Issuu on Google+

Privacy Studentgegevens Rondvraag Datum: 23 februari 2012 Woordvoerder: Katerina Ezendam Metaxas

    Tijdens de universiteitsraadsvergadering van 24 november 2011 is door de SOG fractie naar voren gebracht dat er op meerdere faculteiten onduidelijkheid heerst omtrent de bescherming van studentgegevens in het digitale archief van Progress en in het bijzonder van Progress.net. Het College gaf destijds aan niet op de vraag voorbereid te zijn en heeft de SOG verzocht de vraag nader uit te werken. De SOG fractie heeft samen met de personeelsfractie en andere medewerkers van de RUG geprobeerd een duidelijker beeld te schetsen van de problematiek. Dit heeft geresulteerd in de volgende constateringen welke zijn onder te verdelen in onduidelijkheden geconstateerd door studenten en door medewerkers: -­‐

Studenten o Studenten zijn niet op de hoogte van de inhoud van de gegevens die zijn opgeslagen in de digitale archieven van de RUG. Aangezien het hier persoonlijke dossiers betreft met soms gevoelige informatie, is de SOG van mening dat hier meer duidelijkheid over gecreëerd dient te worden. Veel studenten zijn op de hoogte van het bestaan van Progress.net, noch weten zij welke gegevens er in dit digitale archief worden bewaard.

-­‐

Medewerkers o De discussie die onder medewerkers van de RUG wordt gevoerd betreft onder andere de toegang tot Progress.net. In de memo UR 10/154 wordt door het College van Bestuur nader weergegeven wie toegang zouden moeten hebben tot Progress.net en hoe deze toegang wordt verleend. Sinds de invoering van het Bindend Studie Advies blijkt dat deze onduidelijkheden alleen maar zijn toegenomen en men heeft het idee dat er een wildgroei is ontstaan aan verleende registraties. Daarnaast is het voor medewerkers onduidelijk hoelang de gegevens bewaard dienen te worden in de digitale archieven. Daar waar de papieren archieven jaarlijks worden opgeschoond, blijven gegevens in de digitale archieven meestal jaren bewaard.

Zoals de SOG de laatste maanden al vaker heeft benadrukt vindt zij de privacy van persoonsgegevens een belangrijk gegeven, waar niet zomaar aan voorbij gegaan mag worden. De SOG fractie zou het College van Bestuur daarom willen verzoeken om opnieuw te laten kijken naar de richtlijnen voor registratie van Progress.net en laten controleren of de medewerkers die nu toegang hebben tot Progress.net dit ook behoren te hebben conform de richtlijnen. Tevens zou de SOG graag willen voostellen aan het College om deze richtlijnen duidelijk te communiceren aan de


medewerkers van de RUG, hierbij ook in ogenschouw nemend de richtlijnen voor het gebruik van de digitale archieven. Daarnaast zou de SOG het College van Bestuur het voorstel willen doen om uit te zoeken of het mogelijk is dat studenten inzage kunnen hebben in hun eigen gegevens en indien mogelijk een systeem ontwikkelen waardoor studenten zelf aan kunnen gegeven voor wie bepaalde gegevens zichtbaar zijn. Dit zal indirect inhouden dat studenten kunnen zien welke medewerkers toegang hebben tot hun gegevens. De SOG hoopt dat het College door deze rondvraag deels inzicht krijgt in de onduidelijkheden omtrent de digitale archieven van de RUG en wij zien de reactie van het College met veel genoegen tegemoet.

2    


Rondvraag Privacy Studentgegevens