Page 1


2

Карташова Л.А., Лапінський В.В. Використання програми Microsoft Outlook у діяльності офіс-менеджера – К.: 2007. – 102 c.

У посібнику розглянуто використання програмного засобу Microsoft Outlook у діяльності офіс-менеджера. Висвітлено проблеми використання електронної пошти, захисту електронного листування, забезпечення його конфіденційності; застосування системи програмних засобів упорядкування, пошуку та спільного використання інформації групою користувачів; спільного користування даними, документами, оголошеннями, посиланнями через локальну мережу та мережу Інтернет. Посібник може бути використаний з метою формування теоретичних знань, практичних умінь і навичок опрацювання документів з використанням електронних засобів і телекомунікацій; отримання теоретичних знань формування практичних вмінь і навичок електронного спілкування, застосування методів захисту документів; набуття вмінь планування діяльності. Рекомендується для використання у процесі профільного навчання та для самостійного освоєння методів та засобів діяльності сучасного офісного працівника та відповідних інформаційних технологій.

© Л.А. Карташова, 2007 © В.В. Лапінський, 2007


3 ЗМІСТ

ПРАКТИЧНА РОБОТА 1..................................................10 ТЕМА: ПРОГРАМА OUTLOOK ЯК ЗАСІБ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ ТА ПЛАНУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ОФІСНОГО ПРАЦІВНИКА ...............................................10 МЕТА РОБОТИ: ОЗНАЙОМИТИСЬ ІЗ ЗАГАЛЬНИМИ ВІДОМОСТЯМИ ПРО ПРОГРАМУ MICROSOFT OUTLOOK, СКЛАДОВИМИ ТА ОСНОВНИМИ ХАРАКТЕРИСТИКАМИ, З ПРИЗНАЧЕННЯМ ОСНОВНИХ ПАПОК ПАНЕЛІ OUTLOOK........................10 ПРАКТИЧНА РОБОТА 2..................................................19 ТЕМА: СТВОРЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ......................19 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЯ КОРИСТУВАТИСЯ ЗАСОБАМИ ПРОГРАМИ OUTLOOK СТВОРЕННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ ДЛЯ НАДСИЛАННЯ ТА РЕДАГУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ, СТВОРЕННЯ ЧЕРНЕТОК ПОВІДОМЛЕНЬ ТА ПЕРЕВІРКИ ОРФОГРАФІЇ ЗАПИСУ......................................................19 ПРАКТИЧНА РОБОТА 3..................................................24 ТЕМА: ЗАСОБИ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ ПАПКИ ВХІДНІ.................................................................................24 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИ ФОРМАТУВАТИ ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ, ЯКІ НАДІЙШЛИ, СТВОРЮВАТИ ПАПКИ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ


4 ПОВІДОМЛЕНЬ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ, ПОЗНАЧАТИ ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ДЛЯ НАСТУПНОГО ВИКОНАННЯ ТА СТВОРЮВАТИ ПРАВИЛА ДЛЯ АВТОМАТИЧНОГО ОПРАЦЮВАННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ........................24 ПРАКТИЧНА РОБОТА 4..................................................44 ТЕМА: ОРГАНІЗАЦІЙНА РОБОТА З КОНТАКТАМИ....44 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТСЬ ДОДАВАТИ Й ЗМІНЮВАТИ ІНФОРМАЦІЮ ПРО ОСОБУ АБО ОРГАНІЗАЦІЮ, ІМПОРТУВАТИ КОНТАКТИ З ІНШИХ ПРОГРАМ, ПЕРЕГЛЯДАТИ СПИСКИ КОНТАКТІВ, СОРТУВАТИ, ОРГАНІЗОВУВАТИ, ДРУКУВАТИ КОНТАКТИ..........................................................................44 ПРАКТИЧНА РОБОТА 5..................................................50 ТЕМА: ВИКОРИСТАННЯ АДРЕСНОЇ КНИГИ В РОБОТІ МЕНЕДЖЕРА......................................................................50 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЬ УВОДИТИ ІНФОРМАЦІЮ ПРО ОСОБУ АБО ОРГАНІЗАЦІЮ ДО АДРЕСНОЇ КНИГИ ТА РЕДАГУВАТИ ЗАПИСИ В АДРЕСНІЙ КНИЗІ, СТВОРЮВАТИ СПИСКИ РОЗСИЛАНЬ В АДРЕСНІЙ КНИЗІ, СТВОРЮВАТИ ГРУПУ, ВИЛУЧАТИ ІМЕНА ЗІ СПИСКУ ГРУПИ ТА ВВОДИТИ АДРЕСУ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ З АДРЕСНОЇ КНИГИ.............................................................50 ПРАКТИЧНА РОБОТА 6..................................................58


5 ТЕМА: ЗАСОБИ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА УПРАВЛІННЯ ПАПКИ ВИХІДНІ..............................................................................58 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЬ НАДСИЛАТИ ФАЙЛИ З ПОВІДОМЛЕННЯМ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ, ВКЛЮЧАТИ В ПОВІДОМЛЕННЯ ГІПЕРПОСИЛАННЯ ТА ВКЛАДЕННЯ, ВИКОНУВАТИ НАЛАГОДЖЕННЯ ЗОВНІШНЬОГО ВИГЛЯДУ ПОВІДОМЛЕНЬ, ФОРМАТУВАТИ ТА РЕДАГУВАТИ ПОВІДОМЛЕННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ З ВИКОРИСТАННЯМ ФОРМАТІВ OUTLOOK......................................................58 ПРАКТИЧНА РОБОТА 7..................................................66 ТЕМА: ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБІВ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ДЛЯ РОБОТИ З ВІДПРАВЛЕНИМИ ПОВІДОМЛЕННЯМИ.........................................................66 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЬ ВИКОНУВАТИ ПОШУК ВІДПРАВЛЕНОГО ПОВІДОМЛЕННЯ, ФОРМАТУВАТИ ТА ДРУКУВАТИ КОПІЇ ВІДПРАВЛЕНИХ ПОВІДОМЛЕНЬ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ....................................................66 ПРАКТИЧНА РОБОТА 8..................................................69 ТЕМА: ЗАСТОСУВАННЯ ЗАСОБУ ЩОДЕННИК. ВИКОРИСТАННЯ НОТАТОК В РОБОТІ МЕНЕДЖЕРА.69 МЕТА РОБОТИ: ВІДСЛІДКОВУВАТИ ПОДІЇ З ВИКОРИСТАННЯМ ЩОДЕННИКА. СТВОРЮВАТИ ТА ВИКОРИСТОВУВАТИ НОТАТКИ ДЛЯ ЗБЕРЕЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ.......................................................................69 ПРАКТИЧНА РОБОТА 9..................................................75


6 ТЕМА: ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБУ ЗАВДАННЯ В РОБОТІ МЕНЕДЖЕРА.......................................................75 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИ СТВОРЮВАТИ ТА РЕДАГУВАТИ ЗАВДАННЯ...............................................75 ПРАКТИЧНА РОБОТА 10................................................85 ТЕМА: ОСНОВИ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНУВАННЯ.....85 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЯ ВИКОНУВАТИ ПЕРЕМІЩЕННЯ ПО КАЛЕНДАРЮ, ВІДКРИВАТИ ТА ВИКОНУВАТИ ПЕРЕГЛЯД ЗАПИСІВ КАЛЕНДАРЯ, ДОДАВАТИ ПАМ'ЯТКИ ДО КАЛЕНДАРЯ......................85 ПРАКТИЧНА РОБОТА 11................................................90 ТЕМА: УПРАВЛІННЯ ФАЙЛАМИ І ЗАХИСТ ФАЙЛІВ. .90 МЕТА РОБОТИ: НАВЧИТИСЬ АРХІВУВАТИ, ЕКСПОРТУВАТИ ТА ЗАХИЩАТИ ФАЙЛИ ПОВІДОМЛЕНЬ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ........................90 ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ ЗАВЕРШЕНОСТІ НАВЧАННЯ......................................................................102 ЗРАЗКИ ПРАКТИЧНИХ ЗАВДАНЬ ..............................104


7 Передмова Перехід людства від індустріального виробництва до інформаційних технологій передбачає зростання „питомої ваги” інформаційного складника у професійній культурі сучасного фахівця, зокрема працівника офісу. Оволодіння інформаційними технологіями є тим чинником, який забезпечить успішну професійну самореалізацію фахівця у нових соціально-економічних реаліях. Одним із найбільш важливих напрямів здійснення інформатизації всіх напрямів діяльності людини є використання Інтернет-технологій в управлінській діяльності на всіх її рівнях – від систем, призначених для формування бази прийняття

рішень,

до

систем

створення

і

опрацювання

документів.

Управлінський аспект застосування мережі Інтернет сьогодні знахо диться в центрі уваги більшості розробників програмних засобів, призначених для використання у менеджменті. Зокрема, великий інтерес становить аналіз та вивчення впливу інформаційно-комунікаційних технологій на різні види бізнесової діяльності: стратегію, організаційні форми управління, виробничу культуру та економіку в цілому. Процеси отримання, обробки, зберігання, розповсюдження, відображення управлінської та економічної інформації у сфері менеджменту є основними в інформаційно-комп’ютерній діяльності офісменеджерів, забезпечення

яка

пов’язана

(технічного,

з

використанням програмного,

інформаційно-комп’ютерного математичного,

правового,

організаційного, лінгвістичного, ергономічного та ін.), яке використовується з метою підвищення ефективності вирішення професійних задач. На сьогодні масове використання інформаційних технологій у галузі менеджменту стало головним напрямком її реформування та вдосконалення, адаптації до сучасних соціально-економічних перетворень, що відбуваються в Україні. Сучасний і конкурентноспроможний на ринку праці менеджер повинен уміти виконувати у процесі своєї професійної діяльності низку функцій, однією з


8 яких

є

організаційно-розпорядча,

яка,

зокрема,

передбачає:

комп’ютерне

довгострокове або оперативне планування діяльності підрозділу або особистої, ведення

робочого

розпоряджень

з

календаря;

організацію

використанням

мережевих

інформаційних засобів

повідомлень

зв’язку;

та

оптимізацію

інформаційних потоків в організації; управління електронним документообігом тощо. Найбільш поширеними і, за свідченням більшості фахівців і користувачів, найбільш досконалими на сьогодні є програмні засоби офісного призначення, розроблені фірмою Microsoft®, зокрема пакет – Microsoft Office™. Програмний засіб Microsoft Outlook, який є складовою цього пакету, призначений для організації електронного документообігу, планування роботи та підтримки багатьох інших видів діяльності офісного працівника. На жаль, застосування програмного продукту Microsoft Outlook™ на сьогодні менш поширене серед офісних працівників, ніж редактора текстових документів Microsoft Word, що входить до пакету Microsoft Office™, що пояснюється меншою доступністю для них інформації про можливості, які надаються цим програмним засобом. З метою поширення знань про застосування сучасних інформаційних технологій у діяльності сучасного офісного працівника, зокрема – використання в ній програмного засобу Microsoft Outlook™, створено цей навчальний посібник. Посібник може бути використаний з метою формування теоретичних знань, практичних

умінь

і

навичок

опрацювання

документів

з

використанням

електронних засобів телекомунікації; отримання теоретичних знань і практичних вмінь та навичок з електронного спілкування, методів захисту документів; набуття вмінь планування діяльності з використанням сучасних інформаційних засобів. У процесі створення навчального посібника було віддано перевагу програмному пакету Microsoft Office 2003™ як найбільш поширеному на сьогодні,


9 освоєння роботи із зазначеним пакетом робить доступним перехід до використання пакету 2007 Office System. Навчальний посібник рекомендується для використання у процесі профільного навчання та для самостійного освоєння методів та засобів діяльності сучасного офісного працівника та відповідних інформаційних технологій. Навчальний посібник складається з 11 практичних робіт, кожна з яких містить підрозділи – Теоретичні відомості, Практичне завдання та Запитання для самоперевірки, що полегшує засвоєння матеріалу. Практичне завдання можна виконувати під керівництвом викладача або самостійно. Для успішного виконання практичної роботи необхідно підготуватися до неї: ознайомитися з теоретичними відомостями, підготувати відповіді на запитання для самоперевірки. У кінці посібника розміщено запитання та завдання для самоперевірки , а також приклади завдань, які виникають у процесі професійної діяльності офісменеджера.


10 Практична робота 1 Тема: Програма Outlook як засіб ділового спілкування та планування діяльності офісного працівника Мета роботи: ознайомитись із загальними відомостями про програму Microsoft Outlook, складовими та основними характеристиками, з призначенням основних папок панелі Outlook Теоретичні відомості Управління персональними засобами зв'язку та контроль за інформацією є важливими складовими успіху в сучасному діловому світі. Microsoft Outlook 2003 (далі просто Outlook) надає менеджеру ефективні засоби комунікації, планування робочого часу, збереження та опрацювання даних про співробітників фірми й ділових партнерів. Це є комунікаційний додаток, який поєднує в собі електронну пошту, календар та органайзер. Програма може бути оптимізована для роботи в складі робочої групи або ведення малого підприємництва. У наш час електронна пошта стала використовуватися як один з сучасних ефективних способів спілкування. Цей засіб дозволяє поєднати безпосередність та інформативність телефонного зв'язку з перевагами письмової кореспонденції. Використовуючи Outlook, менеджер отримує повний контроль над засобами ділового спілкування та планування діяльності. При цьому забезпечуються можливості: • відслідковувати завдання та пам'ятки, записані у календарі; • записувати та класифікувати ділову та особисту інформацію; • стежити за деталями ділових і особистих контактів, зокрема зберігати та опрацьовувати адреси електронної пошти, Web-сторінок і нотатки про зустрічі; • надсилати повідомлення електронної пошти та електронні візитні картки; • організовувати файли даних у структури; • створювати адресну книгу та керувати нею; • впорядковувати та архівувати дані; • безпосередньо з Outlook здійснювати доступ до файлів інших програм Microsoft, таких як документи Microsoft Word або електронні таблиці Microsoft Excel. Усі ці завдання можна виконати, навіть не виходячи з програми Outlook. Можна також конфігурувати Outlook для роботи в локальній комп’ютерній мережі і/або через Internet. Кілька користувачів, які об’єднані спільними завданнями (або працюють в одній організації), можуть використовувати Outlook на персональних комп'ютерах (ПК), об’єднаних у так звану робочу групу. Робоча група може бути створена з ПК, передавання даних між якими виконується засобами локальної мережі або мережі Internet. При будь-якій конфігурації Outlook забезпечує повну інтеграцію електронної пошти з такими компонентами, як Календар, Контакти та Завдання. Запуск програми Outlook Для запуску Outlook необхідно вибрати ім’я цієї програми в списку програм Головного меню або знайти відповідний ярлик на робочому столі чи на Панелі завдань.


11 Вікно, яке відкривається після запуску Outlook, складається з кількох частин (Рис.1.1): 1. Рядок заголовку, в якому відображається ім'я поточної папки. 2. Рядок операційного меню, кожна команда якого містить спадаюче меню. 3. Стандартна панель інструментів, додаткова панель інструментів та Веб-вузол містять піктограми команд, які найчастіше використовуються в роботі. Використовуючи команду Панелі інструментів з пункту меню Вид можна встановити панелі інструментів на екран, вилучити, приховати, стиснути їх в один ряд, додати до них найбільш важливі для роботи кнопки або вилучити непотрібні. 4. Область читання – центральна область з заголовком, в якій виводяться дані електронної пошти, календаря, списків контактів, завдань та інша інформація. 5. Область переходів – панель у лівій частині вікна Microsoft Outlook, що містить такі області, як Ярлики та Пошта, а також ярлики або папки кожної з цих областей (груп), які автоматично створюються під час встановлення програми Outlook.

Рис. 1.1. Основні елементи вікна Outlook Для того, щоб відтворити чи приховати Область переходів слід в меню Вид обрати Область переходів. Область переходів надає швидкий доступ до всіх компонентів програми Microsoft Outlook 2003 та можливість відображати дані в вигляді, який відповідає вимогам користувача. Крім вказаних груп, Область переходів може містити кнопки папок:

• • • •

Контакти – список імен, номерів телефонів і адрес контактів; Завдання – список запланованих завдань; Нотатки – короткі нагадування, загальна інформація; Календар – записи про справи, які прив'язані до дати та часу.

Зміна зовнішнього вигляду Області переходів Розташована в правому нижньому кутку Області переходів команда Настройка кнопок (позначка ) дозволяє додати чи вилучити на екран кнопки папок.


12 Слід відзначити, що кількість і розмір кнопок, відображуваних в Області переходів, можна змінити, але змінити розташування областей неможливо. Наприклад, область Обрані папки доступна лише в області Пошта, її неможливо видалити, приховати або змінити її розмір. Ця область також не може відображатися в інших областях, таких яка Список папок. Для додавання та видалення кнопок у нижній частині області переходів натиснути кнопку Настройка кнопок → вибрати Додати або Видалити кнопки → вибрати кнопку, яку потрібно додати1. Для зміни порядку відображення кнопок Області переходів натиснути кнопку Настройка кнопок → вибрати Параметри області переходів → у списку Порядок відображення кнопок вибрати кнопку, яку потрібно перемістити → натиснути кнопку Вгору або Вниз. Для зміни розміру Області переходів навести вказівник миші на праву межу Області переходів і, коли він перетвориться на двобічну стрілку → перетягнути межу ліворуч або праворуч. Для відновлення вихідного порядку відображення кнопок, натиснути кнопку Скид. Призначення основних папок області Пошта В області Пошта містяться папки електронних повідомлень і папки пошуку, які часто використовуються – віртуальні папки з поданнями всіх елементів електронної пошти, що відповідають певним умовам пошуку. Їх можна додавати до папки Обрані папки та відображати у верхній частині області Пошта:

• • • • •

Вихідні – містить повідомлення електронної пошти, які відправляються користувачем; Вхідні – призначена для збереження повідомлень, які надходять; Надіслані – зберігає копії відправлених повідомлень електронної пошти; Чернетки – призначена для збереження чернеток повідомлень;

Видалені – містить повідомлення, які були вилучені з інших поштових папок. У кожній папці можна створювати нові, власні папки й видаляти існуючі (наприклад, з використанням контекстного меню). Необхідність створення власних папок має місце, зокрема, для файлів або розташувань за межами програми Microsoft Outlook, наприклад, для файлів програми Microsoft Excel або Веб-вузлів. Призначення основних папок області Ярлики Область Ярлики містить посилання на сторінки Outlook сьогодні та Оновлення Outlook. Значок та зв'язане з ним ім'я в області Ярлики, розташовані в лівій частині головного вікна Outlook. Використовуючи їх можна отримати швидкий доступ до відповідних папок. 1

Надалі група команд об’єднується у послідовність використанням знаку "→".


13 Для впорядкування ярликів та їх розподілу створюються групи ярликів: клацнути піктограму Ярлики → натиснути посилання Додати нову групу → в поле імені ввести ім'я нової групи (Рис. 1.2). Для додавання ярлика можна клацнути посилання Додати ярлик або виконати послідовність дій: 1. У меню Перейти вибрати команду Ярлики. 2. У полі Ярлики клацнути Додати ярлик.

Рис.1.2. Додавання нової групи до списку ярликів 3. У діалоговому вікні Додати до області переходів вибрати папку, для якої потрібно створити ярлик → OK (Рис. 1.3).


14

Рис.1.3. Вікно створення ярлика В разі оновлення Microsoft Outlook 2003, ярлики, які були раніше додані до панелі Microsoft Outlook, автоматично переміщаються до області Ярлики. Наприклад, ярлик для календаря додається до області Календар. Посилання Спільний доступ до в областях Контакти, Завдання, Нотатки та Щоденник дають змогу надати спільний доступ до папок або відкрити спільну папку (Рис.1.4). До кожної області в Outlook існують стандартні подання, які забезпечують різні способи перегляду відомостей шляхом використання різних способів впорядкування та форматування. Стандартні подання представлені у вигляді списку в Області переходів → Поточне подання та у меню Вигляд → Упорядкувати за → Поточне подання. Зміст списку залежить від того, яка область є активною в даний момент. Зауваження 1. У термінології Outlook документи називаються елементами, а додатки, які працюють з елементами – форми. Елементи можуть мати довільну форму (нотатка, повідомлення, контакти). Елемент є основним об'єктом, який зберігає дані в Microsoft Outlook і використовується в Microsoft Outlook так само, як файли в інших програмах. Елементи містять поштові повідомлення, зустрічі, контакти, завдання, записи в щоденнику, примітки, а також опубліковані елементи та документи. 2. Користувачі можуть настроювати меню та панелі інструментів за своїми вимогами: додавати або видаляти кнопки та меню панелей інструментів, створювати особисті панелі інструментів, приховувати та відображати панелі інструментів або переміщувати їх. Особливістю будови панелей інструментів Microsoft Outlook програми є те, що їх наповнення залежить від того, яка папка чи область відкрита в вікні. На панелях інструментів відображаються тільки ті кнопки, які використовуються для роботи з даними цього елементу, інші перемістяться до списку Параметри панелей інструментів.


15

Рис. 1.4. Вікно з розкритим списком Поточне подання та посиланням Спільний доступ 3. В процесі роботи слід враховувати, що кнопка Створити (на Стандартній панелі інструментів) за умовчанням викликає форму саме того елемента, який відкрито в центральній частині вікна. Наприклад, відкрито елемент Пошта: натискування кнопки Створити викличе форму для створення нового повідомлення; відкрито елемент Контакти: натискування кнопки Створити викличе форму для введення даних про новий контакт та ін. Необхідно також звернути увагу на те, що справа від названої кнопки розташовується позначка , яка свідчить, що тут міститься спадаюче меню. Спадаюче меню складається зі списку команд, які дозволяють викликати всі доступні в програмі форми. Робота у вікні Outlook сьогодні Менеджер, який підтримує роботу з клієнтами, повинен вміти читати повідомлення електронної пошти, їх класифікувати, сортувати та відповідати на них, причому до деяких з них приєднувати важливі документи в вигляді вкладень. Окрім того, він повинен відстежувати процес отримання та виконання завдань, при необхідності створювати їх та розсилати, встановлювати нагадування про події. Оскільки при цьому не виключена робота відразу з кількома клієнтами, в Outlook пропонуються ефективні засоби запису й упорядкування інформації. Одним із них є елемент Outlook сьогодні, який слугує для зручного перегляду діяльності особи чи організації на поточний день. Він вміщає засоби перегляду календаря, повідомлень електронної пошти та відстеження виконання завдань. У вікні папки подається календар тривалістю до семи днів, список завдань і записи про надходження повідомлень електронної пошти. Тут можна швидко переглянути пам'ятки, Завдання та всі повідомлення електронної пошти на поточний день.


16 На першому етапі роботи з програмою Outlook менеджеру рекомендується відкрити вікно Outlook сьогодні та зробити його сторінкою за умовчуванням, тобто першою екранною сторінкою, яка буде відкриватися після запуску Outlook. Для цього (Рис.1.5):

1. В Області переходів вибрати команду Ярлики та обрати розділ Outlook сьогодні. 2. Для налагоджування екрану у його верхній частині вибрати засіб Настройка „Outlook сьогодні”. В області читання буде представлено параметри налагодження в секціях Запуск, Повідомлення, Календар, Завдання і Стилі. Після натиснення курсором миші ім’я папки в рядку Список папок виведеться список файлів або внутрішніх (вкладених) папок, які містяться в даній папці. 3. У секції Запуск простежити за тим, щоб був встановлений прапорець При запуску відкривати вікно Outlook сьогодні. 4. Натиснути кнопку Зберегти зміни у верхньому рядку Outlook сьогодні. На екрані знову відкриється вікно Outlook сьогодні. 5. Якщо на екрані немає вікна Список папок, необхідно натиснути на пункті Список папок у меню Вид. Роздрукування даних програми Outlook виконується з застосуванням команди Друк, яка міститься в меню Файл та відображається відповідною піктограмою на стандартній панелі інструментів. Використання команди передбачає встановлення додаткових параметрів файлу документу а саме: параметрів сторінки, колонтитулів (відомості про автора, назва документу, номер сторінки, кількість сторінок, дата роздрукування та ін.), стилів сторінки, стилів та типів і розмірів шрифтів та ін.

Р ис. 1.5. Налагодження вікна Outlook сьогодні Роздрукування даних програми Outlook


17 Такі параметри також можна встановити попередньо, не звертаючись до команди Друк: меню Файл → Параметри сторінки → обрати стиль друку сторінки (Рис. 1.6). Зауваження Якщо на панелі інструментів немає потрібної для роботи кнопки, необхідно на цій панелі натиснути спрямовану вниз стрілку Інші кнопки → вказати на стрілку з написом Додати або видалити кнопки, У списку, який розкриється, натиснути кнопку, яку потрібно використати. Кнопка буде встановлена на панелі інструментів замість кнопки, яка не використовувалась протягом деякого часу.  Практичне завдання

1. 2.

Встановіть в область переходів кнопки Пошта, Календар та Ярлики.

Виконайте наступні налагодження вікна Outlook сьогодні: при запуску відкривати вікно Outlook сьогодні, зробити його сторінкою за умовчуванням; у повідомленні відображати вміст папки Надіслані; відображати календар на три дні; відображати завдання на сьогодні; упорядкувати завдання спочатку за важливістю, потім за терміном виконання по наростанню.

3.

Самостійно ознайомтесь з командами настроювання панелей інструментів та меню. Вимкніть параметр Показувати підказки для кнопок.

4.

Ознайомтесь зі списком команд кнопки Створити на Стандартній панелі інструментів, самостійно визначте призначення команди Створити записку в папці.


18

Рис.1.6. Засоби роздрукування даних 5. В області Усі поштові папки створіть папку Ділові перемовини. 6. В папці Ділові перемовини створіть записку з довільним змістом. 7. Відкрийте створену записку, дайте відповідь на неї та помістіть в папку Ділові перемовини. 8. Перегляньте вміст папки Ділові перемовини, зверніть увагу на вертикальну область, яка відкрилася справа від Області читання та ознайомтеся з її будовою. Запитання для самоперевірки 1. З яких частин складається екран, який відкривається при запуску програми Outlook? 2. Які групи автоматично створюються під час установки програми Outlook?

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Яке призначення команди Настройка кнопок в області переходів? Як можна встановити порядок відображення кнопок в області переходів? Пояснити призначення папки Контакти. Пояснити призначення папки Завдання. Пояснити призначення папки Нотатки. Пояснити призначення папки Календар. Пояснити призначення папки Вилучені.


19 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Пояснити призначення папки Вихідні. Пояснити призначення папки Надіслані. Пояснити призначення папки Щоденник. Як виконується настроювання Outlook сьогодні? Які особливості має будова панелей інструментів в програмі Outlook? Пояснити призначення команди Створити записку в папці. Практична робота 2 Тема: Створення та надсилання повідомлень електронної пошти Мета роботи: Навчитися користуватися засобами програми Outlook створення повідомлень для надсилання та редагування електронної пошти, створення чернеток повідомлень та перевірки орфографії запису

Теоретичні відомості Менеджер відповідає за зв'язки з десятками зовнішніх клієнтів та має підтримувати внутрішній зв'язок з персоналом компанії. Зручно та швидко можна виконувати ці обов’язки за допомогою засобів електронної пошти, таких як: • складання та пересилання повідомлення; • використання адресної книги; • прикріплення до повідомлень вкладень; • створення нових повідомлень електронної пошти. Створення та відправлення повідомлень електронної пошти Електронна пошта – це швидкий і зручний засіб зв'язку як і з тими, хто працює поруч, так і з клієнтами з віддалених місць. Повідомлення електронною поштою пересилається майже миттєво. До нього можна приєднувати файли (вкладення) та включати гіперпосилання мережі Internet (тобто посилання на адресу). Засоби форматування тексту, які властиві іншим програмам текстової обробки можна також застосовувати до тексту повідомлення. Для створення повідомлення:

1. 2.

3.

В області переходів натиснути позначку папки Вхідні. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити повідомлення, відкриється порожня форма Повідомлення (Рис.2.1).

У полі Кому відкритої форми набрати адресу електронної пошти головного адресата → при необхідності відправлення копії повідомлення другорядним адресатам натиснути на клавішу Tab → набрати адресу в полі Копія → натиснути на клавіатурі клавішу Tab. 4. У полі Тема вказати тему повідомлення, яка висвітлює спрямування (тематику) повідомлення → натиснути клавішу Tab, заголовок форми Повідомлення зміниться – додасться назва теми. 5. В центральну частину вікна форми ввести текст повідомлення. 6. Натиснути кнопку Відправити. Використання поля Тема дозволяє читачам повідомлення відразу дізнатися про предмет повідомлення без його відкриття та прочитання тексту. В це поле вводиться коротка інформація, яка б сповіщала про зміст повідомлення.


20

Рис. 2.1. Вікно форми Повідомлення Зауваження 1.

Якщо необхідно послати копію будь-якому адресату так, щоб інші адресати не знали про це, використовується поле СК. У тому разі, коли це поле відсутнє на панелі інструментів його можна встановити: відкрити меню Вид → Поле СК. 2. Для пересилання повідомлення кільком адресатам необхідно набрати їх адреси в відповідних полях через крапку з комою. Встановлення додаткових параметрів Встановлення оцінки До виконання. Оцінка вихідних повідомлень До виконання використовуються для встановлення нагадування про необхідність здійснення спеціального завдання особою, якій адресовано повідомлення та для приміток і відстеження послідовності дій. Тобто параметр "оцінка" застосовується для нагадування про додаткові дії такі як: запис про телефонний дзвінок, відповідь на дане повідомлення електронної пошти, подальша перевірка інформації, яка пред'явлена в даному повідомленні та інше. Оцінка До виконання може також використовуватися для нагадування про дії стосовно вхідних повідомлень та контактів. Цей параметр зображається в вигляді позначки Прапорець. Для встановлення цієї позначки в процесі підготовки повідомлення необхідно (Рис.2.2): 1. На панелі інструментів вікна повідомлення натиснути піктограму . 2. На екрані відкриється вікно Позначка „До виконання” . 3. В рядку Позначка обрати із запропонованого списку відповідну позначку та/або набрати на клавіатурі свою, оригінальну. 4. В рядку Термін, використовуючи календар, вказати термін виконання. 5. Коментар встановленої позначки та термін її виконання буде відображатися в верхній частині вікна форми Повідомлення (під панелями інструментів) → ОК (Рис.2.3). •


21

Рис. 2.2. Встановлення позначки До виконання

Рис. 2.3. Параметри відмітки До виконання в відкритому вікні форми повідомлення • Встановлення параметрів важливості. При підготовці повідомлення можна вказати ступінь важливості: низька вказані кнопки на панелі інструментів.

чи висока

, натиснувши відповідно


22 • Додаткові параметри. Outlook надає можливість встановити додаткові параметри пересилання повідомлення. Для цього:

1.

У вікні форми повідомлення натиснути кнопку Параметри. 2. У вікні Параметри повідомлення встановити необхідні параметри (Рис.2.4).

Рис. 2.4. Встановлення параметрів повідомлення з розкритим списком Категорії Для спрощення пошуку, сортування, фільтрації або групування повідомлень застосовуються ключові слова або фрази, які називаються Категоріями. Група категорій зв'язується з повідомленнями будь-якою загальною характеристикою, яку призначає користувач. Присвоїти категорію можна в вікні Параметри повідомлення:

1. 2.

Натиснути кнопку Категорії.

У списку Наявні категорії встановити прапорець поруч з обраними категоріями → OK. Якщо потрібна категорія у списку відсутня, її можна включити як нову категорію до списку основних категорій: 1. Набрати нове ім'я в полі Елемент належить до таких категорій. 2. Натиснути кнопку Додати. Для зручної роботи з контактами, можна присвоїти контакту одну або кілька категорій. Менеджер може вибирати імена категорій, які мають зміст, такі як Поздоровлення, Справи, Особисті дані та інші, або може призначати свою власну категорію.


23 Збереження повідомлення електронної пошти як чернетки Вище було розглянуто приклад стандартного способу створення та відправлення повідомлення. Тобто повідомлення було створено та відразу відправлено. Але в діяльності менеджера може виникнути така ситуація, при якій процес створення повідомлення необхідно перервати та повернутись до нього пізніше, після виконання більш нагальних справ. Засоби програми Outlook дозволяють зберегти у вигляді чернетки незакінчене та невідправлене повідомлення. Для створення чернетки:

1.

Заповнити форму Повідомлення – повністю або ні. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Зберегти → закрити повідомлення. Для пошуку збереженої чернетки повідомлення у списку папок натиснути папку Чернетки. Список повідомлень у вигляді чернеток буде представлено в області читання папки Чернетки. У разі необхідності можна повернутися до роботи над невідправленим повідомленням, закінчити його редагування та відправити за адресою. Для цього достатньо: відкрити вікно Чернетки → двічі натиснути курсором миші на вибраному імені чернетки повідомлення → продовжити роботу над створенням повідомлення. 2.

Перевірка орфографії Для остаточного контролю повідомлення перед його відправленням необхідно виконати перевірку орфографії: відкрити меню команду

Орфографія.

Якщо

Сервіс

→ виконати

засіб перевірки орфографії знайде

потенційну помилку, відкриється діалогове вікно Орфографія, в якому слово або група слів, які містять помилки, будуть виділені напівжирним шрифтом. По закінченні перевірки орфографії натиснути кнопку ОК. Зауваження Для встановлення автоматичної перевірки орфографії, в основному вікні (не в вікні форми Повідомлення) слід відкрити пункт меню Сервіс та виконати Параметри → Орфографія → клацнути прапорець Завжди перевіряти орфографію перед відправленням.  Практичне завдання 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Викличте форму повідомлення. Уведіть текст у вікні повідомлення “Запрошуємо Вас прийняти участь у семінарі ”Інформаційні технології у професійній діяльності менеджера”, який проводить кафедра інформатики та комп’ютерних технологій. Організаційний комітет. Контактний телефон 899-90-99”. Уведіть адреси трьох клієнтів (адресатів), яким буде відправлено це повідомлення. Вкажіть тему повідомлення “Наукова конференція”. Встановіть ступінь важливості Висока. Відправте повідомлення. Створіть друге повідомлення “Вітаю Вас з днем святого Валентина. Ваш С.”


24 8. Уведіть адреси двох клієнтів. 9. Додайте адресу одного адресата так, щоб інші не знали про це. 10. Створіть третє повідомлення “Шановні колеги, прошу Вас підготувати документацію …”, не закінчуйте його. 11. Виконайте збереження його як чернетки повідомлення електронної пошти. 12. Знайдіть збережену чернетку повідомлення. 13. Продовжуйте роботу по створенню цього повідомлення. 14. Розгляньте вікно Параметри, самостійно визначте, які параметри можна встановити та встановіть відмітку про термінове прочитання повідомлення адресатом. 15. Встановіть категорію Наукова робота. 16. Виконайте перевірку орфографії. Відправте повідомлення. 17. Виконайте дії, за допомогою яких буде здійснюватись автоматична перевірка орфографії в тексті повідомлень, які будуть створюватись надалі. Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Що може виконувати менеджер за допомогою засобів електронної пошти? Які дії необхідно виконати для складання та пересилання повідомлення? Що необхідно зробити, щоб увести більше однієї адреси для пересилання повідомлення? Як можна відправити копію будь-якому адресату так, щоб інші адресати про це не знали? Що дозволяє використання поля Тема? Які параметри можна встановити при створенні повідомлення? Що таке категорія? Як можна додати категорію, яка відсутня в основному списку? Як можна скасувати категорію (вилучити зі списку)? Які засоби Outlook дозволяють зберегти незакінчене та невідправлене повідомлення у вигляді чернетки? Опишіть процедуру створення чернетки. Як можна знайти збережену чернетку повідомлення? Як виконати перевірку орфографії повідомлення? Як можна в програмі Outlook встановити автоматичну перевірку орфографії? Практична робота 3 Тема: Засоби організації та управління папки Вхідні Мета роботи: Навчити форматувати повідомлення електронної пошти, які надійшли, створювати папки для організації повідомлень електронної пошти, позначати повідомлення електронної пошти для наступного виконання та створювати правила для автоматичного опрацювання повідомлень електронної пошти

Теоретичні відомості Засоби організації та управління Outlook допомагають швидко й ефективно вправлятися з великим обсягом електронної пошти при читанні, збереженні й створенні відповідей. Менеджери фірм одержують безліч повідомлень електронною поштою від зовнішніх клієнтів і внутрішнього персоналу компанії. Потрібно швидко


25 відсортувати повідомлення та вчасно відповісти на них, нічого не пропускаючи з інформації, яка надійшла. Outlook містить засоби роботи з отриманими повідомленнями електронною поштою: • установка параметрів для швидкого перегляду повідомлення; • установка параметрів сортування; • створення папки для наступного звертання до повідомлення та його оцінка; • автоматичне внесення повідомлення в призначену папку; • ідентифікація й вилучення небажаних повідомлень. Як правило, у папці вхідних повідомлень знаходиться кілька повідомлень електронної пошти з різних питань від потенційних клієнтів і внутрішнього персоналу фірми. За замовчанням ці повідомлення сортуються за датою надходження. Але досить легко змінити у списку їх послідовність: натискуючи курсором миші кожен із заголовків, вибрати сортування повідомлень за ступенем важливості, значками, вкладеннями, станом оцінки “До виконання”, за відправниками, темами або датою. Способи перегляду відомостей у вікні Microsoft Outlook У кожній папці Microsoft Outlook, такій як Вхідні або Календар елементи відображаються у стандартній розмітці, яка називається Поданням. Подання забезпечує різні способи перегляду одних і тих самих відомостей шляхом надання їм різноманітного впорядкування та форматування. Подання дають змогу вказати обсяг відображуваних відомостей про елементи та файли в папках Microsoft Outlook, що спрощує їх обробку та аналіз. До подання можна вносити зміни, наприклад, створювати фільтри або змінювати групування, сортування або розташування елементів. Для різних елементів програмою передбачено стандартні подання. Окрім того, можна створювати користувацькі подання, які складаються з таких параметрів, як Тип подання та Поле. Поле – це частина таблиці, яка містить певну інформацію, наприклад, прізвище. Поле "Звернення" може містити значення "Пан" або "Пані". Важливо відмітити, що у деяких базах даних поля називають стовпцями. Застосування кольорів, типів та видів шрифтів та ін. урізноманітнюють способи перегляду даних у папці. Для визначення способу впорядкування та форматування даних у новому поданні спочатку потрібно вибрати один із п'яти Типів подання: таблиця, часова шкала, день/тиждень/місяць, картка або значок. Подання даних • Подання таблицею. У таблиці складові папки розташовуються в сітці з рядків та стовпців. У кожному рядку міститься назва та позначка складової, відомості про яку містяться у стовпцях. Керування детальністю відображуваних відомостей здійснюється шляхом додавання або видалення стовпців, добору складових папки за вказаною умовою, сортування та групування даних, а також зміни розташування – визначеної комбінації згрупованих і підібраних повідомлень у поданні таблиці. Подання таблицею зручне для перегляду Повідомлень та Завдань. Повідомлення у табличному поданні можуть відображатися з використанням однорядкового або багаторядкового макета. В залежності від ширини списку повідомлень можна встановити автоматичний вибір макету. У багаторядковому макеті звичайно відображаються чотири поля (Від, Тема, Дата та Значок).


26 • Подання часовою шкалою. На часовій шкалі дані відображаються у вигляді значків, розташованих за хронологічним порядком зліва направо на лінійці часу. Таке подання є найзручнішим для перегляду записів у Щоденнику, де записана операція позначається як ярлик. У нижньому лівому кутку позначки запису в щоденнику відображається годинник.

Подання значками. У поданні значками дані представлені як окремі значки, розташовані в невидимій сітці. Подання значками є найбільш зручним для перегляду нотаток і файлів, представлених великими, дрібними значками або в списку значків. Зміна способів відображення даних у поданнях Група даних – це сукупність елементів, між якими є щось спільне, наприклад, список повідомлень від одного одержувача або завдання з однаковим терміном виконання, тобто обов'язок або доручення, за виконанням яких необхідно простежити. В заголовках груп зліва розміщується кнопка розгортання та згортання. • Упорядкування. Упорядкування – це визначена відповідність між групуванням і порядком сортування даних. Існує тринадцять визначених стандартних способів упорядкування ("Вкладення", "Категорії", "Розмова", "Дата", "Обліковий запис електронної пошти", "Позначка", "Папка", "Від", "Важливість", "Розмір", "Тема", "Кому" та "Тип"), доступних лише при табличному поданні. За замовчуванням групи повністю розгорнуті, за винятком упорядкування "Розмова", у разі якого групи за замовчуванням згорнуті. Неможливо створити упорядкування, але можна створити нове подання з користувацьким групуванням і порядком сортування. Переглянути або застосувати упорядкування повідомлень можна виконуючи дії: в меню Вигляд → Упорядкувати за. • Сортування даних. Сортуванням називається впорядкування елементів певним чином у бік збільшення або зменшення. Елементи у будь-якому поданні можна відсортувати на основі вмісту одного або кількох полів. Винятком є подання, пов'язані з часом, наприклад, "День/тиждень/місяць" та часова шкала. Порядок сортування справа наліво використовується скрізь, де це можливо, у тому числі у списках даних у поданні таблицею.

Групування даних. Для визначення способу упорядкування та форматування даних у новому поданні сукупності елементів у групі зберігається можливість використання користувацького сортування: Вигляд → підменю Упорядкувати за → Відображати у групах. Елементи можуть групуватися лише у поданнях. При групуванні елементів за полем, яке може містити декілька значень, наприклад, за полем Категорії, елементи можуть неодноразово вказуватися в таблиці або на часовій шкалі. Наприклад, якщо групування виконується за полем Категорії і будь-який елемент може бути позначений кількома категоріями (наприклад, "Студенти" та "Наука"), він буде розміщений у групі "Справи" та у групі "Думки". Елемент, як і раніше, один, але відображається двічі. При зміні будь-якого примірника елемента змінюється і решта елементів. • Добір даних. Фільтри подання дають змогу переглядати лише елементи або файли, які відповідають зазначеним умовам. Наприклад, за допомогою умов


27 фільтру зі значенням „Іван Петров” у полі Від можна відібрати лише елементи, отримані від Івана Петрова. Інші елементи залишаються в папці, але не видаляються. Для їх перегляду необхідно видалити фільтр. Після застосування фільтра подання до вибраної папки в рядку стану в лівому нижньому куті екрана з'являється фраза Добір виконано. Швидкий перегляд повідомлень Якщо немає часу на читання всіх отриманих повідомлень електронної пошти, але необхідно швидко з'ясувати які саме з них потребують негайної реакції, тобто, щоб з'ясувати, які з них є терміновими, рекомендується переглянути всі повідомлення. Для швидкого виявлення термінових повідомлень програма Outlook надає користувачу можливість не відкриваючи цілком повідомлення електронної пошти його переглянути. Існує два способи швидкого перегляду повідомлень:

З використанням режиму Автоперегляд. Режим дозволяє проглянути перші три рядки усіх непрочитаних повідомлень. Для активації режиму необхідно виконати: меню Вид → Автоперегляд (Рис.3.1). Повідомлення, які проглядаються в режимі Автоперегляд, як і раніше відзначаються в списку як непрочитані – значком закритого конверта , що є корисним для їх наступного сортування. • В вікні Область читання можна, не відкриваючи, проглянути весь текст повідомлення, яке цікавить. Для цього досить натиснути одне з повідомлень, виділити його та виконати: Вид → Область читання (Рис.3.1). Вікно попереднього перегляду відкриється як окреме вікно справа (або внизу) області читання, в якому можна прочитати весь текст повідомлення. Встановлення сповіщення про надходження нового повідомлення Програма Outlook також містить засоби, за допомогою яких можна вказати, щоб при надходженні нових повідомлень електронної пошти на екран виводилося про це інформування. Після виконання наступної послідовності команд, у випадку надходження кожного нового повідомлення електронної пошти, на екрані буде відкриватися відповідне сповіщення від Outlook, в якому відображатиметься ім'я відправника, тема та перші два рядки повідомлення:

1. 2.

Відкрити пункт меню Сервіс → Параметри. У вікні вкладки Настроювання → Параметри пошти (Рис.3.2 (А)). У вікні, що відкрилося, обрати Додаткові параметри (Б) – відкриється вікно Додаткові параметри електронної пошти (В) → встановити Показувати сповіщення на робочому столі для нових повідомлень → відкриється відповідне вікно (Г), в якому встановити параметри тривалості та прозорості сповіщення → ОК →ОК → ОК →ОК.

Тепер, щоразу при надходженні нового повідомлення електронної пошти, на екрані ПК буде з'являтися відповідне сповіщення в вигляді окремого діалогового віконця.


28

Рис.3.1. Перегляд повідомлень з застосуванням режимів Автоперегляд та Область читання

Рис.3.2. Встановлення параметрів сповіщення


29

Відкриття та збереження вкладень отриманих повідомлень Якщо після подвійного натиснення мишею повідомлення відкриється його текст з піктограмою унизу Області читання, аналогічною малюнку – це означає, що дане повідомлення містить текстове вкладення. Для перегляду вмісту вкладення достатньо двічі натиснути цю піктограму. Відкриється вікно текстового процесора Ms Word з документом, який містить вкладення. До цього документу можна застосувати всі відомі засоби форматування та редагування текстових документів. Якщо на ПК немає програми Word, вкладення відкриється у Word Pad. Після цього можна читати, змінювати, зберігати документ а також друкувати його копії. Крім текстових документів, вкладення можуть бути файлами будь-якого типу, тобто створеними з застосуванням інших програм. Відкриваються такі вкладення аналогічно текстовим документам, але в вікні програми, засобами якої створювалися. Для швидкого збереження файлу вкладення без його відкриття, необхідно натиснути правою кнопкою миші значок вкладення та виконати наступні команди: 1. У контекстному меню вибрати команду Зберегти як.

2. Відкриється діалогове вікно Збереження вкладення, в якому вибрати папку, в якій буде збережено вкладення та (якщо необхідно) набрати ім’я файлу та після того натиснути кнопку Зберегти. Файл буде збережено у зазначеній папці. Вихідне вкладення як і раніше буде приєднано до повідомлення електронної пошти, при необхідності його можна буде знову відкрити. Надсилання відповіді на отримане повідомлення електронної пошти Програма Outlook містить засоби, які дозволяють використовувати три різні варіанти відповіді на повідомлення. Вони дозволяють гнучко використовувати засоби електронної пошти. Можна надіслати відповідь: • тільки відправнику;

відправнику та усім адресатам, які зазначені в полі Копія; адресатам, які зазначені в полі Сліпа копія. Можна також вибрати спосіб одночасного пересилання повідомлення разом із усіма вкладеннями відправнику, іншим адресатам цього повідомлення або іншій особі. Відповідь на повідомлення з застосуванням команд Відповісти або Відповісти усім відрізняється від його пересилання тим, що вкладення вихідного повідомлення не включається у відповідне повідомлення. Для додавання вкладення до відповіді або пересилання повідомлення адресату, який не входив до списку первинних адресатів, слід використовувати команду пересилання повідомлення Переслати. •

Зауваження Для того, щоб інші адресати прочитали копію повідомлення, необхідно ввести їхні адреси в поле Копія форми Повідомлення. Вказуючи адреси у полі Сліпа копія можна надіслати “сховану” копію. Якщо


30 надсилається схована (сліпа) копія, то адресати, зазначені в полях Кому і Копія, не знають про тих адресатів, що зазначені в полі Сліпа копія. Якщо у форму Повідомлення не включено поле Сліпа копія, потрібно натиснути на команду Поле “СК” у меню Вид. 1.

Для відправлення відповіді на отримане повідомлення: У вікні перегляду інформації двічі натиснути на повідомленні. На екрані відкриється текст вибраного повідомлення.

2.

На стандартній панелі інструментів форми Повідомлення натиснути кнопку Відповісти. У полі Кому відправник цього повідомлення вже буде зазначений як одержувач.

3.

В області повідомлення форми Відповісти введіть текст свого повідомлення. Натиснути кнопку Відправити. Форма Відповідь видалиться з екрану, і повідомлення буде відправлено. Якщо робота виконується тільки в середовищі мережі Internet only, то після натиснення кнопки Відправити на стандартній панелі інструментів форми Відповісти, повідомлення буде поміщено в папку Вихідні. Щоб відправити це повідомлення, потрібно натиснути кнопку Відправити на стандартній панелі інструментів. Якщо в даний момент немає з'єднання з мережею Internet, на екрані відкриється запит на з'єднання. Щоб одержати доступ до Internet, необхідно виконати інструкції провайдера. В формі Відповісти натиснути кнопку Закрити. Повідомлення, яке було отримане закриється.

4.

5.

Переміщення вхідних повідомлень Збереження у папці Вхідні всіх повідомлень, які надійшли, приводить до нагромадження не зв'язаних між собою повідомлень. Тому для більш організованого їх групування необхідно створити окрему папку. Рекомендується організовувати повідомлення за спільними ознаками, наприклад, за назвами компаній, темою чи за іншими. Переміщення повідомлень електронної пошти в призначену папку виконується:

1.

Відкрити папку Вхідні та натиснути на знак плюс (+) ліворуч від папки в списку папок. На екрані буде представлений список папок із вкладеними папками. 2. В області читання папки Вхідні перетягнути в папку кампанії повідомлення електронної пошти, які надіслали з цієї компанії. Для вилучення повідомлення електронної пошти, досить клацнути його піктограму та вибрати кнопку Видалити на стандартній панелі інструментів. Пошук загубленого вхідного повідомлення електронної пошти Для пошуку загублених повідомлень використовуються команди Знайти та Розширений пошук, а саме: 1. Відкрити папку Вхідні;


31 2.

На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Знайти. Над центральною частиною екрану (під панелями інструментів) встановиться панель інструментів пошуку. 3. У поле Переглянути, цієї панелі, ввести ключове слово, за допомогою якого можна ідентифікувати повідомлення. 4. В рядку Шукати в вказати адресу пошуку (назву папки). 5. Натиснути кнопку Знайти. Програма Outlook виконає перегляд усіх повідомлень електронної пошти в папці Вхідні та здійснить пошук у полях Від і Тема. В області читання інформації відкриється сповіщення знайдені повідомлення та розкриється список знайдених повідомлень. Якщо повідомлення не знайдено, рекомендується використати розширений пошук. За допомогою засобів розширеного пошуку, використовуючи додаткові критерії, можна швидше відшукати повідомлення. Для цього необхідно використати спеціальні команди пошуку повідомлення, а саме: 1. У верхньому правому куті вікна Пошук натиснути кнопку Розширений пошук (Рис.3.3). Відкриється відповідне діалогове вікно з активною вкладкою Повідомлення. 2. У діалоговому вікні Розширений пошук простежити за тим, щоб у полі Переглянути був представлений варіант Повідомлення. Потім у полі Шукати текст ввести ключове слово (слова).

3. Вказати

всі необхідні варіанти параметрів пошуку та натиснути кнопку Знайти. Якщо дане повідомлення буде знайдено, воно відкриється в області читання інформації повідомлень електронної пошти. 4. У діалоговому вікні Розширений пошук натиснути кнопку Закрити.

Рис.3.3. Пошук вхідного повідомлення


32 Оцінка вхідних повідомлень електронної пошти для наступного виконання Для відстеження послідовності дій стосовно отриманого повідомлення (запис нагадування про телефонний дзвінок, необхідність відправлення відповіді на дане повідомлення та ін.) використовується відомий засіб оцінки Прапорець – відмітка до виконання. Існує кілька способів встановлення оцінки: • позначка кольором – відкрити список вхідних повідомлень → встановити засоби перегляду Автоперегляд та Область читання (для швидкого перегляду повідомлень) → натиснути праву клавішу миші на повідомленні → обрати колір прапорця (які, починаючи з червоного, вказують на швидкість реагування). • встановлення позначки, яка містить коментар та термін виконання – відкрити список вхідних повідомлень → встановити засоби перегляду Автоперегляд та Область читання (для швидкого перегляду повідомлень) → двічі клацнути на повідомленні → клацнути прапорець на панелі інструментів вікна повідомлення → встановити параметри оцінки До виконання (коментар та термін виконання). Приклад встановлення відмітки Зателефонувати 1. На екрані відкрити Список папок, вибрати папку, до якої необхідно встановити оцінку. Вміст папки буде представлено в Області читання інформації. 2. Натиснути правою клавішею обране повідомлення – відкриється меню. 3. Вибрати команду До виконання. 4. У діалоговому Оцінка до виконання у полі Оцінка натиснути спрямовану униз стрілку, вибрати варіант Подзвонити (Рис.3.4).


33

Рис.3.4. Встановлення оцінки вхідного повідомлення До виконання 5.

Для змінити терміну виконання виділити його значення в полі Термін та вказати потрібний час. 6. Для зміни дати у полі Термін натиснути на спрямованій униз стрілці та натиснути у календарі необхідну дату. 7. Обрати колір прапорця. ОК. 8. В області коментарю під стандартною панеллю інструментів вікна форми Повідомлення відкриється Нагадування про телефонний дзвінок на зазначену дату (так як у даному випадку було призначено телефонний дзвінок) (Рис.3.5). 9. У вікні Повідомлення натиснути кнопку Закрити. Повідомлення електронної пошти закриється. В області читання інформації робочої папки в колонці Стан оцінки праворуч від обраного повідомлення встановиться зображення прапорця .


34

Рис.3.5. Повідомлення з нагадуванням про телефонний дзвінок Якщо дії, які вказані у відмітці До виконання стосовно повідомлення, виконані (раніше призначеної дати чи ні) рекомендується позначити таке повідомлення відміткою Як завершене: клацнути правою клавішею “миші” прапорець з правої сторони повідомлення → в контекстному меню обрати Як завершене. Позначка в вигляді прапорця заміниться позначкою . Для видалення оцінки До виконання можна застосувати деякі способи. Один із них: клацнути правою клавішею на прапорці з правої сторони повідомлення → в контекстному меню обрати Видалити позначку.

Зауваження 1. Якщо клацнути правою клавішею миші повідомлення (а не позначку) то шлях до команди видалення: До виконання → Видалити позначку. 2. Необхідно зважати на різницю між командами Як завершене та Видалити позначку. Не рекомендується застосовувати видалення позначки після завершення дій над повідомленням. Встановлюйте позначку Як завершене як нагадування про те, що до даного повідомлення було виконано дії. Якщо позначку видалити після завершення дій, то через деякий час, в зв’язку з нагромадженням інформації, буде невідомо чи виконувались якісь дії до даного повідомлення.


35 3.

Відслідковуйте способи подання та сортування повідомлень: при сортуванні за позначками після видалення (або зміни) позначки повідомлення перемішаються в інші групи. Позначки різного кольору полегшують класифікацію повідомл ень

та їх пошук. Лише позначені До виконання елементи відображаються в папці пошуку. Папки пошуку – віртуальні папки з поданнями всіх елементів електронної пошти, які відповідають певним умовам пошуку. Елементи можуть зберігатися в одній або декількох папках Outlook. У разі створення папки пошуку для неї вибираються потрібні параметри, такі як Листи із вкладеннями або Листи від певних адресатів. Папка пошуку До виконання, яка містить список актуальних повідомлень із швидкими позначками в усіх папках електронної пошти. Можна також створити власні папки пошуку, вказавши певні критерії пошуку, яким мають відповідати повідомлення електронної пошти, відображувані в папці. Кожна папка пошуку являє собою збережені та постійно поновлювані результати пошуку, здійснюваного в усіх папках, зі списком всіх елементів, які задовольняють умови пошуку для цієї папки. Папки пошуку можна швидко налаштувати за допомогою наперед установлених параметрів, таких як Листи, надіслані до Списку розсилки або Листування з певними адресатами. Усі непрочитані повідомлення з усіх папок поштової скриньки можна переглянути в папці пошуку Непрочитані листи. Для добору повідомлень, які займають найбільше місця, з метою зменшення розміру поштової скриньки, використовується папка пошуку Великі листи, в якій повідомлення відображаються незалежно від їх місця розташування. Організація та управління папки вхідних повідомлень Для менеджера компанії деякі операції,

зв'язані з

повідомленнями

електронної пошти, можуть повторюватися або прогнозуватися.

Outlook

містить засоби автоматизації завдань, які повторюються. Необхідно відзначити, що одна або кілька автоматичних дій, застосованих до повідомлень електронної пошти та запрошень на збори, які відповідають певним умовам і виняткам для цих умов називаються правилом або фільтром.

створити нові власні правила за допомогою майстра правил Outlook або вибрати готове правило зі списку правил, які часто використовуються для керування вхідними повідомленнями та отримання відомостей про них. Наприклад, готове правило Надсилання оповіщень на мобільний пристрій при отриманні повідомлень від певного адресата дає змогу Користувачу надається можливість


36

отримувати відомості про зміни запланованої зустрічі, перебуваючи в дорозі. Правило Позначка повідомлень від певного користувача кольоровим прапорцем можна використовувати для позначення та надання пріоритету повідомленням, отриманим від керівника. • Для впорядкування електронних повідомлень, клацнути повідомлення та на панелі інструментів натиснути кнопку Правила й оповіщення. Список правил супроводжується їх стислим описом. Для кожного правила відображаються значки, які відповідають кожній указаній дії, що дає змогу бачити, як діє правило, не відкриваючи його. Правила можна застосовувати до вхідних запрошень на збори та до оновлень зборів так само, як і до повідомлень електронної пошти (Рис.3.6).


37

Рис.3.6. Створення правил упорядкування електронних повідомлень

Сервіс → Параметри → вкладка Настройка → кнопка Небажана пошта → Параметри небажаної пошти. Фільтр Небажані листи призначений для фільтрування небажаних повідомлень електронної пошти, які надходять щодня, він може взаємодіяти з іншими засобами Microsoft Office Outlook 2003. При фільтруванні використовується найновіша технологія, розроблена Microsoft Research, яка дає змогу ідентифікувати небажані повідомлення на основі кількох факторів, таких як час надсилання та вміст повідомлення. Для визначення дозволу на •

Встановлення фільтрів виконується через низку команд:


38

отримання повідомлень фільтр не просто добирає за їх відправником або типом, а ретельно аналізує весь вміст і структуру повідомлення. За замовчуванням перехоплення небажаних листів фільтр налаштовано на мінімальний рівень добору. Усі повідомлення, перехоплені фільтром, переміщуються до спеціальної папки Небажані листи, звідки їх можна потім вилучити або переглянути. Повідомлення від тих відправників, які занесені до списку Надійні відправники, ніколи не розглядатимуться як небажані (Рис.3.7).

Рис.3.7. Встановлення параметрів фільтрування небажаних повідомлень


39 За надійними,

замовчуванням адреси тому повідомлення

в контактах відправників,

автоматично занесених

вважаються до папки

Контакти, теж не розглядаються як небажані. Можна налаштувати Outlook лише на прийняття повідомлень, надісланих з адрес у списку Надійні відправники, що дасть змогу вказувати, які саме повідомлення будуть доставлятися до папки Вхідні. Додаючи відправника до списку Заблоковані відправники, можна блокувати повідомлення з певних адрес електронної пошти чи доменів. Якщо адреса входить до Списку розсилки, можна додати інші адреси з нього до списку Надійні одержувачі, щоб повідомлення, надіслані за цим списком, не розглядалися як небажані. Крім того, у разі використання облікового запису електронної пошти сервера Microsoft Exchange повідомлення будь-якого вмісту з усіх адрес організації не будуть розглядатися як небажані. Повідомлення електронної пошти з обмеженим дозволом. Служба керування правами доступу до IRM) Microsoft Outlook дає змогу створювати повідомлення з обмеженим дозволом для захисту від несанкціонованої пересилки, друку, копіювання та зміни. Для обмеження дозволу потрібно натиснути кнопку Не пересилати на панелі інструментів Стандартна. Переміщення повідомлення електронної пошти в окрему папку (безпосередньо по надходженні) Окрім методів сортування, розміщення й оцінки, які розглянуті в попередніх вправах та є корисними для роботи, для ефективного опрацювання безупинного потоку повідомлень електронної пошти можна використовувати більш досконалі засоби організації повідомлень. Їх рекомендується також застосовувати і для небажаних повідомлення електронної пошти, які надходять в папку вхідних повідомлень Вхідні. Наприклад, можна створити правила за якими можна: • заносити повідомлення електронної пошти, які надходять, у призначену для цього папку; • вилучати непотрібні повідомлення, перш ніж вони надійдуть у папку вхідних повідомлень Вхідні; • очищати папку Вилучені. Зауваження Після вилучення повідомлення переміщається в папку Вилучені. Якщо цю папку не очищати регулярно, вилучені повідомлення будуть займати великий обсяг пам'яті на жорсткому диску. Визначимо правило, відповідно до якого повідомлення, які надсилає той або інший клієнт, будуть розміщатися в призначеній папці:


40 1. 2. 1.

2.

На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Організувати. На екрані відкриється вікно Настройка папки Вхідні з відкритою сторінкою За папками. У секції Створити правило для переміщення нових повідомлень вибрати необхідні параметри (Рис.3.8). Натиснути кнопку Створити. Відкриється вікно з повідомленням, де зазначено, що дане правило буде застосовуватися до нових повідомлень електронної пошти. При цьому виводиться запит – чи хочете ви застосувати те ж саме правило до інших повідомлень, які надіслав цей відправник? Вибрати потрібний варіант. При натисненні кнопки Так, поруч із кнопкою Створити відкриється напис Готово! Тепер усі повідомлення, що надіслав зазначений відправник, будуть переміщені в раніш обрану для цього папку, і всі нові повідомлення електронної пошти, які будуть надходити від нього, автоматично переміщатимуться в цю ж папку.

Зауваження Якщо на екрані не видно напису Готово, то, можливо, потрібно закрити вікно Список папок.

Вилучення небажаних повідомлень одразу після їх надходження Часто на адресу організації надходять повідомлення електронною поштою, які не мають відношення до роботи підприємства. Програма Outlook дозволяє створити правила, за якими всі небажані повідомлення, які надходять, і повідомлення, призначені тільки для дорослих будуть автоматично поміщати у папку Вилучені. Такі правила можна створити, якщо виконати дії:

1. 2. 3.

Відкрити папку Вхідні → меню Сервіс → Організувати. Відкриється вікно Настроювання папки. У цьому вікні натиснути на посиланні Небажана пошта. Відкриється сторінка Небажана пошта (Рис.3.9). У рядку Небажані повідомлення натиснути на спрямованій униз стрілці першого поля, вибрати варіант Переміщати.


41

Рис.3.8. Створення правила для переміщення нових повідомлень Простежити за тим, щоб у другому полі було обрано варіант Вилучені → Увімкнуть. Цей рядок буде відредаговано відповідно до внесених змін, а кнопка Увімкнути буде замінена на кнопку Вимкнути. 5. У рядку Повідомлення для дорослих сторінки Небажана пошта натиснути на спрямованій униз стрілці першого поля – вибрати варіант Переміщати. 6. Необхідно простежити, щоб у другому полі був обраний варіант Вилучені → натиснути кнопку Увімкнути. Цей рядок буде відредаговано відповідно до змін, а кнопка Включити буде замінена на кнопку Вимкнути. 7. У вікні Настроювання папки натиснути кнопку Закрити. Програма Outlook також містить засоби забезпечення конфіденційності. Повідомлення у форматі HTML часто містять малюнки або звуковий супровід, які інколи не включаються до самого повідомлення, а завантажуються з веб-серверу під час відкриття або перегляду повідомлення. Відправники небажаної електронної пошти використовують цю можливість у своїх цілях, включаючи до повідомлення так звані "веб-маяки". 4.


42

Рис.3.9. Створення правила для переміщення повідомлень для дорослих. Засоби забезпечення конфіденційності Веб-маяк інформує відправника, що повідомлення прочитано або переглянуто і, отже, ця адреса є діючою. Це може призвести до отримання значної кількості небажаних повідомлень. Для забезпечення конфіденційності та боротьби з веб-маяками встановлені за замовчанням налагодження Microsoft Outlook блокують завантаження зовнішнього вмісту з Інтернету. При спробі підключення повідомлення електронної пошти до не вказаного веб-сервера в Інтернеті, Microsoft Outlook буде блокувати це підключення до тих пір, поки надійде дозвіл на перегляд зовнішнього вмісту. Цей засіб також дає змогу уникнути відображення повідомлень із небажаним вмістом і, якщо встановлено підключення з низькою пропускною здатністю, вирішити, чи варто витрачати час на завантаження зображень. Зауваження Для виявлення небажаних повідомлень або повідомлень, призначених тільки для дорослих, програма Outlook перевіряє повідомлення електронної пошти на присутність ключових слів. Однак цей засіб не гарантує 100% точності, оскільки не всі небажані повідомлення цього роду можуть містити вказані ключові слова. Автоматична очистка папки Вилучені Для того, щоб вилучені повідомлення не накопичувалися в папці Вилучені, можна створити правило для її автоматичного очищення. Для створення правила: 1. Відкрити пункт меню Сервіс та виконати такі команди: Параметри → Додатково.


43 2.

У вікні вкладки Додатково у секції Загальні встановити прапорець Очищати папку “Вилучені” при виході → Додаткові параметри. Відкриється діалогове вікно Додаткові параметри. 3. У секції Загальні настроювання простежити за тим, щоб був встановлений прапорець Виводити попередження перед вилученням елементів → ОК. Діалогове вікно Додаткові параметри закриється, на екрані знову відкриється діалогове вікно Параметри. 4. У діалоговому вікні Параметри → ОК. Тепер при кожнім виході з програми Outlook буде відбуватися очищення папки Вилучені з попереднім попередженням та запитом на підтвердження перед вилученням.  Практичне завдання 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

Організуйте список отриманих повідомлень у зростаючому алфавітному порядку. Створіть окремі папки за назвами компаній для збереження повідомлень, які надійшли. Створіть правило для переміщення повідомлень електронної пошти в визначені папки за назвами компаній. Виконайте пошук повідомлень за допомогою ключового слова “Конференція”. Установіть оцінку Надіслати пропозиції для одного з повідомлень, яке надійшло для виконання . Установіть для іншого повідомлення оцінку Відповідь не обов’язкова. Дослідіть команду Друк повідомлень. Оберіть власний стиль роздрукування списку повідомлень, які стосуються конференції. Введіть колонтитули (верхній та нижній), параметри сторінки та інші параметри. Роздрукуйте.

8.

Створіть правило, за яким повідомлення для дорослих при надходженні будуть переміщатися в папку Вилучені. 9. Встановіть автоматичне очищення папки Вилучені. 10. Створіть правило, за яким при надходженні нових повідомлень електронної пошти на екран буде виводитися інформація про це. 11. Знайдіть в папці отриманих повідомлень повідомлення, яке містить вкладення. 12. Прогляньте файл вкладення, збережіть його в форматі текстового процесора Word в особистій папці користувача, яка знаходиться в папці Мої документи. Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Які засоби роботи з отриманим повідомленням електронної пошти використовуються в програмі? Як сортуються повідомлення за умовчуванням? Яким чином виконується реорганізація списку повідомлень за темами? За якими даними виконується сортування вхідних повідомлень електронної пошти? За допомогою яких засобів виконується організація списку за відправниками? Як виконується переміщення повідомлень електронної пошти в обрану папку? Як виконати пошук загубленого вхідного повідомлення? Для чого використовується засіб оцінки – прапорець?


44 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Яким чином програма Outlook дозволяє позначити повідомлення як завершене? В яку папку переміщається елемент після вилучення? За допомогою яких засобів повідомлення електронної пошти, які надсилає клієнт, будуть автоматично переміщатися в обрану папку? Які способи перегляду повідомлень вам відомі? Яким значком відзначаються повідомлення, що проглядаються в режимі Автоперегляд ? За допомогою яких засобів Outlook можна вказати, щоб при надходженні нових повідомлень електронної пошти на екран виводилося інформація про це? Як зберегти файл вкладення без його відкриття? В яких випадках відбувається вилучення вкладень? Як дати відповідь на повідомлення електронної пошти? Які засоби відповіді на повідомлення дозволяє використовувати програма Outlook? Як виконується збереження отриманих повідомлень? Як виконується перевірка отриманих повідомлень? Які способи перегляду повідомлень Вам відомі? Як виконати збереження копії відправлених повідомлень? Як можна встановити параметри паперу для роздрукування даних? Практична робота 4 Тема: Організаційна робота з контактами Мета роботи: Навчитсь додавати й змінювати інформацію про особу або організацію, імпортувати контакти з інших програм, переглядати списки контактів, сортувати, організовувати, друкувати контакти

Теоретичні відомості Основою розвинутої комунікаційної системи є точна та гнучка база інформації про клієнтів або організацію. Програма Outlook, дозволяє не тільки створювати і підтримувати різноманітні контакти, а також за допомогою різних методів переглядати, сортувати й друкувати інформацію про них за вимогами. Крім того, база даних контактів програми Outlook легко поєднується з іншими програмами, дозволяючи імпортувати контакти з інших джерел, експортувати контакти для злиття в текстовому процесорі Word і навіть зв'язуватися безпосередньо з Web-вузлом партнерів. Менеджер щодня знаходиться в контакті зі своїми клієнтами, постачальниками, внутрішнім персоналом і багатьма іншими людьми, здійснюючи телефонні дзвінки, обмінюючись повідомленнями електронної пошти, надсилаючи поштові відправлення. Тому під рукою завжди повинна бути точна інформація про клієнта. У програмі Outlook для позначення особи (фізичної або юридичної) підприємства, організації, тощо, з якими підтримується обмін повідомленнями використовується термін „Контакт”. Контакт – це особа або організація, з якою підтримується зв'язок. Користувачу надається можливість зберігати різні відомості, які відносяться до контактів: назви посад, номери телефонів, поштові


45 адреси, адреси електронної пошти, адреси електронної пошти мережі Internet і нотатки в спеціальній папці Контакти (Рис.4.1).

Рис.4.1. Вікно папки Контакти Розглянемо засоби створення список контактів шляхом додавання нових контактів та імпортування контактів з інших баз даних; способи перегляду, сортування й друку контактної інформації; доступу до Web-вузлів для одержання контактної інформації та використання бази даних контактів для відправлення масових повідомлень. Контакти можна створювати двома способами: • за допомогою копіювання контакту з тієї ж організації; •

шляхом уведення нових даних в форму Контакт.

Додавання нового контакту в список та призначення категорії На панелі Outlook відкрити область Контакти. В області читання відкриється список контактів. 2. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити контакт. На екрані відкриється порожня папка Контакт з активною вкладкою Загальні (Рис. 4.2). 3. У вікні вкладки Загальні по черзі заповнити всі поля. 4. Унизу форми натиснути кнопку Категорії. Відкриється відоме вже по роботі з повідомленнями діалогове вікно Категорії. 5. При необхідності заповнити поля вікон всіх закладок. 6. На стандартній панелі інструментів відкрити папку Контакт натиснути кнопку Зберегти і закрити. Форма закриється, картка контакту відкриється в області читання папки Контакти. При необхідності можна будь-який контакт позначити особливою поміткою Оцінка до виконання для візуального нагадування про те, що даному контакту потрібно приділити подальшу увагу. Позначка „прапорець” – Оцінка до виконання розміщена на панелі інструментів. Для включення додаткової інформації (для якої не передбачено спеціального поля) в відомості про контакт рекомендується приєднати її в вигляді окремого файлу. 1.


46 Для цього: застосовуючи відповідну програму (наприклад Microsoft Word) створити та зберегти документ → відкрити вікно форми контакту → натиснути позначку (Вставить) на панелі інструментів → відкриється вікно Вставка файлу → обрати файл → Вставить. Файл буде встановлено в вигляді піктограми.

Рис. 4.2. Вікно форми Контакт (введення

даних про новий

контакт) Зауваження Якщо потрібно додати ще один контакт, який відноситься до іншої компанії, то замість натиснення курсором миші кнопку Зберегти та закрити, можна натиснути на стандартній панелі інструментів папку Контакт та кнопку Зберегти та створити. Якщо новий контакт відноситься до тієї ж організації, тоді в меню Дії необхідно натиснути команду Створити контакт у тій же організації. Відкриється нова форма для контакту з уже заповненими полями Організація, Адрес та Робітник. Категорії застосовуються для зручності роботи з контактами. Контакту можна присвоїти одну або кілька категорій. Група категорій зв'язується з контактами будь-якою загальною характеристикою, яку призначає користувач. Менеджер може обирати імена категорій, які є в списку або може призначати свою власну категорію. Щоб записувати інформацію, поле для якої не передбачено в стандартній формі контактів, можна додати його в вікно папки Контакт, включивши в неї нове поле (наприклад, текстове). Наприклад, можна додати поле для імен дітей або інших осіб, навіть для назви чи адреси його театрів та кінотеатрів. Папка Контакти є адресною книгою для електронної пошти, а також місцем зберігання ділових та особистих даних про людей, із якими потрібно підтримувати зв’язок. У цій папці можна зберігати адресу електронної пошти,


47 поштову адресу, кілька номерів телефонів та інші дані, які відносяться до контактної особи, наприклад, день народження або річниця якої-небудь події. При введенні імені або адреси контактної особи Outlook розділяє ці імена або адреси на компоненти та розміщує їх в окремі поля. Упорядкування контактів можуть виконуватися по будь-якій частині імені або адреси. При наявності модему, програма Outlook може набирати номери телефонів контактних осіб. При цьому Outlook може фіксувати час розмови, який заноситься в щоденник. Туди ж можна занести нотатки про розмову. При збереженні даних про контактну особу у файл як його позначення можуть використовуватися ім'я, прізвище, назва організації, псевдонім контактної особи або будь-яке інше слово, що допоможе швидко знаходити цей контакт – наприклад, “квітникар”. Програма Outlook пропонує кілька варіантів імені файлу, у якому зберігається контакт, може бути обране й інше ім'я. Для кожної контактної особи існує можливість вводити до трьох адрес. Одна з них може бути зазначена як поштова, після чого вона може друкуватися на поштових наклейках, конвертах і використовуватися для створення листів кільком адресатам. Знаходячись у зв’язку зі списком контактних осіб, досить натиснути кнопку або вибрати команду меню, щоб відправити цій особі запрошення на збори, повідомлення електронної пошти або завдання. Перегляд інформації про особу або організацію Програма Outlook дозволяє користувачу побачити список контактів в режимах перегляду адресних карток, в режимах табличного перегляду, за списком телефонів та ін. Для перегляду інформації про контакти у меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → обрати спосіб подання (Рис.4.3). У режимах перегляду адресних карток контакти розташовуються по вертикалі аналогічно розташуванню у візитній картці. Алфавітний покажчик, який знаходиться на правій стороні області читання, допомагає в пошуку визначених контактів. У режимах табличного перегляду контакти виводяться по горизонталі аналогічно розташуванню в електронних таблицях, для пошуку контактів можна використовувати смугу прокручування. У програмі Outlook можна використовувати два режими перегляду адресних карток і п'ять режимів табличного перегляду. Можна також створювати різноманітні нестандартні види перегляду, які відповідають вимогам. При відкритті області контактів, за умовчуванням на екрані список контактів відкривається Адресні Картки. Стовпчик алфавітного покажчика розміщується уздовж правої сторони області перегляду. Для огляду інформації, введеної для обраного контакту, необхідно двічі натиснути ім’я контактної особи.

1. 2.

3.

Перегляд списку телефонів Для перегляду списку телефонів контактів необхідно: Перейти у режим перегляду Список телефонів → знайти контакт з ім'ям клієнта. Якщо імена не представлені за абеткою, натиснути на заголовку стовпчика Зберегти як. У меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → Список телефонів. Список буде форматовано у вигляді таблиці з іменами,


48 розташованими за абеткою. Крім номерів телефонів цей список містить три стовпчики, у заголовках яких показані значки . Аналогічно можна проглянути список контактів, упорядкований за категоріями, організаціями, оцінками До виконання або по географічному місцю розташування. Для цього необхідно розкрити пункт меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → натиснути відповідно пункт За категоріями, За організаціями, за оцінкою До виконання або За місцем знаходження.

Рис.4. 3. Упорядкування та подання списку контактів Упорядкування (сортування) контактів Крім різноманітних варіантів перегляду контактів, програма Outlook дозволяє також сортувати список контактів. При будь-якому виді перегляду можна виконувати сортування за визначеним полем в порядку зростання або зменшення. Розглянемо приклад сортування контактів у режимі перегляду Адресні картки: 1. Відкрити меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → Адресні картки. В області читання відкриється список контактів у режимі Адресні картки. 2. Натиснути правою кнопкою миші на вертикальній сірій лінії між будь-якими колонками карток контактів. Відкриється контекстне меню. 3. У контекстному меню натиснути пункт Сортування → відкриється діалогове вікно Сортування. 4. У полі Сортувати елементи по полю вибрати варіант сортування → ОК. Сортування контактів у режимах табличного представлення


49 1. 2.

Сортування контактів в режимі представлення За категоріями: Відкрити пункт меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → За категоріями. В області читання буде показано кілька категорій, виведених в алфавітнім порядку за іменами категорій, в круглих дужках буде зазначена кількість контактів для кожної категорії. 3. В області читання натиснути на знак (+) рядку назви категорії, щоб розкрити на екрані контакти цієї категорії. Усі контакти в рамках кожної категорії будуть виведені в алфавітнім порядку відповідно до того, як було їх збережено (найчастіше це прізвище контактної особи або назва організації). Якщо натиснути на стрілці заголовку будь-якого стовпчика, вона змінить свій напрямок на протилежний, указуючи порядок сортування – по зростанню або зменшенню. Друкування інформації про особу або організацію Програма Outlook дозволяє використовувати не тільки велику кількість засобів перегляду і сортування контактів, але і багато способів друку даних контактів, включаючи можливість друку, будь-якого одного, обраного користувачем. Для роздрукування окремої контактної картки: 1. Відкрити пункт меню Вид та виконати команди: Упорядкувати за → Поточне подання → Адресні картки. В області читання відкриється список карток контактів. 2. Двічі натиснути ім’я клієнта. На екрані відкриється форма Контакт з цим ім'ям. 3. На стандартній панелі відкрити папку Контакт та вибрати команду Друк. Вся інформація, яка була введена для цього контакту, буде надрукована у форматі Адресні картки. Можна також, наприклад, надрукувати повний список карток контактів у форматі Картки, та надрукувати той же список у форматі Телефонна книжка. Для цього: 1. Відкрити пункт меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → Адресні картки. В області читання відкриється список карток контактів. 2. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Друк. Відкриється діалогове вікно Друк. 3. У діалоговому вікні Друк виконати таку послідовність команд: Стиль друку → Картки → ОК. Діалогове вікно Друк закриється, весь список контактів буде надрукований у форматі Картки. 4. Для роздрукування списку карток у форматі телефонної книги виконати: 5. На стандартній панелі інструментів знову натиснути кнопку Друк. Відкриється діалогове вікно Друк. 6. У діалоговому вікні Друк виконати таку послідовність команд: Стиль друку → Телефонна книжка → ОК. Діалогове вікно Друк закриється, весь список контактів буде надрукований у вибраному форматі. Зауваження 1. Для попереднього перегляду стилю друку необхідно натиснути кнопку Перегляд у діалоговому вікні Друк.


50 2. При необхідності можна надрукувати інформацію про особу або організацію з адресами у вигляді брошури в одному з двох розмірів, вибравши такі команди Друк → Стиль друку → вибрати один із двох стилів брошури.  Практичне завдання 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Створіть сім записів в адресній книзі (заповнити всі поля). Перегляньте список контактів у вигляді карток контактів. Представте список контактів, упорядкований за організаціями. Відсортуйте контакти у режимі перегляду Адресні картки. Самостійно ознайомтеся з призначенням кнопок, списків та команд трьох вкладок вікна Параметри сторінки, яка відкривається за допомогою відповідної кнопки в діалоговому вікні Друк. Введіть в поле верхнього колонтитулу своє прізвище та в поле нижнього колонтитула дату та номер сторінки. Надрукуйте окрему контактну картку першого контакту. Надрукуйте повний список карток контактів групи “Ділова переписка” у форматі Телефонна книжка.

Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Для чого використовується база інформації про особу або організацію? Які засоби можна використовувати у програмі Outlook для організації контактів в адресній книзі? Як можна додати новий контакт? Які прапорці можна встановити у списку Наявні категорії? Скільки режимів перегляду адресних карток можна використовувати в Outlook? Скільки режимів табличного перегляду можна використовувати в Outlook? Який вид папки контактів з'являється за умовчуванням на екрані? За допомогою якого засобу можна виконати перегляд списку телефонів? Як виконати сортування списку контактів? Як виконати сортування контактів у режимі перегляду Адресні картки? Як виконати сортування контактів у режимах табличного представлення? За допомогою яких засобів можна виконати роздрукування контактів? Які вам відомі способи друку контактів? Практична робота 5 Тема: Використання адресної книги в роботі менеджера Мета роботи: Навчитись уводити інформацію про особу або організацію до адресної книги та редагувати записи в адресній книзі, створювати списки розсилань в адресній книзі, створювати групу, вилучати імена зі списку групи та вводити адресу електронної пошти з адресної книги Теоретичні відомості Адресна книга є сховищем

адресних книг або списків адрес. Адресною книгою можна користуватися для пошуку та вибору імен, адрес електронної пошти та


51

списків розсилки при внесенні адрес одержувачів повідомлень. При введенні імені в поле Кому, Копія або ПК автоматично виконується пошук відповідних імен в адресній книзі. Якщо збіг знайдено, ім'я ідентифікується – коротке ім'я та адреса електронної пошти заповнюються – що дає змогу надіслати повідомлення. Якщо збігу немає, відкривається діалогове вікно Перевірка імен, в якому можна ввести додаткові відомості. В адресній книзі, крім отримання адрес для повідомлень, можна виконати пошук імен, прізвищ та інших відомостей, такі як поштові адреси та номери телефонів. Для цього досить ввести потрібне ім'я в полі

Знайти

контакт на панелі інструментів Стандартна. При першому відкритті додатку адресної книги, відображається адресна книга, яка установлена за замовчуванням (звичайно це глобальний список адрес). Її можна змінити на іншу, вказати інші параметри додатку адресної книги, наприклад, вказати яка адресна книга буде перевірятися при надсиланні повідомлень першою, або яку папку користувач використовує для збереження особистих адрес. В адресній книзі може відображатися декілька типів адресних книг.

Цей засіб потребує використання облікового запису електронної пошти Microsoft Exchange Server. Глобальний список адрес містить імена та адреси електронної пошти всіх працівників організації. Ця адресна книга створюється та обслуговується адміністратором сервера Microsoft Exchange Server. Вона також може містити адреси електронної пошти глобальних розсилок і спільних папок. Можна відобразити в адресній книзі підмножину глобального списку адрес, вибравши пункт у групі списку Джерело адрес. Глобальний список адрес можна завантажити для автономного використання. •

Глобальний

список

адрес.


52

Адресна книга Microsoft Outlook створюється автоматично та містить елементи папки Контакти, для яких є записи в полях Ел. пошта або Факс. Ці контакти відображаються в діалоговому вікні Адресна книга при виборі значення Контакти у списку Джерело адрес. За наявності особистої адресної книги рекомендовано перетворити її на контакти Microsoft Outlook, оскільки вони більш гнучкі та мають можливості настройки, недосяжні в особистій адресній книзі. Наприклад, для контактів можна визначати дні народження, декілька типів телефонних номерів, річниці та інші відомості. Адресна книга Microsoft Outlook доступна в автономному режимі. •

Адресна книга Microsoft Outlook і контакти.

Після створення додаткових папок контактів, можна налаштувати властивості кожної з них так, щоб контакти з неї вважалися частиною адресної книги Outlook.

Особисті адресні книги тепер не створюються в Microsoft Outlook. Така книга являє собою список контактів і списків розсилань , який створює та веде сам користувач. Записи особистої адресної книги зберігаються у файлі та можуть бути скопійовані на диск. Поштові адреси особистих контактів можна зберігати в папці Контакти (це рекомендовано) або в особистій адресній книзі. • Служби каталогів Інтернету (LDAP). Служби каталогів Інтернету використовуються для пошуку адрес електронної пошти, яких немає в локальній адресній книзі та в такому каталозі організації, як глобальний список адрес. Якщо каталог LDAP не є частиною •

Особиста адресна книга.


53

мережі організації, для його перегляду необхідне підключення до Інтернету. Адресна книга забезпечує збереження контактів і доступ до них з інших програм, наприклад, з Microsoft Outlook Express. З адресної книги є доступ до служб каталогів у мережі Internet, з використанням яких можна здійснити пошук необхідних адрес. Наступні функції адресної книги допоможуть організувати контакти в найбільш зручному для користувача вигляді. Збереження важливих відомостей про контакти У адресній книзі передбачено місце для збереження всіх необхідних даних – адреси електронної пошти, домашньої та службової адреси, номерів телефонів і факсів, номерів цифрових посвідчень, даних про конференц-зв'язок, адрес для миттєвих повідомлень, а також особистої інформації (дні народження, пам'ятні дати, склад родини, тощо) клієнтів. В цій книзі також можна зберігати посилання на особисті й службові Web-сторінки. Для відомостей, які не відносяться до зазначених видів, відведено окремий великий розділ, який знаходиться в вікні закладки Загальні під полями імені, адрес та номерів телефонів. Спільне користування адресною книгою. Кожен користувач адресної книги може розмістити потрібні контактні дані в своїх папках. При бажанні користувачі можуть розмістити відомості про контакти в загальній папці для того, щоб вони стали доступні і для інших користувачів. Імпортування даних з інших адресних книг. Перехід на нові версії програми Outlook Express не означає відмову від усіх попередніх напрацювань. У програму можна імпортувати попередню адресну книгу, а також адресні книги програм Microsoft Exchange, Eudora Light і Eudora Pro, Netscape Communicator, Microsoft Internet Mail для Windows 3.1 і будь-яких інших програм, із яких експортуються файли у форматі CSV (Coma separated value –розділені комами дані), наприклад, із програми Microsoft Outlook. Файли адресних книг можна використовувати в будь-яких програмах, що підтримують імпорт файлів у форматі CSV (наприклад, програма Microsoft Exchange). Надсилання й одержання візитних карток. Візитною карткою в Outlook називають електронний документ, який містить основні дані про контакт. При створенні візитної картки в програмі адресної книги контакти зберігаються у форматі файлу візитної картки і можуть бути використані з інших програм (електронна пошта, адресні книги, планувальники). Даними файлами можна скористатися й в іншому програмно-апаратному забезпеченні – портативних комп'ютерах, електронних органайзерах. Друк даних з адресної книги. Для будь-яких контактів можна роздрукувати всі дані, тільки службові дані, або тільки телефонні номери. Для роздрукування даних використовуються ті ж засоби, що і при роздрукуванні даних інших папок (Файл → Друк, засоби контекстного меню, та ін.) Відкриття адресної книги Для відкриття адресної книги з програми Outlook необхідно натиснути кнопку Адреса на панелі інструментів, або вибрати команду Адресна книга пункту меню Сервіс.


54 Можна використовувати адресну книгу для адресування повідомлень електронної пошти. Для відкриття адресної книги з вікна повідомлення необхідно натиснути кнопку Кому, Копія або СК зліва відповідних полів. У процесі діяльності додаються нові дані про контакти та переривається зв'язок із деякими колишніми. Виникає необхідність доповнення адресної книги новими даними про контакти. Розглянемо процес додавання нових записів до адресної книги. Для цього: 1. Перший спосіб. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Адресна книга та виконати таку послідовність команд: Файл → Створити адресу → Контакт → відкриється вікно закладки Загальні → заповнити поля → ОК. 2. Другий спосіб. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Адресна книга та виконати таку послідовність команд: Файл → Властивості → відкриється діалогове вікно Контакт з розгорнутою вкладкою Загальні → заповнити поля → ОК. Щоб увести іншу додаткову інформацію про конкретний контакт, треба натиснути відповідну вкладку у вікні та виконати ту ж процедуру. Для введення даних про нові контакти в книгу необхідно повторити ці ж дії. Після введення контактів вікно програми Адресна книга буде мати вигляд як подано на рис.5.1. Редагування запису в адресній книзі У процесі діяльності клієнти можуть змінювати свою адресу (домашню або електронну), телефон або інші дані. Необхідно вміти відслідковувати такі зміни та вносити корективи в адресну книгу. Для редагування записів контактів необхідно в діалоговому вікні Адресна книга у списку імен двічі натиснути ім’я клієнта. Відкриється вікно з ім'ям обраного клієнта, де необхідно виконати таку послідовність команд: Властивості → Ім'я → Змінити → обираючи відповідну вкладку, виконати необхідні зміни → натиснути кнопку ОК. Буде виконано збереження оновленого запису для обраного клієнта, вікно форми закриється.

Рис. 5.1. Вікно Адресна книга


55 Створення списків розсилки в адресній книзі (створення групи адресатів) Менеджер може регулярно розсилає важливі повідомлення електронної пошти певним співробітникам компанії. Щоб зберегти час і гарантувати, що всі ці співробітники отримають повідомлення, рекомендується створити Список розсилки(групу адресатів). Список є зручним засобом групування контактів під одним іменем. Для пересилання повідомлення відразу декільком адресатам (клієнтам, колегам, родичам, членам клубу і т. ін.) їх також варто згрупувати в список. При пересиланні повідомлення всім членам групи (замість того, щоб уводити кожну адресу окремо) можна використовувати назву групи (назву списку). Об'єднання адресатів у групи також є необхідним при роботі з великою адресною книгою. Нижче наведено один із способів створення Список розсилки (групи):

1. 2. 3. 4.

У діалоговому вікні Адресна книга виконати наступну послідовність команд: Файл → Створити адресу → відкриється вікно Список розсилки. У поле Ім'я ввести назву Списку розсилки. Вказати членів списку – натиснути кнопку Вибрати → відкриється вікно Вибрати членів → відкриється вікно Вибір членів → користуючись відомими засобами виділення, вибрати членів зі списку → ОК (Рис.5.2). Ім'я нового Списку розсилки буде подано в області контактів напівжирним шрифтом з позначкою групи.

Додавання нового запису до Списку розсилки Для додавання в список ім’я контакту, дані про який ще не внесено до адресної книги, необхідно виконати дії: розкрити список розсилки → клацнути кнопку Додати → відкриється вікно Додавання нового запису → заповнити поля → ОК → ОК (Рис.5.3).


56

Рис. 5.2. Створення Списку розсилки

Рис. 5.3. Додавання нового запису до Списку розсилки Необхідно звернути увагу на параметр Додати контакт. Активація цього параметру () дозволить занести дані нового контакту до списку контактів (Область контакти). Якщо ж цей параметр не активувати, то до Списку


57 розсилки будуть занесені тільки дані, які використовуються для розсилки електронних повідомлень. Зауваження 1. Якщо програма Outlook використовується тільки в середовищі мережі Internet, деякі з цих діалогових вікон і форм можуть мати інший вигляд. 2. Для вилучення будь-якого імені зі Списку розсилки (групи адресатів), двічі натиснути ім’я цього списку в адресній книзі → Видалити → ОК. Одержання адреси електронної пошти з адресної книги Зручно швидко й правильно вказувати адресацію для повідомлень, якщо адреси електронної пошти всіх клієнтів розміщені в адресній книзі. Ввести адресу в повідомлення з адресної книги, можна використовуючи наступні засоби Outlook: 1. Натиснути кнопку Повідомлення на панелі завдань. Форма Повідомлення відкриється на екрані. 2. У формі натиснути кнопку Кому, відкриється вікно Вибір імені. 3. Далі виконати таку послідовність команд: вибрати потрібний список – Глобальний список адрес або Контакти → у списку імен виділити необхідне ім'я (імена) → Кому. Ім'я відкриється в списку Одержувачі повідомлення. 4. Натиснути кнопку ОК. Діалогове вікно Вибір імен закриється, можна продовжити роботу над повідомленням, в полі Кому якого буде встановлено ім'я вибраної групи. Аналогічно відбувається заповнення полів (адресних рядків) Копія та СК. Зауваження

1.

Відправлення повідомлення контактам, які входять до Списку розсилки , виконується так само, як і окремим контактам. Різниця в тому, що в рядки Кому, Копія та СК досить занести тільки ім’я (імена) групи розсилань. 2. При потребі відправлення повідомлення контакту, який не включено в Список розсилань , то його можна додати в відповідний адресний рядок через (;). 3. Для введення в поля Кому, Копія та СК кількох адрес до списку Одержувачі повідомлення рекомендується застосовувати відомі способи виділення об’єктів. Пошук людей і фірм за допомогою служб каталогів LDAP Служби каталогів є потужним засобом пошуку людей і адрес у мережі Інтернету. Програма адресної книги підтримує протокол LDAP для роботи зі службами каталогів. Дані служби можуть бути використані при адресації повідомлень електронної пошти. Запуск служби каталогів адресної книги з меню Пуск операційної оболонки Windows можна виконати так: натиснути на кнопку Пуск та вказати на команду Знайти → Людей.  Практичне завдання 1.

Створіть групу “ Офіційне листування” з трьох існуючих клієнтів.


58 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Додайте в групу “Офіційне листування” нові дані про двох клієнтів, яких немає в списку Контакти таким чином, щоб один із них було внесено до загального списку Контакти, а другий використовувався тільки для пошти. Зверніть увагу на відмінність позначок контактів, які є в списку Контакти та які використовуються тільки в Списку розсилки для розсилки повідомлень. Поясніть різницю. Створіть групу “Особисте” з трьох існуючих клієнтів. Додайте в групу “Особисте” ще нові дані про чотирьох клієнтів, які відсутні в списку Контакти (два з них додати до списку Контакти та заповнити їх картки (форми)). Створіть групу „Партнери” з трьох контактів, які є в групі “Особисте”. Дослідіть та виконайте встановлення параметрів сторінки для групи “Особисте”. Роздрукуйте зміст цієї групи. Дослідіть способи використання адресної книги для адресування повідомлень електронної пошти (з відкритої форми Повідомлення). Створіть та відправте повідомлення про збори для групи “Офіційне листування” (головний адресат) та групи „Партнери” (копія).

Запитання для самоперевірки

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Що таке засіб Адресна книга? Для чого можна використовувати адресну книгу в роботі менеджера? Як створити запис в адресній книзі? Як занести інформацію про нових клієнтів в адресну книгу? Як виконується редагування запису в адресній книзі? Як виконується створення списків розсилки в адресній книзі? Як виконати вилучення імені зі списку розсилки? Як додати новий контакт до списку розсилки?

9.

Як вилучити контакт зі списку Контакти? 10. Як вилучити контакт зі Списку розсилки ? 11. Як додати новий контакт до Списку розсилки без запису до списку контактів. 12. Як можна ввести в рядок адреси форми повідомлення адресу електронної пошти з адресної книги? 13. За допомогою яких засобів виконується роздрукування даних адресної книги? Практична робота 6 Тема: Засоби організації та управління папки Вихідні Мета роботи: Навчитись надсилати файли з повідомленням електронної пошти, включати в повідомлення гіперпосилання та вкладення, виконувати налагодження зовнішнього вигляду повідомлень, форматувати та редагувати повідомлення електронної пошти з використанням форматів Outlook Теоретичні відомості У процесі роботи менеджера в офісі часто виникає потреба надіслати клієнту різну документацію. Така документація може бути досить об’ємна та розміщатися на одній або кількох сторінках. Це може бути як текстова інформація так і графічні об’єкти (фотографії, малюнки, схеми, таблиці та ін.). Такі документи


59 програма Outlook дозволяє разом із повідомленням відправити як приєднаний файл, що є документом текстового процесора Word або створеним за допомогою інших засобів Microsoft-середовища. Для приєднання файлу до повідомлення електронної пошти:

1.

В формі Повідомлення перемістити точку введення в кінець тексту → Enter. Додасться порожній рядок.

2.

На стандартній панелі натиснути кнопку Додати файл, або виконати команди Вставка → Файл. Відкриється діалогове вікно Вставка файлу. 3. У діалоговому вікні Вставка файлу відкрити папку, що містить файл, який необхідно приєднати, та двічі натиснути його ім’я. Піктограма, яка представляє файл вкладення, відкриється внизу екрану в точці введення текстової частини повідомлення або в полі Вкласти. Піктограма файлу вкладення аналогічна значк у файлу програми, за допомогою якої він був створений. На рис 6.1 наведено зразок файлу вкладення (в полі В класт и), який є док ументом, створеним засобами текстового процесора Microsoft Word. Тому і піктограма такого файлу має відповідний вигляд. Додавання гіперпосилання до повідомлення Для того щоб адресат зміг одержати безпосередній доступ до Web-вузла фірми, необхідно додати гіперпосилання до повідомлення. Для відвідування Webвузла відправника, клієнту буде досить натиснути на цьому гіперпосиланні. Гіперпосилання легко ідентифікується адресатами, оскільки воно підкреслюється та виділяється кольором. Для додавання гіперпосилання до повідомлення: 1. У тексті повідомлення ввести адресу мережі Internet для Web-вузла. Вона буде форматована як гіперпосилання (Рис. 6.2). 2. У вікні форми Повідомлення натиснути кнопку Надіслати. Зауваження У середовищі робочої групи користувачі одного сервера одержують доступ до файлу вкладення за допомогою піктограми, яка їм відправляється. Щоб відправити піктограму, досить натиснути кнопку Вставка документу та виконати таку послідовність команд: вибрати файл, що буде приєднаний до повідомлення → натиснути на спрямованій униз стрілці кнопки Вставка → вибрати варіант Вставка у вигляді значка. Піктограма, яка зв'язує повідомлення з відповідним файлом на сервері, відкриється в області тексту повідомлення.


60

Рис.6. 1. Вікно Повідомлення з приєднаним файлом

Рис.6.2. Вікно Повідомлення з приєднаним гіперпосиланням

Оформлення зовнішнього вигляду повідомлень, форматування електронної пошти за допомогою форматів Outlook У програмі Outlook можна застосовувати три варіанти форматування для повідомлень електронної пошти, які відправляються, а саме:

Plain text (Звичайний текст). Формат Plain text – найпростіший із трьох форматів, в якому можуть читати повідомлення всі одержувачі електронної пошти. Він не дозволяє використовувати в повідомленнях стандартні параметри форматування, властиві текстовим процесорам, такі як напівжирне або курсивне накреслення шрифту, зміни самого шрифту (його гарнітури) та маркіровані списки.


61

• •

Rich text. Формат, який дозволяє використовувати стандартні параметри форматування, надаючи повідомленням професійний вид. Але не всі одержувачі електронної пошти можуть читати повідомлення цих форматів.

HTML. Цей формат є стандартом форматування для повідомлень електронної пошти, він дозволяє використовувати найширший набір можливостей форматування. Для редагування повідомлень можна також використовувати текстовий процесор Microsoft Word. Використовуючи цю програму як допоміжний засіб підготовки повідомлень електронної пошти для редагування та форматування можна застосовувати засоби Word, такі як автоматична перевірка орфографії під час вводу тексту, створення маркірованих і нумерованих списків та інші. Але якщо одержувач не використовує програму Word, деякі елементи форматування можуть бути перетворені у формат Plain text. Форматування повідомлень електронної пошти за допомогою форматів Outlook виконується при виконанні послідовності дій: 1. Відкрити пункт меню Сервіс та вибрати команду Параметри. Відкриється діалогове вікно Параметри.

2. 3.

Відкрити вкладку Повідомлення та в списку Відправити в форматі вибрати HTML → ОК. Повторити кроки 1-3, щоб вибрати формат Microsoft Outlook RTF (Outlook Rich text) або Plain text (Звичайний текст). При цьому необхідно пам'ятати, що в секції Формат повідомлення треба зняти прапорець Використовувати Microsoft Word як редактор повідомлень.

Додавання електронного підпису до повідомлення Для персоналізації повідомлень програма Outlook дозволяє створити особистий електронний підпис. Електронним підписом називають створений раніше блок тексту, який може додаватись вручну або автоматично в кінець тексту повідомлення, яке відправляється. Підпис може містити будь-яку інформацію, але частіше всього це ім’я відправника та назва організації. Для додавання електронного підпису:

1.

Відкрити пункт Сервіс → Параметри. Відкриється діалогове вікно Параметри з активною вкладкою Настройки.

2.

Активізувати вкладку Повідомлення. Усередині вікна цієї вкладки вибрати команди Підпис → підписи → Вибір підпису.

3.

У діалоговому вікні, яке відкрилося, натиснути кнопку Створити. Відкриється діалогове вікно Створення нового підпису. У цьому діалоговому вікні в полі Введіть ім'я нового зразка набрати особистий формальний підпис → Далі. Відкриється діалогове вікно Редагування підпису. У діалоговому вікні набрати та відформатувати інформацію, яку бажано включити як особистий підпис відправника.

4.

5. 6.

У діалоговому вікні Вибір підпису натиснути кнопку Готово → ОК. Діалогові вікна закриються. У діалоговому вікні Параметри → ОК. (Рис.6.3). Створений підпис буде автоматично додаватись до тексту нових повідомлень електронної пошти.


62

Рис.6.3. Уведення електронного підпису Встановлення параметрів надсилання повідомлень Для того, щоб адресат одразу при отриманні міг визначити статус повідомлення, програма Outlook надає можливість установки ряду параметрів для оцінки або маркірування повідомлень. Повідомлення можна позначити як:

-

приватне;

2.

У секції Установка повідомлення натиснути курсором миші стрілку направлену донизу та вибрати варіант зі списку поля Помітка доступу.

особисте; конфіденційне або ДСК – для службового користування. Установка доступу до інформації повідомлення: 1. На стандартній панелі вікна форми Повідомлення вибрати кнопку Параметри. Відкриється відповідне діалогове вікно.

3.

Закрити діалогове вікно Параметри повідомлення. Діалогове вікно закриється, а відповідна піктограма доступу відкриється в області коментарю повідомлення одержувача. Програма також надає можливість вибрати рівень важливості повідомлення:

-

Високий;


63

-

Низький. Для установки рівня важливості повідомлень на стандартній панелі вікна форми Повідомлення натиснути кнопку Важливість, вибрати рівень, наприклад, Важливість: висока . Адресат тепер зможе побачити, що це повідомлення термінове, оскільки відповідний символ відкриється поруч з повідомленням у папці (Вхідні). Щоб надіслати повідомлення з ознакою низької важливості – , на стандартній панелі вікна форми Повідомлення натиснути кнопку Важливість: низька. Для вибору необхідного типу відповіді, повідомлення можна позначати цілою низкою прапорців. Якщо повідомлення, яке відправляється, містить важливу цінову інформацію, можна позначити його як термінове та конфіденційне, змінивши прийняті за умовчуванням параметри відправлення. Коли форма повідомлення заповнена, його можна відправити клієнту по мережі Internet, а також співробітникам, зазначеним у списку Копія. Шлях файлів для зворотного зв'язку (створення маршрутного файлу) Для одержання відгуків або коментарів від клієнтів на відправлені документи варто створити маршрутний файл. Маршрутний файл (шлях файлу для зворотного зв’язку) створюється в вікні текстового процесора Ms Word – команда За маршрутом. Засіб За маршрутом дозволяє надіслати документ кільком адресатам по черзі або всім одночасно та відслідковувати процес розсилки документів. Крім того, маршрутний файл дозволить також довідатися про ім'я того, хто вніс коментарі. Для надсилання документу клієнтам (співробітникам), необхідно створити маршрутний файл так, щоб клієнти одержували документ саме у визначеному відправником порядку. Для створення маршрутного файлу: 1. Відкрити документ в текстовому процесорі Word.

2. 3.

4. 5.

Послідовно виконати команди: Файл → Відправити → За маршрутом (Рис.6.4). Відкриється діалогове вікно Маршрут. Натиснути кнопку Адреси. Відкриється діалогове вікно Адресна книга. У списку, який розкривається, вибрати Контакти та встановити адресу клієнта, яким адресується документ або ввести нові. У списку імен натиснути рядки з іменами адресатів документу та натиснути кнопку Кому. Імена цих клієнтів відкриється у вікні Кому.

6.

Натиснути кнопку ОК. На екрані знову відкриється діалогове вікно Маршрут, Кому будуть вказані імена всіх адресатів.

7. 8.

У полі Текст повідомлення ввести супроводжуючий текст документу. Унизу діалогового вікна Маршрут секції Порядок розсилки встановити обраний варіант розсилки По черзі або Усім одночасно. Окрім цього, можна встановити прапорці Повернути по закінченні та Відслідковувати стан (Рис.6.5).


64

9.

У верхньому правому куті діалогового вікна натиснути кнопку Додати. 10. Відкрити пункт меню Файл, натиснути команду Вихід. Відкриється діалогове вікно Розіслати документ з запитанням – вибрати відповідь Так.

Рис.6.4. Вікно Microsoft Word з розкритим списком команд Відправити  Практичне завдання 1. 2.

Підготуйте документ за допомогою засобів текстового процесора Word. Збережіть його в особистій папці. Створіть повідомлення, приєднайте створений файл.

3.

Відформатуйте створене повідомлення в форматі HTML, додайте особистий електронний підпис, відзначте його як Приватне та відправте за певною адресою.

4.

Відформатуйте це ж повідомлення в форматі Outlook RTF, позначте його як Особисте та відправте за іншою адресою. Згорніть вікно програми Ms Outlook. Завантажте текстовий процесор Ms Word, підготуйте прайс-лист Вашої фірми. Виконайте маршрутизацію файлу для кількох груп розсилань , додайте текст із пропозицією прочитати документ та надіслати відгук до визначеної дати.

5. 6.

7. 8.

Виберіть порядок розсилки – варіант За чергою. Відправте підготовлений документ та збережіть з іменем Praise.doc. Закрийте вікно Ms Word.

9.

Розгорніть вікно програми Ms Outlook.


65 10. Створіть нове повідомлення, відформатуйте в форматі Plain text, позначте як Конфіденційне, виберіть рівень важливості високий, створіть особистий електронний підпис, для отримання вкажіть адреси двох клієнтів. 11. Уведіть наступне речення й адресу мережі Internet для Web-вузла фірми наприкінці даного повідомлення You can also access our homepage on the Internet at http://microsoft.com (Ви можете також одержати доступ до нашої вихідної (домашньої) сторінки через Internet за адресою http://microsoft.com).

Рис.6.5. Процес маршрутизації файлу в текстовому процесорі Microsoft Word 12. Відправте повідомлення. 13. Згорніть вікно програми Ms Outlook. Відкрийте документ Prais.doc, внесіть деякі зміни в текст. Закрийте документ та дослідіть сповіщення, яке з’являється при закритті. Зробіть висновки та поясніть викладачу.


66 Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

В яких випадках виникає необхідність приєднання файлу до повідомлення електронної пошти? Як у середовищі робочої групи користувачі того самого сервера одержують доступ до файлу вкладення? Як виконується включення в повідомлення гіперпосилання? Які три варіанти форматування для повідомлень електронної пошти, що відправляються у Outlook, можна застосовувати? Які засоби форматування дозволяє використовувати формат Rich text? Які засоби форматування дозволяє використовувати формат HTM? Як додати електронний підпис до повідомлення? Які засоби програми Outlook використовуються для встановлення параметрів для оцінки або маркірування повідомлень? Як відправник повинен позначити повідомлення, щоб було зрозуміло, що воно є особистим? Як можна установити рівень важливості повідомлення? За допомогою яких засобів можна відкликати повідомлення електронної пошти, відправленого помилково? Що таке маршрутний файл? В яких випадках рекомендується використання маршрутного файлу? Як створити маршрутний файл? Практична робота 7 Тема: Використання засобів електронної пошти для роботи з відправленими повідомленнями Мета роботи: Навчитись виконувати пошук відправленого повідомлення, форматувати та друкувати копії відправлених повідомлень електронної пошти Теоретичні відомості

Збереження та перевірка відправлених повідомлень Діяльність менеджера вимагає активної роботи з повідомленнями електронної пошти, які були відправлені. Для цього рекомендується зберігати копії відправлених повідомлень. Вони зберігаються в папці Надіслані – при необхідності їх можна переглянути. Якщо повідомлення більше не потрібні, їх слід вилучити з папки Надіслані. Але навіть після цього копії повідомлень зберігатимуться в папці Вилучені. Вони залишатимуться в цій папці до остаточного видалення. Така система резервного копіювання допомагає уникнути втрат важливої інформації. Для того, щоб копії автоматично зберігалися необхідно виконати дії: 1. Відкрити пункт меню Сервіс, виконати наступні команди: Параметри → Параметри → Настройки → Параметри пошти. Відкриється відповідне діалогове вікно. 1. Встановити прапорець Зберігати копії повідомлень у папці Надіслані.


67 2.

У діалоговому вікні Параметри пошти → ОК. У діалоговому вікні Параметри → ОК (Рис.7.1).

Перегляд відправленого повідомлення Програма Outlook містить засоби, за допомогою яких можна переглянути відомості, які було відправлено будь-якому адресату. Для перегляду відправлених повідомлень необхідно ознайомитися з командами, за допомогою яких можна переміщатися між папками групи Мої ярлики для цього слід натиснути область Пошта в Області переходів. Відкриється список папок Чернетки, Вихідні, Надіслані та Видалені. Далі виконати послідовність дій:

1.

Натиснути піктограму Надіслані. У вікні перегляду інформації відкриється список відправлених повідомлень електронної пошти. 2. Двічі натиснути повідомлення, яке було відправлено. Після прочитання змісту повідомлення, закрити його. Зауваження Після вилучення повідомлень із папок Outlook їх копії все-таки залишаються в папці Вилучені, поки відправник не вилучить їх. З папки Вилучені повідомлення вилучаються остаточно. Для звільнення місця на жорсткому диску та швидкого знаходження важливих повідомлень рекомендується час від часу очищати папку Вилучені. Для очищення папки Вилучені досить натиснути піктограму цієї папки, виділити всі повідомлення, які необхідно вилучати. Після цього на стандартній панелі натиснути кнопку Видалити → підтвердити вилучення → ОК. Відкликання повідомлення електронної пошти, відправленого помилково Якщо виявилося, що повідомлення відправлено помилково або містить помилки в тексті, поки адресат ще не відкрив, його можна відкликати. Для цього:

1.

У списку папок відкрити папку Надіслані. Уміст цієї папки відкриється у вікні перегляду інформації.

2.

У вікні перегляду інформації папки Надіслані двічі натиснути повідомленні → воно відкриється на екрані.

3.

На стандартній панелі форми Повідомлення → Дії → Відкликання повідомлення. Відкриється відповідне діалогове вікно, в якому при необхідності можна натиснути кнопку вибору → ОК. Діалогове вікно закриється.

на

Форматування та друкування копій відправлених повідомлень електронної пошти Програма Outlook дозволяє створювати паперові копії повідомлень електронної пошти. Застосовуючи відомі та описані раніше засоби, можна також форматувати та друкувати як копії одержуваних повідомлень так і тих, які надсилаються. Для роздрукування повідомлень: 1. Відкрити папку, в якій знаходиться повідомлення призначене до друку. 2. У вікні перегляду інформації натиснути повідомлення. 3. Відкрити меню Файл → Попередній перегляд. У вікні Попередній перегляд буде представлено повідомлення в тому вигляді, в якому воно буде надруковано.


68

Рис.7.1. Встановлення параметрів збереження копій повідомлень у папці Надіслані: А – відкрите вікно Параметри; В – відкрите вікно Параметри пошти

4. 5.

6. 7.

У вікні Попередній перегляд обрати команду Параметри сторінки. У вікні вкладки Формат виконати: Шрифти → Шрифт → у списку Шрифт вибрати шрифт → ОК. У діалоговому вікні Попередній перегляд виконати команду Друк. Відкриється діалогове вікно Друк із встановленим стилем, обраним як стиль друку. У діалоговому вікні Друк натиснути кнопку ОК. Повідомлення буде надруковано.

Зауваження Якщо не має необхідності вносити зміни до формату та стилю повідомлення електронної пошти, його можна відразу надрукувати, натиснувши курсором миші кнопку Друк на стандартній панелі інструментів.


69  Практичне завдання 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9.

За допомогою засобів Outlook вкажіть на збереження копій усіх відправлених повідомлень у папці Надіслані. Прогляньте список повідомлень в папці Надіслані. Встановіть параметри вікна програми Outlook за допомогою яких виконується швидкий перегляд повідомлень. Виберіть всі повідомлення, які були надіслані одному клієнту чи організацію. Прогляньте їх та встановіть оцінки до виконання (“Простежити за виконанням”, “Надіслати повторно, якщо не буде відповіді, та ін.”. Самостійно дослідіть встановлення параметрів роздрукування та роздрукуйте список таких повідомлень з параметрами: розмір шрифту 12, тип Times New Roman як стиль друку; розмір шрифту 8, тип Arial, напівжирний, курсив для роздрукування тексту колонтитулів. Знайдіть в папці надісланих повідомлень повідомлення, яке містить вкладення. Прогляньте файл вкладення, збережіть його в форматі текстового процесора Word в особистій папці користувача, яка знаходиться в папці Мої документи. Самостійно дослідіть встановлення параметрів роздрукування даних папки Надіслані та виконайте друк цих даних на1/2 аркуша брошури.

Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

В які папці зберігаються надіслані повідомлення? Що необхідно зробити для того, щоб копії відправлених повідомлень автоматично зберігалися? Як виконати перегляд відправленого повідомлення? За допомогою яких засобів Outlook можна швидко перевірити, який текст листа був посланий будь-якому адресату? В якій папці залишаються копії вилучених із папок Outlook повідомлень? За допомогою яких засобів виконується форматування та друк копій відправлених повідомлень електронної пошти? Як надрукувати повідомлення електронної пошти, якщо не потрібно вносити зміни у їх зовнішній вигляд? Як можна відкликати відправлене повідомлення? Для чого необхідно очищати папку Вилучені? Практична робота 8 Тема: Застосування засобу Щоденник. Використання Нотаток в роботі менеджера Мета роботи: Відслідковувати події з використанням Щоденника. Створювати та використовувати нотатки для збереження інформації Теоретичні відомості

Застосування Щоденника Засіб Щоденник в Outlook можна використовувати для зв’язку контактів з іншими елементами програми, включаючи зустрічі чи події, нотатки та


70 повідомлення. Застосовуючи Щоденник також можна відслідковувати всі елементи, пов’язані з контактом та позначати контакти до виконання в призначений термін. Важливо відзначити, що за допомогою Щоденника можна вести облік будь-яких взаємодій чи процесів, навіть якщо вони не пов’язані з елементами на ПК, на якому виконується робота. Також у Щоденнику можна вести протокол телефонних розмов та зборів за участю контактів, а також роздрукувати надіслані чи отримані повідомлення – дії, які стосуються контактів вибраних користувачем, автоматично записуються до Щоденника. Для відкриття вікна Щоденника досить клацнути його позначку в Області переходів. Якщо її немає, натиснути Настройка кнопок → Додати або видалити кнопки → Щоденник (Рис. 8.1).

Рис. 8.1. Вікно засобу Щоденник Відносно дій, які виконуються та вибираються користувачем у Щоденнику автоматично створюються записи. Записом у щоденнику називається елемент у папці Щоденник, який діє як ярлик записаної операції. У нижньому лівому кутку значка запису в щоденнику відображається годинник. Іншими словами, Щоденник використовується для запису термінів взаємодії з контактами, наприклад тривалості роботи з визначеним обліковим записом. Для створення списку всіх записів (елементів), які стосуються контакту, замість зв'язування цих елементів iз контактом рекомендується також скористатися відстеженням дій. Записи до Щоденника вносяться на основі часу виконання відповідних дій. Наприклад, документ Microsoft Word додається на часову шкалу в момент зберігання або останньої зміни. Записи у Щоденнику можна організувати в логічні групи на часовій шкалі, наприклад, поштові повідомлення, збори та телефонні переговори, для швидкого пошуку інформації, наприклад, для всіх зборів, в яких брали участь протягом останнього тижня або місяця. Якщо відома дата створення або зміни файлу, але не відомий шлях до нього, Щоденник надає можливість знайти необхідні відомості на основі часу


71 роботи з файлом. Наприклад, якщо для документів Microsoft Excel установлено автоматичне поміщення у Щоденник, будь-який документ Microsoft Excel можна швидко знайти на основі даних про дату його останнього відкриття. При відкритті записів у Щоденнику відображаються відомості про відповідну дію, окрім цього записи у Щоденнику можуть використовуватись як ярлики для переходу безпосередньо до елементів Microsoft Outlook або файлів, яких стосуються ці записи у Щоденнику. Встановлення параметрів Щоденника для автоматичного запису елементів і файлів Для автоматичного запису елементів і файлів (автоматичного відстеження дій у Щоденнику) необхідно послідовно виконати команди:

1. 2. 3.

У меню Сервіс вибрати команду Параметри.

4.

У списку Для таких контактів установити прапорці поруч з іменами контактів, для яких необхідно автоматично записувати вибрані елементи. У списку Записувати також файли з установити прапорці поряд iз назвами додатків, файли яких необхідно автоматично записувати у Щоденник (Рис.8.2).

5.

Натиснути кнопку Параметри щоденника. У списку Автозапис елементів установити прапорці для елементів, які необхідно автоматично записувати у Щоденник.

Внесення до Щоденника елементу Microsoft Outlook вручну Через виконання наступної послідовності команд можна додати запис елемента Microsoft Outlook до Щоденника вручну:

1. 2. 3.

У меню Файл → Створити → Запис у щоденнику. У поле Тема ввести опис.

У списку Тип вибрати тип. Вибрати інші необхідні параметри. Запис до Щоденника також можна додати подвійним клацанням миші на полі Щоденник. Запис файлу вручну (з іншого додатка) 1. За допомогою Microsoft Outlook, провідника Windows або робочого столу відшукати файл, який необхідно записати. 2. Перемістити цей файл до Щоденника. 3. Вибрати необхідні параметри для запису в Щоденнику. 4.

Використання нотаток для збереження інформації Протягом робочого дня менеджер часто записує в блокнотах або на листочках із клейкою смугою ідеї, повідомлення або справи, які мають бути виконані. Використовуючи засіб Нотатки програми Outlook, можна фіксувати ці нотатки в електронному вигляді. Тобто засіб Нотатки в програмі Outlook використовують замість листочків із клейкою смугою, до яких ми звикли в повсякденному житті.


72

Рис.8.2. Встановлення параметрів Щоденника Нотатку можна створити, виконуючи наступні дії:

1. 2.

Натиснути піктограму Нотатки. Натиснути кнопку Створити нотатку на стандартній панелі інструментів. Відкриється порожня форма для нотаток, яка виглядає як кольоровий папірець із клейкою смугою.

3.

Набрати текст нотатки, натиснути кнопку Закрити нотатку. Нотатка закриється, а в області читання з’явиться значок нотатки з кількома першими словами нотатки під ним (Рис.8.3). Редагування нотаток та встановлення додаткових параметрів можна виконати, застосовуючи команди контекстного або операційного меню. Характерною особливістю нотаток є те, що при згортанні вікна Outlook їх позначки залишаються на Панелі завдань оболонки Windows. Якщо позначки натиснути мишкою, вони розкриються на екрані незалежно від програм Microsoft Office, які виконуються під час сеансу (Рис.8.4). Це означає, що нагадування в вигляді нотаток завжди можна використовувати як додаткові, залишаючи їх розгорнутими на екрані протягом одного сеансу роботи на ПК. 4.

Організація списку нотаток у папці Нотатки З нагромадженням нотаток може знадобитися їх організація за списком. Це нескладно зробити із застосуванням відповідних засобів представлення та сортування. Для використовувати один із видів представлення нотаток, необхідно натиснути піктограму Нотатки панелі Outlook. Далі відкрити пункт меню Вид → Поточне подання → вибрати потрібний вигляд нотатки, а саме: Значки – нотатки представлені у формі значків, упорядкованих зліва направо за датою створення.


73

Список нотаток – у формі списку, упорядкованого за датою створення.

Рис.8.3. Вікно засобу Нотатки

• • •

За останні сім днів – у формі списку, створеного за останні сім днів. За категоріями – у формі списку, згрупованого за категоріями та упорядкованого за датою створення всередині кожної категорії. За кольором – у формі списку, згрупованого за кольорами та впорядкованого за датою створення усередині кожного кольору.

 Практичне завдання

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Створіть шість нотаток та впорядкуйте їх За категоріями – у формі списку, згрупованого за категоріями та впорядкованого за датою створення всередині кожної категорії. Додайте ще дві нотатки різних кольорів та розкрийте їх на Робочому столі. Самостійно дослідіть засоби зміни розмірів та переміщення нотаток. Встановіть параметри друку вмісту папки Нотатки із стилем нотатка: сіре затінення, колонтитули (назва документу, кількість сторінок, номер сторінки, дані про виконавця, час та дата роздрукування). Створіть вісім записів до Щоденника стосовно контактів, дані яких є в Адресній книзі. Задайте автоматичне відслідковування в Щоденнику: отримання повідомлень електронної пошти. Самостійно дослідіть та поясніть способи перегляду та поточного подання записів у Щоденнику.


74 7.

Самостійно дослідіть засоби друку записів у Щоденник, оберіть довільні параметри друку та роздрукуйте в вигляді брошури записи Щоденника на тиждень.

Рис.8.4. Робочий стіл з розкритими нотатками Запитання для самоперевірки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Для чого використовуються нотатки? За допомогою яких дій можна створити нотатку? Як виконується організація списку нотаток у папці Нотатки? Які види представлення нотаток вам відомі? За допомогою яких команд можна вибрати вид представлення нотаток? Як встановити час роздрукування документу? Як встановити параметри друкування колонтитулів? Як можна змінити розмір форми нотаток? Як можна перемістити нотатку? Поясніть призначення засобу Щоденник. Що таке Запис? Як можна використовувати папку Щоденник для відстеження повідомлень електронної пошти, телефонних дзвінків та інших дій? 13. Опишіть процедуру встановлення параметрів Щоденника. 14. Для чого використовується список Автозапис елементів у вікні Параметри? 15. За допомогою яких команд можна автоматично відслідковувати дії в щоденнику?


75 16. Як можна внести запис до Щоденника? Практична робота 9 Тема: Використання засобу Завдання в роботі менеджера Мета роботи: Навчити створювати та редагувати Завдання Теоретичні відомості Створення Завдання Завданням називається доручення особистого чи службового характеру, виконання яких можна відслідковувати в міру їхнього виконання. Раніш, коли не було в користуванні ПК, люди в більшості випадків стежили за тим, що потрібно виконати, складаючи список справ, які були в папках. У програмі Outlook замість них можна використовувати списки Завдань. Завдання в Outlook значно поліпшують можливості менеджера при виконанні численних обов'язків, діючи подібно інтерактивному помічнику при розробці проекту. Використовуючи засіб Завдання, можна розбити великий проект на окремі частини, доручати ці частини відповідальним особам і автоматично відслідковувати ступінь виконання цих доручень. Час і енергію, які заощаджуються, можна використовувати для прийняття рішень більш високого рівня, планування та керування. Завдання може бути разовим або таким, яке повторюється. Повторення Завдання може відбуватися з рівними інтервалами або в залежності від дати її виконання. Наприклад, завданням є відправлення керівнику звіту в останню п'ятницю кожного місяця або зустріч із клієнтом через місяць після попередньої зустрічі. Завдання, які повторюються, по одному додаються в список. Список завдань можна переглянути натиснувши мишею на області Завдання. Після виконання однієї копії такого Завдання, в список додається наступна копія. У ході цього заняття, майбутній менеджер навчиться управляти своїми завданнями за допомогою засобів Outlook, тобто: • створювати Завдання; • переглядати список завдань; • знаходити й редагувати Завдання; • установлювати сповіщення для завдань; • доручати Завдання; • відправляти інформацію завдання; • організовувати список завдань; • відслідковувати доручені Завдання, одержувати звіти про стан виконання завдань. Створення разового Завдання

1. Для створення нового завдання потрібно вибрати у меню Файл → Створити → Завдання. Відкриється форма вікна Завдання. 2. Ввести назву теми у поле Тема. 3. Встановити термін виконання та необхідні параметри стану. 4. В разі необхідності призначити категорію, додати контакти, встановити важливість та приєднати додаткову інформацію в вигляді раніше створених файлів, застосовуючи для цього відповідні засоби в вікні.


76 5. У текстовому полі завдання ввести необхідні вказівки та відомості про завдання. 6. В разі необхідності, обрати на панелі інструментів команду Надіслати звіт про стан завдання → відкриється вікно повідомлення, в якому в рядку Тема буде вказано Task Status Report: тема завдання, в тестовому полі подано текст Завдання → в полях адрес ввести адреси осіб, які мають рапортувати про виконання завдання.

7.

Зберегти й закрити (Рис.9.1).

Рис.9.1. Вікно форми Завдання Створення Завдання можна виконати і застосуванням команди Нове завдання у контекстному меню на полі області Завдання. Для швидкого додавання Завдання до списку завдань двічі клацнути в полі Натисніть, щоб додати елемент “Завдання”, в області Завдання, набрати назву Завдання та натиснути клавішу <Enter>. Якщо Завдання завершено раніше призначеного терміну, чи вчасно рекомендується позначити його як завершене, застосовуючи відповідну позначку на панелі інструментів або через відповідну команду в області Завдання. Встановлення нагадувань до Завдання В разі необхідності, користувач має можливість встановити нагадування про завершення терміну виконання Завдання. Нагадування може представлятись в вигляді діалогового вікна, яке відкривається в указаний термін, чи/та в вигляді звукового нагадування, тип якого обирається користувачем. Воно з’являється незалежно від того, в якій програмі на той час ведеться робота. Нагадування встановлюється в вікні Завдання: 1. В вікні Завдання активізувати параметр Нагадування (Рис. 9. 2).


77 2.

Встановити дату та час нагадування, яке відкриється в вигляді ділового вікна. (Рис.9.3)

3.

Клацнути позначку 9.4).

для вибору типу звукового нагадування (Рис.

Рис. 9.2. Рядок встановлення нагадування в вікні Завдання

Рис. 9.3. Діалогове вікно нагадування про настання терміну виконання Завдання


78 Рис. 9.4. Вікно вибору типу звукового нагадування Зауваження Звукове нагадування про настання терміну завершення Завдання може бути отримане тільки за наявності та активізації звукової системи.

Створення разового Завдання з дорученням Нерідко при створенні завдання є необхідним відстеження його виконання. При створенні нового завдання Outlook надає можливість призначення доручення конкретній особі (особам). Для створення нового Завдання з дорученням виконання потрібно: 1. Вибрати у меню Файл → Створити → Доручення.

2.

Відкриється форма вікна Завдання з активним полем Кому → ввести ім'я особи, якій необхідно призначити завдання.

3. 4.

Щоб вибрати ім'я зі списку, натиснути кнопку Кому.

5. 6.

7. 8. 9.

Ввести назву теми у поле Тема. Вибрати термін виконання та необхідні параметри стану. Установити або зняти прапорець Тримати оновлену копію цього завдання у списку завдань і прапорець Надсилати мені звіт про стан після завершення завдання. OK. У текстовому полі завдання ввести необхідні вказівки та відомості про завдання. Натиснути кнопку Надіслати (Рис. 9.5). Доручення Завдання, що вже існує

Для доручення завдання, що вже існує, (створене раніше) → відкрити завдання зі списку → натиснути на панелі інструментів кнопку Призначити завдання → ввести ім’я → далі виконати всі дії як у попередньому варіанті. Створення Завдання, яке повторюється Завдання може виконуватися один раз або може повторюватися. Завдання, яке повторюється, може поставати через визначені проміжки часу, як, наприклад, звіт про стан роботи фірми, який потрібно подати в останній день кожного місяця. Завдання може повторюватися відраховуючись від дати, яку менеджер визначив як дату закінчення Завдання, як, наприклад, інвентаризація, яка відбувається через кожні три місяці після закінчення попередньої інвентаризації. Для створення Завдання, яке повторюється необхідно використати наступні засоби:


79

1. 2. 3.

Відкрити папку Завдання. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити завдання. У полі Тема набрати назву Завдання. Встановити необхідні параметри Завдання.

Рис.9.5. Створення разового Завдання з дорученням

4. 5. 6.

У полі Термін вибрати дату початку виконання. Натиснути кнопку Повторення.

У діалоговому вікні Повторення Завдання у секції Повторювати вибрати термін повторення → ОК. 7. На стандартній панелі інструментів форми Завдання → Зберегти та закрити. Для зміни разового Завдання на Завдання, яке повторюється, досить двічі натиснути позначку відповідного Завдання. Далі виконати наступну послідовність дій: відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повторення → у секції Повторювати натиснути кнопку частоти повторення → вибрати потрібні параметри → ОК → Зберегти та закрити.


80 Для того, припинення повторення Завдання необхідно двічі натиснути на відповідному Завданні та виконати наступну послідовність дій: відкрити папку Завдання → стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повторення → Видалити повторення → Зберегти і закрити. Детальний перегляд Завдання Створення Завдання, яке повторюється, дозволить записати більш розширену інформацію про нього. Таке завдання включає тему, стан, термін, важливість, відсоток виконання та призначені категорії. Виконуючи наступну послідовність команд можна детально переглянути параметри Завдання: в загальному вікні папки Завдання відкрити пункт меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання → Детальний список (Рис. 9.6). Деякі Завдання, які можуть змінюватися, потрібно виконувати після визначеного проміжку часу, який відраховується від дати чергового завершення цих завдань. Що це значить? Це значить, що існують Завдання, які можуть повторюватися в часі. Наприклад, на фірмі діє виставка, по закінченні якої необхідно написати звіт. Виставка триває кожні три тижні. Після закінчення трьох тижнів необхідно складати звіт. Написання звіту – це і буде завдання, яке повторюється, виходячи з дати завершення. Створення Завдання, яке повторюється, виходячи з дати завершення За допомогою наступних дій можна створити завдання, яке буде повторюватися, виходячи з дати завершення. Для цього необхідно:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити завдання. У полі Тема увести ім'я Завдання. У полі Термін вибрати дату. Виконати наступні дії: відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повторення → Повторювати → вибрати частоту повторення. Вибрати варіант Створити нове завдання, у відповідному полі ввести потрібний період часу. Виконати наступні дії: натиснути кнопку ОК → відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів виконати команду Зберегти та закрити.


81

Рис. 9.6. Детальний перегляд списку Завдань

7.

Виконати наступні дії: відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повторення → Повторювати → вибрати частоту повторення.

8.

Вибрати варіант Створити нове завдання, у відповідному полі ввести потрібний період часу. Виконати наступні дії: натиснути кнопку ОК → відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів виконати команду Зберегти та закрити.

9.

Створення Завдання з повідомлення електронної пошти Часто при одержанні повідомлення менеджеру необхідно виконати вказівки, які містяться в ньому. У такому випадку можна перетворити таке повідомлення на Завдання та помістити його до списку завдань. Для цього:

1. 2. 3. 4.

Відкрити папку Вхідні. В області читання папки Вхідні вибрати потрібне повідомлення електронної пошти та перетягнути його в папку Завдання на панелі Outlook. Відкрити папку Завдання та у полі Термін увести дату. Виконати команду Зберегти та закрити.

Засоби роботи із Завданнями Створені Завдання, незалежно від їх типу можна редагувати, видаляти, переміщати та ін. Основні засоби, за допомогою яких можна виконувати дії над Завданнями: Знаходження Завдання. Для того щоб знайти завдання необхідно: відкрити пункт меню Вид та виконати наступні дії: Поточне подання → Докладний список → на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Знайти → у полі Знайти набрати ключове слово, за яким можна знайти завдання → натиснути кнопку Знайти → натиснути кнопку Скидання → закрити панель Пошук у папці Завдання.


82 Редагування Завдання. Для редагування завдання у списку двічі натиснути позначку відповідного Завдання та змінити усі параметри, які цього потребують. Завдання параметрів сповіщення для нових завдань. Для цього виконати такі дії: відкрити пункт меню Сервіс → Параметри → вкладка Додатково → Додаткові параметри → Додаткові Завдання. Встановити прапорець Установити сповіщення про терміни. Натиснути OK тричі, щоб закрити всі діалогові вікна. Позначення Завдання як завершеного. Для цього у списку завдань натиснути правою кнопкою миші позначку Завдання → у контекстному меню вибрати пункт Позначити як завершене. Вилучення Завдання. Для вилучення завдання у списку Завдання виділити відповідне Завдання та виконати команду Вилучити. Знаходження вилученого Завдання. Для цього відкрити пункт меню Вид та виконати команду Список папок. На панелі Outlook виконати (при необхідності) прокручування значків і натиснути значок Вилучені. Виділити шукане завдання та перетягнути його в папку Завдання у Список папок. Створення зустрічі із Завдання. У списку завдань виділити відповідне Завдання та перетягнути його в папку Календар. У формі Зустріч заповнити поля Початок і Кінець, на стандартній панелі інструментів форми Зустріч виконати команду Зберегти і закрити. Використання завдань у середовищі робочої групи Якщо програма Outlook використовується в середовищі групи, доручення завдань допоможе у відстеженні роботи кожного працівника. Для доручення Завдання потрібно не менш двох осіб: один відправляє доручення, а інший відповідає за нього. Відправляючи доручення Завдання, користувач передає завдання іншому. Можна змінити копію Завдання у своєму списку завдань, одержувати звіти про стан Завдання, але не можна змінити термін закінчення Завдання. Керівник Завдання, яке доручається іншим, при внесенні змін до нього, повинен знати, що зміни автоматично вносяться й у списки завдань тих, кому буде доручено Завдання. Коли завдання виконується, звіти про його стан автоматично відправляються тим особам, яким воно було доручено. Це значить, що програма Outlook стежить за тим, хто є керівником Завдання та за всіма його модифікаціями. Коли керівник редагує Завдання, Outlook поновлює всі копії в списках завдань тих, кому вони доручаються. Створити нове доручення для Завдання можна, виконуючи наступні дії:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Відкрити пункт меню Файл → Створити → Доручення. У полі Кому набрати ім'я особи, яка має одержати доручення. У полі Тема увести ім'я Завдання. Вибрати значення для Термін і Стан, вибрати потрібні параметри. Якщо це завдання таке, яке повторюється – натиснути кнопку Повторення, встановити параметри → ОК. В області коментарю ввести інформацію про завдання, після чого натиснути кнопку Відправити.


83 Іноді може виникнути ситуація, що доручення відхиляється клієнтом, (співробітником). В такому разі його можна перепризначити іншому клієнту (співробітнику). Для цього:

1. 2. 3. 4.

На панелі Outlook відкрити папку Вхідні. Двічі натиснути повідомлення електронної пошти з дорученням. Відкрити папку Завдання → на стандартній панелі інструментів виконати команду Назначить завдання. У полі Кому набрати ім'я нового співробітника, якому доручається завдання.

5.

Виконати встановлення або зняття потрібних прапорців і натиснути кнопку Відправити. Можна також створити копію Завдання без доручення та доручити її. Для цього виконати послідовність команд:

1. 2.

У списку завдань двічі натиснути Завдання, які потрібно скопіювати, натиснути на вкладку Подробиці. У вікні вкладки Подробиці виконати команду Створити копію без доручення. Натиснути кнопку ОК.

3.

У новій копії відкрити папку Завдання та на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Призначити завдання. 4. У полі Кому набрати ім'я нового співробітника, якому доручається завдання, натиснути кнопку Відправити. Для перегляду відповідей на доручення у вікні папки Вхідні двічі натиснути курсором миші повідомлення з відповіддю на доручення. Використання засобів Категорії Для систематизації та швидкого пошуку завдань можна використовувати Головний список категорій або додавати в нього свої власні категорії. Для включення нового Завдання до однієї з категорій (простежте за тим, щоб в області читання був представлений список Завдання) необхідно: 1. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити завдання та натиснути Категорії.

2. 3.

4.

Для додавання нової категорії до Головного списку категорій натиснути кнопку Головний список категорій. У полі Нова категорія увести ім'я категорії та натиснути Додати → ОК.

У діалоговому вікні Категорії встановити прапорець для нової категорії → ОК. 5. Заповнити форму Завдання, на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Зберегти та закрити. Для додавання категорії і включення до неї Завдання (простежити за тим, щоб в області читання був представлений список завдань) необхідно: 1. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Організувати та вибрати піктограму За категоріями. 2. У полі Створити нову категорію з ім'ям ввести ім'я нової категорії → Створити. 3. У списку завдань виділити Завдання, які необхідно віднести до цієї категорії, натиснути кнопку Додати.


84 4.

У вікні Настроювання папки Завдання натиснути кнопку Закрити (Рис.9.7).

Рис. 9.7. Вікно організації Завдань За категоріями  Практичне завдання 1.

Створіть разове Завдання: “Зателефонувати Сидорову Н.Н.”. Призначте його призначте на 19.03.2006р. 2. Створіть деталізоване Завдання, яке повторюється: “Визначити скільки заявок поступило на участь в семінарі”. 3. Призначте дату 02.03.2006 як початок Завдання. 4. Призначте дату 02.06.2006 як кінець Завдання. 5. Призначте важливість як високу. 6. Призначте себе відповідальним. 7. Вкажіть тему “Семінар”. 8. Створіть Завдання, яке повторюється, виходячи з дати завершення: Фінансовий звіт фірми по закінченні кварталу. 9. Створіть Завдання з отриманого раніше повідомлення електронної пошти. 10. Додайте категорію “Співробітники” та включіть в неї створене раніше деталізоване завдання.

11. Вкажіть автоматичне відслідковування виконання Завдань. 12. Створіть три завдання (одне разове та два повторювані). 13. Самостійно дослідіть та виконайте друк списку завдань (кожен студент обирає свої, оригінальні параметри). 14. Відкрийте створене Завдання, яке повторюється, оберіть стиль Нотатка, встановіть параметри сторінки, вставте колонтитули та роздрукуйте. Запитання для самоперевірки 1.

Що таке Завдання?


85 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Які Завдання можуть бути? Як можна переглянути список завдань? За допомогою яких засобів програми Outlook можна виконати створення разового Завдання? Що таке завдання, яке повторюється? Як часто може виконуватися Завдання, яке повторюється? Що необхідно виконати для зміни разового Завдання на Завдання, яке повторюється? За допомогою яких дій можна створити Завдання, яке повторюється, виходячи з дати завершення? Як можна створити Завдання з повідомлення електронної пошти? За допомогою яких засобів можна знайти Завдання? Що означає відредагувати Завдання? За допомогою яких засобів можна установити сповіщення для Завдання? Як видалити Завдання? Що означає: створити нове доручення по Завдання? Чи можна перепризначити доручення іншому клієнту? Для чого застосовується Головний список категорій? Практична робота 10 Тема: Основи календарного планування Мета роботи: Навчитися виконувати переміщення по календарю, відкривати та виконувати перегляд записів календаря, додавати пам'ятки до календаря

Теоретичні відомості З застосуванням засобу Календар програма Outlook допомагає стежити за розкладом усіх подій. Використовуючи можливості цього засобу можна відразу бачити розклад робочого дня, тижня або місяця; виводити інформацію в зручному виді; виконувати пошук пам'яток; упорядковувати їх і створювати календар. Основні засоби, які використовуються в роботі з Календарем: • переміщення по Календарю; • відкриття та перегляд запису Календаря; • додавання пам'ятки із Календаря; • вилучення записів Календаря; • форматування та друк копій розкладу; • створення пам'ятки з повідомлення електронної пошти. Переміщення в Календарі На панелі Outlook натиснути папку Календар. При відкритті календаря на екрані відкривається вікно Розкладу, Календарик і Область читання (Рис.10.1) Вікно папки Календар розділене на півгодинні інтервали. Розклад підсвічений з 9:00 до 17:00, але можна вводити в нього пам'ятки і для іншого часу доби. Можна також налаштувати розклад таким чином, щоб на екран виводився відразу цілий тиждень або місяць. Для цього необхідно виконати пряме й зворотне прокручування розкладу по днях, використовуючи клавіші → та ← на клавіатурі.


86 Невеликий календар на один місяць у верхньому правому куті вікна перегляду інформації називається Навігатором дат, або Календариком. Замість прокручування календаря день за днем для переходу на визначену дату рекомендується використовувати календарик (навігатор дат). Переміщенням лівої границі календарика уліво або вправо, виконується перемикання між одно- і двомісячним календариками. Натискуючи мишею праву або ліву стрілку у рядку назви місяця, можна знайти потрібний місяць. Після натиснення мишею на визначеній даті календарика, розклад на цю дату з'являється у вікні. Виконуючи перехід в календарику до дати потрібного місяця, можна відразу побачити, чи заплановано щось на вибраний день. Якщо дата виділена напівжирним шрифтом, це означає, що тут заплановано хоча б одну подію. Під календариком знаходиться Панель Завдань, на якій можна швидко переглянути Завдання, що входять у поточний список. У тих випадках, коли необхідно запланувати зустрічі задовго наперед, потрібно виконати перехід до визначеної дати: 1. У вікні календарика двічі натиснути на правій стрілці прокручування, щоб переміститися вперед на кілька місяців. 2. Натиснути будь-яку дату. Сторінка розкладу для цієї дати відкриється у вікні розкладу. Можна також внести в розклад подію, яка має відбутися не в поточному році, а, наприклад, через рік. Для цього виконати дії:

1. 2.

Відкрити пункт меню Вид → Перейти → Перейти до дати → у полі Дата набрати або вибрати призначену дату → ОК. У вікні розкладу та у календарику відкриється день тижня, назва місяця, число й рік призначеної події. Використання стандартних виразів для встановлення дати і часу Команда Перехід до дати дозволяє вводити стандартні вирази та скорочення для конкретної дати і часу, а потім перетворити їх у числовий формат дати. Приведемо приклади фраз, які можна вводити в діалоговому вікні Перехід до дати, а також в інших полях, призначених для введення дати в програмі Outlook: “перше жовтня”; “з п'ятниці по середу”; “через три тижні”; “липень двадцять третє”; “субота, яка буде”; “полудень наступної п'ятниці”; “через тиждень”; “шість місяців назад”; “через десять днів”; “тиждень, який закінчується”; “ наступної суботи”; “у цю п'ятницю”; “завтра”; “до шостого липня” і “вчора”.


87

область читання

Рис. 10.1. Вікно форми Календар Прикладами виразів, які можна ввести в полі часу, можуть бути: “вісім ранку”, “північ”, “полудень”. Програма Outlook інтерпретує звичайні вирази, відштовхуючись від сьогоднішньої дати. Це означає, що, якщо вводиться вираз «ця середа», у календарі Outlook відбувається перехід на середу поточного тижня; а якщо ввести вираз «наступна середа», у календарі відбудеться перехід на середу наступного тижня. У поданій нижче вправі показано, як перевірити, чи заплановано на 4 травня 2006 року якусь подію та додати ще одну пам'ятку на цю дату. Для цього: 1. У календарику натиснути мишею на правій стрілці, поки не відкриється: травень 2007. У календарику буде подано травень 2007 року, у якому 4-е число буде виділене сірим кольором. 2. Натиснути на даті «4-е травня». У календарі відкриється пам'ятка, якщо вона є. 3. Двічі натиснути пам'ятку. На екрані відкриється її форма.

4. 5. 6. 7.

Виділити текст у полі Тема та набрати текст нової пам'ятки. Натиснути кнопку Зберегти і закрити. Відкриється попереджуюче діалогове вікно. Для підтвердження змін натиснути кнопку Так. У розкладі відкриється нова пам'ятка.


88 Редагування розкладу Для реального розподілу робочого часу, менеджеру завжди необхідно спиратися на свій розклад, знати про обов'язки. За допомогою електронного календаря можна достатньо швидко переглянути свої майбутні справи та відредагувати їх. Робота з електронним розкладом так само проста, як і ведення настільного календаря. У календар можна додати нову пам'ятку та видалити непотрібну. Програма Outlook також надає можливість в папці Календар створити повідомлення, призначити зустріч, додати контакт, виконати запис у щоденнику та інше. Для цього можна використовувати контекстне меню як показано на рис.10.2 або відповідні команди пункту меню Файл → Створити. В залежності від вказаного завдання відкриється вікно форми того елементу чи тієї папки, для якої є характерним заплановане завдання. Додавання пам'ятки до Календаря Для додавання пам’ятки до календаря на стандартній панелі необхідно натиснути кнопку Сьогодні. На екрані відкриється розклад на поточний день, натиснути на клавішу <→>, щоб виконати прокручування до розкладу наступного дня, а потім натиснути на часовому інтервалі, наприклад 12°°. Часовий інтервал 12°° буде поданий на екрані. Набрати у цьому полі текст пам'ятки і натиснути на клавішу Enter. При введенні тексту поле стає білим, по периметру поля з'являється синя рамка. Для вилучення пам’ятки необхідно відкрити календар і перейти в розкладі на дату, на яку показано призначене завдання та натиснути на пам'ятці для її виділення. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Вилучити. Запис буде вилучено з календаря. Роздруковування копії розкладу Щоб не пропустити важливі зустрічі, менеджеру необхідно увесь час слідкувати за розкладом. Для цього можна носити із собою його друковану копію. Програма Outlook дозволяє виводити розклад на друк із використанням різноманітних форматів. Варіанти, представлені в діалоговому вікні Друк, надають можливість обрати: • спосіб друкування розкладу поточного дня – на одній або на двох сторінках; • включення запису із списку завдань в область для нотаток • кількість годин поточного дня, які необхідно включити до друку; • шрифти, які необхідно використовувати для друку; • додавання верхнього та нижнього колонтитулів; • додавання дати роздрукування на кожній сторінці; • роздрукування даних про ті дні, коли зроблені записи; • друкування з нової сторінки даних щодня, щотижня чи кожен місяць. Вибір форми роздрукування розкладу Для роздрукування розкладу:

1. 2.

На панелі Outlook відкрити папку Календар. Відкрити пункт меню Вид та виконати наступні дії: Перейти → Перейти до дати → набрати на клавіатурі або натиснути на спрямованій униз стрілці


89

3.

→ вибрати необхідну дату → натиснути кнопку ОК. Відкриється розклад на цей день. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Друк. Відкриється відповідне діалогове вікно, в якому у відповідних секціях установити формат та стиль роздрукування, параметри сторінки. Буде надруковано розклад відповідного дня у вибраній формі.

 Практичне завдання 1. 2. 3. 4.

Заплануйте розклад на 4.05.2007р. з кількох завдань, серед яких відмітьте збори, які відбудуться 4.05.2007р. о 14.00 год. Заплануйте діяльність фірми на кожен день робочого тижня з 4.03. – 9.03.2007р. Внесіть в розклад конференцію, що повинна відбутися не в поточному році, а через рік 02.01.2008р. Створіть пам'ятку про ділову зустріч 12.06.2007

Рис. 10.2. Вікно папки Календар із розкритим списком Створити 5. 6. 7.

Створіть пам'ятку про міжнародну наукову конференцію 20.10.2007 Створіть у щоденнику запис про телефонний дзвінок на фірму “Вибір” на середу 29.02.2007 о 10.00 год. Укажіть, що розмова повинна тривати 6 хвилин.


90 8.

Запишіть коротко текст розмови, або план, за яким потрібно провести розмову. 9. Роздрукуйте розклад на 4.05.2007р. на одній сторінці, включаючи день, тиждень та місяць на сторінці. 10. Роздрукуйте розклад на 29.02.2007 у вільній формі друку. Запитання для самоперевірки 1. 2.

Які засоби з’являються при відкритті календаря в області читання? Назвіть основні команди, які використовуються в роботі з календарем.

3.

Для чого використовується Календарик? За допомогою яких дій можна переглянути розклад на визначену дату? Як виконати перехід до визначеної дати? Які існують форми друкування розкладу? Як виконується переміщення по календарю? Що називається навігатором дат? Як можна виконувати прокручування місяців? Як можна переглянути розклад на визначеній даті календарика?

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. Для чого застосовується засіб календаря Перехід до дати? 12. 13. 14. 15.

Як виконати додавання пам'ятки в календар? Як виконати вилучення пам'ятки? За допомогою якого засобу можна роздрукувати копію розкладу? Як можна зробити вибір форми роздрукування розкладу? Практична робота 11 Тема: Управління файлами і захист файлів Мета роботи: Навчитись архівувати, експортувати та захищати файли повідомлень електронної пошти

Теоретичні відомості Менеджер компанії одержує багато повідомлень електронної пошти, що приводить до нагромадження в папці Вхідні великої кількості старих повідомлень, які утрудняють пошук нових. Для їх більш компактного збереження рекомендується застосовувати засоби архівації. Застарілі повідомлення краще архівувати, а пізніше, коли вони будуть потрібні, розкрити їх. Менеджер може керувати вмістом будь-яких папок Outlook, архівуючи вказані (обрані) записи таким чином, щоб вони були доступні для подальшого використання, але не займали багато місця в поточних папках. Архівація файлів вручну або автоматично Архівація – це спосіб збереження даних в стислому вигляді. Архівація дозволяє уникнути зайвого скупчення застарілих даних, коли користувач працює з більш свіжою інформацією. Але, на відміну від експорту, при архівації дані папок програми Outlook дійсно видаляються та зберігаються у виді архівного файлу. В Outlook можна архівувати будь-які елементи, за винятком елементів папки Контакти. Для швидкого пошуку в подальшому при архівації дані зберігаються на жорсткому диску користувача в папці з тим же ім'ям та, при наявності підпапок організуються в тих же підпапках, що й у Outlook. При


91 необхідності використання архівованих даних, шляхом зворотного імпорту в Outlook вони легко вилучаються з архіву. Елементи Outlook можна архівувати вручну або автоматично. Засобами ручної архівації можна архівувати дані за мірою необхідності, у той час як автоархівація дозволяє систематично використовувати засоби їх автоматичної архівації. Для деяких елементів Outlook автоархівація враховує прийняті за замовчанням періоди старіння, які механічно активізуються в процесі інсталяції програми Outlook. Наприклад, елементи папки Календар мають за замовчанням період старіння шість місяців. Це означає, що якщо користувач не змінить прийняті за замовчанням установки, то елементи папки Календар і підпапки, які зберігаються більш шести місяців, будуть автоматично заархівовані (у випадку активізації команди Автоархівація). Далі приводяться прийняті за замовчанням періоди для даних папок програми Outlook. 1.

• • • • • •

2.

• • • •

Автоархівація для папок з періодом старіння за замовчанням: Вмикається при встановленні для папок: Календар – шість місяців; Вилучені – два місяці; Щоденник – шість місяців; Надіслані – два місяці; Завдання – шість місяців; Вхідні – шість місяців. Відключається при установці для папок: Чернетки – три місяці; Небажані листи – три місяці; Нотатки – три місяці;

Вихідні – три місяці; Не вмикається Контакти – Немає. Окрім того, програма Outlook містить засоби настроювання параметрів архівації, які мають відповідати вимогам користувача. Можна встановити: • Частоту запитів автоархівації даних папок. Наприклад, встановити автоархівацію на щоденній, щотижневій, щомісячній основі або з іншим тимчасовим інтервалом у залежності від швидкості нагромадження або старіння елементів. 3. •

Період старіння та інші параметри, застосовувані до архівації даних окремих папок. Наприклад, вказати, що прийнятий за замовчуванням для папки Вхідні шестимісячний період старіння занадто великий, оскільки за цей період накопичується дуже багато давніх повідомлень, чим ускладнюється пошук


92 нових. У цьому випадку можна скоротити прийнятий за замовчуванням період старіння до двох або трьох місяців. Включення для окремих даних папок. Наприклад, можна вказати, щоб елементи, які позначені визначеною темою або пов’язані з іменем обраної контактної особи взагалі не були заархівовані.

Архівація папки вручну Архівація папки вручну виконується при використанні наступних засобів:

1. 2. 3. 4.

У Список папок натиснути на папці, яку потрібно архівувати. Відкрити пункт меню Файл → Архівувати. У діалоговому вікні Архівація встановити параметри та частоту архівації.

У списку, який розкривається вибрати Архівувати елементи, створені до → вказати дату. 5. Вибрати або ввести ім'я папки для архівації → ОК. (Рис.11.1) При виконанні автоматичної архівації можна визначити властивості автоархівації для програми Outlook або окремої папки:

1.

Відкрити пункт меню Сервіс → Параметри → відкрити вкладку Додатково.

2.

У секції Автоархівація виконати команду Автоархівація. B діалоговому вікні Автоархівація вибрати частоту архівації й інші потрібні параметри. У полі Файл архіву за замовчанням увести ім'я архівного файлу → ОК (Рис.11.2).

3. 4.


93

Рис.11.1. Засоби архівації елементів вручну


94

Рис.11.2. Автоархівація елементів Outlook Вказати властивості автоархівації для визначеної папки Outlook можна в цьому ж вікні : 1. У полі Вилучати елементи старші вказати термін старіння.

2. 3.

Простежити за тим, щоб був обраний варіант Переміщати старі елементи в папку), та, якщо потрібно, помістити точку введення в це поле, де виконати прокручування в кінець поля та виділити слово archive і замінити його ім'ям потрібної папки. Натиснути кнопку ОК. Для вказівки інших параметрів архівації клацнути правою клавішею миші необхідну папку → Властивості → вкладка Автоархівація.

Зауваження Якщо автоархівацію необхідно виконувати відразу після встановлення параметрів автоархівації, то на панелі завдань Windows натиснути кнопку Пуск та виконати → Завершення роботи → Перезавантажити комп'ютер. Відновлення заархівованої папки


95 Область (папку), вміст якої було заархівовано при необхідності можна відновити й помістити в одну з областей (папок) Outlook. Для відновлення даних папки виконати:

1.

У списку папок натиснути правою кнопкою миші папку Outlook сьогодні (Особисті папки).

2. 3.

У контекстному меню натиснути пункт Створити папку.

4.

5. 6. 7. 8.

У діалоговому вікні Нова увести ім'я нової папки → ОК. У списку папок виділити нову папку. Відкрити пункт меню Файл → вибрати команду Імпорт і експорт. У діалоговому вікні Майстер імпорту й експорту вибрати варіант Імпорт з іншої програми чи файлу → Далі. У діалоговому вікні Імпорт файлу виконати прокручування та вибрати варіант Файл особистих папок → Далі. У секції Імпортувати з файлу виконати: Вигляд → натиснути потрібний файл → Відкрити → Далі → Готово.

Експортування папок елементів програми Outlook в інші папки Експорт дозволяє переміщати копію якої-небудь папки програми Outlook та її вмісту в інше місце, зберігаючи при цьому вихідну папку та її вміст у Outlook. Одним із засобів експорту папки є файл особистих папок з розширенням PST, який розміщується після імені файлу. Подібно звичайній папці робочого столу файл особистих папок містить один або кілька елементів, збережених в одному файлі. У програмі Outlook файли особистих папок користувача використовуються для збереження записів з папок Outlook. Надалі PST-файли можна архівувати або експортувати для інших цілей. Наприклад, створити резервну копію папки Outlook на випадок аварії системи або для використання на ПК. У цьому випадку необхідно експортувати особисту папку як файл особистих папок для його подальшого імпортування назад у програму Outlook. Можна також використовувати вміст будь-якої папки програми Outlook в іншій програмі. У цьому випадку слід експортувати папку безпосередньо в іншу програму, а не в PST-файл, оскільки користувачу не буде потрібно імпортувати її назад у програму Outlook. Для експорту файлів виконати: 1. У списку папок натиснути папку, яку потрібно експортувати.

2. 3.

Відкрити пункт меню Файл → Майстер імпорту й експорту. Виконати такі команди: у діалоговому вікні Майстер імпорту й експорту → Експорт у файл → Далі.

4.

У діалоговому вікні Експорт у файл вибрати Значення, розділені комами → Далі.

5.

У полі Експортувати з папки простежити за тим, щоб була обрана потрібна папка, натиснути кнопку Далі.


96 6.

У полі Зберегти експортований файл як: простежити за тим, щоб був обраний потрібний шлях доступу. Натиснути на кнопку Готово → ОК.

7. 8.

У меню Вставка відповідного додатка натиснути пункт Файл.

9.

У діалоговому вікні Вставка файлу відкрити папку та знайти файл, у який має виконуватися імпорт, натиснути на цей файл. Натиснути курсором миші кнопку Вставка.

Захист повідомлень електронної пошти При пересиланні листів з серверу на сервер в процесі доставки адресату повідомлення електронної пошти часто піддаються перехопленню хакерами та іншими особами, які зацікавлені в ознайомленні з інформацією, що вони містять. Використовуючи сучасні вбудовані засоби Outlook, менеджер може встановити безпеку електронної пошти через шифрування повідомлень та додавання до них електронного підпису. Шифрування має забезпечити прочитання повідомлень тальки адресатами, а цифровий підпис являється доказом того, що автором повідомлення є саме та особа, яка його відправила. Це особливо важливо в банківських операціях і операціях із кредитними картками. Для того, щоб використовувати одну з вказаних можливостей, на ПК повинен бути спеціальний цифровий ідентифікатор. Одержання та застосування цифрового підпису Для додавання до повідомлень цифрового підпису, необхідно отримати цифровий ідентифікатор (цифрове посвідчення). Такий ідентифікатор можна отримати в зовнішній організації, яка надає послуги по сертифікації, наприклад, VeriSign, Inc., GlobalSign та ін. Одержання цифрового підпису через Інтернет: відкрити пункт меню Сервіс та виконати такі дії: Параметри → Безпека → натиснути кнопку Одержати посвідчення та виконати інструкції для одержання цифрового посвідчення (Рис. 11.3). За умовчанням в браузері відкриється сторінка Центру підтримки Microsoft Office. Після клацання назви одного із провайдерів з наданого списку з’явиться попередження про те, що починається перегляд сторінок через безпечне з’єднання. Для підтвердження натиснути ОК. Для згоди на отримання цифрового підпису необхідно виконати інструкцію на Веб-сайті. Деякі організації, які надають сертифікати вказують суму, яку необхідно за це сплатити. Як правило, вона невелика, але є такі організації, які пропонують безкоштовні посвідчення чи надають посвідчення для безкоштовного пробного користування. На одному ПК може бути кілька цифрових посвідчень. У залежності від необхідності користувач може обирати, яке з них використовувати для того чи іншого повідомлення. Після виконання наступної низки команд, отриманий особистий цифровий підпис можна приєднати до всіх повідомлень: 1. В вікні програми Outlook відкрити пункт меню Сервіс та виконати такі дії: Параметри → Безпека. 2. Активізувати параметр Додавати цифровий підпис → натиснути Застосувати. Для зміни параметрів захисту натиснути кнопку Параметри → вибрати конфігурацію, сертифікати та ін. Вибраний цифровий підпис буде додаватися до всіх повідомлень, які надалі будуть створюватися та відправлятись.


97 Для додавання цифрового підпису до одного повідомлення електронної пошти: 1. Після підготовки тексту повідомлення натиснути кнопку Параметри на стандартній панелі інструментів та натиснути кнопку Параметри безпеки – відкриється вікно Властивості безпеки. 2. Встановити прапорець Додати цифровий підпис до вихідного повідомленню → Закрити (Рис. 11.4).

Рис. 11.3. Вікно вкладки Безпека


98

Рис. 11.4. Додавання цифрового підпису до повідомлення Повідомлення, які містять цифровий підпис, мають рядок стану Підписано, в якому відтворюється ім’я цифрового підпису а також позначка Підпис дійсний чи позначка Підпис недійсний. Недійсний підпис позначається ще й червоним підкресленням. Для забезпечення додаткового рівня безпеки рекомендується також застосовувати зони безпеки для контролю за тим, чи можуть в повідомленнях, які надходять та відправляються виконуватися сценарії (тобто список команд, який виконується без втручання користувача). З ціллю забезпечення прийнятного рівня безпеки Microsoft Internet Explorer використовує зони безпеки для розташування веб-сайтів за категоріями. При відвідуванні веб-сайту, можна вияснити, до якої зони він відноситься. Для цього досить проглянути праву частину рядка стану Internet Explorer. Існує чотири зони безпеки Internet (Інтернет), Local intranet (Локальна Інтрасеть), Trusted sites (Довірені сайти), Restricted sites (Заборонені сайти). Можна вказати один з чотирьох рівнів безпеки: високий, середній, нижче середнього, та низький для кожної зони безпеки. Microsoft Office 2003 містить засоби керування правами доступу до даних – Information Rights Management (Керування правами на інформацію), які призначені для контролю за тим, хто може читати повідомлення та які дії з ними можуть виконувати адресати. Їх застосування надасть змогу запобігти несанкціонованому пересиланню, зміні та копіюванню конфіденційних документів і повідомлень електронної пошти. Для пересилання повідомлення з обмеженим дозволом виконати: відкрити форму повідомлення → на стандартній панелі натиснути кнопку Дозвіл.


99 Шифрування повідомлень електронної пошти Другий спосіб встановлення захисту повідомлення – шифрування повідомлення – перетворення в кодовану форму, для гарантування того, що текст повідомлення буде прочитано тільки цільовим адресатом. При надходженні до адресата повідомлення розшифровується автоматично. Але слід зауважити, що для відправлення шифрованого повідомлення обидві сторони – відправник і цільовий адресат повинні мати файл із цифровим посвідченням відправника. Також можна виконувати шифрування окремих повідомлень електронної пошти або налаштувати Outlook на шифрування всіх повідомлень, які відправляються. Для шифрування всіх повідомлень необхідно виконати процедуру: Сервіс → Параметри → Безпека → Зашифрувати вміст й вкладення для вихідних повідомлень → ОК. Для шифрування одного повідомлення електронної пошти необхідно:

1. 2. 3. 4.

5. 6.

В Області переходів натиснути на Вхідні. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Створити повідомлення. Створити повідомлення. На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повідомлення → Параметри. У діалоговому вікні встановити прапорець Зашифрувати вміст повідомлення й вкладення → ОК (див. рис. 11. 4). На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Повідомлення → Відправити.

Зауваження Якщо в користуванні є кілька сертифікатів підпису та/чи сертифікатів шифрування можна змінити чи обрати їх: Властивості безпеки (див. рис. 11. 4) кнопка Змінити параметри → Зміна настройки безпеки. Спільне використання елементів програми Outlook У своїх папках програми Outlook менеджер може розділяти з іншими користувачами інформацію. Спільне використання папки з іншою особою надає йому безпосередній доступ до обраної інформації. Це може сприяти більш ефективній взаємодії при роботі над проектом і навіть дозволить іншій особі діяти від імені власника папки, коли його немає на роботі або він зайнятий, наприклад, відповідаючи на повідомлення електронної пошти та запити про збори. При наданні доступу до папки Outlook іншому користувачу можна вибрати рівень доступу – від дозволу читати записи своєї папки до дозволу редагувати інформацію цієї папки чи створювати для власника папки нові записи. Існує три способи надання спільного доступу до інформації папки: • представник робочої групи одержує доступ до папок і дозвіл діяти від головного імені, – наприклад, відповідати на повідомлення електронної пошти, що надходять, і планувати збори, коли керівника немає на роботі. В усіх повідомленнях електронної пошти, відправлених цим представником,


100 указується його ім'я, потім спливає фраза “Відправлено від імені” та ім'я власника папки Outlook; • інформація папки дається для спільного використання своїм співробітникам, наприклад, для розділу інформації проекту між членами робочої проектної групи; • використання мережних папок для спільного використання інформації папок з іншими користувачами Outlook через мережу Internet, наприклад, для огляду роботи з колегою. Якщо робота виконується в середовищі робочої групи, то можна застосовувати всі три способи розділу інформації. Якщо ж робота відбувається тільки в середовищі Internet, можна застосовувати тільки третій метод, використовуючи мережні папки. • Надання прав доступу іншим особам: 1. Відкрити пункт меню Сервіс, вибрати команду Параметри та відкрити вкладку Представники. 2. Натиснути кнопку Додати, вибрати потрібне ім'я з глобального списку адрес та натиснути на Додати → ОК. 3. У діалоговому вікні Права доступу вибрати потрібний рівень доступу для кожної папки.

Приховування особистих записів від інших. Перш ніж надати співробітнику повноваження доступу до будь-якої папки, необхідно приховати особисті записи натиснувши праву кнопку миші папку Outlook сьогодні в списку папок. Після цього виконати таку послідовність команд:

1.

У списку папок та потім у контекстному меню натиснути курсором миші команду Створити папку. 2. Ввести ім'я нової папки – вона буде містити особисті нотатки, які необхідно сховати від представника. 3. Перетягти особисті записи з папки, яка дається для доступу, у нову папку. • Використання наступних засобів дозволить прочитати елементи папки як представник: 1. В Області переходів Outlook натиснути піктограму папки, доступ до якої бажано одержати.

2.

Виконати такі дії: відкрити пункт меню Файл → Відкрити → Папка іншого користувача) → Ім'я.

3.

У полі Джерело адрес простежити за тим, щоб був відкритий Глобальний список адрес, та натиснути ім’я особи, до папки якої бажано одержати доступ → ОК.

4.

У діалоговому вікні Відкриття папки іншого користувача простежити за тим, щоб папка, до якої необхідно одержати доступ, була представлена в полі Папка. Розгорнути вікно папки свого співробітника й в області читання двічі натиснути елемент, який слід прочитати. Відправлення повідомлення представником:

5. •

1.

На панелі Outlook натиснути піктограму Вхідні.


101 2. 3. 4.

Відкрити пункт меню Файл. Виконати такі команди: Відкрити → Папка іншого користувача → Ім'я. У діалоговому вікні Вибір імені натиснути контакт, від імені якого необхідно відправити повідомлення → ОК. 5. Розгорнути вікно папки Вхідні відповідного співробітника й в області читання двічі натиснути курсором миші елемент, для якого необхідно надіслати відповідь. • Надання доступу до поштової скриньки. Для надання доступу до поштової скриньки рекомендується у списку папок натиснути правою кнопкою миші папку Поштова скринька → Властивості для поштової скриньки → Дозвіл → Додати. Вибрати потрібне ім'я, натиснути кнопку Додати → ОК. У діалоговому вікні Поштова скринька у списку Ролі → вибрати рівень доступу, який призначається → ОК. • Використання папки разом зі співробітниками. Для цього необхідно в списку папок натиснути правою кнопкою миші потрібну папку. У контекстному меню натиснути пункт Властивості та розкрити вкладку Дозвіл. Натиснути кнопку Додати → вибрати ім'я співробітника, вибрати рівень доступу (роль) → ОК. • Скасування прав спільного доступу до папки для співробітника. Надані раніше співробітнику права доступу, при необхідності, завжди можна скасувати. Для цього у списку папок натиснути правою кнопкою миші папку Особисті папки, у контекстному меню натиснути на пункті Властивості особистих папок → відкрити вкладку Дозвіл → Видалити. • Вилучити папку (поштову скриньку), яка спільно використовується: у меню Сервіс натиснути на пункті Служби. У вікні вкладки Служби вибрати Microsoft Exchange Server, виконати такі команди: Властивості → вкладка Додатково → у секції Поштові скриньки натиснути ім’я поштової скриньки, яку хочете видалити. Натиснути кнопки Видалити → ОК → ОК.  Практичне завдання 1. 2.

Вручну виконайте архівування папки Чернетки. При виконанні автоматичної архівування папки Вихідні задайте наступні властивості автоархівування: кожні 10 днів, виконувати запит перед автоархівуванням. 3. Виконайте експорт папки Завдання у текстовий процесор Word. 4. Самостійно дослідіть вікно Параметри в закладці Безпека та поясніть призначення команди Створити. 5. Дослідіть команду Наваннястройки зони в вікні Безпека та поясніть її призначення. 6. Приховайте особисті записів від інших користувачів. 7. Надайте права доступу двом контактам з вашої адресної книги. 8. Створіть та відправте повідомлення з приєднаними даними від імені одного з контактів. 9. Створіть та відправте зашифроване повідомлення з приєднаними заархівованими даними папки Нотатки. 10. Створіть та відправте зашифроване повідомлення з приєднаними заархівованими даними папки Щоденник (за останній місяць). Додайте електронний та цифровий підпис.


102 11.

Виконайте експорт папки Вхідні.

Запитання для самоперевірки 1. Для чого застосовується архівація файлів? 2. Назвіть параметри архівації папок програми Outlook за замовчанням. 3. Як виконується архівація папки вручну? 4. Які можна визначити властивості автоархівації для програми Outlook? 5. Що таке експорт папок? 6. Для чого застосовується експорт папок? 7. Як виконується експортування однієї папки в іншу? 8. Які основні способи підвищення захищеності повідомлень електронної пошти вам відомі? 9. Як можна приєднати особистий цифровий підпис? 10. Скільки цифрових посвідчень може бути на одному ПК? 11. В якому рядку відображаються дані про цифровий підпис? 12. Яким чином можна вияснити недійсність цифрового підпису? 13. За допомогою яких засобів встановлюється додатковий рівень безпеки? 14. Які дії необхідно виконати, щоб адресат не міг переслати, скопіювати чи роздрукувати повідомлення? 15. Як зашифрувати повідомлення електронної пошти? 16. Які три способи надання спільного доступу до інформації папки вам відомі?

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ ЗАВЕРШЕНОСТІ НАВЧАННЯ Якщо Ви зможете самостійно, не звертаючись до тексту посібника, відповісти на ці запитання – можна вважати, що Ви теоретично підготовлені до використання Outlook у професійній діяльності. 1. Над якими засобами менеджер може здійснювати контроль з використанням програми Outlook? 2. З яких частин складається екран, який відкривається при запуску Outlook? 3. Яке призначення команди Настройка кнопок в області переходів? 4. Пояснити призначення папки Контакти. 5. Пояснити призначення папки Завдання. 6. Пояснити призначення папки Нотатки. 7. Пояснити призначення папки Календар. 8. Пояснити призначення папки Вилучені. 9. Пояснити призначення папки Вихідні. 10. Пояснити призначення папки Надіслані. 11. Пояснити призначення папки Щоденник. 12. Які дані представлено у вікні папки Outlook сьогодні? 13. Як виконується настроювання Outlook сьогодні? 14. Які особливості має будова панелей інструментів в програмі Outlook? 15. Які дії необхідно виконати для складання та пересилання повідомлення? 16. Як можна відправити копію будь-якому адресату таким чином, щоб інші не знали про це?


103 17. Що дозволяє використання поля Тема? 18. Які параметри можна встановити при створенні повідомлення? 19. Як можна приєднати документ при пересиланні повідомлень? 20. Як можна встановити категорію, яка відсутня в основному списку? 21. Які засоби Outlook дозволяють зберегти незакінчене та невідправлене повідомлення у вигляді чернетки? 22. Як знайти збережену чернетку повідомлення? 23. Як задати в програмі Outlook автоматичну перевірку орфографії? 24. Які принципи роботи з отриманим повідомленням електронної пошти використовуються в роботі? 25. Як сортуються повідомлення за замовчанням? 26. Як виконується переміщення повідомлень електронної пошти в визначену папку? 27. Як виконати пошук загубленого вхідного повідомлення електронної пошти? 28. Для чого використовується засіб оцінки – прапорець? 29. Як програма Outlook дозволяє позначити повідомлення як завершене? 30. За допомогою яких засобів повідомлення електронної пошти, що надсилає клієнт, будуть автоматично розміщуватися в вибрану папку? 31. Що таке засіб Адресна книга? 32. Як створити запис в адресній книзі? 33. Як занести інформацію про нових клієнтів в адресну книгу? 34. Як виконується створення Списків розсилки в адресній книзі? 35. Як додати новий контакт до списку розсилки? 36. Як вилучити контакт зі списку Контакти? 37. Як додати новий контакт до Списку розсилки без запису до списку контактів. 38. Як можна ввести в повідомлення адресу електронної пошти з адресної книги? 39. Скільки режимів перегляду адресних карток можна використовувати в Outlook? 40. За допомогою якого засобу можна виконати перегляд списку телефонів? 41. Як виконати сортування списку контактів? 42. Які вам відомі способи друку контактів? 43. В яких випадках виникає необхідність приєднання файлу до повідомлення електронної пошти? 44. Як виконується включення в повідомлення гіперпосилання? 45. Які три варіанти форматування для повідомлень електронної пошти, що відправляються у Outlook, можна застосовувати? 46. Як додати електронний підпис до повідомлення? 47. Де у програмі Outlook є можливість установки параметрів для оцінки або маркірування повідомлень? 48. Як відправник повинен позначити повідомлення, щоб було зрозуміло, що воно є особистим? 49. Як можна установити рівень важливості повідомлення? 50. Що таке маршрутний файл? 51. Як створити маршрутний файл? 52. Який додаток використовується для створення маршрутного файлу? 53. Які способи перегляду повідомлень вам відомі? 54. Яким значком відзначаються повідомлення, що проглядаються в режимі Автоперегляд ?


104 55. За допомогою яких засобів Outlook можна вказати, щоб при надходженні нових повідомлень електронної пошти на екран виводилося сповіщення? 56. В яких випадках відбувається вилучення вкладень? 57. Як дати відповідь на повідомлення електронної пошти? 58. Як виконується збереження отриманих повідомлень? 59. Які способи перегляду повідомлень Вам відомі? 60. Як виконати збереження копії відправлених повідомлень? 61. Назвіть основні команди, які використовуються в роботі з календарем. 62. Для чого використовується Календарик? 63. Як виконати перехід до визначеної дати? 64. Які існують форми друкування розкладу? 65. Що називається навігатором дат? 66. Як можна переглянути розклад на визначеній даті календарика? 67. Для чого застосовується засіб календаря Перехід до дати? 68. Як виконати додавання пам'ятки в календар? 69. Як можна зробити вибір форми роздруковування розкладу? 70. Що таке Завдання? 71. Що таке Завдання, яке повторюється? 72. Як часто може виконуватися Завдання, що повторюється? 73. Що необхідно виконати для зміни Завдання на Завдання, що повторюється? 74. Як можна створити Завдання з повідомлення електронної пошти? 75. За допомогою яких засобів можна установити сповіщення для Завдання? 76. Що означає: створити нове доручення по Завдання? 77. Що таке Категорія? 78. Для чого застосовується Головний список категорій? 79. Для чого застосовується архівація файлів? 80. Які існують способи архівації? 81. Як виконується архівація папки вручну? 82. Як виконується експортування папки в іншу папку? 83. Які основні способи підвищення захищеності повідомлень електронної пошти вам відомі? 84. Як можна приєднати особистий цифровий підпис? 85. Чим відрізняється цифровий підпис від електронного? 86. Як зашифрувати повідомлення електронної пошти? 87. Поясніть призначення засобу Щоденник. 88. За допомогою яких засобів можна встановити автоматичне відслідковування дій в Щоденнику? 89. Які способи надання спільного доступу до інформації папки вам відомі? 90. Як можна надати доступ до поштової скриньки іншим користувачам?

ЗРАЗКИ ПРАКТИЧНИХ ЗАВДАНЬ Якщо Ви зможете самостійно, не звертаючись до тексту посібника, виконати ці завдання – можна вважати, що Ви готові до практичного використання Outlook у професійній діяльності. Варіант №1


105

1.

Встановіть в область переходів кнопки областей Пошта, Календар та Нотатки. 2. Виконайте пошук повідомлень за допомогою ключового слова “Конференція”. 3. Створити Список розсилки“Учасники семінару” з двадцяти контактів. 4. Створіть у Щоденнику запис про телефонний дзвінок на фірму “Вибір” на середу 29.02.2006 о 10.00 год. Укажіть тривалість розмови 6 хвилин. 5. При виконанні автоматичної архівації папки Вихідні вкажіть властивості: кожні 10 днів, виконувати запит перед автоархівацією. Варіант №2 1. Виконайте наступні налагодження вікна Outlook сьогодні: при запуску відкривати вікно Outlook сьогодні, зробити його сторінкою за замовчанням; у повідомленні відображати вміст папки Надіслані; відображати календар на три дні; відображати завдання на сьогодні; упорядкувати завдання спочатку за важливістю, потім за терміном виконання по наростанню. 2. Виконайте дії, за допомогою яких буде здійснюватись автоматична перевірка орфографії в тексті повідомлень, які будуть створюватись надалі. 3. Створіть правило для переміщення повідомлень електронної пошти в папки за назвами компаній. 4. Виконайте сортування списку контактів у режимі перегляду Адресні картки. 5. Роздрукуйте розклад на 4.05.2006р. на одній сторінці (стиль Таблиця, колонтитули включають ім’я автора, час та дату роздрукування). Варіант №3 1. Ознайомтесь з командами настроювання панелей інструментів та меню. Скиньте параметр Показувати підказки для кнопок. 2. Організуйте список отриманих повідомлень у зростаючому алфавітному порядку. 3. Створіть правило, за яким Повідомлення для дорослих при надходженні будуть переміщатися в папку Вилучені. 4. Складіть розклад на 4.05.2006р. з кількох завдань, серед яких відмітьте збори, які відбудуться 4.05.2006р. о 14.00 год. 5. Створіть завдання, яке повторюється, виходячи з дати завершення: фінансовий звіт фірми по закінченні року.


106 Карташова Любов Андріївна © Лапінський Віталій Васильович © Навчальний посібник "Використання програми Microsoft Outlook у діяльності офіс-менеджера"

Використання програми Microsoft Outlook у діяльності офіс-менеджера"  

http://leontyev.at.ua