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TAREA GESTION DOCUMENTAL

ALEXIS SORAYA PARDO ODUBER

TUTORA:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GESTION DOCUMENTAL G2 III SEMESTRE II-2013


1.- ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documental fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia. 2.- GESTIÓN DOCUMENTAL comprende un grupo de trabajo que se responsabiliza con la investigación de la economía y la utilidad en la elaboración, conservación utilización y su llegada final del documento a lo largo de todo su periodo, debe que se originan en las oficinas administrativas hasta su entrada en las instituciones de archivo permitiendo así la labor con dichos documentos.

3.- DOCUMENTO: registra toda la información cualquiera que sea su forma o su medio, el documento también tiene sus formas tradicionales de documentos escritos y toda la documentación audiovisual cartográfica. La documentación siempre tiene relación con el desarrollo de actividades de una institución. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es el que registra la información recibida por una entidad ya sea pública o privada en razón de sus funciones. Se considera que el lugar de un documento de archivo es la protección de un proceso funcional en el cual no puede concebirse como un documento aislado por mínimo que sea.


4.- EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Creado mediante la Ley 80 de 1989 5.- SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

6.- LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS La Ley 594 de 2000 ley General de Archivos

7. LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21 Establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental. Se señalan los procesos archivísticos la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.

8.- LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:


a.- Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan. b.- Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan. c.- Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. d.- Que existan lenguajes comunes en la producción documental, que sea racional dicha producción. e.- Que los procedimientos administrativos sean más fluidos, minimizando la presentación de cuellos de botella. f.- Regular el manejo y organización del centro de administración de documentos y archivos a partir de la noción de ARCHIVO TOTAL y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

9.- PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Los pasos de un PGD son 8: PRODUCCIÓN: Generación de documentos de las instituciones en el cumplimiento de sus funciones. RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCIÓN: Actividades tendientes lleguen a su destino.

a garantizar que los documentos

TRAMITE: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ORGANIZACIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción, de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. CONSULTA: Acceso de un documentos o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CONSERVACIÓN: Conjunto de medida preventiva o correctiva, adaptada para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivos, sin altera los contenidos


DISPOSICIÓN FINAL: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a los dispuestos en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental

10.- PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos:

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

Aspecto de PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión Documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

11.- IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Facilita el manejo de la información contribuyendo a la organización producción documental y así poder brindar un servicio eficiente y eficaz controlando el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención


que están estipulados, permitiendo garantizar la conservación de los documentos que tiene carácter permanente y así poder organizar los procesos administrativos.

a.-INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES. -Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. -Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. b.- ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA. - Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales es de procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. c.- ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN. El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

d.- APLICACIÓN -Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.


-La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. e.- SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la TRD en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambio en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

12.- MENCION PORQUE ES IMPORTANTE Y CUALES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GD PARA EMPRESAS. La empresa constituye la información presente en cada proceso y la toma de cualquier decisión importante que se pueda contar con una buena información a tiempo y con una buena disposición que maneje mayor desenvolvimiento diario de la organización. La realización de un plan de Gestión Documental asimismo proporciona la normalización y estandarización de los movimientos de información. -Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. -Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. -Reducción de los costes de archivado -Reducción de la recuperación de un documento. -Acceso concurrente a un documento. -Mejora de atención a los clientes. -Reducción de costes legales. -Reducción de costes de acceso a la documentación. -Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. -Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. -Facilita la recuperación de la información de forma rápida y oportuna .


13.- REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.

NORMA LEY 80 de 1989

ENUNCIADO Por este medio de esta ley el Congreso de Colombia decretó la creación del AGN.

LEY 594 de 2000

Ley General de Archivos normaliza conceptos, establece el SNA y reglamenta el acceso a la información.

Articulo 26

Obliga a las entidades de Administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Entiende la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución la

LEY 962 DE 2005

ARTICULO 22

EXPLICACIÓN Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental. Esta ley es muy importante porque establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, se interesa por la Administración pública y Privada. Las autoridades competentes inspeccionaran y vigilaran el ejercicio de las profesiones y de aquellas que implique un riesgo social. Esta ley nos ayuda a un esfuerzo por la eliminación de la duplicidad y el descontrol de la producción documental por medio la cual se crea el AGN como entidad de la labor Archivística.

Administración y conservación de los archivos de entidades las financieras públicas en liquidación


consulta, la recuperación y la disposición final de los documentos.

14.- LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Contra lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e históricos. La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver con los archivos. El cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el derecho a la Información (art.23), Acceso a los Documentos Públicos (art.74), serán posibles si en la administración pública se establece una verdadera y responsable organización técnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la información requerida por los ciudadanos Los archivos activos o de gestión son fundamentales para la administración Pública y la guarda de los derechos ciudadanos y los archivos históricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nación. Por tales razones a ningún ciudadano y tanto menos a ningún funcionario le pueden ser indiferentes los archivos.

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DECRETO 1126 LEY 594 DE 2000


CIBERGRAFIA

Este trabajo fue realizado delos siguientes link:

http://www.archivogeneral.gov.co/ http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=52891


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