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Software ERP versus ESPECIALISTA por Francisco Mello Siqueira Jr. 08/05/2009

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Software ERP versus Especialista

Índice Introdução .................................................................................................. 3 Origem dos softwares chamados Especialistas .......................................... 3 Origem dos software chamados ERP .......................................................... 4 Escopo habitual dos Softwares Especialistas .............................................. 5 Escopo habitual dos Softwares ERPs .......................................................... 7 Níveis de Informatização ............................................................................ 8 Questões Estratégicas .............................................................................. 10 Questões Culturais ................................................................................... 11 Questões Técnicas .................................................................................... 12 Questões de Abordagem .......................................................................... 13 Questões de Escopo ................................................................................. 14 ERP e ESPECIALISTA em favor da EMPRESA ............................................. 16 Características desejadas ......................................................................... 18 Conclusão ................................................................................................. 20

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INTRODUÇÃO Este trabalho procura apresentar ao leitor, através de uma abordagem prática e objetiva, as questões tecnológicas, operacionais, culturais e estratégicas que facilitam, e/ou dificultam, a adoção e implementação de soluções de softwares especialistas ou de softwares corporativos (ERP), para a operações e gerenciamento do setor de manutenção nas empresas.

ORIGEM DOS SOFTWARES CHAMADOS ESPECIALISTAS Os softwares chamados especialistas (Dicionário Aurélio - Substantivo de 2 gêneros: Pessoa que se dedica a uma especialidade) surgiram em meados da década de 80, como uma evolução racional e natural dos então comuns desenvolvimentos de sistemas sob medida, os quais eram realizados por empresas especialistas em programação de computadores. Com a popularização da micro-informática, logo surgiram empresas desenvolvedoras que optaram por transformar seus casos de desenvolvimentos sob medida em produtos de informática padrão para venda e aplicação em escala. Como conseqüência do sucesso natural desta abordagem as empresas desenvolvedoras começaram a focar em seus produtos cujo escopo, invariavelmente, é especificado e implementado para atender departamentos específicos da empresa.

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Software ERP versus Especialista A demanda de mercado para estes produtos observou uma escala proporcional a importância relativa de cada departamento dentro das empresas com condições de informatizarem seus processos. Um dos setores que mais alavancou este tipo de software foi o setor industrial, que por sua característica de porte e complexidade, demandou soluções informatizadas para atender seus departamentos de Recursos Humanos e Suprimentos de materiais de produção, conhecidos como MRP (Material Requeriments Planing). Naquela ocasião, a importância relativa do Departamento de Manutenção era pequena, salvo em alguns setores, como o Siderúrgico, onde a participação da manutenção no resultado final do negócio é muito intensa e extensa.

ORIGEM DOS SOFTWARE CHAMADOS ERP Os softwares do tipo ERP (Enterprise Resource Planing) originaram-se a partir da ampliação do escopo dos sistemas especialistas voltados para o Planejamento de recursos para produção, mais conhecidos pela sigla MRPII, o qual foi uma evolução do MRP (Material Requeriment Planing), limitado a tratar apenas os recursos materiais necessários para produção. No inicio da década de 90, alguns institutos de pesquisa, dentre eles o Gartner Group, passaram a considerar em suas pesquisas esta categoria de software, tabulando informação sobre a representatividade de mercado de cada fornecedor. Para enquadrar um software na categoria de ERP, os institutos de pesquisa convencionaram que estes deveriam suportar funcionalidades para atenderem pelo menos 2 contextos de informação distintos, como por exemplo: Planejamento de materiais de Produção e Controladoria Financeira, ou Folha de Pagamento e Contas a Receber, etc.

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Software ERP versus Especialista Os ERPs tiveram um BOOM no final da década de 90 por conta do que foi chamado de BUG DO MILENIO. Diversas empresas ao se depararem com esta situação perceberam os ERPs como uma excelente oportunidade de substituírem seus sistemas, os quais via de regra estavam desatualizados tecnologicamente (TI) e apresentavam grande dificuldade de serem mantidos pelas equipes de informática internas. Em alguns países este BOOM de crescimento encerrou-se logo após a virada do milênio. Em outros países, como o Brasil, o crescimento deste tipo de software continuou crescendo, basicamente pela vontade das empresas em substituírem seus sistemas legados. Atualmente os software ERPs tem por característica principal possuírem funcionalidades ou módulos, integrados em um único produto de informática, para todas as áreas da empresa.

ESCOPO HABITUAL DOS SOFTWARES ESPECIALISTAS Após mais de 1 década de implementações de softwares do tipo ERP, ocorridos em empresas dos mais diferentes setores da economia, podemos dizer que em algumas áreas ou departamentos já se convencionou reconhecer que a melhor opção é adotar um sistema especialista e integrálo ao ERP da empresa. São vários os exemplos de setores organizacionais que normalmente são atendidos por sistemas especialistas, independente do ERP que esteja sendo utilizado na empresa.

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Software ERP versus Especialista • Folha de Pagamento: Voce conhece alguma empresa que utiliza o módulo de FOLHA DE PAGAMENTO do ERP? Provavelmente não, pois o nível de ajustes necessários para adequar as constantes alterações nas leis trabalhistas é muito grande o que prejudica a solução com um software não especialista. Comércio exterior é outro bom exemplo desta situação. • Dasboard: Também é muito provável que o conjunto de informações para tomada de decisão estratégica pela diretoria de sua empresa não seja produzida pelo ERP, mas sim produzida por um software de BI (bussines Inteligence) customizado e que utilize as informações existentes na base de dados do software ERP. • Informações Geográficas: Sistemas de processamento geográfico normalmente requerem capacidades de processamentos muito específicas! • Relacionamento com Clientes: A gestão do relacionamento da empresa com seus clientes, normalmente, requer funcionalidades específicas que variam conforme o tipo de produto que a empresa vende ao mercado. Da mesma forma as necessidades de informações analíticas para analise e tomada de decisão. • Gerenciamento de Ativos: Considerando ambientes cada vez mais competitivos os departamentos de Manutenção têm demandado com freqüência a adoção de softwares especialistas.

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ESCOPO HABITUAL DOS SOFTWARES ERPS Por outro lado, é cada vez mais aceita a idéia de que outras áreas da empresa podem e devem ser atendidas por softwares do tipo ERP, substituindo os sistemas desenvolvidos internamente ao longo de anos, os quais normalmente não atendem mais as necessidades da empresa, ou por estarem desatualizados tecnologicamente, ou por não possuírem todas as funcionalidades desejadas, ou por terem sido desenvolvidos por equipes que não estão mais disponíveis na empresa, ou por não estarem integrados entre si.

Exemplos de setores que normalmente são atendidos por softwares do tipo ERP, são:

 Vendas e Distribuição  Faturamento  Contas a Pagar e a Receber  Contabilidade  Estoque  Compras

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NÍVEIS DE INFORMATIZAÇÃO Quando falamos em informatizar estamos considerando a aplicação de qualquer recurso computacional para registrar as ações que são realizadas em um departamento qualquer de uma empresa, como por exemplo o de Manutenção. Podemos considerar que existem 3 estágios de informatização, quais sejam:  ACULTURAR: O primeiro é o de ACULTURAMENTO dos envolvidos na atividade em questão, para utilizarem a informática como ferramenta para registro de suas ações, as quais até então, normalmente, não são registradas. Nesta fase a utilização de planilhas é muito bem aceita, pois as mesmas são como “papel em branco” e portanto aceitam qualquer coisa e de qualquer pessoa. Isto faz com que as pessoas se habituem em registrar suas ações, ainda que de maneira não confiável e não padronizada.  CONTROLE: O segundo estágio é quando a empresa passa a exigir que o departamento em questão realize o CONTROLE de suas ações, de maneira organizada e sistemática, o que certamente requer que as pessoas já tenham adquirido a cultura anteriormente mencionada.  OTIMIZAR: Por fim, a empresa atinge o estágio onde se faz necessário OTIMIZAR as ações realizadas pelo departamento em questão. Este estágio só é atingido se as ações do departamento afetam diretamente o negócio da empresa. Muitas vezes este é o caso da MANUTENÇÃO que pode ter importância relativamente grande, dependendo do segmento que a empresa está inserida. Neste estágio são demandados softwares especialistas os quais foram concebidos e implementados para este momento empresarial. Esta situação é rapidamente identificada quando em algumas especialidades técnicas como análise de vibração, espessura e monitoramento on-line.

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Software ERP versus Especialista Esta estratificação de etapas nos permite perceber que quanto mais elevada é a necessidade de APERFEIÇOAMENTO TÉCNICO de um departamento ou setor, tanto maior será a necessidade e demanda por softwares especialistas.

A partir desta conclusão fica fácil percebermos que a empresa não precisa necessariamente adotar um nível de informatização para cada estágio empresarial exigido para uma área em específico. Ela pode com um software especialista, cujo escopo é orientado para a otimização, atender também os escopos das fases de ACULTURAMENTO e CONTROLE as quais são anteriores e são pré-requisitos para a fase de OTIMIZAÇÃO.

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QUESTÕES ESTRATÉGICAS Do ponto de vista do Fornecedor de ERP: Creio que os fornecedores de ERPs não têm interesse em especializar seus módulos voltados para o gerenciamento de manutenção, pois o foco dos ERPs está concentrado nos setores financeiros e de faturamento. Alem disto os ERPs, como vimos anteriormente, são soluções de nível de CONTROLE generalista e não de OTIMIZAÇÃO especializada em uma ou outra área (em especial as tecnicamente complexas como a de Manutenção de Ativos). Também há o fato de que, para uma parcela significativa das empresas usuárias destes ERPs, a manutenção não é objeto das preocupações da Diretoria, ou o nível de exigência desta área não é suficiente para justificar uma solução especialista. Portanto não se trata de conseguir se especializar e sim de querer, pois esta estratégia permite que no caso de a empresa desejar OTIMIZAR um departamento o fornecedor estará à disposição para desenvolver especificamente o que o departamento desejar como uma customização sob medida e sem que seja incorporada no produto standard a ser comercializado no próximo cliente. Do ponto de vista do Fornecedor Especialista: Este terá a tendência de se especializar cada vez mais para criar diferenciais frente aos ERPs com funcionalidades que melhor atendam as necessidades de seus usuários. Também considero improvável que estes fornecedores desejem expandir seus produtos a fim de os tornarem ERPs, o por certo requer uma mudança de cultura empresarial na gestão destas empresas, o que por si só já tornase um desafio considerável.

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QUESTÕES CULTURAIS Das áreas de TI: Existe uma cultura estabelecida pelos gestores das áreas de TI, que induz as corporações a utilizarem os ERPs, justificando esta recomendação com as seguintes argumentações: - ter um único fornecedor (no caso o do ERP) é a melhor prática; - integrar sistemas desenvolvidos por fornecedores diferentes é algo difícil, demorado e complexo; - a prioridade é informatizar para controlar tudo, independente se esta informatização também irá possibilitar atingir uma otimização futura; Das áreas de Manutenção: Por outro lado, nas áreas técnicas, em especial a de manutenção, existe uma tendência de não opinarem quando o assunto é software, decorrente de: - transigência organizacional das áreas de TI; - falta de conhecimento para discernir sobre questões básicas de software; - falta de respaldo organizacional para serem considerados como elementos decisórios na avaliação e seleção de softwares especialistas em suas áreas de atuação. Das Diretorias: Por fim percebe-se uma cultura, nos altos níveis decisórios das empresas, de que grandes projetos de informatização, com produtos Wordwide implementados por grandes consultorias, tem maior possibilidade de darem certo, independente do custo/benefício que possam trazer para a empresa, garantindo um custo de decisão menor em decorrência de uma suposta tranqüilidade para replicação em qualquer site da corporação. 16º Seminário de Informatização da Manutenção

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QUESTÕES TÉCNICAS Assim como em qualquer área do desenvolvimento humano, existem diferenças de abordagens nos softwares ERP e nos softwares ESPECIALISTAS.

 Funcionalidades: Enquanto o conjunto de funcionalidades no software ERP tem a tendência de ser restrita, no software especialista a tendência é ter muitas funcionalidades garantindo que aquelas que você ainda nem percebeu que necessita estejam disponíveis para o momento oportuno.  Aderência: Portanto a aderência dos ERPs as necessidades de um setor, como por exemplo de Gerenciamento de Ativos, normalmente é parcial enquanto que a aderência dos ESPECIALISTAs é total.  Customização: Isto significa dizer que tudo o que você precisa no curto, médio e longo prazos já encontra-se disponível nos softwares ESPECIALISTAs, enquanto que nos ERPs as funcionalidades não disponíveis acabarão por serem acrescidas como um desenvolvimento específico (customização) para sua empresa.  Valor Agregado: Se nos ERPs existe a falta de algumas funcionalidades especializadas em determinadas áreas, como por exemplo Gerenciamento de Manutenção, ele não agrega valor ao que você faz, apenas informatiza o que você está fazendo, e o que você está fazendo pode não ser a melhor prática para o assunto em questão.

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Software ERP versus Especialista  Performance: Outra questão importante a ser considerada é a velocidade operacional, a qual normalmente é baixa nos sistemas ERPs pelo fato dos mesmos estarem manipulando uma quantidade muito grande de informações, de muitos setores da gestão empresarial. Isto exige uma capacidade de processamento computacional que normalmente impõe uma lentidão no manuseio do software e dificuldade em sua navegação.  Navegabilidade: Por outro lado, os sistemas ESPECIALISTAs, cuja aplicação é departamental, como por exemplo o Gerenciamento da Manutenção, tratam um volume de dados muito menor o que significa que sua performance e navegabilidade é favorecida.

QUESTÕES DE ABORDAGEM Em decorrência da natureza de cada uma das categorias de software em questão, no caso do gerenciamento da manutenção, os ERPs têm a tendência de se focarem no registro das ações realizadas enquanto que os software ESPECIALISTAs ampliam este foco para contemplarem também o planejamento das ações e programação dos recursos para realiza-las.

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QUESTÕES DE ESCOPO As questões técnicas e de abordagem, anteriormente colocadas, nos permite ter plena noção de que, apesar das diferenças, as funcionalidades básicas de gerenciamento de Ordens de Serviços podem ser atendidas não só por um software especialista, mas também por um módulo específico de um software ERP. Natural que seja assim, pois as características básicas de ambos, neste caso, são as mesmas. De maneira análoga as características básicas de qualquer automóvel também são as mesmas, quais sejam: 4 rodas, motor, direção e banco de motorista. No entanto existem automóveis com características adicionais que o tornam mais indicados (especializados) para aplicações específicas. No caso dos sistemas para a gestão de manutenção as funcionalidades (características) adicionais que os fazem especialistas neste assunto são várias. Abaixo encontram-se algumas que normalmente não são encontradas nos módulos de manutenção de ERPs, mas que estão (deveria estar) presente nos melhores e mais abrangentes softwares especialistas, são elas: - Nivelamento de Mão de Obra: capacidade de identificar e tratar as questões relacionadas com a disponibilidade de mão de obra para execução frente a quantidade de mão de obra necessária para a execução dos serviços planejados de manutenção. - Redes-Pert: capacidade de definir uma rede de precedência entre os diversos serviços de manutenção, possibilitando um planejamento adequado em ações complexas como por exemplo paradas e reformas, onde a programação das execuções possa considerar a data mais cedo possível, caminho crítico, etc. 16º Seminário de Informatização da Manutenção

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Software ERP versus Especialista - Monitoramento de Condições: capacidade de estabelecer e gerenciar procedimentos periódicos de inspeções para a coleta de valores de parâmetros de interesse (temperatura, vibração, etc), com o objetivo de realizar manutenções no momento em que tais parâmetros atinjam seus respectivos níveis máximos de tolerância.

- Planos não cronológicos: capacidade estabelecer ações preventivas que estejam vinculadas à atividade produtiva do ativo, as quais não apresentem um comportamento regular ao longo do tempo, como por exemplo Horas trabalhadas, toneladas produzidas, quilômetros rodados, ciclos de produção, etc. o consumo de baseados em relógios:

- Interação com clientes internos: capacidade de oferecer aos clientes internos dos setores de manutenção um canal de comunicação para que estes registrem seus pedidos à manutenção e acompanhem a atendimento das mesmas, sem a necessidade de interagirem diretamente com as equpes de planejamento ou de execução.

- Indicadores Técnicos e Gerenciais: capacidade de possibilitar o acompanhamento de diversos indicadores de interesse técnico ou gerencial, bem como possibilitar a obtenção de qualquer indicador que tenha como base as informações registradas.

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ERP E ESPECIALISTA EM FAVOR DA EMPRESA Em razão das questões estratégicas e culturais envolvidas, os softwares da categoria ERP são praticamente inevitáveis nas organizações, para realizar o controle necessário das operações básicas da empresa, que normalmente fica circunscrita na esfera da venda, recebimentos, pagamentos e suprimentos. Portanto a base de dados principal da empresa deve ser a do sistema ERP. Mas como vimos, os sistema ERPs não atendem à todas as áreas, o que significa que softwares especialistas devem ser previstos e inseridos no contexto empresarial, integrando sua base de dados própria com a base de dados do ERP a partir do fornecimento das informações necessárias para a realização dos controles que o ERP promove. No caso específico do software para Gestão de Manutenção estas informações estão relacionadas basicamente com os custos dos insumos gastos e com a necessidade de compra de insumos para a realização dos serviços de manutenção.

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A partir da base de dados do ERP, sistemas feitos sob medida para cada empresa possibilitam a análise dos dados operacionais das diversas áreas de interesse, para a tomada de decisão estratégica. A implementação deste modelo é viável tecnicamente e pode/deve ser implementado através da própria estrutura de dados do módulo do ERP correspondente ao sistema especialista. No caso específico do gerenciamento da manutenção ilustra uma situação típica.

Esta abordagem permite utilizar o software ESPECIALISTA como front-end operacional e de gerenciamento do setor de manutenção, e o módulo de manutenção do ERP (sua estrutura de dados e inter-relacionamentos) como veiculo de integração para todo e qualquer outro setor ou departamento atendido pelo ERP. 16º Seminário de Informatização da Manutenção

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CARACTERÍSTICAS DESEJADAS Para qualquer bem-durável que desejarmos adquirir necessitamos avaliar as características dos diferentes produtos que o mercado oferece. Seja para adquirir um carro ou uma máquina de lavar roupas, ou um computador, ou um software do tipo ERP ou Especialista, devemos avaliar as 7 características universais que nos fazem decidir por uma das diversas opções normalmente disponíveis no mercado. São elas:

 Tecnologia: A tecnologia deve ser atualizada. No caso de um software o estado da arte é o desenvolvimento WEB que permite a utilização do software em até 3 camadas (Servidor, banco de Dados, e Navegador) racionalizando a infra-estrutura (micros de usuários, rede, servidores) de informática para a operação do software.  Design: O software é ferramenta de trabalho e como tal deve ser agradável aos olhos e a utilização de seus usuários, pois os mesmos passarão boa parte de seu tempo interagindo com as telas do software.  Conforto: A maneira de operar o software deve ser intuitiva evitando que o usuário tenha necessidade de decorar procedimentos operacionais. Software intuitivos permitem que o usuário navegue apenas com o entendimento conceitual sobre o assunto em questão, como ocorre na navegação que fazemos em páginas da internet.

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Software ERP versus Especialista  Versatilidade: Quanto maior for a versatilidade do software maior será sua autonomia para ajustá-lo às suas necessidades. Isto é garantido com recursos nativos para modificação/criação de relatórios e telas. No entanto, esta versatilidade não deve permitir que os conceitos e know-how implementados no software pelo fornecedor sejam descaracterizados pelo usuário. Imagine que se para ajustar o espelho retrovisor de seu carro você tivesse que ir a concessionária!! Isto não seria adequado, e da mesma forma não seria adequado que o motorista pudesse alterar a relação das marchas da caixa de cambio, as quais foram cuidadosamente estudadas e definidas pelos projetistas de cada carro.  Valor Agregado: O software não pode apenas informatizar o seu processo. Ele deve sugerir as melhores práticas para o seu processo. Isto faz com que o valor do software não seja apenas o referente ao custo de produzir e manter um código fonte de comandos para um computador, mas seja o valor do conhecimento de pessoas especialistas no assunto em questão, compilados e disponíveis no software.  Especialização: Quanto mais especialista no assunto for o software, maior será a sua chance de ter todas as suas necessidades de curto, médio e longo prazos atendidas, pois o especialista dedica a vida a “esgotar o assunto” que escolheu. Não fosse assim todos os médicos seriam clínicos gerais e não teríamos Cardiologistas, Neurocirurgiões, Vasculares, etc.  Preço coerente: Por fim o preço deve ser também uma característica a ser considerada, pois existem diversas razões empresariais para que existam no mercado alternativas nos mais variados patamares de 16º Seminário de Informatização da Manutenção

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Software ERP versus Especialista preços. O que devemos ter bem definido é qual o patamar de preço que estamos dispostos a pagar. A partir disto o cuidado será ponderar se a opção avaliada está no patamar de preço adequado para o conjunto de benefícios que oferece.

CONCLUSÃO Os softwares especialistas devem prevalecer em empresas que necessitam otimizar suas áreas de manutenção de ativos, integrando-se cada vez mais com os sistemas ERP, possibilitando deste forma o “melhor dos mundos” para a empresa cliente, qual seja: - Todas as áreas controladas pelo ERP (objetivo maior das diretorias); - Algumas áreas otimizadas com sistema especialistas (objetivo das áreas usuárias); - Todos os sistemas integrados consolidando uma base de dados única (objetivo das áreas de TI);

Serviços e aplicações especializadas requerem produtos e equipes especializadas. Por melhor que cada um seja, sua competência só é válida em sua categoria de aplicação.

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ERP x CMMS