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HR-Systeme 2009 tools & services

Von der Personalverwaltung zum Innovationstreiber Der Umgang mit Menschen ist oft ein Geheimrezept innovativer Unternehmen. Das meint nicht nur die Entlöhnung, sondern das gesamte Führungs- und Sozialmodell, von der Personalgewinnung und -einführung über die Betreuung und Entwicklung bis hin zum Austritt. Dies ist ein fliessender Prozess, der neben der HRAbteilung unterschiedliche Bereiche mit einbezieht – unternehmensintern wie -extern. Dieses Verständnis muss auch die täglichen IT-Arbeitsmittel einbeziehen. Manche Firmenstruktur bildet die komplexen Aufgaben einer HR-Organisation eher als eine Ansammlung von Tätigkeiten ab und weniger als kontextbezogenen Ablauf. Viele Arbeiten werden durch räumlich getrennte Organisationseinheiten erledigt, so dass zahlreiche Kommunikationsschnittstellen entstehen. Der Informationsfluss wird dadurch stark verlangsamt. Der administrative Aufwand steigt.

Manuelle Schnittstellen bremsen Recruiting-Prozesse Ein Beispiel aus der Personalgewinnung: In einem mehrstufigen Abspracheprozess «by walking» entwickelt die HR-Abteilung gemeinsam mit den Fachverantwortlichen ein neues Job-Profil. Für die Veröffentlichung wird das Stellenangebot an Printund Online-Medien gefaxt, gemailt oder gar per Post versendet. Hinzu kommen externe Personalberater, die ebenfalls den Markt beobachten und analysieren. In der Folge werden die Papierdossiers in Empfang genommen, gelesen und mit dem geforderten Profil verglichen. Der Li-

nienverantwortliche erhält das Original oder eine Kopie der Bewerbung, behält diese bei sich oder gibt sie irgendwann zurück. Zudem gehen möglicherweise Unterlagen verloren und Eingangsbestätigungen oder Absagebriefe werden manuell verfasst. Die zentrale Ablage ist ein Aktenschrank oder ein File-Server mit Projektordnern. Keiner der Prozessbeteiligten kennt den aktuellen Status und auch Rücklaufmessungen sind nur mit grossem Aufwand durchführbar. Neben dem zähen Kommunikationsfluss ist auch der Datenstrom stotternd. Für das HRM ist es nicht ungewöhnlich, entlang seiner Kernprozesse die unterschiedlichsten Fachanwendungen bedienen zu müssen – vom Personalinformationssystem über die Lohnbuchhaltung und Personalzeiterfassung bis hin zur Pensionskasse und dem ERP-System. Hinzu kommen Dokumenten-Management-Anwendung und unzählige Excel-Sheets für die Leistungsbewertung der Mitarbeitenden und das Controlling. Eine prozessorientierte, durchgängige Kommunikation zwischen den verschiedenen technischen Anwendungen ist bisher entweder nicht vorgesehen oder verläuft über starre, meist manuelle Schnittstellen. Somit verbringen die HR-Mitarbeitenden sehr viel Zeit damit, Daten manuell zu erfassen. Damit sich der Umgang mit Menschen durch beratende und wertschöpfende Eigenschaften auszeichnet und seinen verwaltenden Charakter mit hohen administrativen Aufwänden ablegt, sollte nicht länger in Abteilungen gedacht werden, sondern in Prozessen. Das Ziel: Alle Aktivitäten eines Geschäftsprozesses sind zeitlich optimal koordiniert und automatisiert. Unternehmen, die ihre Informations-

technologie in diesem Sinne nutzen wollen, benötigen dazu ein Orchestrierungs-Werkzeug, das jeden Anwender mit den notwendigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort versorgt. Kommt es zu Änderungen in der Vorgehensweise, müssen diese ohne Zeitverzug und mit geringer Kostenfolge umgesetzt werden. Nur so entsteht kontinuierliche Wertschöpfung. Wie können Unternehmen diese Vision verfolgen, ohne ihre bestehende IT-Landschaft abzulösen? Die Lösung findet sich in der Prozessschicht. Benötigt werden oft keine neuen vertikalen IT-Anwendungen, sondern lediglich horizontale prozessorientierte Lösungen. Moderne, unabhängige Systeme für BusinessProcess-Management (BPM) wie Xpert.ivy von der Soreco AG lösen diesen Anspruch ein.

Engpässe und Schwachstellen werden frühzeitig erkannt Anhand eines grafischen Prozessmodells, das die jeweiligen Unternehmensabläufe exakt widerspiegelt, orchestrieren und überwachen sie beliebige IT-Lösungsinseln und stellen diejenigen Funktionen bereit, die der Anwender für seine Arbeit braucht. Alle Informationen und Aufgaben werden

Der Autor: Bruno Seiler arbeitete in den Jahren 1978 bis 1996 in verschiedenen Positionen bei der IBM Schweiz. Seit 1996 ist Bruno Seiler Aktionär und Mitglied der Geschäftsleitung bei der Soreco AG. Seit 1999 ist er zudem Mitglied des Verwaltungsrats.


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Übersicht e-Recruiting mit der prozessorientierten Lösung der Soreco AG

zentral in einer Web-Anwendung konsolidiert, so dass die Kommunikation sowohl system- als auch unternehmensübergreifend ohne technische Barrieren fliesst. Kommt es bei der Aufgabenbearbeitung zu Verzögerungen, etwa durch Abwesenheiten wie Ferien, Militär oder Krankheit, landet die Aufgabenstellung via Business Workflow im Postkorb des definierten Stellvertreters. Die BPM-Plattform überwacht quasi alle Abläufe lückenlos und erkennt mögliche Engpässe und Schwachstellen frühzeitig. Zusätzlich werden Kennzahlen ermittelt, die Optimierungspotenziale sichtbar machen, wie etwa hohe Durchlaufzeiten und Prozesskosten oder unpräzise Regelung von Stellvertretungen und zu verbessernde Eskalationsmechanismen. Selbstverständlich existieren am Markt viele Anbieter, die ihre HR-Fachanwendungen mit einer eigenen Workflow-Komponente ausgestattet haben. Somit können Abläufe innerhalb dieser Anwendungen komfortabel definiert und systemgestützt abgebildet werden. Der Nachteil dieses Ansatzes: Sobald ein Ablauf die Grenzen seines Heimatsystems sprengt, kommen die integrierten Workflow-Tools ans Ende ihres Wirkungskreises. Sie sind nicht in der Lage, Daten und Aufgaben system- und fir-

menübergreifend zu koordinieren und auszutauschen. Teure Schnittstellenprogrammierungen und regelmässige Anpassungsaufwände sind die Folge.

Von der Personalverwaltung zum Wertschöpfungscenter Prozessorientierte Lösungen sind in der Lage, den HR-Arbeitsalltag massiv zu erleichtern und bringen positive Kosten-, Qualitäts- und Image-Effekte mit sich: Sowohl der administrative Overhead als auch die Verwaltungskosten sinken, während die Prozessqualität, -transparenz und -geschwindigkeit massiv steigen. Tagesaktuelle Auswertungen hinsichtlich Kosten, Rücklauf und Kennzahlen werden auf Knopfdruck möglich. 
Obendrein stärkt ein effizientes Prozessmanagement die Aussendarstellung im Markt. Denn Unternehmen, die ihre Geschäftsabläufe beherrschen, sind in der Lage, ihr Image bei Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden positiv zu beeinflussen. Am erneuten Beispiel des Bewerbermanagements – nun mit BPM-Unterstützung – zeigen sich die Vorteile deutlich. Grundlage des Szenarios ist eine BPM-Plattform, die im Rahmen eines internetbasierten Bewerbermanagements alle administrativen

Tätigkeiten rund um die Personalselektion abwickelt. Der Ablauf: Die der BPMPlattform zugrunde liegende ProzessEngine leitet sowohl den Bewerbenden als auch den HR- bzw. Linienverantwortlichen durch die unternehmensindividuellen Abläufe und Funktionen eines E-RecruitingPortals. Dazu zählt auf Unternehmensseite das Publizieren offener Vakanzen und Personalbedarfsmeldungen, das Management von Bewerberdossiers, die Übersicht von Vakanzen und Bewerbungen, das automatische Profiling sowie das Erstellen von Auswertungen. Aus Bewerbersicht wird der Anwender schrittweise durch den Rekrutierungsprozess geführt – von der Suche nach offenen Positionen über die Detailansicht der ausgeschriebenen Stelle bis hin zur Online-Dateneingabe und der Möglichkeit, Dokumente anzuhängen. Mithilfe von Standard-Schnittstellen zu E-Dispositions- und Medienberatungsagenturen wie etwa Prospective kann der Online-Bewerberprozess bereits beim Aufsetzen eines professionell gestalteten Personalinserats weiter automatisiert werden. Eine solche Integration sorgt dafür, dass alle relevanten Stellendaten direkt an die Online-Plattform übertragen werden, um sie dort bequem zu ergänzen. Im Gegenzug stellt Prospective alle Informationen für eine aussagekräftige Rücklaufmessung bereit – vom Schaltungsort über die Dauer bis zu den Kosten. Das Ergebnis: Die gesamte Rekrutierung läuft prozessorientiert und systemgestützt ab. Alle beteiligten Software-anwendungen arbeiten «schweigend» im Hintergrund, der Anwender bedient nur noch eine zentrale WebOberfläche. Bruno Seiler

HR Today Artikel eRecruitment  

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