Page 1

Ymere Nooit hadden we zo’n geruisloos megaproject

Woningcorporatie Ymere is op 1 januari 2004 ontstaan uit een fusie van Woningbedrijf Amsterdam (40.000 huurwoningen en 1.750 winkelpanden) en Woningstichting WVA Almere (7.000 huurwoningen). Minstens 75% van het totale woningbezit valt in het maatschappelijke segment. Daarnaast is er aandacht voor maatschappelijke voorzieningen als kinderdagverblijven, scholen en woonzorgvoorzieningen en men richt zich op het beheer van buurten en wijken in Almere. Bij Ymere zijn 600 medewerkers werkzaam, verdeeld over de bedrijfsonderdelen Ontwikkeling, Markten en Wonen met 4 vestigingen. Ymere

“eWorX was het antwoord op ons

Begin 2005 ging woningcorporatie Ymere van start met de implementatie van eWorX. De reeds bestaande digitale dossiers van de vestiging Almere werden daarbij geconverteerd naar eWorX. Sinds 1 januari 2006 zijn alle woning- en huurders dossiers van Ymere nog uitsluitend digitaal beschikbaar. De inventarisatie ten behoeven van de 2e fase is voor de zomer van 2006 afgesloten. In deze fase zal eWorX breder gecombineerd worden met het bestaande primaire systeem SG|tobias. Tegelijk wordt nu de totale financiële administratie van Ymere gecentraliseerd.

programma van eisen” De introductie van een documentinformatiesysteem (DIS) bij Ymere was een logisch gevolg van alle ontwikkelingen. Na de fusie werd gekozen voor SG|tobias als nieuw primair systeem voor de hele organisatie. Daarnaast wilden we de financiële administratie centraliseren en voldeed ons oorspronkelijke postregistratiesysteem niet langer. Uit onze marktverkenning bleek dat eWorX prima antwoorden had op ons programma van eisen. De presentatie die Leon Heber van eWorX destijds gaf, maakte al meteen veel indruk op onze medewerkers. Tijdens deze presentatie werd heel duidelijk hoe een document door de organisatie heen gaat. Het was meteen helder wat eWorX voor onze organisatie betekenen zou.

Hoewel tijdens de eerste implementatie hard gewerkt moest worden, ging dit toch vrij snel en geruisloos voor de rest van de organisatie. In onze werkgroepen zaten medewerkers uit de praktijk. Zij zorgden voor de inventarisatie en het definiëren van de nieuwe bedrijfsprocessen. Dat leverde regelmatig stevige discussies op. Aanvankelijk speelden de medewerkers van Square DMS hierbij een wat afwachtende rol. Toen de discussies over de projectorganisatie binnen de werkgroepen dreigden te escaleren, hebben we Square DMS aangesproken als de professionals op dit gebied. Met een eigenzinnige organisatie als Ymere heb je nu eenmaal wat tegenwicht nodig in de discussies. Toen de Square DMSmedewerkers eenmaal hun deskundige visie op tafel gelegd hadden, kregen we de neuzen binnen Ymere óók al snel dezelfde kant uit.


‘Radicaal einde aan het papieren tijdperk’

Perfect op schema Omdat ons bestuur 1 januari 2006 als deadline gesteld had, lag er best veel druk op het hele project. Ondanks onze zorgen over de wat trage voortgang van de voorbereidingen bleef Square DMS overtuigd van de haalbaarheid van de einddatum. Gelukkig kregen ze gelijk en konden we precies volgens plan ‘live’ gaan. Nooit eerder hadden we zo’n geruisloos megaproject! Ook in de tweede fase is alles binnen de afgesproken tijd gelukt, dankzij de goede aansturing van Square DMS. Door deze digitalisering kon Ymere onder meer de financiële administratie centraliseren. Dat betekent een grote efficiencyslag binnen onze organisatie. De tijdwinst die zo ontstaat bij onze medewerkers, komt ten goede aan onze cliënten. We gebruiken die extra ruimte namelijk voor een verdere verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening. “Radicaal einde aan het papieren tijdperk” Onze medewerkers hadden al meteen vanaf het begin een positief afwachtende houding ten aanzien van ons nieuwe DIS. Dat is zeker niet vanzelfsprekend bij ICT-projecten. Ik denk dat het komt door de goede communicatie gedurende het hele traject. Daar hebben de medewerkers van Square DMS ook een belangrijke rol in gespeeld. In de testfase zijn de beschikbare pc’s al zeer regelmatig gebruikt door onze medewerkers. Om te voorkomen dat men oude gewoontes zou handhaven, hebben wij ervoor gekozen om radicaal alle papieren dossiers in één keer weg te halen. De eerste week hebben we de dozen wel

Square DMS Brugstraat 15 6096 AA Grathem

nog even laten staan, maar tot onze verrassing werd daar al niet meer naar omgekeken. Het is natuurlijk ook een groot voordeel dat we onze klanten nu gewoon vanaf elke werkplek en vestiging volledig kunnen bedienen. In tijd per klant scheelt dat niet zoveel, maar de winst zit in het feit dat je efficiënter werkt: er is slechts één afhandeling nodig voor elke brief en ieder telefoontje. Papieren opzoeken, navraag doen en terugbellen is niet meer nodig. In dit eerste jaar merken we wel al dat er meer papier gebruikt wordt dan vroeger. Dat had Square DMS ook voorspeld: digitale discipline van de medewerkers is een groeiproces. In het begin blijft men voorzichtigheidshalve veel zaken uitprinten. Toch merken we al dat het langzaam minder wordt.

en gearchiveerd wordt. Helaas zijn we er na de hele operatie achter gekomen dat we dossiers missen. Mogelijk zijn die ergens in het traject rond de bulkscan verdwenen, maar het is ook mogelijk dat we die dossiers ongemerkt al veel langer kwijt waren. Een meevaller was toch wel dat het opschonen van de 40.000 dossiers uiteindelijk slechts 1/3 deel van de geplande tijd kostte. Dat betekende een besparing van maar liefst 200.000 euro op de oorspronkelijke begroting! De medewerkers van Square DMS waren onverbiddelijk in hun randvoorwaarden en moesten ook regelmatig ingrijpen om binnen ons tijdschema te blijven, maar uiteindelijk is dat prima gelukt! Tips uit de praktijk §

§

§ Bulkscan van 40.000 dossiers Een van de grote deelprojecten in het voortraject was de ‘bulkscan’ van al onze papieren dossiers. Voordat we daaraan begonnen mochten we zelf een kijkje nemen bij Cendris, het bedrijf dat de klus voor ons zou klaren. Het was bijzonder om te zien hoeveel ‘handjes’ er nodig zijn om alles netjes in de digitale dossiers te krijgen. Zo’n arbeidsintensief bedrijf verwachtte ik niet in Nederland. Elk compleet dossier heeft Cendris voor ons als één document gescand. Dat is nog wel werkbaar. Een minpuntje is dat niet alle documenten van de bulkscan even goed leesbaar zijn. Ook voor onze eigen scanmedewerkers moeten we nog een goede check procedure opstellen. Je hebt toch wel een ervaren scanoperator nodig om zeker te zijn dat uiteindelijk alles goed gescand

T E W

+31 475 - 473 500 postbus@squaredms.com www.squaredms.com

§

Wanneer leidinggevenden intensief betrokken worden bij het digitaliseringsproces zullen ze hun enthousiasme ook op de medewerkers van hun afdeling overbrengen. Een bedrijf dat gebruik maakt van de expertise en ervaring van de medewerkers van Square DMS hoeft niet zelf steeds het wiel uit te vinden. Schoon dossiers bij voorkeur op vóór het implementatie-traject. Wanneer je alles al netjes uit handen kunt geven, zal de bulkscan geen problemen meer opleveren. Laat het opschonen niet over aan uitzendkrachten, maar bij voorkeur aan de eigen medewerkers. Je weet dan zeker dat het goed gebeurt en voorkomt twijfel achteraf. Streef naar een blijvende dossierdiscipline onder de medewerkers.

Feiten en cijfers Aantal medewerkers: 960. Aantal VHE: 83.500. Aantal gedigitaliseerde A4-pagina’s bij livegang: 1.800.000. § Aantal digitale documenten geconverteerd naar eWorX: 175.000. § Aantal scanlocaties: 8. § Aantal te verwerken facturen per jaar: 50.000 (exclusief bijlagen). De fiscus heeft eWorX én het factuurverwerkingsproces bij Ymere geauditeerd en gecertificeerd. Ymere vernietigd na het scannen de verwerkte facturen. § § §

Ymere succescasus  

Nooit hadden we zo’n geruisloos megaproject.