Issuu on Google+

Александр ГОРБАЧЕВ Дмитрий КОТЛЕЕВ

Москва, 2007


УДК ББК

Г67

004.2 32.973.26-018.2 Г67 Горбачев А. Г., Котлеев Д. В. Microsoft Excel. Работайте с электронными таблицами в 10 раз быстрее. М.: Издательский дом «ДМК-пресс», 2007. — 96 с.: ил. ISBN 5-9706-0036-9 Данная серия практических книг предназначена для руководителей любого уровня. Поскольку каждый управленец применяет в своей работе электронную почту, Интернет, Word и Excel и, как правило, работает в среде Windows. В связи с этим парадокс: владеть программными пакетами требуется ежедневно, а времени на освоение нет. Выход — наша серия книг, позволяющая овладеть теми 10-15% ежедневных функций каждой из программ, при этом получить наиболее выгодные алгоритмы достижения желаемого. Для профессионала не секрет, что одну задачу можно решить множеством путей. Но только один из них — самый экономный по ресурсам: времени и «телодвижениям», именно такой путь вы можете самостоятельно выбрать в данной книге.

ББК 32.973.26-018.2 УДК 004.2 Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами без письменного разрешения владельца авторских прав. Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен. Но поскольку вероятность технических ошибок все равно остается, издательство не может гарантировать абсолютную точность и правильность приводимых сведений. В связи с этим издательство не несет ответственности за возможный ущерб любого вида, связанный с применением содержащихся здесь сведений. Все торговые знаки, упомянутые в настоящем издании, зарегистрированы. Случайное неправильное использование или пропуск торгового знака или названия его законного владельца не должно рассматриваться как нарушение прав собственности.

ISBN 5-9706-0036-9

© Горбачев А. Г., Котлеев Д. В., 2007 © Издательский дом «ДМК-пресс», 2007


СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ Культура работы с электронными документами . . . . . . . . 6 Вступительные рекомендации . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Глава 1. Перемещение и выделение в режиме навигации. . 11 1.1 Базовые приемы выделения объектов. . . . . . . . . . . . 14 1.2 Стандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.3 Клавиши для перемещения в пределах выделенной области . . . . . . . . . . . . . . 18 1.4 Дополнительные приемы перемещения по таблице . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.5 Дополнительные приемы выделения . . . . . . . . . . 20 1.6 Перемещение и выделение с помощью Scroll Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Глава 2. Ввод и удаление данных в режиме навигации . . . 23 2.1 Использование маркера заполнения . . . . . . . . . . . 24 2.1.1 Копирование содержимого ячеек . . . . . . . . 24 2.1.2 Удаление содержимого ячеек . . . . . . . . . . . 25 2.1.3 Вставка пустых ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 2.1.4 Заполнение рядов чисел, дат или других элементов . . . . . . . . . . . . . . 26 2.2 Копирование содержимого смежных ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.3 Одновременный ввод данных в несколько ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.4 Очистка ячеек. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.5 Добавление и удаление ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . 31 2.6 Вставка гиперссылки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 2.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

3


СОДЕРЖАНИЕ

Глава 3. Режим правки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.1 Стандартные сочетания клавиш для режима правки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.2 Новая строка в ячейке. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.3 Автоматическое заполнение и выбор значения из списка . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Глава 4. Общие приемы редактирования . . . . . . . . . . . . . 39 4.1 Отмена и повтор операций . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.2 Копирование и перемещение . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 4.3 Специальная вставка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 4.3.1 Замена формул результатами вычисления формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 4.3.2 Разворот таблицы на 90 градусов . . . . . . . 45 4.4 Ввод даты и времени. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 4.5 Автозамена. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 4.6 Работа со строками и столбцами . . . . . . . . . . . . . . 47 4.6.1 Автоподбор ширины столбца и высоты строки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4.6.2 Скрытие и отображение строк и столбцов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 4.7 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Глава 5. Использование формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 5.1 Сочетания клавиш при работе с формулами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 5.1.1 Панель формул. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 5.1.2 Справка по аргументам функции . . . . . . . . 52 5.1.3 Вставка формулы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 5.1.4 Вставка имени . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 5.1.5 Автосумма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 5.1.6 Режим отображения формул, выделение связанных ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 5.1.7 Вставка значения или формулы верхней ячейки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 5.2 Имена . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 5.3 Размножение формул . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 5.4 Несколько полезных функций . . . . . . . . . . . . . . . . 57 5.4.1 Объединение строк. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 5.4.2 Функция ЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 5.4.3 Функция СУММЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4

MICROSOFT EXCEL


СОДЕРЖАНИЕ

5.4.4 Функция СЧЕТЕСЛИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 5.5 Цветовое выделение аргументов . . . . . . . . . . . . . . 59 5.6 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Глава 6. Форматирование ячеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 6.1 Ручное форматирование. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 6.1.1 Форматы данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 6.1.2 Задание параметров шрифта . . . . . . . . . . . 67 6.1.3 Форматирование границ . . . . . . . . . . . . . . . 67 6.2 Стилевое форматирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 6.3 Автоформат . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Глава 7. Прочие приемы эффективной работы . . . . . . . . 71 7.1 Закрепление областей. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 7.2 Автофильтр . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 7.3 Шаблоны книги и листа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 7.4 Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Приложение A. Ответы к практикумам . . . . . . . . . . . . . . . 78 Приложение B. Список «быстрых» клавиш . . . . . . . . . . . 83

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

5


КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ваших руках вторая книга серии «как работать с электронными документами в 10 раз быстрее». Для тех кто прочел первую – хотелось бы повторить, а для тех кто впервые знакомится с нашей серией, держа в руках книгу по Excel, познакомить с культурой работы за компьютером. Пример первый. За компьютером сидит девушка и лениво возит одной рукой мышку. Другая рука служит подставкой под голову, упираясь раскрытой ладонью в подбородок. Глаза медленно бродят по монитору. Если наблюдать со стороны, кажется, что человек спит с открытыми глазами и его движения – это колебания тела во сне. Глядя на такую культуру работы за персональным компьютером, можно твердо сказать – человек за день успевает выполнить едва ли что-нибудь. Второй пример. Руки человека находятся в «боевой готовности» как у замершего перед броском тигра. Положение головы в позе снайпера: глаза внимательно впиваются в происходящее на мониторе, готовые в любой миг отдать команду правой руке поразить мышью цель, а левой нажать аккорд на клавиатуре. Видя таких людей за работой, понимаешь, слышно не храп засыпающего на рабочем месте мозга, а ритмичный стук по клавиатуре. Шуршание мыши полирующей поверхность стола, подобно щетке, натирающей пол до блеска. Глядя на человека в таком процессе осознаешь, что отвлечь его не возможно. А если попробовать? Он резко одернет: «После! Занят! Как закончу, обратись!». Отвлекать такого «монстра летающих над клавиатурой рук» нет желания. Присутствуя рядом с ними, попадаешь под гипнотическое действие его КУЛЬТУРЫ ра6

MICROSOFT EXCEL


КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

боты. Хочется подсмотреть, спросить «Научи меня! Как ты так быстро это делаешь? Как? Вот так? Так просто? А я всю жизнь делал это…» и рассказываешь, какой длинной дорогой ты уже десяток лет приходишь к тому же результату на мониторе. А вот мастер делает это за доли секунд тремя движениями. Обыватели иногда называют таких людей Хакерами, я – Мастерами своего дела. Зная нескольких таких специалистов, могу сказать что все они любят свое дело. Умеют делать его лучше всего на свете. Выполняют свою работу быстро и безошибочно. Раньше я думал, если делать быстро – то качество обязательно падает. И сегодня, обучая руководителей, слышу первое их сопротивление: «если я буду делать быстро – я буду ошибаться». Войдя в мир профессионалов, открыл для себя другую истину – скорость работы прямо пропорциональна качеству! То есть, делая быстрее – ты меньше допускаешь ошибок. Как метафору можно привести полет самолета. Чтобы взлететь и не упасть на землю (допустить ошибку) ему нужно набрать определенную скорость (выполнять работу быстро). Иначе плотность воздушного потока не сможет его удержать в полете. За последние несколько лет консультационной деятельности я искал, что надо делать, чтобы добиться таких же показателей при работе с компьютером как у Мастеров? Нужно что-ли стать программистом? Или изучить толстые книги (800 страниц!) по программному обеспечению? Или надо родиться с талантом? Можно ли этого достичь? «Юзер» я дрожащий, или право имеющий? Вопрос Достоевского как никогда актуален. Ушли годы, чтобы понять тайны успеха быстрой работы с компьютером. Сегодня я готов сформулировать те принципы, которые являются фундаментом успеха быстрой работы за компьютером. Большую пользу в этом оказал тайм-менеджмент. Те правила и привычки, которые культивирует практика управление временем, применимы и для ускорения компьютерных навыков. Приглашаю вас познакомиться с ними. РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

7


КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Фундаментальные принципы Культуры работы за компьютером: • Правило «Семи», все следует группировать в блоки не более 7+-2 по количеству в каждом. • Чем меньше количество движений – тем быстрее идет работа. • Чем меньше времени на каждое действие – тем быстрее общее время выполнения работы. Рассмотрим на примерах каждый из пунктов. Привило семи гласит: на рабочем столе монитора не должно быть больше 7 ярлыков, папок либо файлов вместе взятых. Однако, в реальности у пользователя может быть и 50-60! Поэтому, чтобы эффективно работать даже с таким количеством следует размещать их на мониторе группирую, оставляя между группами свободное пространство. Таким образом, графически разделяя ярлыки «на кучки». Как говорится, 7 штучек в каждой кучке. А вот семь кучек на экране это уже соблюдение правила семи, а значит шаг к более быстрой работе. Следующий принцип, уменьшение количества операций. Предположим, распечатать электронный документ можно выполнив 7 действий, а можно и за 2 действия. Во втором случае скорость будет выше по определению. И, наконец, если добиться того, чтобы каждое отдельное действие занимало все меньше и меньше времени, то мы получим общее ускорение работы. Так как работа с клавиатурой или мышью это двигательные навыки, то их следует тренировать и добиваться перехода навыка на уровень привычки. Уровень привычки характеризуется тем, что вы очень быстро и бессознательно выполняете операции. Это рефлексы на уровне спинного мозга. Вы даже не замечаете, как это вы сделали, потому что это очень быстро, и сознание не успевает обратить внимание. Ощущение – магия какая-то. Ух, шайтан! Следует отметить, что некоторые из читателей найдут в этой книге для себя «нуль» пользы. «Я это уже давно использую!» – скажут они – «Ничего нового». Хорошо, что вы можете себя отнести к такой категории. Счастливчики! Прочитав нашу книгу, 8

MICROSOFT EXCEL


КУЛЬТУРА РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

вы получите подтверждение «верным путем идете». Для тех кто, как и я несколько лет назад, хочет улучшить свою культуру работы предлагаю глубоко изучить материал всей нашей серии. Самостоятельно идти к этому – потребуются годы, уже проверено! Решайте, стоит ли тратить часть драгоценной жизни на то, что можно получить в готовом виде. На блюдечке с золотой каемочкой. Александр Горбачев, эксперт России по управлению временными и коммуникативными ресурсами. Генеральный директор Consulting Group Time-M www.time-m.com

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

9


ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ В книге приведены способы, позволяющие эффективно и быстро выполнять операции в программе Microsoft Excel. Базовые инструкции по работе в MS Excel даны в справочной системе к программе. • Для начала рекомендуется ознакомиться с первой книгой данной серии «Microsoft Word. Работайте с электронными документами в 10 раз быстрее», где вы сможете найти рекомендации по следующим вопросам:     

организация процесса работы с документами; организация хранилища ваших документов; настройка интерфейса; оптимизация панелей инструментов; выполнение базовых операций над документами: создание, открытие, сохранение, печать и закрытие документов, а также другие рекомендации.

Все перечисленные рекомендации применимы и к MS Excel. Мы не стали включать данные темы в книгу в целях сокращения ее объема. • В конце книги приведен справочный материал: ответы к практикумам и список «быстрых» клавиш – сочетание клавиш, позволяющих значительно ускорить работу в MS Excel.

10

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

1

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Зачастую для перемещения по таблице и для выделения фрагментов используют только мышь. Но есть более быстрые и эффективные способы выполнения этих операций. Поскольку перемещение и выделение – наиболее часто применяемые операции, то их выполнение с помощью «быстрых» клавиш приводит к многократному ускорению работы с MS Excel в целом. При работе с таблицей в основном используются два режима: режим навигации и режим правки. В режиме навигации (по таблице) происходит выделение ячеек, прокрутка таблицы, копирование и перемещение диапазонов ячеек, а также ввод данных в ячейку и другие операции. В режиме правки происходит изменение содержимого ячейки или группы ячеек. Переход в режим правки из режима навигации производится нажатием клавиш F2 , Backspace или двойным щелчком левой кнопки мыши. Обратный переход в режим навигации производится нажатием клавиш K или I, если необходимо сохранить внесенные значения, или нажатием клавиши P, если необходимо отменить ввод данных. В каждом режиме возможно выделение и перемещение: в режиме навигации – выделение ячеек, диаграмм и т.д. (далее – объекты) и перемещение по таблице, в режиме правки – выделение фрагментов содержимого ячейки и перемещение по содержимому. Изменение данных также возможно в обоих режимах: в режиме перемещения – ввод данных, в режиме правки – их редактирование. В данной главе мы расскажем о приемах выделения и перемещения в режиме навигации по таблицам MS Excel: • 1.1. Базовые приемы выделения объектов. • 1.2. Стандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения. • 1.3. Клавиши для перемещения в пределах выделенной области. • 1.4. Дополнительные приемы перемещения по таблице. 12

MICROSOFT EXCEL


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

• 1.5. Дополнительные приемы выделения. • 1.6. Перемещение и выделение с помощью N. С помощью раздела 1.7. Практикум вы сможете отработать приемы выделения ячеек. Приемы работы в режиме правки и ввод данных в режиме навигации будут рассмотрены в следующих главах. В описаниях сочетаний, приведенных в данной главе, встречается несколько терминов, которые следует уточнить: • Выделенная область – прямоугольная область, содержащая выделенные ячейки. Всегда как минимум выделена одна ячейка – активная ячейка (см. далее). В MS Excel одновременно может присутствовать несколько выделенных областей. • Расширение выделенной области – добавление к выделенной области новых вертикальных и/или горизонтальных рядов выделенных ячеек. Если «ничего не выделено» (выделена только активная ячейка), то под термином «расширение выделенной области» можно подразумевать просто выделение ячеек. • Активная ячейка – ячейка, на которую помещен курсор. Активная ячейка всегда находится внутри выделенной области. • Активная строка – строка, содержащая активную ячейку. • Активный столбец – столбец, содержащий активную ячейку. • Текущая область – это диапазон ячеек, ограниченный пустыми столбцами и строками, в центре которой находится выделенная область. На рис. 1.1 текущая область относительно выделенной области отмечена закругленным прямоугольником. Активная ячейка отмечена белым цветом внутри выделенной области.

Рис. 1.1 Активная ячейка, выделенная область и текущая область РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

13


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

1.1 Базовые приемы выделения объектов В отличие от MS Word, где одновременно можно выделить только один цельный фрагмент документа, приложение MS Excel позволяет выделить несколько объектов, расположенных в различных частях таблицы. Этим MS Excel похож на проводник Windows, и действительно, в обоих приложениях используются одни и те же базовые принципы выделения объектов с помощью мыши: • удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно выделить диапазон объектов; • удерживая нажатой клавишу H, можно выделить диапазон объектов, указав щелчком мыши начало и конец диапазона; • удерживая нажатой клавишу G, можно добавить к выделенному диапазону новый объект или диапазон объектов (новую выделенную область). Кроме того, во многих приложениях Windows действует единое сочетание клавиш для выделения объектов: Название

Описание

Быстрый вызов

Выделить все

Выделение всех объектов (всего текста, всех файлов, всей страницы и т.д.) (Select All)

G+ a

Попробуйте отработать данные принципы на ячейках MS Excel и файлах в проводнике Windows и вы убедитесь в их универсальности. По тем же принципам работает рабочий стол Windows, стандартные диалоговые окна открытия и сохранения файлов и т.д. Следовательно, достаточно запомнить указанные принципы один раз, чтобы работать более эффективно сразу в нескольких приложениях.

1.2 Стандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения В большинстве приложений Windows принята целая система клавиатурных сокращений для операций перемещения и выделения, подчиненных единой логике, что существенно 14

MICROSOFT EXCEL


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ ВЫДЕЛЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ

упрощает их запоминание. В основу положено несколько принципов: • курсорные клавиши служат для перемещения влево, вправо, вверх, вниз по символам и словам или абзацам; • клавиши S и T служат для перемещения по страницам (экранам); • клавиши R и V служат для перемещения в начало и конец чего-либо (строки, таблицы, документа); • клавиша G «усиливает» операцию перемещения или выделения (вместо перемещения по символам – перемещение по словам, вместо перемещения в начало строки – перемещение в начало документа и т.д.); • использование клавиши H в сочетании с клавиатурным сокращением для операции перемещения приводит к соответствующей операции выделения. Совместное использование этих пяти принципов дает многообразие весьма полезных клавиатурных сокращений. В следующей таблице попарно приведены сокращения для операций перемещения и соответствующих им операций выделения: Название

Описание

Быстрый вызов

Влево/вправо

Перемещение влево/вправо по ячейкам

ED

Выделение влево/вправо

Расширение выделенной области на одну ячейку влево/вправо

Вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по ячейкам

H+ E H+ D CB

Выделение вверх/вниз

Расширение выделенной области на одну ячейку вверх/вниз

H+ C H+ B

Влево/вправо по областям ячеек с выделением

Перемещение влево/вправо по областям ячеек с расширением выделенной области

G+ H+ E G+ H+ D

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

15


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Название

Описание

Быстрый вызов

Влево/вправо по областям ячеек

Если активная строка полностью пустая или полностью заполненная – перемещение к началу/концу строки. В противном случае – горизонтальное перемещение по заполненным ячейкам, перед или после которых имеются пустые ячейки. Аналог в Word – перемещение влево/вправо по словам

G+ E G+ D

Вверх/вниз по областям ячеек

Если активный столбец полностью пустой или полностью заполненный – перемещение к началу/концу столбца. В противном случае – вертикальное перемещение по заполненным ячейкам, перед или после которых имеются пустые ячейки. Аналог в Word – перемещение вверх/вниз по отдельным абзацам

G+ C G+ B

Вверх/вниз по областям ячеек с выделением

Перемещение вверх/вниз по областям ячеек с расширением выделенной области

G+ H+ C G+ H+ B

Вверх/вниз на экран

Пролистывание листа вверх/вниз с большим шагом

ST

Вверх/вниз на экран с выделением

Расширение выделенной области на один экран вверх/вниз

Переход по листам

Переход к следующему/предыдущему листу Excel

H+ S H+ T G+ T G+ S G+ H+ T G+ H+ S

Выделение преВыделение предыдудыдущих/после- щих/последующих листов, дующих листов начиная с текущего

16

MICROSOFT EXCEL


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ ВЫДЕЛЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ

Название

Описание

Быстрый вызов

В начало строки

Переход в начало строки

Выделение к началу строки

Выделение до начала строки

R H+ R

В начало/в конец листа

Переход в начало/в конец листа

Выделение к началу/к концу листа

Расширение выделенной области до начала/конца листа

G+ R G+ V G+ H+ R G+ H+ V

Для лучшего запоминания сгруппируем данные сочетания в виде таблицы, где по строкам будут расположены главные клавиши, а по столбцам – клавиши-модификаторы (Ctrl, Shift): Главные Без модификлавиши каторов

Shift

Ctrl

Ctrl+Shift

ED

Влево/вправо

Выделение влево/ вправо

Влево/ Влево/вправо вправо по по областям областям ячеек ячеек с выделением

CB

Вверх/вниз

Выделение вверх/вниз

Вверх/ вниз по областям ячеек

ST

Вверх/вниз на экран

R

В начало строки

Выделение к началу строки

В начало листа

Выделение к началу листа

V

В конец листа

Выделение к концу листа

Вверх/вниз по областям ячеек с выделением

Вверх/вниз Переход Выделение на экран с по листам предыдущих/ выделением последующих листов

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â òàáëèöå îòñóòñòâóþò ñî÷åòàíèÿ êëàâèø V è H+ R. Ñâÿçàíî ýòî ñ îñîáåííîñòüþ èñïîëüçîâàíèÿ êëàâèøè V â MS Excel: ïðè íàæàòèè äàííîé êëàâèøè àêòèâèçèðóåòñÿ ñïåöèàëüíûé РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

17


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

ðåæèì íàâèãàöèè «ÊÍÖ», íå ðàññìàòðèâàåìûé â äàííîé êíèãå. Î ïîäðîáíîñòÿõ èñïîëüçîâàíèÿ äàííîãî ðåæèìà ìîæíî óçíàòü èç ñïðàâî÷íîé ñèñòåìû MS Excel. Во многих других приложениях Windows использование перечисленных сочетаний аналогично. Далее будут рассмотрены нестандартные сочетания клавиш и приемы, характерные для MS Excel.

1.3 Клавиши для перемещения в пределах выделенной области В MS Excel существуют сочетания клавиш для быстрого перемещения внутри выделенной области. Выделите произвольный диапазон ячеек (в несколько строк и несколько столбцов) и попробуйте перемещаться по ячейкам многократным нажатием указанных клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Переход вниз или в заданном направлении

Переход к ячейке, расположенной под активной ячейкой, или в направлении, заданном настройками MS Excel

K

Переход вверх или в заданном направлении

Переход к ячейке, расположенной над активной ячейкой, или в направлении, противоположном заданному настройками MS Excel

H+ K

Переход вправо

Переход к ячейке, расположенной правее активной ячейки

I

Переход влево

Переход к ячейке, расположенной левее активной ячейки

H+ I

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè ïðè ïåðåõîäå âûäåëåííàÿ îáëàñòü çàêàí÷èâàåòñÿ, ïðîèñõîäèò ïåðåõîä ê ñëåäóþùåé ñòðîêå èëè ñòîëáöó. Обратите внимание на описание сочетаний клавиш K и H + K: переход осуществляется в соответствии с наст18

MICROSOFT EXCEL


КЛАВИШИ ДЛЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ В ПРЕДЕЛАХ ВЫДЕЛЕННОЙ ОБЛАСТИ

ройками MS Excel. Поскольку для перемещения влево и вправо уже существуют сочетания I и H + I, рекомендуем настроить MS Excel таким образом, чтобы при использовании сочетаний K и H + K осуществлялся переход вниз и вверх соответственно. Для этого: 1) Выберите пункт меню Сервис  Параметры. 2) В появившемся диалоговом окне Параметры перейдите на закладку Правка (рис.1.2).

Рис. 1.2 Диалоговое окно Параметры

3) В выпадающем списке в направлении: выберите значение Вниз. 4) Сохраните изменения кнопкой ОК. После осуществления настройки нажатие клавиши K будет приводить к перемещению на ячейку, расположенную ниже текущей, а нажатие клавиш H + K – к перемещению на ячейку выше текущей. Указанные выше сочетания клавиш работают, даже если никакая область не выделена (выделена только текущая ячейка). Когда при работе с таблицей мы нажимаем клавишу K, мы, не задумываясь, используем именно одно из перечисленных логически связанных сочетаний. ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀË Ñóùåñòâóåò òàêæå ñî÷åòàíèå êëàâèø äëÿ ïåðåõîäà ïî óãëàì âûäåëåííîé îáëàñòè: РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

19


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Название

Описание

Быстрый вызов

Переход по углам

Переход по углам выделенной области по часовой стрелке

G+ .

Åñëè âûäåëåíî íåñêîëüêî îáëàñòåé (êàê áûëî ñêàçàíî âûøå, MS Excel ïîçâîëÿåò âûäåëèòü ñðàçó íåñêîëüêî äèàïàçîíîâ ÿ÷ååê), äëÿ ïåðåõîäà ìåæäó îáëàñòÿìè ìîæíî èñïîëüçîâàòü ñëåäóþùèå ñî÷åòàíèÿ êëàâèø: Название

Описание

Быстрый вызов

Переход по выделенным областям

Переход к предыдущей/следующей несмежной выделенной области

G+F+E G+F+D

1.4 Дополнительные приемы перемещения по таблице Для перехода по таблице существует рад дополнительных сочетаний клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Вправо/влево на экран

Переход на один экран вправо/влево

Возврат к активной ячейке

Возврат к активной ячейке при скроллинге (аналог в Word – возврат к предыдущей позиции курсора с помощью клавиш F5 )

F+ S F+ T G + Backspace

H+

Кроме перечисленного, для быстрого перехода между именованными ячейками существует специальная операция, которая будет рассмотрена далее (см. раздел 7.1.2. Переход).

1.5 Дополнительные приемы выделения MS Excel предоставляет набор сочетаний клавиш для быстрого выделения требуемых фрагментов. Наиболее важные из них приведены в таблице: 20

MICROSOFT EXCEL


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРИЕМЫ ВЫДЕЛЕНИЯ

Название

Описание

Быстрый вызов

Выделение текущей области

Выделить текущую область вокруг активной ячейки

G+ H+ *

Выделить столбец

Выделить столбец целиком

G+

Space

Выделить строку

Выделить строку целиком

H+

Space

Выделение только активной ячейки

Выделить только активную ячейку, сняв выделение остальных ячеек

H+

Backspace

Выделить все

Оставаясь на текущем объекте, выделить все объекты листа. Аналог – сочетание клавиш

G+ H+ G+ H+

Backspace Space

G+ a

Режим выделения

Включение/выключение режима выделения при перемещении

Создание новой Добавление к равыделенной нее выделенным области ячейкам новой выделенной области

F8

H+

F8

Обращаем внимание на две последние интересные функции, соответствующие сочетаниям клавиш F8 и H + F8 . Первая функция позволяет активизировать режим выделения, в котором при любом перемещении курсора происходит выделение. MS Excel в этом режиме ведет себя так, как если бы постоянно была нажата клавиша H. Вторая функция позволяет выделить новую область ячеек, при этом оставив ранее произведенное выделение. В этом режиме MS Excel ведет себя так, как если бы постоянно была нажата клавиша G.

1.6 Перемещение и выделение с помощью Scroll Lock При включенном режиме N (включается и отключается одноименной клавишей) осуществляется удобная навигация РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

21


ПЕРЕМЕЩЕНИЕ И ВЫДЕЛЕНИЕ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

по таблице с помощью курсорных клавиш. Обратите в��имание, что в процессе навигации активная ячейка не изменяется, и вы всегда можете вернуться к ней с помощью описанного ранее сочетания клавиш G+ Backspace . В режиме N вы можете использовать следующие сочетания клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Прокрутка окна влево/вправо

Прокрутить окно на один столбец влево или вправо

ED

Прокрутка окна вверх/вниз

Прокрутить окно на одну строку вверх или вниз

CB

Переход в начало/конец окна

Перейти к ячейке в левом верхнем/правом нижнем углу окна

RV

Переход в нача- Расширить выделенную ло/конец окна с область до ячейки в левыделением вом верхнем/правом нижнем углу окна

H+ R H+ V

1.7 Практикум 1) Если Вы еще не опробовали все описанные выше сочетания клавиш и приемы, сделайте это. 2) Выделите несколько областей. Потренируйтесь в перемещении внутри областей и переходе между областями. 3) Попробуйте без использования мыши выделить ячейки таким образом, чтобы образовалась фигура, подобная изображенной на рис. 1.3:

Рис. 1.3 Задание

Теперь, когда вы усвоили пройденный материал, мы можем продолжить изучение режима навигации. 22

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

2

ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ


ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

В данной главе мы рассмотрим особенности ввода и удаления данных в режиме навигации: • • • • • •

2.1. Использование маркера заполнения. 2.2. Копирование содержимого смежных ячеек. 2.3. Одновременный ввод данных в несколько ячеек. 2.4. Очистка ячеек. 2.5. Добавление и удаление ячеек. 2.6. Вставка гиперссылки.

Характерной чертой большинства указанных операций является то, что в этих операциях может быть задействована не одна ячейка, как в режиме редактирования, а сразу группа ячеек. В разделе 2.7. Практикум вы найдете упражнение, которое позволит вам потренироваться в использовании маркера заполнения.

2.1 Использование маркера заполнения Ниже будут рассмотрены приемы эффективного заполнения и удаления содержимого ячеек с использованием маркера заполнения. Маркер заполнения – правый нижний угол области выделения. При наведении курсора на маркер заполнения курсор приобретает форму крестика (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Маркер заполнения (выделен кружочком)

2.1.1 Копирование содержимого ячеек Допустим, необходимо размножить содержимое ячейки A1 в ячейках A2-A10. Для этого: 1) Выделите ячейку A1. 24

MICROSOFT EXCEL


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАРКЕРА ЗАПОЛНЕНИЯ

2) Перетащите маркер заполнения на ячейки A2-A10 (наведите курсор на правый нижний угол ячейки, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, захватите ячейки A2-A10). В результате в ячейках A2-A10 окажется содержимое ячейки A1. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Åñëè âìåñòî êîïèðîâàíèÿ ïðîèñõîäèò ïðèðàùåíèå òàêèõ äàííûõ, êàê ÷èñëà èëè äàòû, òî çàíîâî âûäåëèòå èñõîäíûå çíà÷åíèÿ è ïåðåòàùèòå ìàðêåð çàïîëíåíèÿ, óäåðæèâàÿ êëàâèøó G – ïðèçíàê êîïèðîâàíèÿ. Подобное копирование можно производить и по горизонтали, и по вертикали. При этом можно копировать содержимое сразу нескольких соседних ячеек.

2.1.2 Удаление содержимого ячеек Попробуйте выполнить обратную операцию – удаление содержимого ячеек. Допустим, мы скопировали содержимое ячейки A1 в ячейки A2-A10, выделены ячейки A1-A10. Перетащите маркер заполнения влево до ячейки A1, не захватывая ее, – ячейки A2-A10 будут очищены. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Íåñìîòðÿ íà òî ÷òî äàííûå áóäóò óäàëåíû, ôîðìàò ÿ÷ååê áóäåò ñîõðàíåí.

2.1.3 Вставка пустых ячеек С помощью маркера заполнения вы можете вставить пустые ячейки в таблицу. Допустим, заполнены ячейки B1-B6. Необходимо вставить три пустые ячейки между ячейками B1 и B2. Для этого: 1) Выделите ячейку B1. 2) Перетащите маркер заполнения на три ячейки вниз, удерживая нажатой кнопку H. В результате ячейки B2-B6 сместятся на три ячейки вниз, и между ячейками B1 и B2 (теперь уже B5) образуется пустое пространство размером в три ячейки. РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

25


ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Такого же эффекта можно добиться с помощью сочетания клавиш G + Num + + (см. раздел 2.5. Добавление и удаление ячеек).

2.1.4 Заполнение рядов чисел, дат или других элементов В общем случае можно не только копировать содержимое ячеек, но и заполнять ряды, создавать прогрессии. Например, для того чтобы пронумеровать ячейки A1-J1 числами 1, 2, 3, …, 10, вовсе необязательно последовательно вбивать эти числа в ячейки. А если таких чисел будет несколько сотен? Проще поступить следующим образом: 1) Введите в ячейку A1 цифру 1. 2) Введите в ячейку B1 цифру 2 – таким образом мы задаем второй элемент ряда. 3) Выделите ячейки A1-B1. 4) Перетащите маркер заполнения на ячейки C1-J1. В результате ячейки A1-J1 будут заполнены значениями 1, 2, 3, …, 10. Для решения данной простой задачи можно поступить и проще: 1) Введите в ячейку A1 цифру 1. 2) Выделите ячейку A1. 3) Перетащите маркер заполнения на ячейки B1-J1, удерживая нажатой клавишу G. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Îáðàòèòå âíèìàíèå, ÷òî â äàííîì ñëó÷àå – ñëó÷àå ÷èñëîâûõ çíà÷åíèé – êëàâèøà G îçíà÷àåò íå êîïèðîâàíèå, à ïðèðàùåíèå, â ïðîòèâîïîëîæíîñòü ñëó÷àþ, êîãäà ÿ÷åéêè ñîäåðæàò äàòû, âðåìÿ è ò.ä. Отметим, что перемещение маркера заполнения вправо или вниз приводит к увеличению значений в ячейках, влево или вверх – к их уменьшению. Ряды могут быть не столь простыми, как арифметические прогрессии, а весьма разнообразными. Не только типы значений, но и шаги прогрессий могут быть различными. Примеры рядов приведены ниже: 26

MICROSOFT EXCEL


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАРКЕРА ЗАПОЛНЕНИЯ

Начальное значение

Продолжение ряда

1, 2, 3

4, 5, 6, ...

9:00

10:00, 11:00, 12:00, ...

пн

вт, ср, чт, ...

понедельник

вторник, среда, четверг, ...

янв

фев, мар, апр, ...

янв, апр

июл, окт, янв, ...

янв-99, янв-99

июл-99, окт-99, янв-00, ...

15-янв, 15-янв

15-июл, 15-окт, ...

1999, 2000

2001, 2002, 2003, ...

1-янв, 1-мар

1-май, 1-июл, 1-сен, ...

кв.3 (или квартал3)

кв.4, кв.1, кв.2, ...

товар 1, заказ

товар 2, заказ, товар 3, заказ, ...

текст1, текстA

текст2, текстA, текст3, текстA, ...

1-й период

2-й период, 3-й период, ...

товар 1

товар 2, товар 3, ...

ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Â ñëó÷àå ÷èñëîâûõ ðÿäîâ íàæàòèå êëàâèøè G ïðèâåäåò ê ïðèðàùåíèþ, â îñòàëüíûõ – ê êîïèðîâàíèþ çíà÷åíèé. Åñëè êëàâèøà G íå íàæàòà – íàîáîðîò. Значения в ячейках могут быть составными, например, дата может содержать день, месяц и год. В этом случае возможно приращение любого из значений – дня, месяца или года. По умолчанию MS Excel будет задавать приращение дню. Для того чтобы задать приращение месяцу или году (в общем случае – задать тип ряда), воспользуйтесь для перетаскивания маркера заполнения правой кнопкой мыши, а затем выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

27


ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

если начальное значение – дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т.д. выберите команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв2004» и т.д. выберите команду Заполнить по годам (рис. 2.2).

Рис. 2.2 Заполнение с использованием контекстного меню

Числовые ряды могут представлять собой не только арифметические прогрессии, но и геометрические. Например, можно легко составить ряд степеней двойки. Для этого: 1) Введите число 1 в первую ячейку ряда. 2) Введите число 2 во вторую ячейку ряда. 3) Перетащите маркер заполнения на требуемый диапазон ячеек правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Экспоненциальное приближение. В результате диапазон ячеек будет заполнен рядом 1, 2, 4, 8, 16, 32, …. Описанный механизм заполнения рядов можно осуществить и с помощью пунктов меню Правка  Заполнить  Прогрессия, однако мы считаем, что использование маркера заполнения для данной цели в большинстве случаев более эффективно. Маркер заполнения используется также для размножения формул (см. раздел 5.3. Размножение формул). ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀË Â íåêîòîðûõ âåðñèÿõ MS Excel ðåàëèçîâàí óäîáíûé ìåõàíèçì íóìåðàöèè ÿ÷ååê ñòîëáöîâ è ñòðîê. Íàïðèìåð, åñëè íåîáõîäèìî ïðîíóìåðîâàòü ÿ÷åéêè ñòîëáöà A: 1.  ÿ÷åéêå A1 ïðîñòàâüòå ÷èñëî 1. 2.  ÿ÷åéêå A2 ïðîñòàâüòå ÷èñëî 2. 3. Âûäåëèòå îáå ÿ÷åéêè. 4. Ïîìåñòèòå êóðñîð íàä ìàðêåðîì çàïîëíåíèÿ (íèæíèì ïðàâûì óãëîì ÿ÷åéêè A2) è äâàæäû íàæìèòå ëåâóþ êíîïêó ìûøè. MS Excel ïðîíóìåðóåò âåñü ñòîëáåö À äî êîíöà òàáëèöû (äî ïåðâîé ïóñòîé ñòðîêè). 28

MICROSOFT EXCEL


КОПИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО СМЕЖНЫХ ЯЧЕЕК

2.2 Копирование содержимого смежных ячеек В MS Excel существуют комбинации клавиш для заполнения активной ячейки содержимым ячейки, расположенной выше или левее: Название

Описание

Быстрый вызов

Продублировать содержимое слева

Заполнение активной ячейки содержимым ячейки, расположенной левее

G+ H+ > G+ r

Продублировать содержимое сверху

Заполнение активной ячейки содержимым ячейки, расположенной выше

G+ H+ < G+ d

Сочетания клавиш G + r и G + d легко запомнить, так как они образованы от английских слов Right – вправо и Down – вниз. При работе с формулами вам могут потребоваться также сочетания клавиш для вставки формулы или результата вычисления формулы в ячейке, расположенной выше текущей (см. раздел 5.1.7. Вставка значения или формулы верхней ячейки).

2.3 Одновременный ввод данных в несколько ячеек Для того чтобы одновременно ввести данные в несколько ячеек, расположенных на одном листе: 1) Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. 2) Введите данные. 3) Нажмите сочетание клавиш G + K. Если требуется ввести данные в ячейки, расположенные на нескольких листах: 1) Выделите листы мышью при нажатой клавише G. 2) Выделите ячейку, в которую необходимо ввести данные. 3) Введите данные. 4) Нажмите клавишу K или I. Значения, введенные в ячейку, будут продублированы на всех выделенных листах. РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

29


ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

Вы можете комбинировать описанные способы, выделив несколько листов и несколько ячеек и используя сочетание G + K. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ ×òîáû ñíÿòü âûäåëåíèå ëèñòîâ, óêàæèòå ëþáîé íåâûäåëåííûé ëèñò èëè âûáåðèòå ïóíêò êîíòåêñòíîãî ìåíþ ëèñòà Ðàçãðóïïèðîâàòü ëèñòû. Данные, введенные на одном листе, можно быстро продублировать в соответствующие ячейки других листов. Для этого: 1) Перейдите к листу, содержащему введенные данные. 2) Выделите листы, для которых необходимо продублировать данные. 3) Выделите ячейки, которые необходимо продублировать. 4) Выберите пункты меню Правка  Заполнить  По листам. Содержимое выделенных ячеек будет скопировано в выделенные листы.

2.4 Очистка ячеек Для очистки содержимого ячеек можно использовать следующие сочетания клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Удаление содержимого ячейки

Удаление содержимого ячейки

U

Удаление содержимого ячейки

Удаление содержимого ячейки с переходом в режим правки

Backspace

При удалении содержимого не происходит изменения формата ячеек и удаления примечаний. Обратите внимание также на то, что при использовании клавиши Backspace после удаления происходит переход в режим правки. При очистке ячейки можно раздельно удалить ее содержимое, форматы, примечания или сразу все перечисленное. Для этого: 1) Выделите ячейки, которые необходимо очистить. 30

MICROSOFT EXCEL


ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЯЧЕЕК

2) Выберите пункты меню Правка  Очистить и один из пунктов подменю Все, Форматы, Содержимое или Примечания, в зависимости от того, что необходимо очистить (рис. 2.3).

Рис. 2.3 Пункты меню Правка  Очистить

2.5 Добавление и удаление ячеек Следующие сочетания клавиш предназначены для удаления и добавления ячеек: Название

Описание

Быстрый вызов

Удаление ячеек

Удаление выделенных ячеек (строк, столбцов)

G+

Num

+-

Добавление ячеек

Добавление ячеек (строк, столбцов)

G+

Num

++

При нажатии клавиш G + Num + + вам будет предложено несколько вариантов (рис. 2.4).

Рис. 2.4 Добавление ячеек РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

31


ВВОД И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ НАВИГАЦИИ

2.6 Вставка гиперссылки В завершение главы еще одна полезная функция MS Excel – вставка гиперссылки. Обычно для вставки гиперссылки необходимо в окне Добавление гиперссылки ввести адрес сетевого ресурса (рис. 2.5).

Рис. 2.5 Диалоговое окно Добавление гиперссылки

Однако если в браузере Internet Explorer открыта требуемая страница, то для ввода адреса страницы достаточно переключиться на браузер и обратно (F + I).

2.7 Практикум Давайте потренируемся в использовании маркера заполнения. Введите в таблицу следующие значения (рис. 2.6).

Рис. 2.6 Исходные данные

Теперь с помощью маркера заполнения, не используя больше никаких средств и не заполняя ячейки вручную, добейтесь того, чтобы у вас получился результат, представленный на рис. 2.7.

Рис. 2.7 Конечный результат

Если в процессе решения задачи вы сделаете ошибку, то можете отменить ошибочное действие с помощью сочетания клавиш G + z (см. раздел 4.1. Отмена и повтор операций). 32

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

3

РЕЖИМ ПРАВКИ


РЕЖИМ ПРАВКИ

В режиме правки происходит изменение содержимого ячейки или группы ячеек. Переход в режим правки из режима навигации производится нажатием клавиш F2 , Backspace или двойным щелчком левой кнопки мыши (при нажатии клавиши Backspace ячейка предварительно очищается). Вы можете переключиться в режим правки даже в процессе ввода данных в ячейку в режиме навигации. Обратный переход в режим навигации производится нажатием клавиш K или I, если необходимо сохранить внесенные значения, или нажатием клавиши P, если необходимо отменить ввод данных. Ниже будут рассмотрены некоторые эффективные и часто используемые приемы работы в режиме правки: • 3.1. Стандартные сочетания клавиш для режима правки. • 3.2. Новая строка в ячейке. • 3.3. Автоматическое заполнение и выбор значения из списка. В главе отсутствует раздел Практикум: для закрепления материала рекомендуется применять описываемые методики сразу по ходу чтения материала.

3.1 Стандартные сочетания клавиш для режима правки В режиме навигации перемещение осуществляется по ячейкам, группам ячеек. Сочетания клавиш для данного режима, подчиненные общей логике использования клавиш H и G, приведены в разделе 1.2. Стандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения. В режиме правки работает та же логика, но перемещение осуществляется по символам, словам, строкам. Этим режим правки очень похож на работу с MS Word – практически все сочетания работают в MS Word точно таким же образом. Ниже перечислены стандартные сочетания клавиш для режима правки: 34

MICROSOFT EXCEL


СТАНДАРТНЫЕ СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ДЛЯ РЕЖИМА ПРАВКИ

Название

Описание

Быстрый вызов

Влево/вправо

Перемещение влево/вправо по символам

ED

Выделение влево/вправо

Перемещение влево/вправо по символам с выделением

H+ E H+ D

Вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по строкам

CB

Выделение вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по строкам с выделением

H+ C H+ B

Перемещение по словам

Перемещение влево/вправо по словам

G+ E G+ D

Перемещение по словам с выделением

Перемещение влево/вправо по словам с выделением

G+ H+ E G+ H+ D

В начало/ в конец строки

Переход в начало/в конец строки

Выделение к началу/к концу строки

Выделение до начала/конца строки

В начало/ в конец ячейки

Переход в начало/в конец ячейки

R V H+ R H+ V G+ R G+ V

Выделение к началу/к концу ячейки

Выделение от текущей позиции до начала/конца ячейки

G+ H+ R G+ H+ V

Сгруппируем данные сочетания, расположив «главные» клавиши по строкам, а вспомогательные (H, G) – по столбцам: РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

35


РЕЖИМ ПРАВКИ

«ГлавБез модифиные» каторов клавиши

Shift

Ctrl

Ctrl+Shift

ED

Перемещение Перемещение ПеремеПеремещевлево/вправо влево/вправо щение ние влепо символам по символам влево/вправо с выделением во/вправо по словам с по словам выделением

CB

Перемещение Перемещение вверх/вниз вверх/вниз по строкам по строкам с выделением

RV

В начало/в ко- Выделение к В начало/в нец строки началу/к концу конец строки ячейки

Выделение к началу/к концу ячейки

Как мы видим, действуют общие правила: клавиша G «усиливает» перемещение, а клавиша H используется для выделения. ÏÐÈÌÅ×ÀÍÈÅ Êàê âèäíî èç òàáëèöû, â MS Excel, â îòëè÷èå îò MS Word, ñî÷åòàíèÿ êëàâèø G + C / B и G + H + C / B íå èñïîëüçóþòñÿ.  MS Word ñ ïîìîùüþ äàííûõ ñî÷åòàíèé îñóùåñòâëÿåòñÿ ïåðåõîä ïî àáçàöàì è ïåðåõîä ïî àáçàöàì ñ âûäåëåíèåì ñîîòâåòñòâåííî. Для удаления текста справа и слева от курсора используются стандартные клавиши U и Backspace соответственно: Название

Описание

Быстрый вызов

Удаление

Очистка ячейки или удаление текста справа от курсора

U

Удаление Очистка ячейки и переход в и переход режим правки или удалев режим правки ние текста слева от курсора

Backspace

3.2 Новая строка в ячейке Иногда возникает потребность ввести в ячейку несколько абзацев текста. Использовать для разрыва абзаца клавишу 36

MICROSOFT EXCEL


АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ И ВЫБОР ЗНАЧЕНИЯ ИЗ СПИСКА

K не получится – произойдет переход в режиме навигации, введенные данные будут запомнены. В MS Excel для этой цели используется сочетание клавиш F + K. Отметим, что то же сочетание используется в MS Word для разрыва строк. Название

Описание

Быстрый вызов

Новая строка в ячейке

Переход на новую строку в ячейке Excel

F+ K

3.3 Автоматическое заполнение и выбор значения из списка Наверняка вам приходилось сталкиваться со следующей удобной особенностью MS Excel: если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. Эта функция автонабора работает для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами, причем выбор предоставляется только из записей ячеек выше активной, но до первой пустой ячейки. Например, если в столбце встречается запись «Расходы на транспорт», то для повторного ввода этой записи в другой ячейке ниже, скорее всего, будет достаточно ввести первые несколько букв фразы и нажать клавишу K. Скорее всего, потому что в случае если в столбце также встречается запись «Расходы на питание», то для того чтобы MS Excel предложил вариант «Расходы на транспорт», потребуется вводить довольно значительную часть фразы, а именно «Расходы на т», – до первого различия указанных фраз. К счастью, можно использовать и следующий метод: 1) Введите несколько начальных букв фразы, например, в нашем примере буквы «расх». 2) Если MS Excel не предложил вариант записи, нажмите сочетание клавиш F + B. Будет отображен список вариантов, начинающихся введенными буквами, в нашем примере это варианты «Расходы на транспорт» и «Расходы на питание». РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

37


РЕЖИМ ПРАВКИ

3) Клавишами C и B выберите требуемый вариант и нажмите клавишу K . Вы можете использовать сочетание F + B, даже не вводя начальных букв, – �� этом случае вам будут предложены в качестве вариантов все ранее введенные записи столбца. Сочетание клавиш F + B используется не только для выбора вариантов заполнения ячейки, но и для раскрытия полей-списков, например поля, отображающего размер шрифта (см. раздел 6.1.2. Задание параметров шрифта главы 6 Форматирование ячеек), или поля автофильтра (см. раздел 7.3. Автофильтр главы 7 Прочие приемы эффективной работы на стр. 59). Для сворачивания списка используется сочетание F + C. Название

Описание

Быстрый вызов

Разворачивание списка

Отображение элементов списка

F+ B

Сворачивание списка

Скрытие элементов списка

F+ C

В главе отсутствует раздел Практикум: для закрепления материала рекомендуется применять описываемые методики сразу по ходу чтения материала.

38

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

4

ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ


ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Ниже будут рассмотрены общие приемы редактирования, которые можно применять при вводе данных в режиме навигации и в режиме правки, то есть во всех случаях, когда осуществляется изменение значения ячейки: • • • • • •

4.1. Отмена и повтор операций. 4.2. Копирование и перемещение. 4.3. Специальная вставка. 4.4. Ввод даты и времени. 4.5. Автозамена. 4.6. Работа со строками и столбцами.

Как всегда, раздел 4.7. Практикум поможет закрепить пройденный материал.

4.1 Отмена и повтор операций Для отмены последнего действия или повтора операции в MS Excel существуют следующие комбинации клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Отмена операции

Отмена последней совершенной операции (Undo)

G+ z

Повтор операции

Повтор последней отмененной или совершенной операции (Redo)

G+ y

Отмена ввода данных в ячейку

Отмена ввода данных в ячейку до нажатия клавиши

P

K

Комбинация клавиш G + z является универсальной и работает для большинства программ. Комбинация клавиш G + y работает только в приложениях Office и некоторых других приложениях. Клавиша P используется для отмены ввода данных в ячейку, если клавиша K еще не была нажата. 40

MICROSOFT EXCEL


КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ

Повтор ранее отмененной операции (функция Redo) – стандартная возможность приложений Windows. Однако не все знают, что в приложениях Office и, в частности, в MS Excel можно повторить не только отмененную, но и просто совершенную операцию (функция Repeat). Для этого также используется сочетание клавиш G + y. Например, если вы применили стиль к ячейке таблицы, то можете применить тот же стиль к другой ячейке, выделив ее и нажав клавиши G + y. В том случае если вы только отменили какое-либо действие, сочетание клавиш G + y совершит отмененное действие повторно (стандартная функция Redo). Благодаря наличию рассмотренных сокращений, можно убрать кнопки с панели инструментов, освободив место для рабочей области документа.

4.2 Копирование и перемещение В MS Excel, как и в MS Word, применяется перемещение и копирование объектов с помощью буфера обмена и меха, , низма Drag n Drop («перетащить и отпустить»). MS Excel использует собственный буфер обмена, вмещающий до 12 объектов. При этом копирование в буфер обмена Excel приводит к синхронному копированию в буфер обмена Windows. Вы можете отобразить панель буфера обмена Excel с помощью пунктов меню Вид  Панели инструментов  Буфер обмена. Для работы с буфером обмена Excel могут быть использованы стандартные сочетания клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Копирование в буфер

Копирование объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер обмена

G+ c

Перемещение в буфер

Перемещение объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер обмена

G+ x

Вставка из буфера

Вставка содержимого буфера обмена

G+ v

Существуют альтернативные сочетания клавиш для данных операций, которые могут показаться более удобными: РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

41


ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Название

Описание

Быстрый вызов

Копирование в буфер

Копирование объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер

G+ Q

Перемещение в буфер

Перемещение объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер

H+ U

Вставка из буфера

Вставка содержимого буфера обмена

H+ Q

Благодаря наличию данных сокращений, можно убрать кнопки с панели инструментов, освободив место для рабочей области документа. В режиме правки доступны только указанные сочетания клавиш для копирования, перемещения и вставки текста. Однако в режиме навигации MS Excel предоставляет дополнительные способы вставки содержимого буфера обмена: Название

Описание

Быстрый вызов

Вставка из буфера

Вставка содержимого буфера обмена непосредственно после копирования или перемещения в буфер

K

Вставка скопированных ячеек со сдвигом

Вставка скопированных ячеек со сдвигом (Добавить скопированные ячейки)

G+ H+ +

Обратите внимание на то, что при копировании или перемещении ячеек в буфер обмена выделенная область отмечается пунктиром. Выделение сохраняется до выполнения какой-либо следующей операции. Пока область выделена пунктиром, возможна вставка содержимого буфера обмена с помощью клавиши K. С помощью сочетания клавиш G + H + + вы можете ставить ячейки из буфера обмена, сдвигая другие ячейки листа. Вам будет предложено два варианта (рис. 4.1). 42

MICROSOFT EXCEL


СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА

Рис. 4.1 Вставка скопированных ячеек

В отличие от других программ, где возможна вставка содержимого буфера обмена только в одно место документа, MS Excel предоставляет возможность вставить содержимое сразу во все выделенные ячейки. Это очень удобно, например, при работе с формулами (см. модуль 5. Использование формул). Перемещение и копирование ячеек (в режиме навигации) с помощью механизма Drag & Drop осуществляется практически так же, как и в других приложениях Windows: перемещение осуществляется левой кнопкой мыши, а копирование – левой кнопкой мыши при нажатой клавише G: Название

Описание

Быстрый вызов

Перемещение объектов

Перемещение объектов (ячеек, диаграмм и т.д.)

D&D

Копирование объектов

Копирование объектов (ячеек, диаграмм и т. д.)

G+D&D

Ïðèìå÷àíèå Ñîêðàùåíèåì D&D îáîçíà÷åíî èñïîëüçîâàíèå ìåõàíèçìà Drag & Drop. Однако есть несколько особенностей. Во-первых, для того чтобы переместить или скопировать выделенные объекты (например, диапазон ячеек), необходимо ухватить курсором не внутреннюю часть диапазона, а его границу (рис. 4.2).

Рис. 4.2 Перемещение или копирование ячеек РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

43


ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Во-вторых, вы можете переместить или скопировать объекты и на другой лист, если нажмете клавишу F и при нажатой клавише поместите курсор над закладкой листа.

4.3 Специальная вставка Буфер обмена MS Excel предоставляет дополнительную полезную возможность – специальную вставку данных. Вы можете скопировать данные в буфер обмена не как обычно, а вставить их специальным образом, указав, какую часть данных необходимо вставить и как необходимо их преобразовать в процессе вставки. Специальная вставка осуществляется с помощью пунктов меню Правка  Специальная вставка. При выборе данного пункта происходит отображение диалогового окна Специальная вставка, примерный внешний вид которого приведен на рис. 4.3.

Рис. 4.3 Диалоговое окно Специальная вставка

Ниже будет рассмотрено два примера использования специальной вставки: • 4.3.1. Замена формул результатами вычисления формул. • 4.3.2. Разворот таблицы на 90° градусов.

4.3.1 Замена формул результатами вычисления формул Иногда возникает необходимость заменить формулу результатом ее вычисления. Например, вы хотите вставить в ячейку текущую дату, чтобы в дальнейшем она отображала дату создания таблицы. Вы можете воспользоваться функ44

MICROSOFT EXCEL


АВТОЗАМЕНА

цией ТДАТА(), возвращающей как результат текущую дату. Однако при каждом открытии таблицы значение функции будет пересчитываться, а в данном случае значение необходимо зафиксировать. Решить данную задачу можно следующим образом: 1) Вставьте в ячейку формулу =ТДАТА(). 2) Выделите ячейку и скопируйте ее в буфер обмена (комбинация клавиш G + c или G + Q). 3) Выберите пункты меню Правка  Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка в блоке Вставить укажите, что необходимо вставлять только значения, и нажмите кнопку ОК. Вообще говоря, рассмотренное решение данной задачи не может считаться удачным, поскольку в MS Excel существуют сочетания клавиш для вставки текущих даты и времени (см. раздел 4.4. Ввод даты и времени). Рассмотренный пример здесь приведен только как демонстрация возможностей специальной вставки данных.

4.3.2 Разворот таблицы на 90 градусов В некоторых случаях возникает необходимость повернуть таблицу на 90 (транспонировать, как говорят математики): строки заменить столбцами, а столбцы – строками. Делать это вручную – долгий и муторный труд, особенно для больших таблиц. К счастью, используя буфер обмена MS Excel, вы можете быстро решить данную задачу: 1) Выделите диапазон ячеек, которые необходимо транспонировать. 2) Скопируйте ячейки в буфер обмена. 3) Выберите пункты меню Правка  Специальная вставка. В диалоговом окне Специальная вставка заполните поле Транспонировать и нажмите кнопку ОК. Вот и все – вместо прежней таблицы вы получите таблицу, в которой строки и столбцы поменялись ролями.

4.4 Ввод даты и времени Следующие комбинации клавиш применяю��ся для ввода текущей даты или текущего времени: РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

45


ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

Название

Описание

Быстрый вызов

Дата

Ввод текущей даты

Время

Ввод текущего времени

G+ ; G+ H+ ;

4.5 Автозамена Автозамена – это средство автоматического обнаружения и исправления опечаток, неправильных слов, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. Автозамена в MS Excel действует аналогично автозамене в MS Word с той разницей, что в MS Excel не производится автозамена форматированным текстом. Для иллюстрации действия автозамены наберите в Word символы «(tm)» или слово «конечно» с буквой «ш» вместо буквы «ч», а затем пробел. В первом случае возникнет значок ™, а во втором – будет исправлена орфографическая ошибка. Именно так действует автозамена – на лету изменяет сочетания вводимых символов. Вы можете добавлять собственные параметры автозамены. Настройка параметров автозамены производится с помощью пунктов меню Сервис  Автозамена. Для демонстрации первого варианта создадим элемент автозамены текста «!!!» на «Внимание!»: 1) Выберите пункты меню Сервис  Автозамена. Произойдет переход в диалоговое окно Автозамена (рис. 4.4).

Рис. 4.4 Диалоговое окно Автозамена

46

MICROSOFT EXCEL


РАБОТА СО СТРОКАМИ И СТОЛБЦАМИ

2) В полях Заменять и На укажите, какой текст на какой необходимо заменять при автозамене, в данном случае «!!!» заменяется на «Внимание!». 3) Нажмите кнопку Добавить. 4) Нажмите кнопку ОК. После выполнения указанных действий, если вы будете набирать символы «!!!», MS Excel автоматически заменит их на «Внимание!».

4.6 Работа со строками и столбцами В завершение данного модуля рассмотрим пару эффективных приемов работы со строками и столбцами: • 4.6.1. Автоподбор ширины столбца и высоты строки. • 4.6.2. Скрытие и отображение строк и столбцов.

4.6.1 Автоподбор ширины столбца и высоты строки Ширину столбцов и высоту строк MS Excel может автоматически подбирать по их содержимому. Для автоподбора ширины столбца подведите указатель мыши к правой линии столбца и дважды щелкните левой кнопкой мыши. MS Excel самостоятельно вычислит ширину столбца, требуемую для размещения текста. Для автоподбора высоты строки подведите указатель мыши к нижней линии строки и дважды щелкните левой кнопкой мыши. MS Excel самостоятельно вычислит высоту строки, требуемую для размещения текста. Данная функциональность MS Excel позволяет существенно сэкономить время на подбор высоты и ширины ячеек, если необходимо обработать большое количество строк/столбцов. Выделите необходимые строки/столбцы, а затем произведите автоподбор ширины произвольного столбца/высоты произвольной строки. Для всех строк/столбцов будет произведен пересчет размеров.

4.6.2 Скрытие и отображение строк и столбцов MS Excel предоставляет средства скрытия заданных столбцов или строк. Вам может понадобиться данная функция для скрытия каких-либо служебных данных, результатов промежуточных расчетов и т.д. Скрытые строки и столбцы РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

47


ОБЩИЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ

можно при необходимости затем снова отобразить. Сочетания клавиш для скрытия и отображения приведены ниже: Название

Описание

Быстрый вызов

Скрытие строк

Скрытие выделенных строк

G+ 9

Отображение строк

Отображение скрытых строк, относящихся к выделенной области

G+ H+ 9

4.7 Практикум В качестве практикума найдите несколько способов скопировать в ячейку содержимое ячейки, расположенной выше текущей (например, скопировать содержимое ячейки A5 в ячейку A6). Существует, как минимум, четыре способа сделать это. Название

Описание

Быстрый вызов

Скрытие столбцов

Скрытие выделенных столбцов

G+ 0

Отображение столбцов

Отображение скрытых столбцов, относящихся к выделенной области

G+ H+0

48

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

5

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Здесь мы рассмотрим несколько полезных приемов при работе с формулами: • • • • •

5.1. Сочетания клавиш при работе с формулами. 5.2. Имена. 5.3. Размножение формул. 5.4. Несколько полезных функций. 5.5. Цветовое выделение аргументов.

Предполагается, что читатель имеет опыт использования формул в MS Excel, поэтому здесь не приводятся подробные инструкции по работе с формулами и списки реализованных в MS Excel функций. За подробной информацией вы можете обратиться к справочной системе MS Excel. Здесь же приводятся советы, которые могут быть полезны имеющим некоторый опыт пользователям MS Excel для увеличения эффективности их работы. В разделе 5.6. Практикум рассматривается пример использования формул и некоторая информация о формулах-массивах.

5.1 Сочетания клавиш при работе с формулами В данном разделе будут рассмотрены полезные сочетания клавиш, используемые при работе с формулами. Ниже приведена таблица сочетаний, за которой следуют подробные пояснения по использованию сочетаний: Название

Описание

Быстрый вызов

Панель формул

После ввода имени функции в формулу отобразить панель формул

G+ a

Справка по аргументам функции

Вставить имена аргументов функции и скобки после ввода имени функции

G+ H+ a

50

MICROSOFT EXCEL


СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ПРИ РАБОТЕ С ФОРМУЛАМИ

Название

Описание

Быстрый вызов

Вставка имени

Вставить в формулу определенное имя

F3

Вставка функции

Вставить функцию в формулу

Автосумма

Вставить формулу автосуммы

Режим формул

Переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки

G+ ~

Вставка значения верхней ячейки

Скопировать значение верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул

G+ H+ "

Вставка формулы верхней ячейки

Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул

G+ "

Выделение ячеек, на которые прямо ссылаются выделенные формулы

Выделить ячейки, на которые прямо ссылаются формулы, содержащиеся в выделенной области

G+ [

Выделить ячей- Выделить ячейки, на котоки, на которые рые прямо или косвенно прямо или кос- ссылаются формулы, совенно ссылают- держащиеся в выделенной ся выделенные области формулы

H + F3 G+ =

G+ H+ {

Выделение прямо ссылающихся формул

Выделить ячейки, формулы которых прямо ссылаются на активную ячейку

G+ ]

Выделение прямо и косвенно ссылающихся формул

Выделить все ячейки, формулы которых прямо или косвенно ссылаются на активную ячейку

G+ H+ }

5.1.1 Панель формул В MS Excel имеется средство ввода аргументов функции не в текстовом виде, а посредством специальной панели – панели формул. Для использования панели: 1) Введите в ячейке имя функции (значение в ячейке должно начинаться на знак равенства). РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

51


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

2) Нажмите сочетание клавиш G + a. Произойдет отображение панели формул (рис. 5.1).

Рис. 5.1 Панель формул

3) Задайте значения аргументов функции. На панели формул каждому аргументу функции соответствует определенное поле. В поле можно ввести числовое значение или выбрать ячейку или диапазон ячеек. 4) Нажмите клавишу K (или кнопку ОК). В результате выполнения указанных действий в формулу ячейки будет вставлена заданная функция с аргументами.

5.1.2 Справка по аргументам функции Если вы забыли состав или порядок аргументов функции, то можете поступить следующим образом: 1) Введите имя функции. 2) Нажмите сочетание клавиш G + H + a. В ячейку будет подставлена текстовая строка с перечнем аргументов функции. Курсор будет перемещен на первый аргумент (рис. 5.2).

Рис. 5.2 Справка по аргументам функции

3) Введите значения аргументов функции. Также вы можете воспользоваться панелью функций, описанной выше. 52

MICROSOFT EXCEL


СОЧЕТАНИЯ КЛАВИШ ПРИ РАБОТЕ С ФОРМУЛАМИ

5.1.3 Вставка формулы В предыдущих приемах на первом шаге нужно было ввести имя функции. Однако вы можете воспользоваться приемом, позволяющим выбрать функцию из списка, прежде всего из списка последних использованных функций. 1) Нажмите сочетание клавиш H + F3 . Произойдет переход в диалоговое окно мастера функций (рис. 5.3).

Рис. 5.3 Мастер функций

2) Выберите функцию из требуемой категории и нажмите клавишу K (или кнопку ОК). 3) Произойдет отображение панели формул. Введите аргументы функции, как описано выше.

5.1.4. Вставка имени Если таблица Excel содержит имена (см. раздел 5.2. Имена), то вы можете быстро вставить имя в качестве аргумента функции: 1) Нажмите клавишу F3 . Произойдет переход в диалоговое окно Вставка имени (рис. 5.4).

Рис. 5.4 Вставка имени РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

53


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

2) Выберите имя из списка и нажмите клавишу (или кнопку ОК).

K

В формулу будет вставлено указанное вами имя.

5.1.5 Автосумма Одной из наиболее часто используемых является функция суммирования. Аргументом функции СУММ() является перечень диапазонов суммируемых ячеек. Если необходимо просуммировать диапазон ячеек, расположенных выше или левее заданной ячейки, существует прием, позволяющий не вводить аргументы вручную. Для этого достаточно нажать сочетание клавиш F + = и MS Excel введет имя функции СУММ и выберет в качестве аргумента диапазон ячеек, расположенных выше или левее активной ячейки (рис. 5.5).

Рис. 5.5 Автосумма

5.1.6 Режим отображения формул, выделение связанных ячеек Если вы анализируете таблицу, подготовленную другим человеком, вам потребуется посмотреть, по каким формулам рассчитываются значения ячеек в таблице. Чтобы не смотреть формулы ячеек по отдельности, можно перейти в ре-

Рис. 5.6 Режим отображения формул

54

MICROSOFT EXCEL


ИМЕНА

жим отображения формул и охватить картину в целом (рис. 5.6). Для перехода в режим формул и обратно используйте сочетание клавиш G + ~. Также могут быть полезными сочетания клавиш G + [, G + H + {, G + ] и G + H + }, выделяющие ячейки, участвующие в расчетах значения активной ячейки, и ячейки, использующие для расчетов активную ячейку, соответственно.

5.1.7 Вставка значения или формулы верхней ячейки Вам может потребоваться вставить в ячейку формулу расположенной выше ячейки или результат расчета этой формулы. Для выполнения этих операций используются сочетания клавиш G + " и G + H + " соответственно. G + " один из способов вставки результата вычисления, а не формулы, по которой производится расчет. Другой способ – специальная вставка из буфера обмена (см. раздел 4.3.1. Замена формул результатами вычисления формул).

5.2 Имена Вы можете присвоить имя ячейке и использовать это имя в формулах для ссылки на ячейку. Благодаря этому ваши формулы станут менее громоздкими и более понятными. Например, формула =сбережения_на_начало_периода + совокупный_доход – общие_расходы + перенос_с_предыдущего_периода

более прозрачна, чем та же формула, но записанная в виде =E6 + B4 – B5 + E7

Также использование имен позволит более удобно ссылаться на данные других листов книги: достаточно будет указать имя ячейки без указания имени листа. Для присвоения имени ячейке существует комбинация клавиш G + F3 : 1) Выделите ячейку, которой хотите присвоить имя. 2) Нажмите сочетание клавиш G + F3 . Произойдет переход в диалоговое окно Присвоение имени (рис.5.7). РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

55


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Рис. 5.7 Присвоение имени

3) Введите имя в текстовом поле в верхней части окна. В имени не должны встречаться пробелы. 4) Нажмите клавишу K (или кнопку ОК). В дальнейшем вы можете вставлять имя в формулы с помощью клавиши F3 . Также можно осуществлять переход к именованным ячейкам с помощью сочетания клавиш G + g (см. раздел 7.1.2. Переход). Название

Описание

Присвоение имени

Присвоить имя выделенной ячейке или ячейкам

Вставка имени

Вставить в формулу определенное имя

Переход

Перейти к ячейке по имени

Быстрый вызов

G+

F3

F3

G+ g

5.3 Размножение формул Размножить формулы в MS Excel можно несколькими способами: • Способ первый – с использованием буфера обмена: 1) Скопируйте ячейку, содержащую формулу, в буфер обмена (G + c или G + Q). 2) Выделите диапазон ячеек, куда необходимо размножить формулу. 3) Вставьте содержимое буфера обмена (G + v или H + Q). • Способ второй – с использованием маркера заполнения: 1) Выделите ячейку, содержащую формулу. 2) Перетащите маркер заполнения на требуемый диапазон ячеек (подробности использования маркера заполнения см. в разделе 2.1. Использование маркера заполнения). 56

MICROSOFT EXCEL


НЕСКОЛЬКО ПОЛЕЗНЫХ ФУНКЦИЙ

• Способ третий – автоматическое заполнение формул для рядов. Данный способ применим, если все аргументы функции расположены в той же строке, что и ячейка, содержащая функцию, и уже введено, по меньшей мере, четыре подобные строки. На рис. 5.8 введены четыре строки, содержащие аргументы и функции суммирования, в пятой строке вводится новая пара аргументов. После завершения ввода в ячейку, выделенную цветом, будет подставлена функция суммирования пятой пары аргументов.

Рис. 5.8 Автоматическое заполнение формул для рядов (включен режим отображения формул)

5.4 Несколько полезных функций Наверняка при создании формул вам приходилось использовать различные математические, финансовые и прочие функции. В данном разделе мы хотим заострить ваше внимание на использовании некоторых специальных функций: • • • •

5.4.1. Объединение строк. 5.4.2. Функция ЕСЛИ. 5.4.3. Функция СУММЕСЛИ. 5.4.3. Функция СЧЕТЕСЛИ.

Данные функции существенно расширяют возможности обработки таблиц. Также в справочной системе MS Excel вы можете найти описание множества других полезных функций.

5.4.1 Объединение строк Текстовые значения нескольких ячеек с помощью формулы можно объединить в одну строку. Это может использоваться, например, для объединения имени и фамилии. Допустим, в ячейке E3 содержится имя, а в ячейке F3 – фамилия. Тогда для отображения полного имени в формате «имя фамилия» можно использовать формулу: =E3&" "&F3

Если ячейке E3 присвоить имя «имя», а ячейке F3 – имя «фамилия», то формула становится более «прозрачной»: =имя&" "&фамилия РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

57


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Отображению полного имени в формате «фамилия, имя» будет соответствовать формула: =F3&", "&E3

или =фамилия&", "&имя

Символ & в данных формулах представляет собой оператор объединения строк.

5.4.2 Функция ЕСЛИ В MS Excel существует функция ЕСЛИ(), позволяющая выбрать одно из двух заданных значений в зависимости от условия. Вот простой пример использования. Допустим, имеется столбец цифр в ячейках A1-A10. Необходимо в соседнем столбце в ячейках B1-B10 вывести индикатор превышения заданной суммы: если значение в левом столбце больше заданного значения, допустим 5000, необходимо выводить фразу «превышение лимита», в противном случае не выводить ничего. Формула, решающая данную задачу, для ячейки B1 выглядит следующим образом: =ЕСЛИ(A1>5000;"превышение лимита";"")

Первый аргумент задает условие, второй – значение, отображаемое при выполнении условия, третий – значение, отображаемое при невыполнении условия. Полный набор формул и результат их вычисления приведен на рис. 5.9 и 5.10.

Рис. 5.9 Использование функции ЕСЛИ, формулы

Рис. 5.10 Использование функции ЕСЛИ, результат

58

MICROSOFT EXCEL


ЦВЕТОВОЕ ВЫДЕЛЕНИЕ АРГУМЕНТОВ

5.4.3 Функция СУММЕСЛИ Допустим, имеется три столбца: в первом столбце располагается название поставщика, во втором – наименование товара, в третьем – стоимость товара. Необходимо подсчитать суммарную стоимость всех товаров от определенного поставщика (ЗАО Офисная мебель) – рис. 5.11.

Рис. 5.11 Исходные данные

Наиболее простой способ решить данную задачу – использовать функцию СУММЕСЛИ(), осуществляющую выборочное суммирование значений. Функция принимает три аргумента: диапазон, по которому осуществляется отбор, критерий отбора и диапазон суммируемых значений. Решением является следующая формула: =СУММЕСЛИ(A1:A7;"=ЗАО Офисная мебель";C1:C7)

По диапазону A1:A7 осуществляется отбор в соответствии с условием "=ЗАО Офисная мебель". Для строк, удовлетворяющих условию отбора, значения суммируются.

5.4.4 Функция СЧЕТЕСЛИ Если в предыдущем примере необходимо подсчитать не суммарную стоимость, а количество товаров, то для этого проще всего воспользоваться функцией СЧЕТЕСЛИ(): =СЧЁТЕСЛИ(A1:A7;"=ЗАО Офисная мебель")

Первый аргумент задает диапазон, по которому осуществляется отбор, второй – критерий отбора.

5.5

Цветовое выделение аргументов

В завершение данного модуля расскажем об одном негласно используемом полезном приеме оформления таблиц с формулами. В каждой книге MS Excel часть ячеек является исходными данными для расчетов, а часть – промежуточными РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

59


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

и конечными результатами вычислений. Для того чтобы отделить ячейки-аргументы от ячеек-результатов, зачастую аргументы выделяют зеленым цветом. Подобное цветовое выделение позволит другим людям при работе с вашими таблицами не ломать голову над тем, какие ячейки требуют заполнения, а какие пересчитываются автоматически, что существенно экономит время и уменьшает вероятность ошибки.

5.6 Практикум Сделайте календарь на ближайшую неделю: 1) Введите в ячейку текущую дату (G + ;). 2) Используя маркер заполнения, сделайте столбец дат ближайшей недели (переместите маркер на шесть ячеек вниз) – рис. 5.12.

Рис. 5.12 Столбец дат

3) В соседнем столбце организуйте вывод номеров дней недели с помощью функции ДЕНЬНЕД(): сначала введите функцию в одну из ячеек соседнего столбца, а затем размножьте содержимое ячейки (рис. 5.13).

Рис. 5.13 Столбец номеров дней недели (отображение в режиме вывода формул)

60

MICROSOFT EXCEL


ПРАКТИКУМ

ÄÎÏÎËÍÈÒÅËÜÍÛÉ ÌÀÒÅÐÈÀË Ñóùåñòâóåò áîëåå èçÿùíûé ñïîñîá ââîäà ôîðìóë ñðàçó â íåñêîëüêî ÿ÷ååê: ôîðìóëà-ìàññèâ. Äëÿ ââîäà ôîðìóëûìàññèâà, âû÷èñëÿþùåé íîìåðà äíåé íåäåëè, íåîáõîäèìî âûäåëèòü ÿ÷åéêè, êóäà áóäåò ïîìåùåíà ôîðìóëà ÄÅÍÜÍÅÄ(), ââåñòè ôîðìóëó, óêàçàâ â êà÷åñòâå àðãóìåíòà äèàïàçîí ÿ÷ååê, ñîäåðæàùèõ àðãóìåíòû (ÿ÷åéêè ñòîëáöà äàò), è íàæàòü êëàâèøè G + K. Ôîðìóëà áóäåò âû÷èñëåíà ñðàçó âî âñåõ óêàçàííûõ ÿ÷åéêàõ äëÿ âñåõ óêàçàííûõ àðãóìåíòîâ. 4) Сделайте столбец сокращений дней недели (в произвольном месте таблицы): введите в первой ячейке столбца «ВС» (по умолчанию неделя начинается с воскресенья) и, используя маркер заполнения, заполните сокращениями остальные ячейки столбца (рис. 5.14).

Рис. 5.14 Столбец сокращений дней недели

5) Теперь необходимо отобразить сокращения дней недели в соответствии со столбцом номеров дней недели. Для этого можно воспользоваться функцией ИНДЕКС(), которая возвращает значение ячейки из заданной области по номерам ее строки и столбца в этой области. В нашем случае областью выбора будут ячейки столбца сокращений дней недели. Область состоит из одного столбца и семи строк. Номер строки будет соответствовать номеру дня недели. Сформируйте еще один столбец, основанный на формуле ИНДЕКС(), в качестве аргументов функции укажите область выбора, номер строки (номер дня недели), номер столбца (1) – рис. 5.15, 5.16. РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

61


ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Рис. 5.15 Сокращения дней недели в соответствии со столбцом номеров дней недели (отображение в режиме вывода формул)

Рис. 5.16 Сокращения дней недели в соответствии со столбцом номеров дней недели (результат)

Область выбора необходимо указать, используя абсолютные ссылки на ячейки (с помощью символов $). Благодаря этому все формулы будут рассчитываться на основе одного и того же столбца сокращений дней недели. 6) Скройте столбец номеров дней недели и столбец сокращений дней недели (G + 0) – рис. 5.17.

Рис. 5.17 Конечный результат

62

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

6

ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК


ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

В данной главе будут рассмотрены приемы форматирования. Под форматированием в MS Excel подразумевается применение к объектам (прежде всего к ячейкам) параметров разметки: • формата данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.); • выравнивания текста в ячейках; • параметров шрифта (имя, начертание, подчеркивание и т.д.); • границ; • заливки; • параметров защиты ячеек. Одним словом, форматирование представляет собой настройку для ячеек всех тех параметров, которые отображаются в диалоговом окне Формат ячеек (рис. 6.1).

Рис. 6.1 Диалоговое окно Формат ячеек

64

MICROSOFT EXCEL


РУЧНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Как и в MS Word, в MS Excel различают форматирование ручное и стилевое: • стилевое форматирование – форматирование с помощью заранее определенных стилей. Вы можете задать имя для часто используемого набора параметров форматирования и применять к ячейкам одновременно все параметры форматирования из набора; • ручное форматирование – задание отдельных параметров форматирования с помощью панели инструментов Форматирование, соответствующих «быстрых» клавиш или другими способами (рис. 6.2). Рис. 6.2 Панель Форматирование

Рассмотрим по порядку различные способы форматирования ячеек: • 6.1. Ручное форматирование. • 6.2. Стилевое форматирование. • 6.3. Автоформат. В модуле отсутствует раздел Практикум: для закрепления материала рекомендуется применять описываемые методики сразу по ходу чтения материала.

6.1 Ручное форматирование Все параметры форматирования ячеек можно задать с помощью диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 5.17). Наиболее быстрых способ вызова данного окна – использование сочетания клавиш G + 1 . Таким образом, для задания форматирования вам достаточно выделить требуемые ячейки, нажать сочетание клавиш G + 1 и задать параметры форматирования в открывшемся окне. Название

Описание

Быстрый вызов

Форматирование ячейки

Переход в диалоговое окно Формат ячеек

G+ 1

Однако существуют и более быстрые способы задать отдельные параметры форматирования. Например, для того чтобы выделить текст жирным, вовсе необязательно каждый РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

65


ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

раз вызывать окно Формат ячеек, достаточно использовать сочетание клавиш G + B. Наиболее полезные сочетания клавиш рассмотрены ниже.

6.1.1. Форматы данных Формат данных ячейки определяет, как будет отображаться содержимое ячейки. Например, число в денежном формате может отображаться с обозначением валюты «р.» или «USD», число в процентном формате отображается со знаком процента и т.д. В MS Excel предусмотрены сочетания клавиш для применения к ячейкам тех или иных форматов данных: Название

Описание

Быстрый вызов

Общий формат

Применить общий числовой формат

G+ H+ ~

Денежный формат

Применить денежный формат с двумя десятичными знаками (отрицательные числа отображаются в круглых скобках)

G+ H+ $

Процентный формат

Применить процентный формат с отсутствующей дробной частью

G+ H+ %

Экспоненциаль- Применить экспоненциальный ный числовой формат формат с двумя десятичными знаками

G+ H+ ^

Формат дат

Применить формат дат с указанием дня, месяца и года

G+ H+ #

Формат времени

Применить формат времени с отображением часов и минут и индексами A.M. или P.M.

G+ H+ @

Числовой формат

Применить числовой формат с двумя десятичными знаками, разделителем групп разрядов и знаком минус (-) для отрицательных значений

G+ H+ !

66

MICROSOFT EXCEL


РУЧНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

6.1.2 Задание параметров шрифта MS Excel имеет более скудный набор сочетаний клавиш для форматирования текста по сравнению с MS Word, тем не менее все самые необходимые сочетания клавиш для задания параметров шрифта в MS Excel присутствуют: Название

Описание

Быстрый вызов

Полужирный

Добавление полужирного начертания к тексту (Bold)

G+ b

Курсив

Добавление курсивного начертания к тексту (Italic)

G+ i

Подчеркнутый

Добавление подчеркивания к тексту (Underline)

G+ u

Выбор шрифта

Переход к полю Шрифт для выбора шрифта

G+ H+ f

Выбор размера шрифта

Переход к полю Размер для выбора размера шрифта

G+ H+ p

Сочетания G + H + p и G + H + f позволяют перейти к полям Шрифт и Размер. Для того чтобы раскрыть соответствующие полям выпадающие списки, используется рассмотренное ранее сочетание клавиш F + B (см. раздел 3.3. Автоматическое заполнение и выбор значения из списка). Перечисленные сочетания клавиш точно таким же образом используются и в MS Word. Но, кроме того, в MS Excel имеется сочетание клавиш для зачеркивания текста: Название

Описание

Быстрый вызов

Зачеркивание

Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания

G+ 5

6.1.3 Форматирование границ Форматирование границ можно осуществлять с помощью следующих сочетаний клавиш: Название

Описание

Быстрый вызов

Вставка рамки

Вставить рамку структуры

Удаление границ

Удалить границы рамки

G+ H+ & G+ H+ _

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

67


ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

Первое сочетание клавиш создает рамку вокруг выделенных ячеек, второе – убирает внутренние и внешние границы рамки выделенных ячеек.

6.2 Стилевое форматирование Задание форматирования вручную для каждой ячейки далеко не всегда оправдано. В большинстве случаев ячейки можно разбить на группы по форматированию, в каждой группе ячейки будут иметь одинаковый формат. Было бы логично один раз для каждой группы задать стиль оформления, и в дальнейшем просто указывать, для какой ячейки какой стиль необходимо применить. К счастью, в MS Excel такой механизм, похожий на механизм стилей в MS Word, реализован. В MS Excel имеются стили, которые можно использовать для присвоения числам денежного формата, процентного формата или формата с разделителями. Можно создать собственные стили, применяемые для задания шрифта и размера шрифта, присвоения ячейкам числовых форматов, создания границ и заливки и для защиты ячеек от изменений. Применение, создание, изменение и удаление стилей производится с помощью диалогового окна Стиль (рис. 6.3).

Рис. 6.3 Диалоговое окно Стиль

Быстрый вызов данного окна осуществляется с помощью сочетания клавиш F + ' (апостроф). Название

Описание

Быстрый вызов

Стили

Отобразить диалоговое окно Стиль

F+ '

68

MICROSOFT EXCEL


АВТОФОРМАТ

Для применения стиля: 1) Выделите ячейки, к которым необходимо применить стиль. 2) Вызовите диалоговое окно Стиль (F + '). 3) В поле Имя стиля выберите необходимый стиль. 4) Нажмите клавишу K (или кнопку ОК). Для стилей «Денежный», «Процентный» и «Финансовый» есть более быстрый способ их применения – с помощью кнопок , и панели Форматирование. К сожалению, сочетаний клавиш для применения стилей в MS Excel не предусмотрено, хотя есть сочетания клавиш для применения форматов данных (см. раздел 6.1.1. Форматы данных). С помощью кнопок Изменить, Добавить и Удалить диалогового окна Стиль вы можете настроить параметры стилей, создать свой стиль или удалить ненужные стили.

6.3 Автоформат В MS Excel имеется средство для быстрого форматирования диапазонов ячеек – автоформат. Данная функциональность аналогично автоформату таблиц в MS Word. Автоформат таблиц – быстрое средство форматирования таблиц. Для иллюстрации действия автоформата: 1) Выделите диапазон ячеек с данными. 2) Выберите пункты меню Формат  Автоформат. Произойдет переход в диалоговое окно Автоформат (рис. 6.4).

Рис. 6.4 Диалоговое окно Автоформат РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

69


ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК

3) Выберите в списке наиболее подходящее форматирование для диапазона ячеек. 4) Нажмите клавишу K (или кнопку ОК). После выполнения указанных действий к выделенному диапазону будет применено требуемое форматирование. С помощью автоформата вы можете быстро задать внешний вид вашей таблицы. Можно также указать, какие именно параметры форматирования необходимо применять: формат чисел, шрифт, выравнивание и т.д. Для этого при выборе форматирования необходимо нажать кнопку Параметры и отметить все необходимые параметры форматирования (рис. 6.5).

Рис. 6.5 Выбор параметров форматирования

70

MICROSOFT EXCEL


ГЛАВА

7

ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ


ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Напоследок рассмотрим полезные приемы, которые не вошли в предыдущие модули: • 7.1. Закрепление областей. • 7.2. Автофильтр. • 7.3. Шаблоны книги и ��иста. В разделе 7.4. Практикум приведены рекомендации по оформлению большинства больших таблиц.

7.1 Закрепление областей При работе с большими таблицами часто возникает проблема: заголовки столбцов остались далеко вверху, а первый столбец – далеко слева. Определить, к какой строке и какому столбцу относится та или иная ячейка в таких условиях очень трудно, а ошибиться очень легко. К счастью, в MS Excel есть функция «заморозки» заголовков, называемая закреплением областей. Закрепленные области неизменно остаются в одной и той же области экрана, независимо от такого, с какой частью таблицы происходит работа. Вы можете закрепить заголовки столбцов (первые несколько строк таблицы), заголовки строк (первые несколько столбцов) или и то, и другое. Для закрепления заголовков столбцов: 1) Выделите первую строку ниже закрепляемой области. Например, если необходимо закрепить первую и вторую строки, выделите третью строку таблицы. Строку необходимо выделять целиком (вместе с ее номером) – рис. 7.1. 2) Выберите пункты меню Окно  Закрепить области. После закрепления строки выше выделенной будут зафиксированы. Остальные строки таблицы будут прокручиваться. Для закрепления заголовков строк необходимо проделать те же действия с той лишь разницей, что выделить необходимо первый столбец, расположенный правее закрепляемых столбцов. 72

MICROSOFT EXCEL


ПОИСК, ЗАМЕНА И ПЕРЕХОД

Рис. 7.1 Выделение строки для закрепления областей

Для закрепления начальных строк и столбцов выделите ячейку, расположенную на пересечении строки, выделяемой при закреплении строк, и столбца, выделяемого при закреплении столбцов, и выберите пункты меню Окно  Закрепить области. Чтобы отменить закрепление областей, выберите пункты меню Окно  Снять закрепление областей. Использование механизма закрепления областей существенно повышает удобство работы с таблицей и может быть рекомендовано для любых таблиц большого размера.

7.2 Автофильтр Наверняка вы сталкивались с необходимостью из большой таблицы с данными отобрать строки, удовлетворяющие определенным условиям. Например, если у вас имеется выписка по счету, в которой отображены доходные и расходные статьи, вам может потребоваться отобразить только расходные или только доходные статьи или статьи с суммой, превышающей заданную. Или другой пример: необходимо отобразить список только тех, сотрудников, фамилии которых начинаются на букву «В». При написании данной книги мы подготовили перечень сочетаний клавиш, используемых в приложениях Office, из которого затем можно было бы легко отобрать сочетания, относящиеся к MS Word, к MS Excel, используемые во всех приложениях и т.д. Все перечисленное можно с минимальными усилиями реализовать с помощью функции автофильтра. Для задания условий фильтрации строк используется дополнительная служебная строка, располагающаяся над списком данных (рис. 7.2). Строка автофильтра состоит из списочных полей, задающих условия фильтрации строк по каждому столбцу. В приРАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

73


ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

Рис. 7.2 Строка автофильтра (строка с номером 3)

веденном на рисунке примере все списочные поля пустые – это означает, что фильтр не задан и выводятся все строки. Давайте попробуем создать строку автофильтра. Для этого потребуется какая-либо таблица с данными, допустим, табель сотрудников, содержащий, например, фамилию, имя, отчество, должность, телефон сотрудника и прочие данные. 1) Добавьте в начало таблицы сразу под заголовками столбцов пустую строку (G + Num + +). Эта строка будет использоваться как строка условий фильтрации. 2) Выделите данные таблицы вместе с пустой строкой. 3) Выберите пункты меню Данные  Фильтр  Автофильтр. В результате ячейки добавленной строки превратятся в выпадающие списки. Теперь вы с помощью данных списков можете задать условия фильтрации. Развернув любой из списков, например в столбце фамилий, вы увидите примерно пункты, перечисленные на рис. 7.3.

Рис. 7.3 Условия фильтрации

Выбор первого пункта «(Все)» означает, что фильтрацию по данному столбцу производить не нужно. Начиная с четвертой позиции, в списке будут отображены все значения, принимаемые ячейками столбца, в примере на рисунке это фамилии 74

MICROSOFT EXCEL


ЗАКРЕПЛЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ

«Иванов», «Кузнецов» и «Петров». Если вы выберете любое из данных значений, то будут отображены только строки с выбранным значением в столбце (сотрудники с заданной фамилией). Другие два пункта списка предоставляют более широкие возможности фильтрации данных. Выбрав условие «(Первые 10…)», вы можете отобразить заданное количество строк (по умолчанию – 10) с наибольшими или наименьшими значениями в столбце. Данное условие фильтрации применимо только к столбцам, содержащим числовые данные. Подходящий столбец в нашем примере – столбец «Год рождения». При выборе условия для данного столбца MS Excel предложит вам уточнить параметры фильтрации в следующем окне (рис. 7.4).

Рис. 7.4 Диалоговое окно Наложение условия по списку

Проще всего объяснить назначение трех полей окна с помощью примеров. Для того чтобы вывести список самых старших сотрудников, необходимо задать условие фильтрации «1 : наименьших : элементов списка»: MS Excel выберет наименьший год рождения и выведет сотрудников, родившихся в этот год. Для того чтобы вывести «младшую половину» персонала, необходимо задать условие «50 : наибольших : % от количества элементов». Наибольшие возможности фильтрации предоставляет пункт «(Условие…)». При выборе данного пункта произойдет переход в диалоговое окно Пользовательский фильтр для задания фильтра (рис. 7.5).

Рис. 7.5 Диалоговое окно Пользовательский фильтр

Вы можете задать проверку на равенство и неравенство заданному значению, задать условия «больше» или «меньше», указать, с каких символов должно начинаться или каРАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

75


ПРОЧИЕ ПРИЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ

кими символами должно заканчиваться удовлетворяющее фильтру значение и т.д. Например, для отображения всех сотрудников, фамилии которых начинаются на букву «В», необходимо задать условие «начинается с : В». Как следует из комментария внизу окна, вы можете использовать подстановочные знаки «*» и «?» для задания регулярных выражений (см. раздел 7.1.1. Поиск и замена). При необходимости вы можете задать сразу два условия фильтрации в окне. Например, если необходимо вывести сотрудников, родившихся с 1960 г. по 1980 г.: 1) Задайте условие фильтрации «(Условие…)» по столбцу «Год рождения». 2) В появившемся окне Пользовательский фильтр задайте первое условие «больше или равно : 1960». 3) Заполните переключатель И, указав тем самым, что требуется одновременное соблюдение двух условий. 4) Задайте второе условие «меньше или равно : 1980». Другой пример: необходимо отобразить всех руководителей, в должности которых присутствует слово «руководитель» или слово «начальник». В данном случае необходимо задать условие фильтрации по столбцу «Должность». Первым условием фильтрации будет «содержит : руководитель», вторым – «содержит : начальник». В качестве связки между условиями необходимо выбрать переключатель ИЛИ, указав тем самым, что требуется соблюдение хотя бы одного из условий. Для раскрытия и сворачивания списков в строке автофильтра можно использовать те же сочетания клавиш F + B и F + C, о которых шла речь в разделе 3.3. Автоматическое заполнение и выбор значения из списка. Выбор условия в выпадающем списке осуществляется курсорными клавишами B и C и клавишей K.

7.3 Шаблоны книги и листа Если вам часто приходится составлять однотипные таблицы, вы можете один раз сделать шаблон таблицы, а потом создавать новые книги Excel на основе данного шаблона. Для создания шаблона: 1) Создайте таблицу, которая в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона. Введите все необходимые данные, задайте форматы и оформление. 76

MICROSOFT EXCEL


АВТОФИЛЬТР

2) Выберите пункты меню Файл  Сохранить как. 3) В появившейся диалоговой панели сохранения файла задайте имя файла шаблона. В поле Тип файла выберите значение Шаблон (*.xlt) (рис. 7.6).

Рис. 7.6 Стандартная диалоговая панель сохранения документа

4) Сохраните шаблон кнопкой Сохранить. Шаблон будет сохранен с расширением .xlt. После того как шаблон создан, вы можете создавать таблицы на основе этого шаблона. Если вам необходимо внести изменения в шаблон: 1) Откройте шаблон из MS Excel (G + o). 2) Внесите необходимые изменения. 3) Сохраните шаблон (G + s).

7.4 Практикум Возьмите за основу какую-либо большую таблицу из имеющихся и оформите ее, используя описанные выше приемы: 1) Оформите таблицу, при необходимости примените автоформат к таблице (см. раздел 6.3. Автоформат). 2) Добавьте пустую строку автофильтра и установите автофильтр (см. раздел 7.2. Автофильтр). 3) Закрепите заголовок таблицы и первый столбец (см. раздел 7.1. Закрепление областей). Данную последовательность действий рекомендуется выполнять для большинства больших таблиц для обеспечения удобства их использования. РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

77


ПРИЛОЖЕНИЕ A

ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ


ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ

Перемещение и выделение в режиме навигации Выделение ячеек Получить фигуру, изображенную на рис. 5.17, можно, например, с использованием сочетаний клавиш H + F8 и H.

Ввод и удаление данных в режиме навигации Использование маркера заполнения

Рис. A.1 Исходные данные

Рис. A.2 Конечный результат

1) Для начала получим правый «хвост», он представляет собой геометрическую прогрессию с начальным элементом 1 и шагом 2 (если не обращать внимания на пустую ячейку между цифрами 1 и 2). Чтобы получить геометрическую прогрессию, потребуется контекстное меню. Выделите ячейки с цифрами 1 и 2. Правой кнопкой мыши перетащите РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

79


ПРИЛОЖЕНИЕ A

маркер заполнения вправо через три ячейки и в появившемся контекстном меню выберите пункт Экспоненциальное приближение. Получится последовательность «1, 2, 4, 8»:

Рис. 7.12 Получена последовательность «1, 2, 4, 8»

2) Теперь добавим пустую ячейку между ячейками с цифрами 1 и 2. Выделите ячейку с цифрой 1. Нажмите клавишу H и переместите маркер заполнения через одну ячейку вправо. Будет добавлена пустая ячейка:

Рис. A.3 Добавлена пустая ячейка

3) Теперь получим левый «хвост», он представляет собой арифметическую последовательность с начальным элементом 1 и шагом –1 (если не обращать внимания на пустую ячейку между цифрами 1 и 0). Убывающая последовательность получается перетаскиванием маркера заполнения влево или вверх, в данном случае – влево. Выделите ячейку с цифрой 1. Поскольку у нас нет ячейки, задающей второй член последовательности, необходимо воспользоваться клавишей G для задания единичного шага. Нажмите клавишу G и перетащите маркер заполнения через четыре ячейки влево. Получится последовательность «1, 0, –1, –2, –3»: 80

MICROSOFT EXCEL


ОТВЕТЫ К ПРАКТИКУМАМ

Рис. A.4 Получена последовательность «1, 0, –1, –2, –3»

4) Получим верхний «хвост», он представляет собой арифметическую прогрессию с начальным элементом 1 и шагом 2. Второй элемент последовательности – 3 – уже задан. Выделите ячейки с цифрами 1 и 3 и перетащите маркер заполнения через четыре ячейки вверх. Получится последовательность «1, 3, 5, 7, 9»:

Рис. A.5 Получена последовательность «1, 3, 5, 7, 9»

5) Уберем нижний «хвост». Выделите его вместе с центральной ячейкой, содержащей цифру 1. Перетащите маркер заполнения вверх к центральной ячейке. «Хвост» будет удален:

Рис. A.6 Нижние ячейки очищены

6) Теперь осталось только сделать новый столбец из цифр 2. Выделите ячейку с цифрой 2 и перетащите маркер заполнения на четыре ячейки вниз: РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

81


ПРИЛОЖЕНИЕ A

Рис. A.7 Получен столбец из цифр 2

На этом конечный результат получен.

Общие приемы редактирования Способы копирования содержимого ячейки, расположенной выше текущей. Допустим, необходимо скопировать содержимое ячейки A5 в ячейку A6. Существует как минимум четыре способа сделать это: 1) Выделите ячейку A5 и перетащите маркер заполнения на одну ячейку вниз. 2) Скопируйте ячейку А5 в буфер обмена (G + c или G + Q ) и вставьте содержимое буфера в ячейку A6 (G + v , H + Q или K ). 3) Выделите ячейку A5. Нажмите клавишу G, чтобы активизировать режим копирования, удерживая ее, ухватите границу , , ячейки и перенесите ее на ячейку A6 (метод Drag & Drop). 4) Выделите ячейку A6 и воспользуйтесь сочетанием клавиш G + H + < или G + d для копирования содержимого смежной ячейки.

82

MICROSOFT EXCEL


ПРИЛОЖЕНИЕ В

СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ


ПРИЛОЖЕНИЕ В

Общие приемы редактирования Название

Описание

Быстрый вызов

Отмена и повтор операций Отмена операции

Отмена последней совершенной операции (Undo)

G+ z

Повтор операции

Повтор последней отмененной или совершенной операции (Redo)

G+ y

Отмена ввода данных в ячейку

Отмена ввода данных в ячейку до нажатия клавиши

P

K

Использование буфера обмена

G+ c G+ Q G+ x H+ U G+ v H+ v

Копирование в буфер

Копирование объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер обмена

Перемещение в буфер

Перемещение объектов (ячеек, диаграмм, текста и т. д.) в буфер обмена

Вставка из буфера

Вставка содержимого буфера обмена

Вставка из буфера

Вставка содержимого буфера обмена непосредственно после копирования или перемещения в буфер

K

Вставка скопированных ячеек со сдвигом

Вставка скопированных ячеек со сдвигом (Добавить скопированные ячейки)

G+ H+ +

84

MICROSOFT EXCEL


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название

Описание

Быстрый вызов

Дата

Ввод текущей даты

Время

Ввод текущего времени

G+ ; G+ H+ ;

Ввод даты и времени

Скрытие и отображение строк и столбцов Скрытие строк

Скрытие выделенных строк

G +9

Отображение строк

Отображение скрытых строк, относящихся к выделенной области

G+ H+ 9

Скрытие столбцов

Скрытие выделенных столбцов

G+ 0

Отображение столбцов

Отображение скрытых столбцов, относящихся к выделенной области

G+ H+ 0

Перемещение и выделение в режиме навигации Название

Описание

Быстрый вызов

Стандартные сочетания клавиш для выделения и перемещения Влево/вправо

Перемещение влево/вправо по ячейкам

ED

Выделение влево/вправо

Расширение выделенной области на одну ячейку влево/вправо

H+ E H+ D

Вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по ячейкам

CB

Выделение вверх/вниз

Расширение выделенной области на одну ячейку вверх/вниз

Влево/вправо по областям ячеек

Если активная строка полностью пустая или полностью заполненная – перемещение к началу/к концу строки. В противном случае – горизонтальное перемещение по заполненным ячейкам, перед или после которых имеются пустые ячейки. Аналог в Word – перемещение влево/вправо по словам

H+ C H+ B G+ E G+ D

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

85


ПРИЛОЖЕНИЕ В

Название

Описание

Быстрый вызов

Влево/вправо по областям ячеек с выделением

Перемещение влево/вправо по областям ячеек с расширением выделенной области

G+ H+ E G+ H+ D

Вверх/вниз по областям ячеек

Если активный столбец полностью пустой или полностью заполненный – перемещение к началу/к концу столбца. В противном случае – вертикальное перемещение по заполненным ячейкам, перед или после которых имеются пустые ячейки. Аналог в Word - перемещение вверх/вниз по отдельным абзацам

G+ C G+ B

Вверх/вниз по областям ячеек с выделением

Перемещение вверх/вниз по областям ячеек с расширением выделенной области

G+ H+ C G+ H+ B

Вверх/вниз на экран

Пролистывание листа вверх/вниз с большим шагом

ST

Вверх/вниз на экран с выделением

Расширение выделенной области на один экран вверх/вниз

Переход по листам

Переход к следующему/предыдущему листу Excel

H+ S H+ T G+ T G+ S G+ H+ T G+ H+ S

Выделение преВыделение предыдудыдущих/после- щих/последующих листов, дующих листов начиная с текущего В начало строки

Переход в начало строки

Выделение к началу строки

Выделение до начала строки

В начало/в конец листа

Переход в начало/в конец листа

86

R H+ R G+ R G+ V MICROSOFT EXCEL


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название

Описание

Быстрый вызов

Выделение к началу/к концу листа

Расширение выделенной области до начала/конца листа

Выделить все

Выделение всех объектов (всего текста, всех файлов, всей страницы и т.д.) (Select All)

G+ H+ R G+ H+ V G+ a

Клавиши для перемещения в пределах выделенной области Переход вниз или в заданном направлении

Переход к ячейке, расположенной под активной ячейкой, или в направлении, заданном настройками MS Excel

K

Переход вверх или в заданном направлении

Переход к ячейке, расположенной над активной ячейкой, или в направлении, противоположном заданному настройками MS Excel

H+ K

Переход вправо

Переход к ячейке, расположенной правее активной ячейки

I

Переход влево

Переход к ячейке, расположенной левее активной ячейки

H+ I

Дополнительные приемы перемещения по таблице Вправо/влево на экран

Переход на один экран вправо/влево

Возврат к активной ячейке

Возврат к активной ячейке при скроллинге (аналог в Word – возврат к предыдущей позиции курсора с помощью сочетания клавиш

H+

F5

F+ S F+ T G + Backspace

)

Дополнительные приемы выделения Выделение текущей области

Выделить текущую область вокруг активной ячейки

G+ H+ *

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

87


ПРИЛОЖЕНИЕ В

Название

Описание

Быстрый вызов

Выделить столбец

Выделить столбец целиком

G+

Space

Выделить строку

Выделить строку целиком

H+

Space

Выделение только активной ячейки

Выделить только активную ячейку, сняв выделение с остальных ячеек

H+

Backspace

Выделить все

Оставаясь на текущем объекте, выделить все объекты листа. Аналог –

G+ H+ Space

G+ a

Режим выделения

Включение/выключение режима выделения при перемещении

Создание новой выделенной области

Добавление к ранее выделенным ячейкам новой выделенной области

F8

H+

F8

Перемещение и выделение с помощью Scroll Lock Прокрутка окна влево/вправо

Прокрутить окно на один столбец влево или вправо

ED

Прокрутка окна вверх/вниз

Прокрутить окно на одну строку вверх или вниз

CB

Переход в начало/в конец окна

Перейти к ячейке в левом верхнем/правом нижнем углу окна

RV

Переход в начаРасширить выделенную ло/в конец окна область до ячейки в левом с выделением верхнем/правом нижнем углу окна

H +R H +V

Ввод и удаление данных в режиме навигации Название

Описание

Быстрый вызов

Удаление содержимого ячейки

Удаление содержимого ячейки

U

Удаление содержимого ячейки

Удаление содержимого ячейки с переходом в режим правки

Очистка ячеек

88

Backspace

MICROSOFT EXCEL


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название

Описание

Бы��трый вызов

Добавление и удаление ячеек Удаление ячеек

Удаление выделенных ячеек (строк, столбцов)

G+

Num

+-

Добавление ячеек

Добавление ячеек (строк, столбцов)

G+

Num

++

Копирование содержимого смежных ячеек Продублировать содержимое слева

Заполнение активной ячейки содержимым ячейки, расположенной левее

G+ H+ > G+ r

Продублировать содержимое сверху

Заполнение активной ячейки содержимым ячейки, расположенной выше

G+ H+ < G+ d

Режим правки Название

Описание

Быстрый вызов

Стандартные сочетания клавиш для режима правки Влево/вправо

Перемещение влево/вправо по символам

ED

Выделение влево/вправо

Перемещение влево/вправо по символам с выделением

H+ E H+ D

Вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по строкам

CB

Выделение вверх/вниз

Перемещение вверх/вниз по строкам с выделением

H+ C H+ B

Перемещение по словам

Перемещение влево/вправо по словам

G+ E G+ D

Перемещение Перемещение влево/вправо по словам с вы- по словам с выделением делением В начало/в конец строки

Переход в начало/в конец строки

G+ H+ E G+ H+ D RV

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

89


ПРИЛОЖЕНИЕ В

Название

Описание

Быстрый вызов

Выделение к началу/к концу строки

Выделение до начала/до конца строки

В начало/в конец ячейки

Переход в начало/в конец ячейки

Выделение к началу/к концу ячейки

Выделение от текущей позиции до начала/конца ячейки

Удаление

Очистка ячейки или удаление текста справа от курсора

H+ R H+ V G+ R G+ V G+ H+ R G+ H+ V U

Удаление Очистка ячейки и переход и переход в режим правки или удалев режим правки ние текста слева от курсора

Backspace

Новая строка в ячейке Новая строка в ячейке

Переход на новую строку в ячейке Excel

F+ K

Выбор значения из списка Разворачивание списка

Отображение элементов списка

F+ B

Сворачивание списка

Скрытие элементов списка

F+ C

Использование формул Название

Описание

Быстрый вызов

Сочетания клавиш при работе с формулами Панель формул

После ввода имени функции в формулу отобразить панель формул

G+ a

Справка по аргументам функции

Вставить имена аргументов функции и скобки после ввода имени функции

G+ H+ a

Вставка имени

Вставить в формулу определенное имя

Вставка функции

Вставить функцию в формулу

90

F3

H+

F3

MICROSOFT EXCEL


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название

Описание

Быстрый вызов

Автосумма

Вставить формулу автосуммы

F+ =

Режим формул

Переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки

G+ ~

Вставка значения верхней ячейки

Скопировать значение верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул

G+ H+ "

Вставка формулы верхней ячейки

Скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул

G+ "

Выделение яче- Выделить ячейки, на котоек, на которые рые прямо ссылаются прямо ссылают- формулы, содержащиеся ся выделенные в выделенной области формулы

G+ [

Выделение яче- Выделить ячейки, на котоек, на которые рые прямо или косвенно прямо или кос- ссылаются формулы, совенно ссылают- держащиеся в выделенной ся выделенные области формулы

G+ H+ {

Выделение прямо ссылающихся формул

Выделить ячейки, формулы которых прямо ссылаются на активную ячейку

G+ ]

Выделение прямо и косвенно ссылающихся формул

Выделить все ячейки, формулы которых прямо или косвенно ссылаются на активную ячейку

G+ H+ }

Имена Присвоение имени

Присвоить имя выделенной ячейке или ячейкам

Вставка имени

Вставить в формулу определенное имя

Переход

Перейти к ячейке по имени

G+

F3

F3

G+ g

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

91


ПРИЛОЖЕНИЕ В

Форматирование ячеек Название

Описание

Быстрый вызов

Форматирование ячейки

Переход в диалоговое окно Формат ячеек

G+ 1

Общий формат

Применить общий числовой формат

G+ H+ ~

Денежный формат

Применить денежный формат с двумя десятичными знаками (отрицательные числа отображаются в круглых скобках)

G+ H+ $

Процентный формат

Применить процентный формат с отсутствующей дробной частью

G+ H+ %

Форматы данных

Экспоненциаль- Применить экспоненциальный формат ный числовой формат с двумя десятичными знаками

G+ H+ ^

Формат дат

Применить формат дат с указанием дня, месяца и года

G+ H+ #

Формат времени

Применить формат времени с отображением часов и минут и индексами A.M. или P.M.

G+ H+ @

Числовой формат

Применить числовой формат с двумя десятичными знаками, разделителем групп разрядов и знаком минус (-) для отрицательных значений

G+ H+ !

Задание параметров шрифта Полужирный

Добавление полужирного начертания к тексту (Bold)

G+ b

Курсив

Добавление курсивного начертания к тексту (Italic)

G+ i

Подчеркнутый

Добавление подчеркивания к тексту (Underline)

G+ u

92

MICROSOFT EXCEL


СПИСОК «БЫСТРЫХ» КЛАВИШ

Название

Описание

Быстрый вызов

Выбор шрифта

Переход к полю Шрифт для выбора шрифта

G+ H+ f

Выбор размера шрифта

Переход к полю Размер для выбора размера шрифта

G+ H+ p

Зачеркивание

Перечеркнуть текст или удалить линию перечеркивания

G+ 5

Форматирование границ Вставка рамки

Вставить рамку структуры

G+ H+ &

Удаление границ

Удалить границы рамки

G+ H+ _

Стилевое форматирование Стили

Отобразить диалоговое окно Стиль

F + ' (апостроф)

Поиск, замена и переход Название

Описание

Быстрый вызов

Поиск в документе

Поиск текста в документе (Find)

G+ f

Переход

Переход к определенному месту документа (странице, разделу, строке и т.д.)

G+ g

Поиск и замена в документе

Поиск и замена текста в документе

G+ h

РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

93


В РЕ

МЯ ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

время ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВРЕМЯ

ВР Е М Я

ВРЕМЯ БЫСТРОТЕЧНО УЗНАЙТЕ КАК ЕГО СОХРАНИТЬ!

Consulting Group Time-M это: • 4 года специализации в области таймме неджмента • 27 городов России, где регулярно проводят ся обучающие программы по тайммене джменту • Более 500 компаний России, использующих полученные технологии успеха • Более 1500 руководителей прошедших прог раммы нашей компании • Разработка дистанционного курса обуче ния по офисным приложениям: Microsoft Word, Excel, Outlook, Internet Explorer (ГК Но рильский Никель)

НАШИ КООРДИНАТЫ 105120 г. Москва ул. Н-Сыромятническая д. 5/7 (495) 916-7852 e-mail: info@time-m.com www.time-m.com


НОВАЯ СЕРИЯ КНИГ ОТ ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДОМА «ДМКПРЕСС» BOOKS@DMKPRESS.RU • WWW.DMKPRESS.RU ЭТИ КНИГИ ВЫ МОЖЕТЕ ЗАКАЗАТЬ В INTERNETМАГАЗИНЕ:

(495) 258$91$94, 258$91$95 WWW.ABOOK.RU • ABOOK@ABOOK.RU


Книги Издательского дома «ДМКпресс» можно заказать в Торгово издательском холдинге «АЛЬЯНСКНИГА» наложенным платежом, выслав открытку или письмо по почтовому адресу: 123242, Москва, а/я 20 или по электронному адресу: post@abook.ru. При оформлении заказа следует указать адрес (полностью), по которому должны быть высланы книги; фамилию, имя и отчество получателя. Желательно также указать свой телефон и электронный адрес. Эти книги вы можете заказать и в Internetмагазине: www.alianskniga.ru. Оптовые покупки: тел. (495) 2589194, 2589195; электронный адрес: books@alianskniga.ru.

Александр Горбачев Дмитрий Котлеев

MICROSOFT EXCEL РАБОТАЙТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ В 10РАЗ БЫСТРЕЕ Главный редактор Мовчан Д. А. dm@dmkpress.ru Дизайн Верстка Художник Корректор

Селеменив М. М. Селеменив В. М. Аратовский Ю. М. Кикава Л. В.

Издательский дом «ДМКпресс», г. Москва (495) 5051080 www.dmkpress.ru email: books@dmkpress.ru Подписано в печать 21.02.2006. Печать офсетная. Усл. печ. л. 6. Тираж 3000 экз. Дизайн и верстка издания: ИПЦ «ДМКПресс» email: ipc@dmkpress.ru http://ipc.dmkpress.ru


Microsoft Excel. Работайте с электронными таблицами в 10 раз быстрее