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Caso de ĂŠxito

Colegio Richmond


Reto Para el colegio Richmond cumplir con altos estándares de calidad es una prioridad y esto lo demuestra el certificado ISO 9001 que les ha sido otorgado a lo largo de los años. Que esto no quede solo en papel implica estar siempre implementando las mejores prácticas y para ello se hacía necesario sistematizar los diferentes procesos que se llevan a cabo en la institución. Hasta hace tres años, muchos métodos administrativos, docentes y académicos se desarrollaban de forma manual lo que impedía tener un registro asequible, medible y permanente en el tiempo, pues no se tenía un control sobre los documentos archivados.

Breve historia Desde sus inicios el colegio Richmond se ha caracterizado por ser una propuesta innovadora y vanguardista dispuesta a ofrecerle a la comunidad bogotana una alternativa en educación que permita formar seres humanos estructurados, que promuevan el crecimiento constante de la sociedad colombiana, gracias a la implementación de estrategias modernas que buscan reconocer las necesidades de nuestro país y así, con herramientas actuales, enseñarle a los niños y jóvenes una forma de pensar siempre propositiva y creadora de soluciones. En este camino, el colegio sabía que era importante realizar un plan de sistemas tecnológicos, pues es consciente del impacto que las TICs tienen hoy en día para la construcción de un mundo mejor, pero entiende que para que esto tenga efectos positivos es vital educar a las nuevas generaciones en el uso responsable de estos recursos. En el corazón de Alicia González de Becerra, Psicóloga de la Universidad de San Francisco con un diplomado de la Universidad de Alabama, se comienza a gestar la ilusión de crear un espacio pedagógico que formara individuos con la capacidad de convertirse en un ejemplo para la transformación de la sociedad. Es así como el 12 de agosto de 1989 abre las puertas de un proyecto de preescolar bilingüe llamado Little Stars con el que comenzó a poner en práctica la integración de herramientas novedosas para la educación de futuros líderes. Cuatro años después, sus sueños crecieron y decidió darle continuidad a su propuesta educativa, para lo cual construyó el actual colegio Richmond, donde los niños y jóvenes pueden hacer sus cursos de primaria y bachillerato, teniendo el Inglés como enfoque central, para la creación de planes de estudio que formen sujetos que comprendan su entorno y que puedan proponer ideas frente a las diferentes áreas de conocimiento y frente a sus propias vidas.

Por otro lado, en medio de los avances tecnológicos, la institución pudo diagnosticar la importancia de educar a los jóvenes y niños en el uso adecuado de los sistemas informáticos y de comunicación, y así formar seres con criterio que puedan hacer un uso correcto de los mismos y con ello crear soluciones que le brinden beneficios a los individuos y a la sociedad. Por último, los temas de la seguridad y la comunicación eran unos frentes importantes de ser considerados, pues la privacidad de las familias, los estudiantes y los procesos internos del colegio debían ser controlados para generar un ambiente de confianza y tranquilidad entre todos los integrantes de la comunidad, que permitieran que la comunicación entre los diferentes entes fuera de fiar y que por lo tanto todos los involucrados se sintieran a gusto de compartir información.

Soluciones Es por esto, que desde hace tres años el colegio cambió su enfoque y pasó de tener un simple soporte a los equipos, a posicionar un departamento especializado en crear un plan estratégico de sistemas tecnológicos que respondiera a las necesidades que se habían detectado. Con éste se definieron tres objetivos principales según lo expresa Eliana Sánchez Araujo, Jefe de Sistemas del colegio: “El primero de ellos era garantizar una infraestructura que soportara necesidades actuales y futuras en términos académicos y administrativos, así como dentro y fuera del aula de clases. Segundo encontrar plataformas digitales que fueran escalables y por último garantizar la seguridad informática que permitiera generar contenidos sin riesgos de fuga”.


Para esto se realizó un proceso de evaluación de diferentes herramientas colaborativas. “A cada una de estas se le analizó la tecnología implementada, la funcionabilidad, el servicio, el soporte, el tiempo de respuesta, la escalabilidad y las posibilidades de crecimiento. Además, que fuera un sistema que no dependiera del proveedor ni del partner, sino que éste pudiera ser manipulado internamente y transformado de acuerdo a las necesidades particulares del colegio”, así lo asegura Eliana Sánchez. Luego de un análisis exhaustivo se definió que la herramienta que mejor respondía a los requerimientos del colegio era Office 365 y la tecnología Cloud de Microsoft, pues ésta englobaba todas las soluciones que la institución estaba buscando. Con esto definido, Se hizo contacto con el partner de Microsoft, Sol IT quienes tienen un amplio conocimiento y experiencia en el manejo de la solución y comenzaron su labor de asesoramiento, además de ofrecer soporte constante de ser necesario.

Beneficios

Una vez se definió la herramienta se dio vía libre para la implementación del plan estratégico de sistemas de tecnología, el cual inició con la creación de cuentas de correo institucionales para todo el personal administrativo, docente y directivo. Además, se comenzaron a sistematizar los diferentes procesos haciendo la transición del papel a lo digital, lo que permitió comenzar a centralizar los procesos internos que se llevan a cabo, crear backups de la información y con ello responder a los estándares de calidad que exige el certificado ISO 9001. También, se crearon las cuentas de correo para cada uno de los estudiantes, lo que brindó un nuevo sistema de comunicación entre los alumnos y el colegio, a través de una plataforma que no produce spam o virus, generando en los jóvenes y niños el hábito de la seguridad de la información, el uso correcto de contraseñas para proteger la privacidad y la renovación de las mismas. Así, “Office 365 empezó a integrarse al proceso de aprendizaje del uso adecuado de las TICs. Los estudiantes hacen páginas web, escriben Blogs, generan cronogramas de trabajo, encuestas y comparten documentos en OneDrive con compañeros y maestros de informática.”, dice Eliana Sánchez.

365

Uno de los mayores beneficios que ha brindado esta solución en la nube, es poder tener la capacidad de hacer uso de los servicios desde cualquier lugar, en distintos momentos y con todo tipo de dispositivos. Esto por supuesto ha aumentado notablemente la productividad, pues los colaboradores del colegio pueden centrar su atención en la pedagogía y confiar en que Office 365 se encargará de sistematizar y centralizar toda la información. Esto, a su vez, significa una inversión en recursos humanos que se ve reflejada en reducción de costos y aumento de la rentabilidad, pues ahora el personal puede realizar más funciones, en menos tiempo y llevar un registro de las mismas, que permitan seguimiento constante y, por lo tanto garantizar la calidad. Los beneficios no solo se destacan en términos pedagógicos; administrativamente se lleva registro de los flujos de trabajo de tal manera que se puede brindar apoyo constante a todas las áreas del colegio, como el transporte, el casino, la gestión, lo académico y el mantenimiento. “Con Office 365 se han agilizado procesos, podemos llevar un control de todas las áreas y materias, pues tenemos backups, versionamientos e historiales automáticos, que centralizan la información, la guardan y nos generan indicadores instantáneos que nos arrojan estadísticas que podemos analizar para dar soporte pertinente que brinde un mejoramiento continuo.”, afirma Eliana Sánchez. Uno de los mayores beneficios que ha brindado esta solución en la nube, es poder tener la capacidad de hacer uso de los servicios desde cualquier lugar, en distintos momentos y con todo tipo de dispositivos. Esto por supuesto ha aumentado notablemente la productividad, pues los colaboradores del colegio pueden centrar su atención en la pedagogía y confiar en que Office 365 se encargará de sistematizar y centralizar toda la información. Esto, a su vez, significa una inversión en recursos humanos que se ve reflejada en reducción de costos y aumento de la rentabilidad, pues ahora el personal puede realizar más funciones, en menos tiempo y llevar un registro de las mismas, que permitan seguimiento constante y, por lo tanto garantizar la calidad. Finalmente, para el colegio Richmond la implementación de esta solución de Microsoft ha sido todo un éxito, pues ahora todos los procesos están sistematizados, la comunicación entre todos los integrantes de la comunidad es segura y centralizada, y lo más importante se están formando líderes conscientes y estructurados para brindar al país soluciones de desarrollo que lo lleven a ser mejor cada día.


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Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial en software, servicios y soluciones que ayudan a las personas y a las empresas a desarrollar todo su potencial.

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Caso exito richmond abril 14  

Implementación de office 365 por parte de Sol-IT S.A.S en el colegio Richmond de Bogotá - Colombia

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