să devină un nume, să devină un brand în piața locală în următorii ani. În acest moment avem o rețea de distribuție la nivel național. La depozite se desfășoară activitatea comercială și intermedierea de vânzări. Facturarea, livrarea, service-ul, se realizează de la sediul firmei. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Utilizam un soft de conta care nu mai făcea față nevoilor noastre, fiind conceput pentru firme mici. Am urmărit în primul rând îmbunătățirea activității comerciale. Compania mamă ne-a lăsat libertatea de a implementa un sistem ERP local, adaptat legislației din România. Am văzut mai multe sisteme, unele dintre ele mai convenabile ca preț. Ceea ce a contat în final a fost ca sistemul să răspundă la nevoile noastre pe import și distribuție: să ne permită lucrul cu diferite categorii de clienți, să pot să-i încadrez pe diferite liste de prețuri, cu diverse drepturi de discount. În prezent, rapoartele sunt trimise către sediul central și importate direct în sistemul utilizat acolo.

Ecowater » Cezar Partene

31


Care au fost principalele beneficii așteptate în urma implementării? Partea de raportare și de urmărire a vânzărilor a fost cea pe care ne-am propus să o punem la punct. Am obținut o mai bună evidență a vânzărilor, atât din punct de vedere al raportării pe client, cât și pe produs. Au existat schimbări la nivel de cultură organizațională în urma implementării? Au existat schimbări în modul de lucru, la care nu s-au adaptat toți angajații. Am avut 2 secretare care au părăsit firma și informația nu a fost trimisă cum trebuie mai departe. Acum însă, avem un stil de lucru mai eficient, mai sigur. Poate fi considerat ERP-ul un sprijin în creșterea companiei și dacă da, cum credeți că poate face asta? Principalul lucru pe care l-am obținut este supravegherea vânzărilor per client. În momentul de față putem ști în orice moment care sunt rezultatele distribuitorilor și, în funcție de asta, pe ce categorie de discount să-i încadrăm. Astfel, partenerii noștri devin motivați să treacă pe o categorie de discount mai mare și să facă un volum mai mare de vânzări. Noi ne apreciem partenerii după rezultate și nu după vechimea contractului. Rezultatele sunt evaluate la trei luni, iar la evaluare au discount mai mare sau mai mic.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „ERP-ul ne ajută cu simplificarea fluxului operațional și cu partea de raportare pentru urmărire vânzări, solduri etc.“

Urmărim profitabilitatea pe produs și volumul de vânzări și trimitem aceste rapoarte în format standard la sediul central, unde sunt importate direct în sistem. Nu mai este nevoie de alte prelucrări. Urmărim centre de cost pe departamente. Indicatorii pe care îi urmărim în mod frecvent și care ne indică “sănătatea afacerii” sunt: gross margin, inventory turns (viteza de rotație a stocului), termenul de plată al clienților, venitul net. Credeți că implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie în plină criză? Un program, indiferent dacă este criză sau nu, trebuie să-l ai. La noi, accentul este pus pe simplitate: cât mai eficient, cât mai puține operațiuni, cât mai mult revenue/vânzări. ERP-ul ne ajută cu simplificarea fluxului operațional și cu partea de raportare pentru urmărire vânzări, solduri etc. Pentru noi programul este mai mult decat îndestulător pentru că avem câteva sute de produse, câteva sute de parteneri. Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? Utilizatorii trebuie să fie foarte atenți și să facă verificări suplimentare după implementare, până la învățarea sistemului. Aș recomanda ca managerii să se implice în implementarea sistemului, să se asigure că se fac lucrurile bine și să evite fluctuațiile mari de personal. Sunt lucruri simple, dar care pot cauza probleme majore dacă nu sunt făcute. Eu personal m-am uitat după raportare: urmărire vânzări, stocuri, clienți neîncasați, posibilitatea de repartizare a cheltuielilor pe centre de venit și cost, încadrarea clienților, canale de vânzări, alocarea unui client pe un anumit canal de vânzare, acordarea de discounturi diferențiate în funcție de volum de vânzări etc. De ce ați ales actualul sistem ERP? L-am ales datorită facilităților programului și a modului de prezentare. A răspuns cel mai bine modului nostru actual de lucru și a planurilor de extindere a activității pe diferite canale de vânzare.

www.ecowater.ro

Ecowater » Cezar Partene

32


XII Interviu cu dl. Adrian Torma, Manager Auto Alex “Implementarea unui ERP este un beneficiu în orice moment. Dacă nu l-ai avut ai fost oricum în criză. Când ai ERP, oricum ești cu un pas înaintea celor care nu-l au, însă mai important este că obții flexibilitate și că poți lua decizii rapid.“ Adrian Torma, Manager Auto Alex

Cine este Auto Alex și ce poziție are în piață? Suntem principalul jucător pe piața de materiale de construcții din Caraș Severin pe care o acoperim prin partea de retail. Ca și rețea de distribuție, acoperim județele Caraș, Timiș, Hunedoara, Arad, Bihor cu o gamă largă de materiale de construcții, de la materiale grele până la sobe de gătit și de încălzit pe lemne din Serbia. Care sunt obiectivele strategice ale companiei pe termen mediu și lung? Principalul obiectiv este să ne creștem cota de piață pe zonele pe care activăm și să ne putem dezvolta gama de produse pentru satisfacerea clienților. Pe partea de retail, încercăm o standardizare a punctelor de lucru.

AUTO ALEX

Ÿ importator şi distribuitor de materiale de construcţii Ÿ an înfiinţare:1992 Ÿ CA: 9,8 mil EUR Ÿ 13 magazine

Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Înaintea implementării ERP-ului, nu aveam situații în timp real. Dacă aveam nevoie de o informație, dura foarte mult până o obțineam. Când aveam informația, deja nu mai aveam nevoie de ea. Se lucra totul de mână. Ce așteptări personale aveați, ca manager, de la un sistem ERP? Aveam nevoie de informații în timp real, situații, statistici. Duceam lipsă până la implementarea ERPului de rapiditate în generarea informațiilor și implicit în decizii. Acum nu mai avem nevoie de o zi sau două să ajungem acolo unde avem nevoie. Sistemul oferă destul de multe și pot lua decizii în timp real. Asta este cel mai important. Un sistem te ajută la creșterea eficienței, la optimizarea activității. Pentru mine personal însă, cel mai important lucru îl reprezintă informația în timp real. Având informația din ERP, pot lua decizii mai repede. Care sunt motivele pentru care ați ales acest sistem ERP și nu altul? A fost propunerea care s-a mulat pe ce aveam nevoie și care s-a încadrat cel mai bine în bugetul nostru. Credeți că implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie în plină criză? Nu neapărat. Implementarea unui ERP este un beneficiu în orice moment. Dacă nu l-ai avut ai fost oricum în criză. Când ai ERP, oricum ești cu un pas înaintea celor care nu-l au, însă mai important este că obții flexibilitate și că poți lua decizii rapid.

www.autoalex.ro

Auto Alex » Adrian Torma

33


XIII Integrarea sistemului ERP cu portalul online Interviu cu dl. Cristian Stanciu, Administrator Office Media

"Portalul este necesar în momentul de față în domeniul nostru. Dacă nu am acest instrument și vreau să mă duc la o multinațională care are buget alocat pe birotică, papetărie, tehnică de calcul, nu mă primește la negocieri. Integrarea ERP-ului cu un portal online este o condiție obligatorie pentru a ne păstra competitivitatea.“ Cristian Stanciu, Administrator Office Media

a

Principalele beneficii obţinute de Office Media în urma implementării ERP-ului

Controlul mai eficient al costurilor prin: Centralizarea datelor în ERP Creşterea eficienţei procesului de vânzare prin: Disponibilitatea unui suport în timp real pentru vânzare pentru agenţi Reducerea duratei procesului de vânzare Sincronizarea nomenclatorului de produse şi a stocurilor din ERP cu portalul Eliminarea erorilor umane şi economisirea de timp prin: Automatizarea procesului de preluare a comenzilor de pe site direct în ERP Gestionarea automată a listelor de preţuri pe parteneri şi disponibilitatea acestora la logarea clientului în portal

OFFICE MEDIA

Ÿ import şi distribuţie de birotică, papetărie şi tehnică de calcul Ÿ an înfiinţare:1996 Ÿ CA: 570 000 EUR Ÿ 22 branduri comercializate

Cine este Office Media și Office Supply? Office Media este în piață din 1996 și are ca obiect de activitate importul și distribuția de birotică, papetărie și tehnică de calcul. Acest început de an marchează începutul pentru Office Supply, portalul nostru online pentru business to business. Care este rolul acestui portal în strategia Office Media? Am implementat în 2007 un nou sistem ERP pentru că aveam nevoie de o imagine reală asupra afacerii mele. Acum, suntem convinși că integrarea ERP-ului cu un portal online este o condiție obligatorie pentru a ne păstra competitivitatea. Toate multinaționalele cer un asemenea instrument, astfel încât să-și externalizeze logistica și să centralizeze mai ușor datele pentru urmărirea costurilor. Care sunt canalele de vânzare utilizate în acest moment de Office Media și care este rolul portalului? Lansarea portalului nu elimină canalele tradiționale de vânzare. Dimpotrivă, le completează și le susține. Scopul portalului Office Supply este de a mări eficiența acestora și de a oferi clientului o interacțiune mai plăcută, mai ușoară cu Office Media. Avem în continuare agenți de vânzări care au un număr de prospectări zilnice și chiar un om care vinde doar prin telefon- telesales. Suportul de vânzare a fost oferit până în prezent de cataloage pe care le tiparesc în fiecare an. Poți găsi toate produsele în el, însă este un tool destul de costisitor. Nu am inventat noi roata, acest lucru este practicat și de concurenții noștri. Totuși, rămân la ideea că cea mai importantă este relația pe care omul de vânzări o are cu clientul.

Office Media » Cristian Stanciu

34


Care sunt avantajele clientului final de la această integrare? Am fost la o licitație și problema se pune în felul următor: clientul are 17 sucursale în toată țara și vrea ca un responsabil din fiecare sucursală să se logheze pe site și să plaseze comenzile, acestea să vină la noi, ele să fie aprobate de noi de la sediu, să vedem ce comenzi au plasat celelalte sucursale în sistem și să fie livrate. Mai mult, cu ajutorul portalului se poate stabili un nomenclator de produse cu liste de prețuri asociate. Asta înseamnă că un client se loghează în sistem și vede prețurile negociate. Nu are cum să greșească. Lucrurile merg de la sine. La sfârșitul fiecărei luni există posibilitatea ca fiecare client/companie să obțină un raport pe comenzile date: ce comenzi a plasat fiecare sucursală, un raport pe centre de profit și cost, consumul pe sucursală versus ce profit aduce. Portalul este extrem de util pentru consumatorul final. Un exemplu în acest sens este ușurința relansării unei comenzi plasate anterior; selectezi comanda din istoric și faci eventuale modificări, nu mai este nevoie să treci prin toți pașii comenzii. Aceste funcționalități vin în întâmpinarea clientului și îi ușurează munca.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP Ÿ PORTAL B2C "Integrarea ERP-ului cu un portal online este o condiție obligatorie pentru a ne păstra competitivitatea."

Nu în ultimul rând, portalul aduce utilizatorului final un instrument mai ușor de folosit. Prospectul își poate descărca catalogul pdf online. Cu o simplă căutare după un produs, după preț, după brand, clientul ajunge mai aproape de ce își doreste, pentru a lua decizia mai repede. Care sunt beneficiile urmărite prin integrarea portalului cu ERP-ul? „Integrarea portalului cu ERP-ul ne ușurează în primul rând foarte mult munca. Listele de preț sunt gândite dintr-o listă de bază și se pot da discounturi în cascadă. În momentul În care un nou partener se înregistrează în site, intră pe lista mamă fără discount, urmând ca în urma discuției, să-l trecem pe listele discountate cu câteva bife. Nu stă nimeni cu Excel sau calculator.“ Mai mult, odată stabilite niște criterii, modificările de preț se propagă automat în sistem. Odată stabilită marja de adaos, la introducerea unui nou import sau a unei facturi de marfă, dacă prețul scade sau coboară, marja stabilită de mine ințial rămâne aceeași. De exemplu, dacă avem o intrare nouă la hârtie A4 și prețul a crescut cu 3% , toate listele, începând cu lista de preț și în cascadă până la discountul maxim, se modifică cu plus 3%. În alte condiții ne-am fi pierdut în hârtii și Excel. Nomenclatorul de produse este preluat în portal direct din ERP. Orice modificare în text sau în modul de ambalare pe care o facem pe un produs în ERP se sincronizează cu site-ul. Un plus pe care am vrut să-l oferim față de client este acela de a sincroniza stocurile cu portalul. De exemplu, un client vrea să plaseze o comandă și are nevoie de o sută de bibliorafturi albastre. Clientul vede stocul produselor și poate alege alte culori disponibile, în cazul în care cele albastre sunt insuficiente. În felul acesta nu stai la telefon să explici clientului că nu ai produsele pe stoc, și există o finalitate mult mai rapidă. Scăpăm de niște telefoane în plus și de contactarea clientului de multe ori cu riscul de a deveni agasanți. Portalul este pus la punct și acoperă toate aspectele: de exemplu, un partener nu se poate înregistra de două ori pe site pentru că se verifică CUI-ul în ERP. Este recunoscută automat dublura și utilizatorul final primește mesajul: sunteți deja înregistrat, contactați administratorul site-ului. Cum se cuantifică investiția făcută în această integrare? În prima fază mă scade de cei 9000 de EURO pe care i-aș fi alocat pentru catalog. Înainte, pe lângă carte de vizită, lăsam catalogul pentru a ști clientul cine sunt, care sunt produsele. Acum, pe cartea de vizită vor fi trecute informațiile persoanei de contact, însoțite de mesajul “puteți comanda online pe officesupply.ro”. Un catalog tipărit se mai pierde, cel online în schimb, poate fi accesat imediat.

Office Media » Cristian Stanciu

35


În al doilea rând, agentul are un suport în timp real pentru vânzare. El poate intra pe loc, alături de client, pe site, pentru a vizualiza prețuri, articole. Un agent de vânzări nu are cum să țină minte totul, iar cu ajutorul portalului, în câteva clickuri se poate face oferta. Se elimină etapele de prospectare, durata vânzării este mai scurtă. Acest portal oferă bagajul de cunoștințe pe care un agent trebuie să-l aibă.Pe scurt, portalul crează premisele pentru un flux informațional mult mai rapid. Care sunt indicatorii de business pe care îi urmăriți cu ajutorul informațiilor actuale? Există câteva aspecte pe care le urmăresc cu ajutorul infrastructurii informatice actuale și care mă ajută să-mi controlez mai bine business-ul. În primul rând, business-ul merge dacă vinzi. Ca să reziști, trebuie să ai venituri mai mari decât costurile, trebuie să vinzi profitabil. Mergând mai departe, este foarte important ca oamenii de vânzări să prospecteze și să aducă companii cu potențial mare de consum. Menținerea lor în portofoliu este la fel de importantă. Mai ales acum, toată lumea este interesată de preț și dacă nu există acea legatură dintre omul de vânzări și client, poți pierde un client fără să știi de ce. Rotația stocurilor îți asigură cash-flow-ul necesar. Anul 2009 ne-a prins cu stocuri foarte mari. Am avut branduri care nu erau vandabile, și erau foarte de nișă, prin urmare am urmărit mult mai atent comenzile înainte să ne aprovizionăm. Având o rotație mai mare de produse de la un furnizor, ai condiții de plată mai bune, ai un bonus mai mare la sfârșit de an, în timp ce furnizorul este mai mulțumit și te va trata mai bine. Pe de altă parte, un stoc dinamic nu necesită un spațiu de depozitare foarte mare și implicit scad costurile. Toate aceste informații sunt vitale pentru ca business-ul să meargă sănătos. Soluțiile oferite de furnizorul de software îmi oferă în orice moment informații pentru care înainte alocam resurse și timp și pe care azi le folosesc pentru dezvoltare, marketing, îmbunătățirea serviciilor.

www.officesupply.ro

Office Media » Cristian Stanciu

36


XIV Interviu cu dl. Dan Radu, Director Akzo Nobel

"Fără ERP nu poți funcționa. O implementare ERP ar trebui să fie inclusă în bugetul de start-up al oricărei companii care are un target, un obiectiv. Și nu cred că există în mediul real de business cineva care să nu se gândească la un sistem care să-i gestioneze afacerea mult mai ușor, să aibă rapoarte și să se uite la ele, să ia decizii și să elaboreze strategii." Dan Radu, Director Akzo Nobel

Cine este Akzo Nobel Coatings, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? La nivel mondial, Akzo Nobel este lider mondial în lacuri și vopsele. În România, compania este prezentă prin Akzo Nobel Coatings SRL și are două divizii principale: cea de lacuri și vopsele pentru lemn și vopsele decorative (uz casnic în construcții). Cât despre poziția noastră în piață, lucrurile s-au schimbat rapid în ultima perioadă. Unii dintre concurenții noștri și-au restrâns activitatea sau chiar au dat faliment. Cert este că în momentul de față suntem în primii 3 jucători din piață. Pe divizia de produse de uz industrial partenerii sunt fie direct marii producători de mobilă, uși și ferestre sau redistribuitori. Avem în țară 6 distribuitori la nivel național în București, Suceava, Cluj , Arad, Râmnicu Vâlcea, Constanța și unul în Basarabia.

AKZO NOBEL

Ÿ importator şi distribuitor de lacuri şi vopsele pentru lemn şi vopsele decorative Ÿ an înfiinţare: 2009 Ÿ CA: 5 mil EUR

Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Noi foloseam înainte o soluție de management mult inferioară. La momentul respectiv, ne-am cumpărat-o ca pe un ERP și ne-am folosit de ea. Problemele au început să apară la suport unde răspunsurile veneau extrem de greu. Furnizorul de software de atunci ne-a vândut sistemul însă nu a investit deloc în dezvoltarea lui, nu a înnoit nimic. Au scos un produs și se așteptau să nu fie depășit nici după o sută de ani. Faptul că trebuia să lucrăm ca un întreg și să raportăm către headoffice descoperea și mai mult deficiențele softului. În acel moment, cei din Olanda ne-au dat undă verde pentru achiziționarea unui sistem ERP local. Cum a decurs colaborarea? Am analizat mai multe sisteme înainte să-l aleg pe cel potrivit. În cazul meu, decizia achiziționării sistemului ERP a fost una nu doar rațională, ci și emoțională: mi-a plăcut vânzătorul, interfața, atitudinea. Toate aceste lucruri mi-au inspirat că putem face treabă bună și n-am mai avut nevoie să văd altceva. Când am implementat sistemul, ne-am propus să gestionăm stocul, să ne organizăm foarte bine depozitul, să urmărim mai bine clienții și creanțele, să controlăm închiderea soldurilor, să avem contabilitatea automatizată – în ERP operăm datele o singură dată și este suficient, să avem rapoarte care să reflecte ok intrările și ieșirile și rapoarte corecte pentru vânzări. Facem parte dintr-o multinațională de top, ceea ce înseamnă că ne dorim să urmărim rapoarte mai simplu și mai repede. Îmi place în mod deosebit la acest sistem faptul că rapoartele sunt ușor customizabile, mi le pot aranja eu. Au existat probleme în implementare? Când am început implementarea eram relativ puțini oameni și fiecare avea responsabilitățile lui. În același timp ne făceam treaba și trebuia să implementăm ERP-ul, oamenii nu erau tot timpul prezenți la training și apoi era mai greu să înțeleagă. La început oamenii au confundat sistemul cu un program de contabilitate și nu înțelegeau cum interacționa munca lor de vânzare sau de organizare depozit de exemplu cu aplicația.

Akzo Nobel » Dan Radu

37


În timp însă, oamenii au observat că este mai ușor să urmărești clienții în ERP, să vezi stocul în timp real, să știi când vine ce ai comandat, când ai livrat un produs, să poți identifica un produs imediat dacă sună un client în firmă. Din nevoia lor a început învățarea și dorința de a cunoaște și de a utiliza sistemul. Oamenii cred că ceea ce cunosc este cel mai bine. Important este să-i ajuți să-și dea seama singuri că un lucru este bun, astfel încât să nu se mulțumească cu mai puțin. Ce reprezintă implementarea unui ERP pentru o companie? Din punctul meu de vedere, ideal este ca în momentul în care pornești o afacere să incluzi ERP-ul în buget. La fel cum acorzi 10% sau 20% buget pentru marketing la început, la fel ar trebui să aloci și pentru ERP. Dacă pornești o investiție, urmărești o piață și ai obiective și targeturi trebuie să acorzi buget pentru ERP. Orice business care implică salariați are nevoie de reguli, de procese. Este mult mai ușor să le arăți anagajaților drumul de la început. Dacă folosesc un ERP sau un CRM, ei vor ști clar ce au de făcut. Dacă regulile sunt clare și există automatism acolo unde trebuie, angajații vor gândi și pot fi creativi acolo unde este nevoie. Ce recomandați unei companii care dorește implementarea unui ERP? În primul rând, persoana care ia decizia trebuie să cunoască business-ul și să-i înțeleagă nevoile, să știe oamenii, astfel încât să precizeze care sunt lucrurile cele mai importante pentru firmă: cât de mult îl interesează, procentual, rapoartele, interfața, zona de distribuție, cea de producție etc. Unui manager i-aș recomanda să-și stabilească un sistem de priorități după care să vadă ERP-urile din piață și să le judece structurat în baza acelui algoritm.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Dacă pornești o investiție, urmărești o piață și ai obiective și targeturi trebuie să acorzi buget pentru ERP. “

Eu consider că îți adaptezi softul pe business și nu invers. Dacă ajungi să cumperi după preț și notorietate, ajungi să și vinzi după reguli care nu-și au rostul. Cine decide asupra business-ului trebuie să decidă și în privința ERP-ului. Fiecare știe ce e mai bine pentru business-ul propriu. Managerul este cel care lucrează cu sistemul care este ca o casă, trebuie să se simtă bine acolo, el cu uneltele lui de business. Este un sistem ERP o soluție în criză? Niciodată nu este prea târziu pentru a implementa un ERP, la fel cum niciodată nu este prea târziu să începi să restructurezi un business. Criza este și o problemă, și o oportunitate. Am avut criza din 1989 și atunci nu știam unde suntem, salariile creșteau, era inflație, era mult mai rău. Dar am început și am crescut business-uri care funcționează în continuare după regulile pieței. Acum pentru unii este greu să înțeleagă că piața s-a contractat și totul trebuie să fie regândit: fie oprești totul și începi un nou business, fie comprimi totul la nivelul pieței și faci ca și cheltuielile să fie proporționale cu veniturile. În ambele cazuri ai nevoie de ERP. Dacă începi un business nou îți trebuie ERP. Dacă îți comprimi business-ul, nu poți să reduci cheltuielile decât dacă ai ERP, pentru că altfel nu știi de unde tai. Fără ERP nu se poate. Și nu cred că există în mediul real de business cineva care să nu se gândească la un sistem care să-i gestioneze afacerea mult mai ușor, să aibă rapoarte și să se uite la ele, să ia decizii și să elaboreze strategii.

Akzo Nobel » Dan Radu

38


XV Interviu cu Dna. Cristina Manea, Director Comercial Hofigal Import- Export "Cred că toți suntem atinși într-o oarecare măsură de criză. Eu personal, dacă nu aș avea un ERP, laș implementa acum, în plină criză. Asta pentru că mi-ar aduce ca firmă o reducere extraordinară a costurilor și a timpilor pierduți la nivel operațional, oferindu-mi o mai mare capacitate de prelucrare a aceluiași volum de muncă." Cristina Manea, Director Comercial Hofigal Import - Export

a

Principalele beneficii obţinute de Hofigal Import - Export în urma implementării ERP-ului

Creşterea productivităţii prin: Reducerea timpilor pierduţi la nivel operaţional "În loc de 7 oameni la facturare, 2 pot face față volumului de muncă folosind sistemul“ "Un alt indicator relevant care a crescut după implementare a fost viteza de lucru." Cine este Hofigal, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Hofigal Import-Export este prezent în piață din 1990, fiind unul dintre principalii furnizori de produse naturale din România. Avem în prezent o distribuție la nivel național, realizată atât prin mijloace de transport proprii, cât și prin distribuitori autorizați. Obiectivul nostru vizează consolidarea poziției de jucător de top printre furnizorii locali de produse naturale pentru îngrijire.

HOFIGAL IMPORT EXPORT

Ÿ principalul furnizor de produse naturale din România Ÿ an înfiinţare: 1990 Ÿ CA: 6,6 mil EUR Ÿ 500 produse

HOFIGAL SA este unul dintre cele mai faimoase nume de marcă pentru produsele homeopate, fitoterapice și galenice din România, condiționate sub formă de medicamente, suplimente alimentare, gemoderivate, produse cosmetice, ceaiuri. Compania este certificată ISO 9001:2000, ISO 14001: 2005, OHSAS 18001:2004 și certificată GMP. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Anterior implementării nu utilizam decât un program care să le ajute pe fetele de la facturare să nu scrie de mână fiecare document. Când doream însă situații cum ar fi: la ce vânzări s-a ajuns într-o lună, cât s-a vândut în luna curentă, ce a fost anul trecut în aceeași luna, era muncă de Sisif. În timp, o parte din informație se pierdea, se mai schimbau calculatoarele și se renunța la datele în format electronic, astfel încât oamenii lucrau câte 10 zile pentru o situație, în loc să-și facă treaba lor. Cât de repede se recuperează investiția într-un ERP? S-a văzut rapid că exista nevoia implementării unui ERP, însă am amânat decizia câțiva ani, obișnuindu-ne cu stilul de lucru. La acest fapt s-au adăugat și costurile de achiziționare, care nu sunt foarte mici. Dar dacă ne gândim la orele de muncă pierdute pentru a face arhivare, dezarhivare pentru diferite situații, investiția se justifică. Este clar că investiția se recuperează mai devreme sau mai târziu prin timpul economisit la nivel operațional. În loc de 7 oameni la facturare, 2 pot face față volumului de muncă în perioada concediilor folosind sistemul. Și investiția în ERP se recuperează cu atât mai mult cu cât noi utilizăm doar o parte din sistem.

Hofigal Import - Export » Cristina Manea

39


Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Am pornit de la oferta pentru un alt sistem, după care am găsit un raport calitate-preț mai bun pentru cerințele noastre în actualul ERP. La prezentare ne-am interesat ce alte companii folosesc sistemul și de când. Am considerat acest lucru un indicator important asupra seriozității furnizorului de software. Dacă ai clienți mari în portofoliu, care se descurcă bine pe sistemul tău, atunci este un sistem puternic. TEHNOLOGIE Care au fost principalele beneficii așteptate în urma implementării? Rapoartele de vânzări sunt cele mai importante pentru noi. În momentul de față, un plan de producție are la bază un istoric din anii precedenți, pentru că vezi ce s-a vândut , știi unde și în ce perioade să-ți concentrezi efortul de marketing, știi unde să te duci cu aprovizionarea materiilor prime, cu organizarea concediilor. Planificarea producției cu tot ce înseamnă ea poate fi realizată pornind de la datele din sistem.

Ÿ ERP “Sistemul mi-a adus o reducere extraordinară a costurilor și a timpilor pierduți la nivel operațional.”

Un alt indicator relevant care a crescut după implementare a fost viteza de lucru. Ca în orice implementare, a existat perioada de acomodare cu sistemul, în care ne-a fost mai greu. Am depășit însă această perioadă cu ajutorul implementatorului, care a fost un suport foarte bun pentru noi. Poate fi considerat ERP-ul un sprijin în creșterea companiei și dacă da, cum credeți că poate face asta? Un ERP poate deveni destul de repede o povară pentru o companie în cazul în care este prea sofisticat, dacă are prea multe funcționalități care nu se pretează afacerii tale. Un ERP trebuie să se preteze unui anumit domeniu de activitate și să fie intuitiv, să-ți ofere rapoarte simplu de interpretat. O companie care trece de la mic la mediu ar trebui să ia în considerare implementarea unui ERP. Doar în felul acesta va reuși să reducă scriptologia și să lucreze eficient, să prelucreze un volum mai mare de tranzacții și să rămână profitabilă. Credeți că implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie în plină criză? Cred că toți suntem atinși într-o oarecare măsură de criză. Eu personal, dacă nu aș avea un ERP, l-aș implementa acum, în plină criză. Asta pentru că mi-ar aduce ca firmă o reducere extraordinară a costurilor și timpilor pierduți la nivel operațional, oferindu-mi o mai mare capacitate de prelucrare a aceluiași volum de muncă. Cât despre partea de raportare, o companie poate să câștige sau să piardă teren oricând. Situațiile centralizatoare pe care le oferă un ERP sunt necesare oricând iar acum, în criză, sunt vitale. Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? O companie trebuie să pornească de la o listă cu problemele pe care își propune să le rezolve prin implementarea unui ERP. Pe baza acestor cerințe, este important să găsească ERP-ul care să se muleze cel mai bine, să ofere cel mai simplu și mai rapid rezultatele dorite. Furnizorul de software și referințele despre acesta sunt la rândul lor extrem de importante. Dacă primesc referințe de la clienții pe care îi cunosc, care sunt pe același domeniu și știu că le merge bine, crește siguranța în respectiva companie. În nici un caz nu aș avea încredere într-o firmă cu 3 clienți de care n-am auzit niciodată.

www.hofigal.eu

Hofigal Import - Export » Cristina Manea

40


XVI Interviu cu dl. Csaba Fazacas, Director General Arix Impex ”Sistemul ERP ne-a ajutat să avem un control mai bun asupra datelor și să obținem informațiile în timp real. Înainte ne lua câteva zile să obținem o informație, pe care acum o avem printr-un click." Csaba Fazakas, Director General Arix Impex

aPrincipalele beneficii obţinute de Arix Impex în urma implementării ERP-ului Reducerea costurilor operaţionale: "Înainte ne lua câteva zile să obținem o informație, pe care acum o avem printr-un click." Consolidarea deciziilor de business: "Simțeam lipsa unor rapoarte esențiale, care să sprijine adoptarea unor decizii corecte. " Integrarea datelor transversal, din toate departamentele Livrarea informaţiei în timp util

ARIX IMPEX

Ÿ comercializare materiale de construcţii şi instalaţii Ÿ an înfiinţare: 1994 Ÿ CA: 1,3 mil EUR Ÿ 4000 produse Ÿ 4000 clienţi

Cine este Arix, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Am început această afacere în ’94, având ca activitate comercializarea materialelor de instalații, în special țevi pentru instalații de apă și gaz. Dacă la început aveam un număr limitat de produse, în timp ne-am extins gama, devenind unul dintre cei mai mari furnizori de materiale de construcții și instalații din zona Harghita-Covasna. În prezent ne desfășurăm activitatea pe o suprafață de 3000 mp și avem un parc auto propriu, urmând să ne extindem în județele învecinate. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Traversam o conjunctură care pretinde cunoașterea situației din firmă în fiecare moment și necesită un control foarte riguros al resurselor disponibile. Simțeam lipsa unor rapoarte esențiale, care să sprijine adoptarea unor decizii corecte. Decizia implementării ERP-ului a pornit din nevoia de avea un sistem informatic integrat care să asigure acces controlat, informații la zi cu privire la stocuri (rotația stocurilor, necesarul de aprovizionare, posibilitate de rezervări de stoc), parteneri (rapoarte, control operaţional), într-un cuvânt - informații vitale pentru bunul mers al afacerii. Pe parcursul procesului de implementare, furnizorul de software a dat dovadă de un nivel ridicat de cunoaștere și implicare. Am avut parte de sprijin atât în găsirea formulei optime de licențiere, care să răspundă bugetului nostru, cât și în îmbunătățirea proceselor existente în companie. Au existat mai mulți factori, însă toți duc la aceeași concluzie: ne lipseau informațiile pe baza cărora să luăm deciziile. Ca manager, îmi lipsea suportul decizional. Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Am ajuns la acest ERP după ce am adunat referințe de pe internet și de la cunoștințe. În urma prezentărilor pe care le-am văzut, am ajuns rapid la concluzia că acest sistem se potrivește cel mai bine specificului nostru de activitate. Un factor important în selecție l-a constituit furnizorul de software. De la prezentare, la modul de abordare a proiectului, acesta a dat dovadă de profesionalism.

Arix Impex » Csaba Fazacas

41


Care sunt principalele beneficii așteptate în urma implementării ERP? ERP-ul ne-a ajutat să avem un control mai bun asupra datelor și să obținem informațiile în timp real. Înainte ne lua câteva zile să obținem o informație, pe care acum o avem printr-un „click”. Poate fi considerat ERP-ul un sprijin în creșterea companiei și dacă da cum credeți că poate face asta? Sistemul reprezintă pentru noi un sprijin și acesta este motivul pentru care am ales sistemul. Obiectivul nostru este să ne gestionăm mult mai bine afacerea, să fim mai protejați de lipsa informațiilor interne și acest lucru va fi realizat prin sistemul ERP. Principala schimbare constă în integrarea datelor transversal, din toate departamentele și livrarea informației în timp util. Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? Pentru companiile care doresc un sistem ERP, le recomand să-și stabilească clar necesitățile, problemele și fluxurile de lucru. Noi am optat pentru actualul ERP pentru că răspunde într-o manieră intuitivă specificului nostru de business, pentru că am întâlnit o echipă de profesioniști și pentru că am putut achiziționa sistemul sub forma unui abonament, prin internet.

www.arix.ro

Arix Impex » Csaba Fazacas

42


XVII Interviu cu Paulina Camberea, Director General Mergeani SRL "Selecția se face natural pe piață: vor rămâne cei care știu unde vor să ajungă, știu cum și au și arme puternice la dispoziție. Nu poți învinge în lupta pentru piață fără o aplicație ERP." Paulina Camberea, Director General Mergeani SRL

a Principalele beneficii obţinute de Mergeani în urma implementării ERP-ului Îmbunătăţirea considerabilă a relaţiei cu partenerii: "ERP-ul ne-a dezvoltat aceeași formă de raport precum cel solicitat de Coca Cola, iar asta ne ajută imens“ "La Ursus facem planificări săptămânale de comenzi care sunt urmărite cu vânzare, stoc mediu, vânzare medie, în ERP“ Reducerea costurilor operaţionale: "În momentul în care se emite factura, se operează toate notele contabile concomitent iar descărcarea gestiunii se face automat." Creşterea vânzărilor: Creşterea vitezei de facturare

MERGEANI

Ÿ distribuitor pentru Coca Cola şi Ursus Ÿ an înfiinţare: 1991 Ÿ CA: 4,5 mil EUR Ÿ 2 depozite de 1400mp Ÿ 7 camioane Ÿ 5000 facturi lunare Ÿ 8 agenţi distribuţie

Cine este Mergeani, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Suntem distribuitori de 15 ani pentru Coca Cola și Ursus. Cifra de afaceri a crescut de la an la an. La nivelul anului 2007 cifra de afaceri a crescut cu peste 40%. A fost un an bun la care, având în vedere că distribuim băuturi racoritoare și bere, a contribuit și vremea, chiar a fost pe placul nostru. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Acum 10 ani când am venit în firmă nu aveam nici un calculator. Am început implementarea unui program de la o persoană locală din Giurgiu până la un moment dat, când am ajuns la un volum foarte mare de lucru și începeam să pierdem facturi. Atunci am luat legătura cu o altă firmă, care oferea un alt soft, pe care am lucrat foarte bine până când aceștia au ajuns în pragul falimentului. Este important să îți evaluezi partenerii care îți oferă astfel de servicii și din punctul de vedere al stabilității business-ului lor. E un mare risc ca furnizorul tău de ERP să dea faliment, sau să nu îți mai poată oferi serviciile contractate. Afacerea ta depinde de ei. Perioada în care se întampla asta a fost chiar înainte de denominare, cu două luni de zile. Așa am ajuns la actualul sistem ERP. Soluția la momentul respectiv a venit la timpul potrivit, cu ceea ce aveam nevoie. Partea de rapoarte, de piață, de management, era mult mai complexă în sistemul pe care l-am ales, față de ce avusesem, îmi oferea mai multe detalii. În aplicația anterioară trebuia să îmi selectez un producător, să setez la Coca Cola, 2litri, apoi carbonatate, etc. Era un proces mai lung pentru a ajunge la raportul de care aveam nevoie. De ce ați ales actuala soluție ERP? În momentul acela eram presați de timp, în special cu denominarea. În momentul în care am cunoscut echipa furnizorului de software, am sesizat imediat o compatibilitate între Mergeani, obiectul nostru de activitate și ceea ce oferea soluția lor ERP. Când am implementat aplicația, am stat la firmă nopți întregi, au fost și ei aici, au venit cu calculatoarele lor aici pentru a salva datele din aplicația pe care o foloseam anterior și apoi le-am migrat în ERP. A fost greu la început dar acum, cu sinceritate pot spune că eu mă declar mulțumită.

Mergeani » Paulina Camberea

43


Care au fost principalele beneficii ale implementării? Dacă ne-am dezvoltat și am crescut cu 40 % vă dați seama că sunt foarte mari volume de stoc și asta necesită mașini mai multe față de acum 10 ani când aveam 3 camioane, acum avem 7 în proprietatea noastră, la care se adaugă investițiile în spațiu. Dacă în urmă cu 10 ani aveam un depozit de 500 de mp, acum avem două depozite de 1400 mp. Implementarea normelor europene ne-a costat o groază de bani. Însă după implementare, în primul rând avem un control foarte bun asupra facturilor. Cel mai mare volum de lucru este la noi la facturat.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Nu aș putea să fac nimic fără o aplicație ERP care să mă sprijine să mențin neîntrerupte toate parteneriatele.“

Avem un volum de 5000, poate chiar 6000 de facturi pe lună. Eu am 5 agenți de distribuție la care se adaugă cei trei agenți Coca Cola, sunt opt în total. Nu pot să mă expun la pierderea unei facturi. În momentul acesta pot urmări factura, o dată când mi-o scade din gestiune și în desfășurătorul agenților care urmăresc creditul. În ultimul timp nu se mai operează cu cash, în proporție de 80% se operează cu credit, tranzacțiile cu băncile fiind urmărite permanent. Pentru programul de încasări, la sugestia Coca Cola, am cerut să mi se facă un raport defalcat pe perioade, la 14, 21 ,28, 89 și 999 de zile. ERP-ul ne-a dezvoltat aceeași formă de raport precum cel solicitat de Coca Cola, iar asta ne ajută imens, sunt foarte mulțumită. Au fost câteva momente, nu putem să le spunem dificile, la preluarea datelor din sistemul vechi în ERP-ul nou. Am lucrat în paralel cu ei atunci. Am avut o lună în care am introdus facturile din nou, înainte de denominare, și apoi le-am comparat cu ce aveam în aplicația folosită anterior.La final am verificat și lucrurile erau în regulă, totul coincidea și am putut porni la lucru cât mai rapid. Există schimbări în cultura organizațională în urma implementării ERP și la ce nivele? Cred că s-a schimbat foarte mult. Momentan putem urmări o factură din momentul în care intră, până ajunge la agent. Dacă vine cineva și vrea să plătească o factură la societatea X, eu doar tastez numele și știu că la agentul X apare o anumită sumă. Eu lucrez foarte mult cu instrumente bancare și filele de cec mi le bag în previziuni și le pot urmări. S-a ușurat munca în momentul în care se emite factura, se operează toate notele contabile concomitent iar descărcarea gestiunii se face automat. S-a redus de asemenea timpul de muncă al unor persoane din societate. Poate fi considerat ERP-ul un sprijin în creșterea companiei? Cum credeți că poate face asta? În momentul de față eu zic că am o aplicație care o să mă ajute să mă și dezvolt. Relația cu producătorii mei este un factor important. Ei fiind niște producători puternici, au nevoie de niște informații. La Ursus de exemplu facem planificări săptămânale de comenzi care trebuie urmărite cu vânzare, stoc mediu, vânzare medie, și din punctul ăsta de vedere relația cu furnizorii e perfectă. E adevărat că există rapoarte diferite. Nu aș putea să fac nimic fără o aplicație ERP care să mă sprijine să mențin neîntrerupte toate parteneriatele. Există indicatori ai afacerii care au crescut pe baza implementării ERP? În primul rând a crescut viteza de facturare, iar sistemul de operare a dus la creșterea vânzărilor. În momentul acesta am două persoane la sistemul de facturare care fac față foarte bine volumului de facturi utilizând ERP-ul. În ceea ce privește depozitul, noi depindem de agenții de vânzări întrucât oamenii nu mai vin direct la depozit. Și nici nu agreem ideea că oamenii să vină la depozit, să vândă la depozit. După noul program, atât al nostru cât și cel agreat de Coca Cola sau Ursus, agentul de vânzări trebuie să meargă la client în locație. Și atunci toată munca este făcută după–amiaza. În timpul zilei el n-are decât să întocmească NIR-urile pe care le primește de la furnizor.

Mergeani » Paulina Camberea

44


Credeți că implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie? Categoric. Nici n-ar putea fără o aplicație ERP, din cauza competiției dar și a relației cu furnizorii. Noi dacă avem tensiunea scăzută și nu ne merge aplicația suntem paralizați. Asta ar însemna să introducem facturi de mână, ceea ce ne-ar fi imposibil la volumul lor actual. Din punctul meu de vedere, un posesor de ERP își cunoaște mai bine locul în societate, pe piață, iar un dezavantaj nu văd. Poate dacă-ți iei o versiune cu costuri mici, sau nu îți cunoști propria afacere, nu știi ce vrei și ca urmare nu știi nici să ceri ce îți trebuie. Selecția se face natural pe piață: vor rămâne cei care știu unde vor să ajungă, știu cum și au și arme puternice la dispoziție. Nu poți învinge în lupta pentru piață fără o aplicație ERP. Ați recomanda sistemul ERP utilizat de dumneavostră unei companii din domeniul dvs. de activitate? Care ar fi argumentele? Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? În primul rând să caute referințe despre compania care oferă aplicația, să o vadă așa cum este folosită de alte companii, dacă sunt probleme sau nu. Trebuie luate în calcul și costurile pentru că acum sunt destui care îți oferă tot felul de aplicații. Pentru că eu sunt din provincie și pentru că am nevoie de o rețea de Internet care să permită lucrul online, sau pentru că știu că e nevoie de o investiție în hardware, consider că trebuie luate în calcul și costurile de infrastructură. Un alt aspect important de luat în calcul sunt oamenii cu care lucrezi. Oamenii pe care-i am eu, nu că mi-i laud, dar eu zic ca sunt niște oameni care știu ce vor. Același program poate fi utilizat de trei societăți în același timp și se poate să apară probleme diferite. La mine contabila utilizează concomitent trei tipuri de rapoarte. Dacă nu ar fi atentă la introducerea datelor, totul poate fi dat peste cap. Calitatea oamenilor este importantă. Nu te poți apuca să îți imaginezi că vei face bijuterii angajând niște strungari pentru asta. Din experiența mea, aș putea spune că varianta cu achiziția unui pachet complex dar pe etape, pe module, este optimă pentru companiile în creștere. Degeaba îți iei cinci module dacă nu le utilizezi. Eu am plecat în companie de la postul de contabilă și am ajuns în vârf. Pe măsură ce te dezvolți ai nevoie de mai mult. Am avut viziunea și planul că am să ajung la nivelul acesta și, din acest motiv, am luat totul pas cu pas, pe măsura creșterii societății.

Mergeani » Paulina Camberea

45


XVIII Interviu cu Cristiana Alexandru, Director Economic Sea Bell Trading "Principalul beneficiu pentru o companie care implementează un ERP este reducerea cheltuielilor: ERP-ul te ajută să identifici pierderile într-o afacere și să le elimini la timp. Concret, un ERP implică o mai bună organizare, vizibilitate în timp real asupra tuturor activelor firmei și implicit, permite luarea de decizii în timp util, fără să aștepți niște situații în Excel la câteva luni. Disponibilitatea sistemului ERP in regim online ne-a ajutat să accesăm un sistem complex, încadrându-ne într-un buget modest. Am externalizat o serie de cheltuieli care ar fi triplat costul investiției într-un ERP.“ Cristiana Alexandru, Director Economic Sea Bell Trading

a Principalele beneficii obţinute de Sea Bell Trading în urma implementării ERP-ului Reducerea cheltuielilor: "ERP-ul te ajută să identifici pierderile într-o afacere și să le elimini la timp“ O mai bună organizare Vizibilitate în timp real asupra tuturor activelor firmei "Un ERP permite luarea de decizii în timp util, fără să aştepţi nişte situaţii în Excel la câteva luni." Eliminarea cheltuielilor pentru servere şi licenţe prin implementarea sistemului ERP în varianta online Creşterea vitezei de lucru: Disponibilitatea informaţiei în timp real: solduri, încasări, totul în timp util şi centralizat Stabilizarea şi susţinerea creşterii business-ului: "Există un moment în care creșterea datelor, complicarea fluxului de activități, necesită implementarea unui ERP“ Introducerea cu uşurinţă de noi clienţi, parteneri în sistem Putem face previziuni de cash-flow pe termen scurt sau lung Specializarea sistemului pe nevoile de business ale companiei

SEA BELL TRADING

Ÿ distribuţie peşte şi fructe de mare congelate Ÿ an înfiinţare: 1998 Ÿ CA: 3,9 mil EUR Ÿ 20 agenţi distribuţie

Cine este Sea Bell Trading, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Sea Bell Trading este printre primele firme de distribuție de pește și fructe de mare congelate din România. Clienții noștri sunt marile Hipermaketuri și Supermarketuri, la nivel național. În proporție de 90%, distribuția noastră se face prin Key Accounts și ne dezvoltăm distribuția în Horeca. În momentul de față avem un depozit închiriat și aproximativ 20 de agenți de distribuție la nivel național. Ca obiectiv pe termen scurt, ne-am propus stabilizarea și organizarea business-ului, ca un pas premergător spre extinderea organică a numărului de clienți. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Problema cea mai acută înaintea implementării era dispersarea datelor, faptul că nu le puteam accesa în timp real, central, fără a fi nevoie să așteptăm situațiile de la finalul lunii. Lucram cel mai adesea în Excel și foloseam o aplicație de gestiune, care nu permitea decât încheierea unor situații primare. Vizualizarea oricărui tip de raport pe cash-flow, vânzări, stocuri, solduri clienți, erau imposibil de realizat, atât din cauza dispersării datelor, cât mai ales a timpului necesar prelucrării lor. Implementarea unui ERP viza centralizarea datelor, astfel încât să avem o urmărire în timp real a comenzilor, a clienților și a stocurilor.

Sea Bell Trading » Cristiana Alexandru

46


De ce ați ales sistemul ERP pe care îl utilizați în prezent? În selecţia ERP-ului am luat în calcul câteva criterii inițiale: să fie un sistem care să permită centralizarea informațiilor și accesarea lor în timp real; compatibilitatea cu domeniul nostru de activitate, distribuția, a fost un criteriu de diferențiere. Sistemul ERP online a fost singurul sistemul care, nu doar că a întrunit cerințele noastre, dar a răspuns unor nevoi de profunzime: utilizarea sistemului fără a prelua și administrarea tehnică și de a ne încadra într-un buget modest pentru implementare. În plus, furnizorul de software ales s-a dovedit a fi un partener puternic, cu know-how și oameni profesioniști, care s-au arătat la fel de receptivi la nevoile noastre după implementare, cum s-au arătat și la prezentare. De ce ați ales sistemul ERP online? Ce beneficii are această variantă de licențiere pentru Sea Bell Trading față de un sistem ERP on premise? În prima fază am avut o discuție pe tema beneficiilor implicate de fiecare variantă de licențiere. Varianta online s-a dovedit cea mai aproape de nevoile noastre în condițiile în care aveam un număr mic de utilizatori, nu aveam departament de IT și se cerea achiziția de noi servere. Această variantă presupune accesarea sistemului ERP online, ca interfață, pe baza unui abonament lunar. Datele noastre pot fi accesate în timp real din sistem, indiferent de locație, pe baza unui acces de utilizator. Au existat două aspecte față de care am avut reticențe și pe care, după clarificările utile ale furnizorului de software, le-am văzut ca avantaje pentru noi: Hostarea datelor într-un Data Center s-a dovedit o alternativă la fel de sigură, și mai puțin costisitoare la hostarea datelor pe serverele proprii; Dacă la început, hostarea datelor în afara companiei a trezit reticențe, ne-am dat seama că este o acțiune la fel de firească precum externalizarea contabilității sau a altor activități din firmă, acest fapt urmând să ne eficientizeze nouă munca; Dreptul de proprietate asupra licențelor este acum dobândit prin acel abonament lunar de 69 EURO pe utilizator, abonament care ne scutește de cheltuieli adiționale cu servere și mentenanța IT; Decisivă a fost analiza costurilor pe cele două variante: ERP Enterprise și ERP Online, analiză care a înclinat balanța spre varianta online: Costul de implementare s-a dovedit mult mai mic în cazul ERP-ului online, prin eliminarea cheltuielilor pentru servere și licenţe. Costul implementării pentru varianta online a reprezentant doar un sfert din cheltuielile implicate de implementarea ERP-ului Enterprise. Costurile ulterioare implementării în cele două cazuri sunt comparabile, abonamentul lunar de 69 EURO/utilizator în cazul Online, echivalând costurile de mentenanță IT pe care le-am fi plătit în cazul Enterprise; Ne-am făcut un calcul și abonamentul pe utilizator ni s-a părut nici prea mare, nici prea mic. Practic, pe varianta Enterprise, pe lângă investiția inițială, plăteam cel puțin costul abonamentului lunar pe mentenanță. Care au fost principalele beneficii ale implementării ERP? Primele semne ale implementării s-au văzut în creșterea vitezei de lucru: vedeam toate informațiile de care aveam nevoie chiar în momentul în care se operau: solduri, stocuri, încasări, totul în timp util și centralizat. Care au fost principalele probleme în implementare și cum au fost rezolvate? Procesul de implementare a decurs ușor, la acest fapt a contribuit și faptul că nu avem un nomenclator foarte mare sau un număr mare de clienți. Ca în orice implementare ERP, utilizatorii au avut o perioadă de acomodare, în care esențial este sprijinul companiei de software. În cazul nostru, sprijinul primit de la departamentul de suport al furnizorului de software a fost extraordinar, prompt. Nu am simțit lipsa implicării unui om de IT intern, tocmai pentru că suportul ne-a ajutat foarte mult, chiar atunci când am avut nevoie de configurări suplimentare.

Sea Bell Trading » Cristiana Alexandru

47


Există schimbări în cultura organizațională în urma implementării ERP și la ce nivele? Schimbările în modul de lucru se cizelează în timp. De la reticența inițială față de schimbare, am început să interacționăm mai bine și să învățăm unul de la altul. Acum, există semne clare că lucrăm mai organizat. Poate fi considerat sistemul ERP un sprijin în creșterea companiei și dacă da, cum credeți că poate face asta? ERP-ul este un instrument de business puternic pentru orice companie de distribuție. În evoluția oricărei afaceri, există un moment în care creșterea datelor, complicarea fluxului de activități, necesită implementarea unui ERP în primul rând pentru stabilizare și în al doilea rând pentru a asigura un teren stabil de creștere. Obiectivul nostru este să creștem numărul tranzacțiilor și clienților. Anul trecut am dezvoltat partea de horeca, care a presupus un aport de clienți noi, mult mai mulți, care trebuie priviți altfel, cu solduri diferite, etc. Dat fiind că aveam implementat deja ERP-ul, am introdus noii clienți cu ușurință, natural, în sistem.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP Online „Un ERP implică o mai bună organizare şi permite luarea de decizii în timp util, fără să aștepți niște situații în Excel la câteva luni.“

Cum v-a sprijinit sistemul în managementul stocurilor și cel al clienților? Modul de lucru anterior nu permitea urmărirea stocurilor în momentul încărcării, nu puteam face rezervări, previziuni, etc. Acum avem toate informațiile în timp real și urmărim stocuri, vânzări medii zilnice și alte rapoarte care ne ajută mereu să eliminăm pierderile. La nivel de management am integrat clienții din Horeca și putem face previziuni de cash-flow pe terment scurt sau lung. Credeți că implementarea unui ERP este un beneficiu pentru o companie? Ce avantaje (sau dezavantaje ) oferă unei companii o implementare de ERP? Principalul beneficiu pentru o companie care implementează un ERP este reducerea cheltuielilor: ERP-ul te ajută să identifici pierderile într-o afacere și să le elimini la timp. Concret, un ERP implică o mai bună organizare, vizibilitate în timp real asupra tuturor activelor firmei și implicit, permite luarea de decizii în timp util, fără să aștepți niște situații în Excel la câteva luni. Aţi recomanda sistemul ERP utilizat în prezent unei companii din domeniul dvs. de activitate? Care ar fi argumentele? L-aș recomanda o dată pentru complexitatea și intuitivitatea sistemului, dar mai ales pentru amabilitatea și deschiderea furnizorului de software. Am apreciat în mod deosebit faptul că nu este o firmă care îți vinde și legatura se termină în acel punct. E mare lucru ca furnizorul de software să te ajute pe parcursul utilizării și furnizorul nostru tocmai asta a făcut: ne-a recomandat un sistem potrivit pentru noi și ne ajută în continuare să-l asimilăm și să-l utilizăm la capacitate maximă. La o prezentare apar probleme punctuale de care te lovești în activitatea zilnică, la care ți se răspunde mai vag sau mai concret în funcție de capacitatea furnizorului de software de a-ți înțelege business-ul și de a te ajuta pe parcurs. Din momentul în care ni s-a prezentat aplicația, ne-am dat seama cât de mult urma să ne ajute furnizorul de software și dupa implementare. Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? În primul rând aș recomanda un sistem ERP specializat pe un anumit domeniu de activitate, cum a fost în cazul nostru, distribuția. Un sistem specializat presupune o compatibilitate ridicată cu nevoile tale de business pe de o parte, și o reducere a costurilor aferente implementării unui sistem generalist, cu funcționalități pe care nu le utilizezi. Un criteriu important de luat în calcul este cel al unei oferte de licențiere flexibile. Disponibilitatea ERP-ului online ne-a ajutat să accesăm un sistem complex, încadrându-ne într-un buget modest. Am externalizat o serie de cheltuieli care ar fi triplat costul investiției într-un ERP. Calitatea serviciilor oferite post-implementare a fost pentru noi diferențiatorul în selecția ERP-ului. Un sistem ERP este ales de un manager, care are nevoie de vizibilitate asupra proiectului, fără a fi nevoit să cunoască în detaliu sistemul. Sprijinul primit din partea suportului este cel care a facilitat acceptarea și asimilarea rapidă a modului de lucru de către toți utilizatorii. Deschiderea și verticalitatea furnizorului de software sunt cele care garantează succesul implementării. Faptul că am știut în fiecare moment problemele care ar putea să apară și am primit soluții pentru fiecare situație în parte, ne-a ajutat să trecem cu ușurință peste provocările specifice unei implementări ERP

Sea Bell Trading » Cristiana Alexandru

www.seabelltrading.com

48


XIX Interviu cu dl. Kais N. Azou- Director General, Regency Company "Afacerea creștea constant, iar soluția veche de gestiune a activității nu mai făcea față cerințelor. Eu am crezut întotdeauna că un program bun te ajută să crești. Soluția pe care o căutam trebuia să ne susțină pentru o creștere controlată. În acel moment, am solicitat actualului furnizor de software un studiu în vederea implementării unei soluții ERP." Kais N. Azou, Director General Regency Company

aPrincipalele beneficii obţinute de Regency Company în urma implementării ERP-ului Optimizarea stocurilor: Accesul instant la situaţia stocurilor a permis dimensionarea corectă a acestora Creşterea vânzărilor: Reducerea volumului de muncă Creşterea vitezei de lucru Controlul puternic asupra stocurilor

Cine este Regency? Regency Company este unul dintre cei mai importanți jucători pe piața de materiale pentru industria de mobilă din România. Suntem pe piață din noiembrie 2001 și avem ca domeniu de activitate importul de pal melaminat, accesorii de mobilă și blaturi de bucătărie. În prezent suntem importatori direcți a peste 5000 de produse din Germania, Ungaria, Elveția, Italia și România. Ca obiectiv pe termen mediu-lung, Regency se va extinde în România prin centre regionale de vânzări și va deschide o filială în Irak.

REGENCY COMPANY

Ÿ import pal melaminat, accesorii de mobilă şi blaturi de bucătărie Ÿ an înfiinţare: 2001 Ÿ CA: 14,6 mil EUR Ÿ 5000 produse Ÿ 130 angajaţi

Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente cu care vă confruntați? Înaintea colaborării cu actualul furnizor de software, utilizam o aplicație limitată ca funcționalități. Ne confruntam cu o nesiguranță a datelor pentru că nu exista o evidență și cu atât mai puțin un control asupra stocurilor. Fiecare om lucra singur, independent de restul firmei. Situația cea mai delicată era în departamentul de contabilitate unde, replicarea datelor îngreuna enorm activitatea. La momentul respectiv, se simțea nevoia unei baze de lucru comune: nomenclatoare, prețuri, stocuri. La toate aceste probleme s-a adăugat și funcționarea greoaie a vechii aplicații pe măsură ce baza de date creștea. Cum ați ales soluția ERP pe care o utilizați în prezent? Afacerea creștea constant, iar soluția veche de gestiune a activității nu mai făcea față cerințelor. Eu am crezut întotdeauna că un program bun te ajută să crești. Soluția pe care o căutam trebuia să ne susțină pentru o creștere controlată. În acel moment, am solicitat actualului furnizor de software un studiu în vederea implementării unei soluții ERP. Pe baza analizei, am decis implementarea aplicației pe partea de contact management, vânzări, gestiunea stocurilor și facturare, trezorerie, raportare și analiză financiară. Care au fost principalele beneficii ale implementării? Am observat rapid o schimbare la nivel de stocuri. Având acces instant la situația stocurilor, pentru că aplicația funcționa online, am început să avem un bun control asupra lor. Am reușit să ne dimensionăm stocurile corect și să avem o creștere organică, în funcție de vânzări și cerere. În momentul de față avem patru puncte de lucru în țară, iar schimbul de informații între acestea se face în timp real. Aparent este o modificare minoră. Efectele s-au văzut însă în reducerea volumului de muncă.

Regency Company » Kais N. Azou

49


A crescut viteza de lucru și ne putem concentra pe nevoile clienților, în loc să ne pierdem în activități administrative. Având o grilă ne-standard, furnizorul de software a dezvoltat un modul personalizat de liste de prețuri, prin care putem lucra cu articole și clienți individuali, dar și cu grupări de articole sau clienți, cu adaos-uri și discount-uri, procentual și în valori absolute. Care au fost principalele probleme în implementare și cum au fost rezolvate? Pe măsură ce echipa furnizorului s-a mărit, upgrade-urile s-au facut din ce în ce mai ușor și cerințele noastre și-au găsit răspuns. Este ca atunci când construiești un bloc, care, pentru a nu se prăbuși, are nevoie ca fiecare etaj să fie clădit cum trebuie. La fel și furnizorul nostru de software, încearcă să rezolve cât mai bine nevoile care apar. Există schimbări în cultura organizațională în urma implementării ERP și la ce nivele? Consider că o soluție ERP funcționează în măsura în care pe ea lucrează oameni de calitate. Dacă la început am avut un singur om pe toată aplicația, în timp, a crescut numărul de utilizatori cu oameni care au învățat rapid stilul de lucru și s-au acomodat cu el. Concluzionând, dacă nu ai oameni care să facă treabă bună, riscurile sunt ridicate la nivel de cultură organizațională. Este un ERP un sprijin pentru o companie? Noi am crescut o dată cu furnizorul nostru de software. Dat fiind că am avut oameni de calitate de ambele părți, am reușit să aducem valoare firmei. Sunt convins că o soluție ERP te ajută în companie în măsura în care oamenii o adoptă și conducerea își cunoaște foarte bine obiectivele.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Cu un ERP ai control asupra afacerii și vezi lucrurile mult mai clar, iei deciziile corecte.“

Există indicatori ai afacerii care au crescut pe baza implementării sistemului ERP? Care sunt aceștia? În primul rând ne-am dimensionat corect stocurile pe baza cererii și a rapoartelor de vânzări. Având un control puternic asupra stocurilor, ne-au crescut vânzările. La nivel de depozit, avem parte de rapoarte care-mi oferă o evidență foarte strictă asupra situației reale a stocurilor, atât pentru mine cât și pentru contabilitate. Business-ul a crescut impresionant, de la 7 oameni în momentul implementării, la 130 de oameni. Am crescut însă organic, pentru că majoritatea proceselor sunt automatizate. Dacă munca s-ar fi desfășurat în continuare în afara unui sistem, prin scrierea facturilor de mână și mutarea datelor dintr-o parte în alta, nu cred că am fi reușit să creștem. Ați recomanda un sistem ERP unei companii din domeniul dumneavoastră de activitate? Care ar fi argumentele? Aș recomanda soluția ERP folosită de noi în primul rând pentru că în momentul de față am în furnizorul de software un partener de încredere, receptiv la cerințele mele. Pe lângă soluția în sine, acesta m-a ajutat să găsesc răspunsuri la problemele care au apărut de-a lungul timpului. Fără un departament de suport care să răspundă prompt cerințelor noastre, nu am fi reușit să mergem înainte și să creștem. Care ar fi sfaturile pe care le-ați da unei companii care dorește să implementeze o aplicație ERP? În primul rând aș recomanda oricărei companii care-și dorește să crească să-și ia o astfel de soluție. Fără un sistem bun, nu ai cum să crești controlat, fără să riști să-ți pierzi tot business-ul. Oricât de buni ar fi oamenii pe care-i ai, nu vor putea să le facă pe toate. Și celor care spun că e scump, le-aș spune că mai mulți bani investești lăsându-ți oamenii să lucreze necontrolat, decât dacă investești într-o astfel de soluție de la început. Cu un ERP ai control asupra afacerii și vezi lucrurile mult mai clar, iei deciziile corecte. Un alt criteriu important este ca furnizorul de software să ofere și servicii bune de suport. Indiferent de software, apar situații care trebuiesc rezolvate cât mai repede. Dacă ai o relație bună cu furnizorul de software, veți crește împreună. Recomandările despre soluție sunt de asemenea importante. Dacă o soluție primește recomandări, știi că este vorba de o aplicație eficientă și că are în spate oameni de calitate, cu care te poți înțelege.

Regency Company » Kais N. Azou

www.regencycompany.ro

50


XX Trenduri în FMCG dinspre Vest spre Est Interviu cu Florin Miron, General Manager Apollo Mod Distribution ”Au fost două aspecte care ne-au convins. Întotdeauna las fiecare sef de departament să-și gestioneze resursele și să-și aleagă soluțiile, ceea ce s-a întamplat și în situația de față. Am un drept de veto, dar el este răspunzator, nu vreau să-i impun. Un aspect important a fost și prețul, pe care l-am considerat corect, raportat la dimensiunea noastră ca firmă. Baza discuției a pus-o feedback-ul pozitiv primit de la companiile care utilizau același sistem ERP, faptul că nu au avut probleme, nu au avut întârzieri. Maleabilitatea furnizorului de software în planificarea implementării a contat mult și ne-a convins să începem colaborarea.” Florin Miron, General Manager Apollo Mod Distribution Cine este Apollo Mod Distribution și care este poziția în piață? Apollo Mod, la bază, este un furnizor de nișă, oferind produse cosmetice de nișă( perii de păr, accesorii pentru păr, manichiură, pedichiură, etc) dar și produce cosmetice clasice (săpun lichid, gel de duș, pastă de dinți etc. ). Am adoptat o strategie diferită de cea a furnizorilor mari, în sensul că vindem produse complementare de tip „paracosmetică” care să nu intre în concurență directă cu marii jucători de pe piața cosmetică, produsele noastre fiind o completare a ofertei de produse cosmetice (accesoriile pentru păr, produse de manichiură, pedichiură ). Pe lângă aceste produse care intră în pasul doi de necesitate, Apollo Mod se distinge de ceilalți distribuitori prin calitatea serviciilor oferite de echipa de vânzări (sales&merchandising team) pe piața din România. Serviciile Apollo Mod pe IKA ( International Key Accounts ) sunt recunoscute ca fiind de foarte bună calitate, sunt apreciate de lanțuri de magazine și respectate de ceilalți parteneri din piață. Avem merchandiseri și vânzători prin care acoperim toată țara, ne vizităm chiar și de trei ori pe săptămână partenerii, în funcție de dimensiunea magazinului și dinamica comercială. Ne-am impus prin corectitudine, seriozitate, disponibilitate la orice oră.

APOLLO MOD

Ÿ comercializare produse cosmetice şi paracosmetice Ÿ an înfiinţare: 2003 Ÿ CA: 6,1 mil EUR Ÿ 20 furnizori internaţionali Ÿ 800 produse Ÿ 300 puncte de vânzare Ÿ 30 agenţi vânzări

Cum definiți relația pe care o aveți cu Key Accounts? Dacă facem o propunere de comandă, o facem corect și argumentată concret. Nu poți fi puțin de încredere, ori ești om de încredere ori nu ești! Asta am explicat și agenților de vânzări: să fie corecți, să nu facă promisiuni false, să își asume integral faptele în fața partenerilor. Eu am încredere totală în echipa mea, în onestitatea modului lor de acțiune, iar ei trebuie să fie conștienți și să transmită exact același mesaj de respect mai departe. Există un portofoliu de valori al Apollo Mod care, an după an, ne-a consolidat imaginea în fața clienților. În orice IKA te duci suntem respectați, e o valoare greu de atins și e o parte esențială a capitalului nostru de negociere pe piață. Colegii mei sunt și trebuie să fie conștienți că Apollo Mod nu sunt eu, ci fiecare dintre noi. Prin fiecare faptă a angajatului sunt transmise valorile Apollo. Valorile după care ne coordonăm activitatea sunt: munca în echipă, responsabilitate, dezvoltare și inovare. Avem un departament de vânzări care reprezintă partea vizibilă a firmei, formată din peste 30 de persoane răspândite în toată țara, inclusiv București, care iau contact zi de zi cu clienții noștri. Ei reprezintă interfața Apollo Mod în piață, de aceea țin foarte mult la modul în care se prezintă în fața partenerilor noștri. Fiecare detaliu este important în procesul de vânzare. Iar vânzătorii formează o echipă, muncesc în echipă, comunică între ei orice avantaj sau dezavantaj al activității lor pe teren, au conștiință de grup, apartenență de grup. Vânzarea produselor noastre se face doar prin IKA (Selgros, Real, Kaufland etc.), nu lucrez pe tradițional, deși acest tip de retail este majoritar, având o cotă de peste 50% în România.

Apollo Mod Distribution » Florin Miron

51


Care credeți că este cel mai eficient canal de comunicare în cazul produselor Apollo Mod Distribution? Este un mix simplu între preț, calitate, produs și marketing și distribuție, care îți aduce un plus în vânzări. Dacă nu am bani să fac TV, îmi întăresc celelalte servicii: merchandising, serviciile oferite partenerilor sau produsele noi. Care este motivul pentru care ați achiziționat actualul sistem ERP? În 2003 am început să lucrăm cu un sistem informatic. Pentru momentul respectiv a fost o soluție suficient de bună, dar după doi-trei ani devenise destul de evident că sistemul pe care-l aveam nu mai putea gestiona dezvoltarea firmei și cu atât mai puțin susține proiecte noi. După patru ani devenise acută problema. În acel moment am început să căutăm un nou ERP. Am cercetat piața, am vorbit cu diferiți prieteni din management, i-am întrebat ce folosesc. M-am bucurat de un feedback corect din partea prietenilor vizavi de soluțiile ERP, am analizat și avantajele și dezavantajele pentru fiecare. O recomandare foarte bună a venit de la un prieten care folosea același sistem pe care îl folosim și noi acum. Ce anume v-a convins să lucrați cu actualul furnizor de software? Au fost două aspecte care ne-au convins. Întotdeauna las fiecare sef de departament să-și gestioneze resursele și să-și aleagă soluțiile, ceea ce s-a întamplat și în situația de față. Am un drept de veto, dar el este răspunzator, nu vreau să-i impun. Un aspect important a fost și prețul, pe care l-am considerat corect, raportat la dimensiunea noastră ca firmă. Baza discuției a pus-o feedback-ul pozitiv primit de la companiile care utilizau același sistem ERP, faptul că nu au avut probleme, nu au avut întârzieri. Maleabilitatea furnizorului de software în planificarea implementării a contat mult și ne-a convins să începem colaborarea. Care sunt așteptările dvs. ca manager referitoare la sistemul ERP? Principiul meu este „No news is good news”. Colegii mei nu-mi zic nimic, deci sunt foarte multumiți. Dacă ar fi probleme ar fi toți aici. Care sunt obiectivele pe termen lung pentru Apollo Mod Distribution? Viziunea mea este clară: aș dori ca în fiecare casă din România să existe un produs Apollo Mod Distribution. Este o viziune realizabilă, pentru că vindem o gamă largă de produse, de la săpun lichid la cosmetice pentru copii etc. Pe de altă parte, vânzarea prin Key Accounts îți impune și anumite standarde de calitate. Magazinul este ca o bibliotecă, este foarte greu să vii cu un produs nou. Dacă vii cu o carte nouă, trebuie să scoți una veche. Produsul nou trebuie să aibă argumente solide de profitabilitate, de noutate, de atracție pentru client etc. Un alt principiu strategic esențial al dezvoltării firmei noastre este să observăm tendințele pieței, să căutăm produse noi. Participăm la toate târgurile internaționale de profil. În curând urmează să plec în Hong-Kong pentru un târg de cosmetice, cel mai mare pe Asia. La astfel de târguri poți să vezi ce se poate întâmpla în viitorul apropiat, trenduri, idei de produse noi. Acesta este unul dintre avantajele noastre, faptul că am investit în viitor. Care credeți că va fi evoluția pe segmentul de ”Private Label” versus „Branded Goods” în următorii doi ani? ”Private label”-ul va caștiga foarte mult teren în România. Este suficient să te uiți pe evoluția din Vest. Vom urmări același trend. În Vest, proporția de Private Label pe raft este undeva între 30% și 55%. Anglia, Germania și Spania au aproximativ 50% Private Label, iar în România procentul este undeva între 5% și 7%. Vor dispărea multe branduri de pe raft, pentru că producătorii români din păcate nu au know-how pentru a lupta într-un mediu puternic competitiv, iar piața tradițională în România nu ține pasul în lupta cu modern trade-ul.

Apollo Mod Distribution » Florin Miron

52


Dacă până recent, conceptul de Private Label nu a fost bine primit datorită faptului că s-a mers pe brandul entry level și comercianții s-au bătut în prețuri foarte mici, trendul este clar de a urca spre nivel mediu și în faza doi spre premium. Care sunt trendurile care vor câștiga teren în următorii ani în FMCG? Unul dintre aceste trenduri este orientarea spre ”bio/eco/organic”, trend care va crește pe măsură ce producătorii/distribuitorii/retailer-ii vor educa masa consumatorilor. Momentan există încă problema confuziei de termeni, întrucât nu există o delimitare clară a înțelesului pentru eco, bio și organic, dar UE va da cu siguranță în următorii doi ani o delimitare clară între produse bio, ecologice, organice, astfel încât, de la cultivare până la raft, sa îndeplinească anumiți parametri. Va mai crește în opinia mea gradul de adopție pentru un alt trend, ”Fair Trade”. În afară s-a ajuns la concluzia că, în cazul fructelor și legumelor cultivate în țări de obicei sărace, comercianții primeau la kilogramul de ananas foarte puțin, uneori chiar sub 5%, iar restul revenea intermediarilor. S-a introdus conceptul de Fair Trade, prin care un procent valoric clar (cel puțin decent) din prețul produsului de pe raftul final ajunge la producător.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Un plus în alegerea ERP-ului a fost feedbackul pozitiv primit de la companiile care utilizau același sistem ERP“

Mi-ar plăcea să văd anumite trenduri conștientizate și adoptate, inclusiv patriotismul în producție. Sună ciudat, dar aș dori ca într-o zi România să aibă aceeași reputație cu Polonia, raportat la producția de cosmetice.

www.apollomod.ro

Apollo Mod Distribution » Florin Miron

53


XXI O abordare nouă în piaţa de farma Interviu cu Ing. Doru Filip, Director General Fidelio Farm

„Obiectivul meu este să păstrăm un număr optim de oameni, să avem condiții bune de lucru, să fim relaxați și sa lăsăm sistemul informatic să facă munca repetitivă. Vrem ca oamenii să vină zilnic la muncă cu drag, participând fiecare pentru creşterea şi dezvoltarea companiei Fidelio Farm acolo unde îi este locul. În faza de dezvoltare în care ne aflăm, comunicarea între angajaţi este mai importantă pentru noi, decât alergătură haotică în rezolvarea problemelor. ” Doru Filip, Director General Fidelio Farm Într-o industrie acoperită în proporţie de 90% de marii jucători, managementul Fidelio Farm adoptă o atitudine relaxată, orientată spre bunăstarea angajaţilor şi o creştere naturală pe câteva pieţe de nişă. Poziţia managementului Fidelio Farm denotă o gândire pragmatică, bine calculată: pentru ca o afacere să aibă succes este nevoie ca munca repetitivă să fie automatizată prin sisteme informatice, astfel încât oamenii să devină pioni activi în strategia companiei.

FIDELIO FARM

Ÿ distribuţie medicamente şi produse parafarmaceutice Ÿ an înfiinţare: 2006 Ÿ CA: 6,3 mil EUR Ÿ 1500 clienţi Ÿ 25 angajaţi

Cine este Fidelio Farm şi ce poziţie are în piaţă? Fidelio Farm activează în piaţa de medicamente şi produse parafarmaceutice din 2006, cu focus pe business-uri de nişă, dorind să asigurăm partenerilor noştri un confort în siguranţă şi promptitudine prin deviza noastră „mereu loial , mereu la timp”. Sediul şi depozitul central este la Sibiu iar în teritoriu avem reprezentanţi în Bucureşti, Constanţa, Iaşi, Bacău, Cluj, Timişoara și Sibiu. Colaborăm direct cu mai mulţi producători locali şi externi din care putem aminti pe: GSK, Antibiotice Iaşi, General Elecric, Medochemie, EIPICO,MEDA, MEDAC, Egis, Solvay,etc. Suntem o companie tânără, în dezvoltare, condusă de o echipă de management cu o experienţă de peste 10 ani în industria farmaceutică, cu un personal optim ( 25 angajaţi ) raportat la cifra de afaceri ( cca 4-5 mil EUR ) şi încercăm să ne gestionăm pe propriile puteri, fără credite bancare. Considerăm că suntem lideri în distribuţia produselor radiofarmaceutice cu adresabilitate în special secţiilor de medicină nucleară şi nu numai. Asigurăm logistica în distribuţia produselor radiofarmaceutice ( Generatori Tc, Iod, Octreoscan, FDG) prin mijloace de transport adecvate, acreditate de CNCAN, şi personal instruit şi acreditat de acelaşi organism.Totodata avem implementat un sistem de management al calitatii ISO9001 care prin procedurile speciale asigură monitorizarea şi trasabilitatea acestor produse speciale. Suntem bine percepuţi în spitale, acoperind peste 60% din acestea printr-o varietate de produse (antibiotice, oncologice, parafarmaceutice, etc ). Din păcate nu ne putem lăuda cu o dezvoltare pe partea de retail ( farmacii ) deoarece nu avem o reţea logistică care să răspundă cerinţelor de promptitudine imediată în livrare la nivel naţional, momentan preferăm să colaborăm cu câteva lanţuri de farmacii consacrate deoarece acestea ne oferă o stabilitate mai mare în ceea ce priveşte securizarea plăţilor. Care este core-business-ul Fidelio în acest moment? Dezvoltarea în medicina nucleară este core business-ul nostru, a crescut de la an la an. Este un business pe care l-am făcut profesionist și care este dificil pentru o companie nouă. Dacă ar dori cineva să pună acum bazele unui astfel de business, indiferent de cât capital dispune, i-ar trebui cel puţin un an ca să pătrundă pe piaţă.

Fidelio Farm » Doru Filip

54


Care este rolul unui sistem informatic în strategia de business a Fidelio? Sistemul informatic este foarte important, deoarece se fac multe economii care poate la prima vedere nu se văd: economia de timp de operare, oamenii se simt mai in siguranţă când ştiu că funcţionează, că se poate verifica cine şi ce a făcut. În vânzări nu poţi să faci facturi de mână sau Excel-uri. În ERP dai un click şi obţii instant un raport de furnizori, de cash-flow-uri, de datorii, ştii cum stai, poţi să-ţi faci previziunile. Omul poate să greşească, sistemul nu. Lucrând cu un sistem integrat, eşti şi mai degajat. În `90, când am avut prima firmă, la început trebuia să fac fişele de cont de mână, şi balanţele să dea stânga cu dreapta. Dacă greşeai o cifră o luai de la capăt. În plus, verificarea oamenilor dura extrem de mult: să ştii ce face, cum face, unde vinde, ce vinde, cu ce marjă. Altfel discuţi la o şedinţă despre ce-a făcut, ce n-a făcut, cum fac alţii, dacă ai informaţii la zi. Cine mai lucrează acum doar cu acele probleme de contabilitate? Mi-e greu să cred că se mai poate, cu toate că multe companii mari continuă să lucreze aşa. Cunosc firme de nivelul nostru şi chiar mai mari care n-au sistem informatic integrat, au doar programe mici de contabilitate. Pentru a scoate situaţii pe date şi vânzări din cont, trebuie să le iei pe fiecare în parte să le pui în Excel şi ai nevoie de o armată de oameni pentru asta. Un sistem informatic ERP îmi oferă aceste informaţii dintr-un click şi nu mă interesează ce are în spate. Mă focalizez pe afacere, nu vreau să-mi pierd timpul să fac raportări.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „ERP-ul devine critic pentru a activa în domeniu, nu doar pentru a-ţi uşura munca.“

Lumea este în continuă mişcare, la fel şi informaţia. Au apărut în ultima vreme în farma tot felul de raportări la ANM (Agenţia Naţională a Medicamentelor). Ar însemna să-ţi aloci tot timpul pentru a face situaţii şi rapoarte. Lucrând cu spitalele, avem foarte multe contracte obţinute prin licitaţie. Acest lucru presupune o anumită cantitate de livrat, în anumite condiţii şi la anumite preţuri. Înainte de implementarea ERP-ului, trebuia să introducem date pe client, licitaţii, produse: venea comanda, trecea la un om care-mi spunea că există contract şi trecea numărul contractului, trecea la altul care-mi spunea ce cantitate mai am de livrat, ajungea în depozit şi mi se onora comanda, deci trecea prin cel puţin 3 – 4 mâini. Acum, comanda ajunge direct la depozit, având pe ea număr contract şi automat cantitate şi preţuri: spitalul X cere produsul Y. Automat îi putem spune că putem livra, care este cantitatea rămasă şi preţul. Pentru fiecare spital, farmacie, punem un anumit preţ stabilit prin contract, pe care-l introducem în sistem, fie cu discount sau nu, cu plată în avans sau după. Avantajul este că nu trebuie să verifici la fiecare comandă condiţiile comerciale, eşti mai degajat şi ai mai mult timp să te ocupi de alte aspecte, de exemplu de achiziţii. Avantajul utilizării unui astfel de sistem informatic este că putem trimite reprezentanţilor situaţii zilnice de activitate. La prima oră, zilnic, trimitem pe mail reprezentanţilor din teren o situaţie cu ce am făcut noi. În fiecare săptămână verificăm istoricul pe client şi vedem la care clienţi este activitate 0. Dacă reprezentantul de vânzări primeşte tot timpul informaţiile şi le vede, va şti că trebuie să se ducă şi acolo. Cum au perceput oamenii din firmă trecerea pe un nou sistem informatic? Într-o firmă, când intervine o schimbare, sunt păreri şi păreri, nu poţi să împaci pe toată lumea. Dacă pentru vânzări şi marketing a fost un beneficiu real să vezi toate datele la zi: cât vinde fiecare reprezentant, nivel de costuri, adaos, marjă, cheltuieli, pe cealaltă parte, la nivel de contabilitate au existat reticenţe. Când eşti obişnuit cu o machetă pe care o ştii pe de rost şi vii cu altceva şi cu un alt mod de gândire, chiar dacă este mai simplu şi mai integrat, este greu să te obişnuieşti. Oamenii au depăşit însă rapid momentul. Care este rolul unui sistem ERP într-o companie de farmaceutice si parafarmaceutice? ERP-ul devine critic pentru a activa în domeniu, nu doar pentru a-ţi uşura munca. De exemplu, până la 1 noiembrie, toţi deţinătorii de autorizaţii de punere pe piaţă şi producătorii la ANM trebuie să-şi spunp parerea referitor la codurile de bare, timbre şi matricea tehnologică. Deci se doreşte trecerea la un sistem informatic. Sunt cerute deja greutăţi, volume, raportări pentru produsele care vin din spaţiul extracomunitar. Informaţiile sunt utile şi pentru a şti cum să livrezi, cu ce fel de maşină, microbuz sau o maşină mai mare.

Fidelio Farm » Doru Filip

55


Avem avantajul know-how-ului în domeniu, plus că suntem parteneri General Electric, care sunt unul din principalii jucători din lume în medicină nucleară. Nu vrem să ne lăudăm dar momentan suntem singurii acreditaţi de către ANM şi CNCAN, prin care asigurăm logistica de distribuţie pentru produse radiofarmaceutice. De exemplu furnizăm produsul FDG (F18) care se foloseşte în două centre de imagistică dotate cu CT-PET ( Bucureşti , Constanţa ). Pentru necunoscători vă asigur că nu este un simplu transport de produs radioactiv având în vedere că durata de viaţă a produsului este de cca 12 ore de la producere iar durata de transport nu trebuie să depăşească 4 ore de la producător ( Ungaria ) până la utilizatorul final ( Bucureşti, Constanţa ) – Deviza noastră „mereu loial mereu la timp” funcţionează ca un mecanism elveţian, dacă se poate spune aşa. Care sunt obiectivele companiei pentru anul curent? Obiectivul nostru nu este să deschidem 10 depozite , dorim să exploatăm la maxim un singur depozit folosindu-ne de confortul şi siguranţa pe care ni-l conferă o aplicaţie informatică bine gândită şi pusă la punct care să interacţioneze cu utilizatorul ca şi un angajat permanent, aşa cum este actualul sistem ERP pe care îl utilizăm cu succes. Bineînţeles că ne vom orienta în continuare în dezvoltarea produselor proprii ca şi deţinători de APP, momentan avem înregistrat un singur produs FID-F ( F18 ) din clasa produselor radiofarmaceutice . În viitorul apropiat dorim să ne dezvoltăm pe sectorul de ortopedie pentru echilibrarea cash-flow-ului. Sunt nişe destul de bine acoperite în momentul de faţă, dar avem produse competitive pe care să le lansăm și reprezentanţi pregătiți să le preia. Ce s-a întâmplat în acest an în piață? Anul acesta a fost unul greu: piaţa este în scădere, plăţile către spitale s-au făcut destul de târziu, în decembrie. Norocul nostru din punct de vedere cash-flow au fost cabinetele medicale, pentru că avem un termen de plată foarte scurt, şi am încercat să creştem şi ponderea din CA pe aceste vânzări. Aveţi reprezentanţi pe care îi pregătiţi? În toate aceste zone, am încercat să punem cât mai mult în valoare omul. Reprezentanții de vânzări acoperă cabinete medicale și se ocupă şi de spitalele din zonă sau de câteva farmacii. Pentru divizia de ortopedie vom angaja câţiva oameni pe Bucureşti, pentru că 40% din piaţă este aici. În momentul acesta, piața s-a schimbat și trebuie sa te adaptezi rapid: au scăzut preţurile la producători, au scăzut marjele la distribuitori, termenele de plată se măresc pe zi ce trece (Farmaciile au ajuns să facă plăţi la 270-300 zile iar spitalele în medie plătesc cam la 240 zile). Spitalele, prin sistemele de achizitii publice ( SEAP) urmăresc produsele cele mai ieftine, nu se mai pune preţ pe produs, pe brand, se ia genericul cel mai ieftin iar farmaciile doresc termene de plată cât mai mari şi bineînţeles discount-uri corespunzătoare. Care este strategia Fidelio? Strategia noastră de viitor este să venim cu produse noi: să avem lista noastră de produse cu APP(autorizaţie de punere în piaţă), vrem să ne orientăm spre nişte produse care nu sunt generice sau sunt primul generic pentru nişte produse consacrate. Mergând mai departe, ne vom păstra orientarea pe nişe. Viziunea noastră este să deţinem un portofoliu de produse propriu pe care să le promovăm, să le marketăm şi să le dăm marilor distribuitori. Sunt conştient că în câţiva ani, marii distribuitori se vor concentra, iar pe lângă ei vor rezista numai micii distribuitori cu portofolii de nişe. Vom continua să lucrăm cu spitale pentru că ai un contract, livrezi și, mai devreme sau mai târziu, încasezi banii. Chiar dacă ţi se blochează cash-flow-ul, creantele spitalului nu dispar niciodată. Farmaciile private sunt mult mai dispuse la faliment. Prefer contractele cu lanţurile de farmacii chiar daca acestea nu sunt foarte profitabile d.p.d.v. al adaosului comercial , pentru că nu au cum să dispară 20-30-50-200 de farmacii peste noapte , eventual sunt preluate sau înghiţite de alte societăţi similare. www.fideliofarm.ro

Fidelio Farm » Doru Filip

56


XXII Interviu cu dl. Ali S. Hussain, General Manager Mirano International "Fără un ERP, o companie modernă nu are cum să funcționeze. Și dacă funcționează acum, peste 5 ani când concurența și intrarea în UE vor stabiliza piața, nu vor mai funcționa. Este un instrument obligatoriu, la fel ca un telefon mobil sau un televizor în casă. Implementarea unui ERP este parte din viața noastră. Un software ERP nu este doar un instrument, un pix care merge cum vreau eu, ci trebuie să fie un guideline, un model pentru un nou mod de lucru, mult mai profesionist, și care să îndrume direcția de dezvoltare. Nu trebuie să-ți alegi un ERP care să facă ce vrei tu, ci care să facă ceea ce trebuie.“ Ali S. Hussain, General Manager Mirano International

aPrincipalele beneficii obţinute de Mirano International în urma implementării ERP-ului Susţinerea dezvoltării business-ului: "În primul an în care am utilizat soluţia am avut o creştere de 30% " Dimensionarea corectă a targetelor agenţilor de vânzări pe baza informaţiilor detaliate disponibile în sistem Susţinerea deciziilor de business prin gradul ridicat de flexibilitate în analizarea datelor

MIRANO INTERNATIONAL

Ÿ distribuţia de articole de marochinărie Ÿ an înfiinţare: 1991 Ÿ CA: 2,8 mil EUR Ÿ 60% market share

Despre Mirano International Mirano International este o companie ce are ca obiect de activitate principal distribuția de articole de marochinărie. Pe această piață ocupăm în acest moment primul loc, cu 60% market share. Activitatea noastră este de import-distribuție și lucrăm cu hypermarketuri și cash and carry. Pe lângă genți de sport și de voiaj proprii, avem în portofoliu alte câteva mărci internaționale. Ca planuri de viitor, ne-am propus o penetrare a pieței prin extinderea gamei de articole cu produse complementare, gen articole sportive, de camping, folosind același know-how, stil de lucru și aceeași linie de distribuție. Care erau probleme curente ale companiei înainte de implementarea ERP? Înainte de implementarea sistemului actual am folosit o soluție mai mică. Dificultățile veneau din limitarea ca număr de funcționalități pe de o parte și din erorile pe care le genera pe de altă parte. Soluția a fost realizată de o firmă destul de mică, care nu a investit în dezvoltarea ei, motiv pentru care soluția nu a avut timp să se maturizeze. Am ajuns în curând la un volum de muncă care nu ne mai permitea să lucrăm pe vechea aplicație. Am fost obligați să ne căutăm soluția potrivită. O alta problemă generată de vechea aplicație era lipsa de flexibilitate pe care mi-o oferea mie, ca manager, în sensul că nu puteam lua decizii în lipsa unor date reale, sigure. Nu puteam decât să spun asta facem, asta nu, după cum mi se părea, nu pe baza unei analize. În plus, fiecare utilizator are nevoie de un anumit nivel de acces și de introducere a datelor, aveam nevoie de un acces securizat și ierarhizat, lucru care era imposibil de realizat cu vechea aplicație. Obiectivul nostru la momentul luării deciziei era să achiziționăm un program profesionist, care să ne ofere un model de organizare, nu unul pe care să-l construim după structura noastră de atunci. Având în aplicație un model de business, am putut să eficientizez activitatea și să o adaptez la fluxurile impuse și, o dată cu aceasta, să adoptăm o nouă cultură organizațională. Celalalt sistem era construit exact pe modul nostru de lucru, însă toate erorile se adunau peste aplicație. Eu am vrut să ne adaptăm la un alt stil de lucru, mai organizat. Din acest motiv, tranzacția a presupus o schimbare de atitudine. Dacă în vechea aplicație firma mergea și cu erori, aici erorile nu sunt permise. Și atunci a trebuit să schimbăm fluxul de operațiuni. Din acest punct de vedere, am simțit greutăți, dar sunt convins că asta se întamplă pentru că mergem pe drumul cel bun.

Mirano International » Ali S. Hussain

57


De ce ați ales actualul sistem ERP? În urma analizei ofertelor, am văzut în sistemul pe care l-am ales cea mai bună soluție din prisma raportului calitate/preț; oferea cea mai bună valoare pentru banii dați. Nu este nici cel mai complex software din piață și nici nu aveam nevoie de asta și nici cel mai scump. Era soluția potrivită pentru compania noastră. Nu suntem o firma internațională sau o firmă care are foarte multe puncte de lucru în lume. Am căutat acel gen de software care se pretează pe business-ul nostru, un business de import și distribuție local, cu puncte de lucru în România. Principale beneficii ale implementării: Cel mai important aspect pe care l-am resimțit în urma implementării a fost schimbarea modului de lucru. Apoi, s-a reflectat într-o comunicare internă mult mai bună, între departamente care înainte nu se cunoșteau: între vânzări, contabilitate, aprovizionare, etc.De asemenea, s-a modificat și partea de rapoarte. Din punctul meu de vedere, o mare diferență între soluțiile ERP este dată de flexibilitatea rapoartelor. Care au fost principalele probleme în implementare? Problemele au ținut de transferul de date, întrucât acest proces s-a prelungit mai mult decât era preconizat. Motivele au fost mixte, noi neavând o situație foarte clară a stocurilor în acel moment și fiind nevoie de mult timp pentru transferul lor corect pe noua aplicație.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „Gestiunea stocurilor este una dintre atribuțiile cheie, de core business pentru un ERP.“

Cum a intervenit implementarea ERP în cultura organizației? Schimbarea s-a simțit cel mai mult la nivel operațional, mediu. La nivel managerial, foarte importantă este partea de analiză. Sunt diverse soluții de preluare a datelor din sistem și trebuie adaptate la cerințele noastre. La nivel operațional, ERP-ul m-a ajutat să văd exact care sunt stocurile, ce produse se vând cel mai bine. Înainte exista posibilitatea, când se emitea o factură și se descoperea ulterior că produsele facturate nu sunt pe stoc, să poată fi înlocuite cu aprobarea clientului cu alte produse similare și la același preț. Acum acest lucru nu mai este posibil și în felul acesta îmi dau seama exact ce se vinde și ce nu. Acest fapt poate părea minor însă a fost extrem de important, întrucât politica de achiziții se bazează tocmai pe aceste date. Dacă mie îmi vin date cum că articolul A se vinde mai bine și de fapt se vinde B, atunci nu pot să dimensionez corect politica de achiziții. Este soluția ERP un sprijin în dezvoltarea companiei? Am avut anul trecut, primul an în care am utilizat soluția, o creștere de 30% care s-a datorat parțial și implementării soluției. Într-adevăr, îmi dă posibilitatea de extindere sigură a activității. Dacă aveam alt software mă putea bloca la un anumit nivel. Însă importantă este și viziunea managerială. Softul nu îți crește singur afacerea. Viteza de facturare s-a îngreunat la început tocmai pentru că ne-a luat timp să ne acomodăm cu fluxul impus de aplicație. Însă cu timpul ne-am obișnuit și ne-a ajutat să creăm un flux constant de procese. Pe mine ca om de business mă avantajează pentru că, implicit, crește eficiența în firmă. Un factor important în creștere a fost schimbarea structurală, descentralizarea procesului de decizii spre sales și marketing. Fiecare om de vânzări primește acum targetul său, corect dimensionat. Acum, dacă deschid un nou punct de distribuție în Cluj, dacă nu am acest ERP nu aș putea să fac acest lucru, dacă nu am posibilitatea să leg imediat toată informația de la acest nou punct de lucru și o integrez cu business-ul imediat, atunci nu mă pot dezvolta. Managementul stocurilor Gestiunea stocurilor este una dintre atribuțiile cheie, de core business pentru un ERP. Pentru noi este foarte important, pentru că pe baza acestor informații luăm decizii de achiziții, stabilim targetul de vânzări, realizăm analize de profitabilitate. Toate se leagă între ele.

Mirano International » Ali S. Hussain

58


S-a structurat verificarea după stocuri pentru că pe baza stocurilor se iau deciziile la sales, oamenii de vânzări știu pe ce produse se bazează, care sunt stocurile supradimensionate pentru a le include în promoții. Managementul clienților Managementul clienților este de asemenea o funcție principală a unui ERP. Pot să spun sigur că sunt mulțumit, că fără să știm balanța pentru fiecare partener n-aș ști cum să lucrez cu ei. Este implementarea unui ERP un beneficiu pentru o companie? Dezavantaje nu există. Important e ca ERP-ul să acopere atât partea operațională cât și cea de analiză. Implicați în detalii, mulți își pierd focusul de la privirea de ansamblu, cea analitică, care permite interpretarea datelor. Pot să îmi analizez gama de produse: gama de business, gama de călătorii, gama de sport și câteva nișe și văd între ele niște fluctuații. Sistemul cel vechi nu mă lasă să văd datele ușor, trebuia să scot bazele de date și să le prelucrez. Cu noul sistem ERP am început să dezvolt rapoarte de analiză. Toate resursele trebuie alocate în funcție de aceste analize, de articolele mai profitabile. Eu nu pot lua decizii văzând cifrele în sine ci trebuie să iau decizii strategice, pe baza unor informații prelucrate, cu viziune pentru dezvoltare, obținute prin analiză. Ce recomandați unei companii care dorește achiziționarea unui ERP? Aș recomanda să aleagă ceva după mărimea și specificul propriei firme, dar și a furnizorului soluției. Și nu doar după mărimea actuală, ci și după mărimea estimată în 5 ani. Eu cu 5 ani în urmă n-aș fi putut să mă identific cu ERP-ul pe care l-am ales din cauza faptului că aveam nevoie de mai multă flexibilitate la nivel de procese, eram o companie mai mică. Viziunea mea a fost că trebuie să iau un ERP care să ajute firma să funcționeze profesionist pe viitor, nu care să servească unui mod de lucru de atunci. ERP-ul nu este doar un instrument, un pix care merge cum vreau eu, ci trebuie să fie un guideline, un model pentru un nou mod de lucru, mult mai profesionist, și care să îndrume direcția de dezvoltare. Nu trebuie să-ți alegi un ERP care să facă ce vrei tu, ci să facă ceea ce trebuie. Una dintre lucrurile pe care le-am avut în vedere a fost să achiziționez o aplicație făcută în România intrucât este adaptată la specificul de aici, la modul de lucru și nu în ultimul rând la legislație. Concluzionând, pot să afirm că sunt foarte mulțumit de aplicație în general și sper să am parte de un parteneriat pe termen lung cu furnizorul de software.

www.mirano.ro

Mirano International » Ali S. Hussain

59


XXIII Interviu cu dl. Viorel Tofan, CEODinamic 92 "O companie care ajunge la un rulaj de câteva milioane de Euro nu mai poate funcționa fără un program ERP. Motivul este foarte simplu: compania riscă să piardă controlul asupra business-ului și să înregistreze în acest fel pierderi importante, ireversibile" Viorel Tofan, CEO Dinamic92 Distribution

a

Principalele beneficii obţinute de Dinamic 92 în urma implementării ERP-ului

Controlul mai bun al cash-flow-ului: "Cifra de afaceri a crescut cu 30% în 2008, în timp ce creanțele s-au menținut la nivelul anului 2007" Controlul bonităţii clienţilor, implicit oprirea creditelor neperformante către clienţi Controlul în timp real al proceselor logistice, al agenţilor de vânzări Cine este Dinamic 92, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Dinamic 92 activează în distribuția de consumabile auto începând cu 1992. Business-ul nostru este compus din distribuția de anvelope auto în proporție de 75%, la cifra de afaceri a companiei contribuind și distribuția de materiale pentru amenajări interioare. În ultimii cinci ani am avut o creștere cu două cifre a cifrei de afaceri, astfel încât, la sfârșitul anului 2008 am ajuns la 22 mil. EURO. În prezent ne desfășurăm activitatea prin cinci puncte de lucru- Piatra Neamț, Iași, Cluj, Timișoara, București, și avem aproximativ 160 de oameni. În piața de anvelope suntem prima firmă ca și distribuție în România. Ca planuri de viitor, dat fiind contextul actual, dorim să ne consolidăm actualele canale de distribuție.

DINAMIC 92

Ÿ distribuţie de consumabile auto Ÿ an înfiinţare: 1992 Ÿ CA: 19,9 mil EUR Ÿ 4000 clienţi Ÿ 120 vehicule în parcul propriu Ÿ 20 000 mp depozitare Ÿ 5 puncte de lucru Ÿ 160 angajaţi

Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP? Am ajuns la un nivel de creștere în care implementarea unui ERP a devenit o necesitate pentru noi. Înainte de implementare funcționam pe baza unei aplicații de conta iar controlul companiei la nivel de management era slab. Căutarea unui ERP a pornit practic de la nevoia de management integrat a tuturor resurselor companiei. Cum ați ajuns la sistemul ERP actual? Am ales ERP-ul după o analiză a sistemelor disponibile pe piață. Am constatat împreună cu departamentul de IT că ERP-ul pe care-l doream răspundea cel mai bine cerințelor noastre și îmi oferea controlul de care aveam nevoie. Criteriul pentru departajare a fost raportul calitate-pret. Care au fost principalele beneficii ale implementării? După doar un an de utilizare, am constatat că avem control pe cash-flow mult mai bun. Acest lucru este ușor de observat când te gândești că cifra de afaceri a crescut cu 30% în 2008, în timp ce creanțele sau menținut la nivelul anului 2007. ERP-ul este o măsură extraordinară de control cash-flow. Un alt beneficiu important este controlul bonității clienților cărora trebuia să le vindem marfa, informație care a permis oprirea creditelor neperformante către clienți. Implementarea unui ERP aduce unei companii un beneficiu esențial în contextul actual, mai exact, controlul cash-flow-ului și al clienților. ERP-ul ne-a permis să ne adaptăm rapid la schimbările din piață. Care au fost principalele probleme în implementare și cum au fost rezolvate? La nivel de management am simțit mici erori imediat după implementare și anumite nevoi pe care sistemul le-a acoperit pe parcurs. Mă bucur să văd că feedback-ul nostru a fost utilizat de furnizorul de software pe noile kituri, multe dintre cerințele noastre primind răspuns.

Dinamic 92 » Viorel Tofan

60


Cum v-a sprijinit ERP-ul în managementul stocurilor și cel al clienților? Sistemul ne-a permis controlul riguros, în timp real al clienților, agenților de vânzări precum și controlul logistic. Aceste schimbări sunt importante pentru noi întrucât îmi oferă mie, ca manager, un control mult mai bun asupra întregii companii. Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să implementeze un ERP? În cazul nostru, implementarea ERP-ului a fost o decizie care s-a dovedit corectă. La succesul implementării a contribuit atât implicarea furnizorului de software, cât și efortul oamenilor noștri. Mergând mai departe, aș recomanda ca, în momentul implementării unui ERP, să existe un om de IT de încredere în firmă, care să coordoneze activitatea la client și să constituie interfața între furnizorul de software și utilizatori, să știe cum să pună problema. Aș recomanda sistemul ales de noi unei companii din domeniul distribuției în primul rând datorită raportului preț- calitate foarte bun la ora actuală, dar și datorită implicării furnizorului de software.

www.anveloshop.com www.dinamic92.ro

Dinamic 92 » Viorel Tofan

61


XXIV Interviu cu dl. Răzvan Alexandru, CEO Vitacare International România "Nu sunt o persoană tehnică și nici nu vreau să intru în amănunte. De fapt, amănuntele tehnice nu sunt importante pentru mine decât în măsura în care totul funcționează perfect iar informația de care am nevoie e permanent disponibilă." Răzvan Alexandru, CEO VitaCare International România

a Principalele beneficii obţinute de Vitacare International România în urma implementării ERP-ului Diminuarea presiunilor interne între departamente: Disponibilitatea informaţiei într-un singur sistem integrat, accesibil tuturor angajaţilor Controlul mai eficient al fluxurilor interne Îmbunătăţirea fluxului informaţional "La nivel managerial avem informația care ne trebuie." Creşterea productivităţii angajaţilor prin: Creşterea vitezei şi a volumului de facturare Automatizarea contabilităţii Fluidizarea cash-flow-ului: Eliminarea erorilor de gestiune a stocurilor şi de facturare Urmărirea în timp real a soldurilor şi a colectărilor

VITACARE INTERNATIONAL ROMANIA

Ÿ producţie şi distribuţie de suplimente alimentare Ÿ an înfiinţare: 1999 Ÿ CA: 900 000 EUR

Cine este VitaCare, ce poziție are în piață, care sunt obiectivele strategice ale companiei? Vita Care International este producător şi distribuitor de suplimente alimentare, complexe de vitamine şi minerale, extracte de plante, uleiuri esenţiale. Suntem o companie cu capital românesc. Din punct de vedere al cifrei de afaceri anul acesta vom atinge peste 2 mil de euro şi astfel intrăm în primii 10 jucători mari ai acestei industrii. Ne-am început activitatea în domeniul parafarmaceuticelor în 2002. Până atunci firma, înfiinţată din 99, a funcționat ca și o firmă ce oferea consultanţă în industria farmaceutică. Cota noastră de piaţă este în prezent undeva la 1 %, dar în următorii 2 ani dorim să ajungem la cel puţin 3.5% cotă de piaţă. Piaţa de suplimente în ultimii 3 ani a avut o creştere anuală în jur de 25 % , iar noi, chiar dacă în ultimii trei ani am crescut de 9 ori cifra de afaceri, pot să afirm că abia acum ne-am atins adevăratul nostru potențial. Avem suficientă experiență și într-o piață în continuă dezvoltare, știm ce avem de făcut pentru a ne atinge obiectivele. Care era situația companiei înainte de implementarea unui ERP și care erau problemele curente? Înaintea alegerii unui nou furnizor de software, noi am avut contact și am lucrat timp de un an și jumătate cu un alt soft de tip ERP şi pot să spun că am încetat colaborarea cu acea firmă din cauza neadaptării sau limitării soft-ului la cerințele noastre și la cele legale, lipsa service-ului, etc. Cel mai important aspect și motiv al deciziei noastre de schimbare a fost că de fapt colaborarea în sine lipsea. Momentul în care implementezi un ERP, eu îl consider ca pe un parteneriat, adică dau „frâiele” business-ului meu cuiva pentru a-mi gestiona practic compania. Aici este foarte important cum se face transferul de încredere între furnizorii de ERP şi noi, utilizatorii acestui soft. Eu personal ştiu ce am dorit de la acest soft, ce am vorbit cu implementatorii, dar mult mai în detaliu lucrează oamenii din companie, iar eu doar primesc nişte rapoarte foarte detaliate și pline de indicatori, iar în acest fel practic beneficiem de rezultatele implementării.

Vitacare International România » Răzvan Alexandru

62


Softul dinainte nu era updatat, am avut multe luni de zile în care nu am avut nici o legătură cu ei, aplicația folosită anterior dădea rateuri, nu mai funcţiona, ca să mi-l deblocheze stăteam câte o săptămână. Când aveam o solicitare către ei, de orice natură „trebuia” să trimitem un mail, mail care rămânea fără nici un feed-back. TEHNOLOGIE Care au fost principalele beneficii ale implementării? Unul din lucrurile de care am fost foarte interesat şi sunt convins că acum îl am, este o gestiune la zi foarte acurată. Avem rapoarte analitice și personalizate, avem service și suport dedicat, am avut un reprezentant din partea furnizorului de software care practic s-a mutat la noi în primele două, trei luni după implementare. Asta am apreciat foarte mult pentru că, dupa acele 2 luni, toată lumea de la noi visează softul. Am avut nevoie de customizări, pentru că am pornit de la scheletul de bază oferit de aplicație şi am ajuns la o implementare care se mulează perfect pe nevoile noastre.

Ÿ ERP „ Facem mai multe lucruri mai repede, cu control mai mare, mai eficient.“

Care au fost principalele probleme în implementare și cum au fost rezolvate? Ca la orice implementare, a existat o perioadă de acomodare cu aplicația. Există un flux specific de activități care trebuia respectat. Din fericire, ne-am bucurat de oameni care s-au dedicat total și au înțeles nevoile noastre, ceea ce ne-a permis să lucrăm mult mai repede și mai ușor cu aplicația. Nu au fost probleme majore. Știam la ce să ne așteptăm, având în vedere că am mai trecut printr-o implementare de ERP, numai că una care nu avusese succesul dorit. Poate că una dintre probleme a fost recâștigarea încrederii oamenilor în utilizarea unei astfel de aplicații. Aplicația pe care am avut-o înainte nu mai era folosită în companie, având în vedere că nu ne mai ajuta, ba chiar devenise un risc pentru noi, având în vedere că nu ne puteam baza pe ea. În rest, eventualele aspecte minore, legate de customizarea aplicației pe specificul fluxurilor noastre de lucru, au fost rezolvate rapid pe parcurs. Ce avantaje (sau dezavantaje) oferă unei companii o implementare de ERP? Din punct de vedere managerial, ERP-ul este un suport pentru decizie. Îmi bazez forecast-urile pe datele pe care le obțin din ERP. Pot face raportări pe baza acestora. Putem controla diverse fluxuri, putem previziona diverse necesități. Putem echilibra eventualele presiuni interne între departamente, cum ar fi între vânzări și logistică. Vânzătorii vor să dea tot depozitul într-o zi. Însă pe lângă asta, există anumite limitări gen discount, oferte promoționale, termene de plată de care trebuie să ținem cont, există o multitudine de probleme logistice. Problema achiziției unui ERP este cu dus și întors. Achiziționarea unei soluții care nu se potrivește și care dă foarte multe erori poate periclita buna funcționare a companiei și chiar îngreuna munca oamenilor. În momentul în care achiziționezi o soluție capabilă să-ți ofere ceva în primul rând solid din punctul de vedere al siguranței datelor și apoi care să se muleze pe nevoile tale, acest lucru îți transformă complet afacerea. Care sunt criteriile pe care le-ați avut în vedere în selecția ERP-ului? În primul rând, e important să poți apela la o companie despre care poți afla diverse lucruri: de cât timp e pe piață, cu ce rezultate, ce clienți are, dacă sunt dispuși să îi ofere ca referință, să poți verifica lucrurile pe care oricine ți le”vinde” la o prezentare. Să vezi cine conduce compania cu care urmează să lucrezi și cum o face. Pentru noi referințele au contat foarte mult în alegerea aplicației, pentru că au venit de la persoane în care aveam foarte mare încredere și care cunoșteau aplicația dezvoltată de furnizorul ales de noi. E important ca aplicația să aibă un nivel înalt tehnologic, să fie în pas cu ce se întâmplă, să aibă tehnologie nouă, scalabilă. Nu vreau să îmi schimb platformele tehnologice peste un an, dacă o să cumpăr un produs bazat pe tehnologie veche. Nu vreau să schimb softuri, achiziționa licențe, schimba servere, pentru noi asta ar însemna cheltuieli în plus.

Vitacare International România » Răzvan Alexandru

63


De asemenea trebuia să am garanția că tehnic totul funcționează perfect. Nu sunt o persoană tehnică și nici nu vreau să intru în amănunte. De fapt, amănuntele tehnice nu sunt importante pentru mine decât în măsura în care totul funcționează perfect iar informația de care am nevoie e permanent disponibilă. Până acum nu puteam asigura o centralizare a tuturor informațiilor și până le adunam fie apăreau diferite lipsuri, fie nu mai erau actualizate. În plus, utilizarea datelor de către anumite departamente vitale era ruptă de aplicație din cauza erorilor generate de aplicația anterioară. Momentan am reușit atât crearea unei baze solide de informații care poate fi utilizată de fiecare department în funcție de nevoi, cât și generarea de rapoarte și comenzi în timp real, mulțumită tehnologiei de ultimă oră. Cum ați ales furnizorul de software? Printr-o recomandare. Ştim clar că cel puţin între oameni serioşi o recomandare contează foarte mult, iar în cazul nostru aceasta a venit de la o persoană de mare încredere pentru mine, care a colaborat cu aceștia în alte proiecte şi mi i-a prezentat ca fiind o echipă de tineri profesionişti ce lucrează numai cu softuri de ultimă generație, care discută mai întâi și apoi vin cu soluția, cum mi s-au părut şi mie de altfel. Există schimbări în cultura organizațională în urma implementării ERP și la ce nivele? În primul rând, și asta s-a observat imediat, s-a îmbunătățit fluxul informațional în procese. Din punct de vedere managerial, aveam nevoie de informații precise despre ce se întâmplă în companie. Am la dispoziție raportările pe baza informațiilor din aplicație, care sunt suport în diversele decizii de business pe care le luăm. La nivel managerial avem informația care ne trebuie. Există indicatori ai afacerii care au crescut pe baza implementării ERP? Imediat îmi vine în minte viteza și volumul de facturare. Putem face asta mult mai ușor și mai repede din ERP. Facem mai multe lucruri mai repede, cu control mai mare, mai eficient. Cum v-a sprijinit sistemul ERP în următoarele procese? Managementul clienților și fluidizarea cash-flow-ului: Datorită implementării aplicației, clienții noștri se bucură de facturi periodice emise automat, o evidență permanentă a comenzilor cu păstrarea istoricului tranzacțiilor și de livrări. În felul acesta sunt eliminate erorile de gestiune a stocurilor și de facturare. Împreună cu departamentul de vânzări putem urmări eficient partea de solduri și colectare, ceea ce ne ajută să controlăm și să fluidizăm cash-flow-ul. Automatizarea contabilității: Dacă până acum aplicația de contabilitate era separată de ERP, acum avem posibilitatea de a lucra integrat cu restul aplicației. Avem deci parte nu doar de informații actualizate, dar și de o mai mare viteză de lucru. Contabilitatea este integral automatizată. În primele luni de trecere la utilizarea ERPului, am verificat cifrele din aplicație și scriptic, ca să fim absolut siguri că sunt bune. Ne-am convins că totul era în regulă în aplicație, și acum folosim exclusiv sistemul pentru contabilitate iar lucrurile merg OK. De ce ați ales această soluție? Pe mine m-a interesat foarte mult modalitatea de raportare și fidelitatea datelor extrase din acestea, pentru că noi am ajuns să avem probleme de stoc chiar datorită inexactității datelor anterioare şi raportarea stocurilor nu era foarte fidelă. Importurile de marfă automat trec prin mai multe faze şi neam dat seama că și acolo erau probleme. La inventar nu-mi dădea stocul, ce era în teren cu ce era în raportare ( chiar și la simulări reale ). De fapt motivul achiziției unui nou soft vine, printre altele, din nevoia unei gestiuni foarte stricte. Trebuie sa îți alegi ce îți trebuie. Înainte de a alege această soluție am văzut mai multe soluții din piață și le-am comparat. Am ales să luăm o soluție care ne servește nevoile, fără a achiziționa la prețuri mari soluții care oferă facilități de care nu avem nevoie, sau nu sunt particularizate pentru domeniul nostru. www.vitacare.ro

Vitacare International România » Răzvan Alexandru

64


Poate fi considerat sistemul ERP un sprijin în creșterea companiei și dacă da, cum credeți că poate face asta? Cu siguranță vechea aplicație ne oprea din dezvoltare. Nu puteam să ne facem planuri, nu puteam controla informațiile la fel. Bineînțeles că nu poți crește fără să știi pe ce te bazezi. Toate forecast-urile noastre se fac acum pe baza informațiilor din ERP. Când ai informația la dispoziție, te poți gândi și la ce urmează. Ne bazăm strategia pe informații de valoare pe care ni le oferă aplicația. Când am ales sistemul am căutat mai mult decât un furnizor și o aplicație. Am căutat în primul rând un parteneriat. Oameni cu care să ne putem înțelege, să ne înțeleagă nevoile și alături de care să creștem. ERP-ul ne-a ajutat să customizăm aplicația pe nevoile noastre, să învățăm cu toții cum să o folosim și nu în ultimul rând, ne-au împărtășit din experiența lor. Nevoile noastre de creștere, de previziune, sunt întâmpinate treptat, pe măsura creșterii noastre. Ați recomanda sistemul ERP unei companii din domeniul dvs. de activitate? Care ar fi argumentele? Ce sfaturi ați da unei companii care dorește să împlementeze un ERP? Bineînțeles că un ERP este foarte util. Însă trebuie să fie o aplicație care și se potrivește și care trebuie să îndeplinească niște condiții. Dacă ar fi să mă gândesc ce aș putea să spun unei companii care vrea să implementeze un ERP, pesemne că aș pleca de la experiența mea: am fost în situația de a nu avea un ERP și de a trebui să implementăm unul, știu ce înseamnă să nu ai aplicația de care ai nevoie, fără suport și fără a avea datele necesare atunci când ai nevoie de ele și, nu în ultimul rând, știu ce înseamnă să ai soluția potrivită, care te sprijină să te dezvolți și te ajută să îți vezi de treabă. În momentul în care am ales o soluție ERP, practic, ne-am dat business-ul pe mâna acestor oameni. Este o responsabilitate pe care nu o poți încredința oricui. Trebui să te asiguri de calitatea și experiența oamenilor care urmează să intre în intimitatea afacerii tale.

www.vitacare.ro

Vitacare International România » Răzvan Alexandru

65


XXV Interviu cu dl. Mario Dan Nita, General Manager Immergas România "O implementare ERP se traduce în primul rând printr-o economie de timp prin automatizarea activităților și introducerea singulară a datelor. Un software ERP aduce avantaje majore prin intermediul raportărilor și statisticilor pe clienții actuali. În plus, după evoluția vechilor parteneri știi cum să tratezi un partener nou. Este un fel de fine tuning." Mario Dan Nita, General Manager Immergas România Cine este Immergas? Immergas România este reprezentanța celui mai mare producător de centrale termice din Italia. Avem un segment de piață bine definit: centrale de apartament și avem în portofoliu undeva la 60 de modele și 4000 de articole, incluzând piesele de schimb. Pe piața din Italia, cu o experiență de 9 ani, putem afirma de departe că suntem numărul unu. În momentul intrării pe piața din România ne-am poziționat pe locul doi și, în ciuda concurenței care a crescut constant de la an la an, ne-am menținut acest loc. Ne-am păstrat poziția în piață în primul rând prin menținerea celui mai bun raport calitate-preț, rezistând astfel concurenței care a venit cu prețuri incredibil de mici în încercarea disperată de a acapara cota de piață. Ca cifră de afaceri, la nivel de grup de importatori prin care lucrăm, am ajuns în 2007 undeva la 18 mil EUR. Situația înaintea implementării sistemului ERP Am utilizat aplicația încă de la începutul activării noastre în România întrucât am dorit să beneficiem de o creștere sigură, pe aceeași aplicație, pe măsura diversificării nevoilor noastre. Dat fiind că am ales să externalizăm contabilitatea, am început prin includerea modulului de gestiune în activitatea noastră. În cel mai scurt timp urmează să activăm lucrul online cu depozitul, ca un nou pas în strategia noastră de dezvoltare în utilizarea aplicației. Acest lucru va aduce cu sine posibilitatea de urmărire în timp real a intrărilor și ieșirilor de marfă.

IMMERGAS ROMANIA

Ÿ comercializare centrale termice Ÿ an înfiinţare: 2003 Ÿ CA: 840 000 EUR Ÿ 4000 articole

De ce ați ales această soluție ERP? Nu a fost o decizie prea grea având în vedere cât de bine mi-a fost prezentată soluția. Compania noastră mamă din Italia beneficiază de una dintre cele mai avansate tehnologic soluții de ERP și trebuia să căutăm o soluție pe măsură. Am avut libertatea să alegem o soluție locală. Piața s-a dezvoltat acum, există tot mai multe soluții care acoperă o plajă incredibil de mare de funcționalități. Însă diferența a fost dată de oamenii cu care urma să lucrez. A contat foarte mult faptul că am discutat atât cu un om de vânzări cât și cu directorul operațional, lucru care mi-a permis să cunosc oamenii cu care urmează să lucrez. M-a surprins plăcut faptul că mă puteam baza pe cunoștințele lor în domeniu pentru a îmi organiza afacerea și pe un răspuns prompt la nevoile mele specifice. În plus, la o prezentare de anul trecut am văzut și rapoartele (cuburile, cum le zicem noi), noi modele de raportare avansată, care se pare că au stârnit interesul administrației centrale, întrucât se apropie foarte mult de cerințele de raportare de la headquarter-ul din Italia, fiind compatibile cu raportările din grup. Care au fost principalele beneficii ale implementării? Principalul beneficiu cred că a fost dat de faptul că am pornit de la început cu această aplicație. Din acest punct de vedere nu avem cum să simțim o schimbare bruscă, însă ceea ce vedem cu toții este că aplicația se pliază pe obiectivele noastre de viitor. În momentul de față nu trebuie să fac noi investiții în alte aplicații pentru că cea pe care o avem ne acoperă nevoile și nici să mut datele dintr-o parte în alta. Am un instrument pe care doar trebuie să-l exploatez.

Immergas România » Mario Dan Nita

66


Ați avut probleme în implementare? Pot să afirm că nu au existat probleme. Chiar am fost placut surprins de furnizorul de software prin faptul că au dat curs oricărei cereri ulterioare, cu promptitudine. Lucrurile au mers destul de repede și modul de lucrul cu aplicația a fost asimilat destul de lejer. Care sunt beneficiile pe care le simțiți după implementare? Versiunea pe care am achiziționat-o inițial o folosim destul de mult pe partea de statistici. Dat fiind că avem standardul nostru intern de raportare, avem un om dedicat pe această parte, care trebuie să le traducă în română, engleză și italiană. Pe baza acestor statistici pot urmări evoluția vânzărilor și putem vedea care produse se vând mai bine. Un beneficiu important îl resimțim la nivel de management al clienților și partenerilor. Putem urmări din statistici evoluția fiecărui partener și onora în timp real comenzile de la clienți. La momentul activării conexiunii online cu depozitul vom avea drept principal avantaj reducerea erorilor din sistem precum și timpul necesar introducerii datelor. În mod normal, cei care livrează marfa completează avizele, acestea ajung la mine, mai sunt introduse în altă parte de contabilitate și undeva pe parcurs este foarte probabil să apară erori. Integrarea activității de la depozit îmi va permite o urmărire mult mai bună a celor de acolo, precum și eliminarea erorilor umane. Este ERP-ul un beneficiu pentru o companie? Implementarea unui ERP se traduce în primul rând printr-o economie de timp prin automatizarea activităților și introducerea singulară a datelor. ERP-ul aduce avantaje majore prin intermediul raportărilor și statisticilor pe clienții actuali. În plus, după evoluția vechilor parteneri știi cum să tratezi un partener nou. Este un fel de fine tuning.

TEHNOLOGIE

Ÿ ERP „ERP-ul se pliază pe obiectivele noastre de viitor. “

Ce dezavantaje vedeți în implementarea unui ERP? Nu văd un dezavantaj al aplicației. Este o investiție pe care o exploatezi în timp, în funcție de obiectivele de business. Ce recomandări aveți pentru o companie care dorește implementarea unui ERP? În acest moment, sistemele de ERP din România satisfac cam toate cerințele de bază ale unei companii de import și distribuție. Ceea ce le diferențiază este furnizorul soluției. Fiecare companie are cerințe particulare și trebuie în primul rând să vezi cât de dispus este furnizorul să răspundă la ele. De asemenea, e important și câtă experiență are echipa de implementare, particularizată la businessul tău. Dacă au multe implementări în import și distribuție, de exemplu, cu siguranță că știu să îți arate diverse lucruri pe care s-ar putea să nu le faci bine, ori ai putea să le faci mult mai bine. Este foarte importantă calitatea de consultant de business a implementatorului. Pe scurt, factorii decisivi într-o astfel de achiziție cred că ar trebui să țină de capacitățile profesionale și raportul interuman cu furnizorul.

ronew.immergas.com

Immergas România » Mario Dan Nita

67


Senior Software lider în piaţa de sisteme informatice de management al afacerilor pentru IMM-uri

Sisteme informatice complete: BUSINESS MANAGEMENT

ERP CRM BI

MOBILITY

E-COMMERCE

SFA WMS FAIS Instrumente de business specializate pe domenii de activitate: Distribuţie, Producţie, Retail, Servicii

Know-how-ul unei echipe de specialişti, capabili să ofere consultanţă pentru recuperarea rapidă a investiţiei şi atingerea obiectivelor de business Referinţe de top - detalii pe www.seniorerp.ro/clienti

SENIOR SOFTWARE


25 de manageri care au implementat ERP