Issuu on Google+

Staedion Hoe harder de scan-teller loopt, hoe beter!

Op 13 oktober 2010 om 10.53 uur werd bij Staedion in Den Haag het miljoenste document gescand. Dat was een goede reden voor een feestje met een taart van Square DMS. In de vorm van een prijsvraag konden alle medewerkers in de voorafgaande weken raden op welk moment het miljoenste document gescand zou worden. Via een teller op het intranet was dit spannende proces live te volgen. 1.000.000 gescande documenten

‘Taart voor het 1.000.000 gescande document’

“Als het goed is, gaat de teller nu steeds sneller lopen: We begonnen tien jaar geleden met de huurders VHE’s en na P&O volgen nu ook de bestuurs- en juridische afdelingen, Ontwikkeling en Strategie en Vastgoed. In eerste instantie starten we vanuit de basis en vindt gaandeweg fine-tuning in overleg met de eindgebruiker plaats. De praktijk zal leren of dan nog een bulkscan van alle eerdere informatie noodzakelijk zal zijn.” Bij Staedion zijn bestuur en medewerkers enthousiast over de nieuwe mogelijkheden dankzij de digitalisering. Elke nieuwe stap in de praktijk vraagt echter om een gedegen voortraject. Om bijvoorbeeld een e-reader optimaal te kunnen gebruiken is eerst een volledige digitalisering met goede scanprocedures en bijpassende inrichting van de organisatie nodig.

Hoe harder de scan-teller loopt, hoe beter! “Mensen hebben geen zin meer in langdurige procedures en implementatietrajecten”, ervaart Perry Lehmann. “Je kunt beter starten met een basisinrichting en de vaart erin houden, zo is onze ervaring. Gelukkig beschikken wij over een adequate DIV-afdeling met medewerkers die de digitalisering als hoofdtaak hebben. Met grote toewijding zorgen zij ervoor dat het digitaliseringsproces levend en zichtbaar blijft onder de medewerkers van de andere afdelingen.” Staedion verwacht dat begin 2011 alle afdelingen al in minimale omvang aangesloten zullen zijn op het Document Management Systeem. Omdat ook alle uitgaande correspondentie dan digitaal is, wordt de efficiency al sterk vergroot. “We vragen de medewerkers van elke afdeling naar hun wensen en eisen voor (verdere) digitalisering. Alle inbreng wordt meegenomen in de keuze voor de grootste gemene deler. Als je teveel zaken tegelijk aanpakt, zal dit eerder stagnerend werken. Vervolgens formeren we een grote groep mensen die vanuit de praktijk kunnen meepraten over de vervolgstappen en -keuzes.


‘Perry Lehmann reikt prijs uit aan collega Anneke Engelen voor het juist raden van tijdstip scannen miljoenste document’

Vanwege onze verschillende vestigingen en onze belangstelling naar de mogelijkheden van het Nieuwe Werken is het belang van digitalisering van onze organisatie groot. Dankzij onze ervaring in de afgelopen tien jaar is het voor Staedion verantwoord om op alle afdelingen met elkaar aan de slag te gaan”, vindt Perry Lehmann. “Als je op een laagdrempelig niveau insteekt, komen de behoeften vanzelf naar boven. Zowel de organisatie als de medewerkers blijken heel creatief te worden met de digitale ruimte die ontstaat. Zo kwam bijvoorbeeld de wens om huurcontracten direct op locatie te laten ondertekenen door middel van elektronische tablets. Dat zijn ook mooie voorbeelden om je huurders te bewijzen dat je de zaken goed voor elkaar hebt.” Besparing “Als je ziet dat je nog maar twee keer per jaar een fysiek document nodig hebt, wordt de behoefte om documenten fysiek te bewaren vanzelf lager. Door onze geleidelijke strategie durven mensen hun vertrouwde werkwijze los te laten. Ze zien zelf dat het goed gaat. Inmiddels is de helft van onze informatie gedigitaliseerd en zijn de fysieke archieven vernietigd. Mede door de verkorte bewaartermijn van veel zaken, worden onze papieren archieven steeds kleiner. Dat scheelt veel m2. Uiteindelijk zal de financiële administratie ons grootste kastarchief blijven. Voor de rest krijgen we vooral ruimte terug.” Digitaal klantportaal Staedion wil in de toekomst naar een digitaal klantportaal. Dat is echter alleen mogelijk als binnen de organisatie ook alle informatie digitaal beschikbaar is.

Square DMS Brugstraat 15 6096 AA Grathem

“De klant verwacht op dat gebied steeds meer. Hij twittert zelf ook en is gewend met een muis te klikken in plaats van te wachten bij een balie of te bellen tijdens openingstijden. Door gebruik te maken van goede webformulieren kun je als organisatie ook efficiënter werken: je hoeft mensen niet meer weg te sturen omdat informatie ontbreekt. Je krijgt zaken beter aangeleverd en de klant is beter voorbereid. Het persoonlijke gesprek blijft ook dán het belangrijkste: Niet om formaliteiten te regelen, maar om je echt te kunnen concentreren op de persoonlijke behoeften en wensen van de klant. Bovendien krijg je dan als organisatie de vrijheid om je diensten op mobiele wijze uit te breiden: Je kunt je klant overal en altijd direct te helpen.” Tips uit de praktijk §

§

§

Publiceer kleine successen, zoals een afdeling die digitaal is gegaan. Daardoor laat je zien dat nieuwe zaken goed functioneren en blijft het geen abstracte materie voor de medewerkers. Als je medewerkers laat meedenken over het programma van eisen van hun afdeling, denken ze ook mee over nieuwe en betere (digitale) diensten. Het Kennisplatform moet zijn energie steken in een kennisbank ten behoeve van alle aangesloten woningcorporaties. Zij hebben immers grotendeels vergelijkbare vragen en wensen.

T E W

+31 475 - 473 500 postbus@squaredms.com www.squaredms.com

Feiten en cijfers § § § §

§

35.000 woningen (OGE) in Den Haag. 6 vestigingen, 441 FTE. PostWorX in gebruik sinds 2000. In 2005 zijn de P&O-dossiers opgenomen in eWorX. 5 scanstations voor 8.000 documenten per maand.


Staedion succescasus