Page 1

Vidomes Effectief facturen verwerken

Het kantoor van woningcorporatie Vidomes in Delft fungeert als backoffice voor de vier woonbedrijven in Delft, Zoetermeer, Leidschendam-Voorburg en Rijswijk. Met name de facturenafhandeling van Vidomes was toe aan een efficiencyslag. Digitalisering was noodzakelijk om de fysieke logistiek tussen de vijf locaties sneller en soepeler te laten verlopen. Gedigitaliseerde dossiers kunnen dan op diverse plekken tegelijk worden geraadpleegd en bijgewerkt. In december 2006 ging Leidschendam-Voorburg als eerste vestiging aan de slag met digitale huurdersdossiers. Binnen twee jaar mochten ook de overige drie woonbedrijven afscheid nemen van de papieren dossiers. In oktober 2007 ging Vidomes van start met het digitaliseren van de facturen. In 2009 is dit proces verder geoptimaliseerd en geautomatiseerd met de introductie van de elektronische facturenoplossing. Vidomes Vanaf het begin stond voor ons vast dat we een digitaal document management systeem (DMS) moesten kiezen waarbij ook digitale factuurafhandeling mogelijk was. Een andere eis was dat het DMSsysteem gekoppeld moest kunnen worden met ons bestaande primaire systeem SG|Tobias. Na zorgvuldige selectie viel de keuze op Square DMS als leverancier. Het pakket van Square DMS voldoet aan de eisen die wij aan Document Management stellen en Square DMS is nog altijd marktleider op dit gebied voor de corporatiebranche.

Om te voorkomen dat we verouderde of dubbele informatie via een bulkscan in ons document managementsysteem zouden halen, hebben we ervoor gekozen om onze dossiers eerst op te schonen en opnieuw in te delen. Dit deed een externe partij voor ons, op basis van door ons opgestelde selectie- en bewaartermijnenlijsten. Een dataspecialist zorgde voor de digitalisering van de aanwezige dossiers die door Square DMS vervolgens in het DMS werd geïmporteerd. Na de invoering van het DMS konden we in oktober 2007 starten met de eerste fase van onze facturenmodule.

In eerste instantie werden onze facturen gescand en als ‘plaatjes’ rondgestuurd voor accordering. De winst die we daarmee behaalden was dat we facturen te allen tijde konden traceren, de doorlooptijd van facturen terugbrachten en de voortgang konden bewaken dankzij het automatische rappelsysteem. Collega’s konden zo rustig wennen aan het digitaal behandelen van facturen. De budgethouders die voorheen graag zelf een kopie van de facturen achterhielden konden digitaal veel makkelijker zoeken en vinden. Vanaf het begin waren we al geïnteresseerd om het factuurproces verder te optimaliseren en te automatiseren. Collega-corporaties waren destijds bezig in samenwerking met Square DMS en SG|Tobias om een nieuwe factuurmodule te ontwikkelen, o.a. op basis van OCR technieken en verregaande automatische controles die door het systeem worden uitgevoerd. Vidomes heeft dit proces bij de collega’s met veel belangstelling gevolgd en besloten om de elektronische facturenoplossing in 2009 te implementeren. Dit sloot namelijk goed aan bij de wensen die wij hadden. De overstap naar deze fase verliep uiteindelijk heel geruisloos.


Gelukkig worden bij Square DMS nu extra specialisten opgeleid om de implementatie van de succesvolle facturenmodule bij te kunnen benen. Ondertussen werkt de helpdesk van Square DMS echt goed voor ons.

“Denk bij de keuze van de processen, die je wilt digitaliseren altijd vanuit de gebruiker. Laat niet het systeem bepalen wat je gaat doen.”.

Tips uit de praktijk Kijk eerst goed wát je wilt digitaliseren en hoe. Creëer daar vervolgens draagvlak voor. Zoek uit waar de meeste efficiency te halen valt en laat het project uitvoeren door mensen met een DIV-achtergrond. Wat aan de voorkant niet goed is geregeld, krijg je er aan de achterkant niet meer uit. Digitaliseer je VHE-dossiers in één keer. Wacht niet met de oude dossiers tot het moment dat je mutaties gaat doen. Dan zit je jarenlang in een onhandige situatie met twee verschillende dossiers, de digitale en de papieren. Zorg al in het voortraject voor goede trainingen. Creëer vervolgens een goed en laagdrempelig aanspreekpunt voor het vervolgtraject. Zo houd je voeling met wat er speelt en kun je verder blijven perfectioneren. Denk bij de keuze van de processen die je wilt digitaliseren altijd vanuit de gebruiker. Laat niet het systeem bepalen wat je gaat doen.

§

§

Omdat het verwerken van de facturen nagenoeg automatisch gebeurt tot en met de controle van de procuratie, worden nu alleen nog steekproefsgewijs controles uitgevoerd. De OCR facturenmodule betekent voor Vidomes veel kwaliteitswinst, maar het scheelt niet noodzakelijkerwijze in het aantal fte’s. Voor een aantal medewerkers veranderde wel de aard van hun werk. Ook budgethouders moesten ervan doordrongen raken dat hun muisklik nu meteen definitief is: er is geen controle meer aan de achterdeur! In de maandrapportages zien we terug dat budgethouders deze verantwoording in de praktijk ook nemen. Door het wegvallen van het handmatige werk zijn de doorlooptijden van onze facturen aanzienlijk verkort. Ook onze positie als correcte debiteur is hiermee nog eens verstevigd. Dankzij de ruime planning van Square DMS voor de implementatie van het digitaliseren van onze dossiers op gebied van Bedrijfs-onroerend- en Maatschappelijk Onroerendgoed en onze verkoopdossiers, konden we onverwacht ook nog onze algemene post digitaliseren. Alles wat op de vestigingen binnenkomt krijgt nu dus een plaatsje in het DMS. Tegenwoordig vragen projectleiders van renovatieprojecten me na afloop of ze hun projectklappers eveneens mogen digitaliseren. Dan is immers alles goed terug te vinden. Zulke verzoeken bevestigen het succes van onze digitalisering.

Square DMS Brugstraat 15 6096 AA Grathem

Training op de werkvloer Vanwege de kosten heeft Vidomes ervoor gekozen dat ik zelf de training van de medewerkers zou verzorgen. Mijn achtergrond op het gebied van Informatie- en Document Management kwam daarbij goed van pas. Om de implementatie van het DMS goed te laten verlopen, zat ik zelf twee of drie maanden na de livegang op elk woonbedrijf. Uitleg aan het eigen bureau werkt toch het beste. De inrichting van het DMS is door de projectgroep DMS bepaald. In deze projectgroep waren alle woonbedrijven vertegenwoordigd om het DMS zo goed mogelijk te laten aansluiten op de praktijksituatie. Immers digitaliseren moet gemak en efficiency opleveren. Twee medewerkers van Vidomes voeren het applicatiebeheer. Dus als één medewerker hier van afwezig is, is de continuïteit gewaarborgd. In geval van nood kunnen ze altijd nog naar Square DMS bellen. Nieuwe medewerkers geven we zoveel mogelijk persoonlijke training op locatie, toegespitst op de functie van de medewerker. Dat kost weliswaar veel tijd, maar het is leuk werk en zo houd je ook voeling met alles wat er speelt op de werkvloer. Inmiddels is Vidomes zo breed gedigitaliseerd dat je bij het zoeken op adres steeds meer treffers krijgt. In de toekomst gaan we daarom zoektrainingen geven. Omdat Square DMS de laatste jaren flink gegroeid is, kunnen ze niet meer direct in de auto springen als we bellen.

T E W

+31 475 - 473 500 postbus@squaredms.com www.squaredms.com

§

§

§

Feiten en cijfers § § §

§

Aantal gedigitaliseerde dossiers: 18.900. Aantal verwerkte inkoopfacturen per jaar: 36.000. Ruimtewinst in archief: circa 60%. Bewaartermijn van papieren facturen (t.b.v. calamiteiten of scanfouten): 3 maanden.

Vidomes succescasus  

Effectief facturen verwerken

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you