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FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

Florián, Yaneth Gelpud Pantoja, Sonia Patricia Sánchez Peñaloza, Luz Mery Grupo 4

2014-I


FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

Actividad 2: Programa de Gestión Documental

Florián, Yaneth Gelpud Pantoja, Sonia Patricia Sánchez Peñaloza, Luz Mery Grupo 4

Luz Marina Arias González Tutora Virtual

GESTIÓN DOCUMENTAL II Asignatura

2014-I


INTRODUCCION Con la elaboraciรณn de este trabajo, pretendemos tener una idea clara de lo que es la gestiรณn documental, asรญ como la ley que la rige, la normatividad existente y la importancia y beneficios de implementar un Programa de Gestiรณn Documental orientado al cumplimiento de las normas y a garantizar la eficiencia administrativa en las Entidades. Se abarcarรกn temas relacionados con la gestiรณn de documentos enmarcada dentro del concepto de Archivo Total, como la construcciรณn de cuadros de clasificaciรณn y tablas de retenciรณn documental; y se profundizarรกn conceptos que en materia de gestiรณn documental se deben entender y dominar, esto permitirรก ver en el Programa de Gestiรณn Documental como un proyecto integrales, multidisciplinarios y transversales en las organizaciones orientados a rescatar la importancia de la memoria, resguardada en los archivos.


OBJETIVO GENERAL •

Adquirir los conocimientos necesarios para la implementación de un Programa de Gestión Documental.

OBJETIVO ESPECÍFICOS •

Conocer la normatividad aplicable a los programas de gestión documental, el ente rector en Colombia y los aportes que en materia archivística hacen entes internacionales.

Conocer la metodología para la construcción de herramientas archivísticas como las TRD y los cuadros de clasificación.

Entender terminología archivística relacionada con los PGD con el fin de aportar en su cumplimiento en las entidades.


1.- Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar?

Programa de Gestión Documental: Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Tomando en cuenta los planteamientos anteriores, podemos decir, que la gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde la producción del mismo, hasta su destino final; eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia, aplicando los principios de racionalización y economía. Objetivos de un Programa de Gestión Documental •

Resaltar la importancia de los documentos y archivos, para el correcto funcionamientos de las entidades tanto públicas, como privadas

Controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, así mismo la normalización de modelos y formatos requeridos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada regulación, en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia; mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.


Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos, para la aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la Administración e importantes para la cultura.

Estructurar el Programa de Gestión Documental, la metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

2.- ¿Cuál es el ente rector de la Política Archivística en Colombia?

Archivo General de la Nación Es una Entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura; es la encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos “SNA”, de regir la política archivística en Colombia así como de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de los usuarios. Misión: El AGN, es un establecimiento público del orden nacional, encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar,


conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales. Visión: En el 2014, nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la ciudadanía y el control social. Las Funciones del Archivo General de la Nación, según lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, son: •

Establecer, organizar y dirigir el Sistema nacional de Archivos, a fin de planear y coordina la función archivística en toda la Nación, a la vez que salvaguardar el patrimonio documental del país para ponerlo al servicio de la comunidad.

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para la organización, la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, en concordancia con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy conocido como Consejo Directivo.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo General de la Nación, al igual que todo que le se confiado para su custodia.

Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo, así como los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que haga parte del Sistema Nacional de Archivos.

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital; garantizando la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, al igual que brindar apoyo a los archivos privados que revistan de especial importancia cultural o histórica.

Establecer relaciones y acuerdo de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19? Ley 594 de 2000. Título IV, Administración de Archivos


Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: •

Organización archivística de los documentos.

Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Título V, Gestión de Documentos Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?


Unesco Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. Desarrolla el dialogo y la comunicación entre comunidades de forma propicia, basándose en principios como el respeto y la igualdad, generando así campos de acción y estrategias a nivel mundial.

CIA Consejo Internacional de Archivos: Entidad no gubernamental, creada en 1.948, para promover la cooperación, la investigación y el desarrollo internacionales en todos los campos relacionados con los archivos. Tiene su sede en París, en el edificio de los Archivos Nacionales de Francia. El CIA está regido por una Asamblea general y administrado por un Comité ejecutivo. Su función es crear foros regionales para los archiveros de todas las partes del mundo y reunir a archiveros e instituciones interesadas, creando comités para lograr la solución de problemas concretos. 5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? Varios autores, al igual que, Doyle Murielle y Myriam Mejía están de acuerdo en que la Gestión Documental, fue concebida en Estados Unidos, por la década de los 50, que fue muy aceptada dentro de ese país y reconocida de manera oficial a mediados del siglo XX.


Revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, pues introdujo el ciclo vital de los documentos, desconocido hasta ese momento y demostrando una interconexión entre las etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

Al hablar la Constitución, del derecho de información, consagrado en varios artículos, no se refiere a la libertad de expresión o de información por los medios, sino a la posibilidad que deben tener todos los ciudadanos de acudir a las fuentes documentales, bien sea para materias de investigación científica, cultural, histórica, o bien para satisfacer un deseo personal de enterarse de los hechos del pasado, que constan en los documentos y papeles de la Nación. Para que este segmento del derecho a la información se cumpla a cabalidad, aprobó el Congreso la Ley 594 del 14 de julio del 2000, que se conoce como Ley General de Archivos. Buscando con la normatividad establecida por la Ley General de Archivos, que los papeles aparentemente inútiles se transformen en documentos valiosísimos, y que puedan estar al


alcance de cualquier persona que desee consultarlos. Para lo que es de obligatorio cumplimiento que dichos documentos se encuentren debidamente catalogados, analizados y disponibles en bases de datos. Para demostrar su importancia, cabe citar los Fondos: Pineda, Vergara y Vergara y Quijano Otero, de la Biblioteca Nacional, que legaron documentos valiosos, que hicieron posible que gran parte de la memoria histórica colombiana, no quedara refundida y por ende no hubiera podido ser conocida por las nuevas generaciones. Es de suma importancia resaltar los logros adquiridos por el Congreso Nacional de la República con la promulgación de la Ley 594 de 2000, o bien llamada Ley General de Archivos como herramienta para la conservación de la memoria del País.

7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

Para que el Programa de Gestión Documental, pueda ser gestionado apropiadamente, las instituciones deben aplicar y hacer cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, así como: •

Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad.

Contar con la participación de todas las áreas de la entidad, especialmente con la parte administrativa, y aquellas aéreas encargadas de las compras y los suministros, las tecnologías, el desarrollo social y el presupuesto.

Contar con talento humano, especializado en las funciones de archivo, dedicado y comprometido con la labor archivística.

Las entidades de orden Nacional, Departamental, Distrital o Municipal, deben contar con un grupo especializado, que responda por el Programa de Gestión Documental.


12 •

Contar con un programa de capacitación, en materia de archivo, que permita al personal encargado de las aéreas de archivo, ampliar y actualizar sus conocimientos en Gestión Documental y organización de archivos, así como en formación de auditores de información y manejo de procesos.

Las instalaciones donde funcionen los archivos deben contar con las condiciones mínimas, para el adecuado desarrollo de la función archivística, siguiendo claro esta las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en lo referente a las características arquitectónicas y medioambientales, espacio distribución acorde con el flujo de los procesos de archivo, , ubicación dentro de las dependencias, el mobiliario y los equipos

Es vital definir una ruta de implementación del Programa de Gestión Documental como la siguiente:

Definir un plan estratégico Diseñar un Sistema de Gestión Documental; Documentarlo Formar a los productores y gestores de documentos y demás personal involucrado en el proceso. Integrar el fondo documental al nuevo sistema, formatos y demás documentos; Medir y controlar su cumplimiento Implementar acciones de mejora


8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. Como aspectos o consideraciones a tener en cuenta para elaborar un PGD, son: •

Administrativos: consiste en contemplar las situaciones administrativas en cuanto a la Gestión Documental, en lo referente a: transparencia, simplificación de trámites y eficiencia de la administración. Explicación: consiste en normalizar las etapas relacionadas con la gestión de documentos, de tal manera que permitan evidenciar el cumplimiento de las funciones asignadas a la empresa, la optimización de flujos documentales y el oportuno suministro de información al ciudadano. En este aspecto es fundamental la interacción de las Entidades con el fin de garantizar procesos de comunicación eficientes y confiables.

Económicos: Relacionadas con el análisis de situaciones de tipo económico en la gestión de documentos, así como la reducción de gastos innecesarios derivados de la conservación documental, así como la racionalización de recursos destinados para tal fin. Explicación: busca minimizar costos destinados a documentos que no lo ameriten, para destinarlos a aquellos que dada su importancia ameriten la utilización de más recursos. Este aspecto está relacionado directamente con la planeación del PGD, la implementación de proyectos a corto, mediano o largo plazo que solucionen las necesidades de las Entidades y que permitan optimizar recursos relacionados con gastos de la administración de archivos.

Archivísticos: son considerados la base del PGD, hacen referencia a los consagrados en la Ley General de Archivos (594 de 2000), y en la teoría dictada sobre gestión documental como son: los conceptos de Archivo Total, Ciclo Vital de los Documentos, Principio de Procedencia y Principio de Originalidad. Explicación: es considerada la base del programa, lo que significa su determinación en la teoría sobre la gestión de documentos, abarca el archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de originalidad. Este tipo de conceptos deben reflejarse en la construcción de las herramientas que son transversales en las Entidades como son los Cuadros de Clasificación y las Tablas de Retención Documental; un aspecto importante a considerar es que los programas de gestión documental deben contemplar políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo.


9. Explique con sus propias palabras los Aspectos de Planeación que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. •

Diagnóstico: En este aspecto, se deben tener en cuenta la identificación del problema, oportunidades y objetivos, análisis. Se debe hacer una evaluación para determinar si existe la necesidad de un plan de contingencia para identificar fallas y a la vez buscar la solución de las mimas para lograr a corto, mediano y largo plazo un adecuado funcionamiento del PDG; también se debe crear un comité de archivo que defina las políticas generales de la gestión documental en cada organización y que garantice su adecuado desarrollo.

Requisitos técnicos: Este aspecto se refiere a todas las herramientas técnicas con las que puede contar una entidad como manuales de procesos, y procedimientos, manual de funciones, compilación de formas o formatos regulados, TRD y/o TVD y contar con un reglamento archivístico, revisando el cumplimiento de la centralización de la recepción y envío de los documentos, para lo cual se deben tener debidamente aprobadas la TRD y/o TVD, se deberá contar con un comité de archivo que tenga su reglamento y funciones bien definidas y disponer de un reglamento archivístico, basado en la normatividad legal vigente del AGN.


Requisitos administrativos. El apoyo incondicional de toda la parte administrativa es esencial, ya que el PDG debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad. Se debe contar con personal idóneo para las labores archivísticas y ofrecerles capacitación no solamente en su campo, sino también en el área de la auditoria de información y manejo de procesos, para que puedan aplicar dichos conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos. Las entidades de orden nacional, departamental o municipal, deberán contar con un grupo que se haga responsable del PDG y por último, se debe contar con las condiciones mínimas ambientales, ubicación, espacio, mobiliario y equipo, para el adecuado funcionamiento del archivo.

10. Conceptualice: Fondo, Serie Documental, Subserie Documental, Unidad Documental Simple, Unidad Documental Compuesta, Expediente, Clasificación Documental, Principio de Procedencia, Principio de Orden Original, Selección, Eliminación, Disposición Final

Fondo Documental. Es el conjunto de todos los documentos generados o recibidos por una entidad ya sea pública o privada, los cuales reflejan las funciones y actividades llevadas a cabo.


Fondo Documental

Serie Documental. Es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos producidos por una entidad en el desarrollo de una misma actividad. Ejemplo Informes, Procesos, Comprobantes, Contratos, entre otros.

Subserie Documental. Es un conjunto de documentos que se desprenden de una serie documental y reúnen documentos de estructura y contenido similar conformando los expedientes. Ejemplo:


SERIE: COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SUBSERIE: Comprobantes de Egreso. Documentos que la conforman

15 Febrero 2007 01 Mayo 2006 22 Diciembre 2004 Comprobantes de Egreso SERIE

•

SUBSERIE

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Unidad Documental Simple. La Serie documental simple agrupa un solo tipo de documentos, como por ejemplo Circulares, Resoluciones.


SERIE: RESOLUCIONES Resolución 04/2014 Resolución 03/2014 Resolución 02/2014 Resolución 01/2014

Unidad Documental Compuesta. La serie documental compuesta agrupa varios tipos de documentos que no deben separase porque corresponden a un mismo trámite administrativo. Como por ejemplo Historias Clínicas, Contratos

Unidad Documental Compuesta: Historias Clínicas

Expediente. Son documentos pertenecientes a un mismo asunto o trámite, ordenados cronológicamente y respetando el principio de procedencia y el orden original. En el expediente se debe aplicar el procedimiento de ordenación documental, el cual permite la organización lógica de cada una de las unidades documentales desde su creación hasta su cierre de trámite y deben ir en orden numérico, alfabético y/o cronológico.


En un expediente, las Series y Subseries deben ir organizadas alfabéticamente reflejando el documento con la fecha más antigua al principio y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

15 Febrero 2007

Ordenación documental cronológica

01 Mayo 2006 22 Diciembre 2004 17 Mayo 2002 20 Enero 2000

EXPEDIENTE

Clasificación Documental. Es la base para la identificación de los documentos producidos y tramitados, estableciendo de esta manera la responsabilidad sobre cada uno de estos. La clasificación se refleja en la Tabla de retención Documental. Debe realizarse teniendo en cuenta la estructura funcional de la entidad y sus procesos y los principios de procedencia y orden original.


โ€ข

Principio de Procedencia. Este principio se refiere a la conservaciรณn de los documentos dentro del รกrea u oficina que los produce.


Principio de Orden Original. Este principio consiste en la ordenación de los documentos a medida que se van generando.

Documento mas antiguo

Documento mas nuevo

5

Selección Documental. Proceso archivístico por el cual se determina el destino final de la documentación, ya sea para su eliminación o para su conservación definitiva.

Eliminación de Documentos: Es la operación que se realiza con los documentos que no son necesarios para la administración por haber perdido sus valores primarios y secundarios y que no se conservaran permanentemente. Esta disposición se establece en la TRD de una entidad


Disposición Final de Documentos: Decisión tomada sobre las Series y Subseries documentales establecidas en la TRD o en la TVD. Esta se realiza para determinar su conservación total, su eliminación, su digitalización y/o su selección por muestreo.

11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique. SELECCIÓN

DEPURACION

EXPURGO

Operación mediante la cual se determina que documentos se van a eliminar o a conservar por medio de muestreo.

Operación en la cual se retiran y se eliminan aquellos documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como duplicados, documentos sin firma, folios en blanco,

Selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinar cuáles se eliminan y cuáles no.


formatos no diligenciados, documentos de apoyo.

Si es una misma operación, requiere del estudio y análisis de la documentación que conforman las distintas unidades documentales; sin embargo, el destino de la tipología documental intervenida es diferente, dicho destino depende del resultado del estudio adelantado. 12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? Instrumento archivístico que refleja la estructura documental de la entidad, en el cual se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales, es el resultado de dos operaciones archivísticas: la clasificación y la ordenación del archivo; sirve para identificar, agrupar y recuperar la documentación de una entidad. De la precesión y exactitud de esta herramienta depende el conocimiento del fondo, la organización del archivo y el adecuado servicio de información al usuario. Existen dos tipos de cuadros de clasificación; el de series y subseries documentales y el de secciones y subsecciones administrativas.


13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? Las Tablas de Retención Documental, son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en las diferentes fases de su ciclo de vida, abarca todos los documentos administrativos de una entidad tanto generales como específicos. •

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten ofrecer un servicio eficaz y eficiente.

Permiten un mejor control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados en ella.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Permiten el manejo integral de los documentos.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Permiten identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa, y pueden eliminarse en los archivos de gestión.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.


Formato Tabla de Retención Documental

14.- Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de Gestión Documental. Debido a la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deben ser elaboradas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002 y Acuerdo 04 de 2013. •

Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilación de información institucional Aplicación de encuestas a los productores de los documentos

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Análisis de la producción documental (Manual de funciones y de Procedimientos) Identificación de los valores primarios de la documentación: Administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales Conformación de las series y subseries Establecimiento de los tiempos de retención a series y subseries NO a tipos documentales.

Tercera Etapa: Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación. El acuerdo vigente es el 04 de 2013 el cual establece procedimiento, responsables y tiempos de respuesta.


Cuarta Etapa: Aplicación Capacitación a todos los funcionarios para la aplicación de las TRD y diseño de instructivos que normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de transferencias Organización de los documentos en las diferentes fases de archivo con fundamento en las TRD Elaboración de un cronograma de transferencias documentales primarias Los documentos a eliminar de acuerdo con las TRD se destruirán y se dejará constancia en acta.

Quinta Etapa: Seguimiento y actualización de la TRD Cronograma de auditoría para verificar su cumplimiento Actualización

15.- Indaguen en una entidad (no muy grande) su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subserie, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención. Se decidió trabajar en la Cámara de Comercio de Pasto para realizar el trabajo de campo


Estructura Orgánica Codificada.

Cuadro de Clasificación dependencias según estructura orgánica.

COD. AREA 100 101 102 103

SECCION PRESIDENCIA EJECUTIVA

SUBSECCION Sede Sur Seccional Tuquerres Seccional la Unión


104 105 106 107 108 110 111 112 113 114 115 116 117 120 121 122 130 131 132 133 140 141 142 143 150 151 •

Seccional Sur Occidente Comunicaciones Civico Social y Veedurias Centro de Convenciones Control Interno DEPARTAMENTO FINANCIERO

ADMINISTRATIVO

Y Contabilidad Tesorería Presupuesto Gestión Documental Sistemas Gestión Humana Logística y Almacén

PLANEACION INST. Y COMP. REGIONAL Calidad Estudios Económicos DEPARTAMENTO JURIDICO Y DE REGISTROS PUBLICOS Registros y CAE Contratación Conciliación y Arbitraje DEPARTAMENTO PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL Desarrollo Empresarial Afiliados Emprendimiento COMERCIO Y RELACIONES INTERNACIONALES Gestión Comercial

Cuadro de Clasificación de Series y Subseries de las áreas encuestadas.


SERIE

CODIGO

1

SUBSERIE

ACTAS

1.1

ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO

1.2

ACTAS COMITÉ DE CALIDAD

1.3 2

ACTAS REVISION POR LA DIRECCION AUDITORIAS

2.1 2.2 3

AUDITORIAS EXTERNAS ENTES DE CONTROL AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC CONSECUTIVO COMUNICACIONES

3.1

CONSECUTIVO EXTERNAS

COMUNICACIONES

ENVIADAS

3.2 CONSECUTIVO COMUNICACIONES INTERNAS 3.3 CONSECUTIVO COMUNICACIONES RECIBIDAS EXTERNAS 4

ENCUESTAS

4.1 5

INDICADORES

ENCUESTAS SATISFACCION CLIENTES

5.1 6

INFORMES

INDICADORES DE CALIDAD

6.1 6.2 7

INFORMES DE GESTION INFORMES SISTEMA PQR’S INSTRUMENTOS DE CONTROL

7.1

CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA

7.2

CONTROL CORRESPONDENCIA INTERNA

7.3

CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA

7.4

CONTROL DE DEVOLUCION CORRESPONDENCIA

7.5

CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS

7.6

CONTROL TRANSPORTE CORRESPONDENCIA

8 8.1 9

10.1 11

MERCANCIAS

Y

INVENTARIOS INVENTARIOS DOCUMENTALES MANUAL

9.1 9.2 10

DE

MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL PQRS PQRS – INFORMES SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

11.1

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD – DOCUMENTOS DEL SGC

11.2

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD – DOCUMENTOS


Tabla de Retención Calida

Tabla de Retención del área de Calidad Código: R-GI-010 Fecha de Aplicación: 08 de noviembre de 2012

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Versión: 02

Sección:

PLANEACION INSTITUCIONAL Y COMPETITIVIDAD REGIONAL

Subsección: CALIDAD CÓDIGO

121-1

121-1.2

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Código: 121

Hoja _1__ de__3___

DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL AG AC CT M S E

PROCEDIMIENTO

ACTAS ACTAS COMITÉ DE CALIDAD - Convocatoria - Acta de reunión - Lista de asistencia - Anexos - Informes - Comunicaciones relacionadas con el expediente

2

3

X

Cumplido el tiempo de retención se eliminan, su información se consolida en las actas de revisión por la Dirección.


121-1.3

121-2

ACTAS REVISION POR LA DIRECCION - Convocatoria - Lista de chequeo revisión por la dirección - Acta de reunión - Lista de asistencia - Anexos generado según norma - Indicadores - Planes de acción - Informes de seguimiento - Matriz de identificación de cambios institucionales - Comunicaciones relacionadas con el expediente

2

8

X

Constituyen la memoria y es el soporte de los asuntos tratados y decisiones tomadas en la revisión por la dirección.

AUDITORIAS

121-2.1

AUDITORIAS EXTERNAS ENTES DE CONTROL - Oficios informando la visita - Quejas presentadas - Resoluciones comisión visita - Oficios solicitud de documentos relacionados con la auditoría - Actas de cierre de visita - Informes de visita, conclusiones, hallazgos, recomendaciones y soportes de visita - Planes de mejoramiento - Comunicaciones relacionadas con el expediente

2

8

X

Cumplido su tiempo de retención se eliminan, los resultados se consolidan en las actas de revisión por la dirección.

121-2.2

AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC - Programa anual de auditorías del SGC -Plan de auditoría -Acta de reunión de apertura -Listas de verificación -Lista de asistencia -Informe de auditoría -Actas de cierre - Evaluación del desempeño del auditor - Comunicaciones relacionadas con la conformación del equipo de auditores - Comunicaciones relacionadas con el expediente

2

8

X

Registran antecedentes de mejoramiento y son instrumentos de investigación.

1

9

X

Cumplido el tiempo de retención se eliminan.

1

4

X

Su información se consolida en las Actas de revisión por la dirección.

121-4

121-4.1

121-5

121-5.1

ENCUESTAS ENCUESTAS SATISFACCION CLIENTES - Documentos técnicos (Muestreo, metodología) - Actas de capacitación - Lista de asistencia - Tabulaciones de encuestas - Informes - Comunicaciones relacionadas con el expediente INDICADORES INDICADORES DE CALIDAD - Matriz de indicadores del sistema de gestión de calidad - Reportes de resultado de indicadores por procesos - Informes - Comunicaciones relacionadas con el expediente


121-7 121-7.5 121-9

INSTRUMENTOS DE CONTROL CONTROL PRESTAMO DE DOCUMENTOS - Control préstamo documentos archivo de gestión

121-9.1 121-10

PQRS

121-11

1

X

Su información se consolida en los informes de gestión.

MANUAL MANUAL DE CALIDAD - Manual - Anexos

121-10.1

1

PQRS - INFORMES - Informe - Anexos

2

1

10

3

Sujetos a actualización. Se conserva para la historia, consolidan información que se convierte en fuente de consulta para la administración.

X

X

Cumplido su tiempo de retención se eliminan por pérdida de valor administrativo y legal, su información se registra en los informes de gestión.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

121-11.1

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD - DOCUMENTOS DEL SGC - Documentos internos - Procedimientos - Instructivos - Formatos

1

4

X

Cumplido su tiempo de retención se elimina por pérdida de valor administrativo, su información está en contínua actualizacion.

121-11.2

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD -DOCUMENTOS OBSOLETOS - Documentos del SGC obsoletos

1

1

X

Cumplido el tiempo de retención, se elimina por pérdida de valor legal.

121-11.3

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD -LISTADO CONTROL DE REGISTROS - Formatos del SGC

1

2

X

Cumplido su tiempo de retención se elimina por pérdida de valor administrativo, su información está en contínua actualizacion.

121-11.4

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD -LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS - Formato de creación, modificación o anulación de documentos - Lista de asistencia - Formato de distribución y comunicación de documentos del SGC

1

2

X

Cumplido su tiempo de retención se elimina por pérdida de valor administrativo, su información está en contínua actualizacion.

121-11.5

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD -LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO - Procedimientos - Instructivos - Formatos

X

Cumplido su tiempo de retención se elimina por pérdida de valor administrativo, su información está en contínua actualizacion.

1

2

CONVENCIONES: AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central / CT: Conservación Total M: Microfilmación S: Selección E: Eliminación

Responsable del Área

Presidente Comité de Archivo


____________________________________ Responsable del Archivo

CONCLUSIONES

Tanto la Archivística como el Programa de Gestión Documental, hacen parte fundamental de la los Sistemas de Información, no solo por generar documentos que dan testimonio sobre la Historia de las instituciones, en donde se puede evidenciar las leyes que les dieron origen, sino que también es un organismo vivo que produce y recibe información, la cual le permite desenvolverse en un mundo día a día más competitivo y cambiante por medio de sus procesos técnicos administrativos.

Con los anteriores conceptos, podemos empezar por organizar nuestros archivos personales y así poder entender la importancia que tienen, así entender la forma de manipular los documentos tanto físicos como electrónicos, practicas que nos irán adentrando en el Programa de Gestión Documental, el cual hasta ahora ha demostrado ser de vital importancia en cuanto al manejo y conservación de la información.


BIBLIOGRAFIA •

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Arias González; Luz Marina. Dos Conceptualización de un Programa de Gestión Documental, Tema Dos. WEBGRAFIA

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Programa de Gestión Documental de la Sociedad de Activos Especiales. http://www.saesas.com.co/portalsae/LinkClick.aspx?fileticket=EQdXZJ9wzxo %3D&tabid=308&language=es-CO (es un ejemplo de PGD)

Programa de Gestión Documental URL. www.archivogeneral.gov.co › ... › Publicaciones Digitalizadas

Archivo General de la Nación URL. www.archivogeneral.gov.co

Ley 594, de 14 de julio de 2000

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Gestión Documental

URL: www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf •

Ley de Archivo, Archivo General de la Nación

URL. www.archivogeneral.gov.co › ... › Septiembre de 2011 › Leyes (Blog2)


PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL