Page 1

Creating better events through planning and knowledge


Stafettelt er en stabil og visionær partner, der hver gang formår at levere løsninger og nytænkning, som forbedrer DHL Stafetten. Gennem samarbejdet med Stafettelt har Sparta Atletik og Motion oplevet en konstant udvikling i antallet af deltagere og i indtjening til foreningen. Vi har arbejdet nært sammen med Stafettelt i mange år og kan ikke forestille os en bedre partner til verdens største motionsløb. Lars Nissen Løbschef, Sparta Atletik og Motion


Indhold Velkommen til Stafettelt

5

DHL Stafetten KBH og Stafettelt

6

Hvad kan Stafettelt?

8

Eventstyring og planlægning

10

Teltløsninger

13

Specialtilpassede it-systemer

14

Den perfekte samarbejdspartner

16

Stafettelt A/S • Herstedøstervej 27-29 A • DK-2620 Albertslund Tlf: +45 7022 3511 • info@stafettelt.dk • www.stafettelt.dk


For medarbejderne på Københavns Universitet er den årlige deltagelse i DHL stafetten en stor begivenhed. Der er her Københavns Universitet har mulighed for at samle medarbejderne på tværs af fakulteter og institutter. Ca. 2.200 løbere deltager i stafetten og yderligere 3-400 medarbejdere kommer for at heppe og feste med bagefter. Københavns Universitets samarbejde med Stafettelt fungerer godt, og de er altid åbne for vores specielle ønsker og behov og klar til at mødes for at finde den rigtige løsning. Niels Wollesen Human Resources, Københavns Universitet

21.000 m² telt

130.000 deltagere

Et af verdens

STØRSTE motionsløb

30.000

unikke overdækkende siddepladser


Vil I gerne have flere deltagere til jeres events og en større indtjening? Vil I gerne øge mulighederne for mersalg eller mindske administrationen? Det kan vi hjælpe jer med! Stafettelt er en erfaren eventvirksomhed, der gennem mange år har haft ansvaret for at udforme, bygge og sælge teltbyen ved DHL Stafetten København. Gennem et nært samarbejde med arrangøren, Sparta Atletik og Motion, har vi formået at øge antallet af deltagere ved arrangementet hvert eneste år, og i dag er løbet et af verdens største motionsløb med ca. 130.000 deltagere. Det er med denne baggrund, at vi i dag kan levere den perfekte platform til at arrangere store events. Vi kan fungere som rådgivere, samarbejdspartnere, medarrangører eller leverandører alt efter jeres ønsker og forventninger. Stafettelt kombinerer vores mangeårige erfaring i events og teltopsætning med specialtilpassede it-systemer, og tilbyder løsninger, der sparer penge, arbejdstimer og samtidig giver mulighed for udvikling og øget indtjening.

Mere end

2.500

Vi har vores styrke i at gøre noget meget komplekst til noget håndterbart og struktureret, så I som arrangører ikke bliver begrænset af tung logistik og planlægning. Det giver jer mulighed for at udnytte jeres egne kompetencer til deres fulde potentiale og begrænser behovet for at outsource en masse opgaver til dyre underleverandører.

virksomheder hvert år

Stafettelt leverer ikke et standardprodukt. Vi tilpasser vores services til den individuelle kundes behov og ønsker. På de følgende sider fortæller vi lidt om de muligheder, I kan opnå ved at samarbejde med os. Og når I er klar til at høre præcis, hvad vi kan gøre for jer, er det næste skridt et personligt møde med fokus på jeres event. Vi glæder os til at høre fra jer. Med venlig hilsen Thomas Dahl Direktør

SCAN KODEN for at se filmen om Stafettelt på din smartphone

5

Velkommen til Stafettelt


6

DHL Stafetten KBH og Stafettelt DHL stafetten København er et 5x5 km motionsløb, hvor deltagerne primært kommer fra virksomheder i og omkring København. Løbet blev grundlagt af Sparta Atletik og Motion i 1981 og har udviklet sig fra et meget beskedent deltagerantal til i dag at være et af verdens største motionsløb.

Op imod 130.000 mennesker løber 5 km i den uge hvor DHL Stafetten København afvikles. Løbet sætter også sit markante præg på medierne, der skriver artikler om motion, deltagerne og oplevelser i ugerne op til løbet. Løberuten slanger sig rundt i og omkring en stor park i København og har start og mål i en kæmpe teltby, hvor holdkammerater og tilskuere kan følge deres venner helt tæt på. De sidste 1,5 kilometer af ruten løbes i gennem teltbyen, hvor løberne bliver heppet det sidste stykke i mål af kolleger og venner i teltene. Den intime atmosfære bærer en stor del af æren for DHL Stafettens succes, og har givet løbet tilnavnet ’verdens hyggeligste løbefest’.

Antal deltagere

140.000

UDVIKLINGEN AF DHL STAFETTEN KØBENHAVN

120.000

Fra begyndelsen var det kun enkelte virksomheder, som havde telt til DHL Stafetten København, men i 1991 blev det for muligt for alle deltagere at bestille teltplads. Allerede i 1997 bliver der bestilt teltplads til mere end halvdelen af deltagerne. I 2001 er det mere end hver tredje deltager, og fra 2008 bliver der bestilt flere siddepladser i telt end der er deltagere i selve stafetløbet.

100.000

80.000

60.000

40.000

20.000

670 0 1981

1982

1983

1984

1985

1986

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996


7

Mange virksomheder regner det som en af årets store begivenheder og kører deltagere ind fra hele Denmark, og mange tusinde tilskuere kommer også for at heppe på deres kollegaer. Arrangementet bliver brugt til teambuilding og udvikling af sammenholdet i virksomhederne på tværs af afdelinger, arbejdsområder og alder. DHL Stafetten voksede sig hurtigt til et stort arrangement siden begyndelsen i 1981, og i år 2000 var det været nødvendigt med en enhed, der kun havde fokus på at udvikle dette arrangement. I 2007 blev Stafettelt A/S udskilt fra virksomheden Rent a Tent Danmark i et selvstændigt firma med fokus på at arrangere store events og især DHL Stafetten København.

I dag er Stafettelt A/S en uafhængig virksomhed, drevet af de samme mennesker, som i samarbejde med Sparta Atletik og Motion har udviklet DHL Stafetten siden 1986. Stafettelt har ansvaret for udviklingen af løbs- og teltpladsen, hvor der bliver opstillet mere end 21.000 kvadratmeter telt med borde og bænke til 130.000 deltagere i løbsugen. Alle bookninger af pladser i teltene bliver foretaget gennem Stafettelts bookingsystem og hjemmeside, og Stafettelt styrer også alt logistik omkring pladsudnyttelse og opsætning og nedtagning af telte.

134.088

5

løbedage

84.800

4

løbedage

3 løbedage

2 løbedage

30.100

År 1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012


Vi tilbyder: • Eventplanlægning og arrangementsstyring • Planlægning og levering af skræddersyede teltløsninger • Specialtilpassede it-løsninger til events Men det er Stafettelts viden om alle tre elementer, som gør vores service unik. Stafettelt er eksperter i at finde og udvikle potentialet i netop jeres event. Med Stafettelts services kan I spare både tid, penge og kræfter og holde fokus på de kompetencer, som allerede findes i jeres organisation. I har måske en ny idé eller et arrangement, som I vil udvikle, og vores services kan tilpasses lige netop jeres behov. Vi er specialister i at levere avancerede teltløsninger til store arrangementer, styre eventplanlægning og logistik samt at integrere skræddersyet it i vores eventløsninger. Løsninger, der øger antallet af deltagere, mindsker administrationen og øger indtjeningen.

Stafettelt kan være jeres samarbejdspartner i alle facetter af et arrangement og kan fungere både som leverandør, som samarbejdspartner eller som udvikler af hele eventen. Uanset hvilken løsning I vælger, bliver alt tilpasset præcist til jeres ønsker.

Sp

Alle Stafettelts tilbud kan bruges individuelt eller i kombination med hinanden, og ved at kombinere Stafettelts viden om teltløsninger, eventmanagement og it-løsninger opnår man naturligvis den største effekt.

nl

tstyring n e v E • o

Stafettelt er en specialiseret virksomhed, som leverer visionære løsninger til store arrangementer.

gp la

8

Hvad kan Stafettelt?


9

lt Te

n løs inger

pe cia

e m e t s -sy

r

g læ

g n i n

ltilpa s

s e de i t


10

Specialiseret viden

Spar penge og kræfter

Erfarne

konsulenter

Eventstyring og planlægning - med fokus på jeres styrker En vellykket event er kombinationen af en god oplevelse for deltagerne og en god oplevelse for arrangøren. Når det lykkes, er det med til at få arrangementet til at vokse år efter år. Men når et arrangement bliver større, vokser planlægningsopgaverne og behovet for specialiseret viden naturligvis også. Det kan være en stor opgave for uerfarne eller frivillige ledere, og det kan være et område, hvor der er mange penge og kræfter at spare. Store events kræver ofte en stor mængde frivillig arbejdskraft, som skal organiseres og koordineres for at få det bedste ud af de frivilliges indsats. Store events er også udfordret af krav om større sikkerhed og fokus på at alt udstyr lever op til de forventninger, som deltagere, gæster og myndigheder har til arrangementet. Stafettelt har mange års erfaring i at planlægge fx strøm, sikkerhed, mandskabsfordeling og deltagerfaciliteter. De detaljer, som de fleste tager som en selvfølge, når de deltager i et stort arrangement. Ved at bruge Stafettelts konsulenter i planlægningsfasen, minimerer I risikoen for at spilde timer på dobbeltarbejde ekstra arbejde betyder ekstra udgifter. I får mulighed for at fokusere på jeres egne styrker, mens I overlader de andre opgaver til os.

Stafettelt tilbyder: • Eventplanlægning • Mandskabsstyring • Logistikstyring • Planlægning af sikkerhed og udstyr God planlægning mindsker omkostningerne, mandskabsbehovet og behovet for lappeløsninger, hvis der skulle opstå problemer. Brug Stafettelts erfarne konsulenter i planlægningsfasen eller i hele styringen af eventen og minimer antallet af timer, der bliver spildt på dårlig logistik eller vanskelig planlægning. Stafettelt kan overtage alt det praktiske, og tilbyder også konsulenter til de enkelte dele af processen som fx logistik og planlægning eller mandskabsstyring.


ing t yr • Events

o

g

Roskildegruppen har i flere år været leverandør til Stafettelts arrangementer i København. Vi oplever Stafettelt som et velorganiseret firma, der har sans for detaljen og samtidig bevarer overblikket. Hele vores samarbejde er præget af en professionel tilgang til opgaverne, hvor alle kender deres opgaver. Søren Mariegaard Drift- og Udlejningschef, Roskildegruppen

pla

nlæ

gning


Hvalsø Teltudlejning leverer hvert år mandskab og telte til DHL Stafetten gennem samarbejdet med Stafettelt. Vi oplever altid at Stafettelt har styr på det behov, som deltagerne har, og en unik forståelse for mulighederne i vores telte. Stafettelt stiller høje krav til vores produktion, men er samtidig en god samarbejdspartner, der formår at finde løsninger, der tilfredsstiller alle. Claus Petersen Ejer, Hvalsø Teltudlejning

• Te ltl

ø

sn

er ing


13

Uvildig rådgivning

Fokus

Udnyt

på behov

potentialet

Teltløsninger - til de unikke oplevelser Når et event skal vokse, skal mange af deltagerne vende tilbage år efter år. Det kræver selvfølgelig, at man har et godt arrangement, men også at der bliver sat fokus på gode forhold og den gode oplevelse. Stafettelts erfaringer med eventtelte giver os en unik styrke i at arrangere hyggelige og praktiske teltløsninger, der får deltagerne til at huske jeres event. Vores medarbejdere har mange års erfaring i at bygge teltlejr til alle former for arrangementer - lige fra en kapsejlads til en royal middag. Næsten uanset indholdet og størrelse, har vi været i situationen før, og kan levere en professionel rådgivning om den bedste udnyttelse af jeres muligheder. Vi er det perfekte bindeled mellem leverandør og arrangør, og med vores erfaring er vi din garanti for, at kvaliteten er i orden på det bestilte arbejde. Vi kan fungere som jeres uvildige byggerådgiver og kan overtage ansvaret for alle underleverandører, så I undgår at betale for mere end I har brug for. Vi rådgiver om fx områdeplanlægning, teltplacering, teltleje og pladsudnyttelse og vi kan rådgive i alle facetter af opbygningen af eventen.

Brug Stafettelts rådgivning til fx: • Områdeplanlægning og pladsudnyttelse • Teltplacering og teltleje • Potentialeoptimering • Teltsikkerhed Medarbejderne hos Stafettelt har indgående kendskab og erfaring i at arbejde med telte og events. Vi sikrer at alle detaljer omkring levering, udførelse og sikkerhed lever fuldt ud op til det aftalte. Omdrejningspunktet og nøgleordene for Stafettelt er en kompromisløs stræben efter altid at være to skridt foran og sigte mod konstante forbedringer, der givet deltagerne den bedst tænkelige oplevelse. God pladsplanlægning samt evt. integration af it til booking og andre services giver en optimal udnyttelse af plads, stor kundetilfredshed og nedbringelse af udgifter til leverandører og administrationstimer.


14

Nemmere administration

Øget kundekontakt

Nye grænseflader

Specialtilpassede it-systemer - den digitale kundekontakt Deltagerne i en stor event forventer som minimum, at de kan finde alle informationer online. De vil også booke og betale for deltagelse, deltage i communities eller bruge apps til deres smartphone. For arrangøren giver det store muligheder for at skabe bedre kontakt til deltagerne og besparelser i administrationen, men det også store udfordringer i udviklingen af de rigtige tilbud og udbydere. Stafettelt har erfaringen i at integrere it for at forbedre deltagernes oplevelse og for at lette administrationen i eventstyringen. Stafettelt kan tilbyde at analysere netop jeres behov og lave en plan for, hvordan jeres it-profil kan blive styrket. Vi har i mange år anvendt systemer, vi selv har udviklet, i produktionen af vores store events. Stafettelt kan yde konsulentbistand til fx: • Analyse af behov i kravspecifikationer • Projektstyring af it-udvikling • Muligheder for integrering af it, apps til smartphones og hjemmesider • Samarbejde med eksisterende leverandører

Stafettelts konsulenter har erfaring i at tænke ud af boksen og kan skabe en moderne, effektiv og visionær it-profil for jeres event. Det kan være for at skabe nye grænseflader eller for at optimere samarbejdet med de leverandører af it, som I allerede benytter jer af. Stafettelts løsninger er baseret på mange års erfaring i eventproduktion og praktisk brug. Ved at analysere og tilpasse it og bookingsystemer til netop jeres behov, kan der nemt opbygges en stor og effektiv eventdatabase, der kan sikre bedre pladsudnyttelse, bedre arbejdsgange, mindre administration og nemmere regnskabsføring. Samtidigt giver Stafettelts opgavespecifikke it-løsninger mulighed for at optimere kundekontakt. Et bookingsystem med store mængder individuelle data, giver arrangører og sponsorer fremragende muligheder i forhold til mersalg og markedsføring.


temer ei t-s ys

s as ltilp • Specia

ed


Den perfekte samarbejdspartner Stafettelt er den perfekte samarbejdspartner til at udvikle præcis den event, som I gerne vil arrangere. Stafettelt leverer professionelle løsninger til eventstyring og planlægning, plads- og områdelogistik, udvikling af itsystemer, rådgivning om teltleje og opbygning af teltbyer. Vores løsninger kan bruges ved motionsløb, festivaler, sportsarrangementer, messer, konferencer og alle andre store arrangementer, hvor I forventer mange deltagere og professionelle løsninger. Alle arrangementer er unikke, og derfor bliver Stafettelts løsninger tilpasset præcis til jeres ønsker og muligheder. Vi kan være jeres rådgivere i processen eller overtage styringen af dele af eventen eller hele arrangementet. Stafettelt leverer løsninger, som fokuserer på jeres styrker og får deltagerne til at vende tilbage igen og igen.

Kontakt os for at høre mere.

Stafettelt A/S Herstedøstervej 27-29 A DK-2620 Albertslund

Tlf.: +45 7022 3511 Fax: +45 8851 0001

info@stafettelt.dk www.stafettelt.dk

Profilbrochure for Stafettelt A/S  

En præsentation af eventfirmaet Stafettelt A/S som arrangerer store events med mange deltagere. Deriblandt DHL Stafetten København.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you