Issuu on Google+

ОГЛАВЛЕНИЕ

О приложениях OpenOffice ........................................................................................................8 Часть I. Текстовый редактор Writer ....................................................................................13 Глава 1. Состав и настройка окна Writer .............................................................................14 Строка названия...............................................................................................................14 Строка меню ......................................................................................................................15 Панели инструментов ....................................................................................................19 Текстовое поле ..................................................................................................................27 Масштабирование и режимы просмотра.................................................................29 Параметры страницы .....................................................................................................31 Полосы прокрутки ..........................................................................................................36 Глава 2. Общие настройки Writer...........................................................................................39 Параметры безопасности OpenOffice.org ................................................................43 Глава 3. Создание, сохранение и открытие документа....................................................49 Создание документа .......................................................................................................50 Новое окно .........................................................................................................................53 Сохранение документа ..................................................................................................53 Версии документа ............................................................................................................59 Открытие документа ......................................................................................................60 Преобразование документов .......................................................................................63 Глава 4. Обработка текста документа....................................................................................72 Ввод текста.........................................................................................................................72 Способы выделения текста ..........................................................................................73 Отмена действий..............................................................................................................77 Навигация по документу ..............................................................................................78 Режим вставки и замены ...............................................................................................80 Разрывы строк, колонок, страниц и разделов........................................................81 Вырезание, копирование, вставка ..............................................................................83 Глава 5. Форматирование текста ............................................................................................86 Формат шрифта ...............................................................................................................86 Выбор шрифта ..................................................................................................................88 Размер шрифта .................................................................................................................90 Начертание шрифта ........................................................................................................92 Регистр шрифта................................................................................................................96

3


Оглавление

Формат абзаца ..................................................................................................................99 Буквица ............................................................................................................................ 106 Нумерация строк .......................................................................................................... 107 Формат табуляции ....................................................................................................... 109 Глава 6. Оформление текста .................................................................................................. 115 Списки .............................................................................................................................. 115 Маркированный список ............................................................................................. 120 Многоуровневый список............................................................................................ 122 Колонки ........................................................................................................................... 123 Рамки ................................................................................................................................ 126 Заливка............................................................................................................................. 127 Глава 7. Работа с таблицей ..................................................................................................... 131 Создание таблицы ........................................................................................................ 131 Ячейка таблицы............................................................................................................. 141 Строка таблицы ............................................................................................................. 142 Столбец таблицы .......................................................................................................... 146 Глава 8. Вставка объектов в документ ............................................................................... 150 Вставка графических объектов ................................................................................ 150 Вставка медиафайлов.................................................................................................. 156 Вставка диаграммы ...................................................................................................... 158 Вставка врезки ............................................................................................................... 160 Вставка примечания .................................................................................................... 163 Вставка специальных символов .............................................................................. 164 Вставка полей ................................................................................................................ 165 Вставка колонтитулов................................................................................................. 169 Вставка нумерации страниц ..................................................................................... 171 Вставка файла ................................................................................................................ 171 Вставка раздела ............................................................................................................. 172 Вставка нумерации строк .......................................................................................... 175 Вставка сносок ............................................................................................................... 177 Вставка закладок........................................................................................................... 180 Глава 9. Сервис документов................................................................................................... 182 Орфография и грамматика........................................................................................ 182 Автозамена ...................................................................................................................... 185 Тезаурус............................................................................................................................ 188 Автотекст ......................................................................................................................... 189 Завершение слов ........................................................................................................... 191 Язык документа ............................................................................................................. 193 Найти и заменить ......................................................................................................... 195 Навигатор ........................................................................................................................ 198 Глава 10. Печать документа ................................................................................................... 200 Предварительный просмотр ..................................................................................... 202 Печать документа ......................................................................................................... 204

4


Оглавление

Часть II. Электронные таблицы Calc ............................................................................... 207 Глава 1. Состав и настройка окна Calc............................................................................... 208 Общие настройки Calc ................................................................................................ 215 Создание, сохранение и открытие электронных таблиц ................................ 216 Глава 2. Работа с листами электронной таблицы .......................................................... 219 Заголовки столбцов и номера строк ...................................................................... 219 Защита данных .............................................................................................................. 229 Глава 3. Работа со столбцами и строками листа ............................................................. 232 Работа со строкой ......................................................................................................... 232 Высота строки ................................................................................................................ 233 Работа со столбцом ...................................................................................................... 237 Глава 4. Работа с ячейками .................................................................................................... 242 Выделение ячеек ........................................................................................................... 242 Перемещение по ячейкам .......................................................................................... 244 Ввод и форматирование данных в ячейках ......................................................... 249 Ввод чисел ....................................................................................................................... 252 Ввод текста...................................................................................................................... 253 Перенос данных............................................................................................................. 256 Имена ячеек .................................................................................................................... 258 Примечания .................................................................................................................... 262 Формат примечания .................................................................................................... 265 Глава 5. Форматирование ячеек ........................................................................................... 272 Числовой формат.......................................................................................................... 272 Процентный формат .................................................................................................... 274 Денежный формат ........................................................................................................ 275 Формат даты................................................................................................................... 275 Формат времени............................................................................................................ 278 Научный (экспоненциальный) формат ................................................................ 278 Дробный формат ........................................................................................................... 279 Текстовый формат ........................................................................................................ 279 Выравнивание текста в ячейке ................................................................................ 281 Перенос строк текста в ячейке ................................................................................. 282 Условный формат ячеек ............................................................................................. 283 Графическое форматирование ячеек ..................................................................... 285 Стили ячеек .................................................................................................................... 285 Глава 6. Работа с формулами и функциями..................................................................... 288 Операторы ....................................................................................................................... 288 Ссылки ............................................................................................................................. 290 Формулы ......................................................................................................................... 292 Массив .............................................................................................................................. 297 Константы массива ...................................................................................................... 300 Работа с функциями .................................................................................................... 301 Примеры операций с функциями ........................................................................... 303

5


Оглавление

Глава 7. Точность формул и пересчета............................................................................... 304 Нулевые значения ........................................................................................................ 304 Точность расчета ........................................................................................................... 305 Итерации ......................................................................................................................... 305 Зависимости ................................................................................................................... 306 Обзор ошибок в формулах ........................................................................................ 307 Сообщения об ошибках .............................................................................................. 308 Глава 8. Работа с данными ..................................................................................................... 310 Диапазон данных .......................................................................................................... 310 Сортировка данных диапазона ................................................................................ 311 Фильтрация данных .................................................................................................... 313 Промежуточные итоги ................................................................................................ 317 Совмещенные операции ............................................................................................. 319 Сводная таблица ........................................................................................................... 320 Консолидация данных ................................................................................................ 324 Структура данных ........................................................................................................ 326 Сценарии ......................................................................................................................... 326 Подбор параметра ......................................................................................................... 329 Поиск решения .............................................................................................................. 330 Глава 9. Работа с диаграммой................................................................................................ 332 Основные понятия диаграммы ................................................................................ 332 Основные типы диаграмм.......................................................................................... 333 Макет диаграммы ......................................................................................................... 339 Трехмерная диаграмма................................................................................................ 340 Глава 10. Печать таблиц .......................................................................................................... 343 Колонтитулы .................................................................................................................. 344 Предварительный просмотр ..................................................................................... 345 Параметры страниц...................................................................................................... 345 Часть III. Презентация Impress .......................................................................................... 351 Глава 1. Состав и настройка окна Impress ........................................................................ 352 Панель задач ................................................................................................................... 353 Режим рисования ......................................................................................................... 357 Сетка ................................................................................................................................. 359 Измерительные линейки ........................................................................................... 361 Строка состояния ......................................................................................................... 361 Глава 2. Создание, сохранение и открытие презентаций ............................................ 363 Сохранение и открытие презентаций .................................................................... 368 Глава 3. Создание собственной презентации .................................................................. 369 Работа со слайдами ...................................................................................................... 369 Создание и выбор фонового мастера слайдов .................................................... 371 Выбор макета страниц слайдов................................................................................ 375 Вставка на страницу слайда графических объектов, текстовых блоков и электронных таблиц ............................................................ 377

6


Оглавление

Текстовый блок.............................................................................................................. 382 Вставка электронной таблицы ................................................................................. 385 Применение эффектов к используемым в презентации графическим объектам................................................................................................ 388 Применение эффектов к слайдам ........................................................................... 392 Глава 4. Демонстрация презентации .................................................................................. 395 Сочетания клавиш для показа слайдов ................................................................ 399 Глава 5. Печать презентации ................................................................................................. 400 Режим тезисов ............................................................................................................... 401 Часть IV. Базы данных Base ................................................................................................ 403 Глава 1. Создание, открытие и сохранение базы данных ............................................ 404 Состав и настройка окна Base .................................................................................. 404 Строка состояния ......................................................................................................... 405 Глава 2. Работа с элементами базы данных ...................................................................... 410 Таблица............................................................................................................................. 410 Поиск записи .................................................................................................................. 418 Запрос ............................................................................................................................... 422 Связи ................................................................................................................................. 429 Формы .............................................................................................................................. 433 Отчеты .............................................................................................................................. 440 Часть V. Графический редактор Draw ............................................................................. 449 Глава 1. Состав и настройка окна приложения Draw ................................................... 450 Глава 2. Работа со страницей и слоями ............................................................................. 453 Сетка ................................................................................................................................. 454 Направляющие .............................................................................................................. 454 Привязка объектов ....................................................................................................... 456 Работа со слоями........................................................................................................... 459 Глава 3. Работа с векторными графическими объектами ........................................... 462 Общие инструкции по работе с графическими объектами ............................ 462 Поворот объекта............................................................................................................ 464 Инструкции по созданию определенных графических объектов................ 464 Дублирование объектов ............................................................................................. 469 Работа с текстом ............................................................................................................ 470 Форматирование текстового поля .......................................................................... 472 Графический заголовок .............................................................................................. 474 Глава 4. Работа с кривыми Безье ......................................................................................... 477 Изменение кривых Безье ........................................................................................... 480 Соединительные линии .............................................................................................. 486 Часть VI. Справка OpenOffice.org 3.0 ............................................................................. 489


О ПРИЛОЖЕНИЯХ OPENOFFICE

OpenOffice.org 3.0 — это свободный международный бесплатный набор офисных программ с открытым исходным кодом, работающий под различными операционными платформами, имеющий открытый API (набор функций определенного проекта, доступных для использования в сторонних проектах) и формат файлов, основанный на XML. Он полностью совместим с офисным пакетом Microsoft Office, что немаловажно при крупномасштабном переходе на новый офисный пакет. OpenOffice.org доступен в широком варианте языков (более 40), так как разработчики поощряют местные команды, производящие версии для различных языковых групп. OpenOffice.org является одновременно и программным продуктом, и объединением добровольцев, которые создают и поддерживают его. При этом каждый может свободно распространять OpenOffice.org благодаря лицензии Open Source. Подробнее о проекте OpenOffice.org и лицензировании Open Source можно прочитать на сайтах www.ru.openoffice.org и www.opensource.org. В данной книге будет рассмотрена работа с OpenOffice.org 3.0 в операционной системе Windows XP SP3. В состав OpenOffice.org входят следующие основные компоненты: • Writer — текстовый процессор, который позволяет экспортировать файлы в PDF, HTML, MS Office, StarOffice, XML и некоторые другие. Аналог Microsoft Word; • Calc — программа для работы с электронными таблицами. Аналог Microsoft Excel; • Impress — система презентаций. Аналог Microsoft PowerPoint; • Math — редактор формул; • Draw — графический редактор для векторного рисования; • Base — система создания баз данных. Аналог Microsoft Access. Перечислим основные преимущества OpenOffice.org перед другими офисными пакетами: • отсутствие лицензионной платы — OpenOffice.org свободен для любого использования и распространяется бесплатно. Дополнительную информацию относительно лицензирования можно получить по адресу: http://www.openoffice.org/license.html; 8


О приложениях OpenOffice

• открытые исходные тексты — в соответствии с лицензией Open Source можно распространять, копировать и изменять данное программное обеспечение; • межплатформенность — официально существуют сборки для следующих операционных систем и платформ: Microsoft Windows, GNU/Linux, Unix, Sun Solaris, MacOS; • обширная языковая поддержка — интерфейс OpenOffice.org доступен на более чем 40 языках. Кроме этого, для 70 языков имеются орфографические словари, словари переносов, тезауруса и диалектов. Присутствует поддержка сложного форматирования текста (CTL) и языков с направлением письма справа налево (RTL — например, хинди, иврит и арабский); • интеграция — компоненты OpenOffice.org надежно интегрированы. Все они совместно используют модуль проверки орфографии и многие другие инструменты; • модульность — параметры OpenOffice.org могут задаваться как на уровне одного приложения, так и на уровне одного документа; • совместимость файлов — в OpenOffice.org есть встроенная возможность экспорта в форматы PDF и Flash, а также поддержка открытия и сохранения файлов в форматах Microsoft Office, RTF, PDF, HTML, XML, WordPerfect, StarWriter и Lotus 123. Где можно приобрести OpenOffice.org Самый удобный способ — это скачать последнюю версию с сайта ru.openoffice.org (официальный сайт русского OpenOffice.org) или www.i-rs.ru (сайт компании «Инфра-Ресурс», где можно скачать сборку OpenOffice.org Professional). Размер файла — 130–140 Мб. В данной книге рассмотрена работа с приложениями Writer, Сalc, Impress, Base и Draw. Какие системные требования предъявляет OpenOffice.org Процессор с частотой от 600 МГц, оперативная память — 128 Мб, 300 Мб свободного места на жестком диске. Для более комфортной работы потребуется более производительный компьютер. Как установить OpenOffice.org 1. После скачивания установочного файла дважды щелкните по нему и дождитесь разархивирования (как правило, на рабочий стол). 2. После распаковки автоматически начнется процесс непосредственной установки из папки OpenOffice.org 3.0 Installation Files. 3. В окне приветствия Подготовка к установке OpenOffice.org 3.0 (рис. 1.1) щелкните по кнопке Далее. 9


О приложениях OpenOffice

4. В окне Мастер установки. Информация о пользователе (рис. 1.2) введите данные о пользователе и выберите права доступа: для всех пользователей компьютера или только для отдельного пользователя.

Рис. 1.1. Окно Подготовка к установке OpenOffice.org 3.0

Рис. 1.2. Окно Мастер установки. Информация о пользователе

10


О приложениях OpenOffice

5. В окне Мастер установки. Тип установки (рис. 1.3) выберите тип установки и щелкните по кнопке Далее.

Рис. 1.3. Окно Мастер установки. Тип установки



Рекомендуется выбрать тип Полная.

6. После установки программы перезагрузите компьютер.



Папку с разархивированным установочным пакетом можно при необходимости удалить после установки.

Как запустить OpenOffice.org В Windows XP OpenOffice.org можно запустить любым стандартным способом: через главное меню, ярлык на рабочем столе или на панели задач. Но необходимо учитывать, что при помощи ярлыка вы запустите общую оболочку программы, в окне которой (рис. 1.4) можно выбрать нужный тип создаваемого документа или открыть существующий файл любого типа данного пакета, используя кнопку Открыть документ. При помощи ярлыков Writer, Calc и т. д. можно сразу открывать необходимые приложения. Как удалить OpenOffice.org 3.0 В Windows XP OpenOffice.org можно беспроблемно удалить через Панель управления (Установка и удаление программ). 11


О приложениях OpenOffice

Рис. 1.4. Окно запуска OpenOffice.org 3.0


Часть I ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WRITER

Приложение OpenOffice.org Writer позволяет создавать текстовые документы практически любой сложности, содержащие графические объекты, таблицы и диаграммы. При этом для сложных вычислений или создания логических связей они могут иметь встроенную функцию расчета. На примере OpenOffice.org Writer будут рассмотрены основные настройки и возможности всего пакета OpenOffice.org.


Глава 1 СОСТАВ И НАСТРОЙКА ОКНА WRITER

На рис. 1.5 изображено окно программы Writer. Рассмотрим его состав последовательно сверху вниз.

Рис. 1.5. Окно приложения Writer

Строка названия Строка названия — полоса вверху стандартного окна в операционной системе Windows. На этой строке отображается название самой программы OpenOffice.org, а также имя текущего приложения (Writer) и открытого документа. Справа строки находятся три стандартные кнопки управления: Свернуть, Развернуть во весь экран (Восстановить) и Закрыть. За строку названия окно можно перемещать, если оно не развернуто во весь экран. 14


Текстовый редактор Writer

Строка меню Строка меню содержит девять стандартных меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Таблица, Сервис, Окно и Справка.



В различных приложениях число меню может меняться, но основной костяк остается неизменным.

Строку меню нельзя отключить и переместить. Состав и очередность расположения меню можно изменять. Назначение стандартных меню: • Файл — для команд, относящихся к текущему документу, открытию нового документа или закрытию приложения; • Правка — для команд редактирования содержимого текущего документа; • Вид — для команд управления отображением документа на экране; • Вставка — для команд вставки в документ новых элементов; • Формат — для команд форматирования разметки и содержимого документа; • Сервис — для команд проверки орфографии, работы с галереей художественных объектов, настройки меню и установки ссылок на программы; • Таблица — для команд вставки, изменения и удаления таблиц в текстовом документе; • Окно — для команд управления и отображения окон документов$ • Справка — для команд, которые запускают систему справки OpenOffice.org и управляют ею. Как создать новое меню Кроме стандартных меню на строку меню можно поместить и собственные меню с нужными командами. 1. В окне открытой программы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Меню щелкните по кнопке Создать (рис. 1.6). 4. В окне Создать меню (рис. 1.7) в графе Название меню наберите имя нового меню. 5. В поле Расположение выделите название созданного меню и кнопками Вверх и Вниз выберите его положение на строке.



Кнопкой Вверх меню сдвигается влево, а кнопкой Вниз — вправо.

6. Закройте окно кнопкой ОК. 15


Часть I

Рис. 1.6. Окно Настройка. Вкладка Меню. Кнопка Создать

Рис. 1.7. Окно Создать меню

Как наполнить новое меню командами 1. В окне открытой программы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 16


Текстовый редактор Writer

3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список Меню и выделите название созданного меню. 4. Щелкните по кнопке Добавить и в группе Категория окна Добавить команды (рис. 1.8) выберите тип добавляемых команд. 5. В группе Команды выберите команду и щелкните по кнопке Добавить.



Повторите процедуру необходимое число раз, пока не сформируете состав меню.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.8. Окно Добавить команды. Группа Категория

Как переименовать меню Переименовать можно только меню, созданные пользователем. 1. В окне открытой программы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список Меню и выделите название нужного меню. 4. Щелкните по кнопке Меню и выберите пункт Переименовать. 5. В окошке Переименовать меню (рис. 1.9) наберите новое название. 6. Закройте окошко кнопкой ОК. 17


Часть I

Рис. 1.9. Окошко Переименовать меню

Как удалить меню Удалить можно только меню, созданные пользователем. 1. В окне открытой программы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список Меню и выделите название нужного меню. 4. Щелкните по кнопке Меню и выберите пункт Удалить. Как добавить собственный пункт в состав команд меню В состав любого меню можно добавить пункты нужных команд. 1. В окне программы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список графы Меню и выберите название нужного меню. 4. Щелкните по кнопке Изменить и в списке команд выберите пункт Добавить подменю (рис. 1.10). 5. В окошке Добавить подменю введите название собственного меню. 6. Закройте окошко кнопкой ОК. Как переименовать пункт в составе команд меню Переименовать можно команду любого меню приложения. 1. В окне открытой программы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список графы Меню и выберите название нужного меню. 4. В поле Элементы выберите нужный пункт и щелкните по кнопке Изменить. 5. В списке команд выберите пункт Переименовать. 6. В окошке Переименовать меню наберите новое название. 7. Закройте окошко кнопкой ОК. Как удалить команду из меню 1. В окне открытой программы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 18


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.10. Окно Настройка. Пункт Добавить подменю

3. В окне Настройка на вкладке Меню раскройте список графы Меню и выберите название нужного меню. 4. В поле Элементы выберите нужный пункт и щелкните по кнопке Изменить. 5. В списке команд выберите пункт Удалить.

Панели инструментов Панель инструментов — это набор горизонтально расположенных кнопок, активирующих операции и действия по редактированию и форматированию документа. Как правило, Writer открывается c двумя панелями по умолчанию — Стандартная и Форматирование. Стандартная — основная панель инструментов во всех приложениях OpenOffice.org. Ее состав практически не изменятся. Форматирование — основная панель инструментов для форматирования текста и объектов в программе Writer. Она принимает свой вид в зави19


Часть I

симости от текущего положения курсора и выделенных областей. Поэтому эта панель иногда называется контекстной. Другие панели инструментов открываются автоматически в зависимости от контекста выполняемых действий. Например, если курсор ввода текста установить на любой строке списка, то автоматически откроется панель Маркеры и нумерация. Такое состояние панели инструментов называется контекстно-зависимым. У некоторых кнопок на панелях инструментов имеются небольшие черные треугольники, которые раскрывают дополнительные меню, панели примитивов и другие элементы. Панели примитивов — плавающие, они не могут быть прикреплены. Перемещаются эти панели перетаскиванием при нажатой левой кнопке мыши. Как самостоятельно открыть нужную панель инструментов 1. В окне программы откройте меню Вид. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Панели инструментов. 3. В раскрывшемся меню выберите название нужной панели инструментов (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Меню Вид. Список панелей инструментов

20


Текстовый редактор Writer

Как временно закрыть панель инструментов Данные способы закрытия не выводят панели инструментов из контекстно-зависимого состояния. Первый способ В окне открытой программы щелкните в строке заголовка плавающей панели инструментов по значку Закрыть. Второй способ 1. Откройте меню панели инструментов. 2. В списке команд выберите пункт Закрыть панель инструментов (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Меню панели инструментов. Пункт Закрыть панель инструментов

Как закрыть панель инструментов Данный способ закрытия выводит панели инструментов из контекстнозависимого состояния. 1. В окне открытой программы раскройте меню Вид. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Панели инструментов. 3. В раскрывшемся меню щелкните по названию активной панели, чтобы вывести ее из активного состояния. 21


Часть I

Как вернуть панели инструментов к контекстно-зависимому состоянию 1. В окне открытой программы раскройте меню Вид. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Панели инструментов. 3. В раскрывшемся меню щелкните по пункту Восстановить. Как сделать панель инструментов плавающей В окне открытого документа подведите курсор к границе в начале нужной панели (слева) и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите панель на страницу документа. Как прикрепить плавающую панель инструментов Первый способ В окне открытого документа подведите курсор к строке заголовка плавающей панели инструментов и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите панель к верхней части окна документа. Второй способ В окне открытого документа дважды щелкните по свободному месту строки заголовка плавающей панели инструментов. Как заблокировать панель инструментов Блокировкой панели инструментов можно предотвратить ее перемещение. 1. В окне открытого документа раскройте меню нужной панели инструментов (крайняя правая кнопка на каждой панели). 2. В списке команд выберите пункт Блокировать позицию панели инструментов. Как настроить отображение кнопок на панели инструментов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 3. В окне Настройка на вкладке Панели инструментов щелкните по кнопке Панель инструментов. 4. В списке выберите нужное отображение кнопок (рис. 1.13): • Значки; • Текст; • Значки и текст. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить всплывающие подсказки кнопок команд на ленте У большинства кнопок команд, расположенных на вкладках ленты, имеются всплывающие подсказки о назначении данной кнопки и сочетаниях клавиш. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 22


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.13. Окно Настройка. Вкладка Панели инструментов

2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Справка активируйте пункт Всплывающие подсказки и (при необходимости) Подробные всплывающие подсказки (рис. 1.14). 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как регулировать состав кнопок на панелях инструментов Состав панелей инструментов можно регулировать, добавляя или убирая кнопки различных операций. Первый способ 1. В окне открытого документа раскройте меню нужной панели инструментов (крайняя правая кнопка на каждой панели). 2. В списке команд наведите курсор на пункт Показать кнопки. 3. В раскрывшемся меню активируйте или отключите нужные кнопки (рис. 1.15). Второй способ 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Настройка. 23


Часть I

Рис. 1.14. Окно Параметры. Пункт Всплывающие подсказки

Рис. 1.15. Пункт Показать кнопки. Список кнопок панели инструментов

3. В окне Настройка на вкладке Панели инструментов откройте список графы Панели инструментов и выберите нужную панель. 4. Щелкните по кнопке Добавить. 24


Текстовый редактор Writer

5. В окне Добавить команды в группе Категории выберите тип команд, а в группе Команды — саму команду. 6. Щелкните по кнопке Добавить и закройте окно кнопкой ОК.



При необходимости переместите кнопку нужной команды по панели инструментов кнопками Вверх и Вниз.

Как настроить вид кнопок на панелях инструментов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Размеры и стиль значков (рис. 1.16) откройте первый список и выберите размер значков на панелях инструментов: маленькие, большие или автоматически.



При этом значение Автоматически соответствует размеру значков, установленному для операционной системы по умолчанию.

5. Откройте второй список и выберите тему значков.



По умолчанию использует набор значков, совместимый с операционной системой.

6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.16. Окно Параметры. Список размеров значков

25


Часть I

Измерительные линейки Измерительные линейки располагаются вверху (горизонтальная линейка) и слева (вертикальная линейка). Линейки показывают размеры страницы, а также расположение табуляции, отступов, границ и столбцов. Как отобразить линейки в окне документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Вид (рис. 1.17) активируйте пункты Линейка, Горизонтальная линейка и Вертикальная линейка.



Для размещения вертикальной линейки с правой стороны окна активируйте пункт С правой стороны.

5. Рекомендуется включить пункт Плавная прокрутка. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить единицы измерения линейки По умолчанию в русской версии программы Writer единицей измерения являются сантиметры. Первый способ 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужной линейке: горизонтальной или вертикальной. 2. В контекстном меню выберите необходимую единицу измерения (рис. 1.18).



Эти изменения буду действовать только в данном активном документе до выхода из программы Writer.

Рис. 1.17. Окно Параметры. Пункт Линейка

26


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.18. Список единиц измерения линейки

Второй способ 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Вид откройте списки Горизонтальная линейка и Вертикальная линейка и выберите нужные единицы измерения. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Данные настройки будут действовать для всех документов.

Текстовое поле В центре окна приложения Writer располагается текстовое поле (рабочая область), где происходит набор текста, а также размещение рисунков, таблиц и других объектов. По умолчанию используется текстовое поле в виде листа с книжной ориентацией размером А4. 27


Часть I

Как настроить отображение содержимого текстового поля С помощью данной настройки можно регулировать, что будет отображаться на текстовом поле документа. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Вид.

Рис. 1.19. Меню Вид. Типы разметки

4. В правой части окна в группе Показывать активируйте нужные пункты: • Изображения и внедренные объекты — для отображения на страницах документа изображений и объектов. При отключении данного пункта элементы скрываются, а вместо них отображаются пустые рамки; • Таблицы — для отображения таблиц; • Рисунки и элементы управления — для отображения рисунков и элементов управления, содержащихся в документе; 28


Текстовый редактор Writer

• Коды полей — для отображения имен полей вместо их содержимого; • Примечания — для отображения имеющихся примечаний. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить тип разметки страниц Разметка страниц позволят выбрать способ отображения содержимого документа. 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите нужный тип разметки (рис. 1.19): • Разметка страницы — для работы с текстовыми документами. Отображает документ таким, как он будет выглядеть при печати. Используется по умолчанию; • Режим веб-страницы — для отображения документа как в браузере.

Масштабирование и режимы просмотра При помощи этой функции можно изменять масштаб отображения документа OpenOffice.org. Текущий масштаб отображается как значение в процентах в строке состояния и помогает регулировать режим просмотра документов. Как задать масштаб отображения активного документа и всех документов подобного типа Первый способ 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Масштаб.

Рис. 1.20. Окно Масштабирование и режимы просмотра

3. В окне Масштабирование и режимы просмотра в группе Масштаб активируйте нужный пункт (рис. 1.20): 29


Часть I

• Оптимально — изменяет масштаб в зависимости от ширины текста в документе; • По ширине и высоте — отображает страницу документа на экране полностью; • По ширине — отображает страницу документа в полную ширину, при этом верхний или нижний края страницы могут быть невидимы; • 100 % — показывает страницу документа в фактическом виде; • Произвольно — отображает страницу документа согласно масштабу, задаваемому регулятором в процентах. 4. В группе Расположение при необходимости можно определить нужный режим просмотра: • Автоматически — для отображения нескольких страниц рядом (количество соответствует коэффициенту масштабирования); • Одна страница — для отображения страниц одна вслед другой; • Столбцы — для отображения страниц рядом в указанном регулятором количестве; • Режим книги — для отображения двух страниц рядом, как в открытой книге. Первая страница — это всегда правая страница с нечетным номером. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке нужного режима справа от строки состояния (рис. 1.21). Как быстро изменить масштаб страницы Первый способ В окне открытого документа измените масштаб страницы регулятором масштаба справа от строки состояния. Второй способ В окне открытого документа при нажатой клавише Ctrl прокрутите колесиком мыши. Движение к себе — для уменьшения масштаба, движение от себя — для увеличения. Третий способ 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по окошку масштаба справа от строки состояния. 2. В контекстном меню выберите значение нужного масштаба. Как задать вид страницы во весь экран 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Во весь экран. 30


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.21. Кнопки режима просмотра страниц



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+J.

3. Для возвращения к обычному режиму используйте то же сочетание клавиш или щелкните по кнопке Во весь экран.

Параметры страницы Параметры страницы включают размер бумаги, ориентацию страницы и поля. При этом все параметры определяются с помощью стилей страницы. По умолчанию в новом текстовом документе для всех страниц используется стиль страницы Обычный. Как задать ориентацию страниц документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Страница в группе Ориентация активируйте нужный пункт: Книжная или Альбомная (рис. 1.22). 4. Закройте окно кнопкой ОК. 31


Часть I

Рис. 1.22. Окно Стиль страницы: имя стиля. Группа Ориентация

Как задать формат и размер бумаги 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Страница в группе Формат бумаги раскройте список графы Формат и выберите стандартный формат бумаги. По умолчанию используется формат А4. 4. Для нестандартного формата бумаги регуляторами Ширина и Высота задайте нужные значения. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать фон страниц всего документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры раскройте список OpenOffice.org и выберите пункт Внешний вид. 4. В правой части окна в группе Настройка цветов раскройте список графы Фон документа и выберите нужный цвет (рис. 1.23).



По умолчанию используется цвет Автоматически, что соответствует белому цвету.

5. Закройте окно кнопкой ОК. 32


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.23. Окно Параметры. Список цветов пункта Фон документа

Как задать поля документа Поля страницы — это пространство, оставляемое между краем страницы и текстовым полем. 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Страница в группе Поля задайте нужные значения полей регуляторами Слева/Внутри, Справа/Снаружи, Снизу и Сверху.



Для стандартных служебных документов (писем, приказов и т. д.), как правило, используются следующие параметры полей: верхнее и нижнее — 1,7 см, левое — 2,5 см, правое — 1,5 см. Максимальные размеры полей: по 2 см, левое — 3 см.

4. При работе с двухсторонними документами рекомендуется перейти к зеркальным полям (чтобы левое и правое автоматически менялись местами на четных и нечетных станицах). Для этого в группе Настройка разметки раскройте список графы Разметка страницы и выберите пункт Зеркально. 5. Для отображения в окне программы только нечетных (правых) страниц выберите пункт Только справа. Четные страницы при этом будут отображаться в виде пустых страниц. 6. Для отображения только четных (левых) страниц выберите пункт Только слева. Нечетные страницы при этом будут показываться в виде пустых страниц. 7. Закройте окно кнопкой ОК. 33


Часть I

Как задать видимые границы текста Для лучшей ориентации на странице линии полей можно отобразить в виде условных непечатаемых линий. 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Границы текста. Как задать цвет полей 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Внешний вид. 4. В правой части окна в группе Настройка цветов раскройте список графы Границы текста и выберите нужный цвет.



По умолчанию используется цвет Автоматически, что соответствует серому цвету.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать отображение сетки на текстовом поле Сетка (в виде горизонтальных и вертикальных рядов точек) позволяет задавать точное положение различных объектов на странице. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Сетка. 4. В правой части окна активируйте пункт Отображать сетку (рис. 1.24).

Рис. 1.24. Окно Параметры. Пункт Отображать сетку

34


Текстовый редактор Writer

5. В группах Разрешение и Шаг сетки задайте при необходимости нужные параметры. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Непечатаемые символы Непечатаемые символы — это специальные служебные знаки разметки страницы (абзац, табуляция, пробел, разрыв и т. д.), которые помогают правильно ориентироваться в документе, видеть промахи набора и форматирования: лишние пробелы, табуляции, абзацы и т. п. Они отображаются только на экране монитора и не выводятся на печать вне зависимости от включения режима просмотра. Удаляются они, как и все остальные символы, клавишами Delete и Backspace. Символ абзаца (¶) — отмечает разделение абзацев. Содержит полную информацию о форматировании абзаца. Мягкий перенос — скрытый разделитель для переноса слов в местах, указанных самим пользователем с помощью сочетания клавиш Ctrl+дефис (-). Действует независимо от автоматической расстановки переносов. Символ пробела — отмечает пробелы в тексте в виде точки по осевой линии строки. Символ неразрывного пробела — отмечает в виде точки в сером поле неразрывный пробел, который не позволяет словам разделяться. Вводится пользователем с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Пробел. Символ табуляции — отмечает расположение табуляции в виде маленькой стрелки. Каждая стрелка соответствует одному нажатию клавиши Tab. Символ разрыва строки — отмечает расположение разрыва строки в виде угловой стрелки. Вводится с помощью сочетания клавиш Shift+Enter. Символ неразрывного дефиса — отмечает неразрывный дефис в виде минуса в сером поле. Вводится сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Клавиша минуса. Как быстро включить просмотр непечатаемых символов В окне открытого документа щелкните по кнопке Непечатаемые символы на панели Стандартная.



Отобразятся только символы, заданные в настройках.

Как настроить отображение непечатаемых символов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Знаки форматирования. 35


Часть I

4. В правой части окна в группе Отображать (рис. 1.25) активируйте нужные пункты: Знаки абзацев, Мягкие переносы и т. д. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.25. Окно Параметры. Группа Отображать

Полосы прокрутки Внизу и справа окна располагаются полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная соответственно), необходимые для плавного перемещения по пространству одной страницы, а также передвижения по документу и изменения вида документа. Как добавить или убрать полосы прокрутки 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Вид активируйте нужные пункты: Горизонтальная полоса прокрутки и Вертикальная полоса прокрутки. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Строка состояния Строка состояния — это служебная панель, которая располагается внизу окна программы. Она включает в себя (рис. 1.26): • поле номера страниц (1) — отображает общее число страниц в документе и номер текущей страницы. Щелкнув правой кнопкой мыши по данному полю, можно открыть список закладок 36


Текстовый редактор Writer

документа. Двойной щелчок левой кнопкой открывает окно Навигатор; поле стиля страницы (2) — отображает стиль текущей страницы. Щелкнув правой кнопкой мыши по данному полю, можно открыть список существующих стилей. Двойной щелчок левой кнопкой открывает окно Стиль страницы; поле отображения языка (3) — отображает язык выделенного текста. Щелкнув правой кнопкой мыши по данному полю, можно открыть список языков; поле режима вставки (4) — отображает текущий режим вставки. Щелчком левой кнопкой мыши переключается режим между ВСТ (режим вставки) и ЗАМ (режим замены); поле режима выделения (5) — отображает текущий режим выделения. Щелчком левой кнопкой мыши переключается режим между СТАНД (стандартный режим выделения), РАСШ (режим расширенного выделения), ДОБАВ (режим добавочного выделения), БЛК (режим выделения блока);

Рис. 1.26. Строка состояния

37


Часть I

• поле сохранения (6) — отображает состояние сохранения документа. Наличие звездочки говорит о том, что в документе не сохранны последние изменения; • поле цифровой подписи (7) — отображает цифровую подпись документа; • поле режима просмотра (8) — отображает текущий режим просмотра; • регулятор масштаба и поле масштаба (9) — отображает текущий масштаб. Как задать отображения строки состояния 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Строка состояния.


Глава 2 ОБЩИЕ НАСТРОЙКИ WRITER В этой главе речь пойдет о настройках программы, которые не связанны с определенными действиями по редактированию и форматированию текста, таблиц и графических объектов. Как внести в настройки программы свои личные данные Сведения о пользователе, внесенные в настройки программы, используются в шаблонах и мастерах OpenOffice.org. Например, данные Имя и Фамилия автоматически применяются для обозначения автора нового документа и отображаются в свойствах файла. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Сведения о пользователе. 4. В правой части окна введите нужные данные в соответствующие поля (рис. 1.27). 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.27. Окно Параметры. Сведения о пользователе

Как узнать свойства документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Свойства. 39


Часть I

3. В окне Свойства: имя документа (рис. 1.28) просмотрите нужные данные.

Рис. 1.28. Окно Свойства: имя документа

Как настроить всплывающие подсказки В активном режиме всплывающие подсказки автоматически появятся, если курсор попадет на значок панели инструментов, команды меню или поле примечания. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Справка активируйте пункт Всплывающие подсказки и Подробные всплывающие подсказки. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать автоматическую загрузку OpenOffice.org При включении компьютера можно настроить автоматическую загрузку OpenOffice.org. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Память. 40


Текстовый редактор Writer

4. В правой части окна активируйте пункт Загружать OpenOffice.org при запуске системы (рис. 1.29). 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.29. Окно Параметры. Пункт Загружать OpenOffice.org при запуске системы

Как настроить использование памяти OpenOffice.org 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Память. 4. В правой части окна при необходимости задайте: • регулятором Количество шагов — число возможных шагов отмены редактирования. При этом при большем значении требуется большее количество памяти, что не всегда возможно. По умолчанию используется значение 100; • регулятором Использовать для OpenOffice.org — количество выделяемой оперативной памяти для программы. Большее значение может ускорить работу OpenOffice.org. По умолчанию используется значение 20 Мб.



Остальные значения памяти рекомендуется использовать по умолчанию.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить шрифт интерфейса OpenOffice.org Изменить размер шрифта рекомендуется, если текст в справочных файлах и меню слишком мал или слишком велик. 41


Часть I

1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Пользовательский интерфейс задайте регулятором Масштаб размер шрифта для элементов интерфейса.



Результат изменения размеров шрифтов может зависеть от экранных шрифтов, доступных в системе.

5. Для использования системного шрифта (который задается по умолчанию в операционной системе) активируйте пункт Использовать системный шрифт для интерфейса. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить использование мыши в OpenOffice.org 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Мышь разверните список графы Позиционирование мыши и выберите способ установки курсора в открывающихся диалоговых окнах. По умолчанию используется вариант Без автоматического позиционирования. 5. В графе Средняя клавиша мыши можно назначить дополнительную функцию средней клавише (колесику). Например, вставка из буфера обмена. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить вид меню OpenOffice.org 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна активируйте пункт Показывать значки меню, что позволит отображать в списке команд имеющиеся кнопки. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить параметры языка OpenOffice.org 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Настройка языка и выберите пункт Языки. 42


Текстовый редактор Writer

4. В правой части окна в группе Язык (рис. 1.30) откройте списки Пользовательский интерфейс и Локальные настройки и выберите нужный язык. 5. В группе Языки документов по умолчанию откройте список Западные и выберите нужный язык. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.30. Окно Параметры. Группа Язык

Параметры безопасности OpenOffice.org Для полноценной и беспроблемной работы с документами OpenOffice.org рекомендуется отрегулировать параметры безопасности. Как настроить работу с макросами Макрос — это записанная последовательность действий, которая может быть повторена автоматически. Большинство макросов полезны, но макросы, созданные с вредительскими целями, представляют собой важную проблему безопасности, так как могут повлечь повреждение или уничтожение документа и даже всей системы. Для безопасности не включайте макросы из неизвестных источников. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Безопасность. 4. В правой части окна в группе Безопасность макросов щелкните по кнопке Безопасн. макросов (рис. 1.31). 43


Часть I

5. В окне Безопасность макросов (рис. 1.32) на вкладке Уровень безопасности рекомендуется активировать пункт Высокий. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.31. Окно Параметры. Кнопка Безопасн. макросов

Рис. 1.32. Окно Безопасность макросов. Пункт Высокий

Как настроить параметры предупреждения безопасности 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 44


Текстовый редактор Writer

3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Безопасность. 4. В правой части окна щелкните по кнопке Параметры. 5. В окне Параметры и предупреждения безопасности (рис. 1.33) активируйте следующие пункты: • при сохранении или отправке — отображает окно предупреждения при попытке сохранить или отправить документ, содержащий записанные изменения, версии или комментарии; • при печати — показывает окно предупреждения при попытке печати документа, содержащего записанные изменения или комментарии; • при подписи — отображает окно предупреждения при попытке подписи документа, содержащего записанные изменения, версии, поля, ссылки на другие источники или комментарии; • при экспорте в PDF — открывает диалоговое окно предупреждения при попытке экспорта документа в формат PDF, который отображает записанные в Writer изменения или комментарии; • удалять личную информацию при сохранении — постоянное автоматическое удаление сведений о пользователе из свойств файла; • рекомендовать сохранение с паролем — автоматическое сохранение документа с паролем; • Ctrl + щелчок необходим для перехода по гиперссылкам — открытие гиперссылок только с нажатой клавишей Ctrl. Неактивированный пункт позволяет открывать гиперссылки одним щелчком. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.33. Окно Параметры и предупреждения безопасности

45


Часть I

Как настроить параметры совместного использования документов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Безопасность. 4. В правой части окна при необходимости активируйте следующие пункты: • Открывать этот документ в режиме «только для чтения» — для автоматического открытия документа только в режиме «Только для чтения» (без возможности форматировать и редактировать сам документ); • Записывать изменения — для автоматической записи изменений, вносимых в документ.



Состояние записи можно защитить с помощью пароля, для введения которого необходимо щелкнуть по кнопке Установить пароль. Это позволит исключить запись изменений посторонними.

Как настроить параметры обновления программы Пакет программ OpenOffice.org — это развивающийся проект. Поэтому периодически выходят обновления и дополнения приложений. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Проверка обновлений. 4. В правой части окна активируйте пункты (рис. 1.34): • Проверять обновления автоматически — для периодической проверки обновлений; • Каждый день — для ежедневной проверки; • Каждую неделю — для еженедельной проверки; • Каждый месяц — для ежемесячной проверки. 5. Для незамедлительной проверки щелкните по кнопке Проверить сейчас (если, конечно, подключен Интернет). 6. Рекомендуется активировать пункт Загружать обновления автоматически. Это позволит автоматически загружать доступные файлы, обнаруженные при проверке обновлений, в указанную папку. 7. Щелкните по кнопке Изменить и в окне Выберите путь укажите жесткий диск и папку для размещения обновлений. 8. Закройте окно кнопкой ОК. 46


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.34. Окно Параметры. Параметры проверки обновления

Как настроить параметры подключения к Интернету Для проверки обновлений необходимо использовать подключение к Интернету. В этом случае рекомендуется настроить параметры использования прокси. Прокси — это компьютер, выступающий в роли буфера обмена при передаче данных. В нем накапливается вся информация, уже запрошенная другими пользователями, что позволяет быстрее передавать ее новым пользователям при повторном запросе. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Интернет и выберите пункт Прокси. 4. В правой части окна откройте список Прокси-сервер и выберите тип определения прокси-сервера (рис. 1.35): • Нет — для доступа к Интернету без прокси-сервера; • Системный — для доступа к Интернету с использованием системных параметров; • Вручную — для доступа к Интернету через самостоятельно указанные прокси-серверы. 5. При выборе параметра Вручную необходимо заполнить поля Прокси HTTP, HTTPS-прокси и Прокси FTP, а также соответствующие поля Порты.



Данные о прокси-серверах и портах можно получить у своего провайдера (поставщика интернет-услуг).

47


Часть I

Рис. 1.35. Окно Параметры. Параметры настройки прокси

6. При необходимости в поле Без прокси для введите через точку с запятой имена серверов, для которых прокси-серверы использоваться не будут.



Это, как правило, сервер локальной сети или потокового видео и аудио.

7. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 3 СОЗДАНИЕ, СОХРАНЕНИЕ И ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА В пакете OpenOffice.org предусмотрена возможность создавать, сохранять и открывать документы, используя общий интерфейс и общие команды. Как настроить диалоговые окна открытия/сохранения При сохранении и открытии документов в OpenOffice.org можно задействовать как собственные диалоговые окна пакета, так и окна используемой операционной системы. Они различаются оформлением и некоторыми возможностями. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие. 4. Для перехода к собственным диалоговым окнам пакета активируйте в правой части окна пункт Использовать диалоги OpenOffice.org.



По умолчанию используются окна операционной системы.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить рабочий каталог открытия и сохранения К основной папке — рабочему каталогу (для сохранения или открытия документа) — в OpenOffice.org можно задать путь по умолчанию. Аналогично задаются каталоги для размещения временных файлов, графических файлов, шаблонов, резервных копий, текстов автозамены и т. д. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Пути. 4. В правой части окна в списке Пути, используемые OpenOffice.org дважды щелкните по строке Мои документы (рис. 1.36). 5. В окне Выбрать путь (рис. 1.37) откройте содержимое нужного жесткого диска и выберите рабочий каталог. 6. Закройте окно кнопкой OK.



Для возвращения изначальных параметров рабочего каталога по умолчанию щелкните по кнопке Стандарт.

49


Часть I

Рис. 1.36. Окно Параметры. Строка Мои документы

Рис. 1.37. Окно Выбрать путь

Создание документа Документ Writer — это текст, таблицы, графика и другие элементы, размещенные на текстовом поле страниц программы Writer. Как создать новый документ Writer При запуске приложения Writer автоматически включается с чистым белым (если не задан другой цвет) листом — рабочим текстовым полем под условным названием Без имени 1, которое отображается вверху слева 50


Текстовый редактор Writer

на строке названия. При этом каждый следующий вновь созданный документ будет автоматически продолжать нумерацию, которая прервется при выключении программы. Первый способ В окне программы используйте сочетание клавиш Ctrl+N. Второй способ 1. В окне программы раскройте меню кнопки Создать на панели Стандартная. 2. В списке команд выберите пункт Текстовый документ (рис.1.38).



Выбрав пункт Электронную таблицу или Презентацию, можно создать сразу новый документ для программы Calc или Impress соответственно.

Рис. 1.38. Меню Создать. Пункт Текстовый документ

Как создать новый документ на основе шаблона Шаблон — это заранее созданный документ с определенными стилями форматирования, содержащий графические объекты, таблицы и т. д. Шаблон используется в качестве основы для создания типичных документов. 51


Часть I

Все новые текстовые документы OpenOffice.org создаются на основе шаблона по умолчанию, который можно изменить. В OpenOffice.org имеется также коллекция шаблонов для различных текстовых документов. 1. В окне программы раскройте меню кнопки Создать на панели Стандартная. 2. В списке команд выберите пункт Шаблоны и документы. 3. В левой части окна Шаблоны и документы щелкните по кнопке Шаблоны. 4. В правой части окна выберите в списке группу шаблонов: деловая корреспонденция, образование и т. д. 5. В раскрывшемся списке щелкните по названию нужного шаблона (рис. 1.39).



Кнопками Свойства и Просмотр вверху окна можно регулировать отображение выбранного шаблона в окошке в правой части окна Шаблоны и документы.

6. Щелкните по кнопке Открыть. 7. Заполняйте шаблон собственными данными, создавая новый документ, который можно впоследствии сохранять, открывать и удалять обычными средствами.

Рис. 1.39. Окно Шаблоны и документы

52


Текстовый редактор Writer

Новое окно Дополнительное окно открытого документа позволяет работать с различными частями одного документа. Как создать новое окно 1. В окне открытого документа раскройте меню Окно. 2. В списке команд выберите пункт Новое окно. 3. Откроется окно текущего документа, в названии которого будет добавлена цифра 2.



Изменения, выполненные в одном окне документа, будут автоматически воспроизведены во всех окнах данного документа.

Как переключаться между окнами 1. В окне открытого документа раскройте меню Окно. 2. В списке открытых окон выберите название нужного окна.

Сохранение документа При работе с программой Writer (впрочем, как и со многими другими программами) сохранение документа — одна из важнейших процедур. Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов. Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с мгновениями, потраченными на правильное его сохранение. Как настроить параметры сохранения 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Загрузка/сохранение и выберит�� пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Сохранить при необходимости активируйте следующие пункты (рис. 1.40): • Загружать пользовательские настройки вместе с документом — для загрузки в документ настроек пользователя, который создал документ, и невозможности отменить их настройками пользователя, открывающего его; • Загружать параметры принтера вместе с документом — для загрузки в документ параметров, которые могут использоваться для печати на удаленном принтере; 53


Часть I

Рис. 1.40. Окно Параметры. Настройка загрузки и сохранения

• Редактировать свойства документа перед сохранением — для внесения данных в окно Свойства: имя документа при первом сохранении; • Всегда создавать резервную копию — для создания резервной копии файла при каждом сохранении документа. При этом предыдущая версия документа сохраняется в каталоге резервных копий (чтобы задать каталог резервных копий см. «Как настроить рабочий каталог»); • Сохранять адреса относительно файловой системы — для работы с файлами, сохраненными в HTML-формате на компьютере. Относительный URL-адрес в файловой системе всегда будет начинаться с каталога, в котором находится текущий документ. При этом относительная адресация возможна, только когда исходный документ и документ, на который указывает ссылка, находятся на одном жестком диске; • Сохранять адреса относительно Интернета — для сохранения URL-адресов относительно Интернета; • Оптимизация по размеру для формата ODF — для сохранения данных XML без отступов и дополнительных разрывов строки. Позволяет уменьшить размер файла и ускорить процесс сохранения; • Предупреждать при сохранении в формате, отличном от ODF или формата по умолчанию — для получения предупрежда54


Текстовый редактор Writer

ющего сообщения при сохранении документа в ином формате, чем OpenDocument. 5. В графе Версия формата ODF рекомендуется выбрать Версия 1.2.



В OpenOffice.org 3.0 при сохранении документа можно выбрать сохранение как в новом формате ODF 1.2, так и в предшествующем формате ODF 1.0/1.1. При этом в старом формате не сохраняются все новые функции программы.

6. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить автосохранение документа Для сохранения информации, необходимой при восстановлении всех открытых документов в случае сбоя в работе программы или компьютера, рекомендуется настроить автосохранение документов. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Загрузка/сохранение и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Сохранить активируйте пункт Автосохранение каждые и задайте регулятором время для автосохранения 7–10 минут. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить формат файла по умолчанию 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Загрузка/сохранение и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Сохранить откройте список графы Всегда сохранять как и выберите нужный вариант: • Текстовый документ ODF — для сохранения в формате OpenDocument; • Microsoft Word 98/2000/XP — для сохранения в формате Microsoft Office (если необходимо часто работать с данным офисным пакетом). 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как сохранить документ в первый раз В инструкциях по открытию и сохранению документов будет использоваться настройка диалоговых окон по умолчанию. Первый способ 1. В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+S. 55


Часть I

2. В окне Сохранить как (рис. 1.41) в графе Имя файла наберите нужное название сохраняемого документа.



Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: \ < > * / ; : |

Рис. 1.41. Окно Сохранить как

3. В строке Папка откройте структурное дерево и выберите нужный жесткий диск для сохранения.



Можно также воспользоваться левой панелью окна Сохранить как и выбрать для сохранения Рабочий стол, Мои документы, Мой компьютер и т. д.

4. В окне выбранного диска откройте папку, где должен размещаться документ.

 56

Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкните по кнопке Создание новой папки на панели окна сохранения, наберите нужное название и щелкните по свободному месту окна диска.


Текстовый редактор Writer

5. В графе Тип файла по умолчанию стоит Текстовый документ ODF (.odt). Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Writer, рекомендуется использовать данное значение формата файла. 6. После ввода имени документа и выбора места сохранения щелкните по кнопке Сохранить в правой нижней части окна или нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Сохранить на панели Стандартная. 2. Далее действуйте так же, как и в первом способе. Как сохранять документ по ходу работы После первого сохранения используйте сочетание клавиш Ctrl+S или щелчок по кнопке Сохранить на панели Стандартная. При этом все изменения будут автоматически сохраняться по указанному в первый раз адресу сохранения. Необходимо сохранять документ как можно чаще: через каждые 5–10 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохранение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом! Как сохранять документ с другими параметрами Ранее сохраненный документ можно сохранить под другим именем, типом файла или по другому адресу. Первый способ 1. В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+S. 2. В окне Сохранить как задайте новые параметры сохранения. 3. Закройте окно кнопкой Сохранить. Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Сохранить как на панели Стандартная (если данная кнопка активирована в списке кнопок панели). 2. Далее действуйте так же, как и в первом способе. Как сохранять документ в другом формате Документ, созданный в формате OpenOffice.org, можно сохранить в формате Microsoft Office. 1. В окне открытого документа начните сохранять документ по инструкции «Как сохранять документ с другими параметрами». 2. В окне Сохранить как откройте список графы Тип файла и выберите строку нужного типа: Microsoft Word 97/2000/XP 9.doc. 57


Часть I

3. Выберите место сохранения документа на жестком диске и щелкните по кнопке Сохранить. Как сохранить документ с паролем Для блокировки открытия нужных документов можно сохранить их с паролем. 1. Начните сохранять документ любым известным и доступным способом. 2. В окне Сохранить как активируйте пункт Сохранить с паролем. 3. Щелкните по кнопке Сохранить. 4. В окне Введите пароль (рис. 1.42) внесите нужное сочетание символов в графы Пароль и Подтвердить. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Без знания пароля открыть документ, защищенный паролем, не получится!

Рис. 1.42. Окно Введите пароль

Как снять с документа защиту паролем 1. Откройте документ с паролем и начните его сохранять по инструкции «Как сохранять документ под другими параметрами». 2. В окне Сохранить как отключите пункт Сохранить с паролем. 3. Закройте окно кнопкой Сохранить. Как сохранять документ в качестве шаблона Кроме шаблонов коллекции OpenOffice.org для создания новых текстовых документов можно использовать и собственные шаблоны, которыми могут быть все самостоятельно созданные документы. 1. В открытом окне программы создайте документ со всеми нужными стилями форматирования и содержимым. 2. Раскройте меню Файл и в списке команд наведите курсор на пункт Шаблоны. 3. В раскрывшемся меню выберите строку Сохранить. 4. В графе Новый шаблон окна Шаблоны (рис. 1.43) задайте имя создаваемого шаблона. 58


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.43. Окно Шаблоны

5. В группе Категории выберите в списке категорию шаблона. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Версии документа Версии одного документа позволяют сохранить в одном файле различные варианты документа. При этом можно выбрать для просмотра и работы отдельные версии, а также вывести на экран различия между ними, которые будут отмечены разным цветом. Версии можно открывать, удалять и сравнивать. Как сохранить версию документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Версии. 3. В окне Версии имя документа (рис. 1.44) щелкните по кнопке Сохранить. 4. В окне Вставить комментарий к версии при необходимости введите нужное комментирующее сообщение и щелкните по кнопке ОК.



В окошке Имеющиеся версии отобразится список существующих версий текущего документа, даты и время их создания, авторы и имеющиеся комментарии.

5. Закройте окно кнопкой Закрыть. Как настроить автоматическое создание версий документа Если в открытый документ вносятся изменения при данной настройке, то при его закрытии автоматически сохраняется новая версия. 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Версии. 59


Часть I

Рис. 1.44. Окно Версии имя документа

3. В окне Версии имя документа активируйте пункт Автоматически сохранять версию при закрытии. 4. Закройте окно кнопкой Закрыть. Как открыть нужную версию документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Версии. 3. В окне Версии имя документа выберите в списке нужную версию и щелкните по кнопке Открыть. 4. Версия документа откроется в виде нового документа с ограничением Только для чтения. Как удалить версию документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Версии. 3. В окне Версии имя документа выберите в списке нужную версию и щелкните по кнопке Удалить.

Открытие документа Как настроить открытие документа в месте последнего расположения курсора Как правило, текстовые документы открываются с положением курсора в самом начале документа. Но для удобства работы с редактируемым документом рекомендуется настроить его открытие с положения курсора в месте последнего нахождения. Это возможно только при заполнении данных о пользователе. 60


Текстовый редактор Writer

1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Сведения о пользователе. 4. В правой части окна в группе Ф.И.О./Инициалы заполните соответствующие поля. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как открыть текстовый документ Writer Первый способ 1. В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+O. 2. В окне Открыть (рис. 1.45) в строке Папка раскройте структурное дерево и выберите в списке жесткий диск с нужным документом. 3. В окне диска выберите папку с файлом (если файл находится в папке).

Рис. 1.45. Окно Открыть



Если имя открываемого файла известно, можно начать вводить его в графе Имя файла. При этом сработает функция автозаполнения: если такой файл присутствует в выбранной папке, его название ото-

61


Часть I

бразится в списке графы Имя файла. Щелкните по нему для быстрого выбора.

4. Для ускорения выбора нужного документа раскройте список графы Тип файла и выберите нужный тип файла. В окне отобразятся только файлы выбранного типа.



По умолчанию используется значение Все файлы, что позволяет отображаться всем типам документов.

5. Дважды щелкните по нужному файлу или выделите его и щелкните по кнопке Открыть.



Для открытия одновременно нескольких файлов выделите их в окне щелчками при нажатой клавише Ctrl.

Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Открытие или импорт файла на панели Стандартная. 2. Далее действуйте так же, как и в первом способе. Как перейти от одного открытого документа к другому 1. В окне открытого документа раскройте меню Окно. 2. В списке открытых окон выберите нужное название.



В операционной системе Windows можно также воспользоваться панелью задач, где отображаются названия открытых окон.

Как открыть документ в режиме Только для чтения Режим Только для чтения позволяет просматривать документ без возможности его редактирования и форматирования. 1. Начните открывать документ любым известным способом. 2. В окне Открыть найдите и выделите файл нужного документа. 3. Активируйте пункт Только для чтения. 4. Щелкните по кнопке Открыть. Как открыть документ в месте последнего редактирования 1. Откройте документ любым известным способом. 2. Используйте сочетание клавиш Shift+F5. Как открыть версию документа Если документ имеет несколько версий, всегда можно открыть нужный вариант. 1. Начните открывать документ любым известным способом. 2. В окне Открыть найдите и выделите файл нужного документа. 62


Текстовый редактор Writer

3. Раскройте список графы Версия и выберите нужную версию документа (если она существует).



Версии документа открываются в режиме Только для чтения.

4. Щелкните по кнопке Открыть. Как открыть недавние документы 1. В окне программы откройте меню Файл. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Предыдущие документы. 3. В раскрывшемся списке документов выберите нужный файл.

Преобразование документов Как уже говорилось ранее, в OpenOffice.org можно открывать документы Microsoft Office 97/2000/XP (кроме версии 2007). Но при этом некоторые особенности форматирования сложных документов Microsoft Office могут обрабатываться по-иному или не поддерживаться. Именно поэтому многие файлы приходится переформатировать вручную, с учетом особенностей преобразования. Список проблемных особенностей документов Microsoft Office Microsoft Word: • автофигуры; • пометки рецензирования; • объекты OLE; • некоторые элементы управления и поля форм Microsoft Office; • указатели; • форматирование таблиц, рамок и колонок; • гиперссылки и закладки; • графические объекты Microsoft WordArt; • анимация символов/текста. Microsoft Excel: • автофигуры; • объекты OLE; • некоторые элементы управления и поля форм Microsoft Office; • сводные таблицы; • новые типы диаграмм; • условное форматирование; • некоторые функции/формулы. 63


Часть I

Microsoft PowerPoint: • автофигуры; • интервалы табуляции, строк и абзацев; • основные фоновые рисунки; • сгруппированные объекты; • некоторые мультимедийные эффекты. Как преобразовать все документы в папке 1. В окне программы откройте меню Файл. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Мастер. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Конвертер документов. 4. В окне Конвертер документов активируйте пункт Microsoft Office (рис. 1.46). 5. Выберите типы документов, которые необходимо конвертировать: Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint. 6. Щелкните по кнопке Далее. 7. В группе Документы (рис. 1.47) при необходимости активируйте пункты Документы Word и Включая подпапки. 8. Щелкните по кнопке графы Импортировать из и в окне Выбрать путь выберите диск и папку с файлами для конвертации. 9. Щелкните по кнопке графы Сохранить в и в окне Выбрать путь выберите жесткий диск и папку, где будут находиться файлы после конвертации.

Рис. 1.46. Окно Конвертер документов

64


Текстовый редактор Writer

10. Щелкните по кнопке Далее, а затем — по кнопке Конвертировать. 11. Дождитесь окончания конвертации (рис. 1.48) и закройте окно.

Рис. 1.47. Окно Конвертер документов. Группа Документы

Рис. 1.48. Окно Конвертер документов. Процесс конвертации

Экспорт документов Документы OpenOffice.org можно экспортировать в форматы PDF, HTML, XML и т. д. 65


Часть I

PDF (Portable Document Format) — портативный формат документов Adobe, который является одним из наиболее распространенных форматов электронных документов. Позволяет сохранять точный внешний вид документа, при этом универсален и не зависит от платформы, а для просмотра и печати файла не требуется приложение, в котором был изначально создан документ. HTML (Hypertext Markup Language) — язык разметки гипертекста, необходимый для создания веб-страниц. Документы, созданные при его помощи, затем интерпретируются браузером в вид, удобный для пользователя. XML (eXtensible Markup Language) — расширяемый язык разметки, который предназначен для создания текстовых документов, хранящих структурированные данные. Используется для обеспечения совместимости при передаче структурированных данных между разными системами обработки информации, особенно при передаче их через Интернет. Как экспортировать документ OpenOffice.org в формат PDF 1. В окне нужного документа откройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Экспорт в PDF.

Рис. 1.49. Окно Параметры PDF. Вкладка Общие

66


Текстовый редактор Writer

3. В окне Параметры PDF на вкладке Общие в группе Область выберите область для конвертации (рис. 1.49): • Все — для конвертации всего документа; • Страницы — для конвертации страниц, заданных в поле справа; • Выделения — для конвертации предварительно выделенного диапазона. 4. В группе Изображения выберите качество сжатия изображения: Сжатие без потерь (с полным составом пикселей на дюйм) или JPEG-сжатие.



Для параметра JPEG-сжатие необходимо дополнительно задать регулятором Качество нужную степень сжатия в процентах.

5. Для установки точного количества пикселей на квадратный дюйм активируйте пункт Разрешение изображения и выберите в списке нужное значение в диапазоне от 75 до 1200 dpi.



Чем выше значение dpi, тем лучше качество, но при этом и больше размер файла в байтах.

6. В группе Общие при необходимости задайте дополнительные параметры экспорта, хотя, как правило, достаточно заданных значений по умолчанию: • PDF/A-1 — для преобразования в формат длительного хранения. При этом в созданный файл внедряются все используемые шрифты документа; • Структурированный PDF — для записи в тело файла тегов PDF (информации о структуре содержимого документа). Приводит к значительному увеличению размера файла, но позволяет отображать документ на различных устройствах; • Экспортировать примечания — для включения в файл примечаний документов Writer и Calc; • Экспортировать закладки — для включения в файл закладок документов Writer; • Создать PDF-форму — для создания формы PDF, которая может быть заполнена и распечатана в формате PDF; • Формат передачи — для создания отправляемых форм внутри файла PDF; • Включать автомат. вставленные пустые страницы — для включения в файл PDF всех имеющихся в исходном документе пустых страниц (удобно при двусторонней печати файла PDF). 67


Часть I

7. На вкладке Начальный вид при необходимости задайте (рис. 1.50): • Области — для создания файла PDF, отображающего только содержимое страницы (Только страницы), страницы и панель закладок (Закладки и страницы) и страницы панели миниатюр (Миниатюры и страницы);

Рис. 1.50. Окно Параметры PDF. Вкладка Начальный вид

• Увеличение — для создания файла PDF с отображением страниц без масштабирования (По умолчанию), с масштабированием по размеру окна программы просмотра (По размеру окна), с масштабированием по ширине окна программы просмотра (По ширине), с размещением на странице в окне программы просмотра текста и графики (Вместить видимое), с регулированным масштабом (Масштаб); • Разметка страницы — с отображением согласно настройкам программы просмотра (По умолчанию), с отображением одной полной страницы в окне программы просмотра (Одна страница), с отображением страницы в виде непрерывного вертикального столбца (Непрерывно), с отображением страниц рядом 68


Текстовый редактор Writer

друг с другом в рамках одного непрерывного столбца (Непрерывная плитка). 8. На вкладке Пользовательский интерфейс при необходимости задайте (рис. 1.51): • Свойства окна — для создания файла PDF с отображением в полноэкранном режиме в окне программы просмотра (Изменить размер окна по начальной странице), с отображением в центре экрана окна программы просмотра (Окно по центру), с отображением в полноэкранном режиме в окне программы просмотра с выводом данного окна поверх всех окон (Открыть в полноэкранном режиме), с отображением заголовка документа в строке заголовка программы просмотра (Показать заголовок документа); • Свойства пользовательского интерфейса — для скрытия панели меню документа в окне программы просмотра (Скрыть панель меню), для скрытия панели инструментов документа в окне программы просмотра (Скрыть панель инструментов), для скрытия элементов управления документа в окне программы просмотра (Скрыть элементы управления окна);

Рис. 1.51. Окно Параметры PDF. Вкладка Пользовательский интерфейс

69


Часть I

• Закладки — для раскрытия всех уровней закладок при открытии файла PDF (Все уровни закладок) или для раскрытия только выбранных уровней закладок (Видимые уровни закладок). 9. На вкладке Ссылки (рис. 1.52) при необходимости задайте способ экспорта закладок и гиперссылок, которые содержатся в документе. 10. На вкладке Безопасность задайте (рис. 1.53): • Зашифровать документ PDF — для шифрования документа PDF с паролем;



После активации данного пункта необходимо щелкнуть по кнопке Установить пароль для открытия и ввести пароль в окошке.

• Ограничить права — для установки ограничений некоторых полномочий;

Рис. 1.52. Окно Параметры PDF. Вкладка Ссылки



После активации данного пункта необходимо щелкнуть по кнопке Пароль для ограничения прав и ввести пароль в окошке.

• Печать — для запрещения печати документа (Не разрешено), печати документа с низким разрешением (Низкое разрешение 70


Текстовый редактор Writer

(150 dpi)), печати документа с высоким разрешением (Высокое разрешение); • Изменения — для установки прав на изменение.

Рис. 1.53. Окно Параметры PDF. Вкладка Безопасность

11. После установки всех нужных параметров и начала процесса преобразования в формате PDF щелкните по кнопке Экспорт. 12. В окне Экспорт выберите место размещения нового файла на компьютере, введите его название в графу Имя файла и щелкните по кнопке Сохранить. Как экспортировать документ OpenOffice.org в формат HTML 1. В окне нужного документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Экспорт. 3. В окне Экспорт введите название файла в графу Имя файла. 4. Раскройте список графы Тип файла и выберите значение XHTML (html, xhtml). 5. Выберите место размещения нового файла на компьютере и щелкните по кнопке Сохранить. 71


Глава 4 ОБРАБОТКА ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Прежде чем начать вносить изменения или форматирования в набранный текст, необходимо освоить основные действия по выделению текста, перемещению по документу и отмене совершаемых действий. В данной главе будут рассмотрены следующие операции: • ввод текста; • выделение текста; • отмена действий; • навигация по документу; • режим вставки и замены; • разрыв страницы, раздела, строки; • вырезание, копирование, вставка.

Ввод текста Как начать набирать текст в текстовом поле При создании нового документа мигающий курсор ввода текста всегда располагается в левом верхнем углу страницы. Если активирован просмотр непечатаемых символов, то справа от курсора отображается непечатаемый символ абзаца, который невозможно удалить. При наборе текста курсор смещается вправо, а буквы появляются слева от него. Для перемещения курсора ввода текста в нужное место страницы необходимо использовать клавиши Tab (перемещение вправо по строке) и Enter (вниз страницы). При наборе текста в конце строки для перехода на следующую строку ниже клавишу Enter нажимать НЕ НАДО! Принцип набора текста таков, что если слово не помещается на строке, оно автоматически полностью переходит на следующую строку и т. д. (если, конечно, не включен автоматический перенос по слогам). Если строка не помещается на странице, в документ автоматически добавляется новая страница. Клавиша Enter используется только для создания нового абзаца! 72


Текстовый редактор Writer

Как настроить свободный курсор Для быстрого ввода символов в нужной позиции на текстовом поле можно задать в настройках отображение свободного курсора. Курсор при этом может принять три разных вида: с выравниванием по левому краю, по центру и по правому краю, что будет соответствовать выравниванию строк в последующем набранном абзаце текста. 1. Раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice org. Writer и выберите пункт Знаки форматирования. 4. В правой части окна Параметры активируйте пункт Свободный курсор. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Для начала ввода текста дважды щелкните левой кнопкой мыши в нужной позиции на странице, при этом Writer сам автоматически проставит отступы табуляцией и абзацами.

Способы выделения текста Выделение слов, фрагментов текста и отдельных символов является необходимым условием его форматирования. Умение правильно и быстро выделять позволит сократить время работы с самыми сложными документами. Для удобства выделения можно использовать режим выделения. Режим выделения В программе Writer используется четыре режима выделения: • СТАНД (стандартный) — для обычного выделения текста и ячеек таблиц. При этом каждое последующее выделение снимает предыдущее; • РАСШ (расширенный) — для выделения фрагментов текста. Каждый последующий щелчок увеличивает или уменьшает текущее выделение; • ДОБАВ (добавить) — для выделения отдельных фрагментов текста. Каждый последующий щелчок прибавляет новое выделение; • БЛК (выделение блока) — для выделения выбранного блока текста. Каждый щелчок по этому полю приводит к круговому переключению доступных параметров. 73


Часть I

Как изменить режим выделения Первый способ 1. Откройте меню Правка. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Режим выделения. 3. В дополнительном меню выберите нужный режим. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужное место страницы. 2. Используйте сочетание клавиш: • F8 — для расширенного режима выделения; • Shift+F8 — для режима добавления; • Ctrl+Shift+F8 — для режима выделение блока. 3. Щелкните в месте последнего выделения (согласно выбранному режиму). 4. Для отключения выбранного режима выделения повторно используйте то же самое сочетание клавиш. Как выделить слово Первый способ Для форматирования слова достаточно поставить на него курсор ввода текста. Второй способ В окне открытого документа дважды щелкните по нужному слову левой кнопкой мыши. Третий способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед или после нужного слова. 2. Используйте сочетания клавиш: • Ctrl+Shift+→ — выделить слово от начала до окончания; • Ctrl+Shift+← — выделить слово от конца до начала.



Второй и третий способы применяется, например, для удаления слова целиком.

Как выделить несколько символов или слов Первый способ В окне открытого документа подведите курсор к началу или концу нужного фрагмента текста и при нажатой левой кнопке мыши протащите его по тексту. Если рука случайно дернулась и был выделен текст вверху или внизу по строке, то, НЕ ОТПУСКАЯ левую кнопку мыши, возвратите курсор на место. Как только курсор будет отпущен, выделение зафиксируется. 74


Текстовый редактор Writer

Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед или после нужного символа. 2. Используйте сочетания клавиш: • Shift+→ — выделить один знак справа от курсора; • Shift+← — выделить один знак слева от курсора.



Если, удерживая клавишу Shift, нажимать стрелки вправо или влево, то можно выделить любое нужное количество символов.

Как выделить предложение В окне открытого документа трижды щелкните по любому слову предложения. Как выделить абзац Первый способ В окне открытого документа четырежды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову абзаца. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале или в конце нужного абзаца. 2. Используйте сочетания клавиш: • Ctrl+Shift+↓ — выделить от начала до конца абзаца; • Ctrl+Shift+↑ — от конца до начала абзаца. Как выделить строку Первый способ В окне открытого документа подведите курсор к началу нужной строки и, удерживая левую кнопку мыши, протащите его к концу. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале или в конце нужной строки. 2. Используйте сочетания клавиш: • Shift+Home — выделить от начала до конца строки; • Shift+End — от конца до начала строки. Как выделить несколько строк Первый способ В окне открытого документа подведите курсор к началу первой нужной строки и, удерживая левую кнопку мыши, протащите его к концу последней нужной строки. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале первой или в конце последней нужной строки. 75


Часть I

2. Используйте сочетания клавиш необходимое число раз: • Shift+↓ — выделить на строку вниз; • Shift+End — выделить на строку вверх.



Убирается выделение ненужных строк при нажатой клавише Shift стрелками с противоположным направлением.

Как выделить большой фрагмент текста Первый способ В окне открытого документа используйте расширенный режим (F8). Второй способ В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале фрагмента, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкните левой кнопкой мыши в конце фрагмента. Третий способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале или в конце нужного фрагмента. 2. Используйте сочетания клавиш: • Ctrl+Shift+Home — выделить от места расположения курсора до начала документа; • Ctrl+Shift+End — выделить от места расположения курсора до конца документа. Как выделить фрагменты текста, расположенные в разных местах документа Первый способ В окне открытого документа используйте режим добавления (Shift+F8). Второй способ 1. В окне открытого документа выделите первый нужный фрагмент (любым удобным способом). 2. При нажатой клавише Ctrl выделите следующие фрагменты текста также любым известным способом. Как выделить весь документ Первый способ 1. Откройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Выделить все. Второй способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+A. 76


Текстовый редактор Writer

Отмена действий Отмена действия — это возвращение к состоянию документа, предшествовавшему внесению в него изменений. Самый удобный инструмент для исправления совершенных ошибок (если его использовать сразу после того, как сделана ошибка). Как использовать отмену действия Для отмены неправильного действия (явной ошибки ввода текста, его неосторожного удаления или ненужной вставки объекта и т. п.) рекомендуется использовать функцию отмены. Первый способ В окне открытого документа после ошибочного действия используйте сочетание клавиш Alt+BackSpace или Ctrl+Z. Второй способ В окне открытого документа выберите кнопку Отменить: имя действия на стандартной панели инструментов.



Если щелкнуть по кнопке с треугольником справа от кнопки Отменить: имя действия, откроется список всех совершенных действий в документе, где можно выбрать ненужное событие. При этом отменять действия можно последовательно до 100 последних событий, практически до первоначального состояния документа.

Третий способ 1. Откройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Отменить: имя действия. Как отказаться от отмены действия Если с отменой действий вы немного перестарались и отменили что-то нужное, можно вернуться к предыдущему состоянию. Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Alt+ Shift+BackSpace или F4. Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке Вернуть: имя действия на панели инструментов.



Если щелкнуть по кнопке с треугольником справа от кнопки Вернуть: имя действия, откроется список всех отмененных действия в документе, в котором можно выбрать ненужное событие.

Третий способ 1. Откройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Вернуть: имя действия. 77


Часть I

Навигация по документу Перемещение по документу включает перемещение по странице, переход к началу или концу документа, к началу страницы, к различным объектам и т. д. Как перемещаться с помощью панели навигации С помощью панели навигации можно выбирать для перехода существующие в документе объекты. Активированную панель навигации легко перемещать в любое удобно место окна программы. Первый способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Навигация в нижней правой части окна на вертикальной полосе прокрутки. 2. В открывшейся панели Навигация (рис. 1.54) выберите нужный объект для перехода и щелкните по значку со стрелкой вниз или стрелкой вверх.

Рис. 1.54. Панель Навигация

Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Навигатор на стандартной панели инструментов. 78


Текстовый редактор Writer



Или используйте функциональную клавишу F5.

2. В окне Навигатор (рис. 1.55) щелкните по кнопке Навигация. 3. Далее действуйте так же, как и в первом способе.

Рис. 1.55. Окно Навигатор



Пока вы не выберите другой объект на панели, будет срабатывать переход к первоначально заданному объекту.

Как перемещаться с помощью полос прокрутки В окне открытого документа для плавного перемещения по страницам используйте полосы прокрутки — горизонтальную и вертикальную, — перетягивая регулятор вниз/вверх или вправо/влево, или щелкайте по пограничным кнопкам перемещения (вниз/вверх и вправо/влево). Как быстро перейти на экран вверх или вниз В окне открытого документа используйте клавиши: • Page Up — для перемещения на экран вверх; • Page Down — для перемещения на экран вниз. Как быстро перейти к началу страницы Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш: • Ctrl+Page Up — для перемещения в начало данной страницы; • Ctrl+Page Down — для перемещения в начало следующей страницы. 79


Часть I

Второй способ 1. Активируйте панель навигации. 2. Выберите кнопку Страницы и щелкните по стрелке вверх или вниз согласно нужному направлению перемещения. Как быстро перейти к началу или концу документа В окне открытого документа используйте сочетание клавиш: • Ctrl+Home — для перехода в начало документа; • Ctrl+End — для перехода в конец документа. Как быстро перейти к нужной странице документа При работе с многостраничным документом для быстрого перехода к нужной странице используйте Навигатор. 1. В окне открытого документа активируйте окно Навигатор. 2. В окне Навигатор задайте нужный номер страницы и нажмите клавишу Enter.

Режим вставки и замены При наборе текста новые вводимые символы сдвигают уже набранные буквы или цифры вправо. Это называется режим вставки, он используется при работе с документом по умолчанию. Иногда этот режим становится неудобным, так как он позволяет изменять отформатированные строки, а это не всегда приветствуется. Для таких случаев удобно использовать режим замены, при котором символы, расположенные справа от курсора ввода текста, будут не смещаться вправо, а замещаться новыми вводимыми символами: • ВСТ — режим вставки. При этом курсор ввода текста имеет вид мигающей вертикальной черты; • ЗАМ — режим замены. При этом курсор ввода текста имеет вид мигающего прямоугольника. Как активировать режим замены Первый способ 1. В окне открытого документа используйте клавишу Insert. 2. На строке состояния отобразится кнопка ЗАМ (рис. 1.56). Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке ВСТ на строке состояния. 80


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.56. Кнопка ЗАМ на строке состояния

Разрывы строк, колонок, страниц и разделов При работе с документом иногда возникает необходимость перейти на следующую строку, не доходя в наборе до правого поля, но и не создавая новый абзац. Или же быстро перейти на следующую страницу. Некоторые пользователи (в силу недостатка опыта) для таких переходов используют клавишу Enter, что в корне неправильно. Разрыв строки Иногда пользователи задействуют клавишу Enter, что может использоваться в очень ограниченных случаях, так как при этом создается не новая строка существующего абзаца, а новый абзац. Для быстрого перехода на следующую строку используйте разрыв строки. 1. В окне открытого документа установите курсор после слова, вслед за которым необходимо перейти на новую строку. 2. Используйте сочетание клавиш Shift+Enter. 81


Часть I

Разрыв колонки Если текст разбит на колонки (см. раздел «Колонки») и необходимо в нужном месте перейти из одной колонки в текстовое поле следующей колонки, используйте разрыв колонки. 1. В окне открытого документа установите курсор после текста, вслед за которым необходимо перейти на новую колонку.



При этом весь текст, размещенный за курсором ввода текста, перейдет в следующую колонку.

2. Откройте меню Вставка на панели инструментов. 3. В списке команд выберите пункт Разрыв. 4. В окне Вставить разрыв (рис. 1.57) активируйте пункт Разрыв столбца. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.57. Окно Вставить разрыв

Разрыв страницы Когда при наборе текста заканчивается текстовое поле используемой страницы, автоматически добавляется новая страница. То есть курсор ввода текста никогда не повисает в пустоте, а всегда переходит на следующую страницу документа. Число страниц практически не ограниченно. Если же необходимо быстро перейти на следующую страницу, не доходя до ее окончания, используйте разрыв страницы. Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор после текста, вслед за которым необходимо перейти на новую страницу. 2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+Enter. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор после текста, вслед за которым необходимо перейти на новую страницу. 82


Текстовый редактор Writer

2. Откройте меню Вставка на панели инструментов. 3. В списке команд выберите пункт Разрыв. 4. В окне Вставить разрыв активируйте пункт Разрыв страницы.



При необходимости откройте список графы Стиль и выберите нужную строку стиля разрыва.

5. Закройте окно кнопкой ОК.

Вырезание, копирование, вставка Чтобы перенести текст или его фрагмент, а также графические объекты или таблицы в новое место документа, используйте вырезание или копирование, а затем вставку. При этом скопированный текст или объект можно вставлять в другие типы документов, например электронные таблицы и презентации. Текст или объект при вырезании или копировании временно помещается в буфер обмена, где находится до момента вставки или вырезания/копирования другого текста или объекта. Вырезание Вырезание — это перенос текста или объекта на новое место в документе. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект любым известным способом. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному тексту или объекту. 3. В контекстном меню выберите пункт Вырезать. 4. Вставьте вырезанный текст или объект в нужное место документа любым известным способом (см. «Вставка» ниже). Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект любым известным способом. 2. Щелкните по кнопке Вырезать на панели Стандартная.



Кнопка Вырезать автоматически активируется при выделении текста или объекта.

3. Вставьте вырезанный текст или объект в нужное место документа любым известным способом. Третий способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект любым известным способом. 83


Часть I

2. Используйте сочетание клавиш Shift+Delete или Ctrl+X. 3. Вставьте вырезанный текст или объект в нужное место документа любым известным способом. Четвертый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект. 2. Наведите курсор на выделенный фрагмент текста или объект. 3. При нажатой левой кнопке мыши тащите текст или объект в нужное место, но только туда, где уже есть абзац! Копирование Копирование — это перенос точной копии текста или объекта в другое место документа. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному тексту или объекту. 3. В контекстном меню выберите пункт Копировать. 4. Вставьте скопированный текст или объект в нужное место документа (см. «Вставка» ниже). Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект. 2. Щелкните по кнопке Копировать на панели Стандартная.



Кнопка Копировать автоматически активируется при выделении текста или объекта.

3. Вставьте скопированный текст или объект в нужное место документа. Третий способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект. 2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+Insert или Ctrl+C. 3. Вставьте скопированный текст или объект в нужное место документа. Четвертый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный текст или графический объект. 2. Наведите курсор на выделенный фрагмент текста или объект. 84


Текстовый редактор Writer

3. Удерживайте клавишу Ctrl и при нажатой левой кнопке мыши тащите текст или объект в нужное место, но только туда, где уже есть абзац! В ходе перетаскивания рядом с указателем мыши будет отображаться знак плюс (+).



Операцию перетаскивания можно отменить, нажав клавишу Esc, перед тем как отпустить кнопку мыши.

Вставка Вырезанный или скопированный текст или объект можно вставлять в нужное место документа различными способами. Первый способ 1. Щелкните правой кнопкой мыши в том месте документа, где должен размещаться текст или объект. 2. В контекстном меню выберите пункт Вставить. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в то место документа, где должен располагаться скопированный или вырезанный текст или объект. 2. Щелкните по кнопке Вставить на панели Стандартная.



Кнопка Вставить автоматически активируется при копировании текста или объекта.

Третий способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в то место документа, где должен располагаться скопированный или вырезанный текст или объект. 2. Используйте сочетание клавиш Shift+Insert или Ctrl+V.


Глава 5 ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Вопросы, рассматриваемые в данной главе, являются одними из самых важных для правильной работы с документами. Именно форматирование шрифта, абзаца и табуляции и превращает текст в документ. В данной главе будут рассмотрены формат шрифта, абзаца и табуляции.

Формат шрифта Форматирование шрифта — это комплекс операций, с помощью которых устанавливается нужное отображение текста. Текст можно форматировать как посимвольно, так и выбранными фрагментами (слово, несколько слов, строка и т. д.) Формат шрифта включает: • выбор шрифта; • выбор размера; • подбор начертания; • выбор подчеркивания; • шрифтовые эффекты; • выбор цвет шрифта; • подбор ширины; • кернинг шрифта; • смещение шрифта; • индексацию. Шрифт (от нем. schreiben — писать) — общий графический рисунок букв и символов, входящих в одну стилистическую и композиционную систему. Шрифты создаются художниками (в настоящее время, как правило, при помощи специализированных компьютерных программ). Основные характеристики шрифтов: • гарнитура — объединение шрифтов одного рисунка, но разных размеров (кеглей) и начертаний. Каждая гарнитура имеет собственное имя, при этом они часто называются в честь своего создателя (гарнитура Лазурского, Кудряшевская энциклопедическая, Baskerville 86


Текстовый редактор Writer

и т. д.). В Writer по умолчанию используется гарнитура Times New Roman; • кегль (размер шрифта) — высота буквы или символа в строке с просветом над и под ними, который необходим, чтобы штрихи в смежных строках не сливались друг с другом. Кегль обозначается в пунктах. 3 пункта (1/72 дюйма) ≈ 1 мм. Многие кегли имеют собственные названия — нонпарель (6 п), петит (8 п), корпус (10 пт), цицеро (12 п), миттель (14 пт) и т. д.; • начертание — графическая разновидность шрифта в пределах одной гарнитуры. В Writer используется три начертания: прямое, курсивное и полужирное. При этом можно комбинировать их (например, полужирное и курсивное); • ширина шрифта (масштаб) — соотношения высоты и ширины знака шрифта. Различают широкое начертание (ширина знака по размеру близка к высоте или больше ее), узкое начертание (ширина знака близка к половине его высоты) и нормальное начертание (ширина знака пропорциональна его высоте). По умолчанию в программе используется нормальная ширина; • подчеркивание шрифта — графическое выделение текста с помощью горизонтальных линий (прямых, пунктирных, волнистых и т. д.); • кернинг шрифта — изменение межбуквенных просветов между некоторыми парами символов по горизонтали; • цвет шрифта — цветовое отображение текста на экране монитора и при выводе на печать. По умолчанию используется цвет Авто; • смещение символов — смещение букв или символов относительно базовой горизонтальной линии строки, так набираются стихи лесенкой; • специальные шрифтовые эффекты — нестандартное выделение текста с помощью изменения шрифта (зачеркнутый, утопленный, приподнятый и т. д.); • индексация символов — перемещение букв вверх (верхний индекс или надстрочный символ) или вниз (нижний индекс или подстрочный символ) относительно горизонтальной линии шрифта. Используется для обозначения степеней (например, м2) или в химических формулах (например, Н2О); • регистр шрифта — принудительное изменение в тексте заглавных или строчных букв. Существует четыре вида регистра. По умолчанию используется регистр Как в предложениях. Таким образом, формат шрифта отвечает за то, как будет выглядеть текст документа. 87


Часть I

Как настроить просмотр и историю шрифтов 1. В окне программы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Список шрифтов активируйте следующие пункты: • Предварительный просмотр шрифтов — для отображения шрифта в списке в собственном начертании; • Показывать историю шрифтов — для отображения в верхней части списка пяти последних использованных шрифтов. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Список шрифтов будет отображаться, если хотя бы один принтер выбран по умолчанию.

Выбор шрифта Как уже говорилось ранее, в Writer по умолчанию используется гарнитура Times New Roman, которая является серифным шрифтом, то есть шрифтом с засечками. Засечки, или серифы, — это графически выделенные нижние и верхние окончания штрихов в буквах. Они могут иметь вид треугольника, горизонтальной линии, двустороннего или одностороннего штриха и т. д. Считается, что серифные шрифты читаются легче, чем рубленые, особенно в большом массиве текста. Используемый шрифт можно изменить в любое время по ходу работы с документом. При этом можно внести изменения как для вновь вводимого текста, так и для уже набранного. Набранный текст необходимо предварительно выделить. Как выбрать нужный шрифт Первый способ 1. В окне открытого документа раскройте список окошка Шрифт на панели форматирования. 2. Выберите строку нужного шрифта (рис. 1.58).

 88

Шрифты в списке располагаются в алфавитном порядке и отображаются в собственном начертании, если данная настройка активирована (см. «Как настроить просмотр и историю шрифтов»).


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.58. Список шрифтов

Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужный фрагмент текста. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по полученному выделению. 3. В контекстном меню наведите курсор на пункт Шрифт. 4. Выберите в списке нужный шрифт. Третий способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Шрифт в группе Шрифт выберите в списке строку нужного шрифта (рис. 1.59). 3. Закройте окно кнопкой ОК.



Кнопка Символы на стандартной панели должна быть предварительно активирована.

Как задать нужный шрифт по умолчанию Чтобы во вновь создаваемых документах в абзацах основного текста всегда задействовать определенный шрифт, необходимо настроить его использование по умолчанию. 89


Часть I

1. В окне программы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Осн. шрифты (западные). 4. В правой части окна в группе Основные шрифты (западные) в графе По умолчанию откройте список и выберите нужный шрифт. 5. Щелкните по кнопке По умолчанию.

Рис. 1.59. Окно Символы. Вкладка Шрифт

Размер шрифта Как уже говорилось ранее, размер шрифта измеряется в пунктах и рассчитывается по размеру заглавных букв каждой гарнитуры. Вот поэтому разные шрифты одного размера выглядят не совсем одинаково. Для большинства документов используется размер шрифта 12 пунктов, а для рефератов, курсовых и дипломных — 14 пунктов. Диапазон размеров шрифта — от 1 до 999 пунктов. При этом 3 пункта (1/72 дюйма) ≈ 1 мм. Чтобы изменить размер уже набранного текста, его необходимо предварительно выделить. Курсор ввода текста, стоящий перед словом или после него, не влияет на изменения размеров шрифта данного слова! 90


Текстовый редактор Writer

Как задать нужный размер шрифта Первый способ 1. В окне открытого документа раскройте список окошка Размер шрифта на панели форматирования. 2. Выберите строку нужного размера (рис. 1.60).

Рис. 1.60. Список размеров шрифта

Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните в окне Размер шрифта. 2. Наберите вручную нужный размер шрифта.



Диапазон размеров шрифта: от 1 до 999 пунктов.

3. Нажмите клавишу Enter. Третий способ В окне открытого документа щелчками по кнопкам Увеличить шрифт или Уменьшить шрифт на панели форматирования задайте нужное значение размера шрифта.



Данные кнопки необходимо предварительно активировать на стандартной панели.

91


Часть I

Четвертый способ 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному тексту. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Кегль. 3. В списке размеров выберите нужное значение.

Начертание шрифта Начертание — это графическая разновидность шрифта в пределах одной гарнитуры. В Writer используется три начертания: прямое, курсивное и полужирное. При этом можно комбинировать их (например, полужирное и курсивное). Как сделать шрифт жирным Правильнее такой шрифт называть все же полужирным. Просто у российских пользователей офисных программ закрепилось именно такое название для данного начертания, не будем менять традицию и мы. Жирное начертание используется для выделения фрагмента текста в документе. Но мой совет: не злоупотребляйте таким выделением, так как страница со множеством жирных выделений смотрится очень неряшливо и грязно. Правильнее жирное начертание применять к заголовкам. Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+B. Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке Ж. Как сделать шрифт курсивным Курсив (от лат. cursus — бег) — это начертание шрифта подобно рукописному (поэтому он иногда еще называется псевдорукописным). Еще один прекрасный способ выделить нужные фрагменты в тексте. Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+I. Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке К. Как задать подчеркивание шрифта Для выделения фрагментов текста можно использовать подчеркивание. При этом в выбранном фрагменте текста подчеркиваться будут не только сами слова, но и промежутки между ними. Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+U. 92


Текстовый редактор Writer

Второй способ В окне открытого документа щелкните по кнопке Ч. Как задать нестандартное подчеркивание шрифта Существует еще несколько различных видов подчеркивания. Например, двойной или волнистой линией. Первый способ В окне открытого документа используйте сочетание клавиш Ctrl+D (двойное подчеркивание). Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Эффект шрифта откройте список графы Подчеркивание и выберите нужное значение (рис. 1.61).

Рис. 1.61. Окно Символы. Вкладка Эффекты шрифта

3. При необходимости откройте список графы Цвет и выберите строку нужного цвета линий подчеркивания. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать зачеркивание шрифта Первый способ 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному тексту. 93


Часть I

2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Стиль. 3. В списке стилей выберите пункт Зачеркнутый. Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Эффект шрифта раскройте список графы Зачеркивание и выберите нужное значение.



При необходимости активируйте пункт Только слова.

3. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать шрифтовые эффекты 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Эффект шрифта задайте нужные эффекты: • Рельеф — приподнятый или утопленный шрифт; • Контур — эффект контура (применяется не для всех шрифтов); • Тень — эффект тени (вниз и вправо от выбранных символов); • Мигание — эффект мигания выделенных символов (изменить частоту мигания невозможно); • Скрытый — сокрытие выделенных символов.



Чтобы впоследствии отобразить скрытый текст, необходимо открыть меню Вид и выбрать команду Непечатаемые символы.

3. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать цвет шрифта Если предварительно выделить нужный текст, то выбор цвета в палитре автоматически приведет к его изменению. Цвет Автоматически означает противоположные параметры цвета — для светлого фона будет задан черный цвет текста, для темного — белый. 1. В окне открытого документа раскройте меню кнопки Цвет шрифта на панели форматирования. 2. В палитре Цвет шрифта (рис. 1.62) щелкните по плашке нужного цвета. 3. Курсором в виде баночки с краской выделите нужный текст.

 94

Чтобы отказаться от курсора в виде банки с краской, щелкните один раз левой кнопкой мыши или нажмите клавишу Esc.


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.62. Палитра Цвет шрифта

Как задать заливку текста Для выбранного фрагмента текста можно использовать заливку. Первый способ 1. Выделите нужный фрагмент текста. 2. В окне открытого документа раскройте меню кнопки Цвет фона. 3. В палитре щелкните по плашке нужного цвета. Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Фон выберите в палитре плашку нужного цвета (рис. 1.63). 3. Закройте окно кнопкой ОК. Как использовать выделение цветом Фрагменты текста можно выделять локальным образом, словно маркером. 1. В окне открытого документа раскройте меню кнопки Выделение цветом на панели форматирования. 95


Часть I

Рис. 1.63. Окно Символы. Вкладка Фон

2. В палитре щелкните по плашке нужного цвета. 3. Курсором в виде баночки с краской выделите нужный фрагмент текста при нажатой левой кнопке мыши.



Для ликвидации выделения текста цветом необходимо выбрать в палитре значение Без заливки, а затем курсором в виде баночки с краской выделить нужный фрагмент текста.

Регистр шрифта Обычно для изменения регистра шрифта используется клавиша Caps Lock, которую многие пользователи забывают включить или же отключить при наборе. Поэтому часто возникает необходимость изменить регистр уже набранного текста. Нет никакой необходимости удалять набранный текст! Это легко исправить программными методами. Как исправить регистр шрифта 1. Выделите нужный фрагмент текста. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Регистр. 3. В раскрывшемся списке выберите нужный регистр: прописные или строчные буквы. 96


Текстовый редактор Writer

Как задать регистр шрифта 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Эффект шрифта откройте список графы Эффекты. 3. Выберите строку нужного регистра: • Проп��сные — для преобразования всех букв в выделенном фрагменте в прописные; • Строчные — для преобразования всех букв в выделенном фрагменте в строчные; • Титульный — для преобразования первых букв в прописные; • Маленькие заглавные — для преобразования букв в прописные, но с уменьшением размера шрифта. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать масштаб шрифта Обычное соотношение высоты знака с его шириной составляет 100 %. Иногда требуется изменить данное соотношение в ту или иную сторону. При этом высота символов останется неизменной, а все изменения будут касаться только ширины. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Положение в графе Масштаб по ширине задайте регулятором значение масштаба в процентах. 3. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать поворот шрифта 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Положение в группе Вращение/масштабирование активируйте нужное значение поворота в градусах (рис. 1.64). 3. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать межсимвольный интервал Один из способов выделить нужные слова или фразы в тексте или подогнать текст под нужный размер (например, избавиться от последней висячей строки абзаца) — сделать шрифт слегка растянутыми или сжатым по горизонтали. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 97


Часть I

Рис. 1.64. Окно Символы. Вкладка Положение

2. В окне Символы на вкладке Положение откройте список графы Межсимвольный интервал и выберите нужный вид интервала: разреженный или уплотненный. 3. Регулятором справа от графы Межсимвольный интервал задайте необходимое значение интервала в пунктах.



Пункт Парный кернинг рекомендуется активировать.

4. Закройте окно кнопкой ОК. Как применить верхний и нижний индекс Для более наглядного отображения степеней (например, м2 и м3), а также формул химических соединений (например, Н2О), необходимо использовать верхний и нижний индекс. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный символ. 2. Щелкните по кнопке Верхний индекс или Нижний индекс на панели Форматирование. Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужный символ. 2. Используйте сочетание клавиш: • Ctrl+Shift+P — для преобразования в верхний индекс; • Ctrl+Shift+B — для преобразования в нижний индекс. 98


Текстовый редактор Writer

Третий способ 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Символы на панели форматирования. 2. В окне Символы на вкладке Положение в группе Положение выберите нужное значение: верхний или нижний индекс. 3. При этом для верхнего и нижнего индексов регуляторами Смещать на и Масштаб шрифта можно задать процент смещения и значение масштаба шрифта.



По умолчанию активирован пункт Автоматически, только отключив который можно использовать регулятор Смещать на.

4. Закройте окно кнопкой ОК. Как отменить примененное к тексту форматирование Все примененные к фрагментам текста форматирования можно убрать и вернуться к форматированию по умолчанию. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный фрагмент текста. 2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+M. Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужный фрагмент текста. 2. Раскройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Форматировать по умолчанию. Общие рекомендации по использованию начертаний шрифта Чтобы убрать примененное начертание для определенного фрагмента текста, используйте те же самые кнопки или сочетания клавиш, которыми данное начертание и задавалось. Настоятельно не рекомендуется одновременно применять для одного и того же фрагмента текста различные начертания, кроме, пожалуй, жирного совместно с курсивным.

Формат абзаца Абзац — структурная часть текста, связанная смысловым единством и выделенная графически. При этом членение текста на абзацы не должно быть произвольным, а только полностью отвечающим его структуре и пониманию текста. Формат абзаца отвечает за размещение текста на странице. Форматирование абзаца включает: • выравнивание строк абзаца относительно левого и правого поля; • отступ или выступ первой строки абзаца; 99


Часть I

• • • •

расстояние справа или слева от абзаца; междустрочный интервал абзаца; интервал перед и после абзаца; разбивку абзаца на страницы;

Как создать абзац Абзацы на странице создаются нажатием клавиши Enter. Как выделить абзац Первый способ В окне открытого документа трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову абзаца. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в начале или конце абзаца. 2. Используйте сочетания клавиш: • Ctrl+Shift+↓ — для выделения от начала абзаца до его окончания; • Ctrl+Shift+↑ — для выделения от конца абзаца до его начала. Как выровнять строки абзаца относительно левого и правого поля Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужный абзац или несколько абзацев. 2. Щелкните по кнопке нужного выравнивания на панели форматирования: • По левому краю — для выравнивания строк абзаца по левому полю; • По центру — для выравнивания строк по центру (то есть симметрично удалены от правого и левого поля); • По правому краю — для выравнивания строк по правому полю; • По ширине — для выравнивания строк одновременно по правому и левому полю. При этом между словами появится дополнительное расстояние. Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Используйте сочетания клавиш: • Ctrl+L — для выравнивания по левому краю; • Ctrl+E — для выравнивания по центру; • Ctrl+R — для выравнивания по правому краю; • Ctrl+J — для выравнивания по ширине. 100


Текстовый редактор Writer



По умолчанию текст набирается с выравниванием концов строк относительно левого поля.

Как задать выравнивание последней строки абзаца 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Выравнивание откройте список графы Последняя строка (рис. 1.65) и выберите нужное значение. 4. При необходимости активируйте пункт Разогнать одиночное слово.

Рис. 1.65. Окно Абзац. Вкладка Выравнивание



Если последняя строка выровненного по ширине абзаца состоит из одного слова, то оно будет растянуто по ширине абзаца.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро задать отступ первой строки абзаца При наборе небольшого текста отступ первой строки абзаца обычно устанавливается простым нажатием клавиши Tab. Такой стандартный отступ будет равен 1/2 дюйма (1,27 см). Но для большого количества абзацев одновременно данный способ не подходит. 101


Часть I

Как быстро изменить отступ первой строки абзаца 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. На горизонтальной линейке наведите курсор на значок Отступ первой строки и при нажатой левой кнопке мыши перетащите его по линейке до нужного места. Как задать точный отступ первой строки абзаца 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы задайте регулятором Первая строка нужное значение отступа, отличное от 1,27 см (рис. 1.66).

Рис. 1.66. Окно Абзац. Вкладка Отступы и интервалы



Если задать отрицательное значение, то у абзаца будет выступ первой строки.

4. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро задать отступ абзаца от левого поля страницы По умолчанию текст абзаца начинается непосредственно у левого поля страницы (при левом выравнивании или выравнивании по ширине). По мере необходимости можно задать отступ всему абзацу от левого поля. 102


Текстовый редактор Writer

Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Увеличить отступ на панели форматирования.



Каждый щелчок увеличивает отступ на 1,27 см. Кнопка Уменьшить отступ возвращает отступ на шаг назад.

Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. На горизонтальной линейке наведите курсор на значок Отступ слева и при нажатой левой кнопке перетащите его вправо в нужную позицию на линейке. Как быстро задать отступ абзаца от правого поля страницы 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. На горизонтальной линейке наведите курсор на значок Отступ справа и при нажатой левой кнопке перетащите его влево в нужную позицию на линейке. Как задать точный отступ абзаца от левого или правого поля По мере необходимости можно задать точное расстояние от левого поля или от конца строк до правого поля. 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы в группе Отступ регуляторами Слева и Справа задайте нужные значения отступа. Как задать междустрочный интервал абзаца Интервал между строками текста напрямую определяется размером используемого шрифта. Учитывается расстояние между базовыми линиями каждой строки, проходящими строго по центру букв (с учетом самых верхних и самых нижних элементов). Во многих случаях при наборе текста используется одинарный межстрочный интервал, который равен размеру шрифта текста. Но также ча��то применяется и полуторный интервал, который стал стандартом для рефератов, курсовых и дипломов. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните правой кнопкой по выделению. 3. В контекстном меню наведите курсор на пункт Междустрочный интервал. 4. В раскрывшемся списке выберите нужный интервал. 103


Часть I

Второй способ 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы откройте список графы Междустрочный интервал и выберите нужный пункт: • Одинарный — интервал равен размеру шрифта текста. Используется по умолчанию; • Полуторный — интервал равен полуторному размеру шрифта текста абзаца; • Двойной — интервал равен двойному размеру шрифта текста абзаца; • Пропорционально — интервал задается в процентах относительно одинарного межстрочного интервала (который соответствуют 100 %); • Минимум — интервал не меньше заданного размера; • Дополнительно — интервал с точным расстоянием по вертикали между двумя строками; • Точно — интервал, точно соответствующий значению и не зависящий от размера шрифта, что может привести к появлению обрезанных символов. 4. Закройте окно кнопкой ОК.



В том случае, если в абзаце используются шрифты разных размеров, то межстрочный интервал автоматически подстраивается под размер наибольшего шрифта.

При выборе значений Пропорционально, Минимум, Дополнительно и Точно регулятором Размер задается нужное точное значение. Как быстро задать расстояние сверху и после абзаца В обычном случае, не требующем точности, расстояние сверху или после абзаца задается нажатием клавиши Enter в конце абзаца. При этом в документе появляются новые пустые абзацы. Такой способ имеет ряд существенных недостатков: во-первых, создается документ с большим числом абзацев, во-вторых, необходимо задать интервал после абзацев, который не зависит от размера используемого шрифта. Как задать точное расстояние перед и после абзаца 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы в группе Отбивка задайте нужные значения регуляторами Перед абзацем и После абзаца. 4. Закройте окно кнопкой ОК. 104


Текстовый редактор Writer

Как настроить расположение абзацев документе 1. В окне открытого документа выделите нужные абзацы. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования.

Рис. 1.67. Окно Абзац. Вкладка Положение на странице

3. В окне Абзац на вкладке Положение на странице в группе Параметры активируйте нужные пункты (рис. 1.67): • Не разрывать абзац — запрет разделения абзаца на две страницы. При этом абзац будет перемещаться на следующую страницу или в следующую колонку после вставки разрыва; • Не отрывать от следующего — запрет перехода следующего абзаца на следующую страницу. При этом текущий и следующий абзацы будут сохраняться вместе при вставке разрыва страницы или колонки; • Запрет начальных висячих строк — запрет перехода одной строки на следующую страницу или первой строки на предыдущую. При активации данного пункта регулятором Строки задается минимальное число строк в абзаце перед разрывом страницы. Если количество строк в конце страницы меньше заданного, весь абзац перемещается на следующую страницу; • Запрет концевых висячих строк — запрет перехода одной строки на следующую страницу или первой строки на предыдущую. 105


Часть I

При активации данного пункта регулятором Строки задается минимальное число строк в абзаце до разрыва страницы. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Буквица Буквица — это большая заглавная буква в первой строке абзаца, которая отличается от остального текста и видом, и размером. Она применяется при оформлении художественных произведений (особенно сказок) или подобных неслужебных документов. Обычно располагают одну буквицу на странице. Как создать буквицу 1. В окне открытого документа установите курсор перед первой строкой нужного абзаца. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Буквица в группе Настройка активируйте пункт Добавить буквицу (рис. 1.68). 4. При необходимости активируйте пункт Целое слово. В этом случае первая буква первого слова в абзаце будет как буквица, а остальные — как крупные буквы.

Рис. 1.68. Окно Абзац. Вкладка Буквица

106


Текстовый редактор Writer

5. При необходимости регулятором Количество символов задайте число символов, которые будут преобразованы в буквицы (максимально — 9). По умолчанию используется один символ. 6. Регулятором Высота в строках задайте размер буквицы относительно количества строк, начиная с первой строки (максимально — 9). По умолчанию используется высота в две строки. 7. Регулятором Расстояние до текста задайте расстояние от буквицы до текста абзаца (максимально — 2 см). 8. В группе Содержимое в графе Текст при необходимости введите нужный текст буквицы, который будет отображаться вместо первых букв абзаца. 9. В графе Стиль символа откройте список и выберите стиль форматирования для буквиц. Для сохранения стиля форматирования выбранного абзаца щелкните по строке Нет. 10. Закройте окно кнопкой ОК.



Для абзаца с одной строкой буквицу добавить нельзя.

Как удалить буквицу 1. В окне открытого документа установите курсор перед буквицей нужного абзаца. 2. Щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 3. В окне Абзац на вкладке Буквица в группе Настройка отключите пункт Добавить буквицу. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Нумерация строк В некоторых юридических документах, а также при составлении договоров и соглашений применяется нумерация каждой строки документа отдельно. В OpenOffice.org можно вставлять номера строк как во всем документе, так и только в выбранных абзацах. При печати документа печатаются и номера строк. В формате HTML номера строк недоступны. Как добавить нумерацию строк ко всему документу 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Нумерация строк. 3. В окне Нумерация строк активируйте пункт Включить нумерацию (рис. 1.69). 4. В группе Вид откройте список графы Формат и выберите нужный формат нумерации. По умолчанию используются арабские цифры. 107


Часть I

Рис. 1.69. Окно Нумерация строк

5. Раскройте список графы Положение и выберите нужное расположение нумерации строк. По умолчанию используется положение Слева. 6. При необходимости задайте расстояние от нумерации до текста регулятором Расстояние. По умолчанию используется расстояние в 0,5 см. 7. Регулятором Интервал задайте интервал отсчета номеров строк. По умолчанию применяется интервал в пять строк. 8. В группе Считать при необходимости активируйте: • Пустые строки — для включения пустых абзацев в подсчет строк; • Строки во врезках — для включения номеров строк в текстовых врезках в общий подсчет. При этом в каждой такой врезке нумерация начинается заново, исключаясь из общего отсчета строк основной области текста документа. • На каждой странице заново — для отдельной нумерации строк на каждой странице документа. 9. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро скопировать формат На любой текстовый фрагмент при необходимости можно быстро перенести формат другого текста. Первый способ 1. В окне открытого документа выделите текст-эталон. 2. Щелкните по кнопке Копировать форматирование на стандартной панели инструментов. 108


Текстовый редактор Writer

3. Курсор в виде инструмента заливки при нажатой левой кнопке мыши протащите по тексту (несколько абзацев подряд), на который необходимо перенести форматирование, или щелкните по одному абзацу. Второй способ 1. В окне открытого документа выделите текст-эталон. 2. Дважды щелкните по кнопке Копировать форматирование на стандартной панели инструментов. 3. Щелкайте курсором в виде инструмента заливки по различным фрагментам текста (не подряд) в любой последовательности.



Для исключения абзаца из форматирования щелкните по нему при нажатой клавише Ctrl. Для исключения символа из форматирования щелкните по нему, удерживая клавиши Ctrl+Shift.

Формат табуляции Табуляция — это установка определенного расстояния между словами в строке по горизонтали. Вводится она при помощи клавиши Tab. Существует несколько типов табуляции (с выравниванием по левому и по правому полю, по центру и т. д.) В каждой строке текста можно независимо использовать различные позиции выравнивания табуляции. С помощью формата табуляции регулируется точное расположение слов в строке. Если одновременно выделено несколько абзацев, то на горизонтальной линейке отображаются только позиции табуляции первого из них. Очень часто пользователи для нестандартного отступа от левого поля нажимают несколько раз клавишу Tab, что неверно. Так можно задать только весьма приблизительное расстояние (каждая табуляция — это 1,25 см), к тому же его неудобно редактировать, так как необходимо удалять лишние нажатия табуляции. Поэтому такой метод рекомендуется использовать в очень незначительных случаях, при создании неслужебных документов. Как настроить табуляцию 1. В окне открытого документа раскройте меню ��ервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Общие. 109


Часть I

4. В правой части окна в группе Настройки задайте регулятором Шаг табуляции нужное значение.



По умолчанию используется значение 1,25 см.

5. Закройте окно кнопкой ОК.



О настройке отображения символа табуляции см. «Непечатаемые символы».

Как задать позицию табуляции с выравниванием по левому полю 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед словом, которое необходимо сдвинуть на нужное расстояние от левого поля. 2. Щелкните по горизонтальной линейке окна программы в том месте, где должно находиться слово в строке. На линейке отобразится символ фиксации табуляции. По умолчанию используется позиция табуляции именно с выравниванием по левому полю. 3. Нажмите один раз клавишу Tab. 4. Слово переместится к установленной позиции табуляции на горизонтальной ячейке. При вводе новых слов в данной позиции табуляции текст будет сдвигаться вправо. 5. После нажатия клавиши Enter позиция табуляции на горизонтальной линейке автоматически перейдет к следующему абзацу по наследству. Как задать позицию табуляции с выравниванием по правому полю 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед словом, которое необходимо расположить на нужное расстояние от правого поля. 2. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции, расположенной над вертикальной линейкой. 3. Когда отобразится нужный знак табуляции с выравниванием по правому полю, щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должно заканчиваться слово в строке. 4. Нажмите один раз клавишу Tab. 5. Слово переместится к установленной позиции табуляции на горизонтальной ячейке. При вводе новых слов в данной позиции табуляции символы будут сдвигаться влево. 6. После нажатия клавиши Enter позиция табуляции на горизонтальной линейке автоматически перейдет к следующему абзацу по наследству. 110


Текстовый редактор Writer

Как задать позицию табуляции с выравниванием по центру Кроме выравнивания абзаца по центру между полями, существует способ отцентрировать слова в строке относительного любого заданного на горизонтальной линейке центра. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед словом, центр которого необходимо расположить на нужном расстоянии от левого поля. 2. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции, расположенной над вертикальной линейкой. 3. Когда отобразится нужный знак табуляции с выравниванием по центру, щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен располагаться центр слова в строке. 4. Нажмите один раз клавишу Tab. 5. Слово переместится к установленной позиции табуляции на горизонтальной ячейке. При вводе новых слов в данной позиции табуляции символы будут сдвигаться влево и вправо одновременно. 6. После нажатия клавиши Enter позиция табуляции на горизонтальной линейке автоматически перейдет к следующему абзацу по наследству. Как задать позицию табуляции с выравниванием по разделителю Позиция табуляции по разделителю задает выравнивание чисел относительно десятичного разделителя. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед числом, запятую которого необходимо расположить на нужном расстоянии от левого поля. 2. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции, расположенной над вертикальной линейкой. 3. Когда отобразится нужный знак табуляции с выравниванием по разделителю, щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должна располагаться запятая числа в строке. 4. Нажмите один раз клавишу Tab. 5. Число переместится к установленной позиции табуляции на горизонтальной ячейке. При вводе новых чисел в данной позиции табуляции цифры до запятой будут сдвигаться влево, а после запятой — вправо. 6. После нажатия клавиши Enter позиция табуляции на горизонтальной линейке автоматически перейдет к следующему абзацу по наследству. 111


Часть I

Как быстро изменить позицию табуляции В расположение позиции табуляции на горизонтальной линейке можно быстро внести необходимые коррективы. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на абзац с табуляцией. 2. Наведите курсор на значок фиксатора табуляции на горизонтальной линейке и при нажатой левой кнопке мыши перетащите его до новой позиции. Как задать точные значения нескольких табуляций При использовании в документе точных значений позиций нескольких табуляций рекомендуется внести их в формат табуляции заранее. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Абзац на панели форматирование. 2. В окне Абзац на вкладке Табуляция в группе Выравнивание выберите способ выравнивания табуляции (рис. 1.70).

Рис. 1.70. Окно Абзац. Вкладка Табуляция

3. В поле Позиция введите нужное значение расстояния позиции табуляции и щелкните по кнопке Установить. 4. Когда введенное значение переместится в нижнее поле, повторите ввод следующих значений позиций табуляции. 112


Текстовый редактор Writer



Для удаления из списка ошибочного значения выделите его и щелкните по кнопке Удалить.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать табуляцию с автозаполнением Табуляция с автозаполнением используется, например, при создании оглавления, когда номер страницы отделяется пунктирной линей. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Абзац на панели форматирование. 2. В окне Абзац на вкладке Табуляция в группе Выравнивание выберите способ выравнивания табуляции. 3. В группе Заполнитель выберите тип линий для заполнения: пунктирная, сплошная, из точек. Горизонтальная линия в тексте — это частный случай табуляции с автозаполнением.



Активировав пункт Символ, можно задать собственный символ для заполнения табуляции.

4. Щелкните по кнопке Установить. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как создать горизонтальную линию с помощью табуляции Большинство пользователей создают горизонтальные линии в тексте с помощью сочетания клавиш Shift+_. Этот способ хорош только для небольших участков линий в тексте, который не будет в дальнейшем изменяться и форматироваться. А вот чтобы создать фиксированную горизонтальную линию, не зависящую от размера шрифта, необходимо использовать табуляцию с заполнением. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста после слова, за которым должна располагаться линия. 2. Установите нужную позицию табуляции для той точки, где должна закончиться линия. 3. Щелкните по кнопке Ч на панели форматирования. 4. Нажмите клавишу Tab.



Для набора текста после окончания линии отключите кнопку Ч на панели форматирования.

Как быстро удалить позицию табуляции 1. В окне открытого документа установите курсор ввода на строке, для которой необходимо убрать позицию табуляции. 113


Часть I

2. Наведите курсор на установленную позицию табуляции на горизонтальной линейке и при нажатой левой кнопке мыши стащите его вниз. Как удалить все значения табуляции в документе 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Абзац на панели форматирования. 2. В окне Абзац на вкладке Табуляция щелкните по кнопке Удалить все. 3. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 6 ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА

В этой главе будут рассмотрены вопросы распределения текста на странице. Для большей выразительности текста и были созданы такие элементы, как списки, колонки и рамки. Данные форматирования можно применять как к готовому тексту, так и перед набором.

Списки Список — это наглядно упорядоченный с помощью нумерации или специальных маркеров одно- или многоуровневый текст. При этом цифры нумерации и маркеры выделяются и форматируются отдельно от текста строк списка. Список можно создать заранее, а можно преобразовать в список готовый текст. Как настроить создание автоматических списков При первоначальных настройках программы Writer списки создаются автоматически. Если же это не происходит, необходимо активировать соответствующие настройки. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Параметры (рис. 1.71) активируйте пункты Распознавать символы нумерации и Распознавать маркированные символы. 4. Закройте окно кнопкой ОК.



Автоматическая нумерация будет применяться только к абзацам со стилем Базовый, Основной текст или Основой текст с отступом.

Нумерованный список Нумерованный список — это список, который основывается на обозначении пунктов списка цифрами (арабскими или римскими), а также латинскими буквами (строчными или заглавными). 115


Часть I

Рис. 1.71. Окно Автозамена. Вкладка Параметры

Как создать простой нумерованный список Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор в то место страницы, где должен начаться нумерованный список. 2. Наберите цифру 1 и установите после нее точку. 3. Нажмите клавишу Tab или клавишу пробела. 4. Наберите нужный текст первого пункта списка. 5. Нажмите клавишу Enter. 6. К первой строке списка автоматически добавится новая строка с номером 2. После каждого ввода текста и нажатия Enter будет добавляться строка со следующим порядковым номером. 7. В конце списка дважды нажмите клавишу Enter, чтобы прекратить нумерацию.



Данный способ работает только при настройке автоматических списков.

Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор в то место страницы, где должен начаться нумерованный список. 2. Щелкните по кнопке Нумерованный список на панели форматирования. 116


Текстовый редактор Writer

3. Наберите нужный текст первого пункта списка и нажмите клавишу Enter. 4. Введите нужный текст второго пункта и т. д. Как внести изменения в нумерованный список Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на нумерованном списке. 2. Автоматически откроется панель Маркеры и нумерация. 3. На панели Маркеры и нумерация щелкните по кнопке Маркеры и нумерация (рис. 1.72). 4. В окне Маркеры и нумерация на вкладке Тип нумерации (рис. 1.73) выберите новый стиль нумерации. 5. На вкладке Положение в группе Позиция (рис. 1.74) задайте новые параметры списка. 6. На вкладках Настройки (рис. 1.75) и Структура (рис. 1.76) задайте нужные значения параметров нумерации. 7. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.72. Панель Маркеры и нумерация. Кнопка Маркеры и нумерация

117


Часть I

Рис. 1.73. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Тип нумерации

Рис. 1.74. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Положение

Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните правовой кнопкой мыши по тексту нужного списка. 118


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.75. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Настройки

Рис. 1.76. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Структура

2. В контекстном меню выберите пункт Список. 3. Далее действуйте так же, как в первом способе. 119


Часть I

Маркированный список Маркированный список — это список, который основывается на обозначении списка маркерами. Ими могут служить шрифтовые символы или рисунки. Как создать простой маркированный список Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор там, где должен начаться маркированный список. 2. Наберите символ * (звездочка), > (знак больше) или - (дефис). 3. Нажмите клавишу Tab или клавишу пробела. 4. Наберите нужный текст первой строки списка. 5. Нажмите клавишу Enter. 6. К первой строке списка автоматически добавится новая строка с преобразованным маркером списка. После каждого ввода текста и нажатия Enter будет добавляться строка с маркером. 7. В конце списка дважды нажмите клавишу Enter, чтобы прекратить нумерацию.



Данный способ работает только при настройке автоматических списков.

Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор в то место страницы, где должен начаться нумерованный список. 2. Щелкните по кнопке Маркированный список на панели форматирования. 3. Наберите нужный текст первого пункта списка и нажмите клавишу Enter. 4. Введите нужный текст второго пункта и т. д. Как внести изменения в маркированный список Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на маркированном списке. 2. Автоматически откроется панель Маркеры и нумерация. 3. На панели Маркеры и нумерация щелкните по кнопке Маркеры и нумерация. 4. В окне Маркеры и нумерация на вкладке Маркеры (рис. 1.77) выберите новый стиль маркированного списка. 5. На вкладке Изображения (рис. 1.78) выберите новые символы для обозначения списка. 120


Текстовый редактор Writer

6. На вкладках Настройки и Структура задайте нужные значения параметров списка. 7. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.77. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Маркеры

Рис. 1.78. Окно Маркеры и нумерация. Вкладка Изображения

121


Часть I

Второй способ 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по тексту нужного маркированного списка. 2. В контекстном меню выберите пункт Список. 3. Далее действуйте так же, как в первом способе. Как быстро преобразовать нумерованный список в маркированный и наоборот В любом созданном списке всегда можно поменять способ обозначения, то есть символы маркирования на нумерацию и наоборот. 1. В окне открытого документа выделите нужный список. 2. Щелкните по кнопке Маркированный список или Нумерованный список (в зависимости от цели преобразования). 3. Способ нумерации выбранного списка автоматически изменится.

Многоуровневый список Многоуровневый список — это список, который основывается на отображении строк списка разными уровнями (от 1 до 9 уровня). То есть каждая из строк списка может включать подпункты различных уровней. Для обозначения в многоуровневом списке могут использоваться как маркеры, так и цифры. Как создать многоуровневый список 1. В окне открытого документа установите курсор в то место страницы, где должен начаться маркированный список. 2. Создайте первую строку маркированного или нумерованного списка. 3. Нажмите клавишу Enter и наберите вторую строку списка. 4. Для понижения уровня нужной строки списка (например, с № 1 до № 1.1) щелкните по кнопке Понизить на один уровень на автоматически открывшейся панели Маркеры и нумерация. 5. Для повышения уровня нужной строки списка (например, с № 1.2 до № 2) щелкните по кнопке Повысить на один уровень на автоматически открывшейся панели Маркеры и нумерация.



Для изменения уровня строки в многоуровневом списке можно также использовать клавишу Tab (понижать уровень) и Shift+Tab (повышать уровень).

6. Для прекращения нумерации дважды нажмите клавишу Enter. 122


Текстовый редактор Writer

Как изменить структуру многоуровневого списка 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по любой строке многоуровневого списка. 2. В контекстном меню выберите пункт Список. 3. В окне Маркеры и нумерация на вкладке Структура выберите нужный вид структуры многоуровневого списка. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать простой список в многоуровневый Существующий обычный список (нумерованный или маркированный) можно в любой момент преобразовать в многоуровневый. 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по любой строке нумерованного или маркированного списка. 2. В контекстном меню выберите пункт Список. 3. В окне Маркеры и нумерация на вкладке Структура выберите нужный вид структуры многоуровневого списка. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить расположение строки в списке Расположение строк можно изменять в любой момент работы со списком. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на нужной строке списка. 2. Автоматически откроется панель Маркеры и нумерация. 3. На панели Маркеры и нумерация щелкните по кнопке Переместить вверх или Переместить вниз.

Колонки Колонки — это вертикальные текстовые поля, на которые разбиваются страницы. Колонки используются для создания более выразительных документов и удобного расположения больших объемов текста на страницах. Ярким примером колонок служат газетные и журнальные колонки. Разбить страницу на колонки можно как уже с набранным текстом, так и пустую, еще перед набором текста. Как разбить пустую страницу на колонки одинаковой ширины 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Колонки. 3. В окне Колонки (рис. 1.79) задайте регулятором Колонки нужное число колонок. 123


Часть I

Рис. 1.79. Окно Колонки



Созданные колонки автоматически равны между собой. Чем больше число колонок, тем меньше их ширина. Максимальное число колонок — 99.

4. Для отображения на странице вертикальной линии между колонками в группе Разделительная линия откройте список графы Линия и выберите нужный тип линии. При этом линия будет располагаться по центру интервала между колонками. 5. При необходимости регулятором Высота можно задать высоту разделительной линии в процентах высоты колонки, а в графе Положение выбрать выравнивание линии относительно центра страницы. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как разбить страницу на колонки различной ширины 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Колонки. 3. В окне Колонки задайте регулятором Колонки нужное число колонок и отключите пункт Автоподбор.



Можно также выбрать один из предварительно определенных вариантов.

4. После этого появится возможность задать ширину каждой колонки и интервала между ними отдельно. 5. Сначала в графе Ширина задается ширина первой колонки, затем регулятором Интервал — ширина первого интервала, следом — ши124


Текстовый редактор Writer

рина второй колонки и второго интервала и т. д. Ширину последней колонки задавать не нужно! Иначе изменятся заданные ранее параметры первых колонок и интервалов. 6. Для перехода к регуляторам ширины колонок используйте кнопку Колонка. 7. При необходимости задайте вертикальную линию между колонками. 8. Закройте окно кнопкой ОК. Как разбить колонку на дополнительные колонки 1. В окне открытого документа выделите текст в нужной колонке. 2. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 3. В списке команд выберите пункт Колонки. 4. В окне Колонки откройте список графы Применить к: и выберите значение Выделению. 5. Задайте нужное число колонок и их параметры. Как разбить на колонки готовый текст 1. В окне открытого документа выделите нужный текст на странице. 2. Далее действуйте так же, как в предыдущей инструкции. Как набирать текст в поле колонки 1. В окне открытого документа установите курсор в начале первой колонки и наберите нужный текст, который будет ограничиваться шириной колонки. 2. Автоматически в конце каждой колонки (который совпадает с окончанием страницы) курсор ввода текста переместится на следующую колонку вправо и т. д. В конце последней колонки на странице курсор ввода текста переместится на первую колонку следующей страницы и т. д. Как самостоятельно перейти из одной колонки в другую Часто возникает необходимость перехода в поле следующей колонки, не доходя до конца страницы. Для этого используется разрыв колонки. Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в том месте колонки, откуда необходимо прейти на следующую колонку. 2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в том месте колонки, откуда необходимо перейти на следующую колонку. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Разрыв. 125


Часть I

4. В окне Вставить разрыв в группе Тип активируйте пункт Разрыв столбца. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Разрыв колонки удаляется так же, как обычные символы — клавишами Delete или BackSpace.

Как отказаться от колонок 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на текстовом поле любой колонки. 2. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 3. В списке команд выберите пункт Колонки. 4. В окне Колонки задайте регулятором Колонки число 1. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рамки Рамка — это прямоугольное графическое выделение абзацев или страниц редактируемыми линиями. Она широко используется в документах. Рамка привязана к тексту и абзацу и не может существовать без них. Как задать рамку фрагменту текста 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужному абзацу.



Также для создания рамки можно выделить группу абзацев.

2. В контекстном меню выберите пункт Абзац. 3. В окне Абзац на вкладке Обрамление выберите один из вариантов обрамления (рис. 1.80). 4. При необходимости в группе Стиль выберите нужный тип линий для выбранной рамки. 5. Откройте палитру Цвет и выберите нужный цвет линий рамки. 6. В группе Отступы от содержимого можно задать расстояние от линий рамки до текста абзаца. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить рамку фрагмента текста 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по тексту с рамкой. 2. В контекстном меню выберите пункт Абзац. 3. В окне Абзац на вкладке Обрамление в группе Предопределенное выберите вариант Убрать обрамление. 4. Закройте окно кнопкой ОК. 126


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.80. Окно Абзац. Вкладка Обрамление

Как задать рамку страницам документа 1. В окне открытого документа установите курсор на любой странице нужного документа. 2. Раскройте меню Формат. 3. В списке команд выберите пункт Страница. 4. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Обрамление задайте параметры рамки, аналогично рамке для абзаца. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить рамку страниц документа 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на любой странице с рамкой нужного документа. 2. Раскройте меню Формат. 3. В списке команд выберите пункт Страница. 4. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Обрамление в группе Обрамление щелкните по кнопке Убрать обрамление.

Заливка Заливка — это заполнение цветом пространства фрагмента текста или страницы. Она широко используется в оформлении документов наравне 127


Часть I

с другими способами выделения. Заливка привязана к тексту и странице и не может существовать без них. Как задать заливку фрагменту текста 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужному абзацу.



Также для создания заливки можно выделить группу абзацев.

2. В контекстном меню выберите пункт Абзац. 3. В окне Абзац на вкладке Фон в палитре Цвет фона щелкните по плашке нужного цвета. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как убрать заливку фрагмента текста 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по фрагменту текста с заливкой. 2. В контекстном меню выберите пункт Абзац. 3. В окне Абзац на вкладке Фон в палитре Цвет фона выберите значение Без заливки. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать фон страницам документа 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужному абзацу. 2. В контекстном меню выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Фон в палитре Цвет фона щелкните по плашке нужного цвета.



Цвет фона не распространяется на поля страницы.

4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать графический фон нужным страницам документа 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужному абзацу. 2. В контекстном меню выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Фон откройте список графы Тип и выберите значение Графический объект. 4. В группе Файл щелкните по кнопке Обзор (рис. 1.81). 5. В окне Графический объект (рис. 1.82) найдите нужный файл рисунка или фотографии для использования в качестве фона. 6. Дважды щелкните по найденному графическому файлу. 128


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.81. Окно Стиль страницы: имя стиля. Кнопка Обзор

Рис. 1.82. Окно Графический объект

129


Часть I

7. В группе Тип выберите один из трех способов расположения фонового рисунка на странице. 8. Закройте окно кнопкой ОК. Как убрать фон у страниц документа 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по любой странице с фоном. 2. В контекстном меню выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Фон в палитре Цвет фона выберите значение Без заливки. 4. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 7 РАБОТА С ТАБЛИЦЕЙ

Таблица — одна из лучших структур для понятной и доступной организации текстовой и числовой информации в документе. Она делает документ удобным и универсальным. Таблица состоит из горизонтальных строк и вертикальных столбцов, которые, пересекаясь, образуют прямоугольные ячейки. Ячейки могут содержать текст, рисунки или другие ячейки. Таблицу можно перемещать по документу, редактировать, изменять и дополнять. Панель Таблица После вставки в документ таблицы автоматически открывается панель Таблица, с помощью которой можно форматировать таблицу и ее содержимое. Панель также автоматически открывается при установке курсора в любую ячейку таблицы.

Создание таблицы Существует несколько способов создания таблиц: через вставку, рисование, использование шаблона и преобразование текста в таблицу. Как настроить параметры таблицы по умолчанию Данные параметры будут действительными для всех новых таблиц в текстовых документах. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Таблица. 4. В правой части окна в группе По умолчанию активируйте нужные пункты (рис. 1.83): • Заголовок — для форматирования первых строк таблиц стилем абзаца «Заголовок таблицы»; • Повторять на каждой странице — для вставки заголовка таблицы на каждой новой странице (после разрыва страницы); 131


Часть I

• Не разделять (не для HTML) — для запрета на разбивку таблицы разрывами текста; • Обрамление — для отображения границ ячеек таблицы. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.83. Окно Параметры. Группа По умолчанию

Как настроить ввод чисел в таблицу 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Таблица. 4. В правой части окна в группе Ввод в таблицы активируйте нужные пункты: • Распознавание чисел — для распознавания и форматирования чисел в текстовой таблице. В противном случае числа будут сохраняться в текстовом формате и автоматически выравниваться по левому краю; • Распознавание числового формата — для распознавания формата введенной информации; • Выравнивание — для автоматического выравнивания в ячейках чисел по нижнему и правому краю. В противном случае числа станут выравниваться по верхнему левому краю.



Данный параметр не влияет на прямое форматирование.

5. Закройте окно кнопкой ОК. 132


Текстовый редактор Writer

Как вставить таблицу в документ Первый способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на странице в месте размещения таблицы.

 2. 3. 4. 5.

Формат шрифта и абзаца всех ячеек таблицы будет таким же, каким был соответствующий формат в месте вставки таблицы. Изменение формата одной ячейки не зависит от изменений формата другой. Каждая ячейка полностью автономна.

Откройте меню Таблица. В списке команд наведите курсор на пункт Вставить. В открывшемся меню выберите пункт Таблица. В окне Вставка таблицы (рис. 1.84) в группе Размер таблицы регуляторами Столбцы и Строки задайте нужное количество столбцов и строк.

Рис. 1.84. Окно Вставка таблицы



Количество столбцов и строк в таблице — от 1 до 8192.

6. Закройте окно кнопкой ОК. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на странице в месте размещения таблицы. 2. Откройте меню кнопки Таблица на панели Стандартная. 3. В сетке таблицы выделите нужное количество строк и столбцов. 4. Щелкните левой кнопкой мыши, когда нужное количество строк и столбцов будет выделено. 133


Часть I



Для уменьшения количества строк и столбцов верните курсор на предыдущие позиции.

Как создать таблицу на основе автоформата В программе Writer предусмотрена большая коллекция шаблонов предварительно отформатированных таблиц, которые легко помещаются в документ и редактируются по вашему усмотрению. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в месте размещения таблицы. 2. Откройте меню Таблица и в списке команд наведите курсор на пункт Вставить. 3. В открывшемся списке выберите пункт Таблица. 4. В окне Вставка таблицы щелкните по кнопке Автоформат. 5. В окне Автоформат (рис. 1.85) выберите в списке нужный стиль таблицы.

Рис. 1.85. Окно Автоформат

6. Для редактирования выбранного формата щелкните по кнопке Детали и отключите нужные пункты. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать таблицу автоформатом 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку нужной таблицы. 2. Щелкните по кнопке Автоформат на панели Таблица. 3. В окне Автоформат выберите в списке нужный стиль таблицы. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать текст в таблицу Уже набранный текст документа при необходимости можно преобразовать в таблицу. 1. В окне открытого документа выделите нужный текст, который необходимо преобразовать в таблицу. 134


Текстовый редактор Writer

2. 3. 4. 5.

Откройте меню Таблица. В списке команд наведите курсор на пункт Преобразовать. В раскрывшемся списке выберите пункт Текст в таблицу. В окне Преобразовать текст в таблицу (рис. 1.86) в группе Разделитель текста выберите способ разбивки текста на столбцы таблицы.

Рис. 1.86. Окно Преобразовать текст в таблицу



Выбрав пункт Другой, можно задать нестандартный символ разбивки.

6. Закройте окно кнопкой ОК. Как перемещаться по таблице Чтобы попасть в нужную ячейку таблицы, наведите на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши или переместите курсор одной из четырех клавиш-стрелок (вверх, вниз, влево, вправо). Для быстрого перемещения используйте следующие сочетания клавиш: • Tab — в правую ячейку из текущей; • Shift+Tab — в левую ячейку из текущей; • Alt+Home — в первую ячейку текущей строки; • Alt+End — в последнюю ячейку текущей строки; • Alt+Page Up — в первую ячейку текущего столбца; • Alt+Page Down — в последнюю ячейку текущего столбца. Как выделить таблицу Первый способ В окне открытого документа щелкните левой кнопкой мыши над верхним левым углом нужной таблицы, когда указатель примет форму диагональной стрелки. 135


Часть I

Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы. 2. Используйте сочетание клавиш Ctrl+A. Как задать точную ширину таблицы 1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица (рис. 1.87) в группе Выравнивание активируйте пункт Вручную.

Рис. 1.87. Окно Свойства таблицы. Вкладка Таблица

4. В группе Свойства регулятором Ширина задайте нужную величину ширины таблицы в сантиметрах.



При активации пункта Относительная ширина задается в процентах.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как выровнять таблицу по центру страницы 1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 136


Текстовый редактор Writer

3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Выравнивание активируйте пункт По центру. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать отступ таблицы от полей 1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 3. В окне Свойства таблицы на вкладке Таблица в группе Интервал задайте регуляторами нужное значение отступа. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как объединить несколько таблиц в одну Несколько самостоятельных таблиц можно слить воедино. Первый способ Если таблицы разделены только знаками абзацев, удалите эти символы разметки обычным способом. Второй способ Если между таблицами находится нужный текст, необходимо перенести таблицы и расположить их последовательно одну за другой, а затем удалить символы абзацев между ними. Как поместить таблицу в таблицу Вложенная таблица — это таблица, находящаяся внутри ячейки другой таблицы. Данный способ создания таблиц используется при формировании веб-страниц. 1. В окне открытого документа установите курсор в нужной ячейке таблицы. 2. Далее действуйте так же, как в инструкции по обычной вставке таблицы в документ. Как вставить абзац перед таблицей в начале страницы Очень часто, когда таблица была создана в самом начале страницы, возникает необходимость поместить сверху нее текст или пустой абзац. 1. В окне открытого документа установите курсор в первую ячейку первой строки таблицы.



Если в ячейке находится текст, курсор необходимо установить перед первым словом.

2. Нажмите клавишу Enter. Как преобразовать таблицу в текст Данные существующей таблицы можно при необходимости перевести в обычную текстовую форму. 137


Часть I

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицы. 2. Откройте меню Таблица. 3. В списке команд наведите курсор на пункт Преобразовать. 4. В раскрывшемся меню выберите пункт Таблицу в текст. 5. В окне Преобразовать таблицу в текст (рис. 1.88) в группе Разделитель текста выберите способ разбивки таблицы на абзацы текста.

Рис. 1.88. Окно Преобразовать таблицу в текст



Выбрав пункт Другой, можно задать нестандартный символ разбивки.

6. Закройте окно кнопкой ОК. Как добавить название таблице В простом случае, когда в небольшом документе присутствуют однадве таблицы, их названия можно задавать вручную. Другое дело, когда необходимо унифицировать достаточное количество таблиц. В этом случае рекомендуется использовать вставку названия таблицы. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицу. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Название. 4. В окне Название (рис. 1.89) в графе Название введите имя таблицы. 5. Откройте список графы Нумерация и выберите нужный тип нумерации. 6. В графе Позиция выберите место расположения названия: сверху или снизу. 7. Для редактирования основных параметров заголовка щелкните по кнопке Параметры. 8. В окне Параметры диапазона номеров (рис. 1.90) выберите уровень нумерации, стиль символов и т. д. 9. Закройте окно кнопкой ОК. 138


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.89. Окно Название

Рис. 1.90. Окно Параметры диапазона номеров

Как сделать невидимыми все линии в таблице 1. Выделите нужную таблицу. 2. Откройте меню кнопки Обрамление на панели Таблица. 3. В палитре выберите кнопку Без линий. Как изменить цвет линий в таблице 1. Выделите нужную таблицу. 2. Откройте меню кнопки Цвет линий рамки на панели Таблица. 3. В палитре выберите плашку нужного цвета. Как изменить толщину линий в таблице 1. Выделите нужную таблицу. 2. Откройте меню кнопки Стиль линий на панели Таблица. 3. В палитре выберите нужный стиль линий. Как изменить цвет фона в таблице 1. Выделите нужную таблицу. 2. Откройте меню кнопки Цвет фона на панели Таблица. 3. В палитре выберите нужный цвет фона. 139


Часть I

Как настроить разбиение таблиц Таблица может не поместиться на одной странице документа. В этом случае необходимо настроить ее разбиение. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 3. В окне Свойства таблицы на вкладке На странице (рис. 1.91) активируйте пункт Разрешить разбиение таблиц между страницами и колонками.

Рис. 1.91. Окно Свойства таблица. Вкладка На странице

4. При необходимости устанавливать разрыв страницы внутри строки таблицы активируйте пункт Разрешить разбиение строки между страницами и колонками. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить таблицу 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицы. 2. Откройте меню Таблица. 3. В списке команд наведите курсор на пункт Удалить. 4. В раскрывшемся меню выберите пункт Таблица. 140


Текстовый редактор Writer

Ячейка таблицы Ячейка — прямоугольное табличное поле, образующееся на пересечении столбца и строки, основной элемент таблицы. Толщина и цвет линий в ячейках, а также цвет фона задается аналогично инструкциям для всей таблицы. Предварительно необходимо выделить нужное количество ячеек. Как выделить текст в ячейке Для выделения текста в ячейке щелкните по нему дважды левой кнопкой мыши. Как выделить несколько ячеек Для выделения несколько ячеек подряд протащите по ним курсор ввода текста при нажатой левой кнопке мыши. Как объединить ячейки 1. В окне открытого документа выделите нужные смежные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Объединить ячейки на панели Таблица. Как разбить ячейку 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужную ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Разбить ячейки на панели Таблица. 3. В окне Разбить ячейки (рис. 1.92) регулятором Кол-во частей задайте нужное количество дополнительных ячеек.

Рис. 1.92. Окно Разбить ячейки

4. В группе Направление выберите расположение ячеек: горизонтальное или вертикальное. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как выровнять текст в ячейках По умолчанию текст в ячейках изначально располагается в верхнем левом углу. Для выравнивания по горизонтали можно использовать кнопки 141


Часть I

выравнивания абзацев. Но чтобы выровнять текст в ячейке и по вертикали и по горизонтали одновременно, воспользуйтесь способом, приведенным ниже. 1. В окне открытого документа выделите нужные ячейки таблицы. 2. Щелкните по кнопке нужного выравнивания на панели Таблица.



Для горизонтального выравнивания используйте кнопки выравнивания абзацев на панели Форматирование.

Как задать направление текста в ячейках Текст в ячейках может размещаться и горизонтально, и вертикально. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 3. В окне Свойства таблицы на вкладке На странице откройте список графы Направление текста и выберите нужное значение: • текст по горизонтали; • текст по вертикали; • направление справа налево (вертикально); • направление слева направо. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как установить защиту на ячейку В таблице предусмотрена возможность установить защиту на ячейку, чтобы предотвратить случайные изменения информации. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужную ячейку. 2. Откройте меню Таблица и в списке команд выберите пункт Защита ячейки. Как снять защиту с ячейки 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужной ячейке. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Ячейка. 3. Щелкните по пункту Снять защиту.

Строка таблицы Строка — это горизонтальная последовательность ячеек в таблице от левого до правого края. В таблице может быть от 1 до 8192 строк. Высота строк зависит от количества набранного в ячейках текста, то есть автоматически увеличивается или уменьшается в зависимости от того, сколько текста и какого размера шрифта в ней помещено. 142


Текстовый редактор Writer

Как выделить строку Первый способ Для выделения строки таблицы щелкните слева от нее левой кнопкой мыши, когда курсор примет вид направленной вправо стрелки. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужной строке. 2. Щелкните по кнопке Выделить строку на панели Таблица. Как выделить несколько строк Для выделения нескольких строк подряд протащите курсор-стрелку слева от них при нажатой левой кнопке мыши. Как добавить в таблицу новую строку Если первоначального количества строк в таблице стало недостаточно, необходимо добавить новые строки. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку строки, после которой необходимо добавить новую строку. 2. Щелкните по кнопке Вставить строку на панели Таблица. Как добавить в таблицу несколько строк 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по любой ячейке строки, после или перед которой необходимо добавить новую строку. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Строка. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Вставить. 4. В окне Вставить строки (рис. 1.93) регулятором Кол-во задайте нужное значение количества строк. 5. В группе Положение выберите расположение добавляемых строк: до или после выбранной строки. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.93. Окно Вставить строки

143


Часть I

Как быстро добавить строку в конце таблицы 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в правую нижнюю ячейку таблицы. 2. Нажмите клавишу Tab.



При нажатии клавиши Tab курсор никогда не выйдет за пределы таблицы, так как всякий раз будет добавляться новая строка.

Как удалить строку 1. В окне открытого документа выделите нужную строку таблицы. 2. Щелкните по кнопке Удалить строку на панели Таблица.



Для удаления нескольких строк одновременно их необходимо предварительно выделить.

Как удалить содержимое строки 1. В окне открытого документа выделите нужную строку или несколько строк. 2. Нажмите клавишу Delete. Как быстро изменить высоту строки 1. В окне открытого документа наведите курсор на горизонтальную границу нужной строки таблицы. 2. Когда курсор примет вид двусторонней стрелки с направлением стрелок вверх-вниз, при нажатой левой кнопке мыши переместите границу строки. Как задать точную высоту строк в таблице 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по любой ячейке нужной строки.



Для установки точной высоты сразу нескольких строк необходимо предварительно выделить их.

2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Строка. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Высота. 4. В окне Высота строки (рис. 1.94) регулятором Высота задайте нужное значение высоты строки. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать оптимальную высоту строк При оптимальной высоте строк ее значение автоматически подстраивается под содержимое ячеек. Задается по умолчанию для новых таблиц. 144


Текстовый редактор Writer

1. 2. 3. 4.

В окне открытого документа выделите нужные строки. Щелкните правой кнопкой по созданному выделению. В контекстном меню наведите курсор на пункт Строка. В открывшемся списке выберите пункт Оптимальная высота.

Рис. 1.94. Окно Высота строки

Как задать автоподбор высоты строк Высоту строк можно быстро задать в соответствии с набранным в них текстом. 1. В окне открытого документа выделите нужные строки. 2. Раскройте меню кнопки Автоподбор на панели Таблица. 3. Выберите кнопку Автоподбор высоты строк.



Кнопка доступна только при наличии текста в выбранной строке.

Как выровнять между собой высоту строк 1. В окне открытого документа выделите нужные строки. 2. Щелкните правой кнопкой по созданному выделению. 3. В контекстном меню наведите курсор на пункт Строка. 4. В раскрывшемся списке выберите пункт Распределить равномерно. Как задать повтор первых строк таблицы При работе с большими таблицами, которые могут размещаться на нескольких страницах, возникает необходимость (особенно при печати на принтере) располагать первые строки таблицы на каждой странице. 1. В окне открытого документа выделите нужные строки или установите курсор в первой строке. 2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица. 3. В окне Свойства таблицы на вкладке На странице активируйте пункт Повторять заголовок. 4. Для повтора нескольких строк задайте нужное значение регулятором Первые. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 145


Часть I

Столбец таблицы Столбец — вертикальная последовательность ячеек таблицы сверху донизу. Столбцов в таблице может быть от 1 до 8192. При наборе текста в ячейках столбца его ширина по умолчанию не изменятся. Как выделить столбец Первый способ Щелкните над столбцом левой кнопкой мыши, когда курсор примет вид небольшой черной стрелки, направленной вниз. Второй способ 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любой ячейке нужного столбца. 2. Щелкните по кнопке Выделить столбец на панели Таблица. Как выделять несколько столбцов Для выделения несколько столбцов подряд протащите над ними курсор-стрелку при нажатой левой кнопке мыши. Как добавить в таблицу новый столбец 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку столбца, после которого необходимо добавить новый столбец. 2. Щелкните по кнопке Вставить столбец на панели Таблица. Как добавить в таблицу несколько столбцов 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по любой ячейке столбца, рядом с которым необходимо вставить новый столбец. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Столбец. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Вставить. 4. В окне Вставить столбцы регулятором Кол-во задайте нужное количество столбцов (рис. 1.95).

Рис. 1.95. Окно Вставить столбцы

146


Текстовый редактор Writer

5. В группе Положение выберите размещение новых столбцов: до или после выбранного столбца. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить столбец 1. В окне открытого документа установите курсор в любую ячейку нужного столбца. 2. Щелкните по кнопке Удалить столбец на панели Таблица.



Для удаления нескольких столбцов одновременно необходимо предварительно выделить их.

Как удалить содержимое столбцов 1. В окне открытого документа выделите нужный столбец или несколько столбцов. 2. Нажмите клавишу Delete. Как быстро изменить ширину столбца 1. В окне открытого документа наведите курсор на вертикальную линию границы нужного столбца. 2. Когда курсор станет двусторонней стрелкой с направлением стрелок влево-вправо, при нажатой левой кнопки мыши переместите линию границы. Как задать точную ширину столбца в таблице 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по любой ячейке нужного столбца.



Для установки точной ширины сразу нескольких столбцов необходимо предварительно выделить их.

2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Столбец. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Ширина. 4. В окне Ширина столбца (рис. 1.96) регулятором Ширина задайте нужное значение ширины. 5. Регулятором Столбец выберите при необходимости следующий столбец и задайте его ширину. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.96. Окно Ширина столбца

147


Часть I

Как задать оптимальную ширину столбцов При оптимальной ширине столбцов ее значение автоматически подстраивается под содержимое ячеек. 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по любой ячейке нужного столбца.



Для установки оптимальной ширины сразу нескольких столбцов необходимо предварительно выделить их.

2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Столбец. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Оптимальная ширина. Как задать автоподбор ширины столбцов Ширину столбцов можно быстро задать в соответствии с набранным в них текстом. 1. В окне открытого документа выделите нужные столбцы. 2. Откройте меню кнопки Автоподбор на панели Таблица. 3. Выберите кнопку Автоподбор ширины столбцов.



Кнопка доступна только при наличии текста в выбранном столбце.

Как выровнять между собой ширину столбцов 1. В окне открытого документа выделите нужные столбцы. 2. Откройте меню кнопки Автоподбор на панели Таблица. 3. Выберите кнопку Распределить равномерно. Как сортировать данные в столбце Данные в ячейках (текст, цифры, даты), расположенные в столбце, можно отсортировать по нужным параметрам. 1. В окне открытого документа выделите ячейки нужного столбца. 2. Щелкните по кнопке Сортировать на панели Таблица. 3. В окне Сортировка (рис. 1.97) в группе Порядок сортировки активируйте пункт Ключ 1. 4. В графе Тип ключа выберите способ сортировки: алфавитноцифровой или цифровой. 5. При необходимости активируйте пункты Ключ 2 и Ключ 3, которые позволят уточнить сортировку данных в столбце. 6. В группе Порядок активируйте нужное направление сортировки: по возрастанию или убыванию. 7. В графе Язык выберите язык сортировки. По умолчанию используется русский язык. 8. При необходимости активируйте пункт Учитывать регистр. 9. Закройте окно кнопкой ОК. 148


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.97. Окно Сортировка


Глава 8 ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ В ДОКУМЕНТ

В документы OpenOffice.org 3.0 можно вставлять рисунки, примечания, поля, символы, сноски, звуковые файлы, объекты, закладки и т. д.

Вставка графических объектов В документы OpenOffice.org 3.0 можно помещать рисунки и фотографии различных форматов. Существует несколько способов размещения графических объектов в документе: • вставка из файла; • вставка из галереи методом перетаскивания; • вставка отсканированного изображения; • вставка из приложений OpenOffice.org Draw или Impress. Как вставить графический объект из файла 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения графического объекта.



По умолчанию графический объект расположится по центру над абзацем, где стоит курсор ввода текста.

2. Откройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Изображение. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Из файла. 4. В окне Вставить изображение найдите на нужном жестком диске графический файл и щелкните по кнопке Открыть.



При необходимости откройте список графы Тип файла и выберите для вставки определенные типы файлов. Если активировать пункт Связь, то при последующем обновлении и загрузке документа растровый рисунок будет перезагружаться (с учетом его редактирования). Если активировать пункт Предварительный просмотр, то в правой части окна можно будет просматривать выбранный графический файл.

5. На странице отобразится выбранный графический объект. В месте его привязки (абзац, где располагался курсор ввода текста в момент вставки объекта) появится символ якоря (рис. 1.98). 150


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.98. Страница документа с графическим объектом



Удаление абзаца привязки приведет к удалению графического объекта.

Как вставить графический объект из галереи 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Галерея на панели Стандартная.



Для закрытия окна галереи повторно щелкните по значку Галерея на панели Стандартная.

2. В левой части окна галереи выберите в списке нужную папку (рис. 1.99). 3. В правой части окна отобразится содержимое выбранной папки. 4. Наведите курсор на нужный графический объект и при нажатой левой кнопке мыши перетащите объект на страницу документа.



Если при перетаскивании удерживать клавиши Shift+Ctrl, то вместо копии объекта на странице появится гиперссылка на него.

151


Часть I

Рис. 1.99. Окно Галерея

Как вставить графический объект из галереи в виде фона 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Галерея на панели Стандартная. 2. В левой части окна галереи выберите в списке нужную папку темы. 3. В правой части окна щелкните правой кнопкой мыши по нужному графическому объекту. 4. В контекстном меню наведите курсор на пункт Вставить, а затем — на пункт Фон. 5. В раскрывшемся меню выберите: • Страница — для заполнения всех страниц выбранным графическим объектом; • Абзац — для заполнения выбранным графическим объектом пространства абзаца, где в данный момент находится курсор ввода текста. Как пополнить галерею новыми рисунками 1. В окне открытого документа раскройте галерею. 2. Откройте папку нужной темы. 152


Текстовый редактор Writer

3. Наведите курсор на нужный графический объект и при нажатой левой кнопке мыши перетащите его в окно галереи. Как вставить графический объект из приложений OpenOffice.org Draw или Impress 1. Откройте страницу документа Writer, на которую необходимо поместить графический объект. 2. Откройте документ Draw или Impress с объектом, который необходимо скопировать. 3. Щелкните правой кнопкой мыши по нужному объекту и выберите в контекстном меню пункт Копировать. 4. Щелкните правой кнопкой мыши в нужном месте страницы Writer и выберите в контекстном меню пункт Вставить. Как перемещать графический объект В окне открытого документа наведите курсор на нужный объект и при нажатой левой кнопке мыши перетащите его в новое место страницы. Как редактировать графический объект 1. В окне открытого документа выделите щелчком нужный объект. 2. Активируется панель Изображение с инструментами для редактирования графических объектов и панель Врезка, с помощью которой можно задавать расположение объектов.



В документе возможно редактирование только локальной копии изображения.

Возможности панели Изображение Перечислим кнопки и меню панели Изображение: • Обратить — обращение цветов цветного изображения в оттенки серого цвета; • Сгладить — смягчение или размывание изображения; • Настроить резкость — повышение резкости изображения; • Удалить шум — устранение шума; • Соляризация — применение эффекта соляризации (цвета частично становятся негативными); • Старение — применение эффекта состаривания (при 0 % все пиксели имеют серые значения, а при 100 % остается только канал красного цвета); • Плакат — применение эффекта уменьшения числа цветов (фотографии становятся похожи на рисунки); • Поп-арт — преобразование изображения в стиль поп-арт; 153


Часть I

• Набросок углем — преобразование изображения в стиль наброска углем (контуры изображения обрисовываются черным, а исходные цвета исчезают); • Рельеф — применение эффекта рельефа; • Мозаика — применение эффекта мозаики (объединение небольших групп пикселов в прямоугольные области одного цвета); • Меню Режим графических объектов — быстрое преобразование изображения в черно-белый вид, оттенки серого или стиль водяного знака; • Цвет — активация панели Цвет, с помощью которой можно регулировать яркость, контрастность, насыщенность и т. д.; • Прозрачность — регулировка степени прозрачности изображения; • Отразить по вертикали и Отразить по горизонтали — поворот изображения относительно вертикальной и горизонтальной оси. Как добавить название графическому объекту 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному изображению. 2. В контекстном меню выберите пункт Название. 3. В окне Название в графе Название наберите имя рисунка. 4. В группе Свойства при необходимости измените свойства заголовка изображения. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать обтекание графического объекта Графические объекты могут располагаться на страницах поверх текста, внутри текста или за ним. 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному изображению. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Обтекание. 3. В открывшемся меню выберите нужный вид обтекания. Как изменить способ расположения графических объектов Графические объекты располагаются на страницах послойно, порядок слоев можно изменять. 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному изображению. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Расположение. 3. В открывшемся меню выберите нужный вид расположения объекта относительно других объектов. Как сгруппировать графические объекты Несколько объектов можно сгруппировать в один, что позволит применять к ним общее редактирование и форматирование. Объекты в группе 154


Текстовый редактор Writer

можно перемещать, преобразовывать, изменять их размер, искажать или конвертировать совместно, при этом в любой момент можно работать и с отдельным объектом. 1. В окне открытого документа выделите нужные графические объекты щелчками при нажатой клавише Shift. 2. Раскройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Сгруппировать. 3. В дополнительном меню выберите пункт Сгруппировать.



Для разделения группы объектов выберите команду Разгруппировать.

Как войти в группу 1. В окне открытого документа выделите нужный сгруппированный объект. 2. Раскройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Сгруппировать. 3. В дополнительном меню выберите пункт Войти в группу.



В данном режиме можно добавлять и удалять объекты. Объекты, не входящие в группу, показаны приглушенными цветами.

Как войти в группу 1. В окне открытого документа выделите нужный сгруппированный объект. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Сгруппировать. 3. В дополнительном меню выберите пункт Выйти из группы. Как сохранить графический объект Изображение, вставленное в документ, можно сохранить самостоятельно. 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой по нужному изображению. 2. В контекстном меню выберите пункт Сохранить изображение. 3. В окне Экспорт графического объекта в графе Имя файла наберите название для изображения и выберите нужный жесткий диск и папку для сохранения. 4. Откройте список графы Тип файла и выберите нужный формат файла для сохранения. 5. Щелкните по кнопке Сохранить. 155


Часть I

Как удалить графический объект 1. В окне открытого документа выделите щелчком мыши нужный графический объект. 2. Нажмите клавишу Delete. Как вставить на страницу графическую горизонтальную линию 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужном месте станицы. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд выберите пункт Горизонтальная линия. 3. В окне Вставить горизонтальную линию выберите нужный тип линии (рис. 1.100). 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.100. Окно Вставить горизонтальную линию



С данной линией можно работать как и с обычным графическим объектом.

Вставка медиафайлов С помощью данной инструкции можно размещать на страницах документа видео- и звуковые файлы. Перемещение и удаление медиафайлов происходит так же, как перемещение графических объектов. Как вставить медиафайл 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужном месте станицы. 2. Раскройте меню Вставка и в списке команд выберите пункт Видео и звук. 3. В окне Вставить видео и звук отыщите нужный медиафайл на жестком диске. 156


Текстовый редактор Writer



При необходимости раскройте список графы Тип файла и выберите нужный формат файла для вставки.

4. Выделите щелчком найденный медиафайл и щелкните по кнопке Открыть. 5. На странице документа отобразится прямоугольник файла (рис. 1.101).

Рис. 1.101. Страница документа с медиафайлом

Как воспроизвести видео- или звуковой файл 1. В окне открытого документа с медиафайлом выделите щелчком прямоугольник файла. 2. Щелкните по кнопке Воспр. на панели инструментов Управление медиафайлами.



Панель Управление медиафайлами (рис. 1.102) можно использовать для приостановки, остановки, циклического воспроизведения, а также регулировки громкости или выключения звука при воспроизведении файла.

157


Часть I

Рис. 1.102. Панель Управление медиафайлами

Вставка диаграммы Диаграмма — это графическое представление текстовой и цифровой информации. Диаграммы автоматически обновляются при изменении исходных данных. Если диаграмму скопировать и вставить в другое приложение, она перестанет изменяться при изменении исходных данных. В приложении Calc диаграмма является объектом таблицы. Работа с диаграммами будет подробней рассмотрена во второй части данной книги «Табличный редактор Calc». Для редактирования нужной части диаграммы (области диаграммы, рядов данных, сетки, осей, легенды) дважды щелкните по ней и в соответствующем окне внесите нужные изменения. Перемещать и удалять диаграммы (а также задавать им привязку и расположение) можно так же, как и графические объекты. Как вставить диаграмму на страницу документа Writer В документ Writer можно вставлять диаграммы с данными, полученными из таблицы Writer. 158


Текстовый редактор Writer

Если ячейки с данными не выбраны, то диаграмма вставляется со стандартными данными. 1. В окне открытого документа раскройте меню Вставка. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Объект. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Диаграмма. 4. На странице появится диаграмма (рис. 1.103).

Рис. 1.103. Страница документа с диаграммой

Как вставить в диаграмму собственные данные 1. В окне открытого документа выделите двойным щелчком нужную диаграмму. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме. 3. В контекстном меню выберите пункт Таблица данных диаграммы. 4. В окне Таблица данных (рис. 1.104) введите собственные данные.



При необходимости в окне можно добавить и удалить строки и столбцы соответствующими кнопками.

159


Часть I

Рис. 1.104. Окно Таблица данных

Как изменить тип диаграммы 1. В окне открытого документа выделите нужную диаграмму двойным щелчком. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме. 3. В контекстном меню выберите пункт Тип диаграммы. 4. В окне Тип диаграммы (рис. 1.105) выберите новый тип диаграммы. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.105. Окно Тип диаграммы

Вставка врезки Врезка — это независимый контейнер для нестандартного размещения текста или объектов. Врезка имеет внутреннее текстовое поле и рамку. Все 160


Текстовый редактор Writer

составные части врезки можно форматировать. Максимальный размер врезки равен размеру страницы. Как вставить врезку 1. В окне открытого документа раскройте меню Вставка. 2. В списке команд выберите пункт Врезка. 3. В окне Врезка на вкладке Тип (рис. 1.106) регуляторами Ширина и Высота задайте нужные размеры врезки.

Рис. 1.106. Окно Врезка. Вкладка Тип



При активации пунктов Относительно размеры задаются в процентах.

4. Для установки автоматической ширины или высоты рамки относительно содержимого врезки активируйте пункт Автоматически. 5. В группе Привязка задайте привязку врезки: • К странице — к текущей странице; • К абзацу — к текущему абзацу; • К символу — к выбранному символу; • Как символ — привязывает выбранную врезку как символ. При этом высота текущей строки подбирается по высоте врезки. 6. В группе Положение задайте положение врезки на текущей странице по горизонтали и по вертикали. 161


Часть I



Если для четных страниц вы хотите применить обратные значения параметров выравнивания по горизонтали, активируйте пункт Зеркальное положение на четных страницах.

7. Для удержания врезки в границах текста, к которому она привязана, активируйте пункт Следовать за текстом. 8. На вкладках Обрамление и Фон при необходимости задайте параметры рамки и текстового поля врезки. 9. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать обтекание врезки Врезка может располагаться на свободном месте страницы, поверх текста или внутри него. В последнем случае необходимо задать обтекание рамки врезки. 1. В окне открытого документа выделите созданную врезку щелчком мыши. 2. На автоматически открывшейся панели Врезка щелкните по кнопке Свойства фрейма. 3. В окне Врезка на вкладке Обтекание (рис. 1.107) выберите нужный тип обтекания: слева, справа, по контуру и т. д.



При необходимости задайте регуляторами группы Отступы расстояние от текста до рамки врезки.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.107. Окно Врезка. Вкладка Обтекание

162


Текстовый редактор Writer

Вставка примечания Примечание — это дополнительное текстовое поле для размещения сопутствующей информации за пределами страницы. Как вставить примечание 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в месте расположения применения. Откройте меню Вставка и в списке команд выберите пункт Примечание. 2. Справа страницы отобразится поле примечания (рис. 1.108). Наберите в нем нужный текст. Поле примечания и место его привязки к тексту страницы соединяет линия.

Рис. 1.108. Страница документа с примечанием



Поле примечания автоматически увеличивается в зависимости от количества текста. У его основания отображается имя автора документа, дата и время создания примечания.

Как изменить или дополнить примечание В окне открытого документа с примечанием щелкните в поле примечания и внесите нужные изменения и дополнения. 163


Часть I

Как перемещаться между примечаниями Для перехода между примечаниями можно использовать сочетания клавиш: • Ctrl+Alt+Page Down — для перехода к следующему примечанию; • Ctrl+Alt+Page Up — для перехода к предыдущему примечанию. Если установить курсор на странице с примечаниями, то указанные сочетания клавиш будут перемещать к предыдущей или следующей привязке примечания.



Также для работы с примечаниями можно использовать Навигатор.

Как удалить примечание 1. В окне открытого документа с примечанием щелкните по кнопке со стрелкой вниз. 2. В списке команд выберите пункт Удалить примечание.



Можно также удалить все примечания автора текущего примечания или все примечания в документе.

Вставка специальных символов Если вы хотите поместить в документ знак, которого нет на клавиатуре, необходимо вставить его как специальный символ. Такие символы могут выделяться, копироваться и удаляться как обычные буквы и цифры. Как вставить в документ специальный символ 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения символа. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Специальный символ. 4. В окне Выбор символа (рис. 1.109) откройте список графы Шрифт и выберите шрифт. 5. В окне отобразятся специальные символы данного шрифта. 6. Щелкните по нужному символу. 7. Закройте окно кнопкой ОК.

 164

Для вставки нескольких символов щелкайте по ним в окне, а затем щелкните по кнопке ОК.


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.109. Окно Выбор символа

Вставка полей Для вставки в документы меняющихся данных (времени, даты или номеров страниц) рекомендуется использовать специальные поля ввода. Поле ввода — это переменная, доступная для редактирования. Поле в документе, как правило, выделяется специальным затенением, которое не выводится на печать. Поле состоит из имени и содержимого, между отображением которых на странице можно переключаться. Как добавить в документ поле ввода Данным способом можно вставить поля, не отображенные в меню Поля. 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения поля. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Поля. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Дополнительно. 4. В окне Поля на вкладке Документ (рис. 1.110) просмотрите вкладки и выберите в списках нужное поле: • Автор — имя пользователя, который первым сохранил документ; • Время — текущее время; • Глава — номер и/или название главы; • Дата — текущая дата; • Имя файла — имя файла и/или путь к каталогу размещения документа; 165


Часть I

• Отправитель — данные о пользователе; • Статистика — поле статистики документа; • Страница — номер текущей, предыдущей или следующей страницы; • Шаблоны — имя файла или пути из текущего шаблона.

Рис. 1.110. Окно Поля. Вкладка Документ

5. Щелкните по кнопке Вставить. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как добавить в документ собственное поле ввода С помощью данной инструкции можно создать собственное поле ввода с нужным содержимым. 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения поля. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Поля. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Дополнительно. 4. В окне Поля на вкладке Функции (рис. 1.111) выберите в списке Тип поля строку Поле ввода. 5. Щелкните по кнопке Вставить. 6. В окне Поле ввода введите нужный текст содержимого поля. 7. Закройте окно кнопкой ОК. 166


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.111. Окно Поля. Вкладка Функции

Как настроить затенение поля ввода 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Внешний вид. 4. В правой части окна в группе Настройка цветов (рис. 1.112) активируйте пункт Затенение полей. 5. Откройте палитру данного пункта и выберите нужный цвет. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро включить затенение полей 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Затенение полей. Как выбрать способ отображения поля Поле состоит из названия и содержимого, между отображением которых на странице можно переключаться. 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Поля.



При включенном пункте Поля на странице отображается название поля, а при отключенном — его содержимое.

167


Часть I

Рис. 1.112. Окно Параметры. Группа Настройка цветов

Как вставить в документ обновляемую дату и время Для удобства работы с документами рекомендуется добавлять дату и время не как обычное число, а именно как поле, содержимое которого будет автоматически меняться в зависимости от смены дат в календаре компьютера. 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения поля. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Поля. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Дата и Время.



Аналогично вставляются и все поля из меню Поля.

Как добавить в документ фиксированную дату и время 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения поля. 2. Раскройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Поля. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Дополнительно. 4. В окне Поля на вкладке Документ в группе Тип поля выберите в списке строку Дата. 5. В группе Выбор выберите значение Дата (фикс). 6. В группе Формат выберите нужный вид отображения даты и времени. 7. Щелкните по кнопке Вставить. 168


Текстовый редактор Writer



Данные этого поля не могут быть автоматически обновлены.

Как редактировать свойства вставленного поля 1. В окне открытого документа дважды щелкните по области поля. 2. В окне Редактирование полей: имя поля внесите нужные изменения или выберите иной формат значений поля. 3. Закройте окно кнопкой ОК. Как обновить поля 1. В окне открытого документа выделите весь документ. 2. Нажмите клавишу F9.

Вставка колонтитулов Колонтитулы (верхние или нижние) — это области на верхнем и нижнем полях страницы, где можно размещать текст, поля или графические объекты. Колонтитулы отображаются только в режиме разметки печати. Возможно использование в документе различных колонтитулов, если добавлять их к отдельным стилям страниц, а затем применять эти стили к нужным страницам. Как вставить верхний колонтитул 1. В окне открытого документа раскройте меню Вставка. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Верхний колонтитул. 3. В раскрывшемся меню выберите значение Обычный. 4. В верхней части страницы отобразится поле колонтитула с курсором ввода текста (рис. 1.113).



Для выхода из области колонтитула щелкните в нужном месте документа.

Как вставить нижний колонтитул 1. В окне открытого документа раскройте меню Вставка. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Нижний колонтитул. 3. В открывшемся меню выберите значение Обычный. 4. В нижней части страницы отобразится поле колонтитула с курсором ввода текста. 5. Введите нужный текст колонтитула. Как настроить параметры колонтитулов 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 169


Часть I

Рис. 1.113. Страница документа с верхним колонтитулом

3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Верхний колонтитул (рис. 1.114) или Нижний колонтитул при необходимости активируйте: • Одинаковое содержимое слева/справа — если необходимо, чтобы колонтитул четных и нечетных страниц совпадал; • Использовать динамические интервалы — если необходимо, чтобы текст колонтитула расширялся в область между колонтитулом и текстом документа. 4. Регуляторами Левое поле и Правое поле при необходимости задайте расстояние от левого и правого края страницы до колонтитула. 5. Регулятором Интервал задайте расстояние от текста страницы до колонтитула. 6. Регулятором Высота задайте высоту колонтитула. 7. Для автоматического подбора высоты колонтитула (в соответствии с вводимым текстом) активируйте пункт Автоподбор высоты. 8. Для определения границ, цвета фона или узора фона колонтитула щелкните по кнопке Дополнительно и в окне Обрамление/фон задайте нужные параметры рамки и фона колонтитула. 170


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.114. Окно Стиль страницы: имя стиля. Вкладка Верхний колонтитул

Вставка нумерации страниц Нумерация страниц документа формируется с помощью поля, которое размещается в нижнем или верхнем колонтитуле. 1. В окне открытого документа вставьте верхний или нижний колонтитул. 2. Установите курсор ввода текста в нужный колонтитул. 3. Откройте меню Вставка и наведите курсор на пункт Поля. 4. В дополнительном меню выберите пункт Номер страницы.



Для редактирования нумерации страницы дважды щелкните по полю номера страницы.

Вставка файла С помощью данной инструкции можно помещать в документ другие текстовые файлы. 1. В окне открытого документа установите курсор в месте размещения файла. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Файл. 171


Часть I

4. В окне Вставка файла найдите на жестком диске компьютера нужный файл и щелкните по кнопке Вставить. 5. Содержимое выбранного текстового документа внедрится в текущий документ.

Вставка раздела Раздел — это самостоятельная именованная структура текста, в которой могут использоваться разные способы форматирования, отдельные параметры страниц, различные колонтитулы и т. д. Раздел может включать в себя графические или иные объекты. В документ можно вставлять новые разделы или ссылки на разделы в других документах. Если раздел вставлен как ссылка, содержимое данной ссылки изменяется при соответствующем изменении исходного документа. Раздел содержит не менее одного абзаца. Разделы используются в случаях: • защиты текста от изменения; • скрытия или отображения текста; • использования текста или графических объектов из других документов OpenOffice.org; • создания разделов текста с иным макетом колонок. Как вставить новый раздел 1. В окне открытого документа установите курсор после текста, вслед за которым необходимо задать границу нового раздела.



Также можно выделить текст, который требуется преобразовать в раздел.

2. Откройте меню Вставка на панели инструментов. 3. В списке команд выберите пункт Раздел. 4. В окне Вставить раздел на вкладке Раздел (рис. 1.115) введите нужное имя в поле Новый раздел. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как вставить новый раздел как ссылку Для вставки раздела как ссылки необходимо предварительно создать нужный раздел в исходном документе. 1. Повторите пп. 1–4 предыдущей инструкции. 2. В правой части окна в группе Ссылка активируйте пункт Ссылка.



172

Для автоматического изменения содержимого при изме��ении раздела в исходном документе активируйте пункт DDE.


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.115. Окно Вставить раздел. Вкладка Раздел

3. Щелкните по кнопке обзора (…) рядом с графой Имя файла. 4. В окне Вставка файла укажите документ, который содержит раздел, выбранный для ссылки, и щелкните по кнопке Вставить. 5. В графе Раздел раскройте список и выберите раздел, который требуется вставить. 6. Щелкните по кнопке Вставить.



Граница раздела, символ разрыва строки и страницы удаляются так же, как и любой другой символ документа.

Как редактировать раздел 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужный раздел. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Разделы. 3. В окне Редактирование разделов (рис. 1.116) в списке Раздел выберите раздел для редактирования и щелкните по кнопке Параметры. 4. В окне Параметры (рис. 1.117) на соответствующих вкладках задайте новые параметры раздела: колонки, отступы, фон, сноски. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 173


Часть I

Рис. 1.116. Окно Редактирование разделов

Рис. 1.117. Окно Параметры

Как защитить раздел от изменений 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужный раздел. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Разделы. 3. В окне Редактирование разделов в списке Раздел выберите раздел для редактирования. 174


Текстовый редактор Writer

4. В группе Защита от изменений активируйте пункт Защищено. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Текущее состояние защиты раздела отображает символ замка перед названием раздела в списке. При этом открытый замок обозначает незащищенный, а закрытый — защищенный раздел.

Как удалить раздел При удалении раздела вся его информация преобразовывается в обычный текст. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужный раздел. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Разделы. 3. В окне Редактирование разделов в списке Раздел выберите раздел для редактирования и щелкните по кнопке Удалить. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Вставка нумерации строк В OpenOffice.org имеется возможность вставлять номера строк как в выбранных абзацах, так и во всем документе. Номера строк недоступны в формате HTML. Как вставить в документ нумерацию строк Нумерация строк начинается заново на каждой странице документа. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Нумерация строк. 3. В окне Нумерация строк активируйте пункт Включить нумерацию. 4. В группе Вид задайте свойства нумерации строк: стиль форматирования номеров строк, формат нумерации и т. д. 5. В группе Разделитель при необходимости введите символ для разделения номеров строк (если интервал отсчета больше одного). 6. В группе Считать укажите, включать ли пустые абзацы или строки во врезках в подсчет строк.



В каждой новой врезке нумерация начинается заново, вне зависимости от отсчета строк самой страницы документа.

7. Закройте окно кнопкой ОК. 175


Часть I

Как добавить к абзацу нумерацию строк Чтобы задать нумерацию строк только выбранным абзацам, необходимо сначала изменить стиль текста. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Нумерация строк. 3. В окне Нумерация строк активируйте пункт Включить нумерацию. 4. Нажмите клавишу F11. 5. В окне Стили и форматирование (рис. 1.118) щелкните по кнопке Стили абзаца. 6. Щелкните правой кнопкой мыши в списке стилей по строке Базовый и выберите команду Изменить. 7. В окне Стиль абзаца: имя стиля на вкладке Нумерация (рис. 1.119) в группе Нумерация строк отключите пункт Включить этот абзац в нумерацию строк. 8. Закройте окно кнопкой ОК. 9. Выделите в документе абзацы, строки которых требуется пронумеровать. 10. Раскройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Абзац. 11. В окне Абзац на вкладке Нумерация активируйте пункт Включить этот абзац в нумерацию строк. 12. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.118. Окно Стили и форматирование

176


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.119. Окно Стиль абзаца: имя стиля. Вкладка Нумерация

Как отключить нумерацию строк 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Нумерация строк. 3. В окне Нумерация строк отключите пункт Включить нумерацию. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Вставка сносок Сноска — это примечание, ссылка, дополнительный текст, помещенный в самом низу страницы под основным текстом. В сноски включаются поясняющие сведения к тексту документа. Обычные сноски добавляются внизу страницы, а концевые — в конце документа. В OpenOffice.org сноски автоматически нумеруются. Как вставить сноску 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в том месте страницы, куда требуется вставить привязку сноски. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд выберите пункт Сноска. 177


Часть I

3. В окне Вставить сноску (рис. 1.120) в группе Нумерация активируйте нужный вариант сноски: • Автоматически — для автоматического назначения последовательных номеров; • Символ — для выбора нужного символа сноски через кнопку обзора (…). В качестве символа может выступать любая буква или число.

Рис. 1.120. Окно Вставить сноску

4. В группе Тип выберите Сноска (размещение внизу текущей страницы) или Концевая сноска. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить свойства нумерации сноски 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста перед привязкой сноски. 2. Откройте меню Правка и в списке команд выберите пункт Сноски. 3. В окне Правка сносок измените параметры нумерации сноски. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить форматирование сноски 1. В окне открытого документа на странице с нужными сносками раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Сноски. 3. В окне Настройка сносок на вкладке соответствующей сноски (Сноски, рис. 1.121, или Концевые сноски, рис. 1.122) отредактируйте нужные данные. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить область текста сноски 1. В окне открытого документа на странице с нужными сносками раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 178


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.121. Окно Настройка сносок. Вкладка Сноски

Рис. 1.122. Окно Настройка сносок. Вкладка Концевые сноски

3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Сноска (рис. 1.123) задайте нужные параметры области текста. 4. Закройте окно кнопкой ОК. 179


Часть I

Рис. 1.123. Окно Стиль страницы: имя стиля. Вкладка Сноска

Как удалить сноску В окне открытого документа выделите и удалите привязку сноски в тексте клавишей Delete.

Вставка закладок Закладки — это именованная метка, отмечающая в документе нужное место. Как вставить закладку 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужном месте. 2. Раскройте меню Вставка и списке команд выберите пункт Закладка. 3. В окне Вставка закладки (рис. 1.124) в графе Закладки введите нужное название закладки.



В названиях закладок нельзя использовать следующие символы: / \ @ :*;,.#

4. Закройте окно кнопкой ОК. 180


Текстовый редактор Writer

Рис. 1.124. Окно Вставка закладки

Как быстро перейти к закладке 1. В окне открытого документа раскройте окно Навигатор.



Используйте клавишу F5 или кнопку Навигатор на панели Стандартная.

2. В окне Навигатор откройте список Закладки и дважды щелкните по строке нужной закладки.



Также можно использовать щелчок правой кнопкой по строке состояния группы Номер страницы (слева в нижней части окна), а затем выбрать в списке нужную закладку.

Как удалить закладку 1. В окне открытого документа раскройте окно Навигатор. 2. В окне Навигатор откройте список Закладки и щелкните по строке нужной закладки. 3. Щелкните по кнопке Удалить. 4. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 9 СЕРВИС ДОКУМЕНТОВ

Орфография и грамматика Проверку орфографии можно осуществлять как в автоматическом, так и в ручном режиме. Как настроить проверку орфографии 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Настройка языка и выберите пункт Лингвистика. 4. В правой части окна в группе Параметры (рис. 1.125) активируйте нужные пункты: • Автоматически проверять орфографию — автоматическая проверка текста непосредственно при наборе. При этом ошибки ввода с клавиатуры сразу подчеркиваются красной чертой; • Проверять слова, написанные прописными буквами — автоматическая проверка слов, написанных прописными буквами; • Проверять слова с цифрами — автоматическая проверка слов, содержащих цифры;

Рис. 1.125. Окно Параметры. Группа Параметры

182


Текстовый редактор Writer

• Проверять регистр — автоматическая проверка на правильность использования прописных букв в начале слов; • Проверять специальные области — автоматическая проверка специальных областей (текстов в рисунках, врезках и т. д.); • Не выделять слова с ошибками — запрет подчеркивания слов красной чертой. Это позволяет проверять орфографию в фоновом режиме при вводе или загрузке текста, но без подчеркивания красной чертой. • Проверять во всех языках — автоматическая проверка орфографии с помощью всех установленных словарей. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как активировать автоматическую проверку орфографии В окне открытого документа щелкните по кнопке Автоматическая проверка орфографии на панели инструментов Стандартная. Как проверить подчеркнутое слово При активации в настройках функции Автоматически проверять орфографию ошибки ввода текста с клавиатуры сразу подчеркиваются красной чертой. 1. В окне открытого документа наведите курсор на отмеченное таким образом слово и щелкните правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выберите нужный вариант написания слова. Как проверить текст документа 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по ошибочному слову. 2. В контекстном меню выберите пункт Проверка орфографии. 3. В окне Проверка орфографии: имя языка (рис. 1.126) в окошке Нет в словаре отобразится красным светом ошибочное слово. 4. В поле Варианты выберите вариант написания слова и щелкните по кнопке Заменить. 5. Если вариантов замены слова нет или они не вас удовлетворяют, самостоятельно исправьте слово в верхнем поле Нет в языке и щелкните по кнопке Заменить. 6. Для перехода к следующему ошибочному слову щелкните по кнопке Продолжить. 7. Для внесения слова в словарь щелкните по кнопке Добавить. 8. Для отмены проверки или замены слова щелкните по кнопке Пропустить.



Для пропуска или замены всего нажмите соответствующие кнопку: Пропустить все или Заменить все.

183


Часть I

Рис. 1.126. Окно Проверка орфографии: имя языка

Как отменить проверку нужного слова 1. В окне открытого документа выделите слова, которые требуется исключить из проверки. 2. Щелкните по строке состояния в зоне Язык.

Рис. 1.127. Список команд Язык

184


Текстовый редактор Writer

3. В списке команд выберите пункт Нет (не проверять орфографию) — рис. 1.127.

Автозамена Автозамена призвана в автоматическом режиме производить замену слов и символов согласно созданному списку. По умолчанию OpenOffice. org исправляет часто встречающиеся ошибки и описки. Как поместить слово в список автозамены 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Заменить (рис. 1.128) введите слово для замены в поле Заменить, а слово, на которое будет происходить замена, — в поле Заменить на. 4. Щелкните по кнопке Добавить. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.128. Окно Автозамена. Вкладка Заменить

Как поместить слово в список исключения автозамены Некоторые аббревиатуры и сокращения слов могут излишне подвергаться автозамене. Например, ГГц на Ггц. В этом случае рекомендуется поместить их в список исключений. 185


Часть I

1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Исключения (рис. 1.129) в поле Сокращения, после которых не следует прописных букв введите сокращение, за которым следует точка, и щелкните по кнопке Добавить.

Рис. 1.129. Окно Автозамена. Вкладка Исключения



Таким образом, будет запрещено изменение первой буквы слова на прописную после данного сокращения, несмотря на наличие точки.

4. В поле Слова с ДВумя ПРописными буквами в НАчале введите слово или сокращение, начинающееся с двух прописных букв, и щелкните по кнопке Добавить. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



В обеих группах рекомендуется активировать пункты Включать автоматически.

Как удалить слово из списка автозамены 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 186


Текстовый редактор Writer

3. В окне Автозамена на вкладке Заменить выберите слово в списке замены. 4. Щелкните по кнопке Удалить. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как отказаться от автозамены слова Если для слова была применена ненужная автозамена, используйте для отмены сочетание клавиш Ctrl+Z. Как отключить автозамену 1. В окне открытого документа раскройте меню Формат. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Автоформат. 3. В открывшемся меню отключите пункт При вводе. Как отказаться от автозамены первой буквы в предложении на заглавную По умолчанию активирована настройка, при которой первая буква предложения всегда автоматически делается заглавной. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Параметры (рис. 1.130) отключите пункт Начинать каждое предложение с прописной буквы. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.130. Окно Автозамена. Вкладка Параметры

187


Часть I

Как отказаться от автозамены трех одинаковых символов на линию По умолчанию в OpenOffice.org три подряд введенных символа -, _, =, *, # и нажатие клавиши Enter создают линию. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Параметры отключите пункт Применить обрамление. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать автозамену дефисов на тире Например, если после слова или символа набрать пробел, затем два дефиса подряд, вновь пробел и символ (слово), то два дефиса трансформируются в тире: А -- Б (А, пробел, дефис, дефис, пробел, Б) автоматически будет заменено на А — Б. Если же после слова или символа набрать пробел, затем один дефис и вновь пробел и символ (слово), то дефис трансформируется в длинное тире. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Параметры активируйте пункт Заменять дефисы на тире. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как внести слово в словарь для автозамены Если слово подчеркивается без основания (например, это собственное имя, географическое название и т. д.) его можно внести в словарь для последующего использования при проверке. 1. В окне открытого документа наведите курсор на отмеченное таким образом слово и щелкните правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Автозамена. 3. В раскрывшемся списке выберите нужный вариант написания слова.



При этом и подчеркнутое слово, и слово, которым его заменили, автоматически добавятся в список автозамены.

Тезаурус Тезаурус — это словарь синонимов и связанных слов, который используется для улучшения текста документа. 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста на нужное слово. 2. Откройте меню Сервис и наведите курсор на пункт Язык. 188


Текстовый редактор Writer

3. В открывшемся меню выберите пункт Тезаурус.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+F7.

4. В окне Тезаурус (имя языка) — рис. 1.131 — в списке Значение выберите определение, соответствующее контексту слова. 5. В списке Синоним выберите слово на замену. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.131. Окно Тезаурус (имя языка)



Тезаурус может быть недоступен для некоторых установленных языков.

Автотекст Приложение Writer позволяет создавать и сохранять текст (с графическими объектами, таблицами и полями) как автотекст. Это удобно для его быстрой вставки по ходу работы с документом. Как создать запись автотекста 1. В окне открытого документа выделите текст.



Графический объект можно использовать в автотексте, если он привязан к нему как символ и с каждой стороны от него располагается хотя бы один символ текста.

2. Откройте меню Правка и в списке команд выберите пункт Автотекст.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+F3.

3. В окне Автотекст (рис. 1.132) при необходимости активируйте пункт Предлагать замену при вводе. 189


Часть I

Рис. 1.132. Окно Автотекст



Он используется для автоматического завершения слова (как подсказка) при вводе первых трех букв слова, совпадающего с записью автотекста. Для принятия подсказки нажмите клавишу Enter.

4. В списке категорий выберите нужную, в которой будет храниться автотекст. 5. В графе Автотекст задайте общее имя (более четырех символов) для выделенного текста.



В графе Сокращение можно задать сокращенный вариант имени.

6. Щелкните по кнопке Автотекст и в списке команд выберите: • Создать — для создания записи автотекста из выделения; • Создать (только текст) — для создания записи автотекста только из выделенного текста без графических объектов, таблиц и т. д. 7. Закройте окно кнопкой Закрыть. Как изменить запись автотекста 1. В окне открытого документа раскройте окно Автотекст любым известным способом. 2. В окне Автотекст откройте список нужной категории автотекста и выберите название изменяемого элемента автотекста. 3. Щелкните по кнопке Автотекст и в списке команд выберите пункт Правка. 4. В окне отдельной страницы измените текст, затем раскройте меню Файл. 5. Выберите пункт Сохранить автотекст и закройте окно страницы. 190


Текстовый редактор Writer

Как изменить имя записи автотекста 1. В окне открытого документа раскройте окно Автотекст. 2. В окне Автотекст активируйте список нужной категории автотекста и выберите название изменяемого элемента автотекста. 3. Щелкните по кнопке Автотекст и в списке команд выберите пункт Переименовать. 4. В окне Переименовать автотекст (рис. 1.133) введите в графе Новый новое имя элемента и новое сокращение. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.133. Окно Переименовать автотекст

Как удалить запись автотекста 1. В окне открытого документа раскройте окно Автотекст. 2. В окне Автотекст откройте список нужной категории автотекста и выберите название удаляемого элемента автотекста. 3. Щелкните по кнопке Автотекст и в списке команд выберите пункт Удалить. Как вставить элемент автотекста При работе с автотекстом рекомендуется включить панель Вставка (см. «Как включить панель инструментов») 1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужное место. 2. Откройте меню кнопки Автотекст на панели Вставка.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+F3.

3. В списке категорий наведите курсор на строку нужной категории и в раскрывшемся меню щелкните по нужному автотексту.



Можно также ввести нужное сокращение записи автотекста и нажать клавишу F3.

Завершение слов В OpenOffice.org можно сохранять часто используемые слова и затем автоматически предлагать варианты для их завершения после ввода первых трех букв сохраненного слова. 191


Часть I

Как настроить завершение слов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Завершение слов (рис. 1.134) активируйте пункт Завершать слова.

Рис. 1.134. Окно Автозамена. Вкладка Завершение слов

4. При необходимости активируйте нужные пункты: • Добавлять пробел — для вставки пробела после слова (если после него не ставится знак препинания), когда начинается ввод следующего слова; • Показывать как подсказку — для отображения завершенного слова как подсказки; • Сбор слов — для автоматического пополнения списка завершаемых слов; • При закрытии документа сохранять список для дальнейшего использования в других документах — для использования списка завершаемых слов в других документах. 5. Откройте список Принимать автозавершение при нажатии и выберите клавишу, которой будете подтверждать завершение слова.

 192

По умолчанию для подтверждения используется клавиша Enter, а для отмены завершения — клавиша Esc.


Текстовый редактор Writer

6. Регулятором Мин. длина слова задайте минимальную длину слова, после которого сработает автоматическое завершение. 7. Регулятором Макс. записей задайте максимальное число слов, которое может храниться в данном списке. 8. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить запись из списка завершаемых слов 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Автозамена. 3. В окне Автозамена на вкладке Завершение слов выберите в списке нужное слово и щелкните по кнопке Удалить запись. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Язык документа Язык, выбираемый для документа, определяет словарь для проверки орфографии, тезаурус и расстановку переносов, разделитель разрядов и десятичных знаков, а также денежный формат, используемый по умолчанию. Язык применяется сразу ко всему документу. При этом внутри документа можно задать другой язык к разным стилям абзаца, который будет иметь приоритет перед языком всего документа. В свою очередь, внутри абзаца можно задать другой язык уже отдельным фрагментам текста (как с помощью прямого форматирования, так и стилями символов). Он также будет иметь приоритет перед языком абзаца и языком документа. Как настроить язык для всего документа 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Настройка языка и выберите пункт Языки. 4. В правой части окна в группе Языки по умолчанию (рис. 1.135) активируйте список Западные и выберите строку нужного языка.



Данный язык будет использоваться для всех вновь создаваемых документов. Если активировать пункт Только для текущего документа, то настройка будет относиться лишь к текущему документу.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить язык для абзаца 1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужному абзацу. 2. В контекстном меню выберите команду Редактировать стиль абзаца. 193


Часть I

Рис. 1.135. Окно Параметры. Группа Языки по умолчанию

3. В окне Стиль абзаца: имя стиля на вкладке Шрифт (рис. 1.136) в группе Шрифт западного текста откройте список графы Язык и выберите нужный язык. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.136. Окно Стиль абзаца: имя стиля. Вкладка Шрифт

194


Текстовый редактор Writer



В дальнейшем ко всем абзацам с данным стилем будет применяться выбранный язык.

Как настроить язык для фрагмента текста 1. В окне открытого документа выделите нужный текст. 2. Раскройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Символ.



Или щелкните по кнопке Символы на панели Форматирование.

3. В окне Символы на вкладке Шрифт в группе Шрифт западного текста откройте список графы Язык и выберите нужный язык. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как настроить язык для символа 1. В окне открытого документа раскройте окно Стили и форматирование (например, нажмите клавишу F11). 2. В окне Стили и форматирование щелкните по кнопке Стили символов. 3. В списке стилей щелкните правой кнопкой по нужному стилю. 4. В контекстном меню выберите пункт Изменить. 5. В окне Стиль символов: имя стиля на вкладке Шрифт в группе Шрифт западного текста откройте список графы Язык и выберите нужный язык. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро изменить язык для фрагмента текста 1. В окне открытого документа выделите нужный текст. 2. Щелкните по группе Язык на строке состояния. 3. В списке языков выберите нужный.

Найти и заменить С помощью окна Найти и заменить можно отыскивать в документах слова, текст, форматирование, стили и т. д. Как найти текст в документе 1. В окне открытого документа раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Найти и заменить.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+F.

3. В окне Найти и заменить (рис. 1.137) в графе Найти введите искомый текст. 195


Часть I

Рис. 1.137. Окно Найти и заменить



Если искомый текст предварительно выделить в документе, то он автоматически отобразится в графе Найти.

4. При необходимости активируйте нужный пункт: • Учитывать регистр — для учета при поиске прописных и строчных символов; • Слова целиком — для учета при поиске регулярных выражений. 5. Щелкните по кнопке Найти или Найти все.



При использовании кнопки Найти программа находит первый фрагмент текста, отвечающий заданному параметру. При использовании кнопки Найти все программа выделит весь найденный текст полужирным шрифтом или применит символьный стиль сразу ко всему тексту.

Как заменить текст в документе 1. В окне открытого документа раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Найти и заменить. 3. В окне Найти и заменить в графе Найти введите искомый текст. 196


Текстовый редактор Writer

4. В графе Заменить на введите текст для замены найденного текста. 5. Щелкните по кнопке Заменить или Заменить все.



При использовании кнопки Заменить программа отыщет текст по всему документу, начиная с текущей позиции курсора. Дальше действие выбирает пользователь. При использовании кнопки Заменить все программа заменяет весь текст, соответствующий искомой записи.

Как использовать при поиске и замене формат 1. В окне открытого документа раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Найти и заменить. 3. В окне Найти и заменить щелкните по кнопке Больше параметров. 4. В раскрывшейся части окна щелкните по кнопке Формат. 5. В окне Формат текста выберите нужные параметры поиска. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как искать подобные термины Данная функция поиска позволяет находить слова, отличающиеся от заданных на два символа. 1. В окне открытого документа раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Найти и заменить. 3. В окне Найти и заменить щелкните по кнопке Больше параметров. 4. В раскрывшейся части окна активируйте кнопку Поиск подобных. 5. Щелкните по кнопке (…) справа от пункта и в окне Поиск подобных (рис. 1.138) в группе Количество букв задайте регуляторами параметры для поиска по сходству: • Несовпадающих — количество несовпадающих символов; • Лишних — максимальная длина (в символах) слова в документе по сравнению с выражением в поле поиска; • Недостающих — минимальная длина (в символах) слова в документе по сравнению с выражением в поле поиска.

Рис. 1.138. Окно Поиск подобных

197


Часть I

6. Активируйте пункт Комбинировать для поиска слова, соответствующего любой комбинации параметров поиска подобных. 7. Закройте окно кнопкой ОК. 8. Щелкните по кнопке Найти или Найти все.

Навигатор Навигатор служит для работы с различными частями документа и всеми типами объектов, содержащихся в документе: заголовками, листами, таблицами, текстовыми рамками, рисунками, объектами OLE, разделами, гиперссылками, ссылками, указателями и примечаниями. В окне навигатора они обозначаются как категории. Содержимое категорий отображается в виде списка. Окно Навигатор можно перемещать за полосу названия. Размеры окна легко изменить, потянув за правый нижний угол при нажатой левой кнопке мыши. Окно Навигатор можно закрепить. Для этого подведите его к левому или правому краю рабочей области. Чтобы освободить окно, дважды щелкните в его свободной области. Как активировать окно Навигатор В окне открытого документа щелкните по кнопке Навигатор на панели Стандартная или нажмите клавишу F5. Как раскрыть содержимое окна Навигатор Окно Навигатор может находиться в свернутом состоянии, развернутом во все категории или развернутом в одну категорию. 1. В окне открытого документа откройте окно Навигатор. 2. Чтобы свернуть или развернуть в окн�� список всех категорий, щелкните по первой кнопке слева на панели окна Навигатор. 3. Для перехода к списку только одной категории выберите нужную категорию и щелкните по второй слева кнопке на панели окна Навигатор.



Для отключения просмотра списка только одной категории повторно щелкните по той же самой кнопке.

Как в окне Навигатор перейти к окну следующего документа С помощью окна Навигатор можно перемещаться между активными окнами различных документов. 1. В открытом окне Навигатор раскройте внизу список документов. 2. Выберите название нужного окна. 198


Текстовый редактор Writer

Как с помощью окна Навигатор перейти к различным объектам документа 1. В окне открытого документа откройте окно Навигатор. 2. В списке категорий выберите нужную строку и откройте ее содержимое, щелкнув по знаку «плюс», расположенному рядом.



Если задержать курсор на имени нужной категории, отобразится число объектов в виде всплывающей подсказки.

3. В списке выбранной категории щелкните по имени нужного объекта. 4. В окне документа отобразится выбранный объект. Как с помощью окна Навигатор быстро перейти к нужной странице 1. В открытом окне Навигатор введите номер нужной страницы в окошко регулятора страниц. 2. Нажмите клавишу Enter.


Глава 10 ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА

Как настроить параметры печати Многие настройки печати задаются один раз при общей настройке всей программы и, как правило, не требуют постоянных корректировок. 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Состояние документа активируйте пункт Печать и установите состояние Документ изменен, если при закрытии документа после его печати необходимо, чтобы дата печати была зарегистрирована в свойствах документа как изменение. 5. В левой части окна в списке OpenOffice.org выберите пункт Печать. 6. В правой части окна в группе Настройки для (рис. 1.139) активируйте пункт Принтера (для печати документа сразу на принтере). 7. В группе Предупреждения принтера рекомендуется активировать все пункты: Размер бумаги, Ориентация бумаги и Прозрачность, что позволит получать предупреждение об особых условиях печати документа.

Рис. 1.139. Окно Параметры. Список OpenOffice.org. Пункт Печать

200


Текстовый редактор Writer

8. Для печати черновой копии документов активируйте пункты Сократить градиент, Сократить растровые изображения и Преобразовать цвета в оттенки серого. 9. В левой части окна откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Печать. 10. В правой части окна в группе Содержимое (рис. 1.140) рекомендуется активировать следующие пункты: • Графические объекты — для печати графических объектов данного документа; • Таблицы — для печати таблиц данного документа; • Рисунки — для печати графических объектов, созданных с помощью функций рисования OpenOffice.org; • Элементы управления — для печати элементов управления форм данного документа; • Фон — для печати цветов и объектов, вставленных в фон данной страницы. 11. В группе Страницы для определения порядка печати многостраничных документов рекомендуется активировать следующие пункты: • Левые страницы — для печати левых страниц документа; • Правые страницы — для печати правых страниц документа. 12. В группе Прочее при двусторонней печати рекомендуется активировать пункт Печатать автоматически вставленные пустые страницы. 13. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 1.140. Окно Параметры. Список OpenOffice.org Writer. Пункт Печать

201


Часть I

Как настроить печать примечаний 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна откройте список OpenOffice.org Writer и выберите пункт Печать. 4. В правой части окна в группе Примечания для определения порядка печати примечаний выберите пункты: • Не печатать — для запрета печати примечаний (стоит по умолчанию); • Только примечания — для печати только примечаний, без текста документа; • В конце документа — для печати примечаний в конце документа, после основного текста; • В конце страницы — для печати примечаний в конце каждой страницы, содержащей примечания; 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Предварительный просмотр Во время набора текста документа рекомендуется время от времени просматривать свою работу как бы со стороны, очищенную от разметочных знаков и линий, то есть такой, какой она выйдет на листе бумаги из принтера. Это возможно при предварительном просмотре. Возможность редактирования и основного форматирования документа при режиме предварительного просмотра сохраняется. Автоматическая проверка орфографии в предварительном просмотре не работает. Как войти в предварительный просмотр Первый способ В окне открытого документа щелкните по кнопке Предварительный просмотр на панели Стандартная. Второй способ 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Предварительный просмотр. Как выйти из предварительного просмотра документа В окне документа в предварительном просмотре щелкните по кнопке Закрыть предварительный просмотр на панели Предварительный просмотр. Как изменить масштаб просмотра страницы В окне открытого предварительного просмотра щелкните по кнопке Увеличить масштаб или Уменьшить масштаб на панели Предварительный просмотр. 202


Текстовый редактор Writer



Для более точного значения масштаба просмотра на панели Предварительный просмотр задайте регулятором нужный масштаб в процентах.

Используйте колесико мыши, прокручивая которое можно увеличивать и уменьшать масштаб. Как просмотреть одновременно несколько страниц документа В окне предварительного просмотра можно отображать одну или несколько страниц сразу. 1. В окне открытого предварительного просмотра откройте меню кнопки Предварительный просмотр: несколько страниц. 2. Выберите в сетке (в виде строк и столбцов) нужное значение страниц (рис. 1.141).

Рис. 1.141. Окно предварительного просмотра документа. Меню кнопки Предварительный просмотр: несколько страниц

Как перемещаться между страницами документа В окне открытого предварительного просмотра для перемещения к нужной странице щелкните по соответствующей кнопке на панели Предварительный просмотр: 203


Часть I

• Предыдущая страница — возврат на предыдущую страницу документа; • Следующая страница — переход на следующую страницу документа; • К началу документа — переход к первой странице документа; • К концу документа — переход к последней странице документа.

Печать документа Как быстро распечатать документ Для вывода на печать одной копии активного документа щелкните по кнопке Печать на панели Стандартная.



Печать будет происходить согласно настройкам по умолчанию.

Как распечатать документ 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать (рис. 1.142) в группе Принтер откройте список графы Имя и выберите название принтера из установленных принтеров в операционной системе.



По умолчанию в графе отображается название принтера, заданного в настройках.

4. Для регулировки настроек выбранного принтера щелкните по кнопке Свойства и в окне Свойства: имя принтера активируйте нужные параметры.

Рис. 1.142. Окно Печать. Список принтеров

204


Текстовый редактор Writer



У каждой марки принтеров и практически у каждой модели окно свойств имеет характерный вид и настройки.

5. В группе Область печати определите область печати для текущего документа: • Все страницы — для печати всего документа. Используется по умолчанию; • Страницы — для печати только страниц, номера которых указанны в поле Страницы. При этом для отправки на печать диапазона страниц используйте формат 2-7, а для печати перечня страниц — формат 3, 8, 12. Можно использовать комбинацию форматов — 5-9, 11, 14. 6. В группе Копии регулятором Количество копий определите число копий, которые необходимо распечатать, но не более 999 за один сеанс печати. 7. Для сохранения порядка вывода на печать страниц исходного документа активируйте пункт Упорядочить — документ будет печататься целиком.



При отключении данного пункта при отправке на печать нескольких многостраничных документов вывод будет осуществляться по номерам страниц.

8. Для начала печати щелкните по кнопке ОК.



Кнопка Параметры служит для быстрого открытия окна Параметры печати, в котором можно изменить основные настройки печати.

Как распечатать несколько страниц на одном листе Данная печать возможна в режиме предварительного просмотра. 1. В окне открытого документа перейдите в режим предварительного просмотра. 2. Для печати двух страниц рядом на одном листе щелкните по кнопке Предварительный просмотр: две страницы на панели Предварительный просмотр. 3. Для печати нескольких страниц на одном листе щелкните по кнопке Параметры печати: вид страницы на панели Предварительный просмотр. 4. Щелкните по кнопке Печать. Как распечатать документ в файл Чтобы можно было распечатать созданный документ в любое время на любом другом принтере, независимо от программного обеспечения под205


Часть I

ключенного к нему ��омпьютера, необходимо использовать функцию печати документа в файл. При этом нужно предварительно выбрать принтер, на котором будет напечатан файл (если речь идет о печати на высококачественных принтерах, выберите принтер PostScript). При печати в файл сохраняются все форматирования, разбиение на строки и страницы. 1. В окне открытого документа раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать активируйте пункт Печать в файл. 4. Щелкните по кнопке ОК. 5. В окне Сохранить как выберите жесткий диск и папку для сохранения файла печати. 6. В графе Имя файла введите название. 7. Щелкните по кнопке Сохранить.


Часть II ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ CALC

Табличный редактор OpenOffice.org Calc (Далее — просто Calc) предназначен для работы с электронными таблицами, с его помощью можно производить расчеты, анализировать и управлять данными. Для обработки данных предусмотрены различные функции, которые можно использовать для создания формул и выполнения сложных расчетов. Документ в Calc называется электронная таблица, которая состоит из определенного числа листов, разбитых с помощью столбцов и строк на ячейки. В этих ячейках располагаются элементы: текст, числа, формулы и пр., представляющие отображаемые данные, которыми можно манипулировать.


Глава 1 СОСТАВ И НАСТРОЙКА ОКНА CALC

На рисунке 2.1 изображено окно программы Calc. Рассмотрим его состав последовательно, сверху вниз.

Рис. 2.1. Окно приложения Calc

Строка названия и строка меню Состав и назначение строки названия и строки меню (кроме некоторых пунктов) в Calc аналогичны Writer (см. часть первую данной книги). Панели инструментов Панели Стандартная и Форматирование аналогичны панелям в Writer, кроме некоторых добавленных кнопок. Все операции по включению панелей, их перемещению, добавлению кнопок, настройке и т. д. полностью совпадают с приложением Writer. 208


Электронные таблицы Calc

Панель Формулы Панель Формулы (рис. 2.2) — это специализированная панель, характерная именно для программы Calc. Она предназначена для ввода и изменения адресов ячеек, а также для работы с формулами, о чем и будет рассказано далее.

Рис. 2.2. Панель Формулы

Состав панели Формулы: • окошко Адрес — для отображения имени текущей ячейки, диапазона выбранных ячеек или имени области; • кнопка Мастер функций — для включения мастера функций, для создания формул; • кнопка Σ — для вставки значений ячеек диапазона в текущую ячейку или вставка значений SUM в выбранные ячейки; • кнопка = — для вставки формулы в текущую ячейку; • окошко Строка ввода — для ввода формул в текущую ячейку. Табличное поле Центр окна программы Calc занимает рабочая область в виде табличного поля, разбитого на ячейки. В ячейках и происходит непосредственный 209


Часть II

набор текста, ввод данных, создание формул и функций, а также размещение рисунков, диаграмм и других объектов. Табличное поле разбито на ячейки стандартной ширины и высоты, параметры которых, впрочем, можно легко менять по ходу работы с документом (об этих операциях будет рассказано далее). В ячейках табличного поля можно вводить как текст, так и числа и даты, а также связывать ячейки между собой различного вида вычислениями (сложение, вычитание и т. д.). Сетка табличного поля при стандартных настройках программы отображается только на экране монитора и на печать без специальной команды не выводится. Масштаб Инструмент Масштаб позволяет приблизить (увеличить) или отдалить (уменьшить) рабочее пространство табличного поля, что помогает работать с документом. Многие пользователи в начале работы с программой путают изменение масштаба изображения документа с изменением его фактических размеров. Масштаб изображения страницы абсолютно не влияет на параметры документа! Масштаб применяется для изменения внешнего вида, чтобы отобразить в окне больше или меньше ячеек. Как быстро изменить масштаб табличного поля В окне открытой таблицы прокрутите колесиком мыши при нажатой клавише Ctrl. • вращение к себе — уменьшение масштаба; • вращение от себя — увеличение масштаба. Как задать нужное значение масштаба Первый способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой по полю Масштаб на строке состояния внизу окна программы. 2. В контекстном меню выберите значение нужного масштаба (рис. 2.3). Второй способ 1. В окне открытой таблицы дважды щелкните по полю Масштаб на строке состояния. 2. В окне Масштабирование и режимы просмотра (рис. 2.4) выберите: • Оптимально — для отображения размера в соответствии с шириной выбранных ячеек; • По ширине и высоте — для полного отображения страницы документа на экране; 210


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.3. Список масштабов поля Масштаб

Рис. 2.4. Окно Масштабирование и режимы просмотра

• По ширине — для отображения страница документа в полную ширину; • 100 % — для отображения документа в фактическом виде; • Произвольно — для отображения документа в масштабе, заданном регулятором (в процентах). 3. Закройте окно кнопкой ОК. 211


Часть II

Как задать вид страницы во весь экран 1. В окне открытого документа раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Во весь экран.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+J.

3. Для возвращения к обычному режиму используйте то же сочетание клавиш или щелкните по кнопке Во весь экран. Как синхронизировать масштабы разных листов По умолчанию изменение масштаба одного листа таблицы автоматически меняет масштаб другого листа. При необходимости эту настройку можно отключить. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Масштаб (рис. 2.5) активируйте пункт Синхронизировать листы. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.5. Окно Параметры. Группа Масштаб

Полосы прокрутки Внизу и справа окна располагаются полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная соответственно), необходимые для плавного перемещения по пространству табличного поля. 212


Электронные таблицы Calc

Как добавить или убрать полосы прокрутки 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Окно активируйте пункты Горизонтальная полоса прокрутки и Вертикальная полоса прокрутки. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.6. Горизонтальная полоса с ярлычками листов

На горизонтальной полосе прокрутки располагаются ярлычки листов и кнопки перехода между листами (рис. 2.6): • кнопки перехода между листами (1) — для отображения всех листов таблицы. Щелчок по крайней слева и справа кнопке отобразит соответственно ярлычок первого или последнего листа. Средние кнопки служат для перехода по ярлычкам листа вперед и назад; • ярлычки листов (2) — отображают общее число листов в электронной таблице. По умолчанию в каждой новой электронной таблице отображаются ярлычки трех листов: Лист1, Лист2, Лист3. Для переключения между листами щелкают по ярлычкам. 213


Часть II

Как увеличить место для отображения ярлычков всех листов Если места для отображения всех ярлычков недостаточно, то область для ярлычков можно увеличить. В окне открытой таблицы наведите курсор на вертикальный разделитель между горизонтальной полосой прокрутки и ярлычками листов и при нажатой кнопке мыши протащите указатель вправо. Как настроить отображение ярлычков 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Окно активируйте пункт Ярлычки листов. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Если ярлычки листов не активированы, то переключаться между листами можно только с помощью окна Навигатор.

Строка состояния Строка состояния — это служебная панель, которая располагается внизу окна программы. Строка состояния включает (рис. 2.7): • поле номера страницы (1) — отображает номер текущей страницы и общее количество страниц в таблице; • поле стиля страницы (2) — отображает стиль текущей страницы. Двойной щелчок по данному полю открывает окно Стиль страницы; • поле масштаба (3) — отображает текущий масштаб. Двойной щелчок по данному полю открывает окно Масштабирование и режим просмотра; • поле режима вставки (4) — отображает текущий режим вставки. Щелчком левой кнопкой переключается режим между ВСТ (режим вставки) и ЗАМ (режим замены); • поле режима выделения (5) — отображает текущий режим выделения. Щелчком переключается режим между СТАНД (стандартный режим выделения), РАСШ (режим расширенного выделения), ДОБАВ (режим добавочного выделения), БЛК (режим выделения блока); • поле сохранения (6) — отображает состояние сохранения документа. Наличие звездочки говорит о том, что в документе не сохранены последние изменения; 214


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.7. Строка состояния

• поле цифровой подписи (7) — отображает цифровую подпись документа; • поле отображения специальной информации (8) — вычисленное среднее значение, SUM и т. д. Как задать отображение строки состояния 1. В окне открытого док��мента раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Строка состояния.

Общие настройки Calc В приложении Calc предусмотрено множество подробных настроек, которые в той или иной степени влияют на удобство работы с документами. Далеко не все эти настройки постоянно востребованы при обычном общении с программой, некоторые из предложенных функций могут и вовсе не понадобиться в силу специфики вашей деятельности. Ниже мы рассмотрим основные и общие настройки программы, без которых, как показывает практика, нельзя обойтись для полноценной работы с табличным редактором Calc вне зависимости от производимых действий. 215


Часть II

В первой части книги были рассмотрены настройки OpenOffice.org, которые применимы и для Calc.

Создание, сохранение и открытие электронных таблиц В пакете OpenOffice.org предусмотрена возможность создавать, сохранять и открывать документы, используя общий интерфейс и команды. Поэтому по большинству вопросов создания, сохранения и открытия документов Calc обращайтесь к главе 3 первой части данной книги. Создание документа Документ Calc — это электронная таблица, диаграммы, графика и другие элементы, размещенные на табличном поле. Как создать новый документ Calc При запуске приложение Calc автоматически включается с рабочим табличным полем под условным названием «Без имени 1. OpenOffice.org Calc», которое отображается вверху слева на строке названия окна программы. При этом каждый следующий вновь созданный документ будет автоматически продолжать нумерацию, которая прервется при выключении программы. Первый способ В окне программы используйте сочетание клавиш Ctrl+N. Второй способ 1. В окне программы раскройте меню кнопки Создать на панели Стандартная. 2. В списке команд выберите пункт Электронную таблицу. Как настроить формат файла по умолчанию 1. В окне открытого документа раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Загрузка/сохранение и выберите пункт Общие (рис. 2.8) 4. В правой части окна в группе Сохранить откройте список графы Тип документа и выберите значение Электронная таблица. 5. Затем откройте список графы Всегда сохранять как и выберите тип файла Электронная таблица ODF для сохранения документов в формате OpenDocument. 6. Закройте окно кнопкой ОК. 216


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.8. Окно Параметры. Пункт Общие

Сохранение электронных таблиц. Как сохранить документ в первый раз В инструкциях по открытию и сохранению документов будет использоваться настройка диалоговых окон по умолчанию. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Сохранить на панели Стандартная.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+S.

2. В окне Сохранить как в графе Имя файла наберите нужное название сохраняемого документа. 3. В строке Папка откройте структурное дерево и выберите в списке нужный жесткий диск для сохранения.



Можно также воспользоваться левой панелью окна Сохранить как и выбрать для сохранения Рабочий стол, Мои документы, Мой компьютер и т. д.

4. В окне выбранного диска откройте папку, где должен размещаться документ.



Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкните по кнопке Создание новой папки на панели окна сохранения, наберите нужное название папки и щелкните по свободному месту окна диска.

5. В графе Тип файла по умолчанию стоит Электронная таблица ODF (ods). Если документ сохраняется для дальнейшей рабо217


Часть II

ты в Calc, рекомендуется использовать данное значение формата файла. В противном случае откройте список и выберите нужный тип файла. 6. После ввода имени документа и выбора места сохранения щелкните по кнопке Сохранить в правой нижней части окна или нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Как сохранять документ в формате Microsoft Office Документ, созданный в формате OpenOffice.org, можно сохранить в формате Microsoft Office. 1. В окне открытого документа щелкните по кнопке Сохранить как на панели Стандартная. 2. В окне Сохранить как откройте список графы Тип файла и выберите строку нужного типа: Microsoft Excel 97/2000/XP.(xcl). 3. Выберите место сохранения и щелкните по кнопке Сохранить. Открытие электронных таблиц Calc Все инструкции по открытию документов Writer полностью применимы для электронных таблиц Calc.


Глава 2 РАБОТА С ЛИСТАМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Каждая электронная таблица Calc состоит из листов, содержащих вертикальные столбцы и горизонтальные строки ячеек. Лист является основой документа Calc и представляет собой место для хранения данных и работы с ними. Минимально в книге может быть один лист. Листы бывают как с данными, так и с диаграммами, содержащими только графическое представление обработки данных. Данные можно вводить и изменять как в одном листе, так и в нескольких листах одновременно. Для вычислений можно использовать данные из нескольких листов. Количество листов во вновь создаваемых книгах может регулироваться в настройках, при этом новые листы в книгу могут быть добавлены в любой момент работы с документом. Расположение листов в книге можно менять по своему усмотрению. Стандартные имена листов изменяются при помощи задания других названий.

Заголовки столбцов и номера строк Заголовки столбцов и номера строк — это буквенное (обозначаются буквами английского алфавита) и цифровое обозначение столбцов и строк таблицы. Они задействуются как основа адресации, которая используется в формулах и вычислениях. На каждом листе электронной таблицы располагаются: • строки — от 1 до 65 536; • столбцы — от А до AMJ. Как задать отображение заголовков столбцов и номеров строк 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Заголовки строк и столбцов. Как задать отображение табличной сетки 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Сетка. 219


Часть II

Как изменить цвет табличной сетки Сетка табличного поля при стандартных настройках программы имеет красный цвет. Этот цвет можно изменить. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Внешний вид. 4. В правой части окна в группе Настройка цветов активируйте пункт Документ электронная таблица. 5. Раскройте палитру Линии сетки и выберите нужный цвет. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как вывести на печать линии сетки 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Лист (рис. 2.9) в группе Печать активируйте пункт Сетка. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.9. Окно Стиль страницы: имя стиля. Вкладка Лист

Как изменить вид табличного поля При работе с программой Calc можно использовать два вида табличного поля: Обычный и Разметка страницы. При этом ввод и обработка 220


Электронные таблицы Calc

данных чаще происходит в обычном виде, а подготовка к печати — при включенном виде Разметка страницы. Включение вида Разметка страницы автоматически показывает на табличном поле условные границы стандартных листов А4 книжной или альбомной ориентации в зависимости от заданных параметров. Как правило, Calc включается с видом Обычный. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите нужный пункт: • Обычный — для стандартного вида рабочего табличного поля. Используется для ввода данных; • Разметка страниц — для разбиения табличного поля на стандартные листы А4. Как разбить табличное поле Для сопоставления большого массива данных одного листа электронной таблицы ее табличное поле можно разделить на несколько областей переменного размера. При этом все изменения в любом фрагменте окна относятся ко всему листу. Табличное поле разделяется по верхнему левому краю активной ячейки. Первый способ 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Окно. 2. В списке команд активируйте пункт Разбить.



После разделения o′кна (рис. 2.10) имеют собственные полосы прокрутки в каждой части. При этом неподвижные части окна не прокручиваются.

Второй способ 1. В окне открытой таблицы при нажатой левой кнопке мыши перетащите толстую черную линию, которая располагается точно над вертикальной полосой прокрутки, для создания горизонтальной линии разделения. 2. Перетащите толстую черную линию, которая располагается точно за горизонтальной полосой прокрутки, для создания вертикальной линии.



Прокручивая страницы в одном секторе, можно изменять, копировать или вырезать текст, а затем вставлять его в другое окно того же документа, щелкая в нужном секторе. Горизонтальную и вертикальную границу между секторами можно перемещать вверх или вниз по странице курсором в виде двусторонней стрелки, удерживая левую кнопку мыши.

221


Часть II

Рис. 2.10. Лист, разделенный на окна

Как убрать разбивку табличного поля 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Окно. 2. В списке команд отключите пункт Разбить. Как перемещаться по листу таблицы с помощью клавиш Чтобы перемещать маркер выделения ячейки (черную рамку, выделяющую ячейку рабочей таблицы) по строкам и столбцам листа, используйте следующие сочетания клавиш: • Ctrl+← — для перехода в начало строки таблицы; • Ctrl+→ — для перехода в конец строки таблицы; • Ctrl+↑ — для перехода в начало столбца таблицы; • Ctrl+↓ — для перехода в конец столбца таблицы; • Page Down — для перемещения на экран вниз; • Page Up — для перемещения на экран вверх; • Alt+Page Down — для перемещения на экран вправо; • Alt+Page Up — для перемещения на экран влево; • Ctrl+Backspace — для перемещения к последней выделенной ячейке на листе; 222


Электронные таблицы Calc

• Ctrl+End — для перемещения к последней заполненной ячейке на листе; • Ctrl+Home — для перемещения к первой ячейке документа. Как перейти к нужному листу таблицы В окне открытой электронной таблицы щелкните по ярлычку нужного листа.



Ярлычок активного листа всегда выделен белым цветом и расположен на переднем плане относительно ярлычков других листов. Остальные ярлычки окрашены серым цветом.

Как перемещаться по листам таблицы с помощью окна Навигатор 1. В окне открытой таблицы активируйте окно Навигатор.



Используйте клавишу F5 или щелкните по кнопке Навигатор на панели Стандартная.

2. В окне Навигатор откройте список категории Листы. 3. Щелкните по названию нужного листа.



Данный способ удобен, если в электронной таблице много листов.

Как настроить отображение ярлычков листов Ярлычки располагаются внизу окна книги, левее горизонтальной полосы прокрутки. Ярлык активного в данный момент листа помечается тем же цветом, что и сам лист. Если ярлыки листов книги не отображаются в окне программы, необходимо активировать специальную настройку. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Окно (рис. 2.11) активируйте пункт Ярлычки листов. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить расположение ярлычков листов По умолчанию ярлычки листов располагаются слева окна электронной таблицы. 1. В окне открытой книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку любого листа. 2. В контекстном меню выберите пункт Лист справа налево (рис. 2.12). 223


Часть II

Рис. 2.11. Окно Параметры. Группа Окно

Рис. 2.12. Контекстное меню ярлычка листа

Как изменить очередность расположения листов в книге Расположение листов в книге можно изменить в любой момент работы с книгой. При этом связи в формулах и функциях с использованием ячеек перемещаемых листов нарушаться не будут. 224


Электронные таблицы Calc

В окне открытой таблицы наведите курсор мыши на ярлык нужного листа (кроме активного) и при нажатой левой кнопке мыши переместите его вправо или влево по горизонтали к новому месту расположения, где и отпустите. Как добавить новый лист в таблицу В любой момент работы с электронной таблицей в нее можно добавлять нужное количество новых листов. Таблица может содержать до 256 отдельных листов с различными именами. 1. В окне открытой электронной таблицы щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа. 2. В контекстном меню выберите пункт Добавить листы. 3. В окне Вставить лист в группе Положение укажите положение нового листа: • Перед текущим листом — для расположения нового листа перед активным листом; • После текущего листа — для расположения нового листа после активного листа. 4. В группе Лист задайте регулятором Количество листов нужное значение. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Ярлык нового листа отобразится со следующим порядковым номером, при этом в нумерации будут учитываться все существующие, добавленные или удаленные в данной таблице листы.

Как добавить в таблицу новый лист на основе файла Данная инструкция применяется для вставки листа из файла в текущий документ. 1. В окне открытой электронной таблицы щелкните правой кнопкой мыши по ярлычкам листов. 2. В контекстном меню выберите пункт Добавить листы. 3. В окне Вставить лист (рис. 2.13) в группе Положение укажите положение нового листа. 4. В группе Лист активируйте пункт Из файла. 5. Щелкните по кнопке Обзор. 6. В окне Вставка файла найдите на жестких дисках компьютера нужный файл и щелкните по кнопке Вставить.



При необходимости использовать лист как ссылку (которую можно обновлять), а не как копию, активируйте пункт Связать с файлом.

225


Часть II

Рис. 2.13. Окно Вставить лист

Рис. 2.14. Окно Вставить лист. Список листов для связи

7. В поле (рис. 2.14) отобразится список всех листов выбранного файла, а путь к файлу — в поле внизу. 8. Выберите нужный лист в списке. 9. Закройте окно кнопкой ОК. Как выделить лист Первый способ В окне открытой электронной таблицы щелкните по затененной нулевой ячейке в левом углу окна, левее столбца А и выше строки 1. 226


Электронные таблицы Calc

Второй способ В окне открытой электронной таблицы используйте сочетание клавиш Ctrl+A.



Чтобы снять выделение, щелкните по любой ячейке листа.

Как выделить несколько листов таблицы В окне открытой электронной таблицы щелкните по ярлычкам нужных листов при нажатой клавише Ctrl. Как выделить все листы таблицы 1. В окне открытой книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку любого листа таблицы. 2. В контекстном меню выберите пункт Выделить все.



Чтобы снять выделение всех листов, необходимо дважды щелкнуть по ярлычку любого листа.

Как переименовать лист Кроме стандартных названий (Лист 1, Лист 2 и т. д.), листам таблицы можно присваивать любые собственные имена на русском или другом языке. Первый способ 1. В окне открытой книги дважды щелкните левой кнопкой мыши по ярлыку нужного листа. 2. В окне Переименовать лист (рис. 2.15) в графе Название наберите новое имя.

Рис. 2.15. Окно Переименовать лист



В имени можно использовать буквы, цифры, пробел и знак подчеркивания.

3. Закройте окно кнопкой ОК. Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку нужного листа. 227


Часть II

2. В контекстном меню выберите пункт Переименовать. 3. Далее действуйте так же, как в первом способе данной инструкции. Как перемещать или копировать информацию с листа на лист Информацию, расположенную на одном листе таблицы, можно перенести на другой лист данной или другой таблицы. 1. В окне открытой книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку любого листа таблицы. 2. В контекстном меню выберите пункт Переместить/копировать. 3. В окне Переместить/копировать лист (рис. 2.16) в графе В документ задайте конечное расположение копируемого или перемещаемого листа.

Рис. 2.16. Окно Переместить/копировать лист



Если для копируемого или перемещаемого листа требуется создать новое расположение, выберите пункт Новый документ.

4. В группе Вставить перед выберите лист, перед которым в таблице необходимо разместить новый лист. 5. Для копирования листа активируйте пункт Копировать. 6. Закройте окно кнопкой ОК.



При совпадении названий с листами новой книги в имя перенесенного листа будет добавлен следующий порядковый номер.

Как очистить содержимое листа 1. В окне открытой таблицы выделите нужный лист. 2. Нажмите клавишу Delete. Как удалить лист из таблицы 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку удаляемого листа. 228


Электронные таблицы Calc

2. В контекстном меню выберите пункт Удалить. 3. В открывшемся окошке подтвердите удаление листа кнопкой Удалить. Как скрыть лист таблицы Лист таблицы со всей расположенной на ней информацией можно временно убрать (скрыть). Скрытые листы не выводятся на печать, если они не попадают в диапазон печати. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. Наведите курсор на пункт Лист. 3. В открывшемся меню выберите пункт Скрыть. Как отобразить скрытые листы таблицы 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Лист. 3. В открывшемся меню выберите пункт Показать. 4. В окошке Показать лист (рис. 2.17) выберите в списке Скрытые листы нужное название. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.17. Окно Показать лист

Защита данных В OpenOffice.org Calc возможна защита листов и таблицы в целом. Но чтобы обезопаситься от несанкционированного изменения данных в документе, рекомендуется установить защиту не только на всю таблицу, но и на ее отдельные листы. Следует понимать, что данная функция не предназначена для обеспечения полной безопасности, так как ее можно обойти путем, например, экспорта листа в другой формат. Поэтому существует только один способ полной защиты — пароль, который вводится при сохранении файла. 229


Часть II

Как установить защиту на всю таблицу 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Защитить документ. 3. В открывшемся меню выберите пункт Документ. 4. В окне Защита документа (рис. 2.18) заполните графы Пароль и Подтвердить.

Рис. 2.18. Окно Защита документа



Разрешен пароль длиной не менее пяти символов, с учетом регистра.

5. Закройте окно кнопкой ОК.



Если установить защиту без пароля, то защита будет действовать только в режиме предупреждения. В OpenOffice.org защищенные паролем документы открыть нельзя.

Как установить защиту на лист 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Защитить документ. 3. В раскрывшемся меню выберите пункт Лист. 4. В окне Защитить лист (рис. 2.19) активируйте пункт Защитить лист и содержимое защищенных ячеек.

Рис. 2.19. Окно Защитить лист

230


Электронные таблицы Calc

5. Заполните графы Пароль �� Подтвердить. 6. В группе Параметры при необходимости задайте степень доступа к ячейкам защищенного листа выбрав нужные пункты: • Выбирать защищенные ячейки; • Выбирать незащищенные ячейки. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как снять защиту листа или документа 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Защитить документ. 3. В открывшемся меню отключите нужный пункт: лист или документ.



Если защита установлена с паролем, то в открывшемся окошке Снять защиту с листа необходимо ввести правильный пароль и щелкнуть по кнопке ОК.


Глава 3 РАБОТА СО СТОЛБЦАМИ И СТРОКАМИ ЛИСТА

Каждый лист книги Calc разбит на столбцы, которые обозначаются буквами (от А до AMJ), и 65 536 пронумерованных строк. Столбцы и строки в листе можно удалять, добавлять, объединять, перемещать вместе с данными и без них и т. д. Стандартная ширина столбцов и высота строк также может легко изменяться произвольным образом.

Работа со строкой Строка — это горизонтальный ряд ячеек от столбца А до AMJ. Как выделить строку Первый способ В окне открытой таблицы щелкните по номеру нужной строки левой кнопкой мыши с курсором-стрелкой. Второй способ В окне отрытой таблицы выделите любую ячейку нужной строки и используйте сочетание клавиш Shift+Space (клавиша пробела). Третий способ 1. В окне открытой таблицы щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул. 2. Введите адрес строки, например: A2:AMJ2, где А2 указывает на первую ячейку строки, а AMJ2 — на последнюю ячейку строки.



Имя столбца можно вводить без учета регистра.

3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter. Как выделить несколько строк подряд Первый способ В окне открытой таблицы протащите курсор-стрелку по номерам нужных строк при нажатой левой кнопке мыши.

 232

Данный способ удобен для выделения строк в пределах видимости.


Электронные таблицы Calc

Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните в адресном окошке на строке формул. 2. Наберите адрес диапазона строк: адрес первой ячейки первой строки, двоеточие, адрес последней ячейки последней нужной строки, например: A2:AMJ9, где А2 указывает на первую ячейку строки первой строки, а AMJ9 — на последнюю ячейку последней строки диапазона. 3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter.



Данный способ удобен для выделения строк за пределами видимости на листе.

Как выделить несколько строк не подряд В окне открытого листа щелкайте по номерам нужных строк курсоромстрелкой при нажатой клавише Ctrl.

Высота строки Высота строк задается в сантиметрах. При этом она может быть точной, свободной и оптимальной. Как быстро изменить высоту строки В окне открытой таблицы наведите курсор на разделитель под номером нужной строки и при нажатой левой кнопке мыши перетащите вверх или вниз. Как быстро подогнать высоту к содержимому строки В окне открытой таблицы наведите курсор на разделитель под номером нужной строки и дважды щелкните левой кнопкой мыши. Как задать точную высоту строки 1. В окне открытой таблицы выделите нужную строку или диапазон строк. 2. Откройте меню Формат и списке команд наведите курсор на пункт Строка. 3. В дополнительном меню выберите пункт Высота. 4. В окне Высота строки (рис. 2.20) задайте регулятором Высота нужное значение.



Максимальная высота строки равна 100 см.

5. Закройте окно кнопкой ОК. 233


Часть II

Рис. 2.20. Окно Высота строки

Как задать высоту строки по умолчанию По умолчанию высота строки считается равной 0,48 см. Если после изменения высоты строк необходимо вернуться к данной высоте, активируйте соответствующую настройку. 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Строка. 3. В дополнительном меню выберите пункт Высота. 4. В окошке Высота строки активируйте пункт По умолчанию. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как скрыть строку 1. В окне открытой таблицы выделите нужную строку или диапазон строк. 2. Откройте меню Формат и списке команд наведите курсор на пункт Строка. 3. В дополнительном меню выберите пункт Скрыть.



Скрытые строки перестанут отображаться вместе со своими номерами, а также с содержащейся в них информацией. При этом связи в формулах и функциях, установленные со скрытыми ячейками, не будут нарушены.

Как показать диапазон скрытых строк Данный способ подходит, если диапазон скрытых строк известен. 1. В окне открытой таблицы выделите диапазон строк, включающий скрытые строки. 2. Откройте меню Формат и списке команд наведите курсор на пункт Строка. 3. В дополнительном меню выберите пункт Показать. Как показать все скрытые строки Данный способ подходит, если диапазон скрытых строк неизвестен или необходимо отобразить все скрытые строки. 234


Электронные таблицы Calc

1. В окне открытой таблицы выделите все табличное поле. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Строка. 3. В дополнительном меню выберите пункт Показать. Как вставить строку Первый способ 1. В окне открытой таблицы выделите нужную строку, выше которой необходимо добавить новую. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Строка. Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по строке, выше которой необходимо добавить новую. 2. В контекстном меню выберите пункт Вставить строки.



Для вставки нескольких строк одновременно необходимо предварительно выделить нужное количество строк.

Как закрепить строку на экране Фиксация строк на экране позволяет работать с длинными столбцами данных, которые не умещаются в просматриваемой области электронной таблицы. 1. В окне открытой таблицы выделите строку ниже той, которая будет зафиксирована. Например, если необходимо закрепить на листе строку 4, выделите строку 5. 2. Откройте меню Окно и выберите пункт Фиксировать.



Все строки выше выбранной будет зафиксированы с непрокручиваемой областью.

Как отключить фиксацию строк В окне открытой таблицы откройте меню Окно и отключите пункт Фиксировать. Как транспонировать значения строк в столбцы Транспонирование — это обмен местами строк и столбцов. При этом происходит копирование значений ячеек, расположенных в строках, в заданный диапазон ячеек с расположением по столбцам или наоборот (согласно целям). 1. В окне открытой таблицы выделите диапазон ячеек для транспонирования. 2. Откройте меню Правка и выберите пункт Вырезать. 235


Часть II

3. Выберите на табличном поле ячейку, которая после транспонирования должна стать верхней слева. 4. Откройте меню Правка и выберите пункт Вставить как. 5. В окне Вставить как (рис. 2.21) активируйте пункты Вставить все и Транспонировать. 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.21. Окно Вставить как

Как удалить строку Первый способ 1. В окне открытой таблицы выделите нужную строку. 2. Откройте меню Правка. 3. В списке команд выберите пункт Удалить ячейки. Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по нужной строке. 2. В контекстном меню выберите пункт Удалить строки.



Для удаления нескольких строк одновременно необходимо предварительно выделить нужное количество строк.

Как быстро удалить содержимое строки В окне открытой таблицы выделите нужную строку или диапазон строк и нажмите клавишу Backspace. Как выборочно очистить строку 1. В окне открытой таблицы выделите нужную строку и нажмите клавишу Delete. 236


Электронные таблицы Calc

2. В окне Удалить содержимое (рис. 2.22) в группе Выбор выберите нужный параметр удаления: • Удалить все — для полного удаления содержимого строки; • Текст — для удаления только текста (форматы, формулы, числа и даты не удаляются); • Числа — для удаления только чисел (форматы и формулы не удаляются); • Дата и время — для удаления только дат и значений времени (форматы, текст, числа и формулы не удаляются); • Формулы — для удаления только формул (текст, числа, форматы, даты и время не удаляются); • Примечания — для удаления только примечаний к ячейкам строки (все остальные элементы не удаляются); • Форматы — для удаления только атрибутов формата, примененных к ячейкам строки (содержимое ячеек не удаляется); • Объекты — для удаления только объектов (содержимое ячеек не удаляется). 3. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.22. Окно Удалить содержимое

Работа со столбцом Столбец — это вертикальный ряд ячеек от строки 1 до строки 65 536. Как выделить столбец Первый способ В окне открытой таблицы щелкните по имени нужного столбца один раз левой кнопкой мыши с курсором-стрелкой. Второй способ В окне открытой таблицы выделите любую ячейку нужного столбца и используйте сочетание клавиш Shift+Ctrl+Space (клавиша пробела). 237


Часть II

Третий способ 1. В окне открытой таблицы щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул. 2. Введите адрес столбца, например: F1:F65536, где F1 указывает на первую ячейку столбца, а F65536 — на последнюю ячейку.



Имя столбца можно вводить без учета регистра.

3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter. Как выделить несколько столбцов подряд Первый способ В окне открытой таблицы протащите курсор-стрелку по именам нужных столбцов при нажатой левой кнопке мыши.



Данный способ удобен для выделения столбцов в пределах видимости на листе.

Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул. 2. Наберите адрес диапазона столбцов: адрес первой ячейки первого столбца, двоеточие, адрес последней ячейки последнего столбца, например C1:E65536, где C1 указывает на первую ячейку первого столбца диапазона, а E65536 — на последнюю ячейку последнего столбца. 3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter.



Данный способ удобен для выделения столбцов за пределами видимости на листе.

Как выделить несколько столбцов не подряд В окне открытого листа щелкайте по именам нужных столбцов курсором-стрелкой при нажатой клавише Ctrl. Ширина столбца Ширина столбцов задается в сантиметрах. Она может быть точной, свободной и оптимальной. Как быстро изменить ширину столбца В окне открытой таблицы наведите курсор мыши на разделитель за именем нужного столбца и при нажатой левой кнопке мыши перетащите вправо, влево или вниз. Как быстро подогнать ширину к содержимому столбца В окне открытой таблицы наведите курсор на разделитель за именем нужного столбца и дважды щелкните левой кнопкой мыши. 238


Электронные таблицы Calc

Как задать точную ширину столбца 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Столбец. 3. В дополнительном меню выберите пункт Ширина. 4. В окне Ширина столбца (рис. 2.23) задайте нужное значение регулятором Ширина.

Рис. 2.23. Окно Ширина столбца



Максимальная ширина столбца равна 100 см.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать ширину столбца по умолчанию По умолчанию ширина столбца считается равной 2,27 см. Если после изменения ширины столбцов необходимо вернуться к данной ширине, активируйте соответствующую настройку. 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Столбец. 3. В дополнительном меню выберите пункт Ширина. 4. В окошке Ширина столбца активируйте пункт По умолчанию. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как скрыть столбец 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Столбец. 3. В дополнительном меню выберите пункт Скрыть.



Скрытые столбцы перестанут отображаться вместе со своими именами, а также с содержащейся в них информацией. При этом не будут нарушены связи со скрытыми ячейками в формулах и функциях.

239


Часть II

Как показать диапазон скрытых столбцов Данный способ подходит, если диапазон скрытых столбцов известен. 1. В окне открытой таблицы выделите диапазон столбцов, включающий скрытые столбцы. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Столбец. 3. В открывшемся меню выберите пункт Показать. Как показать все скрытые столбцы Данный способ подходит, если диапазон скрытых столбцов неизвестен или необходимо отобразить все скрытые столбцы. 1. В окне открытой таблицы выделите все табличное поле. 2. Откройте меню Формат и в списке команд наведите курсор на пункт Столбец. 3. В дополнительном меню выберите пункт Показать. Как вставить столбец Первый способ 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец, левее которого необходимо добавить новый. 2. Откройте меню Вставка. 3. В списке команд выберите пункт Столбец. Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по столбцу, левее которого необходимо добавить новый. 2. В контекстном меню выберите пункт Вставить столбцы.



Для вставки нескольких столбцов одновременно необходимо предварительно выделить нужное количество столбцов.

Как закрепить столбец на экране Фиксация столбцов на экране позволяет работать с длинными строками данных, которые не умещаются в просматриваемой области электронной таблицы. 1. В окне открытой таблицы выделите столбец правее того, который будет зафиксирован, например, если необходимо закрепить на листе столбец 10, выделите столбец 11. 2. Откройте меню Окно и выберите пункт Фиксировать.

 240

Все столбцы левее выбранного будут зафиксированы с непрокручиваемой областью.


Электронные таблицы Calc

Как отключить фиксацию столбцов В окне открытой таблицы раскройте меню Окно и отключите пункт Фиксировать. Как удалить столбец Первый способ 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец. 2. Откройте меню Правка. 3. В списке команд выберите пункт Удалить ячейки. Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по нужному столбцу. 2. В контекстном меню выберите пункт Удалить столбцы.



Для удаления нескольких столбцов одновременно необходимо предварительно выделить нужное количество столбцов.

Как быстро удалить содержимое столбца В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов и нажмите клавишу Backspace. Как выборочно очистить столбцы 1. В окне открытой таблицы выделите нужный столбец или диапазон столбцов и нажмите клавишу Delete. 2. Далее действуйте согласно инструкции «Как выборочно очистить строку».


Глава 4 РАБОТА С ЯЧЕЙКАМИ

Ячейка — это прямоугольная область на табличном поле, образующаяся при пересечении столбца и строки. Ячейка — основополагающий строительный кирпич всей электронной таблицы Calc. Каждая ячейка имеет собственный адрес, то есть координаты, определяющие ее расположение на листе и в таблице. Например, адрес E9 означает, что данная ячейка находится на пересечении столбца E и строки 9. Ячейки таблиц в Calc могут содержать текст, числа и даты. При этом числа и даты в ячейках автоматически выравниваются по правому краю, а текст — по левому. В числах в качестве разделителя используется запятая (в английской версии — точка), а в датах — точка (в английской версии — косая черта, слэш). В конце даты точка не ставится! При несоблюдении этих условий неправильное число и дата будут восприниматься программой как текст и, соответственно, автоматически выравниваться по левому краю. Число, воспринятое как текст (с точкой в качестве разделителя), не может быть использовано в расчетах. Ячейки можно добавлять, удалять и перетаскивать вместе с содержимым. Информацию, расположенную в ячейках, можно представлять в разных форматах: числовом, даты и времени, текстовом, процентном и т. д. Как задать размер ячейки Размер ячейки определяется размером столбца и строки. Поэтому для изменения ее размеров задайте нужную высоту строки и ширину столбца. Как быстро изменить размер ячейки В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку и при нажатой клавише Alt нажатиями клавиш со стрелками измените ее размеры.

Выделение ячеек Выделить ячейку маркером — значит отметить ее черной жирной рамкой. После этого вся введенная информация разместится именно в выде242


Электронные таблицы Calc

ленной ячейке. При открытии рабочей книги Calc всегда автоматически выделяется ячейка А1. Маркер выделения — это черная рамка выделенной в данный момент ячейки. Он указывает на место ввода информации на листе и ячейку, предназначенную для форматирования. Как выделить ячейку на табличном поле В окне открытой таблицы щелкните по нужной ячейке при нажатой клавише Shift.



Необходимо различать выделение ячейки и выделение ячейки маркером. В первом случае поле ячейки становится затененным, во втором — нет.

Выделенную ячейку можно перемещать с помощью мыши, а выделенную только маркером — нет. Как выделить ячейку маркером Первый способ В окне открытой таблицы щелкните по нужной ячейке левой кнопкой мыши.



Данный способ удобен для выделения ячеек в пределах видимости на табличном поле.

Второй способ 1. В окне открытой таблицы щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул. 2. Введите адрес нужной ячейки, например BG18.



Имя столбца в адресе можно вводить без учета регистра.

3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter.



Данный способ удобен для выделения ячеек за пределами видимости на табличном поле.

Как быстро выделить маркером первую ячейку листа В окне открытой таблицы используйте сочетание клавиш Ctrl+Home. Как выделить диапазон ячеек Первый способ В окне открытой таблицы протащите курсором по нужным ячейкам при нажатой левой кнопке мыши. При этом нижняя правая ячейка диапазона останется отмеченной маркером выделения и готовой к вводу информации. 243


Часть II

Второй способ 1. В окне открытой таблицы выделите щелчком первую (верхнюю левую) ячейку диапазона. 2. При нажатой клавише Shift щелкните по последней (нижней правой) ячейке диапазона.



Первые два способа удобны для выделения диапазона в пределах видимости на табличном поле.

Третий способ 1. В окне открытой таблицы щелкните курсором ввода текста в адресном окошке на строке формул. 2. Введите адрес нужного диапазона ячеек, например G4:K18, где G4 указывает на первую (верхнюю левую) ячейку диапазона, а K18 — на последнюю (нижнюю правую). 3. Закрепите ввод нажатием клавиши Enter. Как выделить ячейки, расположенные не рядом 1. В окне открытой таблицы выделите щелчком первую ячейку. 2. При нажатой клавише Ctrl щелкайте по другим нужным ячейкам.



При выделении группы ячеек в адресном окошке на строке формул отображается адрес только последней выделенной ячейки диапазона.

Как выделить все ячейки листа В окне открытого листа щелкните по нулевой ячейке Выделить все или используйте сочетание клавиш Ctrl+A.

Перемещение по ячейкам Под перемещением по ячейкам понимается перемещение маркера активной ячейки. Как быстро перейти к отмеченной маркером ячейке Очень часто при прокрутке листа с большим массивом данных выделенная (активная) в данный момент ячейка пропадает из поля зрения. Для быстрого перехода к ней используйте сочетание клавиш Ctrl+Backspace. Как настроить нужное перемещение маркера выделения Как правило, после ввода в ячейку информации или создания формулы нажимается клавиша Enter, и происходит автоматический переход маркера выделения к ячейке, расположенной по столбцу ниже. Это стандартное 244


Электронные таблицы Calc

направление смещения маркера можно изменить и задать перемещение вправо, влево или вверх. Или же оставлять его на месте даже после ввода информации и нажатия клавиши Enter. Как настроить использование клавиши Enter 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Настройка ввода активируйте пункт Клавиша Enter перемещает выделение. 5. Откройте список справа от данного пункта и выберите нужное направление сдвига (рис. 2.24). 6. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.24. Окно Параметры. Список направлений сдвига клавиши Enter

Как задать режим правки в ячейке Для внесения правки в ячейку необходимо дважды щелкнуть в ее поле. Но можно задать для этих целей использование клавиши Enter. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Настройка ввода активируйте пункт Клавиша Enter переключает в режим правки. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 245


Часть II

Как закрепить на экране диапазон ячеек Кроме возможности закреплять на экране столбцы и строки возможно закрепление и диапазона ячеек, ограниченного по столбцу и по строке. 1. В окне открытой таблицы выделите ячейку ниже нужной ограничивающей строки и правее нужного ограничивающего столбца. 2. Откройте меню Сервис. 3. В списке команд выберите пункт Фиксировать.



В дальнейшем при перемещении вправо по столбцам или вниз по строкам на экране всегда будет отображаться диапазон, заключенный между выбранными столбцом и строкой. Снимается фиксация так же, как и фиксация столбцов и строк, — отключением пункта Фиксировать в меню Сервис.

Как перемещать маркер активной ячейки Маркер активной ячейки — это черная рамка вокруг ячейки, которая отмечает ячейку, выделенную щелчком левой кнопки мыши. Он указывает, что именно в эту ячейку будет вводиться информация. Маркер активной ячейки можно перемещать по табличному полю с помощью клавиш со стрелками в сторону направления стрелок. С помощью следующих клавиш маркер активной ячейки можно переместить: • → — на одну ячейку вправо; • ← — на одну ячейку влево; • ↑ — на одну ячейку вверх; • ↓ — на одну ячейку вниз; • Home — в начало строки; • End — вправо в последний столбец, содержащий данные; • Page Down — вниз на один полный экран; • Page Up — вверх на один полный экран; • Ctrl+→ — в последний столбец, содержащий данные в этой строке, или в последний столбец таблицы (если данных нет); • Ctrl+← в первый столбец, содержащий данные в этой строке, или в столбец A (если данных нет); • Ctrl+↑ — в первую строку, содержащую данные в этом столбце, или в строку 1 (если данных нет); • Ctrl+↓ — в последнюю строку, содержащую данные в этом столбце, или в последнюю строку таблицы (если данных нет); • Ctrl+Home — в первую ячейку таблицы A1; • Ctrl+End — в нижний правый угол прямоугольной области, охватывающий ячейки с данными; • Alt+PgDn — на один экран вправо (при возможности); 246


Электронные таблицы Calc

• • • • • • •

Alt+PgUp — на один экран влево (при возможности); Ctrl+PgDn — на один лист по таблице вправо; Ctrl+PgUp — на один лист по таблице влево; Tab — в правую ячейку; Shift+Tab — в левую ячейку; Enter — вниз на одну ячейку; Shift+Enter — вверх на одну ячейку.

Как объединить несколько ячеек в одну Несколько соприкасающихся между собой ячеек можно соединить в одну большую ячейку с общим форматом. 1. В окне открытого листа выделите нужные смежные ячейки. 2. Откройте меню Формат. 3. В списке команд наведите курсор на пункт Объединить ячйки. 4. В раскрывшемся меню выберите нужный пункт (рис. 2.25): • Объединить ячейки (верхний пункт) — для объединения ячеек в одну и размещения информации в центре; • Объединить ячейки (нижний пункт) — для объединения ячеек в одну и размещения информации в нижнем левом углу.

Рис. 2.25. Меню Объединить ячейки

247


Часть II



При слиянии нескольких ячеек с текстом в одну общую можно выбрать, перемещать ли информацию в одну строку ячейки объединяемого диапазона или удалять весь текст, кроме текста первой левой ячейки.

Как убрать объединение ячеек Общую объединенную ячейку можно расформировать на ячейки, ее составляющие. 1. В окне открытого листа выделите объединенную ячейку. 2. Откройте меню Формат. 3. В списке команд наведите курсор на пункт Объединить ячейки. 4. В дополнительном меню отключите пункт Объединить ячейки или Разбить ячейки. Как вставить новую ячейку 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши в том месте, где должна располагаться новая ячейка. 2. В контекстном меню выберите пункт Вставить ячейки. 3. В окне Вставить ячейки в группе Выбор (рис. 2.26) выберите: • Переместить ячейки вниз — для вставки ячеек со сдвигом содержимого выбранного диапазона вниз; • Переместить ячейки вправо — для вставки ячеек со сдвигом содержимого выбранного диапазона вправо; • Строка целиком — для вставки целой строки. Число строк зависит от количества предварительно выделенных строк на листе. Содержимое исходных строк сдвигается вниз; • Столбец целиком — для вставки целого столбца. Число столбцов зависит от количества предварительно выделенных столбцов на листе. Содержимое исходных столбцов сдвигается вправо.

Рис. 2.26. Окно Вставить ячейки

4. Закройте окно кнопкой ОК.

 248

При этом без нарушения связей и ссылок существующие ячейки раздвинутся и появится новая ячейка.


Электронные таблицы Calc

Как удалить ячейку 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши по нужной ячейке. 2. В контекстном меню выберите пункт Удалить ячейки. 3. В окне Удалить ячейки в группе Выбор выберите (рис. 2.27): • Сдвинуть ячейки вверх — для удаления со сдвигом вверх; место удаленных ячеек занимают ячейки, расположенные снизу;

Рис. 2.27. Окно Удалить ячейки

• Сдвинуть ячейки влево — для удаления со сдвигом влево; место удаленных ячеек занимают ячейки, расположенные справа; • Удалить строки целиком — для удаления всей строки, где была выделена хоть одна ячейка; • Удалить столбцы целиком — для удаления всего столбца, где была выделена хоть одна ячейка. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро удалить информацию из ячейки Удаление содержимого ячейки не влечет удаление самой ячейки. В окне открытого листа выделите нужную ячейку и нажмите клавишу Backspace. Как выборочно очистить ячейку 1. В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку и нажмите клавишу Delete. 2. Далее действуйте по инструкции «Как выборочно очистить строку».

Ввод и форматирование данных в ячейках В ячейках таблицы может располагаться текст, числа и даты. В самой ячейке на листе будет отображаться только часть знаков, а остальные символы будут видны в поле ввода на строке формул. Поэтому информация, помещенная в ячейку, делится по способу показа на отображаемую (видимую непосредственно в окошке ячейки) и хранимую (фактически помещенную в ячейку и всегда видимую в окне ввода на строке формул) часть. 249


Часть II

Как начать вводить в ячейку информацию Чтобы начать вводить текст, число или дату в намеченную ячейку, необходимо выделить ее, а затем на клавиатуре набрать нужную информацию или вставить находящиеся в буфере обмена значения. В конце ввода необходимо нажать следующие клавиши: • Enter — для перемещения маркера вниз по столбцу; • Shift+Enter — для перемещения маркера вверх по столбцу; • Tab — для перемещения маркера вправо по строке; • Shift+Tab — для перемещения маркера влево по строке. После начала вывода информации в выделенную ячейку на строке формул слева от окошка ввода автоматически активируются три кнопки: Вставка функций, Отмена, Ввод. Если после окончания ввода информации не использовать клавиши, а щелкнуть по кнопке Ввод на строке формул, то маркер активной ячейки ее не покинет, и ячейка с введенными значениями останется выделенной. Если при вводе данных в ячейку щелкнуть по кнопке Отмена на строке формул до закрепления результата ввода клавишами Enter и Tab, то набранная информация будет удалена. Для этого также можно использовать клавишу Esc. Для удаления информации, расположенной слева от курсора ввода текста, используйте клавишу Backspace, а для удаления информации справа от курсора — клавишу Delete. Автозавершение вводимой информации При вводе часто повторяющихся слов программа Calc предлагает завершение набираемого слова. Если продолжение слова вас устраивает, нажмите клавишу Enter и оно будет автоматически завершено. Автоввод рассчитан на 2000 ячеек или 200 строк. При использовании функции автоввода прописные и строчные буквы различаются. Как настроить автоввод данных 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Содержимое ячейки. 3. В дополнительном меню активируйте пункт Автоввод. Как пользоваться автовводом При наборе повторяющегося слова текст подстановки будет подсвечен синим цветом. Для принятия подстановки нажмите клавишу Enter или одну из клавиш перемещения курсора. Для добавления текста или изменения подстановки нажмите клавишу F2. 250


Электронные таблицы Calc

При просмотре других вариантов подстановки нажмите клавишу Tab для прокрутки вперед или сочетание клавиш Shift+Tab для прокрутки назад. Для просмотра списка всех доступных текстовых элементов автоввода по текущему столбцу используйте сочетание клавиш Ctrl+D. Как ввести информацию в выделенный диапазон ячеек При наборе в выделенном диапазоне ячеек маркер выделения не покидает границы диапазона. 1. В открытом окне листа выделите нужный диапазон ячеек. 2. Дважды нажмите клавишу Enter для перевода маркера активной ячейки в начало диапазона. 3. Введите данные в активную ячейку и нажмите клавишу Enter. 4. После заполнения всех ячеек диапазона маркер выделения автоматически вернется в первую ячейку (после нажатия клавиши Enter или Tab). Автозаполнение ячеек Если необходимо ввести в смежные ячейки повторяющуюся информацию (текст, даты или числа), рекомендуется использовать функцию автозаполнения, которая автоматически создает ряды данных по заданному образцу. Как заполнить диапазон ячеек с помощью автозаполнения 1. В окне открытого листа введите данные в первую ячейку ряда данных. 2. Щелкните по любой ячейке, а затем снова выделите ячейку с введенными данными. 3. Наведите курсор мыши на ее правый нижний угол и, когда курсор станет тонким черным крестом, при нажатой левой кнопке мыши протащите маркер заполнения вверх или вниз по столбцу либо вправо или влево по строке. 4. В конце нужного диапазона отпустите левую кнопку мыши.



В данном случае в новые ячейки переносятся и значения, и форматы исходной ячейки.

Автопродолжение данных в ячейках Если автозаполнение повторяет в новых ячейках информацию начальной ячейки, то автопродолжение создает новые данные, согласно выбранному принципу: арифметическая или геометрическая прогрессия, список дат и т. д. 251


Часть II

Как редактировать введенную информацию В окне открытой таблицы дважды щелкните по нужной ячейке с данными и, когда замигает курсор ввода текста, переместите его с помощью клавиш со стрелками в нужное положение и внесите исправления.

Ввод чисел Числа вводятся с помощью верхнего ряда клавиатуры или числовой клавиатуры. Для ввода отрицательного числа используется дефис. В качестве десятичного разделителя применяется запятая. Если перед числом ввести 0, то Calc его удалит. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки. Как создать арифметическую прогрессию Кроме простого автозаполнения ячеек данными при необходимости можно создать и арифметическую прогрессию. Основываясь на установленном образце, Calc может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, датами и временем. 1. В окне открытого листа введите начальные значения создаваемого ряда прогрессии в первую и вторую ячейку диапазона, например 1 и 2; 07:00 и 08:00; пн и вт; янв и фев. 2. Выделите эти ячейки и наведите курсор на маркер заполнения данного диапазона. 3. Курсором в виде тонкого черного креста при нажатой левой кнопке мыши протащите маркер заполнения по столбцу (вверх или вниз) либо по строке (вправо или влево). Ячейки заполнятся данными по возрастанию.



Чтобы использовать принцип автозаполнения ячеек, а не создание арифметической прогрессии, нажмите и держите клавишу Ctrl.

Как создать геометрическую прогрессию Кроме арифметической прогрессии можно создать и геометрическую прогрессию (то есть умножение каждого последующего числа на заданный коэффициент). 1. В окне открытого листа введите начальное значение создаваемого ряда прогрессии в первую ячейку диапазона. 2. Выделите диапазон ячеек, в котором будет располагаться геометрическая прогрессия. 3. Откройте меню Правка и наведите курсор на пункт Заполнить. 4. В дополнительном меню выберите пункт Ряды. 252


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.28. Окно Заполнить ряды

5. В окне Заполнить ряды в группе Тип рядов (рис. 2.28) активируйте пункт Геометрический рост. 6. В графе Приращение задайте число, на которое с каждым шагом будет увеличиваться значение в предыдущей ячейке. 7. Закройте окно кнопкой ОК.

Ввод текста По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки. Текст вводится в одну строку, кроме случая разрыва строк. Как вставить разрыв строки 1. В окне открытой таблицы введите первую строку текста в нужной ячейке. 2. Для перехода на следующую строку в ячейке используйте сочетание клавиш Ctrl+Enter. Ввод чисел в формате текста Число, которое необходимо записать в неформатном виде (например, с символом 0 в начале), необходимо задать как текст. После этого арифметические операции с данным числом производиться не будут. 1. В окне открытой таблицы щелкните правой кнопкой мыши по нужной ячейке или диапазону ячеек. 2. В контекстном меню выберите пункт Формат ячеек. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Числа (рис. 2.29) в группе Категория выберите строку Текстовый. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Ввод даты и времени Дата и время вводятся с помощью чисел (18.11.08) и текста (18. нояб. 08). В качестве разделителя используется точка, двоеточие, слэш (/) или дефис (-). 253


Часть II

Рис. 2.29. Окно Формат ячеек. Вкладка Числа

Как создать автопродолжение дат Кроме математических рядов в таблицах часто используются списки дат, которые можно также создавать автоматически. 1. В окне открытого листа введите начальное значение даты в первую ячейку диапазона. 2. Выделите диапазон ячеек, в котором будет располагаться список дат. 3. Откройте меню Правка и наведите курсор на пункт Заполнить. 4. В дополнительном меню выберите пункт Ряды. 5. В окне Заполнить ряды в группе Тип рядов активируйте пункт Дата. 6. В группе Единица времени выберите нужную единицу измерения времени: • День — для создания семидневных рядов; • День недели — для создания пятидневных рядов; • Месяц — для создания рядов с полными или сокращенными именами месяцев; • Год — для создания рядов лет. 7. В графе Приращение задайте число, на которое с каждым шагом будет увеличиваться значение в предыдущей ячейке. 8. Закройте окно кнопкой ОК. 254


Электронные таблицы Calc

Как создать собственный список для автопродолжения Функция автопродолжения строится на шаблоне списков в настройках Calc. Данные списки можно создавать, изменять и удалять. Первый способ 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Списки сортировки. 4. В правой части окна в поле Элементы (рис. 2.30) введите нужный ряд данных и щелкните по кнопке Добавить.

Рис. 2.30. Окно Параметры. Списки сортировки



Созданный список отобразится в поле Списки.

5. Закройте окно кнопкой ОК. Второй способ 1. В окне открытого листа создайте нужный список данных и выделите его. 2. В окне открытой таблицы откройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Списки сортировки. 4. В правой части окна напротив графы Копировать список из щелкните по кнопке Копировать. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 255


Часть II

Как корректировать список автопродолжения 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Списки сортировки. 4. В поле Списки выделите строку нужного списка рядов. 5. В правой части окна в поле Элементы внесите нужные исправления или дополнения и щелкните по кнопке Изменить. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить список автопродолжения 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Списки сортировки. 4. В правой части окна в поле Списки выделите строку нужного списка рядов и щелкните по кнопке Удалить. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Перенос данных Данные, расположенные в одной ячейке или группе ячеек, можно перемещать на новое место листа или всей таблицы. При этом можно использовать как прямое перетаскивание с помощью мыши, так и контекстное меню, а также кнопки на панелях инструментов. Вырезание и копирование Чтобы перенести текст или его фрагмент, а также графические объекты или таблицы в новое место документа, используйте вырезание или копирование. Вырезание — это перенос непосредственно текста или объекта на новое место документа. Копирование — это перенос точной копии текста или объекта в другое место документа. Как настроить условия копирования ссылок и перезапись данных при вставке 1. В окн�� открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Настройки ввода активируйте: 256


Электронные таблицы Calc

• Копировать ссылки при вставке новых столбцов или строк — для расширения диапазона ссылок при вставке столбцов или строк рядом с данным диапазоном. Данная настройка действует только при наличии в диапазоне ссылок хотя бы двух ячеек в нужном направлении; • Показывать предупреждение о перезаписи данных при вставке — для предупреждения при вставке новых ячеек в диапазон с существующими данными. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как копировать и вырезать Первый способ 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту. 3. В контекстном меню выберите пункт Вырезать или Копировать. 4. Щелкните правой кнопкой мыши в том месте листа таблицы, где должны располагаться вырезанные или скопированные данные. 5. В контекстном меню выберите пункт Вставить. Второй способ 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек. 2. Щелкните по кнопке Вырезать или Копировать на панели Стандартная. 3. Установите курсор в том месте листа таблицы, где должны располагаться вырезанные или скопированные данные. 4. Щелкните по кнопке Вставить на панели Стандартная.



Можно использовать сочетания клавиш Shift+Delete или Ctrl+X (для вырезания), Ctrl+Insert или Ctrl+C (для копирования) и Shift+Insert или Ctrl+V (для вставки).

Можно также использовать смешанные операции по вырезанию и вставке данных. Например, вырезать при помощи контекстного меню, а вставлять сочетанием клавиш. Как перетаскивать содержимое ячеек с помощью мыши Перетаскивание содержимого ячейки при помощи мыши — это один из способов вырезания или копирования. Перетаскивать можно только выделенную ячейку или диапазон ячеек. Для отмены любого выбранного режима перетаскивания, перед тем как отпускать кнопку мыши, нажмите клавишу Esc. 257


Часть II

Режим замены 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку или группу ячеек. 2. Наведите курсор на область выделенного диапазона и при нажатой левой кнопке мыши перетащите ячейку или диапазон на новое место, где и отпустите. 3. Информация перемещенной ячейки заменит данные в ячейке. Режим вставки 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку или группу ячеек и начните перемещение при нажатой левой кнопке мыши. 2. Нажмите и удерживайте клавишу Alt. 3. Отпустите ячейки на новом месте. 4. Существующие ячейки переместятся вправо или вниз, а новые ячейки останутся на их месте без замещения информации. Режим копирования 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку или группу ячеек и начните перемещение при нажатой левой кнопке мыши. 2. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. 3. Отпустите ячейки на новом месте. 4. Произойдет замещение данных, как и при режиме вставки. Режим ссылки 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку или группу ячеек и начните перемещение при нажатой левой кнопке мыши. 2. Нажмите и удерживайте сочетание клавиш Ctrl+Shift. 3. Произойдет замещение данных ссылками на исходные ячейки.

Имена ячеек В программе Calc предусмотрена возможность присвоения ячейкам и диапазонам ячеек специальных имен, то есть кратких осмысленных обозначений, которые могут участвовать в создании формул вместо адресов ячеек, а также при выделении нужных диапазонов ячеек. Имена не должны совпадать с адресами ячеек. Например, в формуле =В1*С1 (умножение ячейки В1 на ячейку С1) ячейке В1 зададим имя Количество, а ячейке С1 — Цена. Заменив адреса ячеек именами, получим =Количество*Цена, что, согласитесь, гораздо удобнее (о формулах см. ниже). Имена в Calc могут содержать буквы, цифры и специальные символы. При этом имена всегда должны начинаться или с буквы или с подчеркивания. 258


Электронные таблицы Calc

Допустимые специальные символы: • (_) подчеркивание; • (.) точка (может стоять внутри имени, запрещено использовать первым или последним символом); • ( ) пробел (может стоять внутри имени, запрещено использовать первым или последним символом). В именах диапазонов ячеек нельзя использовать пробелы. Как присвоить имя ячейке или диапазону ячеек 1. В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку или диапазон ячеек. 2. Откройте меню Вставка и наведите курсор на пункт Названия. 3. В дополнительном меню выберите пункт Определить. 4. В окне Определить название (рис. 2.31) в графе Имя наберите нужное название.

Рис. 2.31. Окно Определить название

5. В графе Назначен на отобразится ссылка на выделенный диапазон в виде абсолютного значения. 6. Щелкните по кнопке Дополнительно и в раскрывшейся части окна в группе Тип области выберите: • Диапазон печати — для определения выбранной области как диапазона печати; • Фильтр — для определения выбранной области в расширенных фильтрах; 259


Часть II

• Повторить столбец — для определения выбранной области как повторяющегося столбца; • Повторить строку — для определения выбранной области как повторяющейся строки. 7. Щелкните по кнопке Добавить. 8. Закройте окно кнопкой ОК.



При вводе созданного имени в формулу в качестве автоввода все имя отобразится в качестве подсказки.

Как настроить распознавание имен при адресации Можно настроить автоматическое распознавание имен заголовков столбцов при адресации. Данная настройка активна по умолчанию. Заголовок должен начинаться с буквы и состоять только из букв и цифр. Например, если в ячейке А1 находится текст «Продажи», а в ячейках А2, А3 и А4 располагаются значения 100, 200 и 300, то в формуле можно использовать не адреса всех трех ячеек, а заголовок «Продажи». Только необходимо учитывать, что при ручном вводе заголовка в формулу его следует заключить в апострофы ('). 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вычисления. 4. В правой части окна активируйте пункт Автоматический поиск подписей для столбцов и строк (рис. 2.32). 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.32. Окно Параметры. Пункт Автоматический поиск подписей для столбцов и строк

260


Электронные таблицы Calc

Как создать имя для нескольких диапазонов ячеек 1. В окне открытой таблицы выделите область, содержащую все диапазоны, которым требуется присвоить имена. 2. Откройте меню Вставка и наведите курсор на пункт Названия. 3. В дополнительном меню выберите пункт Создать. 4. В окне Создать название (рис. 2.33) выберите нужный пункт: • Строка сверху — для создания названия диапазонов из верхней строки. Каждый столбец получает отдельное название и ссылку на ячейку;

Рис. 2.33. Окно Создать название

• Столбец слева — для создания названия диапазонов из первого столбца. Каждая строка получает отдельное название и ссылку на ячейку; • Строка снизу — для создания названия диапазонов из последней строки. Каждый столбец получает отдельное название и ссылку на ячейку; • Столбец справа — для создания названия диапазонов из последнего столбца. Каждая строка получает отдельное название и ссылку на ячейку. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как перейти к диапазону ячеек с помощью его имени 1. В окне открытой таблицы раскройте список адресного окошка на строке формул. 2. В списке имен выберите щелчком нужное имя. 3. На табличном поле выделится соответствующий диапазон ячеек. Как перейти к диапазону ячеек с помощью окна Навигатор 1. В окне открытой таблицы включите окно Навигатор.



Используйте клавишу F5 или кнопку Навигатор на панели Стандартная.

2. В списке категорий откройте список Названия диапазона (рис. 2.34). 261


Часть II

Рис. 2.34. Окно Навигатор. Список Названия диапазона

3. Дважды щелкните по имени нужного диапазона для выделения соответствующих ячеек на табличном поле.

Примечания Примечание к ячейке — это текстовая информация, сопровождающая ячейку, помещенная в специальное текстовое поле и прикрепленная к ячейке неразрывной связью. Примечания используются для напоминания и комментариев, например о принципах выполнения вычислений формулы и т. д. Примечания можно в любой момент добавлять, редактировать, форматировать, распечатывать и удалять. Текст примечания форматируется так же, как обычный текст ячеек Calc. Как настроить отображение метки примечания Ячейка с примечаниями в таблице листа отличается красной точкой в верхнем правом углу. Эту метку можно отключать или включать. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна откройте список OpenOffice.org и выберите пункт Общие. 4. В правой части окна в группе Справка активируйте пункт Всплывающие подсказки. 5. Затем в левой части окна откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 262


Электронные таблицы Calc

6. В правой части окна в группе Показать активируйте пункт Метка примечания. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как добавить примечание к ячейке Первый способ 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши по нужной ячейке. 2. В контекстном меню выберите пункт Добавить примечание. 3. В открывшемся текстовом поле примечания (рис. 2.35) наберите нужную информацию. 4. Для завершения ввода текста щелкните по любой свободной ячейке листа левой кнопкой мыши.

Рис. 2.35. Текстовое поле примечания к ячейке

Второй способ 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку. Откройте меню Вставка и в списке команд выберите пункт Примечание. 2. Далее действуйте так же, как в первом способе. 263


Часть II

Как отобразить примечание Примечание отображается при наведении курсора на ячейку с примечанием. Также возможно задать постоянный просмотр примечания. 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши по ячейке с примечанием. 2. В контекстном меню выберите пункт Показать примечание. Как просмотреть примечания с помощью окна Навигатор 1. В окне открытой таблицы включите окно Навигатор. 2. В списке категорий раскройте список Примечания. 3. Дважды щелкните по примечанию для перемещения маркера выделения в соответствующую ячейку, содержащую выбранное примечание.



Адрес выделенного примечания отобразится на панели окна Навигатор.

Как изменить текст существующего примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Дважды щелкните в текстовом поле примечания и отредактируйте текст. 3. Щелкните по любой ячейке листа. Как форматировать текст примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Дважды щелкните в текстовом поле примечания. 3. Используя панель Форматирование, примените необходимые форматы к тексту. Как установить защиту на примечание 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Положение и размер. 3. В окне Выноски на вкладке Положение и размер (рис. 2.36) в группе Защита активируйте нужные пункты: • Положение — для запрета изменения положения или размера примечания; • Размер — для запрета изменения размеров примечания. 4. Закройте окно кнопкой ОК. 264


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.36. Окно Выноски. Вкладка Положение и размер

Формат примечания Формат примечания включает размер текстового поля, его расположение, заливку фона и тип выносок. Как быстро изменить размер текстового поля примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните по рамке примечания, а затем наведите курсор на одну из узловых точек, расположенных по периметру текстового поля и, когда он станет двусторонней стрелкой (диагональной, горизонтальной или вертикальной — в зависимости от выбранной узловой точки), при нажатой левой кнопке мыши измените размеры текстового поля. Как задать точный размер текстового поля примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Положение и размер. 3. В окне Выноски на вкладке Положение и размер в группе Размер регуляторами Высота и Ширина задайте нужные значения. 4. Для пропорционального изменения размеров рекомендуется включить пункт Пропорционально. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 265


Часть II

Как задать заливку текстового поля примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Область. 3. В окне Область на вкладке Область (рис. 2.37) в группе Заливка выберите в палитре плашку нужного цвета. 4. На вкладке Прозрачность (рис. 2.38) в группе Режим прозрачности при необходимости задайте степень прозрачности заливки. 5. Или активируйте пункт Градиент и сформируйте градиентную заливку. 6. На вкладках Штриховка (рис. 2.39) и Текстура (рис. 2.40) можно также выбрать узор или рисунок для фона примечания. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать линии рамки и стрелки примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Линия. 3. В окне Линия на вкладках Линия (рис. 2.41), Стили линии (рис. 2.42) и Стили стрелок (рис. 2.43) задайте нужные параметры рамки примечания. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.37. Окно Область. Вкладка Область

266


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.38. Окно Область. Вкладка Прозрачность

Рис. 2.39. Окно Область. Вкладка Штриховка

Как задать внутренние поля текстового поля примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Текст. 267


Часть II

Рис. 2.40. Окно Область. Вкладка Текстура

Рис. 2.41. Окно Линия. Вкладка Линия

3. В окне Текст на вкладке Текст (рис. 2.44) в группе Расстояние до рамки задайте регуляторами нужные значения четырех полей. 4. Закройте окно кнопкой ОК. 268


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.42. Окно Линия. Вкладка Стили линии

Рис. 2.43. Окно Линия. Вкладка Стили стрелок



По умолчанию используются значения 0,3 см.

269


Часть II

Рис. 2.44. Окно Текст. Вкладка Текст

Как задать параметры расположения текста в примечании 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Щелкните правой кнопкой мыши по области текстового поля примечания и в контекстном меню выберите пункт Текст. 3. В окне Текст на вкладке Текст в группе Текст выберите нужное значение: • Выровнять ширину по тексту — для растягивания рамки примечания в ширину сообразно ширине текста, если поле примечания меньше текста; • Выровнять высоту по тексту — для растягивания рамки примечания в высоту сообразно высоте текста, если поле примечания меньше текста; • Подогнать по рамке — для изменения размера текста сообразно полю примечания. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить расположение текстового поля примечания 1. В окне открытого листа отобразите нужное примечание. 2. Наведите курсор на рамку текстового поля примечания и при нажатой левой кнопке мыши перетащите его на новое место. 270


Электронные таблицы Calc

Как скопировать примечание Готовое примечание можно скопировать и вставить в новую ячейку. 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши по ячейке с нужным примечанием. 2. В контекстном меню выберите пункт Копировать. 3. Щелкните правой кнопкой мыши по новой ячейке и в контекстном меню выберите пункт Вставить как. 4. В окне Вставить как (рис. 2.45) в группе Выбор отключите пункт Вставить все и активируйте пункт Примечания. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.45. Окно Вставить как. Пункт Примечания

Как удалить примечание 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши по ячейке с примечанием. 2. В контекстном меню выберите пункт Удалить примечание.


Глава 5 ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

Ячейки в таблице Calc всегда отформатированы каким-либо из нижеприведенных форматов: • Числовой формат — для основного отображения чисел. В его настройках можно задать количество отображаемых знаков после запятой, применение разделителя групп разрядов, а также способ отображения отрицательных чисел; • Процентный формат — для отображения числа со знаком процента; • Денежный формат — для обозначения денежных значений. При этом рядом со значением отображается символ денежной единицы. Денежный формат по умолчанию определяется региональными параметрами операционной системы; • Формат даты — для отображения даты в виде числа (согласно типу и языку — местоположению); • Формат времени — для отображения времени в виде числа (согласно типу и языку — местоположению); • Научный формат — для отображения числа в экспоненциальном представлении; • Дробный формат — для отображения числа в виде дроби в соответствии с заданным типом дроби; • Логический формат — для использования логических функций; • Текстовый формат — для отображения введенных в ячейку данных в виде текста. При этом и текст, и числа отображаются так же, как были введены.

Числовой формат Этот формат используется для отображения чисел в качестве основного. Можно задать количество отображаемых знаков после запятой, применение разделителя групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел. Числами в программе Calc считаются следующие знаки: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ % и знаки денежных единиц. 272


Электронные таблицы Calc

Числа могут быть следующих типов: • целые числа, например 24; • десятичные дроби, например 24,141; • простые дроби, например 3 4/5 или 2/3; • числа в экспоненциальном способе записи 6,324Е+7. Как задать числовой формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Числовой. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения чисел. 5. В группе Параметры задайте регулятором Дробная часть нужное количество знаков после запятой.



Для отображения отрицательных значений красным цветом можно активировать пункт Отрицательные числа красным.

6. Закройте окно кнопкой ОК. Как вводить в ячейки числа Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки. В качестве разделителя используется запятая. Ввод чисел в выделенные ячейки осуществляется, как правило, с помощью клавиш цифровой клавиатуры. Это особенно удобно для набора чисел с запятой, так как запятая в русской раскладке располагается на клавише Del рядом с чи��ловыми клавишами. Если после ввода число не помещается в видимой части ячейки, то в ней отображаются символы ####. Чтобы число вновь имело полный вид, необходимо увеличить ширину столбца. Для больших (или сверхмалых) чисел автоматически применяется научный способ отображения чисел — экспоненциальный (например, вместо 1 000 000 будет отображено 1Е+06). При наборе больших чисел между сотнями, тысячами и миллионами можно вставлять пробел, который при этом будет отображаться в ячейке, но не в окошке ввода на строке формул. Как вводить отрицательные числа Чтобы ввести отрицательные значения в ячейку, можно использовать знак минус (–), а можно заключить нужное число в скобки. При этом и в ячейке, и в окошке строки формул будет отображаться отрицательное значение без скобок. Для отрицательных значений можно задать и специальный способ отображения — красным цветом, со знаком минус или без него. 273


Часть II

Если же при наборе числа перед числом ввести знак плюс (+), то Calc автоматически опустит знак и в ячейке будет отображаться только число. Как быстро изменить разрядность числа 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Добавить разрядность или Убрать разрядность на панели Форматирование.

Процентный формат Данный формат используется для отображения числа со знаком процента. В настройках формата можно задать количество отображаемых знаков после запятой. При этом все числа, находящиеся в ячейках, при форматировании автоматически умножатся на 100; к числам, введенным в ячейку с примененным процентным форматом, если они больше 1, просто добавится знак %; если числа меньше 0, они также будут умножаться на 100: • 1 % соответствует 0,01; • 1 + 16 % соответствует 116 % или 1,16; • 1 %% соответствует 0,0001. Как быстро задать процентный формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Числовой формат: проценты на панели Форматирование.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+%.

Как настроить процентный формат Для использования процентного формата с нестандартными параметрами его необходимо настроить. 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Процентный. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения чисел. 5. В группе Параметры с помощью регуляторов Дробная часть и Начальные нули настройте процентный формат.



Для отображения отрицательных значений процентов красным цветом можно активировать пункт Отрицательные числа красным.

6. Закройте окно кнопкой ОК. 274


Электронные таблицы Calc

Денежный формат Данный формат используется для отображения денежных величин. Например, 15 руб., $ 20 и т. д. Денежный формат по умолчанию соответствует настройкам региональных параметров операционной системы. При выборе в настройках русского языка по умолчанию автоматически задается денежная единица рубль. Как быстро задать денежный формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Числовой формат: деньги на панели Форматирование. Как настроить денежный формат Для использования денежного формата с нестандартными параметрами его необходимо настроить. 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Денежный. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения денежных единиц. 5. В группе Параметры с помощью регуляторов Дробная часть и Начальные нули настройте денежный формат. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать самостоятельно денежную единицу по умолчанию 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список Настройки языка и выберите пункт Языки. 4. В правой части окна откройте список графы Валюта по умолчанию и выберите нужное название. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Формат даты Данный формат используется для отображения даты в виде числа. Система дат в Calc строится на хранении дат в виде последовательных чисел. В любой момент значения даты или времени можно перевести числовым форматом в число. Например, значение 01/01/2000 12:00 преобразуется 275


Часть II

в 36526,5. При этом значение перед запятой соответствует дате, а после запятой — времени. Как настроить начальную дату для преобразования дней в числа 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Параметры. 2. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вычисления. 3. В правой части окна в группе Дата (рис. 2.46) выберите нулевую точку: • 30.12.1899 — используется по умолчанию в качестве нулевого дня; • 01.01.1900 (StarCalc 1.0) — применяется в качестве нулевой точки для электронных таблиц StarCalc 1.0, содержащих даты; • 01/01/1904 — используется в качестве нулевой точки для электронных таблиц в программах Apple.

Рис. 2.46. Окно Параметры. Пункт Вычисления

4. Закройте окно кнопкой ОК.



При использовании ячеек с датами между разными электронными таблицами необходимо, чтобы базовая дата в обеих таблицах была одинаковая.

Как быстро задать формат даты 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Числовой формат: дата на панели Форматирование. 276


Электронные таблицы Calc

Как настроить формат даты Для использования формата даты с нестандартными параметрами его необходимо настроить. 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Дата. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения даты. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как вводить в ячейку дату Чтобы набранная информация воспринималась программой именно как дата, необходимо в качестве разделителя использовать точку, тире или слэш (наклонную черту). При этом все набранные числа, менее 31.12, будут автоматически восприниматься именно как дата, а большие — как текст. Ячейки с датами также могут использоваться в расчетах. Как вставить в ячейку текущую автоматически обновляемую дату 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку. 2. Откройте меню Вставка и выберите пункт Функция. 3. В окне Мастер функций на вкладке Функции (рис. 2.47) откройте список Категория и щелкните по строке Дата и время.

Рис. 2.47. Окно Мастер функций. Вкладка Функции

277


Часть II

4. В списке Функция выберите пункт TODAY. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



При установке такой даты в выбранной ячейке отобразится текущая дата, а в окошке ввода формул на строке формул имя функции — =TODAY(). Данная функция использует значение системных часов компьютера.

Формат времени Данный формат используется для отображения времени в виде числа. Как задать формат даты 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Время. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения времени. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Научный (экспоненциальный) формат Данный формат используется для отображения числа в экспоненциальном представлении. При этом происходит замена части числа на E + n, где E обозначает экспоненциальное представление, то есть умножение предшествующего числа на 10 в степени n. Например, экспоненциальный формат с двумя знаками после запятой отображает 12345678901 как 1,23E + 10, то есть 1,23, умноженное на 10 в 10-й степени. В его настройках можно задать количество отображаемых знаков после запятой. При этом экспоненциальный формат числа не влияет на фактическое значение, используемое в Calc при расчетах. Это фактическое значение отображается в строке формул. Как быстро задать экспоненциальный формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке Числовой формат: экспоненциальный на панели Форматирование. Как настроить экспоненциальный формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Научный. 278


Электронные таблицы Calc

4. В группе Формат выберите нужный формат отображения числа. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Дробный формат Данный формат отображает число в виде дроби в соответствии с заданным типом дроби. Если ячейка не была отформатирована дробным форматом, то при вводе дроби 1/2 к ней будет автоматически применяться формат даты. Как задать дробный формат 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Дробный. 4. В группе Формат выберите нужный формат отображения дробного числа. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



После форматирования ячейки дробным форматом все введенные десятичные числа будут автоматически отображаться в виде дроби.

Как вводить дроби в ячейки При вводе в ячейку простых дробей используется слэш (наклонная черта) для разделения целой и дроб��ой части. В ячейке дробь отображается в формате ввода, а вот в окошке ввода на строке формул — в виде десятичной дроби. Чтобы Calc всегда воспринимал простую дробь именно как дробь (не преобразовывая ее же в дату из-за использования слэша), вначале в ячейку вводится ноль и пробел, а только затем — дробь.

Текстовый формат Под текстом в программе Calc понимается комбинация букв, цифр и пробелов. Любой информации, введенной в ячейку, можно задать специальный текстовый формат, превращая ее в текст. Например, чтобы использовать числа не для расчетов, а в качестве номера изделия или собственного имени (ИНН и т. д.). Текст можно форматировать в процессе работы над ним. Форматирование шрифта — это комплекс операций, с помощью которых устанавливается нужное отображение текста. 279


Часть II

Как настроить отображение переполненной ячейки При наборе текста в ячейке, если он не помещается в ее окошке, текст можно разместить как бы поверх соседних ячеек справа, перекрывая их и создавая иллюзию расположения в нескольких ячейках. На самом деле текст всегда остается в своей ячейке, что наглядно отображает окошко ввода текста на строке формул. Чтобы ячейка с текстом, превышающим по размерам ее ширину, была отмечена специальным маркером, указывающим, что текст продолжается, необходимо активировать данную настройку. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Параметры. 2. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 3. В правой части окна в группе Показать активируйте пункт Переполнение ячейки. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как преобразовать числа в текст 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Число в списке Категории щелкните по строке Текстовый. 4. Закройте окно кнопкой ОК.



Все вводимые в данный диапазон ячеек числа распознаются как текст и не могут использоваться в вычислениях или формулах. Если попытаться изменить формат на текстовый после того как в ячейку будут введены числа, то числовой формат не изменится. Подобное преобразование невозможно.

Как ввести числа в текстовом формате 1. В окне открытого листа выделите нужную ячейку. 2. Для ввода числа в текстовом формате сначала наберите апостроф ('), а затем нужное число. Например, '2007, '2008 и '2009. При этом апострофы не будут отображаться в ячейках и пригодятся только для распознавания данной записи как текста. Как ввести в ячейку текст В окне открытого листа выделите нужную ячейку и наберите на клавиатуре текст. Для завершения ввода необходимо нажать клавиши Enter или Tab. Отменить ввод текста можно клавишей Esc или же кнопкой с красным крестиком на строке формул. Форматируется текст так же, как и в приложении Writer, с помощью панели Форматирование. 280


Электронные таблицы Calc

Выравнивание текста в ячейке По умолчанию текст набирается с выравниванием относительно левого поля. И горизонтальное, и вертикальное выравнивание текста можно задавать как до его ввода, так и после. Как выровнять информацию в ячейке по горизонтали 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке нужного горизонтального выравнивания на панели Форматирование: • По левому краю — для выравнивания по левому краю; • По правому краю — для выравнивания по правому краю; • По центру — для выравнивания по центру; • По ширине — для выравнивания по левой и правой границам ячейки. Как выровнять информацию в ячейке по вертикали 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке нужного вертикального выравнивания на панели Форматирование: • По верхнему краю — для выравнивания по верхней стороне ячейки; • По центру — для выравнивания по центру ячейки; • По нижнему краю — для выравнивания по нижней стороне ячейки;



Кнопки вертикального выравнивания необходимо предварительно активировать на панели.

Как задать наклонный текст в ячейке 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание (рис. 2.48) в группе Направление текста задайте ориентацию текста в ячейке с помощью: • круговой шкалы ABCD — при нажатой левой кнопке мыши поверните шкалу до нужного положения; • регулятора Наклон, град. — введите угол поворота текста. Положительное число соответствует повороту влево, а отрицательное — вправо. 4. В группе Край ссылки выберите край ячейки, от которого будет начинаться поворот текста. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 281


Часть II

Рис. 2.48. Окно Формат ячеек. Вкладка Выравнивание

Как задать направление текста в ячейке 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Щелкните по кнопке нужного направления текста на панели Форматирование: • Направление текста слева направо — для горизонтального направления; • Направление текста сверху вниз — для вертикального направления.

Перенос строк текста в ячейке Стандартные правила набора текста в ячейках Calc не позволяют набирать текст в несколько строк. И нажатие клавиши Enter, привычное для программы Writer, приводит лишь к переходу в следующую ячейку. Размещение текста по строкам можно задать как после его набора, так и в процессе. В первом случае текст ячейки будет состоять из одного абзаца, а во втором — из нескольких. Как задать несколько строк текста, не создавая абзацы В этом случае текст в ячейке будет состоять из одного абзаца, и количество его строк будет зависеть от ширины ячейки. 282


Электронные таблицы Calc

1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейка. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание в группе На странице активируйте пункт Переносить по словам.



В дальнейшем, регулируя ширину столбца, можно добиться нужного количества строк текста в ячейке.

Как задать несколько строк текста, создавая абзацы Во втором варианте каждая строка в ячейке будет отдельным абзацем, и количество строк останется неизменным при любой ширине столбца. 1. В окне открытого листа наберите в нужной ячейке первую строку текста. 2. В конце строки для перехода ко второй строке текста используйте сочетание клавиш Ctrl+Enter. 3. При необходимости примените данное сочетание клавиш для создания следующих строк в ячейке.



В конце последней строки Ctrl+Enter использовать не следует, так как это будет влиять на выравнивание текста по вертикали.

Как изменить цвет шрифта в ячейке 1. В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку или диапазон ячеек. 2. Откройте меню кнопки Цвет шрифта на панели Форматирование. 3. В раскрывшейся палитре щелкните по плашке нужного цвета.

Условный формат ячеек При создании документов и повторном форматировании большого числа ячеек можно воспользоваться следующей настройкой Calc — условным форматированием, то есть внесением определенного формата в ячейку при выполнении особого заданного условия. Однако, если стиль для ячейки установлен, то он не меняется. Можно задать три условия для сравнения значений или формул в ячейках, которые проверяются в порядке с первого по третье условия. Если совпадает первое условие, применяется соответствующий стиль, второе условие — следующий назначенный стиль. Как настроить условное форматирование Для использования условного форматирования необходимо предварительно произвести настройку. 283


Часть II

1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд наведите курсор на пункт Содержимое ячейки. 3. В дополнительном меню активируйте пункт Вычислять автоматически. Как использовать условное форматирование С помощью данной инструкции можно для каждой ячейки определить до трех условий, по которым к ней применяется тот или иной формат. 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и выберите пункт Условное форматирование. 3. В окне Условное форматирование (рис. 2.49) активируйте значение Условие 1 и в первом списке выберите: • Значение ячейки — если условное форматирование зависит от значения ячейки. Выберите нужное условие в списке справа: равно, меньше, больше и т. д. А затем в поле — ссылку, значение или формулу; • Формула — если условное форматирование зависит от результата формулы. При выборе данного значения введите в поле справа ссылку на ячейку. Если значение ссылки на ячейку отлично от нуля, то условие считается выполненным.

Рис. 2.49. Окно Условное форматирование

4. В списке Стиль ячейки выберите стиль (базовый, заголовок и т. д.) для применения при выполненном заданном условии. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро перенести условное форматирование на другие ячейки 1. В окне открытого листа выделите ячейку с созданным условным форматированием. 284


Электронные таблицы Calc

2. Щелкните по кнопке Копировать форматирование на панели Стандартная. 3. При нажатой левой кнопке протащите курсор по нужным ячейкам, к которым необходимо применить условное форматирование.

Графическое форматирование ячеек Графическое форматирование ячеек включает оформление границ ячеек и заливку их фона. Как задать заливку фона ячейки По умолчанию в Calc используется белый цвет фона ячейки. Однако при необходимости цвет заливки можно изменять. 1. В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку или диапазон ячеек. 2. Откройте меню кнопки Цвет фона на панели Форматирование. 3. В раскрывшейся палитре щелкните по плашке нужного цвета. Как быстро задать границы ячеек 1. В окне открытой таблицы выделите нужную ячейку или диапазон ячеек. 2. На панели Форматирование раскройте меню кнопки Обрамление. 3. В списке щелкните по кнопке нужной рамки. Как задать дополнительные параметры обрамления ячеек 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Ячейки. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Обрамление (рис. 2.50) выберите цвет, стиль рамки, а также положение тени. 4. В группе Отступы от содержимого задайте регуляторами значения внутренних полей. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Стили ячеек Стиль ячеек представляет собой набор таких параметров форматирования, как шрифты и размеры шрифтов, числовые форматы, границы и заливка ячеек. Стили можно изменять или дублировать для создания собственного пользовательского стиля. Как применить стиль ячейки 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Стили. 285


Часть II

Рис. 2.50. Окно Формат ячеек. Вкладка Обрамление

3. В окне Стили и форматирование щелкните по кнопке Стиль ячеек. 4. В списке стилей в окне выберите нужное название и дважды щелкните по нему. Как изменить существующий стиль ячейки 1. В окне открытого листа раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Стили. 3. В окне Стили и форматирование щелкните правой кнопкой по нужному названию и в контекстном меню выберите пункт Изменить. 4. В окне Стиль ячейки: имя стиля внесите нужные изменения на соответствующих вкладках. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как создать собственный стиль ячейки 1. В окне открытого листа выделите нужные ячейки и отформатируйте их нужным образом. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Стили. 3. В окне Стили и форматирование щелкните по кнопке Стиль ячеек. 4. В правой части окна щелкните по кнопке Создать стиль. 5. В окошке Новый стиль введите имя в графу Название стиля. 6. Закройте окошко кнопкой ОК. 286


Электронные таблицы Calc

Как удалить существующий стиль ячейки 1. В окне открытого листа раскройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Стили. 2. В окне Стили и форматирование щелкните в списке стилей правой кнопкой по нужному названию. 3. В контекстном меню выберите пункт Удалить. 4. В окошке подтвердите удаление кнопкой ОК.



Стиль Базовый удалить из списка нельзя.

Как очистить ячейку от стиля Примененный к ячейкам стиль можно отменить, не удаляя его из общего списка стилей. 1. В окне открытого листа выделите ячейки с нужным стилем. 2. Откройте меню Формат и в списке команд выберите пункт Стили. 3. В окне Стили и форматирование дважды щелкните в списке стилей по названию Базовый.


Глава 6 РАБОТА С ФОРМУЛАМИ И ФУНКЦИЯМИ

Формула — это некое выражение, которое выполняет вычисление между операндами с помощью операторов. Операнд — это элемент вычисления (константы, функции и ссылки). Константа — постоянное (не вычисляемое) значение. Может быть числом или текстом. Функция — заранее созданная формула, выполняющая сложные вычисления по введенным значениям (аргументам) в строго определенном порядке. Функции бывают математическими, финансовыми, статистическими и т. п. Ссылка — адрес ячейки или диапазона ячеек на табличном поле, в которых содержатся значения. Операторы — это знак или символ, определяющий тип вычисления в формуле над операндами. В Calc используются следующие операторы: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок. Формула всегда начинается со знака равенства (=), а затем следуют операнды и операторы, например =24*3, или =А1+В2*(С10-D8)/ SUM(L12:H4), где 24, 3 — константы; SUM — функция автосуммирования; А1, В2, С10, D8, L12 и H4 — ссылки на адреса ячеек; +, -, / и * — операторы. Формулу можно вводить непосредственно в ячейку или же в окно ввода на строке формул. После вычисления в ячейке отображается полученный результат, а на строке формул в окне ввода — созданная формула. Если выделить ячейку с формулой, то в самой ячейке будет отображаться результат вычисления, а в строке формул — ее формула.

Операторы Математические операторы Математические операторы — это операторы простых действий: сложения, вычитания, умножения и т. д. Вводятся с помощью клавиатуры. • + (плюс) — сложение; • – (минус) — вычитание или отрицание; 288


Электронные таблицы Calc

• • • •

* (звездочка) — умножение; / (косая черта) — деление; % (знак процента) — процент; ^ (знак крышки) — возведение в степень.

Операторы сравнения Операторы сравнения — это операторы сравнения разных значений, результатом которого является логическое выражение ИСТИНА или ЛОЖЬ. • = (знак равенства) — показывает значения, равные заданному; • > (знак «больше») — показывает значения больше заданного; • < (знак «меньше») — показывает значения меньше заданного; • >= (знак «больше или равно») — показывает значения, которые больше или равны заданного; • <= (знак «меньше или равно») — показывает значения, которые меньше или равны заданному; • ≠ (знак «не равно») — показывает значения, не равные заданному. Текстовый оператор Текстовый оператор амперсанд (&) — это оператор объединения нескольких текстовых отрывков в одну строку, например двух последовательностей знаков в одну последовательность. Операторы ссылок Оператор ссылок — это оператор ссылки на диапазон ячеек. • : (двоеточие) — используется между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона. Такое сочетание представляет собой ссылку на диапазон, например A10:C20; • ; (точка с запятой) — оператор объединения нескольких ссылок в одну, например SUM(С10:В15; Е45:Т30); • ( ) знак пробела — оператор пересечения множеств, который используется для ссылки на общие ячейки двух диапазонов. Например, В10:D20 C15:C25. Каков приоритет операторов В случае использования в формуле нескольких операторов они выполняются в следующем порядке: 1. Операторы ссылок (двоеточие, точка с запятой, пробел). 2. Минус. 3. Процент. 4. Возведение в степень. 5. Умножение и деление. 289


Часть II

6. Сложение и вычитание. 7. Объединения нескольких текстовых отрывков в одну строку. 8. Операторы сравнения.



Если формула содержит операторы с одинаковым приоритетом, то они исполняются слева направо. Для изменения порядка вычисления в формулах можно использовать круглые скобки.

Ссылки Ссылка — это указание на ячейку или диапазон ячеек листа со сведениями о расположении значений или данных, которые требуется использовать в формуле. Благодаря ссылкам данные, находящиеся в разных частях листа, могут использоваться в нескольких формулах одновременно. При этом можно задавать ссылки на ячейки, расположенные на других листах той же книги или других книг. Ссылки на ячейки других книг называются связями. Стиль ссылок Calc A1 По умолчанию программа Calc использует стиль ссылок Calc A1, который основан на буквенных именах столбцов и номерах строк. Вот какие стили ссылок используются: • А5 — ячейка на пересечении столбца A и строки 5; • В5:В10 — диапазон ячеек: столбец В, строки 5–10; • С10:D10 — диапазон ячеек: строка 10, столбцы С–D; • 10:10 — все ячейки в строке 10; • 5:10 — все ячейки в строках с 5 по 10; • О:О — все ячейки в столбце О; • Р:V — все ячейки в столбцах с Р по V; • A10:E20 — диапазон ячеек: столбцы А–E, строки 10–20; • Лист2.А1 — ячейка А1 на листе 2 данной книги. Стиль ссылок Excel R1C1 В программе Calc также используется стиль ссылок, при котором нумеруются как строки, так и столбцы. Данный стиль, как правило, применяется при вычислении положения столбцов и строк в макросах. При этом положение столбца указывается буквой С и его номером, а строка — буквой R и ее номером. Стили ссылок Excel R1C1: • например, адрес ячейки R10С15 указывает на адрес на пересечении строки 10 и столбца 15; 290


Электронные таблицы Calc

• R[-2]C — относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том же столбце; • R[2]C[2] — относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки ниже и на два столбца правее; • R2C2 — абсолютная ссылка на ячейку, расположенную во второй строке и во втором столбце; • R[-1] — относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки; • R — абсолютная ссылка на текущую строку. Как выбрать нужный стиль ссылок 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вычисления. 4. В правой части окна откройте список Синтаксис формул и выберите нужный стиль ссылок. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Ссылки в формулах При создании связей между ячейками используется три типа ссылок: относительные, абсолютные и смешанные. Относительная ссылка — это ссылка в формуле, основанная на относительном расположении ячейки, в которой находится формула, и ячейки, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки с формулой соответственно изменяется и ссылка на связанную ячейку. Так что, например, при копировании формулы вдоль столбцов или с��рок ссылка автоматически корректируется с учетом перемещения ячейки с формулой. Данный тип ссылок используется по умолчанию. Абсолютная ссылка — это неизменная ссылка в формуле на ячейку, расположенную в определенном месте. При перемещении ячейки с формулой адрес ячейки с абсолютной ссылкой не корректируется. Абсолютная ссылка указывается символом $. Например, абсолютная ссылка на ячейку $A$1 указывает на неизменность адреса ячейки А1 при копировании формулы вдоль столбца или строки. Смешанная ссылка — это ссылка с использованием либо абсолютной ссылки на столбец и относительной — на строку ($A1), либо абсолютной ссылки на строку и относительной — на столбец (A$1). При изменении позиции ячейки с формулой относительная ссылка строки или столбца изменяется, а абсолютная часть остается прежней. 291


Часть II

Формулы Формулу можно создать с использованием констант, ссылок, функций или имен, а также смешанного вида. Существуют также вложенные формулы. Как создать простую формулу Под простой формулой здесь понимается формула, содержащая числовые константы и операторы. 1. В окне открытого листа выделите ячейки, где будет находиться формула. 2. Введите символ (=) c клавиатуры. 3. Наберите нужное число, а затем знак действия ( -, /, +, *). 4. Введите следующее нужное число, например =5*6. 5. Используйте следующие клавиши: • Enter — для перехода вниз по столбцу; • Shift+Enter — для перехода вверх по столбцу; • Tab — для перехода вправо по строке; • Shift+Tab — для перехода влево по строке.



При создании формулы действуют стандартные правила математических вычислений.

Как создать формулу с использованием ссылок Следующий вид формул основан на вычислениях с использованием ссылок на ячейки. 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где будет находиться формула. 2. Введите символ (=) c клавиатуры. 3. Затем введите адрес ячейки, содержащий нужные значения.



Щелкните по ячейке на табличном поле (если ячейка находится в пределах видимости) или вручную наберите ее адрес, используя английскую раскладку клавиатуры.

4. Вставьте в формулу оператор и введите адрес следующей ячейки.



Повторяйте ввод операндов и операторов столько раз, сколько требуется согласно создаваемой формуле.

5. Завершите создание формулы так же, как в предыдущей инструкции. 292


Электронные таблицы Calc

Как создать формулу с абсолютной ссылкой на ячейку 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где будет находиться формула. 2. Введите символ (=) c клавиатуры. 3. Создайте нужную формулу с использованием ссылок на ячейки. 4. Не закрепляя созданную формулу, щелкните в адресном окошке перед адресом ячейки, которую необходимо сделать абсолютной ссылкой. 5. Нажмите на клавиатуре клавишу F4.



В адрес ячейки перед именем столбца и номером строки добавится символ $.

6. Нажмите клавишу Enter. Как создать формулу с использованием имен Следующий вид формул основан на вычислениях с использованием созданных имен ячеек, диапазонов ячеек, формул, констант или таблиц. 1. В окне открытого листа выделите ячейки, где будет находиться формула. 2. Введите символ (=) c клавиатуры. 3. Наберите нужное имя, затем введите оператор и снова наберите имя, например =Количество*Цена_закупки.



Также существующее имя можно выбрать в меню адресного окошка, раскрыв его на строке формул.

Как изменить созданную формулу 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой. 2. Поставьте курсор в окно ввода на строке формул и щелкните левой кнопкой мыши. 3. Введите новые значения, операторы, ссылки и т. д.



Для перемещения по формуле можно использовать клавиши со стрелками.

4. Закрепите результат нажатием клавиши Enter, Tab или щелчком по кнопке Ввод на строке формул. Как изменить созданную формулу непосредственно в ячейке 1. В окне открытого листа дважды щелкните левой кнопкой мыши в ячейке с нужной формулой. 2. После того как в ячейке отобразится формула, а ячейки, чьи данные в ней используются, выделятся цветными маркерами, редактируйте формулу. 293


Часть II



Для изменения ссылки в формуле можно перемещать непосредственно цветные маркеры на новые ячейки.

3. Закрепите результат нажатием клавиши Enter, Tab или щелчком по кнопке Ввод на строке формул. Как скопировать формулу в другую ячейку При простом копировании формулы в другую ячейку все ссылки, используемые в формуле, автоматически заменяются в соответствии с новым размещением формулы. 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой. 2. Используйте любой известный способ копирования (кнопка Копировать на панели Стандартная, контекстное меню, Ctrl+C и т. д.). 3. Выделите ячейку, в которую необходимо вставить формулу. 4. Используйте любой известный способ вставки (кнопка Вставить на панели Стандартная, контекстное меню, Ctrl+V и т. д.). Как скопировать только результат формулы 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой. 2. Используйте любой известный способ копирования (кнопка Копировать на панели Стандартная, контекстное меню, Ctrl+C и т. д.). 3. Выделите ячейку, если необходимо вставить результат формулы. 4. Откройте меню кнопки Вставить на панели Стандартная. 5. В списке команд выберите: • Текст без форматирования — для вставки только текстовой информации; • Форматированный текст — для вставки форматированной текстовой информации. Как скопировать формулу с помощью относительной ссылки Если вычисления производятся для двух расположенных рядом столбцов значений, то для копирования формулы можно использовать относительную ссылку. 1. В окне открытого листа создайте формулу для первой пары ячеек нужных столбцов. Например, чтобы сложить значения, содержащиеся в диапазонах А1:А10 и В1:В10, в ячейке С1 введите формулу =А1+В1. 2. Выделите ячейку с созданной формулой. В нашем примере это ячейка С1. 3. Наведите курсор на правый нижний угол маркера выделения и, когда он станет тонким черным крестом, при нажатой левой кнопке протащите вниз по столбцу. 294


Электронные таблицы Calc

4. В каждой ячейке диапазона ячеек С2:С10 формула будет использовать ссылки на новые соответствующие ячейки: в ячейке С2 формула примет вид =А2+В2, в ячейке С3 — соответственно =А3+В3 и т. д. Как перемещать созданную формулу При перемещении формулы в новую ячейку на табличном поле все связи и ссылки, используемые в формуле при ее создании, останутся без изменений. 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой.



Щелкните по нужной ячейке левой кнопкой мыши при нажатой клавише Shift.

2. Наведите курсор на ячейку и при нажатой левой кнопке перетащите ее на новое место листа, где и отпустите. Как создать связь между ячейками Иногда необходимо создать неизменяемую связь одной ячейки со значением в другой ячейке, введенном вручную или полученным в результате вычисления формулы. 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой. 2. Используйте любой известный способ копирования. 3. Выделите ячейку, в которую необходимо вставить результат формулы. 4. Откройте меню Правка и в списке команд выберите пункт Вставить как. 5. В окне Вставить как в группе Параметры активируйте пункт Вставить связь. 6. Закройте окно кнопкой ОК.



Дальнейшие изменения значений в исходной ячейке будут автоматически отображаться в связанной ячейке.

Как заменить формулу полученным значением Иногда необходимо, чтобы в ячейке, где была создана формула, вместо данной формулы остался только вычисленный результат. 1. В окне открытого листа выделите ячейку с нужной формулой. 2. Используйте любой известный способ копирования. 3. Откройте меню кнопки Вставить на панели Стандартная. 4. В списке команд выберите пункт DIF.



В дальнейшем замененную формулу восстановить будет нельзя.

295


Часть II

Как отображать формулы непосредственно в ячейках Вместо вычисленных значений можно задать отображение формул непосредственно в ячейках. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 4. В правой части окна в группе Показать активируйте пункт Формулы. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Во всех ячейках, содержащих формулы, вместо вычисленных значений отобразятся сами формулы.

Как скрыть формулы от просмотра При выделении ячейки, содержащей формулу, можно исключить отображение формул в строке формул. 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой на нужной ячейке. 2. В контекстном меню выберите пункт Формат. 3. В окне Формат ячеек на вкладке Защита ячейки (рис. 2.51) активируйте пункт Скрыть формулу.

Рис. 2.51. Окно Формат ячеек. Вкладка Защита ячейки

296


Электронные таблицы Calc

4. Закройте окно кнопкой ОК. 5. Откройте меню Сервис и наведите курсор на пункт Защитить документ. 6. В дополнительном меню выберите пункт Лист. 7. В окне Защитить лист задайте параметры защиты (с паролем или без). 8. Закройте окно кнопкой ОК.



Чтобы вновь получить доступ к скрытым формулам, необходимо отключить защиту листа.

Массив Массив — это связанный диапазон ячеек, содержащих какие-либо значения. Диапазон, состоящий из трех строк и трех столбцов, представляет собой матрицу 3Ч3. Наименьший массив — 1Ч2 или 2Ч1 (массив из двух смежных ячеек). Формула массива — это формула, в которой производится несколько вычислений над одним или несколькими наборами значений (аргументами массива), а затем отображающая один или несколько результатов. Формула массива создается по тем же правилам, что и обычная формула, только помещается она в фигурные скобки { } и закрепляется сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. Если ввести данные скобки вручную, формула будет преобразована в текстовую строку и перестанет работать. Одна формула массива может, как правило, заменить несколько формул, расположенных на листе, помогая выполнять сложные расчеты. Например, для умножения значений отдельных ячеек на 5 вместо отдельных формул можно применить одну формулу массива. Когда используются формулы массива Формулы массива рекомендуется использовать для экономии пространства, если требуется рассчитать несколько значений, поскольку эти формулы не отличаются высокими требованиями к памяти. Кроме этого, массивы представляют собой удобный инструмент для сложных расчетов, так как в вычисления можно включить несколько диапазонов ячеек. В OpenOffice.org имеются математические функции для массивов, например функция MMULT для умножения двух массивов. После создания формулы ячейки в массиве результатов автоматически становятся недоступными для изменений. Однако формулу массива можно редактировать или копировать, выделив весь массив. 297


Часть II

Как создать простую формулу массива 1. В окне открытого листа выделите диапазон ячеек 3Ч3, например A1:C3. 2. Введите формулу =10*A1:C3. 3. Подтвердите ввод сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. В результате все значения ячеек в массиве 3Ч3 (A1:C3) будут умножены на 10.



Кроме умножения, к массиву можно применять и другие операторы. В OpenOffice.org Calc можно использовать сложение (+), вычитание (-), умножение (*), деление (/), возведение в степень (^), конкатенацию (&) и сравнение (=, <>, <, >, <=, >=). Эти операторы можно применять к отдельным значениям диапазона в виде формулы массива для получения массива результатов.

Как создать формулу массива с несколькими ячейками Рассмотрим создание формулы массива с несколькими ячейками на следующем примере. Имеются следующие диапазоны данных — А2:А6 и В2:В6. Необходимо умножить значения диапазона А2:А6 на значения В2:В6. 1. В окне открытого листа выделите диапазон ячеек, где будет располагаться формула массива, и введите знак (=). В нашем примере это будут ячейки С2:С6. 2. Введите первый нужный диапазон ячеек А2:А6. 3. Введите оператор умножения (*), а затем — следующий диапазон ячеек В2:В6. 4. Завершите операцию сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. 5. Созданная формула примет вид {=А2:А6*В3:В6}.



В каждой ячейке выделенного диапазона будет находиться свой экземпляр формулы, которую нельзя удалить отдельно клавишей Delete.

Как создать формулу массива с одной ячейкой Имеются следующие диапазоны данных: А2:А6, В2:В6, D2:D6 и Е2:Е6. Необходимо умножить значения диапазона А2:А6 на значения В2:В6, затем — значения диапазона D2:D6 на значения Е2:Е6. Полученные результаты следует сложить. 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где будет располагаться формула массива, и введите знак (=). Пусть в нашем примере это будет ячейка F2. 2. Введите название функции автосуммирования. 3. Откройте круглые скобки и введите первый нужный диапазон ячеек А2:А6. 298


Электронные таблицы Calc

4. Введите оператор умножения (*), а затем — следующий диапазон ячеек В2:В6. 5. Введите оператор перечисления (;), а затем — следующий диапазон ячеек D2:D6. 6. Введите оператор умножения (*), а затем — последний диапазон ячеек Е2:Е6. 7. Закройте круглые скобки и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. 8. Созданная формула преобразится и примет вид {=SUM(А2:А6*В3: В6;D2:D6*E2:E6)}. Как изменить формулу массива Первый способ (изменение формулы с одной ячейкой) 1. В окне открытого листа выделите ячейку с формулой массива. 2. Щелкните в окошке строки формул и внесите нужные изменения. 3. Завершите операцию сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. Второй способ (изменение формулы с несколькими ячейками) 1. В окне открытого листа выделите весь диапазон ячеек с формулой массива. 2. Щелкните в окошке строки формул и внесите нужные изменения. 3. Завершите операцию сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. Как увеличить диапазон в формуле массива В формуле массива с несколькими ячейками можно увеличивать диапазон используемых ячеек. 1. В окне открытого листа выделите диапазон ячеек с формулой массива и дополнительные ячейки, в которые необходимо продолжить формулу массива. 2. Щелкните курсором в окошке строки формул и внесите нужные изменения в ссылках на ячейки. 3. Завершите операцию сочетанием клавиш Ctrl+Shift+Enter. Как удалить формулу массива 1. В окне открытого листа выделите диапазон ячеек с формулой массива. 2. Нажмите клавишу Delete. 3. В окне Удалить содержимое активируйте пункт Удалить все. 4. Закройте окно кнопкой ОК.



При попытке удалить одну ячейку с формулой массива откроется окошко с запрещающей надписью Невозможно изменить часть массива. Также в формулу массива с несколькими строками нельзя вставить пустые строки или удалить строки из нее.

299


Часть II

Константы массива Константы массива — это компоненты формул массива, которые создаются путем ввода списка элементов внутри фигурных скобок ({ }), например ={1;2;3;4;5}. Скобки при этом вводятся вручную. Константы массива могут содержать числа, текст, логические значения (ИСТИНА и ЛОЖЬ), а также значения ошибок. При этом числа можно использовать в целочисленном, десятичном или экспоненциальном формате. А текст необходимо заключать в двойные кавычки («). Константы массива НЕ МОГУТ содержать дополнительные массивы, формулы или функции. Числовые значения НЕ МОГУТ содержать знаки процента, валюты, запятые или кавычки. В горизонтальном массиве (строка) элементы списка разделены точкой с запятой. В вертикальном массиве (столбец) элементы списка разделены двоеточием. В двухмерном массиве элементы строк разделены точкой с запятой, а столбцы — двоеточием. Между собой элементы отделяются пробелом. Как создать горизонтальную константу 1. В окне открытого листа выделите вертикальный ряд ячеек с числами, например ячейки А1, В1 и С1 со значениями 1, 2 и 3. 2. В строке формул введите знак (=) и откройте фигурную скобку. 3. Введите числа, содержащиеся в выделенном ряде ячеек, разделяя их точкой с запятой ={1;2;3}. 4. Закройте фигурные скобки и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формула примет следующий вид: {={1;2;3}}. Как создать вертикальную константу 1. В окне открытого листа выделите горизонтальный ряд ячеек с числами, например ячейки А2, А3 и А4 со значениями 4, 5 и 6. 2. В строке формул введите знак (=) и откройте фигурную скобку. 3. Введите числа, содержащиеся в выделенном ряде ячеек, разделяя их двоеточиями, например ={4:5:6}. 4. Закройте фигурные скобки и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формула примет следующий вид: {={4:5:6}}. Как создать двумерную константу 1. В окне открытого листа выделите прямоугольный диапазон ячеек с числами, например диапазон ячеек А1–С3 со значениями 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 и 9. 300


Электронные таблицы Calc

2. В строке формул введите знак (=) и откройте фигурную скобку. 3. Введите числа, содержащиеся в выделенном диапазоне ячеек, разделяя горизонтальные константы точками с запятыми, а вертикальные — двоеточиями. Между собой горизонтальные и вертикальные константы отделяются пробелом: ={1;2;3: 4;5;6: 7;8;9} 4. Закройте фигурные скобки и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формула примет вид {={1;2;3: 4;5;6: 7;8;9}} Как использовать константу массива Предположим, необходимо умножить значения диапазона ячеек на ряд чисел, а затем сложить полученные результаты. 1. В окне открытого листа выделите ячейку, в которой будет находиться формула, например В1. 2. Введите нужную формулу. В нашем случае это =SUM(A1:А3*{1;2;3}), где: • SUM — функция автосуммирования; • A1:А3 — диапазон ячеек с исходными значениями 10,20,30; • * — оператор умножения; • {1;2;3} — константа массива. 3. Используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формула примет следующий вид: {=SUM(A1:А3*{1;2;3})}. 4. В ячейке В1 отобразится значение 360.



Данная формула соответствует формуле =SUM(A1*1,А2*2,А3*3).

Как присвоить имя константе массива При работе с большим количеством констант массивов рекомендуется присвоить им свои собственные имена. 1. В окне открытого листа выделите ячейки константы массива. 2. Откройте меню Вставка и в списке команд наведите курсор на пункт Названия. 3. В открывшемся меню выберите строку Определить. 4. В окне Определить название в графе Название введите нужное имя для диапазона констант массива. 5. Щелкните по кнопке Добавить.

Работа с функциями Функции — это заранее созданные формулы, которые выполняют вычисления по введенным величинам и в указанном порядке. Функция включает следующие элементы: 301


Часть II

• знак равенства (=); • собственное имя, например SUM; • открывающую скобку, внутри которой находится список аргументов, разделенных точкой с запятой; • аргументы, которые непосредственно зависят от выбранной функции и могут состоять из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, ссылок, формул и т. д.; • закрывающую скобку. Каждая функция имеет свой синтаксис и порядок действия, который нужно неукоснительно соблюдать, иначе вычисления будут ошибочными. Необходимо также учитывать соответствие типов аргументов. Исполнение функции начинается с ввода ее имени, затем открывается круглая скобка, указываются аргумент или несколько аргументов, разделяющиеся точками с запятыми, а после этого — закрывающая круглая скобка. В Calc существуют математические, финансовые, статистические и другие функции. Имя функции можно вводить вручную с клавиатуры, а можно выбирать в окне Мастер функций. Функция может выступать в качестве аргумента для другой функции. В этом случае она называется вложенной функцией. При этом в формулах можно использовать до нескольких уровней вложения функций. При работе с вложенными функциями появляется всплывающая подсказка аргумента, щелкнув по которой можно открыть окно справки, помогающей разобраться с синтаксисом и аргументами. Как вставить функцию Функцию можно вставить как в начале вычисления, так и по ходу создания собственной формулы. 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где будет располагаться функция. 2. Щелкните по кнопке Мастер функций на строке формул.



Или используйте сочетание клавиш Ctrl+F2.

3. В окне Мастер функций на вкладке Функции откройте список Категории и выберите нужный тип функций: математические, статистические и т. д. 4. В списке Функция щелкните по нужному названию. 5. В графе Результат функции в случае отсутствия ошибки отобразится результат расчета. 6. В графе Результат при возникновении ошибки отобразится код ошибки. 302


Электронные таблицы Calc

7. При необходимости ввести функцию в формулу и заполнить ее аргументы в окне Мастер функций щелкните по кнопке Далее. 8. В поле Формула отобразится созданная формула. Введите данные непосредственно в соответствующие поля. 9. Закройте окно кнопкой ОК.

Примеры операций с функциями Простое автосуммирование Сложение различных чисел или ячеек с данными является одной из востребованных операций при вычислении формул в Calc. Для сложения большого числа ячеек удобнее использовать специальную функцию SUM. Первый способ 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где будет результат сложения. 2. Щелкните по кнопке Мастер функций на строке формул. 3. В окне Мастер функций на вкладке Функции в списке Функция щелкните по нужному названию — SUM. 4. В поле Формула, где отобразится созданная функция, установите курсор ввода текста внутри скобок аргумента. 5. Выделите на табличном поле нужные ячейки для подсчета суммы или введите адреса ячеек вручную. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Второй способ 1. В окне открытого листа выделите ячейку, где появится результат сложения. 2. Щелкните в строке формул в поле ввода и наберите =SUM, затем откройте круглые скобки и введите адреса нужного диапазона ячеек. Для автосуммы нескольких диапазонов введите их через точку с запятой, например = SUM(А1:А10;С1:С10;F1:F10).



Или выделите его с помощью мыши на табличном поле.

3. Закройте круглые скобки и закрепите результат нажатием клавиши Enter.


Глава 7 ТОЧНОСТЬ ФОРМУЛ И ПЕРЕСЧЕТА

При работе с формулами необходимо знать следующие понятия: • вычисление — процесс формульного расчета и отображения результатов в ячейках, содержащих формулы. При этом во избежание излишних вычислений Calc автоматически пересчитывает только те формулы, в которых произошли изменения влияющих ячеек. Это происходит по умолчанию при первом открытии книги и ее редактировании; • итерация — многократный пересчет листа до установленного уровня. Так как Calc не может автоматически рассчитать формулу, в которой существует ссылка на собственную ячейку, то необходимо определить, сколько раз следует пересчитывать такую формулу. Иначе циклические ссылки могут пересчитываться до бесконечности; • точность — показатель степени сходимости вычислений. Имеется различие между отображаемым и хранимым значением. Calc хранит значения и выполняет вычисления с точностью пятнадцатизначных цифр.

Нулевые значения В ходе вычислений формул может возникнуть необходимость изменить способ отображения нулевых значений в ячейках. Как настроить отображение нулевых значений 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 304


Электронные таблицы Calc

4. В правой части окна в группе Показать активируйте пункт Нулевые значения. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Точность расчета По умолчанию отображаемые в ячейках на листе числа округляются, но при этом во внутренних вычислениях используются неокругленные значения. При необходимости можно задать точность для использования в вычислениях округленных значений. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вычисления. 4. В правой части окна активируйте пункт Точность как на экране. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Итерации Итерации — это повторное применение математической операции (с измененными данными) при решении вычислительных задач для постепенного приближения к нужному результату. В Calc итерации указывают число повторений для расчета формулы с циклическими ссылками. Если функцию итерации не активировать в настройках, то циклическая ссылка в таблице вызовет сообщение об ошибке. Как задать точность итерации в формулах 1. В окне открытой таблицы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вычисления. 4. В правой части окна в группе Циклические ссылки активируйте пункт Итерации. 5. В полях Шаги и Минимальные изменения задайте нужные значения.



По умолчанию Calc ограничивается 100 итерациями или достижением относительной погрешности уровня 0,001 при изменении значений.

6. Закройте окно кнопкой ОК. 305


Часть II

Зависимости Зависимости используются для просмотра на табличном поле связей между ячейками с формулами и ячейками со значениями, которые были задействованы в данных формулах. Это помогает выявить ошибки при создании формул. Зависимости отображаются только в пределах одной открытой книги. При создании зависимости используются влияющие ячейки и зависимые ячейки. Влияющая ячейка — это ячейка, которая ссылается на формулу в другой ячейке. Например, если в ячейке А1 находится формула =B1+C1, то ячейки B1 и С1 являются влияющими на ячейку А1. Зависимая ячейка — это ячейка, которая содержит формулу. Например, если в ячейке А1 находится формула =B1+C1, то ячейка А1 является зависимой от ячеек B1 и C1. При изменении формулы, на которую указывают стрелки, а также при вставке или удалении столбцов, строк или перемещении ячеек все стрелки зависимости исчезнут. Для их восстановления после сделанных изменений необходимо снова использовать команды отображения соответствующих стрелок. Как отобразить стрелки зависимостей для влияющих ячеек 1. В окне открытого листа выделите ячейку с формулой и ячейки, используемые в данной формуле. 2. Используйте сочетание клавиш Shift+F7. Как отобразить стрелки зависимостей для зависимых ячеек 1. В окне открытого листа выделите ячейку с формулой и ячейки, используемые в данной формуле. 2. Используйте сочетание клавиш Shift+F5. Как удалить стрелки зависимостей 1. В окне открытого листа выделите ячейку с формулой и ячейки, используемые в данной формуле. 2. Откройте меню Сервис и в списке команд наведите курсор на пункт Зависимости. 3. В дополнительном меню выберите (рис. 2.52): • Удалить стрелки к влияющим ячейкам — для удаления стрелок к влияющим ячейкам; • Удалить стрелки к зависимым ячейкам — для удаления стрелок к зависимым ячейкам; • Удалить все стрелки — для удаления всех стрелок в таблице. 306


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.52. Меню Сервис. Пункт Зависимости

Обзор ошибок в формулах Типичные ошибки при создании формулы: • отсутствует закрывающая или открывающая скобка; • в качестве разделителя между первой и последней ячейками диапазона вместо двоеточия используется другой символ; • в функцию введены лишние аргументы; • нет обязательного аргумента функции; • превышено максимальное число уровней вложения функций в пределах одной функции; • имя другой таблицы или листа, содержащее небуквенные знаки, не заключено в апострофы. Это обязательное условие при ссылке на значения ячеек других листов или книг; • во внешней ссылке (ссылке на ячейку или диапазон ячеек в другой книге) не содержится имя книги и путь к этой книге; • задан излишний формат для чисел, введенных в формулы. Например, вместо 100 введено 100 р. 307


Часть II

Сообщения об ошибках ##### — эти символы сообщают, что столбец, содержащий числа, недостаточно широк, или же дата и время, введенные в ячейки данного столбца, содержат отрицательные числа. В первом случае достаточно просто увеличить ширину столбца или изменить числовой формат данных (например, уменьшить число знаков после запятой). Во втором же случае надо: • проверить формулу, если вычисляется число дней между двумя датами; • если формула не содержит ошибок, необходимо изменить формат ячейки и перейти, например, с формата Дата и время на Общий или Числовой формат. Ошибка: 501 — недопустимый символ. Форм��ла содержит недопустимый символ, например =1Eр вместо =1E2. Ошибка: 502 — недопустимый аргумент. Функция имеет недопустимый аргумент, например отрицательное число для функции извлечения корня. Ошибка: 503 (#NUM!) — недопустимая операция с плавающей запятой. Вычисление приводит к переполнению диапазона значений. Ошибка: 504 — ошибка в списке параметров. Используется недопустимый параметр функции, например текст вместо числа или гиперссылка вместо ссылки на ячейку. Ошибка: 508 — нет пары. Отсутствует скобка (закрывающая или открывающая). Ошибка: 509 — отсутствует оператор. В формуле отсутствует оператор (+, – и т. д.). Ошибка: 510 — отсутствует переменная. Отсутствует переменная (два оператора стоят рядом). Ошибка: 511 — отсутствует переменная. В функции не хватает переменной. Ошибка: 512 — слишком длинная формула. Общее число внутренних маркеров (операторов, переменных, скобок) в формуле превышает 512 или общее число матриц, которые создает формула, превышает 150. Ошибка: 513 — слишком длинная строка. Идентификатор в формуле превышает 64 Kб. Ошибка: 514 — внутреннее переполнение. Переполнен стек вычислений (например, операция сортировки предпринята на слишком большом количестве числовых данных — более 100 000). 308


Электронные таблицы Calc

Ошибка: 516 — внутренняя синтаксическая ошибка. В стеке вычислений недоступна необходимая матрица. Ошибка: 517 — внутренняя синтаксическая ошибка. Документ с новой функцией открыт в старой версии программы. Ошибка: 518 — внутренняя синтаксическая ошибка. Переменная недоступна. Ошибка: 519 (#VALUE) — нет результата. Ячейка, на которую ссылается формула, содержит текст вместо числа.



В ячейке отображается #ЗНАЧЕН!, а не Ошибка: 519.

Ошибка: 520 — внутренняя синтаксическая ошибка. Компилятор создал неизвестный код компиляции. Ошибка: 521 — внутренняя синтаксическая ошибка. Нет результата. Ошибка: 522 — циклическая ссылка. Формула ссылается прямо или косвенно на саму себя, а параметр Итерации не настроен. Ошибка: 523 — процедура вычисления не сходится. Функция потеряла подбираемое значение или циклические ссылки не доходят до минимальных изменений для заданного максимального числа шагов. Ошибка: 524 (#REF) — недопустимые ссылки. В формуле отсутствует столбец, строка или лист с заданной ячейкой.



В ячейке отображается #ССЫЛ!2, а не Ошибка: 524.

Ошибка: 525 (#NAME) — недопустимые имена. Нет допустимой ссылки, доменного имени, подписи столбца/строки, макроса, присутствует неправильный десятичный разделитель или не найдена надстройка.



В ячейке отображается #ИМЯ, а не Ошибка: 525.

Ошибка: 526 — внутренняя синтаксическая ошибка. Ссылка устарела. Ошибка: 527 — внутреннее переполнение. Слишком сложное вложение ссылок. Ошибка: 532 (#DIV/0!) — деление на ноль. В формуле используется деление на ноль.


Глава 8 РАБОТА С ДАННЫМИ

Диапазон данных На основе выбранных ячеек листа можно создать диапазон данных для использования в качестве базы данных. При этом каждая строка будет соответствовать одной записи в базе данных, а каждая ячейка в строке — полю базы данных. Такой диапазон можно сортировать, группировать, производить в нем поиск и выполнять вычисления. Как определить диапазон данных 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек. 2. Откройте меню Данные и в списке команд выберите пункт Определить диапазон. 3. В окне Определить диапазон данных (рис. 2.53) введите имя в графе Название. 4. Щелкните по кнопке Дополнительно для установки дополнительных параметров: • Содержит заголовки столбцов — для включения в диапазон подписей столбцов; • Вставить или удалить ячейки — для автоматической вставки новых строк и столбцов в диапазон базы данных в документе при добавлении новых записей в базу данных; • Сохранить форматирование — для применения имеющегося формата ячеек заголовка и первой строки данных ко всему диапазону базы данных; • Не сохранять импортированные данные — для сохранения только ссылки на базу данных без ее содержимого. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как выбрать диапазон данных 1. В окне открытого листа раскройте меню Данные и в списке команд выберите пункт Выбрать диапазон. 2. В окне Выбрать диапазон данных выберите нужный диапазон в списке и щелкните по кнопке ОК. 310


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.53. Окно Определить диапазон данных

Как удалить диапазон данных 1. В окне открытого листа раскройте меню Данные и в списке команд выберите пункт Определить диапазон. 2. В окне Определить диапазон данных выберите нужный диапазон в списке и щелкните по кнопке Удалить. 3. Подтвердите удаление и закройте окно кнопкой ОК.

Сортировка данных диапазона Сортировка — это расстановка данных диапазона в нужном порядке. Например, от меньшего к большему (по возрастанию) или от большего к меньшему (по убыванию). Сортировка является частью анализа данных. Сортировке подвергается текст, числа, дата и время и форматы. Пустые ячейки при сортировке всегда выводятся в конец диапазона. Данные сортируются по столбцам. Перед сортировкой необходимо отобразить скрытые строки и столбцы, так как они в этом случае не перемещаются. Заголовки столбцов в таблице должны располагаться только в одной строке. 311


Часть II

Как сортировать диапазон данных 1. В окне открытого листа выделите любую ячейку диапазона данных. 2. Откройте меню Данные и в списке команд выберите пункт Сортировка. 3. В окне Сортировка на вкладке Условия сортировки (рис. 2.54) в группе Сортировать по откройте список и выберите столбец, который будет служить главным ключом сортировки.

Рис. 2.54. Окно Сортировка. Вкладка Условия сортировки

4. Определите для него направление сортировки: • По возрастанию — для сортировки от наименьшего до наибольшего значения; • По убыванию — для сортировки от наибольшего до наименьшего значения. 5. В группе Затем по выберите столбец, который будет служить вторым ключом сортировки. 6. Определите для него направление сортировки. 7. При необходимости задайте параметры сортировки и для третьего столбца. 8. На вкладке Параметры (рис. 2.55) при необходимости задайте уточняющие параметры условий сортировки. 9. Закройте окно кнопкой ОК. 312


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.55. Окно Сортировка. Вкладка Параметры

Фильтрация данных Один из удобных методов анализа созданного документа — использование фильтрации данных, которая позволяет находить и отображать нужные данные в списках. Фильтрация дает возможность выводить на экран только те значения, которые отвечают заданным условиям отбора для столбцов, не внося изменений в сам документ. Возможен отбор и по нескольким столбцам, то есть можно одновременно применять несколько фильтров. При этом каждый следующий фильтр отбирает данные, отфильтрованные предыдущим. Отфильтрованные данные по-прежнему можно изменять, редактировать, использовать для создания диаграммы, но при этом нельзя изменять и перемещать их порядок. Арифметические функции учитывают и ячейки, которые не отображаются из-за применения фильтра. Возможны три типа фильтрации списков: • Автофильтр — для автоматической фильтрации и создания однострочных списков; • Стандартный фильтр — для создания фильтрации согласно параметрам по умолчанию; • Расширенный фильтр — для создания фильтрации с более сложными условиями отбора. 313


Часть II

К одному диапазону ячеек в пределах столбца можно применить лишь один вид автофильтра.



Для получения корректных результатов фильтрации рекомендуется не использовать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. В противном случае, если в столбце будет находиться несколько форматов, отобразится только команда для преобладающего формата.

Как применить автофильтр 1. В окне открытого листа выделите столбцы данных или весь диапазон данных. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр. 3. В раскрывшемся списке щелкните по строке Автофильтр. 4. В первой строке выбранного диапазона отобразятся стрелки полей списка (рис. 2.56).

Рис. 2.56. Диапазон данных с автофильтром

5. Щелкните по стрелке списка нужного столбца и выберите условие фильтрации: 314


Электронные таблицы Calc

• Все — для отображения полного списка; • 10 первых — для отображения 10 верхних значений списка; • Стандартный фильтр — для переключения в режим работы с окном Стандартный фильтр; • Пусто — для отображения только пустых ячеек; • Не пусто — для отображения заполненных ячеек. 6. Отобразятся только строки, соответствующие фильтру. При этом в качестве заголовка также будет отображаться первая строка диапазона ячеек.



О наличии фильтрации строк можно судить по пропущенным номерам строк. Цвет кнопки со стрелкой в столбце, где производилась фильтрация, изменится.

Как отобразить отфильтрованные строки В окне открытого листа раскройте список нужного столбца и выберите условие фильтрации Все. Как применить стандартный фильтр 1. В окне открытого листа выделите столбцы данных или весь диапазон данных. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр. 3. Щелкните по строке Стандартный фильтр. 4. В окне Стандартный фильтр (рис. 2.57) щелкните по кнопке Дополнительно и выберите критерии фильтрации: • Учитывать регистр — для учета при фильтрации прописных и строчных букв; • Область содержит заголовки столбцов — для включения в первую строку диапазона ячеек заголовков столбцов; • Копировать результат в — для размещения в выбранном диапазоне результатов фильтрации. Диапазон задается после активации пункта Сохранить условия;

Рис. 2.57. Окно Стандартный фильтр

315


Часть II

• Регулярное выражение — для использования в определении фильтра подстановочных знаков; • Без повторений — для исключения из списка отфильтрованных данных повторяющихся строк. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить фильтр 1. В окне открытого листа выделите фильтрованный диапазон данных. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр. 3. В списке щелкните по строке Удалить фильтр. Как применить расширенный фильтр Данный фильтр не создает раскрывающиеся списки столбцов. Для фильтрации используется диапазон условий, который располагается над списком, что позволяет задавать более сложные варианты отбора. Диапазон условий отбора (матрица фильтра) должен включать заголовок столбца с тремя (как минимум) пустыми строками. 1. В окне открытого листа скопируйте необходимые заголовки столбцов диапазонов в свободное место. 2. В строке под заголовками введите критерии для фильтрации.



Горизонтально расположенные данные в строке будут логически связаны оператором И, а вертикально расположенные данные в столбцах — оператором ИЛИ.

3. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Фильтр. 4. В раскрывшемся списке щелкните по строке Расширенный фильтр. 5. В окне Расширенный фильтр (рис. 2.58) щелкните по кнопке Дополнительно и выберите критерии фильтрации (аналогично стандартному фильтру). 6. Щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на листе созданную матрицу фильтра. 7. Закройте окно кнопкой ОК.

 316

На листе останутся видны только строки, содержимое которых соответствует заданным критериям фильтрации, а остальные строки будут временно скрыты. Для их отображения откройте меню Формат, выберите пункт Строка, а затем — Показать.


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.58. Окно Расширенный фильтр

Промежуточные итоги Подведение промежуточных итогов — это удобная и наглядная возможность провести обработку записей списка для последующего анализа, создания диаграмм и вывода на печать. При этом в список автоматически вставляются дополнительные строки, отражающие итоговые значения по выбранным ячейкам. При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы первая строка списка содержала название столбцов, а остальные строки — однотипные отсортированные данные без пустых строк. Промежуточные итоги вычисляются с помощью итоговой функции (как правило, SUM или СРЕДНЕЕ с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ). Как создать промежуточные итоги диапазона данных 1. В окне открытого листа выделите весь диапазон данных. 2. Откройте меню Данные и выберите пункт Промежуточные итоги. 3. В окне Промежуточные итоги на вкладке 1-я группа (рис. 2.59) откройте список графы Группировать по и выберите столбец для сортировки. 4. В поле Вычислить промежуточные итоги для активируйте столбец, для которого необходимо рассчитать промежуточные итоги. 5. В списке Использовать функцию выберите функцию для расчета промежуточных итогов. 6. Повторите при необходимости аналогичную операцию для вкладок 2-я группа и 3-я группа. 7. На вкладке Параметры (рис. 2.60) в группе Группы задайте параметры расчета и отображения промежуточных итогов: • Разрыв страницы между группами — вставка разрыва страницы после каждой группы данных промежуточного итога; 317


Часть II

• Учитывать регистр — пересчет промежуточных итогов при изменении регистра подписи данных; • Сортировать область сначала по группам — сортировка области, выбранной в графе Группировать по на вкладке Группа, согласно выбранным столбцам.

Рис. 2.59. Окно Промежуточные итоги. Вкладка 1-я группа

Рис. 2.60. Окно Промежуточные итоги. Вкладка Параметры

318


Электронные таблицы Calc

8. Для настройки сортировки в группе Сортировать выберите: • По возрастанию — сортировка, начиная с минимального значения; • По убыванию — сортировка, начиная с максимального значения; • Включая форматы — учет атрибутов форматирования при сортировке; • Порядок сортировки, определенный пользователем — использование порядка сортировки, созданного пользователем (см. «Как создать собственный список для автопродолжения»). 9. Закройте окно кнопкой OK. 10. Слева, за номерами строк, появится структура промежуточных итогов. Как удалить промежуточные итоги 1. В окне открытого листа выделите диапазон данных с промежуточными итогами. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Группа и структура. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Удалить.

Совмещенные операции Совмещенные операции можно применять, если необходимо использовать одну и ту же формулу к разным ячейкам с различными параметрами, например для вопросов «что если». Как использовать совмещенные операции 1. В окне открытого листа наберите в нужной ячейке формулу, которая будет использоваться для расчета результата на основе значений, хранящихся в различных ячейках. 2. В окне открытого листа откройте меню Данные и в списке команд выберите пункт Совмещенные операции. 3. В окне Совмещенные операции (рис. 2.61) в графе Формулы щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на листе ячейку с введенной формулой. 4. В графе Строка ввода щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на листе ячейку, которая будет использоваться в качестве переменной для строк в таблице данных. 5. В графе Столбец ввода щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на листе ячейку, которая будет использоваться в качестве переменной для столбцов в таблице данных. 319


Часть II

Рис. 2.61. Окно Совмещенные операции

Сводная таблица Сводная таблица используется для объединения, сравнения и анализа больших массивов данных. С ее помощью можно просматривать различные сводки исходных данных, отображать подробные сведения из нужных областей, а также создавать отчеты. Сводная таблица — это интерактивный перекрестный отчет. Данные в ней можно упорядочивать, перераспределять и включать в итоги. Некоторые основные понятия отчета сводной таблицы Поле отчета свободной таблицы — это категория итоговых данных, получаемых из полей или столбцов исходных данных. Поле строки — поле, которому соответствуют строки. Элементы, связанные с полем строки, обозначаются как подписи строк. Поле столбца — поле, которому соответствуют столбцы. Элементы, связанные с полем столбца, обозначаются как подписи столбцов. Кнопка поля — кнопка, задающая поле в отчете сводной таблицы. Ее можно перетаскивать для изменения макета отчета, а также использовать стрелки для раскрытия данных. Итоговая функция — вычисление при объединении данных в отчете сводной таблицы, в таблице консолидации или же при вычислении итогов в списках или базах данных. Например, SUM, СЧЕТ и СРЕДНЕЕ. Исходные данные — диапазон данных или таблица, которые используются для создания отчета сводной таблицы. Кроме этого они могут быть взяты из внешней базы данных (Microsoft Access, dBASE, SQL Server или базы данных на веб-сервере) или другого отчета сводной таблицы. Вычисляемое поле — поле в отчете сводной таблицы, в котором используется формула. Данные поля могут также использовать содержимое других полей отчета сводной таблицы. Вычисляемый элемент — элемент в поле сводной таблицы, который задействует формулу. Он может выполнять вычисления, используя содержимое других элементов этого же поля отчета сводной таблицы. 320


Электронные таблицы Calc

Элемент — категория поля в отчетах сводной таблицы и сводной диаграммы. Например, поле Месяц будет включать такие элементы, как Январь, Февраль и т. п. Запрос — средство поиска записей, отвечающих на определенный вопрос о данных, хранящихся в источнике данных. Список — набор строк, содержащий взаимосвязанные данные. Обновление — повторное построение отчета сводной таблицы после изменения исходных данных. Если в отчете использованы внешние данные, то при обновлении будет открыт запрос на получение новых или измененных данных. Как создать сводную таблицу 1. В окне открытого листа установите курсор в диапазоне ячеек, который содержит значения, а также заголовки строк и столбцов. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Сводная таблица. 3. В открывшемся списке выберите пункт Запустить. 4. В окне Выбрать источник (рис. 2.62) активируйте пункт Текущее выделение.

Рис. 2.62. Окно Выбрать источник

5. Закройте окно кнопкой OK. 6. В окне Сводная таблица (рис. 2.63) заголовки столбцов таблицы будут отображены в виде кнопок справа от группы Разметка. 7. При нажатой левой кнопке мыши перетащите эти кнопки в нужную область разметки: • Поля страницы — для создания кнопки и поля со списком вверху создаваемой сводной таблицы. Данный список используется для фильтрации сводной таблицы по содержимому выбранного элемента; • Поля сто��бца — для создания кнопки и поля со списком столбцам; • Поля строки — для создания кнопки и поля со списком строкам; • Поля данных — для создания надписи с отображением формулы, используемой для вычисления данных. При этом кнопкам, 321


Часть II

перетаскиваемым в данную область, будут автоматически добавлены заголовки. 8. Для дополнительной настройки поля данных (рис. 2.64) щелкните по кнопке Параметры и в окне Поле данных в списке Функция выберите тип промежуточного итога, который нужно вычислить.

Рис. 2.63. Окно Сводная таблица

Рис. 2.64. Окно Поле данных

322


Электронные таблицы Calc

9. Щелкните по кнопке Дополнительно и в списке Тип выберите тип вычисления отображаемого значения в поле данных: обычное, отличие от, прогресс и т. д. 10. Закройте окно Поле данных кнопкой ОК. 11. В окне Сводная таблица в группе Результат задайте параметры отображения результатов в сводной таблице. 12. В графе Результат в щелкните по кнопке Свернуть/Развернуть и выберите на листе область, где следует отобразить результаты сводной таблицы. 13. При необходимости активируйте пункты: • Пропускать пустые строки — для исключения пустых строк в источнике данных; • Распознавать категории — для автоматического назначения строк без подписей следующей в иерархии категории; • Всего столбцов — для подсчета и отображения общего итога по столбцу; • Всего строк — для подсчета и отображения общего итога по строке; • Добавить фильтр — для добавления кнопки фильтра в сводную таблицу; • Разрешить переход к деталям — для отображения сведений о выделенном элементе сводной таблицы. 14. Закройте окно кнопкой ОК. Как редактировать сводную таблицу 1. В окне открытого листа наведите курсор в сводной таблице на нужную кнопку. 2. Нажмите и удерживайте кнопку мыши. 3. Когда рядом с указателем мыши появится специальный символ, перетащите кнопку на новое место.



Перетаскивание кнопки в новую позицию в той же строке изменяет порядок столбцов. Перетаскивание кнопки к левому краю таблицы в область заголовков строк преобразует столбец в строку. Перетащив кнопки в область Поля страниц, вы создадите кнопку и поле со списком вверху сводной таблицы.

4. Для удаления кнопки из сводной таблицы перетащите ее за пределы таблицы. 5. Для редактирования ячейки таблицы щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Запустить. 323


Часть II

6. В окне Сводная таблица внесите нужные исправления. 7. Закройте окно кнопкой ОК. Как обновить сводную таблицу 1. В окне открытого листа установите курсор на любую ячейку сводной таблицы. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Сводная таблица. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Обновить. Как удалить сводную таблицу 1. В окне открытого листа установите курсор на любую ячейку сводной таблицы. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Сводная таблица. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Удалить.

Консолидация данных Консолидация данных — это объединение значений из нескольких диапазонов данных, например сведение в итоги значений в диапазонах на разных рабочих листах. При этом листы могут находиться как в активной таблице, так и в других таблицах. При консолидации данные компонуются так, что их намного удобнее обновлять и обобщать. Для создания консолидированной таблицы необходимо преобразовать диапазоны данных в формат перекрестной таблицы с совпадающими именами строк и столбцов для элементов, которые предполагается использовать при сведе′нии. При этом в исходных данных не следует указывать итоговые строки и столбцы. При объединении содержимое ячеек нескольких листов объединяется в одном месте. Как объединить данные 1. В окне листа, содержащем диапазоны ячеек, которые нужно объединить, откройте меню Данные. 2. В списке команд выберите пункт Объединить. 3. В окне Объединить (рис. 2.65) в графе Диапазон исходных данных щелкните по кнопке Свернуть/развернуть, выделите на табличном поле диапазон ячеек, который необходимо объединить с данными других областей, и щелкните по кнопке Добавить.

 324

В поле Области объединения отобразится выбранный диапазон.


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.65. Окно Объединить

4. Повторите эти действия для добавления следующих диапазонов данных. 5. В графе Поместить результат в щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на табличном поле конечный диапазон ячеек, в котором будет отображен результат объединения. 6. Откройте список Функция и выберите функцию, с помощью которой будут связаны значения диапазонов объединения.



По умолчанию предлагается функция SUM.

7. Щелкните по кнопке Дополнительно и задайте дополнительные параметры: • Объединить по — для объединения диапазонов, содержащих подписи. Рекомендуется использовать, если объединяемые диапазоны содержат сходные подписи и данные сгруппированы поразному; • Подписать строки — для использования подписей строк при упорядочении объединенных данных; • Заголовками столбцов — для использования подписей столбцов при упорядочении объединенных данных; • Связать с исходными данными — для связывания данных в области объединения с исходными данными. При этом результаты объединения автоматически обновляются в случае изменения исходных данных. 8. Закройте окно кнопкой ОК. 325


Часть II

Структура данных В программе Calc для скрытия и отображения данных, расположенных на листе, можно создать многоуровневую структуру, позволяющую изменять уровень детализации отображения данных. При помощи кнопок структуры можно показывать только итоговые строки, только итоговые столбцы или заголовки разделов листа, а также просматривать отдельные сведения. Многоуровневую структуру можно создать из строк, столбцов или из строк и столбцов одновременно. Как настроить отображение символов структуры 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Параметры. 2. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 3. В правой части окна в группе Окно активируйте пункт Символы структуры. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как создать структуры из строк или столбцов 1. В окне открытого листа выделите нужные строки или столбцы. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Группа и структура. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Группировать. 4. При группировке строк символы структуры отобразятся слева за номерами строк, при группировке столбцов — выше имен столбцов. Как добавить новый уровень в готовую структуру 1. В окне открытого листа выделите диапазоны строк или столбцов внутри готовой структуры. 2. Далее действуйте согласно предыдущей инструкции. Как удалить уровень структуры 1. В окне открытого листа выделите уровень структуры, который необходимо удалить. 2. Откройте меню Данные и в списке команд наведите курсор на пункт Группа и структура. 3. В раскрывшемся списке выберите пункт Разгруппировать.

Сценарии Сценарии — это именованный сохраненный набор значений, которые используются для автоматической подстановки в формулы. Сценарии, как 326


Электронные таблицы Calc

правило, применяются для прогноза результатов расчетов. На одном и том же листе можно создать несколько сценариев с разным набором значений. Сценарии служат для анализа «что если». Анализ «что если» — это анализ того, как процесс изменения значений ячеек влияет на результат вычисления формул. Например, изменение процентной ставки по кредиту при изменении суммы платежа и т. д. Как создать собственный сценарий 1. В окне открытого листа выделите все ячейки, содержащие нужные данные для сценария. 2. Откройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Сценарии. 3. В окне Создать сценарий (рис. 2.66) в графе Название сценария наберите нужное название.

Рис. 2.66. Окно Создать сценарий

4. При необходимости в графе Комментарий укажите дополнительные сведения о сценарии. 5. В группе Настройки задайте дополнительные настройки отображения сценариев: • Показать рамку — для выделения сценария в таблице посредством рамки. При этом цвет рамки выбирается в палитре справа от этого пункта; • Обратное копирование — для копирования измененных значений ячеек в активный сценарий. При этом обратное копирова327


Часть II

ние зависит от защиты ячеек, листа и активности пункта Запретить изменения; • Копировать весь лист — для копирования листа в дополнительный лист сценария; • Запретить изменения — для запрещения изменений в активном сценарии. При этом редактировать значения в ячейках можно, только если данный пункт отключен, а ячейки не защищены. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как использовать сценарий 1. В окне открытой таблицы активируйте окно навигатора. 2. В окне Навигатор щелкните по кнопке Сценарии. 3. В верхнем поле окна отобразится список сценариев, а в нижнем — информация о выделенном в списке сценарии (рис. 2.67).

Рис. 2.67. Окно Навигатор

4. Дважды щелкните по имени нужного сценария для его применения к текущему листу таблицы. Как изменить свойства сценария 1. В окне открытой таблицы активируйте окно навигатора. 2. В окне Навигатор щелкните по кнопке Сценарии. 3. В списке сценариев щелкните право�� кнопкой мыши по имени нужного сценария. 328


Электронные таблицы Calc

4. В контекстном меню выберите пункт Свойства. 5. В окне Изменить сценарий внесите нужные исправления. 6. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить сценарий 1. В окне открытой таблицы активируйте окно навигатора. 2. В окне Навигатор щелкните по кнопке Сценарии. 3. Щелкните в списке сценариев правой кнопкой мыши по имени нужного сценария. 4. В контекстном меню выберите пункт Удалить. 5. Подтвердите удаление кнопкой ОК.

Подбор параметра Если результат вычисления при помощи формулы известен, но неизвестны значения, которые используются для получения данного результата, рекомендуется использовать средство Подбор параметра. Как использовать подбор параметра 1. В окне открытого листа создайте нужную формулу, в которой будет происходить подбор параметра. Например, введите в ячейку С1 формулу =А1+В1, а в ячейку А1 — значение 20. 2. Откройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Подбор параметра. 3. В окне Подбор параметра (рис. 2.68) в графе Яч. с формулой введите адрес ячейки с формулой. В нашем примере это ячейка С1.

Рис. 2.68. Окно Подбор параметра

4. В графе Целевое значение введите нужный конечный результат. Например, 100. 5. В графе Изменяемая яч. введите адрес ячейки, значение которой нужно подобрать. В нашем примере это В1. 6. Щелкните по кнопке ОК. 7. Подтвердите вставку найденного значения кнопкой ОК. 329


Часть II

Поиск решения Цель поиска решения состоит в том, чтобы найти значения переменных уравнения, которые приводят к оптимизированному значению в целевой ячейке. Таким образом, функция поиска решения позволяет решать уравнения с несколькими неизвестными при помощи методов решения обратных задач. По умолчанию поиск решения поддерживает только линейные уравнения. Как использовать поиск решения 1. В окне открытого листа раскройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Поиск решения. 2. В окне Решатель (рис. 2.69) щелкните по кнопке Свернуть/развернуть в графе Целевая ячейка и выберите нужную ячейку на табличном поле.

Рис. 2.69. Окно Решатель

3. В группе Оптимизация результата выберите, должно ли значение в целевой ячейке быть максимальным, минимальным или оно должно быть приближением данного значения: • Максимум — для решения уравнения при максимальном значении целевой ячейки; 330


Электронные таблицы Calc

4.

5.

6. 7.

• Минимум — для решения уравнения при минимальном значении целевой ячейки; • Значение — для решения уравнения при приближении к значению целевой ячейки справа от данного пункта. В графе Путем изменения ячеек щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выберите диапазон ячеек, с начальными значениями переменной; В группе Ограничительные условия при необходимости определите ряд условий, устанавливающих ограничения для некоторых ячеек: одна из переменных или ячеек не должна быть больше другой переменной или определенного значения, одна или более переменных должны быть целыми числам и т. д. Щелкните по кнопке Решить. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 9 РАБОТА С ДИАГРАММОЙ

Диаграмма — это наглядное графическое представление различных данных, удобное средство сравнения и демонстрации. Для создания диаграммы необходимо использовать данные, расположенные на листе. При этом диаграмма свяжется со значениями и будет автоматически обновляться при их изменении в таблице.

Основные понятия диаграммы Вспомогательная ось — дополнительная ось значений (Y), если в диаграмме представлены различные типы данных. Деления — небольшие метки единиц измерения, как деления линейки. Ключ легенды — символы в легенде, отображающие узоры и цвета, соответствующие рядам данных в диаграмме. Легенда — перечень, в котором определяются цвета рядов или категорий данных на диаграмме. Линии — направляющие, начинающиеся от делений на оси и пересекающие область построения на диаграммах. Лист диаграммы — дополнительный лист книги, содержащий только диаграмму. Маркер данных — специальный элемент (полоса, область, точка, сегмент и т. д.) на диаграмме, соответствующий одному значению одной ячейки листа. При этом маркеры данных одного цвета образуют на диаграмме ряд данных. Мастер диаграмм — мастер пошагового создания диаграмм. Область построения — ограниченная осями область, содержащая все ряды данных. Область диаграммы — прямоугольный контейнер, непосредственно внутри которого размещается диаграмма. Ось — линия, используемая в системе координат. При этом ось данных (Y) обычно располагается вертикально, а ось категории (X) — горизонтально. Отчет сводной диаграммы — диаграмма, выполняющая интерактивный анализ данных, как и отчет сводной таблицы. 332


Электронные таблицы Calc

Планка погрешностей — шкала, отображающая возможную погрешность для каждого маркера данных в ряде данных. Подписи делений — подписи делений на осях категории и значения. Подпись данных — подпись с дополнительными сведениями о маркере данных, представляющем одну точку данных или значение ячейки листа. Ряд данных — набор связанных между собой данных, помещенных на диаграмме. При этом каждому ряду данных соответствует отдельный цвет или иной способ обозначения. Диаграммы могут содержать несколько рядов данных (кроме круговой). Стенка и основание — области, создающие объемный эффект и ограничивающие объемные диаграммы. Обычно отображаются две стенки и одно основание. Таблица данных — набор значений, на основе которых и была построена диаграмма. Фигура диаграммы — графический объект, отображающий используемые значения в диаграмме.

Основные типы диаграмм Гистограмма — линейчатая диаграмма с вертикальными рядами, прямо пропорциональными значениям. Ось X используется для отображения категорий, а ось Y — для значений каждой категории. Гистограммы, как правило, используются для отображения изменений данных за определенный период времени или для демонстрации сравнения различных объектов. Линейчатая — диаграмма с горизонтальными рядами, прямо пропорциональными значениям. Ось Y используется для отображения категорий. Круговая диаграмма — диаграмма с циклическими секторами общего круга. Длина дуги или площадь каждого сектора пропорциональна ее значению. Круговая диаграмма отображает величину размера элементов одного ряда данных пропорционально сумме всех элементов. Область — диаграмма с отображением значений в виде точек на оси Y, соединенных линией. Область между каждыми двумя линиями выделена отдельным цветом. Ось X используется для отображения категорий. Данная диаграмма демонстрирует величину изменений в зависимости от времени. Ее следует применять, например, для иллюстрации суммарного значения в соответствии с трендом. Линия — диаграмма с отображением значений в виде точек на оси Y. Ось X используется для отображения категорий. Значения Y каждого ряда 333


Часть II

данных могут быть соединены линией. Линейчатые диаграммы отображают явное сравнение отдельных элементов. Диаграмма XY — диаграмма с отображением значений в виде точки в системе координат. В своей базовой форме основывается на одном ряде данных, состоящем из имени, списка значений x и списка значений y. Эта диаграмма отображает отношения численных значений в нескольких рядах данных или же показывает две числовые группы как один ряд координат X и Y. На диаграмме XY значения двух осей объединяются в единую точку данных и помещаются с неравными интервалами, или кластерами. Такие диаграммы, как правило, используются для вывода и сравнения научных, статистических или инженерных данных. Сетчатая — диаграмма с отображением значений в виде точек, соединенных линиями в сетку. Биржевая диаграмма — диаграмма с заданным расположением рядов данных для отображения тенденции рынка в соответствии с ценой открытия, закрытия, минимума и максимума. Биржевые диаграммы применяются для иллюстрации изменений цен на акции. Хотя их можно использовать, например, и для демонстрации колебаний дневных или годовых температур. Столбцы и линии — комбинированная диаграмма на основе столбчатой и линейчатой. Как настроить отображение диаграмм в документе 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Сервис и в списке команд выберите пункт Параметры. 2. В левой части окна Параметры откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Вид. 3. В правой части окна в группе Объекты откройте список Диаграммы и выберите строку Показать. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как создать диаграмму 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек, на основе котрого будет построена диаграмма. Он должен содержать значения, а также заголовки строк или столбцов. 2. Щелкните по кнопке Диаграмма на панели Стандартная.



Откроется окно предварительного просмотра диаграммы и окно Мастер диаграмм (рис. 2.70).

3. В окне Мастер диаграмм в группе Выберите тип диаграммы щелкните по строке нужного типа диаграммы. 334


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.70. Лист с предварительным окном диаграммы и окном Мастер диаграмм

4. В правой части окна, где отобразятся дополнительные параметры выбранного типа диаграммы, активируйте нужные настройки. 5. Щелкните по кнопке Далее. 6. В правой части окна в группе Выбе��ите диапазон данных при необходимости активируйте (рис. 2.71): • Ряды данных в строках — для получения значений из последовательно расположенных строк в выбранном диапазоне; • Ряды данных в столбцах — для получения значений из последовательно расположенных столбцов в выбранном диапазоне; • Первая строка как надпись — для использования значений первой строки диапазона в качестве имен рядам данных в столбцах; • Первый столбец как надпись — для использования значений первого столбца диапазона в качестве имен рядам данных в строках. 7. Щелкните по кнопке Далее. 8. На этом этапе создания диаграммы (рис. 2.72) в правой части окна можно отдельно изменить исходный диапазон всего ряда данных, включая его подписи. Можно также изменить диапазон категорий. 335


Часть II

Рис. 2.71. Окно Мастер диаграмм. Шаг Диапазон данных

Рис. 2.72. Окно Мастер диаграмм. Шаг Ряд данных

9. Щелкните по кнопке Далее. 10. На этом этапе (рис. 2.73) заполните графы Заголовок и Подзаголовок (при необходимости), а также дайте имена используемым в диаграмме осям в соответствующих графах.



Имена будут отображаться рядом с диаграммой в специально зарезервированном пространстве. Если текст не вводить, останется больше места для отображения диаграммы.

11. Активируйте пункт Показать легенду и выберите место ее отображения: слева, справа, снизу или сверху. 336


Электронные таблицы Calc

Рис. 2.73. Окно Мастер диаграмм. Шаг Элементы диаграмм



Легенда отображает подписи из первого ряда столбца или выделенного диапазона. Если подписей нет, в легенде будет отображаться стандартный текст — Строка 1, Строка 2 или Столбец A, Столбец B.

12. Активируйте нужные пункты в группе Отображать сетку: Ось Х, Ось Y и Ось Z.



Видимые линии сетки делают более наглядным расположение значений в диаграмме. Расстояние между линиями сетки соответствует настройкам интервала на вкладке Масштаб свойств оси. Для круговых диаграмм линии сетки недоступны.

13. Щелкните по кнопке Готово. Как изменить тип созданной диаграммы Если тип созданной диаграммы вас не устраивает, его можно изменить. 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой по области нужной диаграммы. 2. В контекстном меню выберите пункт Тип диаграммы. 3. В окне Тип диаграммы выберите новый тип. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить диапазон данных созданной диаграммы 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой по области нужной диаграммы. 2. В контекстном меню выберите пункт Диапазон данных. 337


Часть II

3. В окне Диапазон данных на вкладке Диапазон данных щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выберите на табличном поле новый диапазон данных. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро изменить размер диаграммы 1. В окне открытого листа выделите нужную диаграмму. 2. Наведите курсор на один из восьми маркеров размера по границе области диаграммы. 3. Когда курсор примет вид двусторонней стрелки, при нажатой левой кнопке мыши измените общий размер диаграммы.



Лишь используя угловые маркеры, можно пропорционально изменить размер диаграммы.

Как задать точный размер диаграммы 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой по области диаграммы. 2. В контекстном меню выберите пункт Положение и размер. 3. В окне Положение и размер на вкладке Положение и размер в группе Размер задайте регуляторами Ширина и Высота нужные значения.



При необходимости сохранять пропорции при изменении размера активируйте пункт Пропорционально.

4. Закройте окно кнопкой ОК. Как перемещать диаграмму 1. В окне открытого листа выделите нужную диаграмму. 2. Наведите курсор на границу области диаграммы и при нажатой левой кнопке мыши переместите диаграмму в новое место листа. Как задать точное расположение диаграммы 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой по области диаграммы. 2. В контекстном меню выберите пункт Положение и размер. 3. В окне Положение и размер на вкладке Положение и размер в группе Позиция задайте нужные значения по горизонтали и по вертикали относительно базисной точки регуляторами Позиция Х и Позиция Y.



Базисная точка выбирается на рисунке справа от регуляторов. При этом базисные точки соответствуют маркерам выделения объекта.

4. Закройте окно кнопкой ОК. 338


Электронные таблицы Calc

Как установить защиту на изменение размера или расположения диаграммы 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой по области диаграммы. 2. В контекстном меню выберите пункт Положение и размер. 3. В окне Положение и размер на вкладке Положение и размер в группе Защита активируйте пункты Положение и Размер. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Макет диаграммы Кроме изменения общих характеристик диаграммы в программе Calc предусмотрена возможность корректировать каждую отдельную часть диаграммы. Как перейти к работе с макетом диаграммы 1. В окне открытого листа дважды щелкните левой кнопкой по диаграмме. 2. Вместо строки формул откроется панель Диаграмма, а на табличном поле выделится диапазон ячеек, соответствующий диаграмме. Как изменить область диаграммы Область диаграммы — место размещения диаграммы, подписей осей и легенды. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по области диаграммы и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 3. В окне Область диаграммы на вкладке Обрамление выберите стиль, цвет, ширину и прозрачность рамки области с соответствующими регуляторами. 4. На вкладках Регион и Прозрачность выберите цвет фона области и задайте при необходимости степень его прозрачности и способ окрашивания. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить область построения диаграммы Область построения диаграммы — место непосредственного размещения диаграммы. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по области диаграммы и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 339


Часть II

3. В окне Область диаграммы на вкладках Обрамление, Регион и Прозрачность задайте нужные параметры рамки и заливки фона. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как редактировать оси диаграммы Оси диаграммы — это две (X и Y), а иногда и три (дополнительно Z) прямые линии, следующие под прямым углом друг к другу, относительно меток которых и строится диаграмма. Количество осей соответствует типу выбранной диаграммы. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по нужной оси диаграммы и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 3. В окне Ось (имя оси) на вкладках Линия, Шрифт, Эффект шрифта, Надпись, Масштабирование и Числа задайте нужные параметры линий оси, а также сопутствующего текста и разметки. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как редактировать легенду диаграммы Легенда — это стиль условных обозначений в диаграмме для представления данных. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по легенде и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 3. В окне Легенда на вкладках Обрамление, Регион, Прозрачность, Шрифт, Эффект шрифта и Позиция задайте нужные параметры линий рамки фона легенды, текста и расположение легенды. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как редактировать ряды данных диаграммы Ряд данных — это графическое отображение значений в диаграмме. Вид ряда данных зависит от выбранного типа диаграммы. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по нужному ряду данных. 3. В контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 4. В окне Легенда на вкладках Обрамление, Регион, Прозрачность, Шрифт, Эффект шрифта и Надписи данных задайте нужные параметры линий рамки фона легенды, текста и расположение легенды. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Трехмерная диаграмма Трехмерная диаграмма создается за счет использования эффекта перспективы. 340


Электронные таблицы Calc

Как задать трехмерный вид диаграммы 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по нужной диаграмме и в контекстном меню выберите пункт Трехмерное изображение. 3. В окне Трехмерный вид на вкладке Перспектива задайте значения для поворота диаграммы по этим трем осям.



Для фронтального просмотра диаграммы задайте для всех углов значение 0. При значении x = 90, y = 0 и z = 0 диаграмма будет видна сверху. При x = –90 будет видна нижняя часть диаграммы. Сначала применяется поворот по оси X, затем — по оси Y, а только потом — по оси Z.

4. Для вращения диаграммы только в направлениях осей X и Y, то есть параллельно границам диаграммы, активируйте пункт Аксонометрические оси. 5. Для создания эффекта центральной перспективы активируйте пункт Перспектива, а затем задайте регулятором нужное значение.



Значение 100 % создает перспективу, при которой дальняя граница в диаграмме отображается приблизительно как половина ближней границы.

6. На вкладке Внешний вид выберите схему: Просто или Реалистичный.



При необходимости рендеринга поверхности с помощью метода Гуро активируйте пункт Затенение, а для добавления границ по краям объекта активируйте пункт Обрамление объекта.

7. На вкладке Освещение установите источники света для трехмерного представления.



По умолчанию включен второй источник света. Он является первым из семи обычных, однородных источников света. Источник света 1 проецирует блики с подсветкой.

8. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить основание диаграммы Основание диаграммы — это горизонтальная плоскость в основе фигур трехмерной диаграммы. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по основанию нужной диаграммы и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 341


Часть II

3. В окне Основание диаграммы на вкладках Обрамление, Регион и Прозрачность задайте нужные параметры линий и фона основания диаграммы. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как изменить сетку диаграммы Сетка — это горизонтальные и вертикальные линии, соответствующие разметке осей. 1. В окне открытого листа перейдите в режим работы с макетом. 2. Щелкните правой кнопкой по сетке нужной диаграммы и в контекстном меню выберите пункт Свойства объекта. 3. В окне Сетка на вкладке Линия задайте стиль, цвет, ширину и прозрачность линий сетки диаграммы. 4. Закройте окно кнопкой ОК.


Глава 10 ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ

При всей схожести процесса печати в программах Writer и Calc в электронных таблицах есть некоторые отличительные особенности этой важнейшей процедуры. Параметры страницы в Calc задаются только в ходе вывода данных на печать и тем самым являются составной частью установки настроек печати. Как настроить свойства печати 1. В окне раскрытой таблицы откройте меню Сервис. 2. В списке команд выберите пункт Параметры. 3. В левой части окна откройте список OpenOffice.org Calc и выберите пункт Печать (рис. 2.74). 4. В правой части окна активируйте: • Подавлять вывод пустых страниц — для блокировки печати пустых (незаполненных ячеек) страниц. При нумерации страниц пустые страницы не учитываются; • Печатать только выбранные листы — для вывода на печать только выбранных листов. 5. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.74. Окно Параметры. Пункт Печать

343


Часть II

Колонтитулы Колонтитул — это повторяющаяся текстовая или графическая информация (название главы, автор книги, номер раздела, элемент графического оформления и т. д.), которая располагается вверху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) страницы, над верхним или под нижним полем. Для каждого раздела документа может быть создан свой колонтитул. В колонтитуле доступны все основные форматирования текста. Колонтитул в Calc служит также для размещения нумерации страниц. Как добавить колонтитул 1. В окне открытого листа раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Верхние и нижние колонтитулы. 3. В окне Колонтитулы на вкладках Верхний колонтитул (рис. 2.75) и Нижний колонтитул в левой, центральной и правой областях задайте нужные параметры ручным вводом или используя кнопки: • Заголовок — содержит список различных вариантов названия данной таблицы; • Атрибуты текста — назначение формата новому или выделенному тексту; • Имя файла — вставка имени файла;

Рис. 2.75. Окно Колонтитулы. Вкладка Верхний колонтитул

344


Электронные таблицы Calc

• Имя листа — вставка имени листа; • Страница — вставка номера страницы; • Страницы — вставка общего числа страниц; • Дата — вставка текущей даты по встроенному календарю; • Время — вставка текущего времени по встроенным часам. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как редактировать созданные колонтитулы 1. В окне открытого листа с колонтитулами раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Верхние и нижние колонтитулы. 3. В окне Колонтитулы на вкладках Верхний колонтитул и Нижний колонтитул измените нужные параметры. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как удалить колонтитул 1. В окне открытого листа с колонтитулами раскройте меню Правка. 2. В списке команд выберите пункт Верхние и нижние колонтитулы. 3. В окне Колонтитулы на вкладках Верхний колонтитул и Нижний колонтитул во всех областях удалите все параметры, выделив данные и нажав кнопку Delete. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Предварительный просмотр Перед печатью документа рекомендуется воспользоваться предварительным просмотром. Как войти в предварительный просмотр 1. В окне открытого листа, предназначенного для печати, щелкните по кнопке Предварительный просмотр на панели Стандартная. 2. Вместо строки формул откроется панель Предварительный просмотр, а табличное поле будет автоматически разбито на стандартные листы (согласно настройкам параметров страниц). 3. Выход из предварительного просмотра осуществляется кнопкой Закрыть предварительный просмотр.

Параметры страниц Перед печатью необходимо задать параметры страниц документа. Как задать поля, размер и ориентацию страницы 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 345


Часть II

3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Страница в группе Поля задайте четыре поля, а в группе Формат бумаги — ширину и высоту страницы. 4. В группе Ориентация выберите альбомное или книжное расположение страницы. 5. Закройте окно кнопкой ОК.



Уменьшение верхнего и нижнего поля отразится на расположении колонтитула, поэтому рекомендуется не задавать эти поля менее 1,5 см.

Как задать последовательность вывода страниц на печать При печати большого диапазона данных, расположенных на нескольких страницах, очень важно задать порядок вывода страниц на печать. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Лист (рис. 2.76) в группе Порядок страниц выберите: • Сверху вниз, затем направо — для печати вертикально с левого столбца до низа листа; • Слева направо, затем вниз — для печати горизонтально с первой строки листа до правого столбца. 4. В группе Ориентация выберите альбомное или книжное расположение страницы. 5. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать вывод на печать сетки рабочего листа и заголовки столбцов и строк Сетка рабочего листа при стандартных настройках на печать не выводится. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Лист в группе Печать активируйте пункты Сетка и Заголовки строк и столбцов. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать способ печати диапазонов данных 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Лист в группе Масштаб откройте список Режим масштабирования и выберите: 346


Электронные таблицы Calc

• Уменьшить или увеличить распечатку — изменяет коэффициент масштабирования для всех печатаемых страниц с помощью регулятора Масштаб страницы; • Подогнать диапазон печати к ширине/высоте — подгоняет число страниц по горизонтали (ширина) и по вертикали (высота), на которых будет печататься каждый лист, с помощью регуляторов Ширина в страницах и Высота в страницах; • Подогнать диапазон печати к числу страниц — подгоняет число страниц, на которых будет печататься каждый лист таблицы, с помощью регулятора Число станиц. 4. Закройте окно кнопкой ОК.

Рис. 2.76. Окно Стиль страницы: имя стиля. Вкладка Лист

Как задать печать объектов таблицы 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Формат. 2. В списке команд выберите пункт Страница. 3. В окне Стиль страницы: имя стиля на вкладке Лист в группе Печать активируйте: • Примечания — для печати примечаний на отдельной странице с указанием соответствующих ссылок на ячейки; 347


Часть II

• Внедренные и графические объекты — для печати всех внедренных объектов (если их можно напечатать) и графических объектов в документе; • Диаграммы — для печати диаграмм, добавленных в таблицу; • Рисунки — для печати всех рисованных объектов в документе; • Формулы — для печати формул, а не результатов; • Нулевые значения — для печати ячеек с нулевыми значениями; 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как задать количество копий и порядок страниц вывода на печать 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать (рис. 2.77) в группе Копии задайте регулятором Количество копий нужное количество листов.

Рис. 2.77. Окно Печать



Но не более 999 за один сеанс печати.

4. При печати нескольких копий многостраничного документа, чтобы принтер распечатывал документ с первой по последнюю страницу заданное количество раз, рекомендуется включить пункт Упорядочить. 5. Закройте окно кнопкой ОК. 348


Электронные таблицы Calc

Как задать печать нужных страниц таблицы 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать в группе Область печати активируйте: • Все страницы — для печати всех страниц документа; • Страницы — для печати только заданных в поле страниц документа. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как распечатать небольшой диапазон ячеек В Calc предусмотрена возможность печатать только необходимый диапазон ячеек, не затрагивая всего массива данных на листе. 1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек с данными. 2. Откройте меню Файл и списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать в группе Печать активируйте пункт Выделенные ячейки. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как быстро распечатать активный лист таблицы В окне открытого листа щелкните по кнопке Печать на панели Стандартная. Как распечатать несколько листов таблицы 1. В окне открытой таблицы выделите нужные листы.



Для этого щелкните по их ярлычкам при нажатой клавише Ctrl.

2. Откройте меню Файл и списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать в группе Печать активируйте пункт Выделенные листы. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как распечатать все листы таблицы 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать в группе Печать активируйте пункт Все листы. 4. Закройте окно кнопкой ОК. Как распечатать документ в файл Чтобы можно было распечатать созданный документ в любое время на любом другом принтере, независимо от программного обеспечения, необ349


Часть II

ходимо использовать функцию печати документа в файл. При этом нужно предварительно выбрать принтер, на котором будет напечатан файл (если речь идет о печати на высококачественных принтерах, выберите принтер PostScript). При печати в файл сохраняются все форматирования, разбиение на строки и страницы. 1. В окне открытой таблицы раскройте меню Файл. 2. В списке команд выберите пункт Печать. 3. В окне Печать активируйте пункт Печатать в файл. 4. Закройте окно кнопкой ОК.


Часть III ПРЕЗЕНТАЦИЯ IMPRESS

Приложение OpenOffice.org Impress позволяет создавать слайд-шоу с использованием диаграмм, рисованных объектов, анимации, текста, мультимедиа и множества других элементов. При необходимости можно также импортировать и изменять презентации Microsoft PowerPoint. В OpenOffice.org Impress возможно: • создавать векторную графику; • создавать слайды на основе шаблонов с динамическими эффектами, в том числе с анимацией и эффектами переходов; • создавать сложные презентации; • публиковать презентации в виде демонстрации на экране, раздаточных материалов или документа HTML; • демонстрировать презентации в автоматическом или ручном режиме.


Глава 1 СОСТАВ И НАСТРОЙКА ОКНА IMPRESS

На рисунке 3.1 изображено окно программы Impress. Рассмотрим последовательно его состав. Строка названия и строка меню Состав и назначение строки названия и строки меню (кроме некоторых пунктов) в Impress аналогично строкам в Writer и Calc. Подробнее с различиями ознакомимся по ходу работы. Панели инструментов Панель Стандартная аналогична панелям в Writer и Calc, кроме некоторых добавленных кнопок. Все операции по включению панелей инструментов, их перемещению, добавлению кнопок и т. д. полностью идентичны приложению Writer.

Рис. 3.1. Окно приложения Impress

352


Презентация Impress

Панель слайдов Панель слайдов (1 на рис. 3.1) — область для размещения страниц с добавленными в презентацию слайдами. Ее можно использовать для добавления, переименования, удаления и перегруппировки слайдов или страниц. Как активировать панель слайдов 1. В открытом окне презентации раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Панель слайдов.



Отключается панель кнопкой Закрыть.

Панель задач Панель задач (2 на рис. 3.1) — область для создания и редактирования слайдов. В ней содержатся страницы-шаблоны, служащие для создания слайда, его разметки, переходов между слайдами и анимационных эффектов для объектов на слайдах. Панель задач состоит из пяти разделов: Фона страниц, Макеты, Дизайн таблицы, Эффекты и Смена слайда. Как активировать панель задач 1. В открытом окне презентации раскройте меню Вид. 2. В списке команд выберите пункт Панель задач.



Отключается панель кнопкой Закрыть.

Как настроить состав панели задач 1. В открытом окне панели задач раскройте меню кнопки Вид. 2. В списке команд (рис. 3.2) активируйте нужные пункты: Фона страниц, Макеты, Дизайн таблицы, Эффекты и Смена слайда. Как открепить панели задач По умолчанию панель задач располагается в правой части окна Impress. При необходимости ее можно открепить. 1. В открытом окне панели задач раскройте меню кнопки Вид. 2. В списке команд щелкните по пункту Отцепить панель задач.



Для закрепления панели задач на прежнем месте выберите пункт Прикрепить панель задач.

Страница слайда Центр окна программы Impress занимает рабочая область в виде страницы слайда, имеющей пять режимов отображения: 353


Часть III

• Режим рисования (рис. 3.3) — основной режим прилож