Page 1

informacijski sustavi

Time&Space sustav

Upravljanje

radnim vremenom

Sustav upravljanja radnim vremenom može zaštititi tvrtku od pogrešaka u obračunu plaća, dati točan elektronski zapis o evidentiranom radnom vremenu i pružiti djelatnicima povjerenje u obračun plaće

Lj

udski rad je među najvažnijim resursima hotela. Oduvijek je postojala potreba uprave u realnom vremenu prikupiti podatke o radu - dolaske, odlaske, rad prema mjestu troška..., i temeljem prikupljenih podataka dobiti potrebne izvještaje o strukturi radnog vremena. Za mjerenje prisutnosti koriste se specijalizirani elektronski uređaji sa ugrađenim satom – registracijski terminali. Ovi terminali omogućuju prijavu i odjavu djelatnika identifikacijskom karticom ili otiskom prsta. Uvođenjem računalnog praćenja prisutnosti otvora se cijela paleta novih mogućnosti te se osim implementacije radnog vremena po postojećim pravilima omogućuje optimizacija i racionalizacija režima prisutnosti. Tvrtka Špica je sa računalnim sustavima (CAT09, Time&Space) za evidenciju radnog vremena prisutna već punih 20 godina. Od samog početka prati zahtjeve korisnika i u skladu s njima unapređuje sustave. Evidencija i obračun radnog vremena je područje na kojem su razlike među tvrtkama jako izražene te je kod programskog paketa vrlo bitna njegova prilagodljivost zahtjevima korisnika.

Specifičnosti radnog vremena u hotelima Način rada u hotelima razlikuje se od industrijskih tvrtki ili rada u uredima. Radno vrijeme je promjenjivo i ovisno o popunjenosti hotela, a planiranje se najčešće vrši tjedno ili dnevno. Hoteli u ljetovalištima često zapošljavaju

18

R& H

sezonsku radnu snagu, a povećanje broja radnika može iznositi i nekoliko desetaka osoba dnevno. Kako bi se izbjeglo dvostruko unošenje podataka, prvo u sustav kadrovske evidencije, a zatim u sustav za obračun radnog vremena, Time&Space posjeduje specijalizirani modul za sinkronizaciju podataka sa bazom kadrovske evidencije. Ovaj modul omogućuje jednostavan prijenos novih djelatnika u Time&Space bazu odnosno ažuriranje postojećih podataka ukoliko je u kadrovskom sustavu došlo do promjene. Osnovni zahtjev evidencije rada u hotelima je registracija djelatnika i praćenje rada prema mjestima troška. Za registraciju dolazaka, odlazaka ili početak rada na drugom mjestu troška koriste se registracijski terminali DOG20 ili ZONE button. Oba registracijska terminala imaju integriran RFID čitač kartica, LCD zaslon i funkcijske tipke za odabir mjesta troška. Kod dolaska na posao dovoljno je prisloniti karticu na ugrađeni čitač kako bi se registrirao početak rada na matičnom mjestu troška. Početak rada na mjestu troška koje nije matično vrši se jednostavnim odabirom pomoću funkcijskih tipki te prislanjanjem kartice. Prilikom odabira mjesta troška, na LCD zaslonu je prikazan naziv mjesta troška (restoran, bazen, kuhinja…) što pojednostavljuje odabir i smanjuje mogućnost pogreške.

Terminali za registraciju radnog vremena (DOG20, ZONE) se postavljaju na lokacije koje su jednostavno dostupne svim djelatnicima hotela. Ovisno od veličine objekta, najčešće se postavlja do 3 terminala po hotelu. Za povezivanje registracijskih terminala na bazu podataka nije potrebno postavljati nove elektroinstalacije već se uređaji povezuju na lokalnu informatičku mrežu hotela (LAN). U slučajevima kada zbog dislociranosti objekta povezivanje na LAN nije moguće (izdvojeni objekti, restorani, kampovi…) terminali se povezuju na GSM mrežu.

Zaokruživanje Zbog specifičnog načina rada u hotelima nije moguće unaprijed definirati pravila na osnovu kojih će sustav automatski razdvajati priznate i nepriznate radne sate. Kako ukupni priznati sati ne bi bili veći od planiranih, u sustav se imple-

travanj 2010.


mentira zaokruživanje dolazaka i odlazaka. Zaokruživanje se najčešće vrši na prvih slijedećih pola sata kod dolaska i prethodnih pola sata kod odlaska, ali se pojavljuju i slučajevi zaokruživanja na 15 minuta ili puni sat. Na ovaj način se obračunati radni sati za pojedinu skupinu ili jednog djelatnika izjednačavaju sa planiranim satima. S druge strane, jedino rješenje kojim se može onemogućiti registracija tuđe kartice je upotreba biometrije. Najjednostavnija i najefikasnija biometrijska tehnologija danas je identifikacija ili verifikacija otiskom prsta. Otisak prsta je neponovljiv i jedinstven za svaku osobu ali je bitno i napomenuti da registracija radnog vremena pomoću otiska prsta podliježe Zakonu o zaštiti osobnih podata-

Obračun i izvještaji prema mjestu troška

Na osnovu registracija dolaska/odlaska na matičnom mjestu troška, odnosno rada po nekom drugom mjestu troška Time&Space sustav omogućuje obračun i izradu detaljnih te sumarnih izvještaja za jednu osobu, odjel ili cijelu tvrtku. Osim na osnovu djelatnika Izvještaje je moguće izraditi i za pojedino mjesto troška.

Zahtjevi kod evidencije radnog vremena u hotelima

• Integracija sa kadrovskom evidencijom (prijenos novih djelatnika i organizacijske strukture) • Odabir mjesta troška prilikom registracije djelatnika • Zaokruživanje dolaska/odlaska na 15 minuta • Obračun i izvještaji prema mjestu troška • Više poslovnih subjekata unutar jednog sustava • Mogućnost dolaska bilo kada i više puta tijekom dana i rad preko ponoći • Rad i preko 12 sati dnevno • Povezivanje svih terminala za registraciju na centralnu bazu podataka (lokacije posjeduju LAN, Internet ili mogu biti bez LAN/internet veze kao npr kampovi, restorani na plaži...) • Onemogućiti/evidentirati registraciju tuđe kartice • Pregled, administriranje i izvoz podataka (veliki broj operatera; jednostavno održavanje/bez lokalnih aplikacija; pisani izvještaji; dnevni ili mjesečni izvoz podataka u ASCII ili DB)

travanj 2010.

ka. To znači da svaki djelatnik mora dati svoje pismeno odobrenje za korištenje otiska prsta u sustavu registracije radnog vremena. Time&Space registracijski terminali podržavaju čitače otiska prsta - identifikacijom (samo prst) ili verifikacijom (pin ili kartica + prst). Ukoliko registracija otiskom prsta nije primjenjiva, Time&Space omogućuje upotrebu IP kamera pomoću kojih se snima svaka registracija djelatnika i na osnovu broja kartice povezuje sa korisnikom iz baze.

Time&Space omogućuje i jednostavan i brz izračun vrsta primanja te izvoz u sustav za obračun plaća. Vrste primanja se izračunavaju na osnovu unaprijed predefiniranih pravila a moguće ih je prikazati i izvoziti dnevno ili mjesečno, razvrstane prema mjestima troška. Slobodan.Mihajlovic@spica.hr Špica Sustavi d.o.o., R. Cimermana 64b, Zagreb Telefon: 01/6593-735 www.spica.hr, info@spica.hr

Pregled, administriranje i izvoz podataka Evidencija radnog vremena sa sobom nosi „more“ brojeva. Kako bismo pojednostavili i ubrzali upravljanje i nadzor nad tim morem korisničko sučelje Time&Spacea ove brojeve prikazuje grafički - vremenske linije, različite ikone i boje…. Djelatnici su razvrstani u organizacijsku strukturu koja omogućuje jednostavniji nadzor i administriranje. Svaki voditelj odjela može imati prava administracije nad dijelom organizacijske strukture. Osim klijentske aplikacije namijenjene administratorima sustava, Time&Space sustav uključuje i web aplikaciju. Svaki voditelj odjela pomoću Internet preglednika (IE, Firefox, Opera) može pristupiti podacima o radnom vremenu sa bilo kojeg računala u lokalnoj mreži.

R& H

19

Time&Space - Sustav upravljanja radnim vremenom  

Osnovni zahtjev evidencije rada kod specifičnih poduzeća npr. u hotelima je registracija djelatnika i praćenje rada prema mjestima troška, o...